Freiberufler oder Angestellter: So erkennen Sie den Unterschied, bevor es die Steuerbehörde tut

Sollte dieser Mitarbeiter als Selbstständiger oder als Angestellter eingestuft werden? Es scheint sich um eine einfache Frage der Einstufung zu handeln – bis eine Steuerprüfung, eine Lohnforderung oder eine Finanzierungsrunde diese Frage zwingend aufwirft.

Die von Ihnen gewählte Bezeichnung ist für die Antwort nicht ausschlaggebend. Bundesbehörden, Gerichte und staatliche Aufsichtsbehörden wenden jeweils ihre eigenen Kriterien an, um zu beurteilen, wie die Beziehung tatsächlich funktioniert.

In diesem Leitfaden werden die Unterschiede zwischen einem unabhängigen Auftragnehmer und einem Arbeitnehmer erläutert, alle in den Vereinigten Staaten geltenden Einstufungskriterien vorgestellt, die Folgen einer falschen Einstufung aufgezeigt und erklärt, wie Sie bei der Expansion Ihres Unternehmens die richtige Wahl treffen.

Was ist der Unterschied zwischen einem Selbstständigen und einem Arbeitnehmer?

Da wir das globale Onboarding für mehr als 300 Unternehmen betreut haben, haben wir beobachtet, dass selbst erfahrene Gründer an diesem einen Unterschied scheitern. Hier erfahren Sie also, worin der wesentliche Unterschied zwischen den beiden liegt. Der entscheidende Unterschied liegt in der Frage von Kontrolle und Unabhängigkeit.

• Ein Arbeitnehmer arbeitet unter Ihrer Weisung und ist wirtschaftlich von Ihrem Unternehmen abhängig.
• Ein Selbstständiger führt ein eigenes Unternehmen, entscheidet selbst, wie die Arbeit erledigt wird, betreut mehrere Kunden und trägt die Verantwortung für seine eigenen Steuern und Sozialabgaben.

Titel, Angebotsschreiben und eine unterzeichnete Vereinbarung klären die Frage nicht, wie Sie in unserem Leitfaden zum Vertrag für freiberufliche Mitarbeiter. Entscheidend ist, wie die Beziehung im Alltag funktioniert.

Was ist ein selbstständiger Auftragnehmer?

Ein unabhängiger Auftragnehmer, auch als Freiberufler oder Berater bezeichnet, Leiharbeitnehmer, Selbstständiger oder 1099-Arbeitnehmerbietet über einen festgelegten Zeitraum hinweg eine vereinbarte Dienstleistung gegen ein festes Honorar an. Sie bestimmen ihren Zeitplan, ihre Arbeitsweise, ihre Arbeitsmittel und ihren Kundenstamm selbst und kümmern sich selbst um ihre Steuern.

Zu den gängigen Beispielen zählen freiberufliche Autoren, Grafikdesigner, Journalisten, Softwareentwickler, Berater, Fotografen und Handwerker, die mehrere Kunden gleichzeitig betreuen.

Wenn Sie mehr über die feinen Unterschiede erfahren möchten, lesen Sie unsere detaillierte Analyse von Selbstständiger vs. freier Auftragnehmer.

Was ist ein Arbeitnehmer?

Ein Mitarbeiter arbeitet unter Ihrer Aufsicht, hält sich an Ihre Arbeitsabläufe und Arbeitszeiten, nutzt die von Ihnen bereitgestellten Arbeitsmittel und unterliegt dem Arbeitsrecht auf Bundes- und Landesebene.

Sie ziehen die Einkommensteuer, die Sozialversicherungsbeiträge und die Medicare-Beiträge ein, zahlen den Arbeitgeberanteil an den Lohnsteuern und gewähren in der Regel Sozialleistungen. Die meisten Arbeitnehmer in den Vereinigten Staaten sind Arbeitnehmer mit W-2-Formular, das Pendant zum 1099-Auftragnehmer.

Hier sehen Sie einen Vergleich der beiden Faktoren, die den Status bestimmen:

Diese Unterscheidungen bilden die Grundlage, sind jedoch erst dann von Bedeutung, wenn Sie wissen, welcher rechtliche Maßstab zur Anwendung kommt.

Wie wird die Einstufung eines Arbeitnehmers konkret festgelegt?

Bei den über 2.000 Mitarbeitern, die wir in ein Arbeitsverhältnis vermittelt haben, gilt stets eines: Nicht die Bezeichnung im Vertrag entscheidet über den Status.

Nur weil man jemanden als unabhängigen Auftragnehmer bezeichnet oder ihn einen Auftragnehmervertrag unterzeichnen lässt, wird er dadurch noch lange nicht zu einem solchen.

Aufsichtsbehörden und Gerichte prüfen, wie sich das Verhältnis in der Praxis gestaltet, wer die Arbeit kontrolliert, inwieweit der Arbeitnehmer wirtschaftlich abhängig ist und ob es sich um eine vorübergehende oder dauerhafte Vereinbarung handelt.

Ein Arbeitnehmer kann die Prüfung einer Behörde bestehen und dennoch bei einer anderen durchfallen, und genau deshalb Einstufung von Arbeitnehmern Streitigkeiten treten oft erst im Rahmen einer Prüfung, einer Lohnforderung, einer Finanzierungsrunde oder einer Übernahme zutage.

Dies sind die vier Faktoren, die den sozialen Status in den Vereinigten Staaten bestimmen:

Das Wichtigste in Kürze: Bei der Einstufung geht es nicht um ein einfaches „bestanden“ oder „nicht bestanden“. Es kann vorkommen, dass Sie die Vorschriften einer Behörde erfüllen, bei einer anderen jedoch mit Sanktionen rechnen müssen. Aus diesem Grund taucht die Frage nach dem Status als Auftragnehmer oder Arbeitnehmer in der Regel bei Prüfungen, Schadensfällen oder Transaktionen auf.

Nachdem diese Grundlagen nun geschaffen sind, erfahren Sie im Folgenden, wie die einzelnen Behörden ihre eigenen Prüfungen durchführen, beginnend mit der IRS.

Wie unterscheidet die US-Steuerbehörde IRS zwischen freiberuflichen Auftragnehmern und Angestellten?

Die Finanzamt legt die Einstufung fest, um zu bestimmen, wer die Arbeit kontrolliert und wer die Sozialabgaben zu entrichten hat. Dabei werden Arbeitnehmer in fünf Kategorien eingeteilt: selbstständiger Auftragnehmer, Arbeitnehmer nach allgemeinem Recht, gesetzlich angestellter Mitarbeiter, gesetzlich nicht angestellte Personen und Beschäftigte im öffentlichen Dienst.

Für die meisten Unternehmen stellt sich vor allem die Frage, ob es sich bei einer Person um einen Arbeitnehmer im Sinne des Gewohnheitsrechts oder um einen unabhängigen Auftragnehmer handelt. Die US-Steuerbehörde IRS beantwortet diese Frage anhand von drei Kategorien von Anhaltspunkten:

• Verhaltenskontrolle: ob Sie bestimmen oder das Recht haben zu bestimmen, wie, wann und wo die Arbeit ausgeführt wird.

• Finanzkontrolle: wie der Arbeitnehmer bezahlt wird, wer die Arbeitsmittel bereitstellt, wer die Kosten trägt und ob der Arbeitnehmer einen Gewinn oder Verlust erzielen kann.

• Art der Beziehung: ob schriftliche Verträge oder Leistungen für Arbeitnehmer vorliegen und ob die Tätigkeit fortlaufend ist und für Ihr Unternehmen von zentraler Bedeutung ist.

Es gibt keine festgelegte Anzahl von Faktoren. Die IRS bewertet das gesamte Arbeitsverhältnis sowie den Umfang Ihres Rechts, den Arbeitnehmer anzuleiten und zu kontrollieren, und erwartet von Ihnen, dass Sie dokumentieren, wie Sie zu dieser Feststellung gelangt sind.

Zwei Situationen verdienen hier besondere Beachtung: Telearbeiter und Fälle, die wirklich unklar sind.

Wie werden Remote-Mitarbeiter eingestuft?

Ein Remote-Mitarbeiter gilt nach den Regeln des Gewohnheitsrechts weiterhin als Ihr Arbeitnehmer, wenn Sie das Recht haben, zu bestimmen, was und wie die Arbeit erledigt wird, selbst wenn er selbst entscheidet, wo er arbeitet. Der Arbeitsort ändert nichts an dieser Einschätzung. Dies ist besonders für verteilte und grenzüberschreitende Teams von Bedeutung, in denen ein Remote-Auftragnehmer, der zu festen Zeiten an Kernaufgaben arbeitet, oft wie ein Arbeitnehmer wirkt. Wir vergleichen beide Möglichkeiten in unserem Leitfaden zu Selbstständiger Auftragnehmer vs. EOR-Mitarbeiter.

Bei verteilten und im Ausland tätigen Teams entscheidet die Kontrolle über den Status, nicht der Standort der Mitarbeiter.

Wie erhält man einen offiziellen Bescheid der US-Steuerbehörde (IRS)?

Sollte der Status tatsächlich unklar sein, kann entweder das Unternehmen oder der Arbeitnehmer einen Antrag stellen Formular SS-8… und die IRS wird den Sachverhalt prüfen und eine Entscheidung treffen. Rechnen Sie mit mindestens sechs Monaten, sodass sich dieses Verfahren eher für die Festlegung von Richtlinien für wiederkehrende Stellen eignet als für die Besetzung einer einzelnen dringenden Stelle.

Beispiel: Sie beschäftigen einen Remote-Mitarbeiter in Vollzeit, weisen ihm fortlaufende Aufgaben zu, erwarten seine Verfügbarkeit während der Kernarbeitszeiten, zahlen ihm einen festen monatlichen Betrag und stellen ihm die erforderliche Ausrüstung zur Verfügung. Da Sie die Einzelheiten festlegen und es sich um ein fortlaufendes Arbeitsverhältnis handelt, würde die US-Steuerbehörde IRS dies höchstwahrscheinlich als Beschäftigungsverhältnis einstufen.

Wenn die Fakten jedoch eindeutig sind, können Sie die Einstufung sicher vornehmen und das Warten überspringen.

Wie werden Arbeitnehmer im Rahmen des „Economic Reality Test“ des FLSA eingestuft?

Die Gesetz über faire Arbeitsnormen… die vom Arbeitsministerium (DOL) durchgesetzt wird, prüft, ob ein Arbeitnehmer wirtschaftlich von Ihrem Unternehmen abhängig ist oder tatsächlich selbstständig tätig ist. Dabei wird die wirtschaftliche Realität herangezogen, nicht die Berufsbezeichnung, Verträge oder die Art der Bezahlung. Gerichte und das DOL wägen eine Reihe von Faktoren ab, von denen keiner für sich allein ausschlaggebend ist:

• Unabhängig davon, ob die Tätigkeit ein wesentlicher Bestandteil Ihres Unternehmens ist
• Die Beständigkeit der Beziehung
• Die Investitionen des Arbeitnehmers in Anlagen und Ausrüstung
• Art und Umfang Ihrer Kontrolle
• Die Gewinn- oder Verlustchancen des Arbeitnehmers
• die für diese Tätigkeit erforderlichen Fähigkeiten, Eigeninitiative und unternehmerisches Urteilsvermögen
• Ob der Arbeitnehmer ein eigenständiges Unternehmen im freien Wettbewerb betreibt

Zusammengenommen werfen diese Faktoren die Frage auf, ob der Arbeitnehmer tatsächlich ein eigenes Unternehmen betreibt.

Was bestimmt den Status nicht?

Es ist zudem hilfreich zu wissen, welche Fakten die Aufsichtsbehörden außer Acht lassen.

Manche Fakten haben für sich genommen kaum Gewicht. Der Ort der Arbeitsausübung, das Fehlen einer schriftlichen Vereinbarung, die Frage, ob der Arbeitnehmer über eine staatliche oder kommunale Zulassung verfügt, sowie der Zeitpunkt oder die Art der Bezahlung entscheiden für sich genommen nicht darüber, ob jemand als Arbeitnehmer gilt. Der Oberste Gerichtshof hat klargestellt, dass die Gesamtsituation ausschlaggebend ist.

Das Arbeitsministerium misst der Einstufung große Bedeutung bei, da Auftragnehmer nicht unter den Schutz durch Mindestlohn- und Überstundenregelungen fallen und die Behörde der Ansicht ist, dass viele Arbeitnehmer falsch eingestuft sind.

Mit Wirkung vom Mai 2025 hat das DOL seine Einstufungsregelung für 2024 ausgesetzt und ist zur seit langem geltenden Analyse der wirtschaftlichen Gegebenheiten zurückgekehrt, in Informationsblatt 13. Diese Regelung aus dem Jahr 2024 hatte einen Rahmen auf der Grundlage von sechs Faktoren und der Gesamtbetrachtung der Umstände eingeführt und war rechtlich angefochten worden. Betrachten Sie die oben in Fact Sheet 13 aufgeführten Faktoren als den derzeit in Ermittlungen auf Bundesebene geltenden Standard.

Beispiel: Da dieser Mitarbeiter auf Sie als Einkommensquelle angewiesen ist und für Ihr Unternehmen unverzichtbare Tätigkeiten ausführt, ohne dabei wirklich unabhängig zu sein, würde das FLSA ihn wahrscheinlich als Arbeitnehmer einstufen.

Unter dem Strich orientiert sich das FLSA an der wirtschaftlichen Realität, ganz gleich, was in den Unterlagen steht.

Wie werden Arbeitnehmer im Common Law eingestuft?

Im Common Law steht eine einzige Frage im Mittelpunkt: Haben Sie das Recht, die Art und Weise der Arbeitsausführung zu bestimmen, unabhängig davon, ob Sie dieses Recht tatsächlich ausüben? Die Gerichte prüfen, ob Sie die Arbeit leiten, die Arbeitszeiten festlegen, die Ausführung überwachen, die Tätigkeit in den Betriebsablauf integrieren und ob es dem Arbeitnehmer freisteht, andere Kunden zu bedienen und ein eigenständiges Unternehmen zu betreiben.

Entscheidend ist, dass ein hohes Maß an Kontrolle einen schriftlichen Vertrag außer Kraft setzen kann. Gerichte haben wiederholt festgestellt, dass Arbeitnehmer trotz unterzeichneter Verträge als Angestellte gelten, darunter auch Franchisenehmer, die aufgrund der strengen Kontrolle des Unternehmens über ihre Geschäftstätigkeit als Angestellte behandelt wurden. Gängige Branchenpraktiken, wie etwa die Einstufung von Lieferfahrern als Gig-Worker, stellen keine Rechtfertigung dar.

Beispiel: Da Sie sich das Recht vorbehalten, die Arbeit zu lenken, und die Rolle in den täglichen Arbeitsablauf eingebunden ist, würde das Gewohnheitsrecht den in diesem Beispiel genannten Arbeitnehmer höchstwahrscheinlich als Angestellten einstufen.

Wenn sich die Auslegung und der Vertrag widersprechen, hat die Auslegung Vorrang.

Werden Auftragnehmer und Arbeitnehmer in den einzelstaatlichen Gesetzen unterschiedlich behandelt?

Ja, und die Vorschriften der Bundesstaaten sind oft strenger als die des Bundes. Selbst wenn ein Arbeitnehmer die Kriterien des IRS und der FLSA erfüllt, kann eine Behörde des Bundesstaates ihn dennoch neu einstufen. Viele Bundesstaaten wenden die ABC-Test, wonach davon ausgegangen wird, dass es sich bei einem Arbeitnehmer um einen Angestellten handelt, sofern nicht alle drei Bedingungen erfüllt sind:

A. Autonomie: Der Arbeitnehmer ist von Ihrer Kontrolle darüber, wie die Arbeit ausgeführt wird, befreit.

B. Geschäftsfeld: die Tätigkeit fällt nicht unter die gewöhnliche Geschäftstätigkeit Ihres Unternehmens.

C. Gewöhnlich unabhängig: Der Arbeitnehmer betreibt ein etabliertes, eigenständiges Gewerbe oder Unternehmen.

Erfüllt auch nur eines dieser Kriterien nicht, gilt der Arbeitnehmer nach staatlichem Recht als Angestellter. Kalifornien, Massachusetts, New Jersey, Connecticut und Illinois (für bestimmte Tätigkeiten) wenden den ABC-Test oder eine Abwandlung davon an.

Der kalifornische Standard geht auf das Jahr 2018 zurück Dynamex-Urteil und AB 5 sowie AB 1514, die am 1. Januar 2026 in Kraft treten, präzisieren einige Ausnahmen, ohne die Prüfkriterien zu lockern. Wenn Sie der Ansicht sind, dass Sie falsch eingestuft wurden, nehmen die staatlichen Arbeitsbehörden und die für die Einstufung von Arbeitnehmern zuständigen Stellen Beschwerden entgegen und können Ermittlungen einleiten.

Da die staatlichen Prüfungen am strengsten sind, kommt es oft gerade dort zu ersten Abweichungen bei der Einstufung.

Wo kommt es am häufigsten zu einer falschen Einstufung?

Manche Vereinbarungen werden weitaus genauer unter die Lupe genommen als andere, und die Grenze zwischen einem Auftragnehmer und Subunternehmer kann schnell verschwimmen:

• Das Baugewerbe und das Handwerk, wo selbstständige Teams die Unabhängigkeitsprüfungen oft nicht bestehen.
• Franchise-Beziehungen, bei denen eine starke Kontrolle durch den Franchisegeber dazu führen kann, dass Franchisenehmer oder deren Mitarbeiter wie Angestellte wirken.
• Gig- und Lieferdienste, bei denen branchenübliche Gepflogenheiten eine falsche Einstufung nicht rechtfertigen.
• Freiwillige und unbezahlte Helfer, die dieselbe Arbeit verrichten wie bezahlte Mitarbeiter.
• Auszubildende, Praktikanten und Studierende, je nachdem, wer in erster Linie von der Arbeit profitiert.
• Telearbeiter, die häufig fälschlicherweise als Auftragnehmer eingestuft werden, selbst wenn das Unternehmen die Arbeit kontrolliert.

Falls Ihre Vereinbarung in eine dieser Kategorien fällt, betrachten Sie die Einstufung als Priorität und nicht als reine Formalität.

Welche Risiken und Sanktionen sind mit einer falschen Einstufung eines Arbeitnehmers verbunden?

Die Abwicklung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen im Wert von über 20 Millionen Dollar hat uns deutlich vor Augen geführt, wo eine falsche Einstufung zu hohen Kosten führt – und diese Kosten beschränken sich selten auf einen einzigen Bereich. Wenn ein Arbeitnehmer falsch eingestuft wird, verschwindet die Haftung nicht einfach, sondern summiert sich über steuerliche, rechtliche, betriebliche und grenzüberschreitende Risiken hinweg.

Steuerrisiko

Sie können sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil der Lohnsteuern schulden, zuzüglich Strafen und Zinsen, die bis zur Begleichung anfallen. Eine falsche Einstufung führt häufig zu Prüfungen durch die Steuerbehörde (IRS), insbesondere wenn Auftragnehmer nicht von festangestellten Mitarbeitern zu unterscheiden sind.

Steuerrückstände sind in der Regel die ersten und am schnellsten anfallenden Kosten.

Lohn- und Arbeitsrechtsansprüche

Einem Arbeitnehmer, der faktisch als Angestellter tätig ist, steht möglicherweise dennoch der Mindestlohn zu, Überstunden, Arbeitsunfallversicherung… sowie Ansprüche auf Leistungen, unabhängig vom Vertrag. Dies eröffnet die Möglichkeit, Nachzahlungen einzufordern, und Vergeltungsmaßnahmen gegen Arbeitnehmer, die eine falsche Einstufung melden, sind an sich schon rechtswidrig.

Diese Ansprüche können Jahre zurückreichen, weit über den ursprünglichen Auftrag hinaus.

Betriebliche Schäden und Reputationsschäden

Eine Neueinstufung untergräbt das Vertrauen, führt zu Fluktuation und verursacht einen hohen Verwaltungsaufwand, da häufig rückwirkende Unterlagen erforderlich sind, die weitere Prüfungen nach sich ziehen können. Dieses Risiko steigt bei Modellen der geteilten Beschäftigung, die wir in unserem Leitfaden zu Mitbeschäftigung.

Die Nachbearbeitung kostet oft mehr Zeit, als durch die ursprüngliche Beauftragung eingespart wurde.

Grenzüberschreitendes Risiko

Die grenzüberschreitende Personalbeschaffung birgt ein erhöhtes Risiko, da jedes Land den Begriff der Beschäftigung anders definiert und sich Strafen aus verschiedenen Rechtsordnungen summieren können. Dies wird in unserem Leitfaden zu Einstellung und Bezahlung internationaler Auftragnehmerund um zu erfahren, wie sich diese Regeln in einem wichtigen Markt auswirken, lesen Sie unseren Leitfaden zu Auftragnehmer vs. Arbeitnehmer in Indien.

Ein einziger Fehler kann grenzüberschreitend zu Sanktionen in mehreren Ländern gleichzeitig führen. Nehmen wir das Beispiel eines Unternehmens, das drei Arbeitnehmer zwei Jahre lang falsch einstuft, wobei jeder von ihnen 80.000 Dollar pro Jahr verdient:

Stellt die US-Steuerbehörde (IRS) fest, dass die falsche Einstufung vorsätzlich erfolgte, steigen die Risiken erheblich: bis zu 20 % der gezahlten Löhne, 100 % beider FICA-Anteile, strafrechtliche Sanktionen von bis zu 1.000 US-Dollar pro Arbeitnehmer sowie mögliche Freiheitsstrafen. Hinzu kommen noch Strafen auf Landesebene, nachträglich zu zahlende Überstundenvergütungen, Sozialleistungen und die Kosten für die Rechtsverteidigung.

Fälle von Fehlklassifizierungen, die für Schlagzeilen sorgten

Uber hat im Jahr 2022 100 Millionen Dollar an New Jersey gezahlt über die Einstufung der Fahrer. FedEx Im Jahr 2016 wurden in Kalifornien Schadensfälle von Autofahrern in Höhe von 228 Millionen Dollar reguliert. Das Dynamex-Urteil von 2018 legte den kalifornischen ABC-Test fest und führte zur Verabschiedung des Gesetzes AB 5.

Das Arbeitsministerium hat durch Durchsetzungsmaßnahmen zusätzlich Millionen an ausstehenden Löhnen eingezogen, und Bundesstaaten wie New Jersey haben Gesetze erlassen, die direkt gegen falsche Einstufungen vorgehen.

Diese Probleme treten in der Regel bei Prüfungen, Finanzierungsrunden oder Übernahmen zutage, oft Jahre nach der ursprünglichen Entscheidung.

Das Muster ist immer dasselbe: Die Rechnung kommt verspätet und ist hoch. Die gute Nachricht ist, dass Fehlklassifizierungen korrigiert und oft auch vermieden werden können, wie die folgenden Abschnitte zeigen.

Inwiefern unterscheiden sich die steuerlichen Regelungen für Auftragnehmer und Arbeitnehmer?

Am deutlichsten zeigt sich der Unterschied zwischen Auftragnehmern und Arbeitnehmern im Steuerbereich – nämlich darin, wer Quellensteuern einbehält, wer die Steuererklärung abgibt und wer die Steuern zahlt.

Wie werden Arbeitnehmer besteuert?

Für die Arbeitnehmer trägt der Arbeitgeber den größten Teil der Steuerlast.

• Arbeitgeber ziehen von jedem Gehaltsscheck Bundes-, Landes- und Kommunalsteuern ab.
• Die Arbeitnehmer tragen die Hälfte der Sozialversicherungs- und Medicare-Beiträge, die andere Hälfte übernimmt der Arbeitgeber. Informationen für Arbeitgeber finden Sie in unserem Leitfaden zu Arbeitgeber-Lohnsteuer.
• Mitarbeiter erhalten häufig Leistungen wie Krankenversicherung, Altersvorsorge, bezahlten Urlaub und Arbeitsunfallversicherung.
• Nach geltendem Steuerrecht können Arbeitnehmer nur bestimmte Werbungskosten steuerlich geltend machen.

Tatsächlich werden die Steuern für den Arbeitnehmer bereits vor der Auszahlung abgezogen.

Wie werden Selbstständige besteuert?

Auftragnehmer hingegen kümmern sich um alles selbst.

• Auftragnehmer zahlen die volle Selbstständigensteuer in Höhe von 15,3 %, die sowohl den Sozialversicherungs- als auch den Medicare-Anteil abdeckt. Weitere Informationen finden Sie in unserem Steuerleitfaden für Selbstständige.
• Auftragnehmer berechnen vierteljährlich die geschätzten Steuern und führen diese an die US-Steuerbehörde (IRS) ab.
• Unternehmer können berechtigte Betriebsausgaben steuerlich geltend machen, und viele fragen sich, ob sie Sie müssen eine GmbH gründen um dies zu tun.
• Auftragnehmer erhalten keine Arbeitgeberleistungen, obwohl einige Auftraggeber diese anbieten Vorteile des Formulars 1099 um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Diese Unabhängigkeit bringt jedoch mehr Verwaltungsaufwand und keinerlei Absicherung mit sich.

Welche Formulare sind erforderlich, und wie bezahlt man einen 1099-Arbeitnehmer?

Auftragnehmer erhalten von Ihnen ein Formular W-9 und erhalten ein Formular 1099, während die Mitarbeiter eine Formular W-4 und erhalten ein Formular W-2. Sie bezahlen einen 1099-Arbeitnehmer auf Rechnungsbasis ohne Quellensteuer, und unser Leitfaden zu So bezahlen Sie 1099-Auftragnehmer wird direkt an das Unternehmen abgeführt, während die Mitarbeiter über die Gehaltsabrechnung bezahlt werden, wobei die Steuern abgezogen werden.

Einen Vergleich der Formulare finden Sie in unserem Leitfaden zu W-9 vs. W-2. Wählen Sie das passende Formular für den Arbeitnehmer aus, und die meisten Aspekte der Compliance sind damit erfüllt.

Wie lassen sich Fehlklassifizierungen beheben oder vermeiden?

Wenn Sie den Verdacht haben, dass ein Arbeitnehmer falsch eingestuft wurde, stehen Ihnen klare Möglichkeiten zur Verfügung, dies zu korrigieren:

• Stufen Sie die Stelle künftig neu ein und nehmen Sie den Mitarbeiter als Angestellten in die Gehaltsabrechnung auf. Lesen Sie dazu unseren Leitfaden, wie Sie Auftragnehmer in Festangestellte umwandeln.
• Die Befreiung nach § 530 kann Sie vor der Verpflichtung zur Entrichtung von Bundesbeschäftigungssteuern schützen, wenn Sie eine angemessene Grundlage hatten und konsistente Steuererklärungen eingereicht haben (IRS-Veröffentlichung 1976).
• Die Programm zur freiwilligen Einstufung und Einigung ermöglicht es berechtigten Unternehmen, Arbeitnehmer mit teilweiser Steuererleichterung rückwirkend neu einzustufen.
• Falsch eingestufte Arbeitnehmer können Klage einreichen Formular 8919 um ihre nicht eingezogenen Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern zu melden.
• Reichen Sie das Formular SS-8 ein, um eine offizielle Feststellung zu erhalten, und ziehen Sie einen Rechtsanwalt und einen Steuerberater zu Rate, bevor Sie Maßnahmen ergreifen, da jeweils Vorschriften des Bundes, der Bundesstaaten und steuerrechtliche Bestimmungen zur Anwendung kommen können.

Frühzeitiges Handeln ist fast immer kostengünstiger, als abzuwarten, bis eine Prüfung die Angelegenheit erzwingt.

Wann sollten Sie einen freiberuflichen Dienstleister beauftragen?

Beauftragen Sie einen Auftragnehmer, wenn es sich um eine wirklich eigenständige Tätigkeit handelt:

• Die Tätigkeit ist projektbezogen oder befristet und hat einen festgelegten Beginn und ein festgelegtes Ende.
• Sie benötigen eher spezielles Fachwissen in Bereichen wie Design, Audit, Migration oder Beratung als die laufende Umsetzung.
• Der Mitarbeiter kann mehrere Kunden betreuen und bestimmt selbst über seinen Zeitplan, seine Arbeitsmittel und seine Arbeitsweise.
• Sie bezahlen für Ergebnisse, und der Auftragnehmer trägt sein eigenes Risiko, häufig durch Haftpflichtversicherung für Bauunternehmer.
• Die Stelle erfordert keine tägliche Beaufsichtigung. Eine saubere Onboarding von Auftragnehmern Dieser Prozess sorgt dafür, dass die Beziehung wirklich unabhängig bleibt.

Wenn die meisten dieser Punkte zutreffen, ist ein Auftragnehmer wahrscheinlich die richtige und vorschriftsmäßige Wahl.

Wann sollten Sie einen Mitarbeiter einstellen?

Entscheiden Sie sich für eine Beschäftigung, wenn die Arbeit kontinuierlich und in den Arbeitsalltag eingebunden ist, und wägen Sie ab, ob Einstellung über einen EOR anstelle eines Auftragnehmers ist der elegantere Weg:

• Diese Position ist für Ihr Unternehmen von zentraler Bedeutung und beinhaltet die volle Sozialleistungen.
• Sie müssen in Vollzeit verfügbar sein und vorhersehbare Arbeitszeiten haben.
• Die Tätigkeit erfordert Betreuung, Schulung, Leistungsmanagement und einen klaren Weg zu Kündigung falls erforderlich.
• Es handelt sich um eine langfristige oder dauerhafte Beziehung, die nicht an ein einzelnes Projekt gebunden ist.
• Sie erwarten von den Mitarbeitern, dass sie sich an interne Prozesse, Tools und Richtlinien halten. Hier ist ein Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einstellung von Mitarbeitern.

Wenn die Arbeit so aussieht, schützt die Einstellung eines Mitarbeiters sowohl die Stelle als auch Ihr Unternehmen.

Wie unterstützt Wisemonk Sie dabei, Auftragnehmer und Mitarbeiter vorschriftsmäßig einzustellen und zu bezahlen?

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