Arbeitsvertrag vs. Vertrag mit einem freiberuflichen Auftragnehmer

Würde Ihr Vertrag mit einem unabhängigen Auftragnehmer einer Prüfung durch die US-Steuerbehörde (IRS) standhalten? Die meisten US-Arbeitgeber gehen davon aus, dass eine Unterschrift diese Frage klärt. Das ist jedoch nicht der Fall. Ein schriftlicher Vertrag ist nur ein Beweisstück unter vielen, und die Bundesbehörden werden über Ihre Unterlagen hinwegsehen und stattdessen prüfen, wie das Arbeitsverhältnis tatsächlich gestaltet ist.

Genau in dieser Lücke verschwindet das Geld. Zwei Dokumente regeln nahezu jede Einstellung, die ein US-amerikanisches Unternehmen vornimmt, und deren Verwechslung ist der mit Abstand kostspieligste Verwaltungsfehler im amerikanischen Arbeitsrecht. Bevor Sie eines der beiden Dokumente entwerfen, ist es hilfreich, sich über Folgendes im Klaren zu sein: Inwiefern sich Auftragnehmer und Arbeitnehmer unterscheiden eher inhaltlich als formal.

Dieser Leitfaden behandelt beide Dokumente, die jeweils erforderlichen Klauseln, die Kriterien, anhand derer entschieden wird, welches Dokument zur Anwendung kommt, sowie die Kosten, die entstehen, wenn Sie die falsche Entscheidung treffen. Beginnen Sie mit der Unterscheidung, von der alles andere abhängt.

Was ist ein Arbeitsvertrag, und worin unterscheidet er sich von einem Vertrag mit einem freiberuflichen Auftragnehmer?

Ein Arbeitsvertrag begründet ein Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnis, wodurch Sie für die Quellensteuer, Sozialleistungen und eine ganze Reihe gesetzlicher Schutzmaßnahmen verantwortlich sind. Ein Vertrag mit einem unabhängigen Auftragnehmer bewirkt das Gegenteil: Sie erwerben eine festgelegte Leistung von einem eigenständigen Unternehmen, das für seine eigenen Steuern, Versicherungen und Haftungsfragen verantwortlich ist.

Ein Arbeitsvertrag Darin ist festgelegt, welche Aufgaben die betreffende Person übernehmen wird, welchen Lohn Sie zahlen werden und unter welchen Bedingungen beide Seiten das Arbeitsverhältnis beenden können. Zudem umfasst der Vertrag auch Verpflichtungen, die Sie nie schriftlich festgehalten haben: Mindestlohn, Überstundenvergütung, Antidiskriminierungsgesetze, Arbeitsunfallversicherung, Arbeitslosenversicherung und Lohnsteuer. Sie können sich von keiner dieser Verpflichtungen vertraglich befreien.

Eine Vereinbarung mit einem selbstständiger Auftragnehmer Es handelt sich um einen Handelsvertrag zwischen zwei Unternehmen. Darin werden der Leistungsumfang, das Honorar, der Liefertermin sowie die Frage festgelegt, wem das Ergebnis gehört. Es gibt weder eine Einbehaltungspflicht noch eine Verpflichtung zur Gewährung von Sozialleistungen noch einen Anspruch auf Überstundenvergütung – und genau aus diesem Grund wird die Einstufung so streng überwacht.

In der folgenden Tabelle werden die beiden Dokumente hinsichtlich der Punkte, die sich tatsächlich auf Ihre Verpflichtungen auswirken, nebeneinander gestellt.

Lesen Sie die Zeilen zu geistigem Eigentum und Kontrolle zweimal durch, da diese beiden am häufigsten im Widerspruch zur Bezeichnung auf der Titelseite des Vertrags stehen. Erhalten Sie Mitarbeiterkategorie Bereits in der Entwurfsphase kostet dies nichts; die Behebung nach einem Audit ist hingegen mit erheblichen Kosten verbunden. Dies wirft eine berechtigte Frage auf, wenn Sie in einem Land tätig sind, in dem das Prinzip der „At-Will“-Beschäftigung gilt.

Warum ist ein schriftlicher Vertrag von Bedeutung, wenn das Arbeitsverhältnis in den USA nach dem „At-Will“-Prinzip geregelt ist?

Denn ein Arbeitsverhältnis „at-will“ beantwortet nur eine einzige Frage, während ein Vertrag alle anderen Fragen klärt. „At-will“ bedeutet, dass jede Seite das Arbeitsverhältnis jederzeit aus jedem rechtmäßigen Grund beenden kann; es sagt jedoch nichts darüber aus, wem Ihr Quellcode gehört, wie Ihre Vergütungsstruktur aussieht oder welche Gerichte im Falle eines Rechtsstreits zuständig sind.

In 49 Bundesstaaten gilt das Prinzip der „At-Will“-Beschäftigung als Standard. Montana bildet die einzige Ausnahme: Gemäß dem dortigen Gesetz gegen unrechtmäßige Kündigung (Wrongful Discharge from Employment Act) gilt, sobald ein Arbeitnehmer die Probezeit (sechs Monate, sofern im Arbeitsvertrag nichts anderes vereinbart ist), benötigen Sie einen triftigen Grund für eine Kündigung. In allen anderen Fällen kann das Prinzip der „At-Will“-Beschäftigung durch Ihre eigenen Äußerungen außer Kraft gesetzt werden, sei es durch ein Mitarbeiterhandbuch, das eine stufenweise Disziplinarmaßnahme verspricht, oder durch einen Vorgesetzten, der Ihnen einen Arbeitsplatz für ein Jahr garantiert.

Gesetzliche Mindestanforderungen gelten unabhängig davon, was Sie unterzeichnen. Die Gesetz über faire Arbeitsbedingungen regelt den Mindestlohn, Überstunden und die Aufzeichnungspflicht unabhängig vom Wortlaut des Vertrags, und eine Klausel, die auf Überstunden verzichtet, ist schlichtweg unwirksam.

Der schriftliche Vertrag dient also nicht dazu, das Arbeitsverhältnis nach Belieben außer Kraft zu setzen. Er dient dazu, die Bedingungen festzulegen, die das Arbeitsverhältnis nach Belieben offen lässt, und Ihnen eine dokumentierte Grundlage zu verschaffen, falls jemand eine dieser Bedingungen anficht. Wenn Sie ihn als Teil Ihrer umfassenderen Compliance mit rechtlichen Vorschriften im Personalwesen Dass es sich um ein Programm und nicht um ein einmaliges Formular handelt, macht es so nützlich. Nachdem dies geklärt ist, stellt sich als Nächstes die Frage, welche Vertragsform für welche Art der Einstellung geeignet ist.

Welche Arten von Arbeitsverträgen verwenden US-amerikanische Arbeitgeber tatsächlich?

Vier Vertragsformen decken nahezu alle Beschäftigungsverhältnisse in den USA ab: den „At-Will“-Vertrag für normale Mitarbeiter, den befristeten Vertrag für bestimmte Projekte, den „Zero-Hour“- oder Bereitschaftsvertrag für variable Arbeitszeiten und den Führungskräftevertrag für leitende Angestellte. Jede dieser Formen überträgt ein anderes Risiko; wählen Sie daher bewusst aus, anstatt einfach die Vorlage zu verwenden, die gerade zur Hand ist.

Was ist ein Arbeitsvertrag nach freiem Willen?

Es handelt sich um die in den USA übliche Regelung: ein Angebotsschreiben oder eine kurze Vereinbarung, in der die Position, die Vergütung und die Sozialleistungen bestätigt werden, wobei das Recht beider Seiten, das Arbeitsverhältnis jederzeit zu beenden, ausdrücklich vorbehalten bleibt. So verfahren fast alle W-2-Arbeitnehmer Verträge, und der Haftungsausschluss nach freiem Ermessen ist die Klausel, die die eigentliche Wirkung entfaltet.

Die Falle liegt in der Unstimmigkeit. Wenn in dem Schreiben von einer „Kündigung nach Belieben“ die Rede ist, Ihr Mitarbeiterhandbuch jedoch ein Verwarnungsverfahren vorsieht, kann ein Gericht beide Bestimmungen im Zusammenhang betrachten und zu dem Schluss kommen, dass Sie auf das Recht verzichtet haben, von dem Sie glaubten, es behalte Sie.

Wann sollten Sie einen befristeten Arbeitsvertrag abschließen?

Verwenden Sie ein befristeter Arbeitsvertrag wenn das Arbeitsverhältnis ein festes Enddatum hat: ein gefördertes Forschungsprojekt, eine Vertretung während der Elternzeit, eine saisonale Spitzenauslastung. Die betreffende Person ist für die Dauer des Vertrags als Vollzeitbeschäftigter angestellt, mit Lohnsteuerabzug und Sozialleistungen, doch der Vertrag läuft zu einem festgelegten Zeitpunkt aus und wird nicht auf unbestimmte Zeit fortgesetzt.

Zwei Hinweise: Ein befristeter Arbeitsvertrag ersetzt in der Regel für die Dauer seiner Laufzeit das Arbeitsverhältnis auf unbestimmte Zeit; daher kann eine vorzeitige Beendigung einen Vertragsbruch darstellen, sofern Sie keine Klausel zur vorzeitigen Kündigung vorgesehen haben. Und die wiederholte Verlängerung eines befristeten Arbeitsvertrags für laufende Tätigkeiten kann zu der Behauptung führen, dass die Stelle stets unbefristet war.

Was ist ein Null-Stunden- oder Bereitschaftsvertrag?

A Null-Stunden-Vertrag ermöglicht die Vermittlung von Arbeitskräften, ohne eine feste Stundenzahl zu garantieren, sodass Sie Schichten anbieten können, sobald Bedarf entsteht. Dies eignet sich besonders für die Gastronomie, den Einzelhandel, den Veranstaltungsbereich und Support-Services mit unvorhersehbarem Arbeitsaufkommen.

Da es sich bei diesen Arbeitskräften weiterhin um Angestellte handelt, gelten für jede geleistete Arbeitsstunde der Mindestlohn und Überstundenzuschläge. In mehreren Städten und Bundesländern gelten mittlerweile Vorschriften zur vorausschauenden Dienstplanerstellung, die eine rechtzeitige Ankündigung der Schichten sowie eine Zulage bei kurzfristigen Änderungen vorschreiben. Informieren Sie sich daher über die örtlichen Rechtsvorschriften, bevor Sie einen Dienstplan nach diesem Modell erstellen.

Was beinhaltet ein Anstellungsvertrag für Führungskräfte?

In Führungskräfteverträgen verzichten US-Arbeitgeber regelmäßig auf den „At-Will“-Status. In der Regel werden darin eine festgelegte Vertragslaufzeit, Bedingungen für die Zahlung einer Abfindung, eine Klausel zum Kontrollwechsel, Leistungsprämien sowie Beteiligungen mit einer Unverfallbarkeitsplan das bestimmte Ausgänge übersteht.

Zwei Kategorien fallen nicht unter diese Auflistung und verdienen eine gesonderte Betrachtung: die gesetzlich angestellter Mitarbeiter, der im Sinne des Steuerrechts für FICA-Zwecke als Arbeitnehmer behandelt wird, obwohl die Regeln des Common Law etwas anderes vorsehen würden, sowie der über eine Agentur vermittelte Zeitarbeitnehmer. Unabhängig davon, für welche Form Sie sich entscheiden, entscheiden die darin enthaltenen Klauseln darüber, ob diese Form gültig ist.

Welche Bestimmungen muss ein Arbeitsvertrag in den USA enthalten?

Es gibt keine bundesweit vorgeschriebene Liste, und genau aus diesem Grund sind so viele US-Verträge lückenhaft. Die folgenden zehn Klauseln dienen der Beilegung von Streitigkeiten, und fehlt eine davon in einem Vertrag, bleibt eine Frage offen, die später von einer anderen Stelle geklärt werden muss.

1. Beteiligte, Rolle und Berichtswege: die genaue juristische Person, bei der die Person beschäftigt ist, die Stellenbezeichnung, die Aufgaben sowie die Person, der sie unterstellt ist. Vage formulierte Aufgaben erschweren die Rechtfertigung des Leistungsmanagements.
2. Vergütung und Zahlungshäufigkeit: Grundgehalt oder Stundenlohn, Zahlungstermine sowie die Art und Weise, wie Prämien berechnet und erworben werden. Führen Sie die Vergütungsstruktur anstatt einen willkürlichen Betrag zu versprechen, den Sie möglicherweise gar nicht zahlen möchten.
3. Einstufung und Arbeitszeiten: ob es sich um eine „exempt“- oder „non-exempt“-Stelle handelt, die reguläre Arbeitszeit und wie Überstunden werden berechnet für nicht freigestellte Mitarbeiter. Eine falsche Angabe des Freistellungsstatus birgt das Risiko einer Klage wegen Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz.
4. Leistungen und Anspruchsvoraussetzungen: Krankenversicherung, Altersvorsorge sowie etwaige Wartezeiten, mit Verweisen auf die Versicherungsunterlagen, sodass die Leistungspaket für Mitarbeiter kann geändert werden, ohne dass jeder Vertrag neu verfasst werden muss.
5. Bezahlter Urlaub: Urlaub, Krankheitsurlaub und Feiertage, einschließlich der Frage, ob nicht in Anspruch genommene Tage übertragen werden oder bei Ausscheiden ausgezahlt werden. Das Landesrecht schreibt häufig die Auszahlung vor; entscheiden Sie daher, wie Sie Urlaubstage berechnen bevor Sie die Klausel verfassen.
6. Vertraulichkeit: Was gilt als vertrauliche Information, wie lange besteht die Geheimhaltungspflicht und was geschieht am letzten Arbeitstag mit den Unternehmensdaten? Fügen Sie den gemäß dem „Defend Trade Secrets Act“ vorgeschriebenen Hinweis auf die Immunität von Hinweisgebern bei, da Sie andernfalls das Recht auf Strafschadenersatz und Kostenerstattung gegenüber einem ausscheidenden Mitarbeiter verlieren.
7. Abtretung von Rechten an geistigem Eigentum: eine ausdrückliche, sofort wirksame Abtretung der Arbeitsergebnisse sowie die Verpflichtung zur Unterzeichnung weiterer Dokumente. Verlassen Sie sich nicht allein auf das „Work-for-Hire“-Prinzip, da dieses nicht alle Arten von Arbeitsergebnissen abdeckt.
8. Wettbewerbsverbote: ein eng gefasster Abwerbeverbot die Kunden und Mitarbeiter abdeckt und auf das Umfang beschränkt ist, was Sie im jeweiligen Bundesland tatsächlich absichern können.
9. Kündigung und Kündigungsfrist: die Erklärung zur Kündigung ohne Angabe von Gründen oder, im Falle eines befristeten Arbeitsverhältnisses, die Gründe sowie die Kündigungsfrist die jeweiligen Verbindlichkeiten jeder Partei sowie etwaige Abfindungen und die Verpflichtung zur Rückgabe von Vermögenswerten.
10. Anwendbares Recht und Streitbeilegung: welches Landesrecht gilt, wo Rechtsstreitigkeiten verhandelt werden und ob ein Schiedsverfahren zur Anwendung kommt. Für Remote-Mitarbeiter ist dies von entscheidender Bedeutung, da in der Regel das Recht des Bundesstaates, in dem der Mitarbeiter seine Tätigkeit ausübt, die zwingenden arbeitsrechtlichen Schutzbestimmungen vorsieht.

Wenn Sie diese Liste einmal durchgehen, erhalten Sie einen Vertrag, der Fragen beantwortet, anstatt neue aufzuwerfen. Das entsprechende Muster für Auftragnehmer sieht auf den ersten Blick sehr ähnlich aus, doch gerade die Unterschiede machen den entscheidenden Unterschied aus.

Was sollte ein Vertrag für freiberufliche Dienstleister stattdessen enthalten?

Es sollte sich wie ein Vertrag zwischen zwei Unternehmen lesen, nicht wie ein Stellenangebot, auf das man einfach das Wort „Auftragnehmer“ aufgesetzt hat. Das bedeutet: einen Leistungsumfang und ein zu erbringendes Ergebnis anstelle von Aufgaben, eine Rechnung anstelle einer Gehaltsabrechnung sowie eine ausdrückliche Feststellung, dass der Auftragnehmer selbst bestimmt, wie die Arbeit ausgeführt wird.

Dies sind die Bedingungen, die bei einer eventuellen Überprüfung der Geschäftsbeziehung das größte Gewicht haben.

1. Umfang und Leistungen: a Leistungsbeschreibung die Angabe des Ergebnisses, der Abnahmekriterien und der Frist. Die Beschreibung laufender Aufgaben anstelle eines fertigen Ergebnisses ist der schnellste Weg, um wie ein Arbeitgeber zu wirken.
2. Vertragsstruktur: bei wiederkehrenden Aufträgen, a Rahmenvertrag über Dienstleistungen Unter Einhaltung der geltenden rechtlichen Bestimmungen erfolgt die Beauftragung auf Projektbasis mit einem kurzen Auftragsumfang. Dadurch wird jedes Mandat als eigenständiges Projekt behandelt und nicht als unbefristetes Verhältnis.
3. Gebühren und Rechnungsstellung: eine Projektpauschale oder einen Meilensteinplan, Zahlungsbedingungen sowie einen klaren Hinweis darauf, dass der Auftragnehmer Ihnen eine Rechnung ausstellt. Auftragnehmer erhalten keine Gehaltsabrechnungen, obwohl viele eine Lohnabrechnung für Selbstständige für ihre eigenen Unterlagen.
4. Unabhängigkeit und Kontrolle: Bestätigung, dass der Auftragnehmer seine Arbeitszeiten und Arbeitsweise selbst festlegt, seine eigene Ausrüstung bereitstellt, für andere Auftraggeber tätig sein darf und Subunternehmer einsetzen darf. Diese Klausel dient als Nachweis; geben Sie daher bitte nur Tatsachen an.
5. Steuerpflicht: eine Bestätigung, dass der Auftragnehmer seine eigenen Angelegenheiten regelt Steuern als Selbstständiger, einschließlich der Selbstständigensteuer und der vierteljährlichen Vorauszahlungen, und dass Sie die Zahlungen auf dem Formular 1099-NEC angeben werden.
6. Keine Sozialleistungen und kein Arbeitnehmerstatus: Eine ausdrückliche Erklärung, dass der Auftragnehmer keinen Anspruch auf Ihre Krankenversicherung, Ihre Altersvorsorge, bezahlten Urlaub oder Arbeitslosengeld hat. Halten Sie sich daran, denn die Aufnahme eines Auftragnehmers in einen Sozialleistungsplan untergräbt die gesamte Vereinbarung.
7. Versicherung und Haftungsfreistellung: Mindestversicherungssumme, über die der Auftragnehmer verfügen muss und die durch eine Bescheinigung nachzuweisen ist. Für die meisten freiberuflichen Tätigkeiten bedeutet dies Haftpflichtversicherung für selbstständige Auftragnehmer, sowie eine zu Ihren Gunsten geltende Haftungsfreistellung.
8. IP-Zuweisung: Ohne einen ausdrücklichen schriftlichen Auftrag behält ein Auftragnehmer das Urheberrecht an seinen Werken, da die Regelung für im Auftrag geschaffene Werke standardmäßig nicht für freiberufliche Auftragnehmer gilt. Dies ist die Klausel, deren Fehlen US-Unternehmen am häufigsten feststellen – meist im Rahmen einer Due-Diligence-Prüfung.
9. Laufzeit, Kündigung und Aufzeichnungen: ein festgelegtes Enddatum oder eine an die Erbringung von Leistungen geknüpfte Laufzeit, Kündigungsrechte sowie die Unterlagen, die Sie zu Beginn einholen. Eine disziplinierte Onboarding von Auftragnehmern Dieser Prozess ist es, der die Datei auch zwei Jahre später noch vertretbar macht.

Zusammengenommen beschreiben diese neun Begriffe eine echte Business-to-Business-Beziehung, und dies stärkt Ihre Position, wenn der Auftragnehmer eine GmbH gegründet aus eigener Kraft. All das nützt Ihnen jedoch nichts, wenn die alltägliche Realität so aussieht wie eine Anstellung. Genau das prüfen die Agenturen tatsächlich.

Wie entscheiden die IRS und das DOL, ob Ihr Auftragnehmer tatsächlich ein Arbeitnehmer ist?

Sie lassen die Bezeichnung außer Acht und prüfen den Sachverhalt. Die IRS wendet einen auf dem Common Law basierenden Kontrolltest auf drei Beweiskategorien an, das Arbeitsministerium wendet im Rahmen des FLSA einen Wirtschaftlichkeits-Test an, und eine Reihe von Bundesstaaten wendet einen strengeren ABC-Test an. Ihr Vertrag dient in allen drei Fällen als Beweismittel, ist jedoch niemals der entscheidende Faktor.

Das Arbeitsministerium drückt es in seinem Bericht unverblümt aus: Mythen über die falsche Einstufung Hinweis: Die Unterzeichnung eines Vertrags für Selbstständige macht jemanden noch nicht automatisch zu einem Selbstständigen. Dies ist lediglich einer von vielen relevanten Faktoren.

Was ist der „Common-Law“-Test der US-Steuerbehörde (IRS)?

Die US-Steuerbehörde (IRS) berücksichtigt drei Kategorien von Beweismitteln, wobei kein einzelner Faktor für den Ausgang ausschlaggebend ist. Ihre Leitlinien zum Arbeitnehmerstatus fordert Sie auf, den gesamten Zusammenhang zu betrachten und zu dokumentieren, wie Sie zu Ihrer Schlussfolgerung gelangt sind.

• Verhaltenskontrolle: Hat das Unternehmen die Kontrolle darüber oder das Recht darauf, zu bestimmen, was der Arbeitnehmer tut und wie er es tut? Die Festlegung der Arbeitszeiten, die Vorgabe von Arbeitsmitteln und die Überwachung der Arbeitsweise deuten allesamt auf ein Arbeitsverhältnis hin.
• Finanzkontrolle: Wer hat die Kontrolle über die geschäftlichen Aspekte, darunter die Art und Weise, wie der Arbeitnehmer vergütet wird, ob Spesen erstattet werden und wer die Ausrüstung bereitstellt? Ein Arbeitnehmer, der tatsächlich an Gewinnen und Verlusten beteiligt ist, gleicht einem Auftragnehmer.
• Art der Beziehung: Gibt es einen schriftlichen Vertrag, werden Leistungen wie bei einem Arbeitnehmer gewährt, wird das Arbeitsverhältnis auf unbestimmte Zeit fortbestehen und stellt die Tätigkeit einen wesentlichen Bestandteil des Geschäfts dar? Eine unbefristete Tätigkeit, die den Kern Ihres Geschäftsangebots bildet, gilt als Beschäftigungsverhältnis.

Diese drei Kategorien dienen Ihnen zugleich als Checkliste für die Vertragsgestaltung, denn jede Klausel, die Sie verfassen, sollte mit der von Ihnen gewünschten Lösung im Einklang stehen. Sollte die Rechtslage tatsächlich unklar sein, kann jede der Parteien Klage einreichen Formular SS-8 und die IRS um eine Feststellung des Status zu ersuchen, wobei eine Entscheidung in der Regel mindestens sechs Monate in Anspruch nimmt.

Welcher DOL-Test gilt im Jahr 2026?

Ein wirtschaftlicher Realitätscheck, dessen konkrete Ausgestaltung derzeit jedoch noch völlig offen ist. Betrachten Sie dies als einen Bereich, der sich im Wandel befindet, und dokumentieren Sie Ihre Überlegungen, anstatt sich auf eine einzige Regel zu verlassen.

Die Regelung für unabhängige Auftragnehmer aus dem Jahr 2024 ist zwar formal weiterhin in Kraft, doch das Arbeitsministerium (DOL) hat im Mai 2025 die Durchsetzung dieser Regelung eingestellt und am 26. Februar 2026 einen Vorschlag zu deren Aufhebung veröffentlicht. Das Regelsetzung würde den bisherigen Rahmen durch eine vereinfachte Analyse der wirtschaftlichen Gegebenheiten ersetzen, bei der zwei Kernfaktoren besonders stark gewichtet werden: die Art und der Umfang der Kontrolle über die Arbeit sowie die Möglichkeit des Arbeitnehmers, Gewinne zu erzielen oder Verluste zu erleiden. Die Stellungnahmefrist endete am 28. April 2026, und Stand Juli 2026 ist die Regelung noch nicht endgültig in Kraft getreten.

Die praktische Erkenntnis lautet, dass Kontrolle und finanzielles Risiko im Mittelpunkt jeder Auslegung des Tests stehen; daher wird ein Auftragnehmer, der zu Ihren Arbeitszeiten und mit Ihrer Ausrüstung arbeitet, ohne die Möglichkeit, von seiner eigenen Effizienz zu profitieren, unabhängig davon scheitern, welche Regelung letztendlich in Kraft tritt. Die Bestimmungen auf Landesebene können sogar noch strenger ausfallen.

In welchen Bundesstaaten wird der strengere ABC-Test angewendet?

Kalifornien ist der bekannteste und zugleich der schwierigste Fall. Nach dem Dynamex-Urteil und dem Gesetzentwurf „Assembly Bill 5“ Kalifornisches Recht Es wird nun davon ausgegangen, dass ein Arbeitnehmer ein Angestellter ist, es sei denn, das einstellende Unternehmen weist alle drei Kriterien des ABC-Tests nach, die in den §§ 2775 bis 2785 des Arbeitsgesetzbuchs festgelegt sind. Massachusetts und New Jersey wenden vergleichbar strenge Varianten an, und mehrere andere Bundesstaaten nutzen den ABC-Test für die Arbeitslosenversicherung oder in bestimmten Branchen.

Kriterium B betrifft vor allem Technologieunternehmen: Die Tätigkeit muss außerhalb des üblichen Geschäftsbetriebs des auftraggebenden Unternehmens liegen. Ein Softwareunternehmen, das einen Vertragsingenieur mit der Entwicklung seines Produkts beauftragt, wird Schwierigkeiten haben, dieses Kriterium zu erfüllen, unabhängig davon, wie der Vertrag formuliert ist.

Was kostet eine falsche Einstufung einen US-Arbeitgeber tatsächlich?

Das kostet Sie die Steuern, die Sie nie einbehalten haben, die Sozialleistungen, die Sie nie gewährt haben, die Überstunden, die Sie nie bezahlt haben, sowie Strafzuschläge auf all diese drei Posten. Falsche Einstufung von Arbeitnehmern ist zudem selten ein Problem, das nur einen einzelnen Mitarbeiter betrifft, da Agenturen, die einen falsch eingestuften Auftragnehmer entdecken, alle Personen überprüfen werden, die Sie nach demselben Muster beauftragt haben.

Im Bereich der Bundessteuern richtet sich die Höhe der Strafe nach einer festgelegten Formel. In Abschnitt 3509 des Internal Revenue Code sind ermäßigte Sätze für Fälle vorgesehen, in denen die falsche Einstufung unbeabsichtigt erfolgte, wobei die Höhe der Ermäßigung davon abhängt, ob Sie die Informationserklärungen eingereicht haben.

Beachten Sie, wie viel Sie allein aufgrund eines Versäumnisses bei der Einreichung in der mittleren Zeile kostet: Wenn Sie die 1099-Formulare nicht einreichen, verdoppelt sich der Satz in beiden Zeilen. Wenn Sie bereits wissen, dass eine Einstufung falsch ist, dann Programm zur freiwilligen Einstufungsvereinbarung Ermöglicht es Ihnen, eine nachträgliche Neueinstufung vorzunehmen und etwa 10 % der im letzten Jahr fälligen Lohnsteuer zu entrichten – ohne Zinsen oder Strafen –, indem Sie das Formular 8952 im Voraus einreichen.

Die Bundessteuer ist jedoch nur einer von vier Bereichen. Das Arbeitsministerium (DOL) kann nicht gezahlte Mindestlöhne und Überstunden mit pauschaliertem Schadensersatz einfordern, staatliche Behörden können Beiträge zur Arbeitslosenversicherung und zur Arbeitsunfallversicherung einfordern, falsch eingestufte Arbeitnehmer können private Klagen einreichen, und eine neu eingestufte Gruppe kann eine Haftung im Rahmen von Vorsorgeplänen auslösen.

Aus diesem Grund ist es fast immer die kostengünstigste Lösung, zu handeln, bevor jemand darum bittet. Wenn ein Auftragnehmer in den Bereich der Arbeitnehmerrolle abgerutscht ist, ist es richtig, Auftragnehmer in Festangestellte umwandeln nach Ihrem eigenen Zeitplan und nicht nach dem eines Wirtschaftsprüfers. Es gibt noch einen weiteren Bereich, in dem sich die Rechtslage kürzlich geändert hat und in dem viele US-Verträge nun nicht mehr auf dem neuesten Stand sind.

Sind Wettbewerbsverbots- und Geheimhaltungsklauseln im Jahr 2026 noch durchsetzbar?

Vertraulichkeitsklauseln sind nach wie vor vollumfänglich durchsetzbar. Wettbewerbsverbote haben den Versuch eines bundesweiten Verbots überstanden, unterliegen jedoch vollständig dem Recht der einzelnen Bundesländer, das mittlerweile sehr unterschiedlich ausgestaltet ist, sodass eine einheitliche nationale Vorlage der falsche Ansatz ist.

Der Ablauf stellt sich wie folgt dar: Die Vorschrift der Federal Trade Commission (FTC), die die meisten Wettbewerbsverbote untersagte, wurde von einem Bundesgericht aufgehoben; die FTC zog ihre Rechtsmittel am 5. September 2025 zurück, und die Vorschrift wurde mit Wirkung zum 12. Februar 2026 offiziell aus dem Code of Federal Regulations gestrichen. Die FTC Die Behörde hat inzwischen erklärt, dass sie kein pauschales nationales Verbot anstreben werde, sondern stattdessen von Fall zu Fall vorgehen und sich dabei auf übermäßig weit gefasste Vereinbarungen konzentrieren werde, die Arbeitnehmern mit niedrigen Löhnen auferlegt werden.

Die Beurteilung richtet sich somit nach den Bestimmungen des jeweiligen Bundesstaates. Kalifornien erklärt Wettbewerbsverbote für Arbeitnehmer fast vollständig für unwirksam, Minnesota und Oklahoma verbieten sie ebenfalls, und eine wachsende Zahl von Bundesstaaten lässt sie nur zu, wenn ein bestimmtes Gehaltsniveau überschritten wird oder vor Vertragsunterzeichnung eine entsprechende Vorankündigung erfolgt ist. Die Durchsetzbarkeit hängt davon ab, in welchem Bundesstaat der Arbeitnehmer tätig ist, und nicht davon, wo sich Ihr Firmensitz befindet.

Die wirksamsten Schutzmaßnahmen sind diejenigen, die nicht davon abhängen, dass jemandem der Arbeitsort eingeschränkt wird: eine strenge Vertraulichkeitsklausel, ein Abwerbeverbot für Kunden und Mitarbeiter, eine wasserdichte Abtretung von Erfindungen sowie der Schutz von Geschäftsgeheimnissen. Setzen Sie diese durch diszipliniertes Handeln durch Ausstiegsprozess das am letzten Tag Geräte wiederherstellt und den Zugriff widerruft.

Eine Formulierungsfalle, auf die hingewiesen werden sollte: § 2870 des kalifornischen Arbeitsgesetzbuchs erklärt jede Klausel für nichtig, die Erfindungen abtritt, die ein Arbeitnehmer vollständig in seiner Freizeit und ohne Nutzung von Unternehmensressourcen entwickelt hat; daher kann eine pauschale Abtretungsklausel dort teilweise nicht durchsetzbar sein. Nachdem die Klauseln geklärt sind, bleibt noch die Frage nach dem Verfahren.

Wie verfasst und setzt man einen Vertrag um, der tatsächlich rechtskräftig ist?

Sie legen zunächst die Einstufung fest, verfassen den Vertrag entsprechend dieser Entscheidung und stellen anschließend sicher, dass die tägliche Praxis mit dem Dokument übereinstimmt. Die meisten US-Verträge scheitern nicht aufgrund einer mangelhaften Ausarbeitung, sondern weil niemand überprüft hat, ob die tatsächlichen Gegebenheiten ein Jahr später noch mit den Vertragsunterlagen übereinstimmen.

Diese sieben Schritte begleiten den Einstellungsprozess von der Entscheidung bis zur Unterzeichnung des Vertrags.

1. Ordnen Sie die Begriffe vor dem Verfassen des Entwurfs ein: Beantworten Sie die Fragen zu den Kontroll- und Finanzrisiken, überprüfen Sie den Test des Arbeitszustands und halten Sie Ihre Überlegungen schriftlich fest. Diese Notiz dient Ihnen als Begründung, falls die Entscheidung jemals in Frage gestellt werden sollte.
2. Wählen Sie den maßgeblichen Staat bewusst aus: Für Arbeitnehmer gelten die meisten gesetzlich vorgeschriebenen Schutzbestimmungen in dem Bundesland, in dem die betreffende Person tatsächlich arbeitet, unabhängig davon, was in Ihrer Rechtswahlklausel festgelegt ist. Verfassen Sie den Entwurf für dieses Bundesland.
3. Besorgen Sie sich die richtigen Steuerformulare: Angestellte füllen eine Quellensteuerbescheinigung aus; Auftragnehmer füllen ein Formular zur Steueridentifikation aus. Wenn die Differenz zwischen W-9- und W-2-Unterlagen Sollte dies in Ihrem Team unklar sein, klären Sie dies bitte, bevor die erste Zahlung erfolgt.
4. Führen Sie die Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung fristgerecht durch: Für jeden Mitarbeiter in den USA, Formular I-9 Abschnitt 1 ist vom Mitarbeiter spätestens am ersten Arbeitstag auszufüllen, Abschnitt 2 von Ihnen innerhalb von drei Werktagen nach dem Eintrittsdatum. Bewahren Sie das Dokument drei Jahre nach der Einstellung oder ein Jahr nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses auf, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt.
5. Führen Sie das Sequenz-Screening korrekt durch: Wo Sie laufen Hintergrundüberprüfungen, machen Sie das Angebot vom Ergebnis abhängig und befolgen Sie die Offenlegungspflichten sowie die Schritte bei nachteiligen Maßnahmen gemäß dem Fair Credit Reporting Act sowie etwaige „Ban-the-Box“-Vorschriften in der jeweiligen Gerichtsbarkeit.
6. Bitte unterschreiben Sie vor dem ersten Tag: Die elektronische Unterschrift ist gemäß dem Bundesgesetz „E-SIGN Act“ rechtsgültig. Insbesondere Wettbewerbsverbote sollten vor Beginn des Arbeitsverhältnisses unterzeichnet werden, da mehrere Bundesstaaten eine vorherige Ankündigung vorschreiben und einige ein während des Arbeitsverhältnisses eingeführtes Wettbewerbsverbot ohne neue Gegenleistung nicht durchsetzen.
7. Jährlich überprüfen: Überprüfen Sie die Einstufung erneut, wenn sich eine Funktion ändert, wenn jemand in einen anderen Bundesstaat umzieht und wenn das Beschäftigungsverhältnis eines Auftragnehmers länger als ein Jahr andauert. Bauen Sie diese Überprüfung in Ihre Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter sowie Ihren jährlichen Compliance-Kalender.

Wenn Sie diese sieben Punkte befolgen, ist der Vertrag nicht mehr nur eine Formalität, sondern wird zu einer Grundlage, auf die Sie sich verlassen können. Der Standard, den Fachleute anstreben, ist eindeutig.

Das ist ein praktikabler Maßstab, an dem Sie Ihre eigene Vorlage messen können. Es wird jedoch schwieriger, sobald sich die betreffende Person außerhalb Ihres eigenen Bundeslandes befindet.

Was ändert sich, wenn Sie Mitarbeiter über Staatsgrenzen hinweg oder außerhalb der USA einstellen?

Fast alles. Innerhalb der USA kann jeder Bundesstaat, in dem Sie einen Mitarbeiter beschäftigen, Sie in sein System für die Lohnmeldung, die Arbeitslosenversicherung, den bezahlten Urlaub und die Lohnmitteilung einbeziehen – und genau darin liegen die versteckten Kosten für den Betrieb eines dezentralisierte Belegschaft in einer einzigen Vorlage.

Zu den praktischen Auswirkungen eines Teams, das in mehreren Bundesstaaten tätig ist, gehören bundesstaatsspezifische Lohnmitteilungen bei der Einstellung, unterschiedliche Vorschriften zum Zeitpunkt der letzten Lohnzahlung und zur Auszahlung von Urlaubsgeld, separate Registrierungen für die Quellensteuer sowie Wettbewerbsverbotsklauseln, die in einem Bundesstaat durchsetzbar sind, im nächsten jedoch ungültig sind. Die Einstellung eines Remote-Mitarbeiters in einem neuen Bundesstaat stellt ein Compliance-Ereignis dar und ist nicht nur ein Vertragsabschluss.

Sobald man eine Grenze überschreitet, vergrößert sich die Kluft. In den meisten Ländern sind schriftliche Arbeitsverträge vorgeschrieben, und deren Inhalt ist gesetzlich festgelegt, wobei Probezeiten, Kündigungsfristen, Abfindungen und Sozialleistungen gesetzlich geregelt sind und nicht verhandelt werden. Ein Einstellungsschreiben nach US-amerikanischem Vorbild („at-will“) ist fast überall sonst rechtlich unzureichend – dies ist der häufigste Fehler, den wir beobachten, wenn Unternehmen beginnen, Einstellung internationaler Mitarbeiter.

Jemanden im Ausland als Auftragnehmer zu beschäftigen, um all dies zu umgehen, funktioniert selten, da die meisten Länder ihre eigenen „Substanz-vor-Form“-Prüfungen durchführen und viele davon strenger sind als in den USA. Lesen Sie unseren Leitfaden zu Bezahlung internationaler freiberuflicher Auftragnehmer bevor Sie sich für diesen Weg entscheiden.

Auch die steuerlichen Formalitäten ändern sich. Ein nicht in den USA ansässiger Auftragnehmer füllt das Formular W-8BEN anstelle des Formulars W-9 aus, um die Vorteile des Doppelbesteuerungsabkommens in Anspruch zu nehmen und seinen Status als ausländischer Auftragnehmer zu bestätigen (siehe: Das Formular W-8BEN und warum es wichtig ist).

Auch die Körperschaftsteuer spielt eine Rolle. Mitarbeiter, die in einem anderen Land wesentliche umsatzgenerierende Tätigkeiten ausüben, können dort eine steuerpflichtige Präsenz für Ihr Unternehmen begründen; daher ist es wichtig, zu verstehen, Risiko einer Betriebsstätte ist ebenso wichtig wie der Arbeitsvertrag selbst.

Damit bleiben Ihnen zwei praktikable Optionen für einen Markt, in dem Sie noch nicht vertreten sind: entweder eine Gesellschaft zu gründen und lokale Personalkapazitäten aufzubauen oder über einen Partner einzustellen, der bereits über beides verfügt. Abwägung ein EOR gegen Ihr eigenes Unternehmen In der Regel hängt dies von der Mitarbeiterzahl und der voraussichtlichen Aufenthaltsdauer ab. Und genau hier kommen wir ins Spiel.

Wie kann Wisemonk Ihnen dabei helfen, Arbeitsverträge korrekt zu gestalten?

Wisemonk ist ein In Indien ansässiger „Employer of Record“. Wir unterstützen Unternehmen bei der Einstellung, Bezahlung und Verwaltung von Mitarbeitern und erstellen, versenden und verteidigen jeden Monat die mit diesen Einstellungen verbundenen Unterlagen, anstatt die Plattform eines anderen Anbieters weiterzuverkaufen. Diese operative Erfahrung bringen wir in unsere Auftragsarbeit ein, und genau hier kommt sie für Sie zum Tragen.

Wir betreuen mehr als 300 internationale Kunden mit insgesamt über 2.000 Mitarbeitern und einer jährlichen Lohnsumme von über 20 Mio. US-Dollar und werden auf G2 mit 4,8 von 5 Punkten bewertet. Die EOR-Gebühren beginnen bei 99 US-Dollar pro Mitarbeiter und Monat.

• Wir werden zum rechtlichen Arbeitgeber: Durch unsere Employer of Record Im Rahmen dieses Dienstes erstellen wir einen den lokalen Vorschriften entsprechenden Arbeitsvertrag, übernehmen die Lohnabrechnung und die gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen und tragen das Beschäftigungsrisiko, sodass Sie keine eigene Gesellschaft vor Ort benötigen.
• Wir haben die volle Kontrolle über den Vertragslebenszyklus: Angebotsschreiben, Nachträge, Verlängerungen und Ausstiegsunterlagen werden zentral erstellt und nachverfolgt, was EOR-Vertragsmanagement Das sollte in der Praxis bedeuten: keine Versionsabweichungen und keine fehlenden Signaturseiten.
• Wir streichen Auftragnehmer aus Ihrem Risikoregister und bringen diejenigen wieder auf Kurs, die davon abgewichen sind: Als Ihr Contractor of Record führen wir die Einstufungsprüfung durch, stellen eine vorschriftsmäßige Vereinbarung aus und verwalten das Vertragsverhältnis. Sollte jemand bereits gegen die Vorschriften verstoßen haben, wird unser Umwandlung von einem Auftragnehmer in ein festangestelltes Arbeitsverhältnis Im Rahmen dieses Verfahrens werden sie in ein Arbeitsverhältnis übernommen, ohne dass die Kontinuität unterbrochen wird oder ihre Betriebszugehörigkeit verloren geht.
• Wir führen die Lohn- und Gehaltsabrechnung im Rahmen des Vertrags durch: Unser verwalteter Lohnabrechnungsservice kümmert sich um Quellensteuerabzüge, sonstige Abzüge, die Anmeldung zu Sozialleistungen und die fristgerechte Ausstellung von Gehaltsabrechnungen, denn ein Vertrag, der einen Zahlungstermin verspricht, ist nur so viel wert wie die darauf folgende Zahlung.
• Wir legen den Preis offen fest und helfen Ihnen dabei, zunächst die Kosten für die Anmietung zu berechnen: Unsere Preise sind öffentlich einsehbar – es fallen keine Gebühren pro Änderung an, und es gibt keine unerwarteten Einzelposten für Dokumente, von denen Sie angenommen haben, dass sie bereits enthalten sind.

Alles in allem ist dies ein zuverlässiger Partner für die Einstufung, Verträge, die Lohnabrechnung und die kniffligen Grenzfälle dazwischen. Und sollten bei Ihrer Mitarbeiterzahl eine Co-Employment-Vereinbarung oder eine eigene juristische Person die bessere Lösung sein, werden wir dies auch offen ansprechen. Aus diesem Grund veröffentlichen wir einen Vergleich von PEO- und EOR-Modelle anstatt so zu tun, als ob ein einziges Modell für alle geeignet wäre.

Wir bieten EOR-Dienstleistungen in Indien an und expandieren derzeit rasch auf den Märkten in den USA und Großbritannien.

Was unsere Kunden sagen

Unternehmen aus den USA, Großbritannien und Europa vertrauen darauf, dass wir ihre Teams vorschriftsmäßig und zügig aufbauen. Das sagen unsere Kunden:

„Ich bin sehr froh, dass ich Wisemonk entdeckt habe. Die Zusammenarbeit mit dem Unternehmen war ein reines Vergnügen, und die Liebe zum Detail ist beeindruckend. Sie haben uns dabei geholfen, ihr Preismodell zu verstehen, hochqualifizierte Fachkräfte zu finden, diese zu interviewen und anschließend beim Onboarding einzustellen. Ich habe ihnen Kriterien für die Art von Mitarbeitern genannt, die wir suchten, und sie haben diese erfüllt. Die Kandidaten, die sie für uns gefunden haben, gehören zu den besten Ingenieuren, mit denen ich je zusammengearbeitet habe. Ich empfehle Wisemonk jedem, der Unterstützung bei der Personalbeschaffung benötigt.“
- Dan Sampson, Leiter der Technik bei Cobu