- Das EOR-Vertragsmanagement umfasst die Ausarbeitung, Unterzeichnung, Pflege und Beendigung der Arbeitsverträge, die ein „Employer of Record“ mit den von Ihnen im Ausland eingestellten Mitarbeitern abschließt.
- Jede EOR-Regelung basiert auf zwei Verträgen: einem kommerziellen Dienstleistungsvertrag zwischen Ihnen und dem EOR sowie einem lokalen Arbeitsvertrag zwischen dem EOR und dem Arbeitnehmer.
- Ein solider EOR-Arbeitsvertrag regelt den Aufgabenbereich, die Vergütung, Sozialleistungen, die Arbeitszeit, die Übertragung von geistigem Eigentum, die Geheimhaltungspflicht, die Kündigungsfristen sowie die Kündigung unter Berücksichtigung des anwendbaren Rechts und der Sprache.
- Die Vertragsbestimmungen unterscheiden sich je nach Land: Obligatorische Klauseln, Sprache, Form der Unterschrift sowie Kündigungsfristen oder Abfindungen werden jeweils vor Ort festgelegt, und ein guter EOR-Anbieter sorgt dafür, dass alle Bestimmungen stets auf dem neuesten Stand sind.
- Der risikoreichste Moment ist der Wechsel des EOR-Anbieters; ohne parallele Abläufe und eine sorgfältige Übergabe riskieren Sie Unterbrechungen der ununterbrochenen Betriebszeit, Lohnlücken und den Verlust von Sozialleistungen.
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Das EOR-Vertragsmanagement umfasst die Erstellung, Unterzeichnung, Pflege und schließlich die Beendigung der Arbeitsverträge, die ein Employer of Record gilt für die Mitarbeiter, die Sie im Ausland einstellen, sodass jeder Mitarbeiter vom Onboarding bis zum Ausscheiden einen vor Ort gültigen, rechtsverbindlichen Vertrag hat. Das Detail, das in den meisten Leitfäden übersehen wird: Eine EOR-Vereinbarung basiert auf zwei Verträgen, nicht auf einem. Es gibt den geschäftlichen Dienstleistungsvertrag zwischen Ihrem Unternehmen und dem EOR sowie den lokalen Arbeitsvertrag zwischen dem EOR und dem Arbeitnehmer. Wenn Sie beides gut verwalten, halten Sie die Vorschriften ein und sind für Prüfungen gerüstet; verwalten Sie nur eines davon, entstehen Lücken, in denen Risiken lauern.
Nach unserer Erfahrung bei der Ausarbeitung und Verwaltung von Arbeitsverträgen für globale Teams handelt es sich bei den meisten Vertragsproblemen nicht um exotische rechtliche Grenzfälle. Es sind vielmehr gewöhnliche Verfahrensfehler: eine fehlende Klausel, eine nicht unterzeichnete Vertragsänderung oder eine Lücke, die entsteht, wenn ein Unternehmen den Anbieter wechselt. Wenn Sie den Lebenszyklus richtig gestalten, erledigt sich das rechtliche Risiko meist von selbst.
Was versteht man unter EOR-Vertragsmanagement, und warum gibt es zwei Verträge?
Das EOR-Vertragsmanagement umfasst die durchgängige Abwicklung der Vereinbarungen, die eine internationale Personalvermittlung rechtmäßig und vorschriftsmäßig gestalten. Was dabei oft übersehen wird, ist, dass stets zwei separate Verträge im Spiel sind, die unterschiedliche Funktionen erfüllen. Der eine ist der geschäftliche Vertrag zwischen Ihnen und Ihrem Dienstleister; der andere ist das eigentliche Arbeitsverhältnis zwischen dem Dienstleister und Ihrem Mitarbeiter.
| Aspekt | Dienstleistungsvertrag (zwischen Ihnen und dem EOR) | Arbeitsvertrag (EOR und Arbeitnehmer) |
|---|---|---|
| Parteien | Ihr Unternehmen und der EOR-Anbieter | Die EOR als rechtlicher Arbeitgeber und der Arbeitnehmer |
| Zweck | Leistungsumfang, Honorare, Haftung, Datenschutz, Weitergabe von geistigem Eigentum | Die Rolle des Arbeitnehmers, seine Vergütung, seine Sozialleistungen und die gesetzlichen Bestimmungen |
| Unterliegt | Das Handelsrecht, auf das Sie sich beide geeinigt haben | Das Arbeitsrecht des Landes, aus dem der Arbeitnehmer stammt |
| Falls etwas schiefgeht | Unklare Haftungsfragen oder unerwartete Gebühren gehen zu Ihren Lasten | Es kann sein, dass der Arbeitnehmer falsch eingestuft wurde oder der Vertrag nicht durchsetzbar ist |
In diesem Punkt unterscheidet sich ein EOR von einem PEO, das gemeinsame Beschäftigung und setzt voraus, dass Sie bereits ein rechtmäßiger Arbeitgeber sind. Bei einem EOR ist der Dienstleister der alleinige rechtmäßige Arbeitgeber im Arbeitsvertrag – genau das ermöglicht es Ihnen, Mitarbeiter dort einzustellen, wo Sie keine eigene juristische Person haben. Das bedeutet auch, dass die Bestimmungen zum geistigen Eigentum und zur Vertraulichkeit im Arbeitsvertrag vorsehen müssen, dass die Arbeitsergebnisse an Ihr Unternehmen abgetreten werden; andernfalls sind Sie nicht Eigentümer dessen, was Ihr Team entwickelt.
Sind Sie noch nicht mit dem Modell hinter diesen Verträgen vertraut? Siehe Was ist ein „Employer of Record“?, So funktioniert EOR, PEO im Vergleich zu EOR, und „Agent of Record“ vs. EOR.
Welche Hauptarten von Arbeitsverträgen gibt es im Bereich EOR?
EOR-Arbeitsverträge gibt es in vier gängigen Formen, wobei die Wahl der geeigneten Form von der jeweiligen Funktion, dem Zeitrahmen und den lokalen gesetzlichen Bestimmungen abhängt. Die Wahl einer ungeeigneten Struktur birgt versteckte Kosten und Risiken.
| Vertragsart | Wann sollte man es verwenden? | Achten Sie auf |
|---|---|---|
| Unbefristet | Laufende, zentrale Aufgaben | Es gelten die gesetzlichen Leistungen und Kündigungsfristen in vollem Umfang |
| Befristet | Ein festgelegter Projekt- oder Budgetzeitraum | Lokale Obergrenzen für Vertragsverlängerungen; automatische Umwandlung in unbefristete Verträge |
| Projektbezogen | Ein konkretes, klar abgegrenztes Ergebnis | Eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs, die dazu führt, dass es sich um eine verschleierte Beschäftigung handelt |
| Probezeit | Die ersten Monate eines jeden Arbeitsverhältnisses | Lokale Beschränkungen hinsichtlich der Dauer und der Beendigung während der Probezeit |
Falls Sie sich noch nicht sicher sind, wie Sie internationale Personalbeschaffung, beachten Sie bitte, dass keine dieser Bestimmungen für Auftragnehmer gilt. Ein Auftragnehmer ist keineswegs ein EOR-Mitarbeiter; das ist ein Contractor of Record oder einen Vertrag als direkter Auftragnehmer mit eigenen Bestimmungen für Einstufung internationaler Auftragnehmer und diese grenzüberschreitend zu begleichen.
Die Vertragsbedingungen umfassen auch Leistungen und Daten, siehe Vorteile der EOR, Leistungsverwaltung, und Datensicherheit bei EOR.
Was sollte ein EOR-Arbeitsvertrag enthalten?
Ein solider EOR-Arbeitsvertrag lässt keinen Raum für Spekulationen. Dies sind die Klauseln, die dafür sorgen, dass er den gesetzlichen Vorschriften entspricht und durchsetzbar ist, und die sowohl Ihr Unternehmen als auch den Arbeitnehmer schützen.
- Aufgabenbereich und Berichtswege, damit die Aufgaben und Erwartungen vom ersten Tag an klar sind.
- Vergütung und Zahlungsplan, einschließlich Währung, Prämien und der Art und Weise, wie Abzüge behandelt werden, als Teil des umfassenderen Vergütungspaket.
- Sozialleistungen und Urlaubstage, die die gesetzlichen Mindestansprüche des jeweiligen Landes abdecken sowie alle zusätzlichen Leistungen, die Sie anbieten.
- Arbeitszeit, Festlegung der Arbeitsstunden, Überstunden sowie Ruhezeiten gemäß den lokalen gesetzlichen Bestimmungen.
- Übertragung von geistigem Eigentum und Vertraulichkeit, sodass Arbeitsergebnisse und Geschäftsgeheimnisse Ihrem Unternehmen gehören und nicht dem Mitarbeiter oder dem Dienstleister.
- Kündigung und Kündigungsfrist, unter Angabe der Kündigungsgründe, der Kündigungsfristen und der Abfindungen gemäß den örtlichen Vorschriften.
- Anwendbares Recht und Sprache: Festlegung des Gerichtsstands und der Sprache, in der der Vertrag rechtswirksam ist.
Die Vorschriften variieren je nach Land; informieren Sie sich genauer darüber Weltweite Compliance mit den EOR-Vorschriften, Compliance mit den Vorschriften für den „Employer of Record“, sowie die Durchführung einer EOR-Compliance-Prüfung.
Inwiefern unterscheiden sich die Vertragsbestimmungen für EOR von Land zu Land?
Es gibt keine einheitliche Vorlage, die überall funktioniert. Wie Sie neue Märkte erschließen, der Vertrag muss sich an die lokalen Rechtsvorschriften anpassen, und die Unterschiede sind größer, als die meisten Teams erwarten.
| Was sich je nach Land unterscheidet | Warum dies von Bedeutung ist |
|---|---|
| Zwingende Bestimmungen | Das Fehlen einer vorgeschriebenen Klausel kann dazu führen, dass der Vertrag nicht durchsetzbar ist oder dass Vertragsstrafen fällig werden |
| Vertragssprache | In vielen Ländern ist die offizielle Landessprache Voraussetzung dafür, dass der Vertrag rechtskräftig ist |
| Format der Unterschrift | Einige akzeptieren elektronische Signaturen; andere verlangen nach wie vor eine handschriftliche Unterschrift |
| Kündigung und Abfindung | Durch lokale Gesetze festgelegt und oft deutlich länger als in Märkten mit „At-Will“-Beschäftigungsverhältnissen |
| Ob eine EOR zulässig ist | In einigen Rechtsordnungen werden EOR-Vereinbarungen genehmigt oder gänzlich untersagt |
Der Vertragslebenszyklus erstreckt sich vom Onboarding bis hin zu Überprüfungen, siehe Bewährte Verfahren für das Onboarding bei EOR, Umsetzung von EOR, und Leistungsmanagement.
Wie sieht der Lebenszyklus eines EOR-Vertrags aus?
Das EOR-Vertragsmanagement ist nicht auf eine einmalige Vertragsunterzeichnung beschränkt. Es erstreckt sich über die gesamte Laufzeit des Mitarbeiterlebenszyklus, und jede Phase verfügt über eine eigene Dokumentationskette.
- Erstellung: Die EOR entwirft einen länderspezifischen Vertrag für die jeweilige Position, der von lokalen Rechtsexperten geprüft wird.
- Genehmigung: Ihr Unternehmen und der EOR stimmen den Bedingungen zu, bevor dem Arbeitnehmer irgendetwas mitgeteilt wird.
- Onboarding und Unterschrift: Der Mitarbeiter unterschreibt, und Onboarding meldet sie für die Gehaltsabrechnung und die Sozialleistungen an.
- Änderungen: Jede Änderung hinsichtlich Vergütung, Aufgabenbereich oder gesetzlicher Bestimmungen wird in einer unterzeichneten Änderungsvereinbarung festgehalten, niemals in einer separaten E-Mail.
- Verlängerungen: Befristete Verträge und Projektverträge werden termingerecht verlängert oder beendet und nicht einfach auslaufen gelassen.
- Austritt: Austritte erfolgen gemäß den vor Ort geltenden Kündigungs- und Abrechnungsvorschriften, wobei auf beiden Seiten eine lückenlose Dokumentation gewährleistet ist.
Die langfristige Einhaltung der Vorschriften hängt ab von Risikomanagement im Bereich EOR, der Ihres Anbieters Modell mit eigenen Einheiten vs. Aggregator-Modell, und Technologieintegration.
Wie stellen Sie sicher, dass EOR-Verträge langfristig den gesetzlichen Anforderungen entsprechen?
Ein unterzeichneter Vertrag ist eine Momentaufnahme, während sich das Arbeitsrecht ständig weiterentwickelt. Um die Konformität von EOR-Verträgen zu gewährleisten, muss die Überprüfung zur Routine werden: Jede Vereinbarung ist mindestens einmal jährlich sowie bei jeder Änderung von Gesetzen, Vergütungssätzen oder Aufgabenbereichen zu überprüfen, wobei jede Änderung mit einer Versionsnummer zu versehen ist, um eine einheitliche Informationsquelle zu gewährleisten, und die Verträge müssen stets mit den aktuellen weltweite Lohn- und Gehaltsabrechnung. Betrachten Sie dies als Teil von Lohn- und Gehaltsabrechnung und Ihr weiteres Personalverwaltung, und zwar nicht nur einmal im Jahr, und ein guter Anbieter übernimmt die Überwachung für Sie.
Denken Sie darüber nach, den Anbieter zu wechseln? Siehe So wechseln Sie den EOR-Anbieter, So wählen Sie einen EOR aus, das die besten EOR-Unternehmen, und EOR im Vergleich zu Ihrer eigenen Organisation.
Was geschieht mit Ihren EOR-Verträgen, wenn Sie den Anbieter wechseln?
Dies ist der Punkt, an dem es am häufigsten zu Problemen kommt. Ein Anbieterwechsel bedeutet, dass die alten Arbeitsverträge gekündigt werden und der neue Anbieter neue Verträge ausstellt. Dabei besteht die Gefahr einer Unterbrechung der ununterbrochenen Betriebszugehörigkeit, wodurch die Betriebszugehörigkeitsdauer, Kündigungsfristen und Abfindungsansprüche zurückgesetzt werden können; hinzu kommt das Risiko einer Gehaltslücke oder des Wegfalls von Sozialleistungen während des Wechsels. Die Lösung ist wenig spektakulär: Führen Sie während des Wechsels parallele Abrechnungszyklen durch, übertragen Sie die Unterlagen vollständig und vergewissern Sie sich, dass der neue Vertrag die erworbenen Ansprüche des Arbeitnehmers wahrt. Bevor Sie den Wechsel vornehmen, vergleichen Sie die Anbieter hinsichtlich der grundlegenden Aspekte, sowohl EOR im Vergleich zur Lohnabrechnung und eine ordentliche Anbietervergleich, damit Sie denselben Fehler bei einem neuen Logo nicht wiederholen.
Wie geht Wisemonk mit EOR-Verträgen um?
Wisemonk ist ein in Indien ansässiger EOR-Anbieter, der globale Unternehmen dabei unterstützt, Mitarbeiter in Indien einzustellen, zu vergüten und zu verwalten, ohne eine lokale Niederlassung gründen zu müssen.
So unterstützen wir Sie:
- Konforme Verträge, bearbeitet: Wir erstellen, unterzeichnen und pflegen für jeden in Indien eingestellten Mitarbeiter Arbeitsverträge, die den lokalen Vorschriften entsprechen.
- Die Lohnabrechnung läuft von selbst: Gehälter, Steuern, gesetzliche Abgaben und die pünktliche Auszahlung in Landeswährung – all dies wird für Sie abgewickelt.
- Vorteile, die miteinander konkurrieren: Krankenversicherung, bezahlter Urlaub und Altersvorsorge, die denen führender lokaler Arbeitgeber entsprechen.
- Personalunterstützung, die Probleme löst: Unsere Spezialisten kümmern sich um Urlaubsangelegenheiten, die Dokumentation und alltägliche Mitarbeiteranfragen, sodass Ihr Team dies nicht tun muss.
- Compliance, auf die Sie sich verlassen können: Wir verfolgen jede Änderung im Arbeitsrecht und halten Ihre Verträge und Richtlinien auf dem neuesten Stand, damit Sie keine Strafen riskieren.
Möchten Sie, dass Ihre EOR-Arbeitsverträge von Anfang bis Ende für Sie abgewickelt werden?
Wir entwerfen, unterzeichnen, pflegen und kündigen für Ihr globales Team Arbeitsverträge, die den lokalen Vorschriften entsprechen, sodass jeder neue Mitarbeiter über einen rechtsverbindlichen Vertrag ohne Lücken verfügt. Teilen Sie uns bitte mit, wen Sie wo einstellen möchten.
Wir unterstützen globale Unternehmen bei der Personalbeschaffung in Indien durch EOR, verwaltete Lohnabrechnung, Auftragnehmermanagement und die Einrichtung von GCC-Strukturen. Derzeit planen wir unsere Expansion in zukünftige Märkte, darunter die USA und Großbritannien.
Was unsere Kunden sagen
Unternehmen aus den USA, Großbritannien und Europa vertrauen darauf, dass wir ihre Teams vorschriftsmäßig und zügig aufbauen. Das sagen unsere Kunden:
„Ich bin sehr froh, dass ich Wisemonk entdeckt habe. Die Zusammenarbeit mit dem Unternehmen war ein reines Vergnügen, und die Liebe zum Detail ist beeindruckend. Sie haben uns dabei geholfen, ihr Preismodell zu verstehen, hochqualifizierte Fachkräfte zu finden, diese zu interviewen und anschließend beim Onboarding einzustellen. Ich habe ihnen Kriterien für die Art von Mitarbeitern genannt, die wir suchten, und sie haben diese erfüllt. Die Kandidaten, die sie für uns gefunden haben, gehören zu den besten Ingenieuren, mit denen ich je zusammengearbeitet habe. Ich empfehle Wisemonk jedem, der Unterstützung bei der Personalbeschaffung benötigt.“
- Dan Sampson, Leiter der Entwicklungsabteilung bei Cobu
Häufig gestellte Fragen
Worin besteht der Unterschied zwischen dem EOR-Dienstleistungsvertrag und dem Arbeitsvertrag?
Der Dienstleistungsvertrag ist der Handelsvertrag zwischen Ihrem Unternehmen und dem EOR, in dem Umfang, Gebühren, Haftung und Datenschutz geregelt sind. Der Arbeitsvertrag wird zwischen dem EOR und dem Arbeitnehmer geschlossen und regelt Vergütung, Sozialleistungen sowie die gesetzlichen Bestimmungen gemäß lokalem Recht. Sie benötigen beide Verträge, da sie unterschiedliche Funktionen erfüllen.
Wer erstellt den Arbeitsvertrag für einen EOR-Mitarbeiter?
Der EOR erstellt den Vertrag, da der EOR der rechtliche Arbeitgeber im Land des Arbeitnehmers ist. Ein guter Dienstleister stützt sich auf länderspezifische Vorlagen und eine rechtliche Prüfung vor Ort und passt die Vertragsbedingungen an Ihre Position und Ihre Vergütung an, damit beide Seiten abgesichert sind.
Können Sie individuelle Klauseln wie ein Wettbewerbsverbot oder eine Vertraulichkeitsvereinbarung hinzufügen?
Ja. Individuelle Klauseln wie Vertraulichkeitsvereinbarungen, die Übertragung von geistigem Eigentum und Wettbewerbsverbote können hinzugefügt werden; jede dieser Klauseln wird jedoch einer rechtlichen Prüfung vor Ort unterzogen, da die Durchsetzbarkeit von Land zu Land variiert und einige Beschränkungen vor Ort begrenzt oder nicht durchsetzbar sind.
Wie oft sollten Arbeitsverträge im Bereich EOR überprüft werden?
Überprüfen Sie diese mindestens einmal jährlich sowie immer dann, wenn sich die örtlichen Rechtsvorschriften, die Vergütung oder der Aufgabenbereich ändern. Regelmäßige Überprüfungen gewährleisten die Durchsetzbarkeit der Verträge und verringern das Risiko späterer Strafen oder Streitigkeiten.
Was geschieht mit den EOR-Verträgen, wenn Sie den Anbieter wechseln?
Die alten Arbeitsverträge werden gekündigt, und der neue Anbieter stellt neue aus. Es besteht das Risiko einer Unterbrechung der Betriebszugehörigkeit, einer Gehaltslücke oder des Verlusts von Ansprüchen; führen Sie daher parallele Abläufe durch und übertragen Sie die Unterlagen während des Wechsels sorgfältig.
Sind EOR-Verträge in jedem Land einklagbar?
In den meisten Fällen ja, aber nicht in allen. Viele Märkte erkennen das EOR-Modell uneingeschränkt an, während einige wenige es lizenzieren oder einschränken. Vergewissern Sie sich stets vor der Beauftragung, ob die Vereinbarung vor Ort durchsetzbar ist, denn ein Vertrag ist nur so stark wie die ihm zugrunde liegenden gesetzlichen Bestimmungen.
Worin besteht der Unterschied zwischen einem EOR-Mitarbeiter und einem selbstständigen Auftragnehmer?
Ein EOR-Mitarbeiter ist rechtlich über das EOR-Unternehmen angestellt, das die Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und Compliance übernimmt. Ein unabhängiger Auftragnehmer ist selbstständig, stellt Ihnen Rechnungen aus und kümmert sich selbst um seine Steuern und Sozialleistungen. Mitarbeiter genießen gesetzliche Schutzrechte; Auftragnehmer tauschen diese gegen Eigenständigkeit ein.
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