Was ist das Risiko einer Betriebsstätte und wie lässt es sich vermeiden?

Die internationale Expansion Ihres Unternehmens ist spannend – bis Sie versehentlich das Risiko einer Betriebsstätte auslösen und sich plötzlich mit unerwarteten Steuerpflichten im Ausland konfrontiert sehen.

Wenn Sie ein weltweit tätiges Unternehmen sind, das Fachkräfte einstellt oder geschäftliche Aktivitäten im Ausland betreibt, ist das Verständnis von PE-Risiken unerlässlich.

Ein einziger Fehltritt (ein langfristiges Projekt, Remote-Mitarbeiter mit ungeeigneten Aufgabenbereichen oder jemand, der in Ihrem Namen Verträge unterzeichnet) kann eine steuerliche Präsenz begründen, die Ihnen Körperschaftssteuerrechnungen, Probleme bei der Compliance und Strafen seitens der lokalen Steuerbehörden einbringt.

In diesem Leitfaden erläutern wir Ihnen, was unter einer Betriebsstätte eigentlich zu verstehen ist, welche konkreten Auslöser zu Steuerpflichten führen, was passiert, wenn Sie diese Grenze überschreiten, und vor allem, wie Sie das Risiko einer Betriebsstätte vermeiden können, während Sie gleichzeitig Ihre globale Belegschaft weiter ausbauen.

Ganz gleich, ob Sie Mitarbeiter in Indien einstellen oder in mehreren Ländern tätig sind – hier müssen Sie alles richtig machen.

Was versteht man unter dem Risiko einer Betriebsstätte?

Das Risiko einer Betriebsstätte besteht darin, dass die Geschäftstätigkeiten Ihres Unternehmens in einem anderen Land dort eine steuerpflichtige Präsenz begründen, wodurch Sie in diesem Land der Körperschaftsteuer, Meldepflichten und Strafen unterliegen.

Hier ein Beispiel aus der Praxis:

Ihr Unternehmen hat seinen Sitz in den USA, aber Sie haben einen Mitarbeiter, der von seinem Homeoffice in Indien aus arbeitet, oder einen Vertriebsmitarbeiter, der in Deutschland Geschäfte abschließt. Die Steuerbehörden dieses Landes könnten zu dem Schluss kommen, dass Sie eine Schwelle überschritten haben, die als „Betriebsstätte“ (PE) bezeichnet wird. Sobald dies der Fall ist, sind Sie verpflichtet, Steuern auf die durch diese Präsenz erzielten Einkünfte zu entrichten, und Sie müssen die lokalen Steuergesetze einhalten. Sollten Sie bisher keine Steuern gezahlt haben, können Strafen rückwirkend verhängt werden.

Bei der Betriebsstätte geht es nicht um die Absicht. Es kommt darauf an, wie die lokalen Steuerbehörden und Steuerabkommen Ihre Tätigkeiten auslegen. Ein Remote-Mitarbeiter, der Verträge unterzeichnet, ein zu lange andauerndes Beratungsprojekt oder ein abhängiger Vertreter, der Geschäfte aushandelt, können alle unbeabsichtigt eine Betriebsstätte begründen.

Dieser Begriff wird in erster Linie durch Artikel 5 des OECD-Musterabkommens geregelt, das als Rahmen für die meisten bilateralen Steuerabkommen dient. Jedes Land verfügt zudem über eigene nationale Steuergesetze, in denen die steuerliche Präsenz definiert wird, und diese können strenger sein als die Definitionen in den Abkommen.

Warum das PE-Risiko im Jahr 2026 an Bedeutung gewinnt

Drei Entwicklungen haben dieses Thema zu einem größeren Problem gemacht als je zuvor:

• Verschärfte Definitionen gemäß BEPS-Maßnahme 7: Die OECD hat die Definition der Betriebsstätte für abhängige Vertreter erweitert, die Ausnahmen für „vorbereitende und unterstützende“ Tätigkeiten eingeschränkt und Vorschriften zur Verhinderung der Aufsplitterung eingeführt. Tätigkeiten, die vor 2017 noch sicher unterhalb der Schwelle für eine Betriebsstätte lagen, können diese nun auslösen.
• Durch die Arbeit im Homeoffice sind neue Risiken entstanden: Die Aktualisierung der OECD vom November 2025 führte eine 50-Prozent-Arbeitszeitgrenze sowie eine Prüfung der wirtschaftlichen Gründe für die Beurteilung der Betriebsstätte bei Homeoffice-Regelungen ein – die erste umfassende Überarbeitung von Artikel 5 seit 2017. Dies signalisiert, dass die Steuerbehörden Remote-Arbeitsmodelle aktiv im Blick behalten.
• Die Durchsetzung wird verschärft: Die Steuerbehörden prüfen Fernvereinbarungen zunehmend genauer, insbesondere in Ländern mit strengerer Durchsetzung wie Indien, wo möglicherweise strengere Auslegungen als im OECD-Modell zur Anwendung kommen. Unternehmen werden wegen Verstößen gegen die Betriebsstättenvorschriften geprüft, von denen sie gar nicht wussten, dass sie vorlagen.

Wenn Ihr Unternehmen Mitarbeiter oder wesentliche Geschäftsaktivitäten im Ausland unterhält, sollten Sie das Risiko einer Betriebsstätte aktiv steuern und nicht ignorieren.

Was sind die drei wichtigsten Arten von Betriebsstätten?

Im internationalen Steuerrecht werden drei Hauptarten von PE anerkannt, dazu kommen zwei neu entstehende Kategorien. Jede davon löst durch einen anderen Mechanismus eine Körperschaftsteuerpflicht im Ausland aus.

1. Feste Geschäftseinrichtung (PE)

Dies ist die einfachste Form. Nach dem OECD-Modell muss eine Betriebsstätte drei Merkmale aufweisen: eine Verbindung zu einem bestimmten geografischen Ort, einen gewissen Grad an Dauerhaftigkeit sowie die tatsächliche Ausübung von Geschäftstätigkeiten an diesem Ort.

Zu den klassischen Beispielen zählen Büros, Zweigstellen, Fabriken, Lagerhäuser und Bergwerke. Dies erstreckt sich jedoch auch auf Heimbüros, sofern der Raum dem Unternehmen „zur Verfügung steht“ (und nicht nur dem persönlichen Komfort des Mitarbeiters dient), sowie auf Coworking Spaces mit festen Schreibtischanordnungen. Auch Bau- oder Installationsstätten können eine Betriebsstätte darstellen, typischerweise, wenn sie gemäß dem OECD-Modell länger als 12 Monate bestehen.

Der Fall aus der Formel 1, der den Begriff „Dauerhaftigkeit“ im Bereich Private Equity neu definiert hat

Unternehmen gehen oft davon aus, dass sie, wenn sie sich nur für einige Tage oder Wochen in einem Land aufhalten, unmöglich das Kriterium der „Dauerhaftigkeit“ einer Betriebsstätte erfüllen können.

• Wie sie das Risiko ignorierten: Die Formula One World Championship Ltd. (ein britisches Unternehmen) brachte das Formel-1-Rennen nach Indien. Sie argumentierte, dass eine dreitägige Rennveranstaltung aufgrund ihrer extrem kurzen Dauer keine Betriebsstätte darstellen könne.
• Die Realität und die Folgen: In einem wegweisenden Urteil entschied der Oberste Gerichtshof Indiens, dass der Buddh International Circuit (die Rennstrecke) vollständig „zur Verfügung“ der Formel 1 während der Veranstaltung. Die Formel 1 regelte den Zugang, den Ticketverkauf und die Übertragung. Das Gericht entschied, dass dies eine öffentliche Veranstaltung an einem festen Ort darstellte.
• Der Verlust: Die Formel 1 wurde verpflichtet, in Indien Steuern auf einen Teil ihrer weltweiten Einnahmen aus Übertragungsrechten, Sponsoring und Ticketverkäufen zu entrichten, die dem Rennen in Indien zuzurechnen waren; dies kostete das Unternehmen Millionen an Steuern, für die keine Rückstellungen gebildet worden waren.

2. Dependent Agent PE (DAPE)

Dieser Typ wird durch Personen und nicht durch Orte ausgelöst. Ein abhängiger Vertreter (PE) liegt vor, wenn jemand im Namen Ihres Unternehmens regelmäßig im Ausland Vertragsverhandlungen führt oder Verträge abschließt. Nach der BEPS-Maßnahme 7 wurde diese Definition dahingehend erweitert, dass sie nun auch Vertreter umfasst, die eine führende Rolle bei Vertragsverhandlungen spielen, selbst wenn sie den Vertrag nicht formell unterzeichnen.

Der Vertreter muss von Ihrem Unternehmen abhängig sein (und darf kein selbstständiger Vertreter sein, der im Rahmen seiner gewöhnlichen Geschäftstätigkeit handelt) und muss gewöhnlich die Befugnis zum Abschluss von Verträgen ausüben. „Gewöhnlich“ impliziert eine gewisse Häufigkeit, und theoretisch könnte bereits ein kurzer Aufenthalt eine Betriebsstätte für einen abhängigen Vertreter begründen, sofern Verträge abgeschlossen werden.

Beispiel: Ihr in Großbritannien ansässiger Vertriebsmitarbeiter schließt regelmäßig im Namen der Muttergesellschaft Geschäfte mit französischen Kunden ab. Dies stellt eine abhängige Geschäftstätigkeit (PE) in Frankreich dar.

3. Sportunterricht

Im Rahmen des UN-Musterabkommens anerkannt und von vielen Ländern übernommen. Eine Betriebsstätte für Dienstleistungen kann auf der Grundlage der Dauer und der Art der im Gastland erbrachten Dienstleistungen begründet werden, auch ohne festen physischen Standort.

Der Schwellenwert variiert je nach Rechtsordnung und konkretem Steuerabkommen. Übliche Richtwerte liegen zwischen 90 und 183 Tagen innerhalb eines Zeitraums von 12 Monaten. Entscheidend ist, dass die kumulierte Zeit mehrerer Mitarbeiter, die Dienstleistungen erbringen, auf den Schwellenwert angerechnet werden kann.

Beispiel: Ein kanadisches Beratungsunternehmen entsendet wechselnde Teams zu einem Kundenprojekt in Singapur. Kein Einzelner ist länger als 90 Tage vor Ort, doch insgesamt ist das Unternehmen acht Monate lang mit Mitarbeitern vor Ort vertreten. Dies könnte eine Dienstleistungs-Daueraufenthaltsgenehmigung auslösen.

Aufstrebende Kategorien, die man im Auge behalten sollte

• Bauwesen (PE): Eine Untergruppe der stationären wirtschaftlichen Niederlassung mit eigenen zeitlichen Schwellenwerten (12 Monate gemäß OECD, in einigen bilateralen Abkommen jedoch bereits ab 6 Monaten).
• Digitaler/virtueller Sportunterricht: Artikel 12B des UN-Musterabkommens räumt den Quellenstaaten das Recht ein, Einkünfte aus automatisierten digitalen Diensten auf der Grundlage einer „wesentlichen wirtschaftlichen Präsenz“ zu besteuern, auch wenn keine physische Präsenz vorliegt. Mehrere Länder haben bereits mit Steuern auf digitale Dienste Schritte in diese Richtung unternommen.

Was löst das Risiko einer Betriebsstätte aus?

PE kommt im rechtlichen Sinne nicht zufällig zustande, aber es geschieht durchaus, ohne dass die Unternehmen sich dessen bewusst sind.

Die Auslöser lassen sich in fünf Kategorien einteilen, und wenn Sie jede einzelne davon verstehen, können Sie besser einschätzen, wie hoch Ihr Risiko tatsächlich ist:

1. Auslöser durch physische Anwesenheit

• Büroflächen mieten oder kaufen in einem anderen Land, selbst wenn es sich nur um ein kleines Land handelt, ist der offensichtlichste Auslöser. Dazu gehören Niederlassungen, Lagerhäuser, Produktionsstätten und Vertriebszentren.
• Heimbüros Räumlichkeiten, die regelmäßig für geschäftliche Zwecke genutzt werden, können als solche gelten, sofern sie dem Unternehmen zur Verfügung stehen und nicht nur der persönlichen Wahl des Mitarbeiters entsprechen. Entscheidend ist nicht, wem die Räumlichkeiten gehören, sondern ob das Unternehmen deren Nutzung für geschäftliche Zwecke tatsächlich kontrolliert.
• Coworking-Räume Ein fester Schreibtisch oder eine fest zugewiesene Arbeitsstelle (kein gelegentlich genutztes Hot-Desk-System) kann ebenfalls eine feste Betriebsstätte darstellen.

2. Auslöser durch Aktivitäten von Mitarbeitern und Beauftragten

• Vertragsunterzeichnungsbefugnis ist das größte Warnsignal. Wenn ein leitender Angestellter in ein Land reist und dort einen bedeutenden Dienstleistungsvertrag unterzeichnet, kann eine abhängige Betriebsstätte (PE) vorliegen, unabhängig davon, wie kurz der Aufenthalt war. Ausschlaggebend ist die Handlung, nicht die Dauer.
• Vertriebsaktivitäten und Vertragsverhandlungen durch Mitarbeiter in einem anderen Rechtsgebiet, insbesondere wenn diese regelmäßig die Befugnis ausüben, im Namen der Muttergesellschaft Verträge abzuschließen.
• Präsenz der Geschäftsleitung: Führungskräfte der obersten Ebene oder Entscheidungsträger, die regelmäßig von einem Standort im Ausland aus tätig sind und wichtige Entscheidungen treffen, die sich auf die Geschäftstätigkeit des Unternehmens auswirken.
• Kernfunktionen des Unternehmens im Vergleich zu unterstützenden Funktionen: Mitarbeiter, die umsatzgenerierende Tätigkeiten ausüben (Vertrieb, Produktentwicklung), bergen ein weitaus höheres Personalrisiko als solche in rein unterstützenden Funktionen (administrative Unterstützung, IT-Wartung).

3. Auslöser für Dauer und Kontinuität

• Sechs Monate ist in vielen Rechtsordnungen ein gängiger Maßstab für die Feststellung einer Betriebsstätte.
• 183 Tage Dies ist die übliche Schwelle für die Dienstleistungs-PE in vielen Steuerabkommen, obwohl einige Abkommen diese bereits bei 90 Tagen ansetzen.
• Bauwesen (PE) Nach dem OECD-Musterabkommen betragen die Fristen in der Regel 12 Monate, können in bestimmten bilateralen Abkommen jedoch auch nur 6 Monate betragen.
• Die Gesamtzeit ist entscheidend. Frühere Aufenthalte in einem Land können berücksichtigt werden, da die kumulierte Aufenthaltsdauer bei der Beurteilung, ob die PE ausgelöst wurde, herangezogen werden kann.
• Wiederkehrende kurze Besuche Die Arbeitszeiten mehrerer Mitarbeiter können sich zu bestimmten Schwellenwerten summieren, auch wenn kein Einzelner diese überschreitet.

4. Zuständigkeiten und Entscheidungsgrundlagen

• Mitarbeiter oder Beauftragte, die regelmäßig die Befugnis ausüben, im Namen des Unternehmens in einem ausländischen Rechtsgebiet Verträge abzuschließen.
• Mitarbeiter vor Ort treffen wichtige geschäftliche Entscheidungen (Preisgestaltung, Strategie, Personalbeschaffung), anstatt lediglich die in der Zentrale getroffenen Entscheidungen umzusetzen.
• Der Unterschied zwischen Vertragsverhandlungen (höheres Risiko) und der bloßen Übermittlung von Bedingungen, die von der Zentrale festgelegt wurden (geringeres Risiko), ist von großer Bedeutung.

5. Ertragsbringende Tätigkeiten vs. Nebentätigkeiten

Genau hier stolpern viele Unternehmen. Gemäß Artikel 5 Absatz 4 des OECD-Musterabkommens sind Tätigkeiten, die „vorbereitender oder unterstützender“ Natur sind, grundsätzlich von der Begründung einer Betriebsstätte ausgenommen. Doch nachdem diese Ausnahmen im Rahmen der BEPS-Maßnahme 7 eingeschränkt wurden, sind die Anforderungen an das, was als wirklich unterstützend gilt, höher geworden.

• Erhöhtes Risiko: Vertrieb, Kundenbetreuung, Geschäftsabschlüsse, Produktentwicklung, strategische Entscheidungsfindung.
• Geringeres Risiko: Lagerung, der Einkauf von Waren für die Auslage, das Sammeln von Informationen oder andere Tätigkeiten, die das Kerngeschäft unterstützen, aber nicht unmittelbar vorantreiben.
• Vorbereitende oder unterstützende Tätigkeiten wie Lagerung, Ausstellung oder Einkauf von Waren gelten nicht als Betriebsstätte; die Tätigkeiten müssen jedoch tatsächlich unterstützender Natur sein und dürfen keine Kerngeschäftsfunktionen sein, die als unterstützende Aufgaben getarnt sind.

Das Wichtigste auf einen Blick: Das PE-Risiko ist kein Schwarz-Weiß-Thema. Es handelt sich um ein Spektrum, das auf zahlreichen Risikofaktoren basiert, und viele Steuerbehörden betrachten Ihre geschäftlichen Aktivitäten ganzheitlich, anstatt jeden einzelnen Punkt einzeln zu prüfen.

Inwiefern birgt die Telearbeit das Risiko einer Betriebsstätte?

In diesem Bereich hat sich das PE-Risiko in den letzten Jahren am stärksten verändert. Vor 2020 betraf das PE vor allem Büros und Fabriken. Heute kann bereits ein einziger Remote-Mitarbeiter, der von seiner Wohnung in einem anderen Land aus arbeitet, potenziell eine steuerliche Präsenz für Ihr Unternehmen begründen.

Das neue zweiteilige Rahmenwerk der OECD (November 2025)

In der Aktualisierung der OECD vom November 2025 wurde ein zweiteiliger Rahmen zur Bewertung des Risikos der Betriebsstätte bei grenzüberschreitender Telearbeit eingeführt: eine 50-Prozent-Regelung für die Arbeitszeit und eine Prüfung auf „wirtschaftliche Gründe“.

So funktioniert es:

• Schritt 1 (Zeittest): Verbringt ein Mitarbeiter innerhalb eines rollierenden Zeitraums von zwölf Monaten weniger als 50 % seiner Arbeitszeit an einem ausländischen Standort, gilt dieser Standort in der Regel nicht als Geschäftsstelle. Maßgeblich ist dabei die tatsächlich geleistete Arbeitszeit, nicht die Angaben im Arbeitsvertrag. Bei einem Anteil von unter 50 % sind Sie in der Regel auf der sicheren Seite.
• Schritt 2 (Wirtschaftlichkeitsprüfung): Übersteigt der Anteil der im Ausland geleisteten Arbeitszeit 50 %, stellt sich die Frage, ob ein echter geschäftlicher Grund für den Aufenthalt des Mitarbeiters in diesem Land vorliegt. Zu den Faktoren zählen geschäftliche Verbindungen zu diesem Standort, wie beispielsweise die Betreuung lokaler Kunden, der Zugang zu regionalen Märkten oder die Unterstützung des Betriebs vor Ort. Remote-Arbeit, die in erster Linie auf den Wunsch des Mitarbeiters oder die Bindung von Fachkräften zurückzuführen ist, begründet in der Regel keine Betriebsstätte.

Wenn Remote-Mitarbeiter PE (hohes Risiko) verursachen

• Mitarbeiter, die über Vertragsunterzeichnungsbefugnis verfügen oder regelmäßig Geschäfte von einem Standort im Ausland aus verhandeln.
• Umsatzgenerierende Tätigkeiten wie Vertrieb, Geschäftsentwicklung oder Kundenbetreuung mit Sitz im Gastland.
• Gründer oder leitende Führungskräfte, die wesentliche Geschäftsaufgaben regelmäßig von einem Heimbüro im Ausland aus wahrnehmen. Die Leitlinien der OECD sind in diesem Punkt besonders eindeutig: Wenn eine Person im Wesentlichen das Unternehmen darstellt und von einem anderen Land aus tätig ist, wird dieses Heimbüro sehr wahrscheinlich als Geschäftssitz des Unternehmens angesehen.

Wenn Remote-Mitarbeiter keine PE verursachen (geringeres Risiko)

• Hilfspersonal, Verwaltungsaufgaben oder rein unterstützende Tätigkeiten.
• Mitarbeiter, die aus persönlichen Gründen (Familie, Lebensstil) im Homeoffice arbeiten, ohne dass ein geschäftlicher Grund für ihren Aufenthalt in diesem Land vorliegt.
• Gelegentliche Kundenbesuche, wie beispielsweise vierteljährliche Besprechungen, erfüllen in der Regel nicht den Maßstab der wirtschaftlichen Notwendigkeit.

Der Haken: Nicht jedes Land hält sich an die OECD-Richtlinien

Länder mit strengerer Steuerpraxis wie Indien und andere Nicht-OECD-Staaten weichen möglicherweise vom OECD-Modell ab, sodass der zeitliche Test unter Umständen nicht zur Anwendung kommt. Insbesondere Indien akzeptiert die neue 50-Prozent-Schwelle und die Prüfung der wirtschaftlichen Begründung nicht. Auch wenn der OECD-Rahmen nützliche Leitlinien bietet, müssen Sie daher dennoch die spezifischen Steuerabkommen und lokalen Steuergesetze für jedes Land prüfen, in dem Ihre Remote-Mitarbeiter ansässig sind.

Welche Folgen hat die Begründung einer Betriebsstätte?

Falls Sie sich fragen, ob das PE-Risiko Anlass zur Sorge gibt, dürfte dieser Abschnitt diese Frage klären. Die Folgen gehen weit über die bloße Zahlung von Steuern im Gastland hinaus. Sie ziehen rasch weitere Konsequenzen nach sich.

Körperschaftsteuerverbindlichkeit

Betriebsstätten unterliegen in der Regel der Körperschaftsteuer auf die der Betriebsstätte zuzurechnenden Gewinne, wobei die Steuersätze und Verpflichtungen je nach Rechtsordnung variieren und von den geltenden Steuerabkommen beeinflusst werden. Je nach Land können Sie mit einer Steuerbelastung von 20 bis 30 % auf die zuzurechnenden Gewinne rechnen.

Nachforderungen, Strafen und Zinsen

Die Festsetzung der Körperschaftsteuer kann rückwirkend erfolgen, wobei die Steuerbehörden mehrere Jahre zurückgehen können, um die Körperschaftsteuerverbindlichkeiten zuzüglich Zinsen und Strafen für den gesamten Zeitraum des Bestehens der Betriebsstätte festzusetzen. Sie schulden Steuern nicht erst ab dem Zeitpunkt der Feststellung, sondern bereits ab dem Zeitpunkt, zu dem die Betriebsstätte tatsächlich gegründet wurde.

Kaskadierende Compliance-Verpflichtungen

Eine Betriebsstätte (PE) zieht eine obligatorische Registrierung bei den lokalen Behörden nach sich, erfordert die Führung ordnungsgemäßer Buchhaltungsunterlagen, verpflichtet zur Erhebung und Abführung von Mehrwertsteuer oder GST, zur Registrierung für Lohnsteuer, zur Einbehaltung von Quellensteuer sowie zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen. Eine einzige ungeplante Betriebsstätte kann sich zu einem umfassenden lokalen Compliance-Aufwand ausweiten.

Risiko der Doppelbesteuerung

Wenn sowohl das Gastland als auch Ihr Heimatland dasselbe Einkommen besteuern, zahlen Sie doppelt Steuern. Steuerabkommen können Abhilfe schaffen, jedoch nur, wenn Sie sich der Betriebsstätte bewusst sind und über die entsprechenden Unterlagen verfügen. Unbeabsichtigte Betriebsstätten sind selten lückenlos dokumentiert.

Rufschädigung und verstärkte Kontrolle

Unternehmen sehen sich einer erhöhten Prüfungshäufigkeit und einer verstärkten Kontrolle durch die lokalen Steuerbehörden gegenüber. Sobald Ihr Unternehmen in einem Land wegen eines Verstoßes gegen die Betriebsstättenvorschriften ins Visier gerät, müssen Sie damit rechnen, dass Ihre Geschäftstätigkeiten auch in anderen Ländern genauer unter die Lupe genommen werden.

Beispiel aus der Praxis

Ein US-amerikanisches Softwareunternehmen entsandte eine leitende Vertriebsmitarbeiterin nach Deutschland, wo sie ihre Tätigkeit im Homeoffice fortsetzte, regelmäßig Kunden traf und Verträge abschloss. Nach 18 Monaten stellte eine deutsche Steuerprüfung eine Betriebsstätte fest, was zu einer Körperschaftsteuerpflicht auf die in Deutschland erzielten Umsätze, rückwirkenden Umsatzsteuerverbindlichkeiten, Strafzahlungen und der Verpflichtung zur Anmeldung einer formellen Zweigniederlassung führte.

Wie lässt sich das Risiko einer Betriebsstätte vermeiden?

Es gibt keine Patentlösung für das PE-Risiko. Der richtige Ansatz hängt von Ihren Geschäftszielen, Ihrer Risikobereitschaft und dem Umfang Ihrer Geschäftstätigkeit im jeweiligen Land ab.

Doch dies sind die bewährten Strategien, die sich bewährt haben, und die meisten Unternehmen benötigen eine Kombination aus ihnen:

1. Beauftragen Sie einen Employer of Record (EOR) für die Einstellung ausländischer Mitarbeiter

Dies ist die gängigste und praktischste Strategie für Unternehmen, die im Ausland Personal einstellen möchten, ohne dort eine direkte steuerpflichtige Präsenz zu begründen. Die EOR fungiert als offizieller Arbeitgeber, was bedeutet, dass Ihr Unternehmen nicht als direkt in der ausländischen Gerichtsbarkeit präsent gilt.

Der EOR stellt die Mitarbeiter rechtlich in Ihrem Namen ein, kümmert sich um die Gehaltsabrechnung, die Steuerabzüge, die Sozialversicherungsbeiträge und die Compliance mit den lokalen Arbeitsvorschriften. Ihr Unternehmen leitet die tägliche Arbeit, doch das rechtliche Arbeitsverhältnis besteht mit dem EOR.

Allerdings ist ein EOR wie Wisemonk verringert das Risiko einer als Betriebsstätte (PE) eingestuften Tätigkeit erheblich, beseitigt es jedoch nicht vollständig. Langfristige oder strategische Aktivitäten, die in jeder Hinsicht – bis auf den Namen – einer Zweigniederlassung oder Tochtergesellschaft ähneln, können weiterhin eine Einstufung als Betriebsstätte nach sich ziehen, da die Steuerbehörden über die EOR-Vereinbarung hinwegsehen können. Ein EOR eignet sich am besten für kleine Teams, Markttests und Situationen, in denen Sie noch nicht bereit sind, eine lokale Gesellschaft zu gründen.

2. Beschränkung der Befugnis zur Vertragsunterzeichnung für ausländische Mitarbeiter

Damit wird das Risiko im Zusammenhang mit abhängigen Vertretern direkt angegangen. Stellen Sie sicher, dass niemand in der ausländischen Rechtsordnung regelmäßig die Befugnis ausübt, in Ihrem Namen Verträge abzuschließen. Halten Sie die Genehmigung von Verträgen, Preisentscheidungen und die Unterzeichnung von Geschäften zentral in Ihrem Heimatland.

Sollten Sie Vertriebsmitarbeiter im Ausland beschäftigen, gestalten Sie deren Aufgabenbereiche so, dass diese zwar verhandeln, aber keine Verträge abschließen. Die Unterscheidung zwischen „Beteiligung an Verhandlungen“ und „regelmäßigem Abschluss von Verträgen“ ist im Rahmen der OECD-Richtlinien von entscheidender Bedeutung. Halten Sie dies in Arbeitsverträgen und internen Richtlinien klar fest.

3. Rollen eher als unterstützend denn als zentral gestalten

Mitarbeiter, die umsatzgenerierende Tätigkeiten ausüben (Vertrieb, Produktentwicklung, strategische Entscheidungsfindung), bergen ein weitaus höheres Personalrisiko als solche in unterstützenden Funktionen. Gestalten Sie Tätigkeiten im Ausland nach Möglichkeit so, dass sie tatsächlich vorbereitender oder unterstützender Natur sind: Kundenbetreuung, Forschung, IT-Wartung, administrative Aufgaben.

Das Schlüsselwort lautet „tatsächlich“. Nachdem die BEPS-Maßnahme 7 die Ausnahmeregelungen für Hilfstätigkeiten eingeschränkt hat, werden die Steuerbehörden prüfen, was die Mitarbeiter tatsächlich tun, und nicht nur ihre Berufsbezeichnungen. Dokumentieren Sie, dass es sich bei den Tätigkeiten um unterstützende Funktionen und nicht um Kerngeschäftsaktivitäten handelt.

4. Überwachung der Anwesenheitsdauer der Mitarbeiter

Legen Sie klare Richtlinien fest, die es Mitarbeitern untersagen, über festgelegte Zeiträume hinaus im Ausland zu arbeiten. Verlangen Sie für jeden internationalen Umzug, auch für vorübergehende, eine vorherige Genehmigung. Nutzen Sie technische Mittel, um den physischen Aufenthaltsort von Remote-Mitarbeitern zu erfassen.

Erfassen Sie die kumulierten Tage pro Land und Mitarbeiter. Führen Sie Genehmigungsverfahren ein, bevor jemand die Aufenthaltsdauer-Schwellenwerte erreicht (183 Tage, 90 Tage oder was auch immer das jeweilige Abkommen vorsieht). Wechseln Sie die Mitarbeiter aus, bevor die Schwellenwerte erreicht werden, wenn Sie projektbezogen arbeiten.

5. Gehen Sie bei der Beauftragung von freiberuflichen Dienstleistern umsichtig vor

Die Beauftragung wirklich unabhängiger Auftragnehmer anstelle von Angestellten kann das Risiko einer Betriebsstätte verringern, da ein unabhängiger Vertreter, der im Rahmen seiner eigenen Geschäftstätigkeit handelt, in der Regel keine Betriebsstätte begründet. Eine falsche Einstufung verschlimmert die Situation jedoch, anstatt sie zu verbessern. Der Auftragnehmer muss tatsächlich unabhängig sein: Er muss mehrere Kunden betreuen, selbst über die Art und Weise der Arbeitsausführung entscheiden und keine Befugnis haben, Ihr Unternehmen zu verpflichten.

6. Gründung einer lokalen Tochtergesellschaft für umfangreiche Geschäftstätigkeiten

Wenn Ihre Geschäftstätigkeit im Ausland umfangreich und langfristig ist, könnte die Gründung einer lokalen Gesellschaft (Tochtergesellschaft) tatsächlich der sauberste Weg sein. Eine Tochtergesellschaft sorgt für eine klare rechtliche Trennung zwischen der Muttergesellschaft und den lokalen Geschäftsaktivitäten und verfügt über eigene Steuererklärungen sowie eine eigene Compliance-Struktur.

Wichtiger Hinweis: Eine Tochtergesellschaft schließt das Risiko einer Betriebsstätte für die Muttergesellschaft nicht automatisch aus. Wenn Mitarbeiter der Tochtergesellschaft als Beauftragte der Muttergesellschaft handeln oder wenn Mitarbeiter der Muttergesellschaft die Räumlichkeiten der Tochtergesellschaft als feste Geschäftseinrichtung nutzen, kann die Muttergesellschaft dennoch separat eine Betriebsstätte begründen.

7. Dokumentieren Sie alles und führen Sie detaillierte Aufzeichnungen

Dies ist die Strategie, die alle anderen miteinander verknüpft. Führen Sie schriftliche Verträge, in denen der Leistungsumfang, die Befugnisgrenzen und der Ort der Leistungserbringung klar definiert sind. Führen Sie Zeiterfassungsunterlagen, aus denen die Anwesenheit von Mitarbeitern und Auftragnehmern in den einzelnen Ländern hervorgeht. Bewahren Sie Vorstandsbeschlüsse und Genehmigungswege auf, aus denen hervorgeht, wo wichtige Entscheidungen getroffen werden.

Sollten die Steuerbehörden Ihren Status als Betriebsstätte jemals in Frage stellen, sind Ihre Unterlagen Ihre Verteidigung. Der Nachweis, dass es sich um Nebentätigkeiten handelt, dass die Entscheidungsbefugnis bei der Zentrale verbleibt und dass die zeitlichen Schwellenwerte nicht überschritten wurden, ist entscheidend dafür, dass Sie bei einer Betriebsstättenveranlagung auf der sicheren Seite bleiben.

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2. Wir werden zu den Employer of Record, wobei alles von der Lohnabrechnung über Sozialversicherungsbeiträge bis hin zur Compliance mit den lokalen Arbeitsgesetzen geregelt wird.
3. Sie erhalten Zugang zu Fachkräften in Indien, ohne dort eine physische Präsenz aufzubauen oder steuerliche Verpflichtungen einzugehen.

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