Aditya Nagpal
Verfasst von
Kategorie Hiring und Talentakquise
Lesezeit 7 Min. Lesezeit
Veröffentlicht 12. Juli 2026
Zuletzt aktualisiert 5. August 2026

Einstellung und Bezahlung internationaler freiberuflicher Dienstleister: Der umfassende Leitfaden

Hiring and Paying International Independent Contractors
TL;DR
  • Ein US-amerikanisches Unternehmen kann internationale Auftragnehmer auch ohne eine lokale Niederlassung beauftragen und bezahlen; allerdings müssen die Einstufung, die Steuerformulare und der Vertrag korrekt sein.
  • Lassen Sie sich vor der ersten Zahlung ein W-8BEN-Formular aushändigen. Wenn Sie dies versäumen, verpflichtet Sie die IRS dazu, 30 % des zu zahlenden Betrags einzubehalten.
  • Der Schwellenwert für die Meldung gemäß Formular 1099-NEC stieg für Zahlungen, die im Jahr 2026 geleistet und Anfang 2027 gemeldet wurden, von 600 Dollar auf 2.000 Dollar.
  • Wenn ein Auftragnehmer zu einem festen, exklusiven oder integrierten Partner wird, beseitigt ein Contractor of Record (EOR) Ihr Risiko einer falschen Einstufung.

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Ist es rechtlich zulässig, einen Designer in Polen, einen Entwickler in Bangalore und einen Marketingexperten in Brasilien zu bezahlen, ohne an einem dieser Standorte eine Niederlassung zu eröffnen? Ja, und Tausende von US-Unternehmen tun dies jeden Monat.

Das Schwierige ist nicht, die richtigen Fachkräfte zu finden. Es geht vielmehr darum, das Beschäftigungsverhältnis korrekt einzustufen, die richtigen Steuerformulare einzuholen, die Zahlungen in der richtigen Währung zu leisten und zu erkennen, wann ein Auftragnehmer in den Augen seines Heimatlandes stillschweigend zum Arbeitnehmer geworden ist.

Dieser Leitfaden begleitet Sie durch den gesamten Lebenszyklus und beginnt mit der Frage, die sich jeder Gründer als Erstes stellt.

Kann ein US-amerikanisches Unternehmen internationale Auftragnehmer rechtmäßig einstellen und bezahlen, ohne über eine lokale Niederlassung zu verfügen?

Ja. Ein US-amerikanisches Unternehmen kann ausländische freiberufliche Dienstleister direkt beauftragen und bezahlen, auch wenn diese keine eigene Rechtsform im Land des Dienstleisters besitzen, sofern die Einstufung, die Steuerunterlagen und der Vertrag korrekt sind.

Das von der IRS angewandte Leitprinzip ist der Ort, an dem die Arbeit verrichtet wird. Wenn ein Auftragnehmer die Arbeit vollständig außerhalb der USA verrichtet, handelt es sich um Einkünfte aus ausländischen Quellen, was in der Regel bedeutet, dass keine US-Quellensteuer anfällt und keine 1099-Meldepflicht besteht.

Sobald die Arbeit auf US-amerikanischem Boden erfolgt, gelten andere Regeln, auf die wir weiter unten eingehen. Einen Überblick über die Situation bei Vollzeitbeschäftigten finden Sie in unserem Leitfaden zu Was ist ein „Employer of Record“?.

Ein kurzer Hinweis zur Wortwahl: Compliance-Teams weisen darauf hin, dass man einen Auftragnehmer „beauftragt“ und nicht „einstellt“, da „einstellen“ ein Arbeitsverhältnis impliziert – und diese Formulierung ist von Bedeutung, falls es jemals zu einem Rechtsstreit kommen sollte. Um zu erfahren, wo genau die Grenze zwischen den beiden Modellen verläuft, lesen Sie unsere Aufschlüsselung von AOR vs. EOR.

Die 3-Punkte-Regel: korrekte Einstufung, eingereichte Steuerformulare, vertragsgemäße Abwicklung. Wenn alle drei Punkte erfüllt sind, ist der Auftrag rechtskräftig. Fehlt ein Punkt, tragen Sie das Risiko.

Bevor Sie jedoch jemanden beauftragen, ist es hilfreich zu wissen, wann ein Auftragnehmer überhaupt die richtige Wahl ist.

Wann sollten Sie einen internationalen Auftragnehmer anstelle eines Mitarbeiters beauftragen?

Ein Auftragnehmer ist die richtige Wahl für klar definierte, zeitlich begrenzte Aufgaben, während ein festangestellter Mitarbeiter für den laufenden Kerngeschäftsbetrieb Ihres Unternehmens geeignet ist. Bei unserer Arbeit im Bereich des globalen Onboardings für mehr als 300 Unternehmen haben wir festgestellt, dass diese eine Unterscheidung die Frage zuverlässiger klärt als jede Checkliste.

Die Beauftragung von Freiberuflern ist sinnvoll bei einmaligen Projekten, wenn schnell Fachwissen benötigt wird – beispielsweise für die Erstellung einer Webseite oder die Behebung eines Fehlers –, bei dringenden Aufgaben, für die eine Einarbeitung zu lange dauern würde, sowie bei einer raschen Expansion, während Sie einen Markt testen.

Die Vorteile sind unbestreitbar: geringere Kosten, da Sie keine Sozialleistungen, keine Sozialversicherung und keine Arbeitsunfallversicherung finanzieren müssen; Zugang zu einem globalen Talentpool; sowie die Flexibilität, den Personalbestand nach oben oder unten anzupassen. Die US-Behörde für Arbeitsstatistik berichtet, dass Sozialleistungen etwa 30 % der gesamten Lohnnebenkosten des Arbeitgebers ausmachen – Kosten, die Sie bei einem Auftragnehmer vermeiden.

Sofern es sich um eine kontinuierliche, praktisch vollzeitbeschäftigte Tätigkeit handelt, die von Ihnen streng geleitet wird, stellt ein EOR-Mitarbeiter in der Regel die sicherere Lösung dar. Sie können die beiden Möglichkeiten anhand unserer EOR-vs.-Entity-Rechner. Sobald Sie sich für einen geeigneten Auftragnehmer entschieden haben, folgt der Schritt, der das größte Risiko birgt: die korrekte Einstufung.

Wie stufen Sie einen internationalen Auftragnehmer korrekt ein, und was geschieht, wenn Sie dabei einen Fehler machen?

Eine korrekte Einstufung hängt letztlich von der Kontrolle ab: Je stärker Sie bestimmen, wie, wann und wo die Arbeit verrichtet wird, desto mehr gleicht das Verhältnis einem Arbeitsverhältnis.

Nachdem wir bereits mehr als 2.000 Mitarbeiter für Kunden in den USA, Europa und darüber hinaus beim Onboarding eingearbeitet haben, lässt sich aus unserer Erfahrung hier ganz klar sagen: Nicht die Vergütung, sondern die Einstufung ist der Bereich, in dem sich bei den meisten Programmen für freiberufliche Mitarbeiter still und leise Risiken aufbauen.

Die IRS-Prüfung nach Gewohnheitsrecht betrachtet drei Bereiche der Kontrolle: das Verhalten (bestimmen Sie, wie die Arbeit ausgeführt wird), die Finanzen (haben Sie die Kontrolle über Arbeitsmittel, Kosten und Zahlungsweise) sowie die Art der Beziehung (ist diese dauerhaft und exklusiv?). Nicht die schriftliche Formulierung in Ihrem Vertrag entscheidet über den Status, sondern Ihr Verhalten. Einen umfassenderen Überblick finden Sie in unserem Leitfaden zu Selbstständiger Auftragnehmer vs. EOR-Mitarbeiter.

Die Tücke liegt darin, dass das Heimatland des Auftragnehmers parallel dazu eigene Prüfungen durchführt, die oft strenger sind. Das Bestehen der IRS-Prüfung bedeutet nicht, dass Sie die lokalen gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden zur falschen Einstufung von Arbeitnehmern.

Welche Kosten entstehen durch eine falsche Einstufung in den verschiedenen Ländern tatsächlich?

Die Folgen einer falschen Einstufung summieren sich, und Ihr Unternehmen trägt das Risiko: Steuernachzahlungen, nicht gezahlte Sozialleistungen, Sozialabgaben, Strafen und eine rückwirkende Neueinstufung ab Beginn des Beschäftigungsverhältnisses.

Wichtige „Jurisdiktionsfallen“, die Sie kennen sollten:

  • Deutschland, Scheinselbstständigkeit: ein echtes Risiko für Auftragnehmer, die überwiegend für einen einzigen Auftraggeber tätig sind.
  • Frankreich: Eine Vermutung des Beschäftigungsverhältnisses, die ohne nachgewiesene Selbstständigkeit nur schwer zu widerlegen ist.
  • Niederlande: Das DBA-Gesetz, dessen Durchsetzung im Jahr 2025 wieder aufgenommen wird, verlangt eine echte Selbstständigkeit, die sowohl schriftlich als auch in der Praxis nachgewiesen werden muss.
  • Vereinigte Staaten (Kalifornien), AB5: Der ABC-Test ist schwieriger zu erfüllen als der Test nach dem Common Law auf Bundesebene.
  • Brasilien: Die arbeitsrechtlichen Bestimmungen des CLT können zur Neueinstufung eines De-facto-Arbeitnehmers führen und die Nachzahlung von Sozialleistungen auslösen.

Die Folgen eines Fehlers sind keineswegs nur theoretischer Natur. FedEx einigte sich auf einen Vergleich, der mehr als 2.000 Fahrer betraf, die das Unternehmen zuvor als Auftragnehmer behandelt hatte, und richtete einen Fonds in Höhe von 228 Millionen US-Dollar ein, um deren Ansprüche zu regeln. (Forbes). Gerade dieses eine Risiko ist der Grund, warum es sich lohnt, vor der Unterzeichnung eine Selbstprüfung durchzuführen.

Wie lässt sich die Beziehung im Rahmen einer kurzen Selbstüberprüfung testen?

Stellen Sie diese sechs Fragen, bevor Sie jemanden beauftragen; je mehr Antworten mit „Ja“ ausfallen, desto höher ist Ihr Risiko einer Neueinstufung. Legen Sie deren Arbeitszeiten fest? Stellen Sie deren Ausrüstung zur Verfügung? Beaufsichtigen Sie die Arbeit im Tagesgeschäft? Sind sie fest in Ihr Team eingebunden? Sind Sie ihr einziger Auftraggeber? Dauert das Auftragsverhältnis bereits länger als 6 bis 12 Monate an?

Mehrere „Ja“-Antworten deuten darauf hin, dass die Beziehung einem Arbeitsverhältnis ähnelt. Ziehen Sie daher die Inanspruchnahme eines EOR-Dienstleisters oder eine lokale Anstellung in Betracht, bevor ein Prüfer zu derselben Schlussfolgerung gelangt. Unser kostenloses Quiz zum Risiko einer Betriebsstätte hilft Ihnen dabei, Ihre eigene Belichtung einzustellen.

Nachdem die Klassifizierung geklärt ist, ist der nächste Schritt die Steuerdokumentation, und genau hier kommt es im Jahr 2026 besonders auf die Aktualität der Informationen an.

Welche Steuerformulare und IRS-Vorschriften gelten, wenn Sie im Jahr 2026 ausländische Auftragnehmer bezahlen?

Für in den USA ansässige Unternehmen unterscheiden sich die Unterlagen für ausländische Auftragnehmer von denen für inländische: Sie müssen von ausländischen natürlichen Personen ein W-8BEN-Formular und von ausländischen juristischen Personen ein W-8BEN-E-Formular einholen, anstatt des W-9-Formulars, das Sie von einer US-Person einholen.

Diese Formulare bestätigen den Status als Nicht-US-Person und ermöglichen es dem Auftragnehmer, eine reduzierte Quellensteuer gemäß den Bestimmungen von geltendes Steuerabkommen. Unsere vollständige Anleitung zum Formular W-8BEN deckt jede Zeile ab.

Sammeln Sie die W-8BEN vor der ersten Zahlung, denn wenn Sie ohne gültiges Formular zahlen und keine Quellensteuer einbehalten, gilt für Zahlungen aus US-Quellen der Standardsteuersatz des IRS von 30 %, und der nicht einbehaltene Betrag kann zu Ihrer Steuerschuld werden. Das Formular wird nicht an den IRS gesendet; Sie bewahren es in Ihren Unterlagen auf, und es bleibt bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach der Unterzeichnung gültig.

Bei ausländischen Auftragnehmern, die ausschließlich außerhalb der USA tätig sind, handelt es sich um Einkünfte aus ausländischen Quellen, sodass Sie in der Regel kein Formular 1099-NEC einreichen und keine Quellensteuer einbehalten. Bei Zahlungen aus US-Quellen gelten die Formulare 1042 und 1042-S sowie ein Quellensteuerabzug von 30 %, sofern dieser nicht durch ein Abkommen reduziert wird, und ein im Ausland lebender US-Bürger erhält weiterhin ein Formular 1099-NEC. Lesen Sie dazu unsere Leitfäden zu Lohnabrechnung für Auftragnehmer und Was ein 1099-Auftragnehmer ist.

Die Änderung für das Jahr 2026: Gemäß dem „One Big Beautiful Bill Act“ wurde der Schwellenwert für die Meldepflicht nach den Formularen 1099-NEC und 1099-MISC für Zahlungen, die nach dem 31. Dezember 2025 geleistet werden, von 600 USD auf 2.000 USD angehoben – die erste Änderung dieses Schwellenwerts seit 1954. Die ersten Meldungen nach der neuen Regelung beziehen sich auf das Steuerjahr 2026 und werden Anfang 2027 eingereicht; ab 2027 wird der Schwellenwert an die Inflationsrate angepasst. Holen Sie sich dennoch weiterhin von jedem US-Lieferanten das Formular W-9 ein, da Sie beim Onboarding nicht wissen können, ob Zahlungen den Schwellenwert überschreiten werden, und die Einreichungsfrist am 31. Januar bleibt unverändert.

W-8BEN vs. W-8BEN-E vs. W-9: Wer unterzeichnet welches Formular?

Die Regel ist einfach: Eine US-Person oder -Einrichtung unterzeichnet ein W-9-Formular, eine ausländische natürliche Person unterzeichnet ein W-8BEN-Formular und ein ausländisches Unternehmen unterzeichnet ein W-8BEN-E-Formular. Die W-8-Formulare sind drei Jahre lang gültig, und alle sollten vor der ersten Zahlung eingeholt werden – ein Arbeitsablauf, den wir im Detail beschreiben in So bezahlen Sie Auftragnehmer mit 1099-Formular. Sobald die Formalitäten geklärt sind, stellt sich die praktische Frage, wie Sie das Geld tatsächlich überweisen.

Was sind die besten Zahlungsmöglichkeiten für internationale Auftragnehmer, und wie treffen Sie Ihre Wahl?

Es gibt keine allgemein beste Methode; die richtige Wahl hängt von der Höhe und Häufigkeit der Zahlungen sowie vom Standort des Auftragnehmers ab. Die Optionen reichen von internationalen Überweisungen und SWIFT-Überweisungen bis hin zu globalen ACH-Zahlungen, PayPal, Wise, Payoneer, Tools zur Automatisierung der Rechnungsabwicklung und umfassenden Plattformen für das Auftragnehmermanagement.

Wählen Sie die Zahlungsmethode entsprechend der Situation aus. Banküberweisungen kosten in der Regel 25 bis 50 US-Dollar pro Überweisung, während Plattformen wie Wise etwa 0,5 % bis 1 % auf Basis des Mittelkurses berechnen und digitale Geldbörsen wie PayPal etwa 4 % pro Transaktion verlangen können.

Einige Länder, wie beispielsweise Brasilien und China, schreiben faktisch eine Auszahlung in Landeswährung vor. Einen ausführlicheren Vergleich finden Sie in unseren Leitfäden zu weltweite Lohn- und Gehaltsabrechnung und globale Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste, und entdecken Sie unser Zahlungen an Freiberufler ein speziell dafür entwickelter Dienst.

Wie wählen Sie die passende Zahlungsmethode für die jeweilige Situation aus?

Nutzen Sie diese Bewertungsmatrix, um eine schnelle Entscheidung zu treffen; bei jeder Methode stehen die Gebühren im Abwägungsverhältnis zu Geschwindigkeit, Automatisierung und dem am besten geeigneten Anwendungsfall.

  • Internationale Überweisung / SWIFT: hohe Gebühren (25 bis 50 US-Dollar), 1 bis 5 Tage, manuelle Steuerabwicklung. Am besten geeignet für große Einmalzahlungen.
  • PayPal: ca. 4 % pro Transaktion, sofort bis zu 1 Tag, manuell. Am besten geeignet für kleine, gelegentliche Zahlungen.
  • Wise: niedrige Gebühren (0,5 bis 1 % beim Devisenumtausch), Bearbeitungszeit zwischen demselben Tag und zwei Tagen, manuelle Abwicklung. Am besten geeignet für wiederkehrende Zahlungen in verschiedenen Währungen.
  • Payoneer: geringe bis moderate Gebühren, 1 bis 2 Tage, manuelle Bearbeitung. Am besten geeignet für Freiberufler mit vielen Kunden.
  • Auftragnehmerplattform oder Contractor of Record: Plattformgebühr, automatisierte Steuerabwicklung. Ideal für die Expansion in viele Länder.

Weitere Informationen zu den verschiedenen Werkzeugoptionen finden Sie in unserem Leitfaden zu globale Stellenbörsen. Die Wahl der Kurslinie ist nur die halbe Miete; Währung und Zeitpunkt entscheiden darüber, wie hoch die tatsächlichen Kosten der Zahlung sind.

Wie handhaben Sie Währungsfragen, Devisengebühren und den Zahlungszeitpunkt?

Zahlen Sie dem Auftragnehmer in dessen Landeswährung, wenn dieser dies wünscht oder verlangt, und bauen Sie einen Währungspuffer von 3 % bis 5 % in Ihre Budgets ein, damit Wechselkursschwankungen die Projektkosten nicht in die Höhe treiben.

Achten Sie auf versteckte Wechselkursaufschläge, die in den Bankkursen enthalten sind und nicht als separate Gebühr ausgewiesen werden. Fassen Sie Zahlungen in derselben Währung zu einem Sammelauftrag zusammen, um die Kosten pro Überweisung zu senken, und dokumentieren Sie den Wechselkurs bei jeder Zahlung für Ihre Buchhaltung. Die Belastungen, die sich daraus in größerem Umfang ergeben, werden in unserer Analyse von Komplexität der weltweiten Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Der Zeitpunkt ist ebenso wichtig wie die Vorgehensweise. Durch verspätete Zahlungen verlieren Sie gute internationale Auftragnehmer, und an manchen Orten birgt dies rechtliche Risiken; in New York beispielsweise ist die Zahlung innerhalb der im Vertrag festgelegten Frist oder, falls diese nicht angegeben ist, innerhalb von 30 Tagen vorgeschrieben. Vereinbaren Sie einen klaren Zahlungsrhythmus und halten Sie sich daran. Ein solider Vertrag regelt all dies, was den nächsten Schritt darstellt.

Wie erstellt man einen rechtskonformen Vertrag für internationale Auftragnehmer?

Eine schriftliche Vereinbarung ist Ihre erste Verteidigungslinie bei einer Anfechtung der Einstufung; verzichten Sie daher niemals darauf und gestalten Sie diese entsprechend dem Rechtsraum des Auftragnehmers und nicht Ihrem eigenen, da ein Vertrag, der in Kalifornien gültig ist, in Deutschland oder Brasilien möglicherweise nicht Bestand hat.

Bestimmungen, die in Ihrem Vertrag enthalten sein sollten:

  • Leistungsumfang, zu erbringende Leistungen sowie zeitkritische Meilensteine oder KPIs.
  • Wechselkurs, Währung, Zahlungsart, Zahlungsplan und die Frage, wer die Wechselkursgebühren trägt.
  • Fristen und Lieferarten.
  • Vertraulichkeit und gegebenenfalls eine Vertraulichkeitsvereinbarung.
  • Die Übertragung von Rechten an geistigem Eigentum wird ausdrücklich festgelegt, da diese Rechte nicht automatisch übergehen, wie es im US-amerikanischen „Work-for-Hire“-Prinzip vorausgesetzt wird.
  • Kündigungsbedingungen, Kündigungsfrist sowie anwendbares Recht und Gerichtsstand.
  • Eine Ausschlussklausel bezüglich einer Betriebsstätte (PE).

Dieser letzte Satz ist für Finanzabteilungen von größter Bedeutung: Wenn ein Auftragnehmer regelmäßig in Ihrem Namen Verträge aushandelt oder unterzeichnet, können die lokalen Behörden Ihr Unternehmen so behandeln, als hätte es dort eine steuerpflichtige Präsenz, auch wenn es keine Niederlassung vor Ort gibt. Prüfen Sie Ihr Risiko mit unserem Quiz zum Risiko einer Betriebsstätte.

Eine rechtsraumbezogene Vorlage ist besser als ein einziger Rahmenvertrag, der überall angewendet wird. Sobald der Vertrag feststeht, lautet die letzte Frage bei der Budgetplanung: Was kostet ein Auftragnehmer tatsächlich?

Wir haben The Humble Bucks LLC dabei unterstützt, genau dies zu erreichen. Mit ihren eigenen Worten: „Uns wurde ein engagierter Personalvermittler zur Seite gestellt, der uns dabei half, drei EOR-Mitarbeiter zu einem äußerst wettbewerbsfähigen Preis zu finden und einzustellen. Über die Personalbeschaffung hinaus half uns das Support-Team von Wisemonk bei der Beschaffung von Laptops, Flügen und anderen logistischen Angelegenheiten, was uns viel Zeit gespart hat. Ich würde Wisemonk jedem Unternehmen empfehlen, das Mitarbeiter sicher einstellen und verwalten möchte.“

Was kostet es tatsächlich, einen internationalen Auftragnehmer zu beauftragen?

Ein Auftragnehmer mit einem Honorar von 100.000 US-Dollar kostet selten genau 100.000 US-Dollar; Auftragnehmer kalkulieren ihre eigenen Steuer- und Sozialabgaben in ihren Stundensatz ein, sodass sie in der Regel 20 % bis 30 % mehr in Rechnung stellen als das Grundgehalt eines vergleichbaren Mitarbeiters. In unserem gesamten Kundenstamm, in dem wir Lohnabrechnungen im Wert von über 20 Mio. US-Dollar bearbeitet haben, ist der häufigste Fehler, dass bei der Budgetierung vom Nennsatz statt von den Gesamtkosten ausgegangen wird.

Eine nützliche Faustregel lautet: Das 1,3- bis 1,5-Fache des entsprechenden Grundgehalts eines Mitarbeiters, um die tatsächlichen Kosten auszugleichen; hinzuzurechnen sind dann noch Plattformgebühren, Wechselkursumrechnungen und Verwaltungsaufwand. Berücksichtigen Sie auch die Kosten, die auf keiner Rechnung ausgewiesen werden: das Risiko einer falschen Einstufung, bei der eine einzige Neueinstufung die Einsparungen mehrerer Jahre zunichte machen kann.

Berechnen Sie die Gesamtlast mit unserem kostenlosen Rechner für Personalkosten. Wenn sowohl die tatsächlichen Kosten als auch das Risiko zu steigen beginnen, ist dies in der Regel das Signal, das Modell vollständig zu ändern.

Wann sollten Sie einen internationalen Auftragnehmer in einen festangestellten Mitarbeiter oder einen EOR-Mitarbeiter umwandeln?

Führen Sie die Umstellung vor, sobald sich das Arbeitsverhältnis inhaltlich von einer projektbezogenen zu einer dauerhaften Beschäftigung wandelt: Die Arbeit erfolgt kontinuierlich, die Person ist in Ihr Team integriert, sie arbeitet ausschließlich für Sie oder unterliegt einer Rechtsordnung mit strenger Durchsetzung.

Ihnen stehen drei Modelle zur Verfügung, die sich nach ihrem Risikograd stufenweise erhöhen:

  • Direkter Auftragnehmer (1099 / W-8BEN): geringster Verwaltungsaufwand, ideal für echte Projektarbeit mit echter Unabhängigkeit.
  • „Contractor of Record“ (COR) oder „Agent of Record“ (AOR): Die Vertragsbeziehung bleibt bestehen, doch die Verantwortung für die Einstufung wird auf einen Partner übertragen, der formal als Vertragspartner auftritt.
  • Employer of Record (EOR): Der saubere Weg, wenn die Kontrolle oder die Dauer bestimmte Grenzen überschreitet – so wird der Arbeitnehmer zu einem vorschriftsmäßigen lokalen Mitarbeiter, und Ihr Risiko wird beseitigt.

Auftragnehmer vs. COR vs. EOR: Was benötigen Sie?

Kurze Laufzeit und echte Unabhängigkeit: Bleiben Sie als direkter Auftragnehmer tätig. Für laufende Aufträge, die Sie weiterhin im Auftragnehmer-Modus abwickeln möchten, wobei das Risiko jedoch abgewälzt wird: Nutzen Sie einen Contractor of Record. Vollzeit, integriert oder exklusiv: Wechseln Sie zu einem EOR-Mitarbeiter. Unser Leitfaden zu Umwandlung von Auftragnehmern in Festangestellte begleitet Sie Schritt für Schritt durch diesen Übergang. Genau diesen Übergang gestalten wir für Sie.

Wie unterstützen wir Sie dabei, Auftragnehmer vorschriftsmäßig einzustellen und zu vergüten?

Wisemonk ist ein in Indien ansässiger EOR-Anbieter. Wir unterstützen Sie bei der Einstellung, Verwaltung und Bezahlung von Fachkräften, ohne dass Sie sich um die Gründung einer lokalen Gesellschaft, die Abwicklung von Verträgen, die Lohnabrechnung, Steuerunterlagen und Sozialleistungen kümmern müssen – so profitieren Sie von den Ergebnissen, ohne den Aufwand für die Compliance tragen zu müssen.

Nachdem wir bereits für mehr als 300 Unternehmen das weltweite Onboarding übernommen und Gehaltsabrechnungen in Höhe von über 20 Millionen US-Dollar abgewickelt haben, verwalten wir die Zahlungen an Auftragnehmer über unser Contractor of Record Dienstleistung und die Umwandlung von Auftragnehmern in festangestellte Mitarbeiter vor Ort durch unser EOR-Dienstleistung wenn eine Funktion den Rahmen eines Auftragnehmerverhältnisses sprengt.

Wir sind ein führendes EOR-Unternehmen, das seine Dienstleistungen rasch auf wichtige globale Märkte wie die Vereinigten Staaten und das Vereinigte Königreich ausweitet. Mit uns gewinnen Sie daher einen zuverlässigen Partner für Ihre laufenden Geschäftsabläufe und Ihre globale Personalbeschaffung im weiteren Sinne.

Sind Sie bereit, internationale Auftragnehmer einzustellen und zu bezahlen, ohne Compliance-Risiken einzugehen?

Wir werden für jede Einstellung das richtige Modell, den richtigen Auftragnehmer, den Contractor of Record oder den EOR zuordnen.

Häufig gestellte Fragen

Kann ein US-amerikanisches Unternehmen einen ausländischen freiberuflichen Auftragnehmer ohne lokale Niederlassung beauftragen?

Ja. Es ist rechtmäßig und gängige Praxis, ausländische Auftragnehmer direkt und ohne lokale Niederlassung zu beauftragen. Dazu benötigen Sie drei Dinge: die korrekte Einstufung der Arbeitnehmer gemäß den Vorschriften des IRS und den lokalen Bestimmungen, die richtigen Steuerformulare wie beispielsweise das Formular W-8BEN sowie einen vorschriftsmäßigen schriftlichen Vertrag, der den rechtlichen Bestimmungen des Landes des Auftragnehmers entspricht.

Muss ich einem ausländischen Auftragnehmer ein Formular 1099 ausstellen?

Im Allgemeinen nicht, wenn es sich bei dem Auftragnehmer um eine nicht in den USA ansässige Person handelt, die alle Arbeiten außerhalb der Vereinigten Staaten ausführt, da diese Einkünfte aus ausländischen Quellen stammen. In diesem Fall erheben und bewahren Sie stattdessen ein Formular W-8BEN auf. Ein US-Bürger oder in den USA ansässiger Steuerpflichtiger, der im Ausland tätig ist, erhält dennoch ein Formular 1099-NEC, sobald die Zahlungen den Schwellenwert überschreiten.

Wie hoch ist der Schwellenwert für das Formular 1099-NEC für das Jahr 2026?

Im Rahmen des „One Big Beautiful Bill Act“ wurde der Schwellenwert für das Formular 1099-NEC für Zahlungen, die nach dem 31. Dezember 2025 geleistet werden, von 600 Dollar auf 2.000 Dollar angehoben. Die ersten Steuererklärungen für das Jahr 2026 sind Anfang 2027 fällig, und der Schwellenwert wird ab 2027 an die Inflationsrate angepasst. Die Frist am 31. Januar bleibt unverändert.

Wie lässt sich ein internationaler Auftragnehmer am besten bezahlen?

Es gibt keine allgemeingültige Antwort. Passen Sie die Zahlungsmethode an die Höhe und Häufigkeit der Zahlungen sowie an das jeweilige Land an. Wise und Payoneer eignen sich für wiederkehrende Zahlungen in verschiedenen Währungen, Banküberweisungen für große Einmalüberweisungen und Zahlungsplattformen für große Zahlungsvolumina. In einigen Ländern, wie beispielsweise Brasilien und China, ist eine Auszahlung in der Landeswährung praktisch vorgeschrieben; klären Sie dies daher, bevor Sie sich festlegen.

Was geschieht, wenn ich von einem ausländischen Auftragnehmer kein W-8BEN-Formular einhole?

Die US-Steuerbehörde (IRS) schreibt vor, dass Sie standardmäßig 30 % der Zahlung einbehalten müssen. Wenn Sie die Zahlung ohne das Formular vornehmen und die Einbehaltung versäumen, kann die nicht einbehaltene Quellensteuer zu einer Verbindlichkeit Ihres Unternehmens werden. Holen Sie stets ein gültiges W-8BEN-Formular ein, bevor Sie die erste Zahlung an einen ausländischen Auftragnehmer leisten.

Was ist das größte Risiko einer falschen Einstufung bei der Bezahlung ausländischer Auftragnehmer?

Das Risiko ist zweigeteilt. Es gelten US-amerikanische Prüfkriterien wie der „Common-Law“-Test der IRS und das kalifornische Gesetz AB5, ebenso wie das Arbeitsrecht des Heimatlandes des Auftragnehmers, das oft strenger ist. Das Risiko einer Neueinstufung, Steuerrückstände und Sozialleistungen obliegen Ihrem Unternehmen, während ein EOR dieses Risiko vollständig beseitigt.

Wann sollte ich einen Auftragnehmer in einen Arbeitnehmer umwandeln?

Wechseln Sie zu dieser Option, wenn das Auftragsverhältnis bereits besteht, die Person in Ihr Team integriert ist, ausschließlich für Sie arbeitet oder in einem Rechtsgebiet mit strengen Vorschriften tätig ist. Ein Contractor of Record sorgt für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, während ein EOR die Person in einen vollwertigen lokalen Mitarbeiter umwandelt und Ihr Einstufungsrisiko beseitigt.

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