- Die Einstufung der Beschäftigten entscheidet darüber, ob ein Arbeitnehmer ein rechtlich angestellter Mitarbeiter oder ein selbstständiger Auftragnehmer ist; in einem EOR-Modell trifft und trägt der „Employer of Record“ als rechtlicher Arbeitgeber diese Entscheidung.
- Die Einstufung richtet sich danach, wie das Arbeitsverhältnis tatsächlich gestaltet ist, und wird nach lokalem Recht beurteilt – nicht nach der Berufsbezeichnung oder der Bezeichnung im Arbeitsvertrag.
- Die falsche Einstufung eines Arbeitnehmers als Auftragnehmer hat Nachzahlungen von Steuern, Strafen und rückwirkende Sozialleistungen zur Folge, die in der Regel ab Beginn des Arbeitsverhältnisses berechnet werden.
- Die Behörden prüfen die Aspekte Kontrolle, Integration und wirtschaftliche Abhängigkeit; je mehr ein Auftragnehmer einem Arbeitnehmer ähnelt, desto wahrscheinlicher ist es, dass er neu eingestuft wird.
- Ein EOR klassifiziert, beauftragt und bezahlt Arbeitnehmer vorschriftsmäßig in Ländern, in denen Sie keine Niederlassung haben, und entlastet Sie somit von der entsprechenden Haftung.
Haben Sie Schwierigkeiten, die Einstufung der Mitarbeiter im Rahmen des EOR-Modells korrekt vorzunehmen? Sprechen Sie noch heute mit unserem Team!
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Die Einstufung von Mitarbeitern ist der Prozess, bei dem festgestellt wird, ob ein Arbeitnehmer ein rechtlich angestellter Mitarbeiter oder ein selbstständiger Auftragnehmer ist, und sie gehört zu den Entscheidungen mit den höchsten Risiken bei der weltweiten Personalbeschaffung. Wenn Sie die Einstufung über einen Employer of Record (EOR)… wird der EOR zum rechtlichen Arbeitgeber und übernimmt die Aufgabe, jeden Arbeitnehmer gemäß den örtlichen Rechtsvorschriften korrekt einzustufen, unter Vertrag zu nehmen und zu entlohnen. Durch diese eine Maßnahme entfällt der größte Teil des Einstufungsrisikos, das Sie andernfalls allein tragen müssten.
Nach unserer Erfahrung bei der Unterstützung von Unternehmen beim Aufbau globaler Teams erfolgt eine falsche Einstufung selten absichtlich. Sie tritt auf, wenn ein Unternehmen einen langfristig tätigen Auftragnehmer wie einen Arbeitnehmer behandelt, die Vorschriften des Heimatlandes auf einen ausländischen Mitarbeiter anwendet oder schneller wächst, als die Compliance-Maßnahmen damit Schritt halten können. Die Kosten machen sich erst später bemerkbar – in Form von Steuernachzahlungen, Strafen und rückwirkenden Sozialleistungen – und sind fast immer höher, als wenn man es von Anfang an richtig gemacht hätte.
Was versteht man unter der Einstufung von Mitarbeitern, und warum ist sie von Bedeutung?
Jeder von Ihnen beauftragte Mitarbeiter fällt in eine von zwei Kategorien: entweder als Angestellter oder als selbstständiger Auftragnehmer. Diese Einstufung entscheidet darüber, wer Quellensteuern einbehält, wer Sozialleistungen und Sozialabgaben schuldet, wer die Arbeit steuert und wer die Haftung trägt, falls etwas schiefgeht. Die Einstufung ist keine Frage Ihrer Präferenz; es handelt sich um einen rechtlichen Status, der sich danach richtet, wie das Arbeitsverhältnis tatsächlich gestaltet ist, und der anhand der Rechtsvorschriften des Landes beurteilt wird, in dem die Person tätig ist.
Dies ist von Bedeutung, da die beiden Kategorien steuerlich und rechtlich sehr unterschiedlich behandelt werden. Arbeitnehmer haben Anspruch auf Leistungen wie Mindestlohn, Urlaub, Kündigungsfrist, Abfindung und Sozialabgaben; Auftragnehmer hingegen in der Regel nicht. Den Behörden ist bekannt, dass manche Unternehmen Arbeitnehmer als Auftragnehmer einstufen, um diese Kosten zu umgehen; daher gehört die falsche Einstufung weltweit zu den Bereichen des Arbeitsrechts, in denen am intensivsten durchgegriffen wird.
Ein EOR ermöglicht eine automatische und korrekte Klassifizierung, siehe Was ist ein „Employer of Record“? und So funktioniert EOR.
Wie stuft ein EOR Arbeitnehmer korrekt ein?
Der EOR ist der rechtlich zuständige Arbeitgeber of Record; daher liegt die Einstufung in seiner Verantwortung und ist keine Vermutung, die Sie aus der Ferne anstellen. Er prüft die Stelle anhand der örtlichen Vorschriften und stellt ein vorschriftsmäßiges Arbeitsvertrag, läuft Lohnabrechnung mit den korrekten Abzügen und bewahrt die Unterlagen auf, die belegen, dass der Arbeitnehmer ordnungsgemäß eingestuft ist. Sie leiten die Arbeit; der EOR ist für den rechtlichen Status verantwortlich.
| Schritt | Sie (der Kunde) | Der EOR (rechtlicher Arbeitgeber) |
|---|---|---|
| Entscheiden Sie, wen Sie einstellen möchten | Wählen Sie die Person und die Rolle aus | Bestätigt, dass die Rolle ein regelkonformer Mitarbeiter sein kann |
| Arbeitnehmerstatus | Beschreiben Sie die Arbeitsbeziehung | Legt gemäß den lokalen Rechtsvorschriften fest, ob es sich um einen Arbeitnehmer oder einen Auftragnehmer handelt |
| Verträge | Legen Sie die Geschäftsbedingungen fest | Stellt den den örtlichen Vorschriften entsprechenden Arbeitsvertrag aus |
| Steuern und Sozialabgaben | Die Kosten übernehmen | Führt die Einbehaltung und Abführung korrekt durch |
| Haftung | Gering, sofern Sie den Prozess befolgen | Birgt ein Einstufungsrisiko als rechtlicher Arbeitgeber |
Der wesentliche Unterschied wird behandelt in Selbstständiger Auftragnehmer vs. EOR-Mitarbeiter, Einstellung über einen EOR anstelle von Auftragnehmern, und EOR im Vergleich zu einer Personalvermittlungsagentur.
Angestellter vs. freier Mitarbeiter: Worin besteht der Unterschied?
Die Grenze zwischen beiden lässt sich letztlich anhand von Kontrolle, Einbindung und Abhängigkeit ziehen – nicht anhand der Bezeichnung im Vertrag. Es gibt einige praktische Unterschiede, die einen echten Auftragnehmer von jemandem unterscheiden, der tatsächlich ein Arbeitnehmer ist.
| Faktor | Mitarbeiter | Selbstständiger Auftragnehmer |
|---|---|---|
| Steuerung | Passt sich Ihrem Zeitplan, Ihren Arbeitsmitteln und Ihren Anweisungen an | Legt fest, wie und wann die Arbeit erledigt wird |
| Integration | Teil des Kernteams und des Organigramms | Führt ein eigenständiges Unternehmen, häufig mit weiteren Kunden |
| Zahlung | Regelmäßiges Gehalt über die Gehaltsabrechnung | Rechnungen pro Projekt oder Meilenstein |
| Vorteile | Anspruch auf Urlaub, Kündigungsfrist und Sozialbeiträge | Stellt eigene zur Verfügung |
| Dauer | Laufend und unbefristet | Festgelegter Umfang oder befristete Laufzeit |
Wenn ein Auftragnehmer in Vollzeit arbeitet, Ihre Ausrüstung nutzt, Ihren Führungskräften unterstellt ist und keine anderen Kunden hat, werden die meisten Behörden ihn als Arbeitnehmer einstufen, unabhängig davon, was im Vertrag steht. Genau diese Diskrepanz zwischen den Unterlagen und der Realität ist es, worauf bei einer Prüfung auf falsche Einstufung geachtet wird.
Eine falsche Einstufung ist im Kern ein Compliance-Problem, siehe Weltweite Compliance mit den EOR-Vorschriften, Compliance mit den Vorschriften für den „Employer of Record“, und Risikomanagement im Bereich EOR.
Was geschieht, wenn Sie einen Arbeitnehmer falsch einstufen?
Eine falsche Einstufung ist kein einfacher Verwaltungsfehler, sondern eine Haftung, deren Auswirkungen sich summieren. Wird ein Auftragnehmer nachträglich als Arbeitnehmer eingestuft, wird die Rechnung in der Regel rückwirkend bis zum Beginn des Arbeitsverhältnisses gestellt und kann gleichzeitig Steuern, Sozialleistungen und Strafen umfassen.
- Steuer- und Beitragsrückstände: nicht gezahlte Einkommensteuer, Sozialversicherungsbeiträge und Arbeitgeberbeiträge, häufig zuzüglich Zinsen.
- Strafen und Bußgelder: Die Aufsichtsbehörden verhängen zusätzlich Strafen, wobei Wiederholungsfälle oder vorsätzliche Verstöße strenger geahndet werden.
- Rückwirkende Leistungen: Urlaub, Kündigungsfrist, Abfindung und sonstige Ansprüche, die dem Arbeitnehmer als Angestellter hätten zustehen müssen.
- Rechtliche Ansprüche: Neu eingestufte Arbeitnehmer können wegen unrechtmäßiger Behandlung klagen; die Streitigkeiten sind öffentlich und ziehen sich in die Länge.
- Rufschädigung und betriebliche Beeinträchtigungen: Prüfungen führen zu einem Einfrieren der Einstellungspläne und signalisieren Investoren und Partnern ein Risiko.
Um einer Prüfung standzuhalten, sollten Sie Ihre Unterlagen sorgfältig führen, und zwar mit einem EOR-Compliance-Prüfung, Ton Datensicherheit, und ein sauberes Umsetzung von EOR.
Wie entscheiden die Behörden, ob jemand falsch eingestuft wurde?
Es gibt keinen einheitlichen, weltweit gültigen Test, doch die meisten Aufsichtsbehörden stellen dieselben Fragen, bei denen der Inhalt gegenüber der Form im Vordergrund steht. Je mehr eine Arbeitsbeziehung einem Arbeitsverhältnis ähnelt, desto wahrscheinlicher ist es, dass ein Auftragnehmer neu eingestuft wird.
- Kontrolle: Wer legt die Arbeitszeiten, Arbeitsmethoden und Prioritäten fest – Sie oder der Arbeitnehmer?
- Einbindung: Ob die Person fest in Ihr Team integriert ist oder eine bestimmte Dienstleistung von außerhalb erbringt.
- Wirtschaftliche Abhängigkeit: Ob der Arbeitnehmer für den Großteil seines Einkommens auf Sie angewiesen ist oder viele Kunden betreut.
- Werkzeuge und Risiko: Wer stellt die Ausrüstung zur Verfügung und wer trägt das Gewinn- und Verlustrisiko der Arbeiten?
- Exklusivität und Laufzeit: ob es sich um eine unbefristete und exklusive Vereinbarung handelt und nicht um eine projektbezogene.
Verschiedene Länder gewichten diese Faktoren unterschiedlich, und einige wenden spezifische gesetzliche Prüfkriterien an. Ein EOR orientiert sich an den lokalen Standards, damit Ihre Mitarbeiter diese erfüllen, anstatt es Ihnen zu überlassen, ausländische Vorschriften im Nachhinein auszulegen.
Sie stehen vor der Entscheidung zwischen festangestellten Mitarbeitern und freiberuflichen Auftragnehmern? Wägen Sie ab Vorteile der EOR, EOR-Onboarding, und Onboarding von Auftragnehmern.
Wann sollten Sie ein EOR-Modell anstelle der Beauftragung von Auftragnehmern nutzen?
Freiberufler sind die richtige Wahl für wirklich unabhängige, projektbezogene Tätigkeiten. Wenn Sie jedoch jemanden in Vollzeit, langfristig und fest in Ihr Team integriert benötigen – und zwar in einem Land, in dem Sie keine juristische Person haben –, ist ein EOR-Modell die rechtskonforme Lösung, um diese Person zu beschäftigen. Nutzen Sie diesen kurzen Leitfaden.
| Situation | Bessere Passform |
|---|---|
| Ein kurzes Projekt mit einem klar definierten Ergebnis | Selbstständiger Auftragnehmer |
| Vollzeitstelle, unbefristet | EOR-Mitarbeiter |
| Mitarbeiter, der in Ihr Team integriert wurde | EOR-Mitarbeiter |
| Es gibt keine juristische Person in diesem Land | EOR-Mitarbeiter |
| Mitarbeiter mit vielen weiteren Kunden | Selbstständiger Auftragnehmer |
Die sicherste Faustregel lautet: Wenn Sie die betreffende Person wie einen Arbeitnehmer führen würden, stufen Sie sie auch als solchen ein. Ein EOR ermöglicht Ihnen dies überall, ohne das Risiko einer falschen Einstufung, das entsteht, wenn Sie einen Vertrag für Freiberufler so auslegen, dass er einer Festangestellten entspricht. Wenn Sie bereits Mitarbeiter einstellen internationale Bauunternehmen… es lohnt sich daher zu prüfen, welche von ihnen tatsächlich Arbeitnehmer sind.
Informationen zur vorschriftsmäßigen Klassifizierung in großem Maßstab finden Sie unter So wählen Sie einen EOR aus, das die besten EOR-Unternehmen, EOR im Vergleich zu Ihrer eigenen Organisation, Vertragsmanagement, PEO im Vergleich zu EOR, und AOR im Vergleich zu EOR.
Was sind die bewährten Vorgehensweisen für eine vorschriftsmäßige Klassifizierung?
Eine korrekte Einordnung ist vor allem eine Frage der Disziplin: Beurteilen Sie die tatsächliche Natur jeder Beziehung, dokumentieren Sie diese und überprüfen Sie sie erneut, wenn sich die Rollen ändern.
- Klassifizieren Sie nach Sachverhalt, nicht nach Bequemlichkeit: Stützen Sie Ihre Entscheidung darauf, wie die Arbeit tatsächlich ausgeführt wird, und nicht darauf, welcher Status kostengünstiger ist.
- Erstellen Sie präzise Verträge: Stellen Sie sicher, dass die Vereinbarung der tatsächlichen Beziehung entspricht, und passen Sie sie an, wenn sich die Rolle ändert.
- Überprüfen Sie langfristige Auftragnehmer: Jeder Auftragnehmer, der mittlerweile in Vollzeit tätig und fest in das Unternehmen integriert ist, stellt ein Risiko hinsichtlich der Neueinstufung dar, das frühzeitig behoben werden sollte.
- Treffen Sie jede Entscheidung vor Ort: Legen Sie die Rechtslage des Landes zugrunde, in dem der Mitarbeiter tätig ist, und nicht die Vorschriften Ihres Hauptsitzes.
- Nutzen Sie einen EOR für Mitarbeiter im Ausland: Überlassen Sie die Einstufung, die Lohnabrechnung und die Compliance dem rechtlichen Arbeitgeber, wenn Sie vor Ort keine eigene Niederlassung haben.
Auf diese Weise betrachtet ist die Klassifizierung kein Hintergrundrisiko mehr, sondern wird zu einem routinemäßigen Schritt bei internationale Personalbeschaffung. Die Unternehmen, die einer Prüfung unterzogen werden, sind selten diejenigen, die geplant haben; es sind vielmehr diejenigen, die improvisiert haben.
Wie gelingt es Wisemonk, die Einstufung in Indien korrekt vorzunehmen?
Wisemonk ist ein EOR aus Indien das globalen Unternehmen dabei hilft, Mitarbeiter in Indien einzustellen, zu vergüten und zu verwalten, ohne eine lokale Gesellschaft gründen zu müssen. Wir beschäftigen Ihr Indien-Team als vollwertige, den gesetzlichen Vorschriften entsprechende Mitarbeiter über unsere eigene Gesellschaft, wodurch das Risiko einer falschen Einstufung, das mit der direkten Beauftragung von Auftragnehmern einhergeht, beseitigt wird.
So unterstützen wir Sie:
- Standardmäßige korrekte Klassifizierung: Ihre in Indien eingestellten Mitarbeiter sind als vollwertige, den gesetzlichen Bestimmungen entsprechende Arbeitnehmer beschäftigt und nicht als falsch eingestufte Auftragnehmer.
- Die Lohnabrechnung läuft von selbst: Gehälter, Steuern, gesetzliche Abgaben und die pünktliche Auszahlung in Landeswährung – all dies wird für Sie abgewickelt.
- Vorteile, die miteinander konkurrieren: Krankenversicherung, bezahlter Urlaub und Altersvorsorge, die denen führender lokaler Arbeitgeber entsprechen.
- Personalunterstützung, die Probleme löst: Unsere Spezialisten kümmern sich um Urlaubsangelegenheiten, die Dokumentation und alltägliche Fragen der Mitarbeiter, sodass Ihr Team dies nicht tun muss.
- Compliance, auf die Sie sich verlassen können: Wir verfolgen jede Änderung im Arbeitsrecht und halten Ihre Verträge und Richtlinien auf dem neuesten Stand, damit Sie keine Strafen riskieren.
Derzeit betreuen wir Unternehmen, die in Indien Personal einstellen, und sind dabei, in wichtige Märkte wie die USA und Großbritannien zu expandieren.
Sind Sie sich nicht sicher, ob Ihre Mitarbeiter korrekt eingestuft sind?
Als rechtlicher Arbeitgeber sorgen wir für die vorschriftsmäßige Einstufung, Vertragsgestaltung und Bezahlung Ihres Teams, sodass eine laufende Beschäftigung niemals zu einem Haftungsrisiko aufgrund einer falschen Einstufung wird. Teilen Sie uns bitte Informationen zu Ihrem Team mit, und wir erarbeiten die passende Lösung für Sie.
Was unsere Kunden sagen
Unternehmen aus den USA, Großbritannien und Europa vertrauen darauf, dass wir ihre Teams vorschriftsmäßig und zügig aufbauen. Das sagen unsere Kunden:
„Ich bin sehr froh, dass ich Wisemonk entdeckt habe. Die Zusammenarbeit mit dem Unternehmen war ein reines Vergnügen, und die Liebe zum Detail ist beeindruckend. Sie haben uns dabei geholfen, ihr Preismodell zu verstehen, hochqualifizierte Fachkräfte zu finden, diese zu interviewen und anschließend beim Onboarding einzustellen. Ich habe ihnen Kriterien für die Art von Mitarbeitern genannt, die wir suchten, und sie haben diese erfüllt. Die Kandidaten, die sie für uns gefunden haben, gehören zu den besten Ingenieuren, mit denen ich je zusammengearbeitet habe. Ich empfehle Wisemonk jedem, der Unterstützung bei der Personalbeschaffung benötigt.“
- Dan Sampson, Leiter der Entwicklungsabteilung bei Cobu
Häufig gestellte Fragen
Was bedeutet die Einstufung von Mitarbeitern in einem EOR-Modell?
Es handelt sich um den Prozess, bei dem festgestellt wird, ob ein Arbeitnehmer ein rechtlich angestellter Mitarbeiter oder ein selbstständiger Auftragnehmer ist, und bei dem er anschließend entsprechend beschäftigt wird. In einem EOR-Modell trifft und trägt der „Employer of Record“ als rechtlicher Arbeitgeber diese Entscheidung, stellt einen rechtskonformen Vertrag aus und wickelt die Lohnabrechnung ab, sodass der Arbeitnehmer gemäß den lokalen Rechtsvorschriften korrekt eingestuft wird.
Kann ein EOR meine Auftragnehmer als Arbeitnehmer einstufen?
Ja, und genau darum geht es oft. Wenn ein Auftragnehmer tatsächlich wie ein Festangestellter arbeitet, kann ein EOR-Anbieter ein vorschriftsmäßiges Arbeitsverhältnis herstellen, indem er den Vertrag, die Gehaltsabrechnung und die Sozialleistungen übernimmt, sodass das Risiko einer falschen Einstufung künftig beseitigt ist.
Wer haftet, wenn ein Arbeitnehmer falsch eingestuft wird – ich oder der EOR?
Wenn Sie Personal über einen EOR beschäftigen, ist der EOR der rechtliche Arbeitgeber und trägt die Haftung hinsichtlich der Einstufung und des Arbeitsverhältnisses, vorausgesetzt, Sie stellen den Arbeitnehmer über diesen ein und halten sich an den vereinbarten Ablauf. Wenn Sie jemanden direkt als Auftragnehmer außerhalb dieser Vereinbarung einstellen, liegt die Haftung bei Ihnen.
Welche Sanktionen drohen bei der falschen Einstufung eines Arbeitnehmers als Auftragnehmer?
Diese variieren je nach Land, umfassen jedoch in der Regel Nachzahlungen von Steuern und Sozialabgaben, Zinsen, Bußgelder sowie rückwirkende Leistungen wie Urlaubsanspruch und Abfindungen. Neu eingestufte Arbeitnehmer können zudem rechtliche Ansprüche geltend machen. Da die Kosten in der Regel ab Beginn des Arbeitsverhältnisses berechnet werden, steigen sie umso stärker an, je länger die falsche Einstufung andauert.
Woran erkenne ich, ob ich jemanden als Auftragnehmer oder als EOR-Mitarbeiter einstellen soll?
Betrachten Sie die Aspekte Kontrolle, Einbindung und Abhängigkeit. Wenn die Person in Vollzeit unter Ihrer Leitung arbeitet, fest in Ihr Team eingebunden ist und für den Großteil ihres Einkommens auf Sie angewiesen ist, sollte sie als Arbeitnehmer gelten. Ist die Tätigkeit hingegen wirklich selbstständig und projektbezogen, ist ein Auftragnehmer die richtige Wahl.
Unterscheidet sich die Einstufung von Arbeitnehmern von Land zu Land?
Ja. Jedes Land legt seine eigenen Kriterien fest und zieht seine eigene Grenze zwischen Arbeitnehmer und Auftragnehmer, wobei einige Länder spezifische gesetzliche Kriterien anwenden. Eine Beziehung, die in einem Land als gültiges Auftragnehmerverhältnis gilt, kann in einem anderen Land als Arbeitsverhältnis eingestuft werden; daher muss die Einstufung vor Ort beurteilt werden.
Inwiefern verringert ein EOR das Risiko einer falschen Einstufung?
Der EOR prüft jede Stelle im Hinblick auf die geltenden lokalen Rechtsvorschriften, erstellt einen rechtskonformen Arbeitsvertrag, zieht Steuern und Sozialabgaben ordnungsgemäß ein und führt diese ab sowie bewahrt die Unterlagen auf, die die korrekte Einstufung belegen. Da er der rechtliche Arbeitgeber ist, übernimmt er auch die Haftung und wandelt so ein Risiko, das Sie allein bewältigen müssten, in eine verwaltete Dienstleistung um.
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