So berechnen Sie Überstundenzuschläge: Ein Leitfaden für Arbeitgeber in den USA

Sind Sie sicher, dass jedem Ihrer Mitarbeiter die Überstunden vergütet werden, auf die er gesetzlich Anspruch hat?

Schon ein einziger falsch eingestufter Arbeitnehmer oder eine einzige falsch berechnete Arbeitswoche kann zu Nachzahlungen, doppelten Schadensersatzansprüchen und einer Prüfung durch das Arbeitsministerium führen. Gemäß dem Fair Labor Standards Act (FLSA) müssen die meisten nicht freigestellten Arbeitnehmer für jede über 40 Stunden hinausgehende Arbeitsstunde in einer Arbeitswoche das 1,5-Fache ihres regulären Stundenlohns erhalten; die genauen Vorschriften variieren jedoch je nach Bundesstaat und ändern sich von Jahr zu Jahr.

In diesem Leitfaden wird erläutert, wie die Überstundenvergütung in den Vereinigten Staaten funktioniert, wie man sie korrekt berechnet, was der neue steuerliche Abzug für Überstunden auf Bundesebene für das Jahr 2026 bedeutet und wie Sie angesichts der sich ständig ändernden Rechtslage die gesetzlichen Vorschriften einhalten können.

Was versteht man unter Überstundenvergütung, und wer hat in den USA Anspruch darauf?

Überstundenvergütung ist der Lohnzuschlag, den US-Arbeitgeber ihren nicht freigestellten Mitarbeitern für Arbeitsstunden zahlen müssen, die über 40 Stunden in einer einzelnen Arbeitswoche hinausgehen; dieser wird gemäß dem FLSA auf mindestens das 1,5-Fache des regulären Stundenlohns des Mitarbeiters festgelegt. Anspruchsberechtigt sind ausschließlich nicht freigestellte Mitarbeiter; Angestellte, die die Kriterien hinsichtlich Gehalt und Aufgabenbereich erfüllen, gelten als freigestellt und haben keinen Anspruch auf Überstundenvergütung.

Überstunden werden zusätzlich zu Ihren sonstigen Vergütungsverpflichtungen gezahlt, vom Grundlohn bis hin zu bezahlter Urlaub, daher ist eine korrekte Einstufung die Grundlage für jede korrekte Gehaltsabrechnung.

Bevor Sie auch nur eine einzige Stunde berechnen können, müssen Sie genau wissen, wo die Grenze für die Befreiung liegt.

Was ist der Unterschied zwischen „exempt“ und „non-exempt“ Beschäftigten?

Nicht freigestellte Arbeitnehmer haben Anspruch auf Überstundenvergütung; freigestellte Arbeitnehmer hingegen nicht. Um als freigestellt zu gelten, muss ein Arbeitnehmer auf Gehaltsbasis bezahlt werden, mindestens den bundesweiten Gehaltsschwellenwert verdienen und entsprechende Aufgaben wahrnehmen. Wer auch nur eine dieser Voraussetzungen nicht erfüllt, gilt als nicht freigestellt und hat Anspruch auf Überstundenvergütung.

Das FLSA sieht eine begrenzte Anzahl von Ausnahmeregelungen für Angestellte vor:

• Führungskraft: Mitarbeiter, die das Unternehmen oder eine Abteilung leiten und mindestens zwei Festangestellte führen.
• Verwaltung: Büro- oder nicht-manuelle Tätigkeiten im Rahmen des Geschäftsbetriebs, die eigenständiges Urteilsvermögen erfordern.
• Beruflich: Berufe, die fortgeschrittene Fachkenntnisse erfordern, wie beispielsweise Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer und Ingenieure.
• Außendienst: Mitarbeiter, die regelmäßig außerhalb des Betriebsgeländes des Arbeitgebers im Außendienst tätig sind.
• Bestimmte Mitarbeiter im IT-Bereich: bestimmte IT-Positionen, die die Anforderungen hinsichtlich des Gehalts oder des Stundenlohns erfüllen.

Sollte eine Funktion nicht eindeutig einer dieser Kategorien zuzuordnen sein und die Gehaltsvoraussetzungen nicht erfüllen, behandeln Sie den Arbeitnehmer als nicht freigestellt. Die gleiche Vorsicht gilt für eine falsch eingestufte 1099-Auftragnehmer, was dieselbe Haftung nach sich ziehen kann.

Sobald Sie wissen, wer die Voraussetzungen erfüllt, besteht der nächste Schritt darin, den Zeitraum festzulegen, für den die 40-Stunden-Grenze gilt.

Wie wird die Arbeitswoche im Hinblick auf Überstunden definiert?

Eine Arbeitswoche ist ein fester, wiederkehrender Zeitraum von 168 Stunden oder sieben aufeinanderfolgenden 24-Stunden-Tagen. Sie kann an einem beliebigen Tag und zu einer beliebigen Uhrzeit beginnen, muss jedoch stets einheitlich sein. Überstunden werden stets pro Arbeitswoche berechnet und niemals über zwei Wochen oder einen Abrechnungszeitraum gemittelt.

Diese Unterscheidung ist vor allem bei einem zweiwöchentlicher Abrechnungszeitraum, wobei jede der beiden Arbeitswochen weiterhin für sich betrachtet wird.

Nachdem die Anspruchsvoraussetzungen und die Wochenarbeitszeit geklärt sind, können Sie sich nun den Gesetzen zuwenden, in denen die Sätze festgelegt sind.

Welche Bundes- und Landesgesetze regeln die Vergütung von Überstunden?

In den USA regeln zwei Rechtsebenen die Vergütung von Überstunden. Das FLSA legt die bundesweit geltende Mindestregelung fest, und die einzelnen Bundesstaaten können darüber hinaus strengere Schutzbestimmungen erlassen. Wenn sich die Bundes- und die einzelstaatlichen Vorschriften unterscheiden, müssen Sie diejenige Regelung befolgen, die für den Arbeitnehmer günstiger ist.

Beginnen Sie mit der bundesweiten Basislinie.

Was sieht das Gesetz über faire Arbeitsnormen (Fair Labor Standards Act, FLSA) vor?

Die Das FLSA schreibt vor, dass Das 1,5-Fache des regulären Stundenlohns für Arbeitsstunden, die über 40 Stunden pro Woche hinausgehen, legt Standards für die Aufzeichnungspflicht fest und definiert, wer von der Regelung ausgenommen ist. Ab Juli 2026 beträgt die bundesstaatliche Gehaltsschwelle für die Ausnahmeregelung für Führungskräfte, Verwaltungsangestellte und Fachkräfte 684 US-Dollar pro Woche (35.568 US-Dollar pro Jahr), und die Schwelle für hochbezahlte Arbeitnehmer liegt bei 107.432 US-Dollar pro Jahr.

Eine Regelung aus dem Jahr 2024, die eine Anhebung dieser Schwellenwerte vorgesehen hätte, wurde im November 2024 von einem Bundesgericht in Texas für ungültig erklärt, wodurch die Grenzwerte zurückgesetzt auf das Niveau von 2019, und seitdem ist keine Ersatzregel in Kraft getreten. Diese Gehaltsgrenzen gelten unabhängig von den Arbeitgeber-Lohnsteuer Sie schulden dies von jedem Lohn.

Das Bundesrecht ist lediglich der Ausgangspunkt, da viele Bundesländer strengere Anforderungen stellen.

Inwiefern ändern die landesspezifischen Überstundenvorschriften die Regelungen?

Viele Bundesstaaten legen eine höhere Gehaltsschwelle für die Ausnahmeregelung fest, und einige verlangen die Berücksichtigung täglicher Überstunden statt nur wöchentlicher. Sie müssen den Standard anwenden, der dem Arbeitnehmer eine höhere Vergütung einbringt. Die nachstehende Tabelle zeigt die Schwellenwerte für das Jahr 2026, die über dem bundesweiten Mindestwert liegen.

Hier sehen Sie einen Vergleich der Gehaltsgrenzen für das Jahr 2026:

Da die Mindestlöhne der einzelnen Bundesländer maßgeblich in diese Zahlen einfließen, ändern sie sich in den meisten Jahren. Bitte erkundigen Sie sich stets bei der Arbeitsbehörde Ihres Bundeslandes nach dem aktuellen Betrag, bevor Sie die Gehaltsabrechnung durchführen.

In einigen Bundesstaaten sind zudem tägliche Überstunden vorgeschrieben, was nach Bundesrecht nicht der Fall ist. Die häufigsten Beispiele:

• Kalifornien: Das 1,5-Fache des Stundenlohns für die Stunden 8 bis 12 eines Tages, das 2-Fache des Stundenlohns ab der 12. Stunde sowie Überstundenzuschläge am siebten Arbeitstag in Folge.
• Alaska: Das 1,5-Fache des Lohns für Arbeitsstunden, die über 8 Stunden pro Tag hinausgehen, zusätzlich zur wöchentlichen Regelung.
• Colorado: Das 1,5-Fache des Lohns für Arbeitsstunden, die über 12 Stunden an einem Tag hinausgehen.
• Nevada: Tägliche Überstunden nach 8 Arbeitsstunden für Arbeitnehmer, deren Entgelt unter dem 1,5-fachen des staatlichen Mindestlohns liegt.

Da die Vorschriften der einzelnen Bundesländer zusätzlich zum Bundesrecht gelten, kann ein in mehreren Bundesstaaten tätiges Team gleichzeitig mit verschiedenen Überstundenregelungen konfrontiert sein – und genau hier ist eine genaue Lohn- und Gehaltsabrechnung wird unumgänglich.

Nachdem die Regeln nun festgelegt sind, erfahren Sie hier, wie Sie die Berechnungen durchführen.

Wie berechnet man die Überstundenvergütung Schritt für Schritt?

Um die Überstundenvergütung zu berechnen, stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter nicht von der Überstundenregelung ausgenommen ist, legen Sie die Wochenarbeitszeit fest, ermitteln Sie den regulären Stundensatz einschließlich Boni und Provisionen und zahlen Sie dann für jede Stunde, die über 40 Stunden hinausgeht, das 1,5-Fache dieses Satzes. Der reguläre Stundensatz – und nicht der Grundlohn – ist der Wert, den die meisten Arbeitgeber falsch berechnen.

Befolgen Sie diese fünf Schritte für eine vorschriftsmäßige Berechnung:

1. Bestätigen Sie den Status „nicht freigestellt“: Überprüfen Sie, ob der Mitarbeiter die Voraussetzungen für eine Ausnahmeregelung nicht erfüllt und ihm Überstunden zustehen.
2. Die Arbeitswoche reformieren: Wählen Sie einen einheitlichen Zeitraum von 168 Stunden aus und erfassen Sie die Stunden innerhalb dieses Zeitraums.
3. Ermitteln Sie den regulären Tarif: Teilen Sie den wöchentlichen Gesamtlohn, einschließlich nicht diskretionärer Prämien und Provisionen, durch die Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden.
4. Wenden Sie den Multiplikator an: Sie zahlen das 1,5-Fache des regulären Stundensatzes für jede Stunde, die über 40 Stunden hinausgeht, zuzüglich eines etwa höheren landesweiten Tagessatzes.
5. Dokumentieren Sie alles: Bewahren Sie Arbeitszeitnachweise und Lohnabrechnungen mindestens drei Jahre lang auf.

In den Schritten drei und vier werden die Einzelheiten erläutert; daher werden die folgenden Abschnitte anhand eines konkreten Beispiels jeweils einzeln durchgenommen.

Wie legen Sie den regulären Lohnsatz fest?

Der reguläre Stundensatz entspricht dem tatsächlichen Stundenverdienst des Arbeitnehmers für die Woche und muss das Grundgehalt sowie die meisten Zulagen, Provisionen, Schichtzulagen und Leistungsbezogene Gehaltserhöhungen. Bei einem nicht freigestellten Arbeitnehmer teilen Sie das Wochengehalt durch die Anzahl der Stunden, für die es vorgesehen ist.

Ein kurzes Beispiel verdeutlicht die Berechnung:

• Wochenlohn: 800 Dollar
• Gearbeitete Stunden: 45
• Regelsatz: 800 Dollar geteilt durch 45 ergibt 17,78 Dollar pro Stunde

Da Boni und Provisionen den regulären Satz erhöhen, ist deren Nichtberücksichtigung einer der kostspieligsten Fehler; prüfen Sie daher, wie Zulage Faktoren, die sich auf den Zinssatz auswirken.

Wenn ein Mitarbeiter nach mehr als einem Tarif bezahlt wird, ändert sich die Berechnung erneut.

Wie berechnet man Überstunden bei mehreren Vergütungssätzen oder Zulagen?

Wenn ein Mitarbeiter zwei Funktionen mit unterschiedlichen Vergütungssätzen ausübt oder eine nicht diskretionäre Prämie erhält, berechnen Sie die Überstundenvergütung auf der Grundlage eines gemittelten regulären Vergütungssatzes. Addieren Sie alle Vergütungen für reguläre Arbeitszeiten, dividieren Sie diese Summe durch die Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden, um den gemittelten Vergütungssatz zu ermitteln, und zahlen Sie anschließend den Überstundenzuschlag für die Stunden, die über 40 hinausgehen.

Hier finden Sie ein Beispiel für einen Mitarbeiter mit zwei Vergütungssätzen:

• 35 Stunden zu 15 Dollar ergeben 525 Dollar
• 10 Stunden zu 20 Dollar ergeben 200 Dollar
• Insgesamt: 45 Stunden und 725 Dollar als Normalstundenlohn
• Durchschnittssatz: 725 Dollar geteilt durch 45 ergibt 16,11 Dollar
• Überstundenzuschlag: 5 Stunden mal 16,11 $ mal 0,5 ergibt 40,28 $
• Wöchentlicher Gesamtlohn: 725 $ plus 40,28 $ ergibt 765,28 $

Arbeitgeber, die Gesamtvergütung den Großteil der Lohnforderungen sorgfältig vermeiden.

Für festangestellte, nicht von der Überstundenvergütung ausgenommene Mitarbeiter mit wechselnden Arbeitszeiten gilt eine gesonderte Regelung.

Was versteht man unter der Methode der schwankenden Arbeitswoche?

Bei der „Fluctuating Workweek“-Methode können Sie einem festangestellten, nicht von der Überstundenvergütung ausgenommenen Mitarbeiter ein festes Wochengehalt für alle geleisteten Arbeitsstunden zahlen und anschließend einen Halbtagszuschlag für Stunden über 40 hinzurechnen. Dies ist nur zulässig, wenn die Arbeitszeiten tatsächlich schwanken, das Gehalt die reguläre Arbeitszeit für jede Stunde abdeckt und eine klare gegenseitige Vereinbarung besteht.

Ein Beispiel verdeutlicht dies:

• Wochenlohn: 900 Dollar
• Gearbeitete Stunden: 55
• Regulärer Preis: 900 $ geteilt durch 55 ergibt 16,36 $
• Überstundenzuschlag: 15 Stunden mal 16,36 $ mal 0,5 ergibt 122,70 $
• Gesamtvergütung: 900 Dollar plus 122,70 Dollar ergibt 1.022,70 Dollar

Schon eine einzige nicht erfüllte Bedingung kann diese Methode ungültig machen, daher die Lohnabrechnung korrekt durchzuführen Durch den Einsatz einer Software, die den Zinssatz wöchentlich neu berechnet, wird der Großteil des Risikos beseitigt.

Sobald das Gehalt berechnet ist, wirkt sich eine weitere Änderung aus dem Jahr 2026 darauf aus, was tatsächlich im Portemonnaie des Mitarbeiters landet: die Steuer.

Werden Überstundenvergütungen besteuert, und was hat sich durch das Gesetz „Keine Steuern auf Überstunden“ geändert?

Überstundenvergütung ist weiterhin steuerpflichtig, jedoch gilt für das Jahr 2025 Gesetz über einen einzigen großen, umfassenden Gesetzentwurf führte für die Steuerjahre 2025 bis 2028 einen befristeten Einkommensteuerabzug auf den Prämienanteil der anspruchsberechtigten Überstunden ein. Der Abzug gilt für die zusätzliche Hälfte der Überstundenvergütung zum anderthalbfachen Satz, nicht für den gesamten Überstundenlohn, und Sozialversicherungs- sowie Medicare-Abgaben fallen weiterhin auf den gesamten Betrag an.

Der Abzug ist auf 12.500 US-Dollar pro Jahr für Alleinstehende und auf 25.000 US-Dollar für gemeinsam Veranlagte begrenzt und wird schrittweise abgeschafft, sobald das modifizierte bereinigte Bruttoeinkommen 150.000 US-Dollar (Alleinstehende) bzw. 300.000 US-Dollar (gemeinsam Veranlagte) übersteigt. Er gilt ausschließlich für die Bundessteuer, daher ist es hilfreich, die Unterschied zwischen Lohnsteuer und Einkommensteuer bevor Sie es den Mitarbeitern erläutern.

Der neue Freibetrag kommt zu den üblichen hinzu Lohnsteuern Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, vom Lohn Abzüge vorzunehmen.

Für den Mitarbeiter kann diese Veränderung zu Nettogehalt ohne dass sich die Art und Weise, wie Sie den Bruttobetrag der Überstunden berechnen, gemäß den im Januar 2026 veröffentlichten Leitlinien der IRS ändert.

Die Mitarbeiter werden den Vorteil erkennen, sobald das Jahr Abzüge nach Steuern und die Einreichung sind geregelt.

Für Arbeitgeber ändert sich Ihre Berechnung nicht, wohl aber die Darstellung der Überstunden in den Steuerformularen, daher sollten Sie Lohnabzüge und die Berichterstattung muss damit Schritt halten.

Selbst bei klaren Regeln sind eine Handvoll Fehler für die meisten Streitfälle in der Verlängerung verantwortlich.

Was sind die häufigsten Fehler bei der Berechnung von Überstunden?

Die kostspieligsten Fehler im Zusammenhang mit Überstunden sind die falsche Einstufung von Mitarbeitern als „exempt“, das Nichtberücksichtigen von Prämien beim regulären Stundensatz, die ungenaue Zeiterfassung sowie die Nichtbeachtung strengerer landesrechtlicher Vorschriften. Jeder dieser Fehler lässt sich durch ein einheitliches Verfahren und zuverlässige Aufzeichnungen vermeiden.

Achten Sie insbesondere auf diese fünf Fehler:

• Falsche Einstufung von Mitarbeitern: Die Einstufung eines nicht freigestellten Arbeitnehmers als freigestellt, um Überstunden zu vermeiden, ist der mit Abstand häufigste Lohnanspruch.
• Ohne Boni und Provisionen: Der reguläre Lohnsatz muss nichtdiskretionäre Leistungszulagen enthalten, andernfalls wird jede Überstunde unterbezahlt.
• Ungenaue Zeiterfassung: Manuell erstellte Arbeitszeitnachweise lassen Arbeitsstunden unberücksichtigt und führen zu Streitigkeiten, während eine automatisierte Erfassung beide Seiten schützt.
• Missachtung strengerer staatlicher Vorschriften: Die ausschließliche Anwendung der bundesweiten 40-Stunden-Regelung in einem Bundesstaat wie Kalifornien, in dem Überstunden täglich anfallen, führt zu einer Unterbezahlung der Beschäftigten.
• Mittelwertbildung der Stunden über mehrere Wochen hinweg: Überstunden werden pro Arbeitswoche berechnet, daher ist es niemals zulässig, eine Woche mit geringem Arbeitsaufkommen mit einer Woche mit hohem Arbeitsaufkommen zu verrechnen.

Jeder dieser Fälle kann zu Nachzahlungen von Löhnen sowie zu einem gleich hohen Betrag an Vertragsstrafe führen, zusätzlich zu anderen Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung wie Lohnpfändung, und Klagen im Zusammenhang mit Löhnen und Arbeitszeiten gehören zu den kostspieligsten arbeitsrechtlichen Rechtsstreitigkeiten. Ein auf Arbeitsrecht spezialisierter Anwalt drückte es wie folgt aus:

Streitigkeiten im Zusammenhang mit Löhnen und Arbeitszeiten scheinen bei den Sammelklagen im Arbeitsrecht an erster Stelle zu stehen. Diese Art von Klagen sind eine wahre Goldgrube für die Anwälte der Kläger, da Anwaltshonorare hier relativ leichter zu erwirken sind als bei anderen Formen von Wirtschaftsrechtsstreitigkeiten und da möglicherweise pauschalierte Schadensersatzzahlungen vorgesehen sind.

Charles Krugel, Arbeitsrechtsanwalt, zitiert von SHRM.

Die wirtschaftlichen Zusammenhänge sind einfach, wie ein anderer Arbeitsrechtsanwalt zusammenfasste:

Ein Dollar, der für Risikomanagement und Compliance ausgegeben wird, ist besser als ein Dollar, der für die Beilegung einer Sammelklage aufgewendet wird.

Gerald Maatman Jr., Seyfarth Shaw, zitiert von SHRM.

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