Die Bedeutung von Hintergrundüberprüfungen für Arbeitgeber: Ein umfassender Leitfaden für das Jahr 2026

Was wäre, wenn der leitende Mitarbeiter, den Sie gerade befördert haben, die Hälfte seines Lebenslaufs erfunden hätte? Das kommt weitaus häufiger vor, als den meisten Arbeitgebern bewusst ist.

Eine Umfrage von ResumeLab aus dem Jahr 2023 unter 1.900 Arbeitnehmern in den USA ergab, dass 70 % bereits einmal in ihrem Lebenslauf gelogen haben und 37 % dies häufig tun, während eine separate Umfrage aus dem Jahr 2025 Studie von ResumeBuilder Demnach haben 24 % der Amerikaner in ihrem Lebenslauf gelogen, und 64 % dieser Lügner sind der Ansicht, dass ihnen diese Unehrlichkeit dabei geholfen hat, beruflich voranzukommen.

Berücksichtigt man zudem, dass 95 % der US-Unternehmen mittlerweile Hintergrundüberprüfungen durchführen, bevor sie ein endgültiges Stellenangebot unterbreiten, wird das Bild deutlich: Eine Überprüfung ist nicht mehr optional.

In diesem Leitfaden wird erläutert, warum Hintergrundüberprüfungen wichtig sind, welche Aspekte sie abdecken, wie man eine solche Überprüfung durchführt, ohne gegen die Vorschriften des FCRA oder der EEOC zu verstoßen, welche Informationen sie liefern (und welche nicht) und wie Wisemonk die Überprüfung von Bewerbern aus aller Welt handhabt. Um einen umfassenden Überblick über den Einstellungsprozess zu erhalten, lesen Sie unseren vollständigen Blog zum Thema Personalbeschaffung und Talentakquise.

Was ist eine Hintergrundüberprüfung?

Eine Hintergrundüberprüfung ist das Verfahren, mit dem Arbeitgeber vor dem endgültigen Abschluss eines Arbeitsverhältnisses die Identität, die Qualifikationen und den Werdegang eines Bewerbers überprüfen. Dabei werden in der Regel öffentliche Register, Gerichtsdatenbanken, Kreditauskunfteien, Bildungseinrichtungen und frühere Arbeitgeber herangezogen; bei grenzüberschreitenden Einstellungen kommen zudem internationale Sanktions- und Strafregisterdatenbanken hinzu. Der Umfang der Überprüfung hängt von der jeweiligen Position, der Branche und den geltenden Rechtsvorschriften ab.

Arbeitgeber führen solche Überprüfungen in der Regel nach der Unterbreitung eines bedingten Stellenangebots, jedoch noch vor dem Eintrittstermin des Bewerbers durch. Die Professional Background Screening Association berichtet, dass 95 % der US-amerikanischen Arbeitgeber neue Mitarbeiter einer Überprüfung unterziehen, wobei sich diese Überprüfungen zunehmend auf den gesamten Beschäftigungszyklus erstrecken und nicht mehr nur auf den Zeitpunkt der Einstellung beschränkt sind. Lesen Sie dazu unseren Glossareintrag zum Thema Hintergrundüberprüfung als Kurzübersicht.

Warum sind Hintergrundüberprüfungen für Arbeitgeber wichtig?

Bei Wisemonk… haben wir das weltweite Onboarding von mehr als 300 Unternehmen unterstützt, und eine versäumte Überprüfung ist einer der häufigsten Gründe, warum eine ansonsten vielversprechende Einstellung innerhalb der ersten 90 Tage scheitert. Hintergrundüberprüfungen sind der zuverlässigste Filter zwischen Ihrem Einstellungsprozess und den rechtlichen, finanziellen und rufschädigenden Risiken einer Fehlbesetzung.

Sie bieten Schutz vor sieben verschiedenen Risikokategorien, von denen jede für sich genommen bereits groß genug ist, um die Kosten zu rechtfertigen.

Überprüfung von Bewerberdaten und Aufdeckung von Betrug bei Lebensläufen

Ein Bericht von First Advantage aus dem Jahr 2022 ergab Unstimmigkeiten bei 11,2 % der Angaben zum beruflichen Werdegang und bei 8,6 % der Angaben zur Ausbildung, selbst wenn die Bewerber wussten, dass eine Überprüfung stattfinden würde. Berichterstattung in HR Dive und die Referat für Richtlinien der University of North Carolina beschreibt Fälle aus der Praxis, wie beispielsweise den des ehemaligen Walmart-Sprechers David Tovar, der zurücktrat, nachdem bei einer Sorgfaltsprüfung festgestellt wurde, dass er fast zwei Jahrzehnte lang ein gefälschtes Hochschulzeugnis verwendet hatte.

Ein ordnungsgemäßer Überprüfungsablauf deckt diese Lücken auf, bevor es zu einer Einstellung kommt. Um mehr darüber zu erfahren, lesen Sie unseren Leitfaden zum Thema Die häufigsten Fehler bei der Personalauswahl.

Vermeidung von Rechtsstreitigkeiten wegen fahrlässiger Einstellung und fahrlässiger Weiterbeschäftigung

Arbeitgeber können direkt haftbar gemacht werden, wenn ein Arbeitnehmer einen Schaden verursacht und bei der Einstellung keine angemessene Sorgfalt walten gelassen wurde. Dies wird als fahrlässige Einstellung bezeichnet.

Eine damit verbundene Rechtsdoktrin, die „fahrlässige Weiterbeschäftigung“, kommt zur Anwendung, wenn ein Arbeitgeber nach der Einstellung von einer Gefahr erfährt und den Arbeitnehmer dennoch in derselben Position weiterbeschäftigt. Beide Fälle sind je nach Bundesland unterschiedlich geregelt, und die Schadenersatzsummen belaufen sich regelmäßig auf sechs- und siebenstellige Beträge.

Eine lückenlose Dokumentation der Sorgfaltspflicht ist die beste Verteidigung gegen beide Vorwürfe. Weitere Informationen hierzu finden Sie in unserem Leitfaden zu Risiken im Zusammenhang mit der gemeinsamen Beschäftigung.

Verbesserung der Sicherheit am Arbeitsplatz sowie Eindämmung von Gewalt, Diebstahl und Betrug

Strafregisterauszüge helfen dabei, Bewerber auszusortieren, deren Vergangenheit auf ein Risiko von Gewalt am Arbeitsplatz, Diebstahl oder Betrug hindeutet. Dies ist vor allem im Gesundheitswesen, im Finanzwesen, im Transportwesen, im Bildungswesen sowie in allen Positionen von Bedeutung, in denen Zugang zu schutzbedürftigen Personen, Bargeld oder sensiblen Daten besteht.

Eine angemessene Überprüfung in der richtigen Tiefe sorgt für ein sicheres Arbeitsumfeld für alle, die sich bereits darin befinden. Informationen zum branchenspezifischen Kontext finden Sie hier: Erfahren Sie, wie sich die Überprüfung bei der Personalbeschaffung in den Bereichen Fintech, SaaS, Einzelhandel und E-Commerce unterscheidet.

Schutz des Unternehmensrufes und des Markenimages

Eine einzige viel beachtete Fehlbesetzung kann den jahrelangen Aufbau einer Marke zunichte machen. Hintergrundüberprüfungen sind eine unauffällige Form des Markenschutzes, die sich um ein Vielfaches auszahlt.

Wenn Sie ein problematisches Profil bereits vor der Stellenausschreibung erkennen, bewahren Sie Ihre Marke davor, in die falschen Schlagzeilen zu geraten. Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden zum Thema Anerkennung der Mitarbeiter und kulturelle Signale.

Gewährleistung der Compliance mit den FCRA-Vorschriften, den EEOC-Vorschriften und den einzelstaatlichen Gesetzen

Die Gesetz über faire Kreditauskünfte, EEOC Richtlinien sowie eine ständig wachsende Liste von Landes- und Kommunalgesetzen (das „Ban-the-Box“-Prinzip, Verbote zur Abfrage der Gehaltshistorie, Einschränkungen bei Bonitätsprüfungen) regeln, welche Fragen Arbeitgeber stellen dürfen und in welcher Form. Fast 47 % der Arbeitgeber geben an, dass sie sich nicht sicher sind, ob ihr derzeitiger Prozess allen geltenden Gesetzen entspricht.

Dokumentierte Überprüfungen erleichtern es erheblich, eine Einstellungsentscheidung zu verteidigen, wenn eine Beschwerde auf Ihrem Schreibtisch landet. Um mehr darüber zu erfahren, lesen Sie unsere Übersicht über Einstufung nach W9 und W2 und Auftragnehmer vs. Arbeitnehmer.

Senkung der Kosten durch Fehlbesetzungen

SHRM berichtet, dass die Gesamtkosten einer Fehlbesetzung in manchen Fällen bis zu 240.000 Dollar betragen können, während die US-Arbeitsministerium Schätzungen zufolge kostet eine Fehlbesetzung bis zu 30 % des Jahresgehalts des Mitarbeiters im ersten Jahr.

Die in einem SHRM-Bericht zitierte jährliche Umfrage von CareerBuilder beziffert den durchschnittlichen direkten Verlust pro Fehlbesetzung auf 14.900 bis 17.000 US-Dollar und stellt fest, dass 74 % der Arbeitgeber zugeben, mindestens eine solche Fehlbesetzung vorgenommen zu haben.

Ein paar hundert Dollar für eine Vorsorgeuntersuchung sind die günstigste Versicherung, die Sie jemals abschließen werden. Sehen Sie sich unsere Aufschlüsselung der Kosten pro Einstellung für die vollständigen wirtschaftlichen Aspekte.

Warum Hintergrundüberprüfungen in bestimmten Branchen eine größere Rolle spielen

Hintergrundüberprüfungen im Gesundheitswesen. Krankenhäuser und Kliniken sind gesetzlich verpflichtet, Mitarbeiter einzustellen, die kein unangemessenes Risiko für Patienten darstellen. Arbeitgeber, die auf gründliche Überprüfungen verzichten, riskieren den Ausschluss von der Erstattung durch Medicare und Medicaid und setzen sich dem Risiko von Arzthaftungsklagen aus. Die Ausschlussliste der Bundesbehörde OIG sowie die Datenbanken der staatlichen Pflegeaufsichtsbehörden sind gängige Quellen für solche Überprüfungen.

Hintergrundüberprüfungen im Bildungsbereich. Schulverwaltungen sind verpflichtet, die Schüler zu schützen. Bundesrechtliche Vorschriften wie der Adam-Walsh-Act und der Nationales Register für Sexualstraftäter, in Verbindung mit den auf Landesebene geltenden Überprüfungsvorschriften für Lehrkräfte, sind Standard für jede Tätigkeit mit Kontakt zu Schülern.

Hintergrundüberprüfungen im Finanzdienstleistungsbereich. Positionen, in denen mit Geldmitteln, Konten oder sensiblen Finanzdaten umgegangen wird, erfordern in der Regel Bonitätsprüfungen, Offenlegungspflichten gemäß FINRA sowie strengere strafrechtliche Überprüfungen. Die Verwendung von Bonitätsauskünften unterliegt häufig Einschränkungen durch einzelstaatliche Gesetze. Weitere Informationen finden Sie in unseren Ressourcen für Führungskräfte im Finanzbereich.

Hintergrundüberprüfungen für religiöse und gemeinnützige Organisationen. Religiöse Organisationen und gemeinnützige Einrichtungen, die mit Jugendlichen arbeiten, stehen in engem Kontakt mit schutzbedürftigen Personengruppen. Die Überprüfung des nationalen Registers für Sexualstraftäter sowie von Kraftfahrzeugunterlagen trägt dazu bei, Missbrauch von Jugendlichen, Diebstahl, Unterschlagung und Rufschädigung zu verhindern.

Tätigkeiten im Transportwesen und im Straßenverkehr. Arbeitgeber, die ihre Mitarbeiter hinter das Steuer setzen, haften zivilrechtlich, wenn diese Mitarbeiter Unfälle verursachen. Die Überprüfung von Kraftfahrzeugunterlagen, die DOT-Vorabüberprüfung bei der Einstellung sowie regelmäßige Führerscheinkontrollen sind Standard. Um mehr zu erfahren, lesen Sie unseren Leitfaden zur strategischen Personalplanung.

Die richtige Überprüfung für die falsche Rolle ist immer noch die falsche Überprüfung; passen Sie den Bildschirm daher stets an die tatsächlichen Aufgaben an.

Was ist eine Hintergrundüberprüfung vor der Einstellung?

Eine Hintergrundüberprüfung vor der Einstellung ist eine Überprüfung, die nach einem vorläufigen Stellenangebot, jedoch vor dem Arbeitsbeginn durchgeführt wird. Ihr Zweck besteht darin, den Lebenslauf zu überprüfen, die Eignung für die Stelle zu bestätigen und etwaige Ausschlussgründe aufzudecken. Der typische Umfang umfasst:

• Überprüfung der Identität und der Sozialversicherungsnummer
• Strafregisterauszüge (auf Kreis-, Landes- und Bundesebene sowie in einigen Fällen auch auf internationaler Ebene)
• Überprüfung von Beschäftigungsverhältnissen und Bildungsabschlüssen
• Drogentest
• Funktionsabhängige Überprüfungen (Bonitätsauskünfte, Führerscheinauszüge)
• Referenzprüfungen und Überprüfung auf Sanktionen

Die meisten Überprüfungen im Rahmen des Einstellungsverfahrens sind innerhalb einer Woche abgeschlossen, wobei internationale Recherchen und die Einholung detaillierter Strafregisterauszüge jedoch länger dauern können.

Die Unterscheidung zwischen Überprüfungen vor und nach der Einstellung ist eine der klarsten Entscheidungen im Rahmen Ihrer Einstellungsrichtlinien. Weitere Informationen finden Sie in unserer Übersicht über unsere Dienstleistungen im Bereich Personalbeschaffung.

Hintergrundüberprüfungen vor der Einstellung im Vergleich zu solchen nach der Einstellung

Diese beiden Prüfungen haben zwar denselben Namen, dienen jedoch ganz unterschiedlichen Zwecken.

Setzen Sie beides ein, dann deckt Ihr Screening-Programm den gesamten Beschäftigungszeitraum ab. Lesen Sie dazu unseren Übersicht über Leiharbeitskräfte und die Aufschlüsselung nach Leiharbeitnehmern und Auftragnehmern für den entsprechenden Kontext.

Was umfasst eine Hintergrundüberprüfung?

Nach unserer Erfahrung mit der Abwicklung von monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen im Wert von über 20 Millionen US-Dollar und dem Onboarding von mehr als 2.000 Mitarbeitern sieht die richtige Kombination von Hintergrundüberprüfungen selten zweimal gleich aus. Die meisten Hintergrundüberprüfungen umfassen mehrere Arten von Daten, und die richtige Zusammensetzung hängt von der jeweiligen Position, der Branche und der Rechtsordnung ab.

Identitäts- und Sozialversicherungsprüfung

Hier werden der vollständige Name, die Sozialversicherungsnummer sowie die aktuelle und frühere Anschriften überprüft. Dies bildet die Grundlage für alle weiteren Überprüfungen.

Strafregisterauszug

Durchsucht Datenbanken auf Kreis-, Landes- und Bundesebene sowie (sofern relevant) internationale Datenbanken nach Vergehen, Straftaten, anhängigen Anklagen, Verurteilungen und Einträgen in das Sexualstraftäterregister. Arbeitgeber müssen die Leitlinien der EEOC zur individuellen Prüfung befolgen, bevor sie eine Person aufgrund eines Eintrags ausschließen.

Überprüfung des beruflichen Werdegangs

Überprüft Berufsbezeichnungen, Zeiträume, Aufgabenbereiche und Gründe für das Ausscheiden, indem frühere Arbeitgeber kontaktiert oder Überprüfungsdienste in Anspruch genommen werden. Hier kommen die meisten Unstimmigkeiten in Lebensläufen ans Licht. Um mehr zu erfahren, lesen Sie unseren Leitfaden zu häufigen Fehlern bei der Personalauswahl.

Überprüfung von Bildungsabschlüssen und Qualifikationsnachweisen

Überprüft Abschlüsse, Diplome, Berufszulassungen und Zertifizierungen, indem direkt mit den jeweiligen Einrichtungen Kontakt aufgenommen wird oder Verifizierungsplattformen von Drittanbietern genutzt werden. Siehe unsere Eintrag im Glossar zum Onboarding neuer Mitarbeiter um zu verstehen, wie sich dies in den übergeordneten Arbeitsablauf einfügt.

Bonitätsprüfung (rollenspezifisch)

Wird in den Bereichen Finanzen und Buchhaltung sowie bei Tätigkeiten im Umgang mit Geld oder sensiblen Finanzdaten verwendet. In mehreren Bundesstaaten und Städten (Kalifornien, New York, Illinois, Colorado und anderen) ist die Nutzung von Bonitätsauskünften durch Arbeitgeber eingeschränkt.

Überprüfung des Führerscheins

Liefert Informationen zu Führerscheinstatus, Gültigkeit, Verkehrsverstößen, Trunkenheit am Steuer, Führerscheinentzügen und Unfällen. Dies ist Standard für Berufskraftfahrer, Zusteller und Außendienstmitarbeiter mit Firmenfahrzeugen.

Referenzprüfungen

Gespräche mit früheren Vorgesetzten oder Kollegen zur Beurteilung der Leistung, Zuverlässigkeit und Eignung für eine erneute Einstellung. Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden für den gesamten Rekrutierungsprozess.

Drogentest

Häufig handelt es sich um einen 5- oder 10-Panel-Test, der in sicherheitskritischen Bereichen, im Transportwesen, im Gesundheitswesen und bei öffentlichen Aufträgen auf Bundesebene zum Standard gehört. Einige Bundesstaaten schränken mittlerweile Marihuana-Tests im Rahmen von Einstellungsverfahren ein.

Überprüfung von sozialen Medien und digitalen Spuren

Einige Arbeitgeber durchsuchen öffentliche Social-Media-Kanäle nach Warnsignalen wie Belästigung, Gewalt, Hassreden oder unangemessenen Inhalten. Wird dies ordnungsgemäß durch einen externen Dienstleister unter Anwendung einheitlicher Kriterien und einer klar formulierten Richtlinie durchgeführt, ist dies rechtlich vertretbar. Erfolgt dies jedoch beiläufig über eine Suchmaschine, birgt dies die Gefahr von Diskriminierung und Datenschutzverletzungen.

Weltweite Sanktionen und internationale Strafregisterüberprüfungen

Bei grenzüberschreitenden Einstellungen überprüfen Arbeitgeber die Kandidaten anhand der Sanktionslisten der OFAC, der Vereinten Nationen, der EU und von Interpol. Die Verfahren zur Überprüfung des internationalen Strafregisters variieren stark von Land zu Land, und die Einwilligungsvorschriften unterscheiden sich je nach DSGVO, PDPA, LGPD und anderen regionalen Datenschutzregelungen. Weitere Informationen zu entsprechenden grenzüberschreitenden Strukturen finden Sie in unserer Übersicht über „Agent of Record“.

Weitere Einträge, die möglicherweise angezeigt werden

Insolvenz- und Zivilgerichtsakten (im Rahmen der FCRA-Vorgaben), Einwanderungs- und Arbeitsgenehmigungsunterlagen (Formular I-9 sowie E-Verify) sowie die Überprüfung der Gültigkeit von Berufszulassungen durch die zuständigen staatlichen Behörden. Informationen zur Einstufung von Zahlungen, die häufig mit diesen Überprüfungen einhergeht, finden Sie in unserem Leitfaden zur Gründung einer GmbH für Bauunternehmer.

Die Liste mag lang erscheinen, doch welche Kombination Sie tatsächlich benötigen, hängt von Ihrer Funktion, Ihrer Branche und den gesetzlichen Bestimmungen ab.

Was zeigen Hintergrundüberprüfungen nicht?

Bei üblichen Hintergrundüberprüfungen werden in der Regel folgende Informationen nicht offengelegt:

• Versiegelte Akten: Gerichtlich versiegelte Fälle sind für Arbeitgeber nicht einsehbar.
• Gelöschte Verurteilungen: Rechtmäßig gelöschte Datensätze werden nicht angezeigt.
• Einträge im Jugendregister: Die meisten Landesgesetze schützen Daten aus der Zeit vor Vollendung des 18. Lebensjahres.
• Militärunterlagen: Hierfür ist eine gesonderte, ausdrücklich angeforderte Prüfung erforderlich.
• Festnahmen ohne Verurteilungen: In vielen Bundesstaaten sowie in den Leitlinien der EEOC ist die Verwendung von Einträgen, die sich ausschließlich auf Festnahmen beziehen, untersagt.
• Geringfügige Verstöße: Strafzettel und geringfügige zivilrechtliche Angelegenheiten kommen in der Regel nicht zur Sprache.

Wer Mitarbeiter für eine sensible Position einstellt, sollte wissen, wo der offizielle Bericht endet. Lesen Sie dazu unseren Glossareintrag zu „Disziplinarmaßnahmen“ wie mit den Grauzonen intern umgegangen werden soll.

Wie weit reichen die Hintergrundüberprüfungen zurück?

Gemäß dem „Fair Credit Reporting Act“ können zivilrechtliche Verfahren ohne Verurteilung, Steuerpfandrechte, Insolvenzen und die Bonitätshistorie im Rahmen einer Vorabüberprüfung bei der Einstellung bis zu sieben Jahre lang gemeldet werden. Strafrechtliche Verurteilungen können nach Bundesrecht unbefristet gemeldet werden, obwohl einige Bundesstaaten strengere Fristen vorschreiben.

Kalifornien, New York, Massachusetts und weitere Bundesstaaten begrenzen die Meldung strafrechtlicher Verurteilungen für die meisten Stellen auf sieben Jahre. Einige Bundesstaaten legen zudem fest, wie lange eine Straftat zurückliegen darf, bevor sie bei einer Einstellungsentscheidung nicht mehr berücksichtigt werden darf.

Im Zweifelsfall ist es am sichersten, davon auszugehen, dass für jede Einstellung die strengsten Bestimmungen Ihres Landesgesetzes gelten. Weitere Informationen zum Thema Kündigungsfristen finden Sie in unserem Leitfaden zur Abfindung anstelle der Kündigungsfrist.

Wie lange dauert eine Hintergrundüberprüfung?

Die meisten Einstellungsprüfungen sind innerhalb von zwei bis fünf Werktagen abgeschlossen, wobei umfassende Prüfungen im Durchschnitt etwa eine Woche in Anspruch nehmen. Die typischen Zeitrahmen sehen wie folgt aus:

• Identitätsprüfung: mit modernen Tools in nur 90 Sekunden
• Nachweis der Ausbildung und der Berufserfahrung: ein bis vier Werktage
• Strafregister auf Kreis- und Landesebene: ein bis drei Werktage
• Strafregister auf Bundesebene: zwei bis fünf Werktage
• Drogentest: ein bis drei Werktage für die Laborergebnisse
• Internationale Strafregisterauszüge: ein bis vier Wochen, je nach Land
• Gerichtsakten mit Rückständen oder manueller Abfrage: bis zu zwei Wochen

Gehen Sie davon aus, dass die Auszahlung bei den Bewerbern innerhalb von etwa fünf Werktagen erfolgt; die meisten Überweisungen werden innerhalb dieses Zeitraums gutgeschrieben. Um zu sehen, wie dies in der Praxis funktioniert, lesen Sie unseren Leitfaden zur Führung von Remote-Teams und unser Bewährte Verfahren für das Onboarding bei EOR.

So führen Sie Schritt für Schritt eine Hintergrundüberprüfung von Mitarbeitern durch

Jede Phase dient einem bestimmten Compliance- oder Risikogrund, und das Überspringen einer dieser Phasen birgt rechtliche Risiken.

1. Unterbreiten Sie ein bedingtes Angebot

Es hat sich bewährt, die Überprüfung erst nach Unterbreitung eines bedingten Stellenangebots durchzuführen. Dies entspricht den Erwartungen der EEOC und verschafft dem Bewerber Klarheit darüber, was auf ihn zukommt.

Wenn Sie diesen Schritt überspringen, ist der weitere Ablauf mit höheren rechtlichen Risiken verbunden. Lesen Sie dazu unseren Leitfaden zu Arbeitsverträgen was das Angebot beinhalten sollte.

2. Einholen der schriftlichen Einwilligung des Bewerbers

Das FCRA schreibt eine schriftliche, eigenständige Mitteilung darüber vor, dass eine Hintergrundüberprüfung durchgeführt wird, sowie die schriftliche Einwilligung des Bewerbers. Die Mitteilung darf nicht im Bewerbungsformular versteckt sein.

Ein übersichtliches, eigenständiges Einwilligungsformular ist das wichtigste Dokument zur Compliance, das Sie erstellen werden. Um mehr darüber zu erfahren, lesen Sie unseren Glossareintrag zur Datenschutzrichtlinie.

3. Identität überprüfen

Bitte geben Sie den Namen, die Sozialversicherungsnummer sowie die aktuelle und frühere Anschrift an. Dadurch wird sichergestellt, dass jede nachfolgende Überprüfung der richtigen Person zugeordnet wird, und Identitätsverwechslungen in Datenbanken werden vermieden.

Wenn die Identitätsprüfung korrekt durchgeführt wird, sind alle nachfolgenden Berichte vertrauenswürdig. Lesen Sie dazu unseren Glossar zur weltweiten Definition des Begriffs „Arbeitnehmer“.

4. Überprüfen Sie den beruflichen Werdegang

Wenden Sie sich an frühere Arbeitgeber oder nutzen Sie einen Überprüfungsdienst, um Berufsbezeichnungen, Beschäftigungszeiträume, Aufgabenbereiche und Gründe für das Ausscheiden zu bestätigen.

Drei Anrufe oder ein guter Überprüfungsdienst reichen aus, um die meisten Lücken zu schließen. Um mehr zu erfahren, lesen Sie unseren Leitfaden zur Auswahl von EOR-Anbietern.

5. Überprüfen Sie den Bildungsstand und die Qualifikationen

Lassen Sie Abschlüsse, Zertifikate und Lizenzen bei den ausstellenden Institutionen oder über geprüfte Drittanbieter überprüfen.

Eine direkt bei der Quelle bestätigte Qualifikation ist in einem Lebenslauf zehnmal so viel wert. Um zu erfahren, wie sich dies in Einstellungssoftware integrieren lässt, lesen Sie unseren Leitfaden zur Software für die Personalbeschaffung.

6. Führen Sie eine Überprüfung des Strafregisters durch

Durchsuchen Sie die einschlägigen Strafregisterdatenbanken auf Kreis-, Landes- und Bundesebene sowie (sofern zutreffend) auf internationaler Ebene. Befolgen Sie die Leitlinien der EEOC zur individuellen Prüfung, bevor Sie nachteilige Maßnahmen ergreifen.

Verbinden Sie die Suche stets mit einer individuellen Beurteilung und niemals mit einem pauschalen Ausschlusskriterium. Siehe unsere Leitfaden zur Einstufung von Mitarbeitern für den entsprechenden Compliance-Kontext.

7. Referenzprüfungen durchführen

Sprechen Sie mit früheren Vorgesetzten oder Kollegen, um die Leistung, die Zuverlässigkeit und die kulturelle Eignung zu beurteilen. Dokumentieren Sie die Gespräche.

Referenzen können eine Einstellungsentscheidung in die eine oder andere Richtung beeinflussen; halten Sie daher die Einzelheiten und die Quelle fest. In unserem Modul zu Rekrutierungskompetenzen erfahren Sie, wie Teams diese Arbeit skalieren.

8. Rollenabhängige Prüfungen durchführen

Fügen Sie Bonitätsauskünfte für Positionen im Finanzbereich, Führerscheinauszüge für Positionen im Fahrzeugbereich, gegebenenfalls Drogentests sowie eine Überprüfung auf Sanktionen bei grenzüberschreitenden Einstellungen hinzu.

9. Gehen Sie mit nachteiligen Maßnahmen korrekt um

Sollte der Bericht Hinweise enthalten, die zu einer Ablehnung der Einstellung führen könnten, schreibt das FCRA vor, dass Sie dem Bewerber eine Vorabmitteilung über die beabsichtigte nachteilige Maßnahme (zusammen mit einer Kopie des Berichts und einer Auflistung seiner Rechte) zukommen lassen, ihm eine Wartefrist für einen Einspruch einräumen und anschließend eine endgültige Mitteilung über die nachteilige Maßnahme versenden müssen, falls Sie die Maßnahme fortsetzen.

Wenn Sie die Abfolge der Maßnahmen im Falle einer Ablehnung korrekt gestalten, bleibt eine Entscheidung gegen eine Einstellung rechtlich vertretbar. Um den Offboarding-Prozess reibungslos zu gestalten, falls sich eine Einstellung später als nicht erfolgreich erweisen sollte, lesen Sie unseren Leitfaden zum Offboarding-Prozess.

Compliance mit den FCRA- und EEOC-Vorschriften: Was jeder Arbeitgeber wissen muss

Die Compliance zur Hintergrundüberprüfung stützt sich auf zwei bundesrechtliche Grundlagen, zu denen sich zunehmend weitere Bestimmungen auf Landes- und Kommunalebene gesellen.

Gesetz über faire Kreditauskünfte (FCRA)

Das FCRA ist das mit Abstand wichtigste Gesetz, das die Funktionsweise von Hintergrundüberprüfungen durch Dritte regelt. Es legt fest, wie Auskunfteien mit Hintergrundinformationen umgehen. Arbeitgeber müssen:

• Legen Sie vor der Beantragung eines Schecks eine schriftliche, eigenständige Offenlegung vor
• Einholen einer schriftlichen Einwilligung des Kandidaten
• Legen Sie eine Vorabmitteilung über eine nachteilige Maßnahme, den Bericht sowie eine Zusammenfassung der Rechte gemäß dem FCRA vor, falls eine Ablehnung in Erwägung gezogen wird
• Warten Sie eine angemessene Frist (in der Regel fünf Werktage), bis der Bewerber Einspruch einlegt
• Versenden Sie eine abschließende Mitteilung über die nachteilige Maßnahme, sobald die Entscheidung rechtskräftig ist

Jeder Schritt im Rahmen des FCRA dient dazu, das Recht des Bewerbers auf Widerspruch und das Recht des Arbeitgebers auf Maßnahmen zu schützen. Um mehr zu erfahren, lesen Sie unseren Leitfaden zur Datensicherheit bei EOR.

Compliance mit den EEOC-Vorschriften

Unter EEOC Gemäß den Leitlinien dürfen Arbeitgeber keine Hintergrundüberprüfungen aufgrund von Rasse, nationaler Herkunft, Hautfarbe, Geschlecht, Religion, Behinderung, genetischen Informationen oder Alter (40 Jahre oder älter) anordnen. Die Berücksichtigung von Vorstrafen muss im Zusammenhang mit der jeweiligen Stelle stehen und einer betrieblichen Notwendigkeit entsprechen; Arbeitgeber sollten eine individuelle Prüfung vornehmen, bevor sie eine Person aufgrund von Vorstrafen ausschließen.

Die gleichbehandlung aller Bewerber stellt die sicherste rechtliche Vorgehensweise dar. Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden zu Entwicklung wirksamer Personalstrategien.

Landes- und Kommunalgesetze: „Ban-the-Box“, Bonitätsprüfungen, Gehaltshistorie

In mehr als 37 US-Bundesstaaten sowie in über 150 Städten und Landkreisen gelten „Ban-the-Box“-Gesetze, die regeln, unter welchen Umständen Arbeitgeber nach Vorstrafen fragen dürfen. Kalifornien, New York, Illinois, Colorado und weitere Bundesstaaten schränken die Durchführung von Bonitätsprüfungen bei nicht-finanziellen Tätigkeiten ein. In einigen Gerichtsbarkeiten sind Fragen zur bisherigen Gehaltsentwicklung gänzlich untersagt.

Eine Matrix mit 50 Bundesstaaten ist einer einzelnen Richtlinie stets überlegen. Sehen Sie sich unsere Bewährte Verfahren zur Compliance im Personalwesen und unser Leitfaden: Flexible Feiertage vs. Urlaubstage für politische Entscheidungen in den benachbarten Bundesstaaten.

Das Verfahren bei nachteiligen Maßnahmen

Führt eine Hintergrundüberprüfung zu einer Ablehnungsentscheidung, schreibt das FCRA ein strenges zweistufiges Verfahren vor: zunächst eine Vorabmitteilung mit dem Bericht und der FCRA-Zusammenfassung der Rechte, anschließend eine endgültige Ablehnungsmitteilung nach Ablauf der Einspruchsfrist. Das Überspringen eines dieser Schritte ist einer der häufigsten Verstöße gegen die Compliance und eine wesentliche Ursache für das Risiko von Sammelklagen.

Dokumentierte Zeitabläufe und vorgefertigte Mitteilungen sind der beste Schutz vor einer Sammelklage. Lesen Sie dazu unseren Leitfaden unter Kündigung eines Mitarbeiters über einen EOR.

Was sind häufige Warnsignale bei einer Hintergrundüberprüfung?

Zu den häufigsten Befunden zählen:

• Strafrechtliche Verurteilungen, die in direktem Zusammenhang mit der Stelle stehen
• Nicht bestandene Drogentests, sofern deren Durchführung rechtmäßig war
• Erhebliche Lücken oder Unstimmigkeiten im beruflichen Werdegang
• Erfundene oder nicht überprüfbare Abschlüsse und Qualifikationen
• Mehrere Verkehrsverstöße im Zusammenhang mit Fahrtätigkeiten
• Schlechte Bonität bei Finanzpositionen, bei denen eine Überprüfung rechtmäßig ist
• Negative Referenzen von früheren Vorgesetzten
• Sanktionen oder Treffer auf der Beobachtungsliste bei grenzüberschreitenden Einstellungen

Jede Warnmeldung verdient eine individuelle Prüfung, bevor Maßnahmen ergriffen werden. Sehen Sie sich unsere Leitfaden zum Onboarding von Auftragnehmern wie Sie bei Onboarding mit Grenzfällen umgehen sollten.

Sind Hintergrundüberprüfungen ein einmaliger Vorgang?

Hintergrundüberprüfungen finden zunehmend fortlaufend statt und sind nicht mehr auf eine einmalige Überprüfung beschränkt. Die Lebensumstände von Personen ändern sich nach ihrer Einstellung, und Positionen in den Bereichen Finanzen, Gesundheitswesen, Verkehr sowie bei Auftragnehmern der öffentlichen Hand erfordern häufig regelmäßige Nachüberprüfungen.

Viele Arbeitgeber führen mittlerweile jährliche vereinfachte Nachüberprüfungen durch, wobei eingehendere Überprüfungen alle zwei bis fünf Jahre oder bei der Beförderung in eine sensiblen Position erfolgen. Für jede nachfolgende Überprüfung ist weiterhin die schriftliche Einwilligung des Bewerbers erforderlich.

Die kontinuierliche Überwachung entwickelt sich zunehmend zum neuen Standard für Positionen mit hohem Vertrauensanspruch. Um mehr darüber zu erfahren, lesen Sie unseren Leitfaden zum Thema Risikomanagement im Bereich EOR.

So wählen Sie einen Anbieter für Hintergrundüberprüfungen aus

Achten Sie auf diese zehn Kriterien:

1. PBSA-Akkreditierung (Professional Background Screening Association)
2. Nachgewiesene Compliance mit dem FCRA sowie Unterstützung bei Arbeitsabläufen im Zusammenhang mit Disziplinarmaßnahmen
3. Anpassung an die EEOC-Vorgaben sowie individuelle Unterstützung bei der Leistungsbeurteilung
4. ATS- und HRIS-Integrationen (Greenhouse, Workday, Lever, BambooHR und ähnliche)
5. Individuell anpassbare Scheckpakete nach Funktion und Branche
6. Hohe Datensicherheit (SOC 2 Typ II, ISO 27001, DSGVO-Konformität)
7. Weltweite Abdeckung mit Überprüfungsnetzwerken vor Ort
8. Schnelle und transparente Bearbeitung mit SLA-Transparenz
9. Unterstützung bei Streitfällen und bei der Bewerbererfahrung
10. Pauschalpreise ohne versteckte Gebühren pro Scheck

Meiden Sie Anbieter, die sich ausschließlich auf Datenbankabfragen zu Vorstrafen ohne gerichtliche Überprüfung stützen. Bei reinen Datenbankabfragen werden aktuelle oder lokale Einträge übersehen, was zu einem Risiko im Hinblick auf das FCRA führt.

Wählen Sie den Anbieter, der zu Ihrem Risikoprofil passt, und nicht den günstigsten. Informationen zur integrierten Überprüfung im Rahmen des Onboardings durch den „Employer of Record“ finden Sie in unserem Preisseite sowie unsere Plattform für registrierte Contractor of Record.

Hintergrundüberprüfungen bei der Einstellung von Mitarbeitern weltweit und im Homeoffice

Bei den über 2.000 Mitarbeitern, die wir für mehr als 300 Kunden aus dem Wachstums- und Großunternehmenssegment beim Onboarding eingearbeitet haben, bereitet die grenzüberschreitende Personalbeschaffung den meisten US-Arbeitgebern die größten Schwierigkeiten bei der Durchführung von Hintergrundüberprüfungen.

Die Vorschriften variieren je nach Land erheblich, und die Standards hinsichtlich Einwilligung, Umfang und Bearbeitungsfristen im Rahmen der DSGVO (EU), des PDPA (Singapur), des LGPD (Brasilien) und ähnlicher Rechtsordnungen weichen von den US-amerikanischen Normen ab. Zu den häufigsten Herausforderungen zählen:

• In vielen Rechtsordnungen sind Strafregisterauszüge für Privatpersonen möglicherweise nicht zugänglich
• Für Bildungsnachweise sind häufig landesweite Überprüfungsnetzwerke erforderlich
• Die Überprüfung der Beschäftigungsverhältnisse kann sich verzögern, wenn frühere Arbeitgeber kleine Unternehmen sind oder ihren Betrieb eingestellt haben
• Die Vorschriften bezüglich Einwilligung, Datenübermittlung und Aufbewahrung sind strenger als nach dem FCRA

Ein spezialisierter Partner beseitigt die Reibungsverluste, die bei der Einstellung internationaler Mitarbeiter in großem Umfang entstehen. Um mehr zu erfahren, lesen Sie unseren Leitfaden zur globalen Expansionsstrategie, unser Leitfaden zur Vergütung internationaler Mitarbeiter, sowie unsere Übersicht zum Thema „Talente finden, vergüten und verwalten“.

Wie Wisemonk bei der Durchführung von Hintergrundüberprüfungen hilft

Wisemonk ist ein EOR aus Indien. Wir unterstützen Sie bei der Einstellung, Verwaltung, Bezahlung und Onboarding globaler Teams mithilfe einer Full-Stack-Plattform, die Dienstleistungen im Bereich „Employer of Record“, die Verwaltung von Auftragnehmern, die Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Bezahlung von Freiberuflern umfasst.

Über 300 internationale Unternehmen vertrauen uns beim Onboarding von mehr als 2.000 Mitarbeitern und einer monatlichen Lohnsumme von über 20 Millionen US-Dollar. Für jeden neuen Mitarbeiter, den wir einstellen, führen wir Hintergrundüberprüfungen, FCRA-konforme Einwilligungsverfahren, die Überprüfung von Bildungsabschlüssen und Beschäftigungsverhältnissen, Strafregisterauszüge, Sanktionsprüfungen sowie die Überprüfung von Qualifikationsnachweisen durch.

Unsere Teams vor Ort führen die Überprüfungen direkt bei Hochschulen, Arbeitgebern und Behörden durch, sodass die Berichte korrekt und fundiert sind und sich nicht ausschließlich auf Datenbanken stützen. Die Compliance mit den Vorschriften gemäß FCRA, EEOC, DSGVO und regionaler Datenschutzbestimmungen ist fest in den Arbeitsablauf integriert.

Wisemonk hat auf G2 eine Bewertung von 4,8/5 und unsere Preisgestaltung Die Preise beginnen bei 99 US-Dollar pro Mitarbeiter und Monat, wobei bei den meisten Paketen keine separaten Gebühren für die Hintergrundüberprüfung anfallen. Sie können sich auch die Bewertungen unserer Kunden aus den Bereichen Start-ups, KMU und Scale-ups, Großunternehmen sowie Softwareagenturen ansehen.

Wir gehören zu den führenden EOR-Anbietern in Indien. Wir kennen uns bestens mit dem indischen Arbeitsrecht, der Lohnabrechnung und der Compliance aus, da wir uns täglich damit befassen, und wir planen unsere Expansion in zukünftige Märkte wie die USA und Großbritannien.