Lohnabrechnung für Selbstständige: Leitfaden zum Formular 1099 + Vorlage

Erhalten freiberufliche Dienstleister Lohnabrechnungen? Das ist die erste Frage, mit der die meisten Freiberufler und die Unternehmer, die sie beauftragen, konfrontiert werden, und die Antwort überrascht beide Seiten.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, was eine Gehaltsabrechnung für Selbstständige ist, welche Angaben darin enthalten sein müssen, wie man sie erstellt, wo Sie eine kostenlose Vorlage finden und worin der Unterschied zu einer Gehaltsabrechnung für Angestellte, einer Rechnung und der Lohnabrechnung für Auftragnehmer besteht.

Wer gilt als selbstständiger Auftragnehmer, und erhalten diese Personen Gehaltsabrechnungen?

Ein unabhängiger Auftragnehmer ist eine selbstständige Person, die im Rahmen eines Vertrags und nicht als Angestellter Dienstleistungen für einen Auftraggeber erbringt und dabei selbst bestimmt, wie und wann die Arbeit ausgeführt wird. Im Gegensatz zu festangestellten Mitarbeitern, die W-2-Lohnabrechnungen erhalten, bekommen sie keine solchen Unterlagen von ihren Auftraggebern. Stattdessen erstellen sie ihre eigenen Unterlagen, um jede Zahlung zu dokumentieren.

Zu den Selbstständigen zählen Softwareentwickler und Designer ebenso wie Berater, Autoren und Gig-Worker. Da kein Arbeitgeber die Lohnabrechnung für sie übernimmt, gibt es weder eine automatische Gehaltsabrechnung noch einen Steuerabzug oder eine Aufstellung der Sozialleistungen.

Der Auftragnehmer ist für die Erfassung seiner Einnahmen, die Einbehaltung von Steuern und die Führung von Aufzeichnungen verantwortlich – ein Status, den die IRS in ihrer Definition eines selbstständiger Auftragnehmer.

Eine selbst erstellte 1099-Lohnabrechnung schließt diese Lücke; falls Ihnen der Begriff selbst noch unbekannt ist, finden Sie in unserer Erklärung zu Was ist ein 1099-Auftragnehmer? behandelt die Grundlagen. Und wenn Sie sich nicht sicher sind, ob es sich bei einem Arbeitnehmer um einen Auftragnehmer oder einen Angestellten handelt, finden Sie den vollständigen Test in unserem Leitfaden unter Selbstständiger Auftragnehmer vs. Arbeitnehmer.

Kurz gesagt: Die Gestaltung der Gehaltsabrechnung liegt ganz bei Ihnen, was natürlich die Frage aufwirft, was eine solche eigentlich ist.

Was ist eine Gehaltsabrechnung für Selbstständige?

Eine Gehaltsabrechnung für Selbstständige ist ein selbst erstelltes Dokument, in dem festgehalten wird, was ein Auftraggeber Ihnen für ein bestimmtes Projekt oder einen bestimmten Abrechnungszeitraum gezahlt hat. Sie wird auch als 1099-Gehaltsabrechnung, Gehaltsabrechnung für Auftragnehmer oder Gehaltsabrechnung für Selbstständige bezeichnet. Im Gegensatz zu einer Gehaltsabrechnung für Angestellte gibt sie vor allem den Bruttobetrag ohne abgezogene Steuern an.

Die Bezeichnung „1099“ stammt vom Formular 1099-NEC, dem Steuerformular, mit dem Auftraggeber Ihre Jahreseinkünfte an die US-Steuerbehörde IRS melden. Eine Lohnabrechnung für Auftragnehmer erfasst eine einzelne Zahlungstransaktion in einem übersichtlichen, leicht verständlichen Format. Es gibt keine vom Arbeitgeber einbehaltenen Steuern, keine Abzüge für Sozialversicherung oder Medicare und keine Zeilen für Sozialleistungen, was das Gegenteil dessen ist, wie es bei einem Angestellten funktioniert W-2-Arbeitnehmer.

Der auf dem Lohnzettel angegebene Betrag entspricht in der Regel dem Betrag, der auf Ihrem Bankkonto gutgeschrieben wird. Wenn Sie mehr über die Unterschiede zwischen Selbstständigkeit und einer Festanstellung erfahren möchten, lesen Sie unsere Übersicht über Status als Selbstständiger im Vergleich zum Status als freier Auftragnehmer.

Nachdem die Definition nun klar ist, fragen sich Gründer als Nächstes, ob das Gesetz jemanden dazu verpflichtet, eine solche auszustellen.

Ist eine 1099-Lohnabrechnung gesetzlich vorgeschrieben?

Es gibt kein Bundesgesetz, das einen Auftraggeber oder Auftragnehmer dazu verpflichtet, für 1099-Tätigkeiten eine Lohnabrechnung auszustellen. Weder das Fair Labor Standards Act noch eine Vorschrift der IRS schreibt dies vor. Was die IRS jedoch verlangt, ist etwas anderes: Jedes Unternehmen, das einen Auftragnehmer bezahlt, 600 Dollar oder mehr im Jahr müssen das Formular 1099-NEC einreichen und dem Auftragnehmer bis zum 31. Januar des Folgejahres eine Kopie zukommen lassen. Diese Meldepflicht ist nicht mit einer Gehaltsabrechnung gleichzusetzen.

Einige wenige Bundesstaaten haben Vorschriften zur Dokumentation für Auftragnehmer erlassen, auf die wir weiter unten eingehen; abgesehen davon ist eine Gehaltsabrechnung jedoch eher eine Erleichterung als eine gesetzliche Verpflichtung. Diese Erleichterung ist die wenigen Minuten, die sie in Anspruch nimmt, durchaus wert, da sie die Steuererklärung, Kreditanträge und die Beilegung von Streitigkeiten erheblich vereinfacht.

Unternehmen sind gesetzlich nicht verpflichtet, Auftragnehmern einen Zahlungsbeleg auszuhändigen, doch viele tun dies dennoch; wenn Sie Zahlungen in großem Umfang abwickeln, bietet unser Zahlungen an Auftragnehmer Die Übersicht zeigt, wie einwandfreie Unterlagen beide Seiten schützen.

Betrachten Sie die Lohnabrechnung also eher als eine kluge Verwaltungsmaßnahme denn als eine Vorschrift, und der Nutzen wird deutlich, sobald Sie erkennen, warum Auftragnehmer sie aufbewahren.

Warum sollten Sie die Gehaltsabrechnungen von freiberuflichen Auftragnehmern aufbewahren?

Das Aufbewahren von Gehaltsabrechnungen bietet Auftragnehmern die finanziellen Belege, die normalerweise von der Lohnbuchhaltung eines Arbeitgebers bereitgestellt werden. Fundierte Unterlagen gewährleisten eine korrekte Steuererklärung, dienen als Einkommensnachweis bei Kreditanträgen, ermöglichen eine schnelle Klärung von Zahlungsstreitigkeiten und belegen eine stabile Einkommensentwicklung. Für die Unternehmen, die Auftragnehmer bezahlen, vereinfachen dieselben Unterlagen Prüfungen und die Budgetplanung.

Hier erfahren Sie, warum sich eine konsequente Buchführung auszahlt:

• Einkommensnachweis: Kreditgeber, Vermieter und Kreditberater akzeptieren selbst erstellte Gehaltsabrechnungen als Einkommensnachweis, insbesondere in Verbindung mit Kontoauszügen und Steuererklärungen des Vorjahres. Eine regelmäßige Abfolge von Gehaltsabrechnungen zeugt ebenso wie ein Gehaltsscheck eines Angestellten von Einkommensstabilität, was bei Hypotheken, Mietverträgen, Autokrediten und Kreditanträgen von Bedeutung ist.
• Korrekte Steuererklärung: Anhand von Gehaltsabrechnungen können Sie das Bruttoeinkommen und die geschätzten Steuern über das Jahr hinweg nachverfolgen und anschließend mit den Formularen 1099-NEC abgleichen, die Kunden im Januar einreichen. Werden Unstimmigkeiten frühzeitig erkannt, lassen sich Strafen wegen zu geringer Zahlungen und eine Überprüfung durch die Steuerbehörde vermeiden.
• Streitbeilegung: Wenn ein Kunde einen Betrag oder ein Datum beanstandet, sorgt ein datierter Belegabschnitt, der mit der Rechnung verknüpft ist, für eine schnelle Klärung und sorgt für eine reibungslose Geschäftsbeziehung. Das Gleiche gilt, wenn Sie Zahlungen an Freiberufler auf mehrere Personen gleichzeitig.
• Finanzielle Transparenz und Verwaltung: Übersichtliche Abrechnungen bieten beiden Seiten einen klaren Überblick über die Zahlungen, unterstützen die Budgetplanung und vereinfachen den Jahresabschluss für Auftragnehmer, die nicht über eine eigene Lohnbuchhaltung verfügen.

Ein 1099-Lohnzettel dient als Einkommensnachweis, da er die aktuellen, nachprüfbaren Einkünfte pro Zahlungszeitraum sowie die Summen seit Jahresbeginn ausweist – genau jene Zahlen, anhand derer Kreditprüfer ein stabiles Einkommen bestätigen. Außerdem enthält er Angaben, die ein Kontoauszug allein nicht liefert, wie beispielsweise die erbrachte Dienstleistung und den zahlenden Kunden.

Einfach ausgedrückt: Ein guter Beleg macht den Unterschied zwischen einem sekundenschnellen Einkommensnachweis und einer mühsamen Rekonstruktion unter Zeitdruck.

Wie sieht eine Gehaltsabrechnung für einen Selbstständigen aus?

Ein 1099-Lohnzettel ist einfacher aufgebaut als ein Lohnzettel für Arbeitnehmer. Er enthält keine Zeilen zu Quellensteuern, keine Abzüge für Sozialleistungen und keine vom Arbeitgeber verwalteten Rentenbeiträge. Lohnbuchhaltungsdienstleister. In der Regel handelt es sich um ein einseitiges Dokument mit einem Kopfbereich oben, einer Tabelle mit Leistungen und Bezügen in der Mitte und einer Zusammenfassung der Gesamtbeträge unten.

Diese Vorlage dient lediglich als Orientierungshilfe. Sie stellt kein rechtsverbindliches Dokument dar und ersetzt weder Rechnungen noch das Formular 1099-NEC noch die für Ihre Steuererklärung erforderlichen Buchhaltungsunterlagen.

Wenn man die Struktur des Dokuments im Blick hat, besteht der nächste Schritt darin, herauszufinden, welche Felder wirklich von Bedeutung sind.

Was sind die wesentlichen Bestandteile einer Gehaltsabrechnung für Selbstständige?

Nachdem ich das weltweite Onboarding für Wisemonk Bei der Auswertung von über 300 Unternehmen haben wir festgestellt, dass drei oder vier Felder bei der Prüfung einer Gehaltsabrechnung den größten Stellenwert haben: die Steueridentifikationsnummer (EIN) des Kunden, der Abrechnungszeitraum, der Bruttobetrag und die Summe seit Jahresbeginn. Die übrigen Felder dienen lediglich der Ergänzung. Eine vollständige Gehaltsabrechnung für Freiberufler sollte die folgenden Felder enthalten.

• Angaben zum Auftragnehmer: Vollständiger Name, ggf. Firmenname, Postanschrift und Steuer-ID. Verwenden Sie nach Möglichkeit eine EIN; falls Sie eine SSN verwenden müssen, schwärzen Sie alle Ziffern bis auf die letzten vier.
• Kundeninformationen (wichtig): Der offizielle Name, die Anschrift und die EIN des Unternehmens. Dadurch ist der Auszug für einen Kreditgeber überprüfbar.
• Zahlungszeitraum: Die Start- und Enddaten der erbrachten Leistungen, entsprechend Ihrer Rechnung.
• Zahlungsdatum: Das tatsächliche Datum, an dem der Betrag auf Ihrem Konto eingegangen ist.
• Beschreibung der Dienstleistungen: Eine konkrete Zusammenfassung der Arbeit, beispielsweise des Projekts, des Arbeitsergebnisses oder der Arbeitsstunden.
• Vergütung: Stundensatz mit Angabe der geleisteten Arbeitsstunden oder ein Pauschalhonorar für das Projekt.
• Bruttogehalt: Gesamtgewinn vor etwaigen Anpassungen.
• Abzüge und Erstattungen: Alle Plattformgebühren, Aufwendungen, Prämien oder vertraglichen Anpassungen, übersichtlich aufgeführt.
• Nettolohn: Der endgültige Auszahlungsbetrag, der bei Auftragnehmern in der Regel dem Bruttobetrag entspricht.
• Gesamtwerte seit Jahresbeginn (YTD) (wichtig): Eine laufende Summe der Beträge, die dieser Kunde Ihnen in diesem Jahr gezahlt hat; unerlässlich für Steuerzwecke und zur Einkommensnachweis.
• Rechnungs- und Bestellnummer: Die Rechnungsnummer sowie, falls der Kunde eine solche verwendet, die Bestellnummer verknüpfen den Beleg mit dem Vertrag.
• Optional, aber nützlich: Zahlungsmethode (Überweisung, ACH, PayPal, Stripe), ein Firmenlogo und ein kurzer Hinweis, dass keine Steuern einbehalten wurden.

Wenn Sie dies nicht für sich selbst, sondern für eine Gruppe von Personen erledigen, ist unser Contractor of Record Der Dienst sorgt dafür, dass diese Felder bei jeder Zahlung einheitlich ausgefüllt werden. Wenn Sie diese Felder korrekt ausfüllen, hält der Zahlungsbeleg jeder Prüfung durch einen Kreditgeber oder Wirtschaftsprüfer stand.

Welche Begriffe auf Ihrer Gehaltsabrechnung sollten Sie kennen?

Einige Begriffe tauchen auf fast jeder Gehaltsabrechnung für Selbstständige auf, und wenn Sie diese kennen, sorgen Sie für korrekte Unterlagen. Die vier wichtigsten sind Bruttolohn, Nettolohn, Jahresgesamtbeträge und die Steuerzeilen, die sich anders verhalten als bei Angestellten. In unserem HR-Glossar.

• Bruttogehalt: Der gesamte in Rechnung gestellte und bezahlte Betrag vor etwaigen Anpassungen.
• Nettolohn: Der Betrag, den Sie tatsächlich erhalten haben. Bei den meisten 1099-Tätigkeiten entspricht dies dem Bruttobetrag, da keine Abzüge vorgenommen werden.
• Seit Jahresbeginn (YTD): Ihre kumulierten Einnahmen von einem Kunden für das Kalenderjahr – diese Zahl prüfen Kreditgeber als Erstes, und diese sollten Sie mit dem Formular 1099-NEC abgleichen.
• Steuerabzüge: Auf einer Lohnabrechnung für Auftragnehmer wird vom Auftraggeber kein Betrag einbehalten. Sie legen das Geld für die vierteljährlichen Steuervorauszahlungen selbst beiseite. Wenn Sie auf der Lohnabrechnung einen geschätzten Betrag vermerken, kennzeichnen Sie diesen deutlich als „nur zur Nachverfolgung, nicht einbehalten“.
• Steuer für Selbstständige: Der Gesamtbeitrag zur Sozialversicherung und zu Medicare, den ein Auftragnehmer vollständig zu tragen hat und der derzeit 15,3 % beträgt, wird im Folgenden ausführlich erläutert.

Sobald man mit diesen Begriffen vertraut ist, ist die Erstellung des Stubs selbst größtenteils reine Routine.

Wie erstellt man eine Gehaltsabrechnung für einen freiberuflichen Auftragnehmer?

Aus unserer Erfahrung bei der Abwicklung von Gehaltsabrechnungen im Wert von über 20 Millionen Dollar bei Wisemonk wissen wir: Wie Sie Ihre erste Gehaltsabrechnung gestalten, entscheidet darüber, ob die Steuererklärung dreißig Minuten oder dreißig Stunden in Anspruch nimmt.

Der Arbeitsablauf ist ganz einfach: Wählen Sie ein Format aus, stellen Sie Ihre Daten zusammen, geben Sie die Daten genau an, beschreiben Sie die Arbeit detailliert, ordnen Sie die Einnahmen der Reihe nach an, fügen Sie die Summen seit Jahresbeginn hinzu, überprüfen Sie das Dokument und speichern Sie es als PDF. Stellen Sie sicher, dass alle Daten korrekt sind, bevor Sie die Vorlage bearbeiten.

Schritt 1: Wählen Sie Ihr Format entsprechend dem Kundenvolumen aus

Wenn Sie pro Jahr 1 bis 5 Kunden Rechnungen stellen, reicht eine manuelle Vorlage in Google Sheets oder Excel aus. Bei 5 bis 15 Kunden sparen Sie mit einer einfachen Rechnungsplattform Zeit. Bei mehr als 15 Kunden sollten Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden oder die Verwaltung Ihrer Auftragnehmer auslagern. Im nächsten Abschnitt werden die einzelnen Optionen behandelt.

Schritt 2: Sammeln Sie zunächst Ihre Informationen

Halten Sie Ihren offiziellen Namen, Ihren Firmennamen, Ihre Adresse und Ihre Steuernummer bereit; den Namen, die EIN-Nummer und die Adresse des Kunden; die unterzeichnete Vereinbarung oder Leistungsbeschreibung; die Rechnungsnummer; die Zahlungsbestätigung der Bank oder des Zahlungsdienstleisters; Ihren Gesamtumsatz seit Jahresbeginn für diesen Kunden; sowie etwaige Erstattungen oder Gebühren. Legen Sie für jeden Kunden einen eigenen Ordner an.

Schritt 3: Legen Sie den Zeitraum und das Zahlungsdatum genau fest

Stimmen Sie den Zahlungszeitraum auf dem Lohnzettel genau mit dem Rechnungszeitraum ab. Legen Sie als Zahlungsdatum den Tag fest, an dem der Betrag eingegangen ist, und nicht den Tag, an dem der Kunde angibt, gezahlt zu haben. Kreditgeber gleichen diese Angaben mit den Einzahlungsbelegen ab, und bereits eine Abweichung von einem Tag wirft Fragen auf, die Sie beantworten müssen.

Schritt 4: Beschreiben Sie die Dienstleistungen so, als würde ein Wirtschaftsprüfer den Text lesen

Ersetzen Sie „erbrachte Leistungen“ durch eine konkrete Angabe, beispielsweise „Strategische Beratung, 25 Stunden zu 200 $ pro Stunde, gemäß Leistungsbeschreibung vom 14. September 2025“. Jede Zahl hat dann eine Quelle, was ein Versicherer sehen möchte.

Schritt 5: Geben Sie die Einkünfte in der richtigen Reihenfolge ein

Geben Sie zunächst den Bruttobetrag an, dann etwaige zusätzliche Einkünfte oder Erstattungen, anschließend die Abzüge und schließlich den endgültigen Auszahlungsbetrag. Wenn Brutto- und Nettobetrag übereinstimmen, ist dies bei 1099-Tätigkeiten üblich; die Zeilen dienen lediglich dazu, die Berechnung sichtbar zu machen. Bezeichnen Sie einen geschätzten Steuerbetrag niemals als „einbehalten“.

Schritt 6: Summen seit Jahresbeginn hinzufügen und abgleichen

Anhand der Gesamtbeträge seit Jahresbeginn können Sie die Zahlungen jedes Kunden mit dem Formular 1099-NEC abgleichen, das dieser im Januar ausstellt. So erkennen Sie etwaige Unstimmigkeiten bereits jetzt und nicht erst im April. Drei aufeinanderfolgende Gehaltsabrechnungen, die konstante Einkünfte seit Jahresbeginn ausweisen, haben bei einem Kreditgeber mehr Gewicht als eine einzelne Momentaufnahme.

Schritt 7: Korrekturlesen, speichern und archivieren

Vergleichen Sie beide Steuernummern, das Zahlungsdatum mit Ihrem Kontoauszug, den Brutto- und Nettobetrag auf den Cent genau sowie die Schreibweise beider Firmennamen. Speichern Sie die Datei als PDF (nicht als bearbeitbare Datei) unter einem einheitlichen Namen wie „YYYY-MM_Kundenname_Stub.pdf“ und bewahren Sie sie sieben Jahre lang auf.

Was den Zeitpunkt betrifft, gibt es keine feste Regel dafür, wie oft ein Stub erstellt werden sollte. Erstellen Sie jedes Mal einen, wenn Sie eine Zahlung erhalten – sei es wöchentlich, alle zwei Wochen, halbmonatlich, monatlich oder pro Projekt – und passen Sie dies Ihrem Abrechnungsrhythmus an.

Das Erstellen des Buchungsbelegs noch am selben Tag, an dem die Zahlung eingegangen ist, ist der entscheidende Schritt, um Ihre Buchhaltung übersichtlich zu halten. Wenn Sie dies lieber nicht selbst erledigen möchten, bietet unser Gehaltsrechner und der Rest unseres kostenlose Tools Wir übernehmen die Berechnungen für Sie. Befolgen Sie diese Anleitung einmal, und jeder weitere Stub ist in wenigen Minuten erledigt.

Wo kann man eine kostenlose Vorlage oder einen Generator für Gehaltsabrechnungen finden?

Es gibt drei praktische Möglichkeiten, eine Lohnabrechnung für Freiberufler zu erstellen: eine kostenlose Vorlage zum Ausfüllen von Hand, einen Online-Lohnabrechnungsgenerator oder eine Buchhaltungssoftware. Die richtige Wahl hängt davon ab, wie viele Kunden Sie abrechnen und wie oft Sie eine Lohnabrechnung benötigen. Alle drei Methoden führen zu demselben, einheitlichen Dokument; der Unterschied liegt darin, inwieweit die Berechnungen und die Formatierung automatisiert sind.

• Kostenlose Vorlage für ein Handbuch (Google Tabellen oder Excel): Ideal für 1 bis 5 Kunden pro Jahr. Sie haben die volle Kontrolle und es kostet Sie nichts. Eine gute Vorlage für Auftragnehmer bietet Platz für Unternehmens- und Auftragnehmerdaten, Rechnungs- und Bestellnummern, eine Aufstellung der Einzelposten mit Stundensatz und Arbeitsstunden, ein Feld für Abzüge sowie eine Spalte für den Jahresverlauf.
• Online-Generator für Gehaltsabrechnungen: Ein Generator erstellt innerhalb weniger Minuten einen sauberen Lohnzettel und übernimmt automatisch Datumsberechnungen, Steuerhinweise und Jahresgesamtbeträge. Dies eignet sich für gelegentliche, einmalige Anforderungen. Viele Anbieter stellen den ersten Lohnzettel kostenlos zur Verfügung und berechnen dann einige Dollar pro zusätzlichem Lohnzettel, was teuer werden kann, wenn Sie Dutzende davon pro Jahr erstellen.
• Buchhaltungssoftware: Programme wie QuickBooks Self-Employed, FreshBooks oder Wave erstellen Abrechnungsbelege auf der Grundlage der von Ihnen bereits erfassten Einnahmen. Die integrierten Funktionen für Datumsangaben und Steuern machen sich bezahlt, wenn Sie Lohn- und Gehaltsabrechnung oder Zahlungen an Auftragnehmer bei vielen Kunden in regelmäßigen Abständen. Ausführlichere Leitfäden zur Vergütung eines verteilten Teams finden Sie in unserem Leitfäden und Handbücher.

Unabhängig davon, für welchen Weg Sie sich entscheiden, sollte das Dokument für jeden, der es prüft, gleich aussehen.

Wie erstellt man eine Lohnabrechnungsvorlage, die sich bewährt?

Eine zuverlässige Vorlage wandelt Eingaben in einen Entwurf um, der bei Kreditgebern oder Wirtschaftsprüfern stets den Anforderungen entspricht. Zwei Gestaltungsregeln erledigen den Großteil der Arbeit: Trennen Sie statische Felder (Ihr Firmenname, Steuer-ID, Kundenliste) von dynamischen Feldern (Daten, Beträge, Dienstleistungen) und berechnen Sie alle Zahlen, die sich ableiten lassen, anstatt sie einzugeben. Das verhindert Tippfehler und sorgt für einheitliche Belege.

Bei einer Google-Tabellen-Version gestalten Sie das Layout von oben nach unten: eine Titelzeile, einen Identifikationsblock mit Angaben zu Kunde und Auftragnehmer, eine Zeile für den Abrechnungszeitraum, eine Leistungstabelle mit Beschreibung, Stundensatz, Stunden und Betrag, gefolgt von Bruttosumme, Erstattungen, Abzügen, Endbetrag und einer Zeile für den Jahreslauf, abschließend mit einem kurzen Hinweis zur Compliance. Halten Sie die Breite auf 6 bis 7 Spalten, damit die Tabelle auf eine Seite gedruckt wird.

Vier Formeln übernehmen die Berechnungen automatisch: Multiplizieren Sie den Stundensatz mit den Stunden für jede Einzelposition, addieren Sie die Einzelpositionen zum Bruttobetrag, addieren Sie den Bruttobetrag zu den Erstattungen und ziehen Sie die Abzüge ab, um den Endbetrag zu erhalten, und führen Sie die kumulierten Beträge manuell, damit Sie jedes Mal den vorherigen Lohnzettel einsehen können.

Formatieren Sie die Dollarsäulen auf zwei Dezimalstellen, heben Sie die Brutto- und Endzeilen fett hervor, verwenden Sie eine einheitliche, neutrale Schriftart und legen Sie den Druckbereich auf eine Seite fest. Fügen Sie eine Datenüberprüfung hinzu, damit die Datumsangaben gültig sind und das Zahlungsdatum am oder nach dem Periodenende liegt.

Bevor Sie sich darauf verlassen, führen Sie einen Test mit einem bekannten Beispiel durch (zum Beispiel 100 $ bei 10 Stunden, zuzüglich einer Erstattung von 50 $, abzüglich einer Gebühr von 25 $, was netto 1.025 $ ergeben sollte) und exportieren Sie eine Test-PDF-Datei, um sicherzustellen, dass auf Mobilgeräten nichts abgeschnitten wird.

Um zu ermitteln, was eine Zahlung Sie tatsächlich kostet, können Sie unseren Rechner für Personalkosten und die EOR-Rechner im Vergleich zum Unternehmensrechner.

Wenn Sie das System einmal nach diesen Regeln aufbauen, wird es schwierig, versehentlich einen fehlerhaften Stub zu erstellen.

Inwiefern unterscheidet sich eine 1099-Abrechnung von einer Gehaltsabrechnung für Angestellte?

Ein 1099-Beleg und ein Lohnzettel sehen ähnlich aus, dienen jedoch unterschiedlichen steuerlichen Zwecken. Der wesentliche Unterschied besteht darin, wer für die Abrechnung der Steuern zuständig ist. Ein Arbeitgeber behält Bundes-, Landes-, Sozialversicherungs- und Medicare-Quellensteuern vom Lohn eines Arbeitnehmers ein und meldet diese auf einem W-2-Formular. Ein Auftragnehmer erhält den vollen Betrag ohne Abzüge, kümmert sich selbst um seine Steuern und gleicht diese anhand eines 1099-NEC-Formulars ab.

Bei Angestellten werden die Steuern automatisch einbehalten. Freiberufler zahlen vierteljährliche Steuervorauszahlungen und müssen zusätzlich zur regulären Einkommensteuer eine Selbstständigensteuer entrichten. Weitere Informationen zum Thema Formalitäten finden Sie in unserem Leitfaden, in dem die Formulare miteinander verglichen werden W-9 vs. W-2, und was als W-2-Arbeitnehmer.

Nur wenn Sie diese Aufteilung kennen, können Sie Ihre Steuerplanung und Ihre Gehaltsabrechnung korrekt gestalten.

Inwiefern unterscheidet sich eine Lohnabrechnung für Freiberufler von einer Rechnung und von der Gehaltsabrechnung?

Eine Gehaltsabrechnung, eine Rechnung und die „Lohnabrechnung für Auftragnehmer“ sind drei verschiedene Dinge. Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung, die Sie versenden, bevor Sie bezahlt werden. Eine Gehaltsabrechnung ist ein Zahlungsbeleg, der erstellt wird, nachdem das Geld überwiesen wurde. Die Lohnabrechnung für Auftragnehmer ist der übergeordnete Prozess, den ein Unternehmen nutzt, um zahlreiche Auftragnehmer zu bezahlen, Formulare auszustellen und die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten.

Eine Rechnung besagt: „Das habe ich geleistet, und das schulden Sie mir.“ Ein Lohnzettel besagt: „Dies wurde an diesem Datum für diese Arbeit bezahlt“, und enthält zudem Ihre Gesamtbeträge seit Jahresbeginn. Kreditgeber und Wirtschaftsprüfer verlangen beides sowie den Kontoauszug, aus dem die Geldbewegungen hervorgehen.

Die Faustregel lautet: Zuerst die Rechnung stellen, dann die Zahlung einziehen und schließlich am Tag des Zahlungseingangs die Gehaltsabrechnung erstellen. Wenn Sie den gesamten Prozess von Anfang bis Ende abbilden möchten, finden Sie weitere Informationen dazu in unserem Leitfaden unter So stellen Sie Auftragnehmer ein und bezahlen sie.

Im geschäftlichen Kontext bezieht sich der Begriff „Lohnabrechnung für Auftragnehmer“ darauf, wie ein Unternehmen die Zahlungen an mehrere Auftragnehmer verwaltet und welche Unterlagen die Compliance belegen; dies ist eine umfassendere Aufgabe, die von einem Agent of Record als jeder einzelne Stub.

Bewahren Sie alle drei Dokumente auf, dann ist Ihre Einkommensdarstellung wasserdicht.

Wie funktionieren Steuern und Sozialabgaben für Selbstständige?

Selbstständige zahlen ihre Steuern selbst, da die Auftraggeber keine Abzüge vornehmen. Sie müssen die reguläre Einkommensteuer sowie die Quellensteuer zahlen. Selbstständigensteuer in Höhe von 15,3 %, was 12,4 % für die Sozialversicherung und 2,9 % für Medicare entspricht – also den Gesamtanteil, den ein Arbeitgeber normalerweise zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufteilen würde. Sie zahlen diesen Betrag selbst in vierteljährlichen Raten.

Erstellen vorläufige Steuerzahlungen unter Verwendung des Formulars 1040-ES, das in der Regel am 15. April, 15. Juni, 15. September und 15. Januar fällig ist. Es ist gängige Praxis, etwa 25 % bis 30 % jeder Zahlung auf einem separaten Konto zurückzulegen, damit Sie bei der Abrechnung nicht in Zahlungsschwierigkeiten geraten, und diese Beträge dann am Jahresende auf dem Formular 1040 mit Anhang C abzugleichen. Die IRS Steuerzentrum für Selbstständige darin sind diese Verpflichtungen ausführlich dargelegt, und Ihre Selbstständigensteuer dient zudem dem Aufbau Ihrer künftigen Sozialversicherungs- und Medicare-Leistungen.

Aus geschäftlicher Sicht unterscheidet sich die Abwicklung von Zahlungen an Auftragnehmer von der Abrechnung der Mitarbeitergehälter. Sie führen keine Einkommensteuer, Sozialversicherung oder Medicare ab.

Ihre Aufgabe besteht darin, den vereinbarten Betrag zu zahlen, genaue Aufzeichnungen zu führen und jedem Auftragnehmer, an den 600 Dollar oder mehr gezahlt wurden, das Formular 1099-NEC auszustellen, das bis zum 31. Januar sowohl an die Steuerbehörde (IRS) als auch an den Auftragnehmer zu senden ist.

Das Formular 1099-NEC gibt den Jahresgesamtbetrag an, jedoch keine Einzelheiten zu den einzelnen Zahlungen; genau aus diesem Grund sind Lohnabrechnungen für jede einzelne Zahlung für eine korrekte Abstimmung von entscheidender Bedeutung.

Verfolgen Sie diese Verpflichtungen auf jedem Lohnzettel, dann hält die Steuerzeit keine Überraschungen für Sie bereit.

Sind in irgendeinem US-Bundesstaat Gehaltsabrechnungen für 1099-Auftragnehmer vorgeschrieben?

Für echte Selbstständige verlangen die meisten Bundesstaaten keine Lohnabrechnungen. In einigen wenigen gelten jedoch Regeln, die Sie kennen sollten, wenn Sie über Staatsgrenzen hinweg Personal einstellen oder arbeiten. Das größere Risiko in diesen Bundesstaaten liegt in der Regel in der Einstufung der Arbeitnehmer und nicht in der Lohnabrechnung selbst; daher ist die korrekte Einstufung wichtiger als das Dokument.

• Kalifornien unterliegt strengen Klassifizierungsvorschriften gemäß AB5 und der ABC-Test. Für echte Auftragnehmer sind Lohnabrechnungen nicht vorgeschrieben, doch haben falsch eingestufte Arbeitnehmer Anspruch auf detaillierte Lohnabrechnungen gemäß § 226 des Arbeitsgesetzbuchs.
• New York verlangt für die meisten freiberuflichen Tätigkeiten schriftliche Verträge mit Zahlungsbedingungen gemäß dem Gesetz „Freelance Isn’t Free“, das 2024 landesweit eingeführt wurde. Der Vertrag erfüllt eine ähnliche Funktion wie eine Gehaltsabrechnung.
• Illinois, Washingtonund Massachusetts verfügen über eigene Klassifizierungsregeln und verlangen in einigen Fällen schriftliche Verdienstnachweise.

Wenn Sie Auftragnehmer in mehreren Bundesstaaten beschäftigen, erkundigen Sie sich bei der zuständigen Arbeitsbehörde des jeweiligen Bundesstaates und lassen Sie sich von einem Experten zu Ihrer Situation beraten. Die Erstellung einer eigenen Lohnabrechnung ist in jedem Fall kostenlos und gilt überall, was sie in jedem Bundesstaat zur sicheren Standardlösung macht. Diese Informationen dienen lediglich als allgemeine Orientierungshilfe und stellen keine Rechtsberatung dar.

Welche häufigen Fehler sollten Sie auf einer Gehaltsabrechnung vermeiden?

Beim Onboarding der über 2.000 Mitarbeiter und Leiharbeiter, die wir bei Wisemonk eingestellt haben, stellen wir immer wieder dieselben wenigen Fehler auf den Gehaltsabrechnungen der Leiharbeiter fest. Die Vermeidung jedes einzelnen Fehlers kostet nur wenige Minuten, spart jedoch bei einer Prüfung oder einer Kreditprüfung stundenlangen Hin- und Her-Austausch.

Am schädlichsten ist es, Steuern als einbehalten anzugeben, obwohl gar keine einbehalten wurden, was für einen Hypothekenprüfer wie Betrug wirken kann.

• Auflistung von Quellensteuern, die nicht einbehalten wurden: Die Angabe „Einbehaltene Bundessteuer“ auf einer Lohnabrechnung, obwohl der Kunde Sie vollständig bezahlt hat, ist irreführend. Wenn Sie Steuervorauszahlungen erfassen, kennzeichnen Sie diese bitte mit dem Vermerk „Vorauszahlung, nur zu Erfassungszwecken“.
• Uneinheitliche Termine für die Abrechnungsperioden: Wenn auf der Rechnung der Zeitraum vom 1. bis zum 15. Oktober angegeben ist, auf dem Beleg jedoch vom 28. September bis zum 14. Oktober, müssen Sie diese Diskrepanz jedes Mal erklären, wenn jemand Ihre Unterlagen überprüft.
• Die EIN des Kunden fehlt: Kreditgeber überprüfen die Angaben zum Zahler, und ein Beleg ohne die Steueridentifikationsnummer des Kunden wirkt wenig aussagekräftig.
• Verwendung veralteter oder falscher Steuerangaben: Wenn Sie Ihre Steuervorauszahlungen erfassen, verwenden Sie bitte die aktuellen Steuersätze oder einen Rechner, der diese automatisch aktualisiert, damit Ihre Zahlen mit Ihren Steuererklärungen übereinstimmen.
• Gerundete oder pauschale Beträge: Verdächtig runde Beträge werden markiert. Echte Zahlungen fallen selten auf runde Zahlen, geben Sie daher auch die Centbeträge an.
• Die Angabe Ihrer vollständigen Sozialversicherungsnummer auf jedem Lohnzettel: Blenden Sie alle Ziffern bis auf die letzten vier aus oder verwenden Sie eine EIN.
• Versäumnis der Aufzeichnungspflicht: Bewahren Sie jeden Beleg auf und ordnen Sie ihn. Ein eingefrorener oder fehlender YTD-Wert lässt den Prüfer vermuten, dass Sie Ihre Buchführung nicht sorgfältig führen. Eine falsche Einstufung des Arbeitnehmers ist die kostspieligere Variante davon; lesen Sie dazu unseren Leitfaden unter Risiko einer falschen Einstufung von Auftragnehmern.

Wenn Sie diese Punkte beachten, liest sich Ihr Entwurf genau wie der professionelle Bericht, der er sein soll.

Wie kann Wisemonk bei der Bezahlung von Auftragnehmern helfen?

Wisemonk ist ein EOR aus Indien. Wir unterstützen Sie bei der Einstellung, Bezahlung und Verwaltung von Fachkräften, ohne dass Sie eine lokale Niederlassung gründen müssen.

Für Unternehmen, die in großem Umfang Auftragnehmer bezahlen, im Gegensatz zu Freiberuflern, die ihre Unterlagen selbst verwalten, ersetzen wir den manuellen Arbeitsablauf mit Zahlungsbelegen durch eine übersichtliche Dokumentation jeder einzelnen Zahlung, und zwar transparente Preisgestaltung Das können Sie im Voraus prüfen. Genau hier liegt unser Mehrwert.

• Zahlungsbelege für jede Transaktion: Zu jeder von uns abgewickelten Zahlung gibt es einen herunterladbaren Beleg, der als Lohnabrechnung für den Auftragnehmer und als Ihr Prüfpfad dient. Zahlungen an Auftragnehmer sind bereits ab 19 $ pro Monat mit einem geringen Wechselkursaufschlag möglich.
• Unterstützung bei der Erstellung konformer Vereinbarungen und der Klassifizierung: Wir entwerfen Contractor of Record Verträge, die das Arbeitsverhältnis ordnungsgemäß regeln, und wir unterstützen Sie bei der Entscheidung, ob eine Stelle als Auftragnehmer oder als festangestellter Mitarbeiter besetzt werden sollte, und zwar mithilfe unserer Employer of Record Service, auch wenn es an der Zeit ist, Auftragnehmer in Festangestellte umwandeln.
• Grenzüberschreitende Zahlungen und Devisengeschäfte: Wir sind auf internationale Geschäfte spezialisiert Zahlungen an Freiberufler sowie die Bezahlung von Auftragnehmern zu wettbewerbsfähigen Konditionen, damit die Menschen zuverlässig und pünktlich bezahlt werden.
• Personalbeschaffung und Jahresabschlussunterlagen: Über den Zahlungsverkehr hinaus unterstützen wir Sie Talente finden, bezahlen und verwalten, Unterstützung Personalbeschaffungund führen Sie übersichtliche Aufzeichnungen, die auf Ihre Berichtsanforderungen abgestimmt sind, damit die Abstimmung bei der Steuererklärung problemlos verläuft. Wie das in der Praxis aussieht, können Sie in unserem Fallstudien.

Wir sind ein führender, in Indien ansässiger EOR-Anbieter und erweitern unser Dienstleistungsangebot auf die Vereinigten Staaten, das Vereinigte Königreich und weitere Länder, sodass Sie einen zuverlässigen Partner für die Bezahlung von Auftragnehmern an Ihrer Seite haben, ganz gleich, wo Ihr Team tätig ist.

Das sagen unsere Kunden:

„Die Auftragnehmerplattform von Wisemonk war für uns eine große Hilfe. Das Support-Team ist immer da, wenn wir es brauchen, und die Rechnungserstellung ist schnell und einfach. Dank der E-Mail-Benachrichtigungen lassen sich Zahlungen leicht nachverfolgen, und dank der wettbewerbsfähigen Wechselkurse sparen wir jeden Monat Geld. Sie vermitteln uns sogar einen Steuerberater, der uns bei der Steuererklärung kostengünstig unterstützt.“ — Jurel G, Finanzanalyst, Beacon Funeral Partners, LLC, Lesen Sie mehr auf G2