Gesetzlich angestellte Arbeitnehmer in Indien: Leistungen, Steuern und Vorschriften

Planen Sie, Mitarbeiter in Indien einzustellen, und sind Sie sich nicht sicher, welche Ihrer Mitarbeiter gesetzlich als „gesetzlich geschützte Arbeitnehmer“ gelten? In Indien gilt als gesetzlich geschützter Arbeitnehmer jeder echte Arbeitnehmer, dessen Lohn, Sozialleistungen und Kündigungsschutz durch das Arbeitsrecht festgelegt sind und nicht von dem von Ihnen ausgearbeiteten Vertrag abhängen.

Für ein ausländisches Unternehmen sind genau solche Fehlinterpretationen dieser Bestimmung der Ausgangspunkt für Bußgelder wegen Nichteinhaltung der Compliance-Vorschriften und Klagen wegen falscher Einstufung. Dieser Leitfaden behandelt die Fragen, wer anspruchsberechtigt ist, welche Ansprüche bestehen, wie die Besteuerung erfolgt und wie eine vorschriftsmäßige Einstellung erfolgt – alles auf dem Stand vom Juli 2026 gemäß den neuen indischen Arbeitsgesetzen.

Was versteht man in Indien unter einem „statutory employee“?

Ein gesetzlich anerkannter Arbeitnehmer in Indien ist ein festangestellter Mitarbeiter, dessen Arbeitsrechte, Löhne und Sozialleistungen durch das Arbeitsrecht des Bundes und der Bundesstaaten garantiert sind und nicht im Ermessen des Arbeitgebers liegen. Sobald ein Arbeitnehmer tatsächlich Ihr Angestellter ist, gelten gesetzliche Schutzmaßnahmen wie die Altersvorsorge, Versicherungen, bezahlter Urlaub und eine Abfindung automatisch, sobald bestimmte Schwellenwerte hinsichtlich Unternehmensgröße und Lohnhöhe überschritten werden.

Das Rahmenwerk erstreckt sich über ganz Indien vier Arbeitsgesetzbücher, mit dem 29 ältere Gesetze in einem einzigen arbeitsrechtlichen Regelwerk zusammengefasst wurden, zusammen mit dem staatlichen „Shops and Establishments Act“ und dem „Indian Contract Act“ von 1872.

Sie weisen einem Arbeitnehmer nicht die gesetzlich vorgeschriebene Einstufung zu; diese ergibt sich aus dem Wesen des Arbeitsverhältnisses, weshalb falsche Einstufung von Arbeitnehmern wird in Indien so ernst genommen.

Bevor wir uns damit befassen, was diesen Mitarbeitern zusteht, gibt es einen Punkt, der US-Arbeitgebern oft Probleme bereitet: Der Ausdruck hat in den USA eine ganz andere Bedeutung.

Hat der Begriff „gesetzlich anerkannter Arbeitnehmer“ in Indien dieselbe Bedeutung wie in den USA?

Nein. In den USA handelt es sich bei einem „statutory employee“ um eine eng gefasste Steuerkategorie, die bestimmte Fahrer und Verkäufer umfasst, die ausschließlich im Hinblick auf bestimmte Lohnsteuern als Arbeitnehmer behandelt werden. In Indien ist der Begriff weiter gefasst und bezeichnet die überwiegende Mehrheit der Beschäftigten im organisierten Sektor, die Anspruch auf gesetzliche Sozialleistungen haben.

Falls Sie das US-Konzept bereits kennen, sollten Sie es neu überdenken, bevor Sie es auf Ihr Team in Indien anwenden (lesen Sie dazu: Was ist ein gesetzlich anerkannter Arbeitnehmer?).

Nachdem die Definition nun klar ist, stellt sich als Nächstes die Frage, welche Ihrer in Indien beschäftigten Mitarbeiter tatsächlich unter diese Definition fallen.

Wer gilt in Indien als gesetzlich anerkannter Arbeitnehmer?

Nahezu jeder festangestellte Vollzeitbeschäftigte im organisierten Sektor Indiens ist anspruchsberechtigt. Die Anspruchsberechtigung richtet sich nach der Mitarbeiterzahl und nicht nach der Funktion: Der Vorsorgefonds gilt für Betriebe mit 20 oder mehr Beschäftigten, die staatliche Versicherung für solche mit 10 oder mehr Beschäftigten, sofern die Löhne unter der Obergrenze liegen. Die Betriebszugehörigkeit oder die Berufsbezeichnung spielen dabei kaum eine Rolle; entscheidend ist vielmehr, dass es sich um einen echten Arbeitnehmer handelt.

Die nachstehende Tabelle gibt Aufschluss darüber, ab wann die einzelnen gesetzlichen Regelungen gelten.

Informationen zur Funktionsweise des Altersvorsorgesystems selbst finden Sie unter Vorsorgefonds sowie die Aufteilung der Rentenansprüche.

Das Überschreiten einer bestimmten Schwelle löst ein bestimmtes Bündel von Ansprüchen aus; im Folgenden erfahren Sie, welche Ansprüche Ihren gesetzlich angestellten Mitarbeitern tatsächlich zustehen.

Auf welche gesetzlichen Leistungen haben gesetzlich angestellte Arbeitnehmer in Indien Anspruch?

Gesetzlich geschützte Arbeitnehmer haben Anspruch auf eine Reihe festgelegter Leistungen, von denen einige ganz oder teilweise vom Arbeitgeber finanziert werden: Vorsorgefonds, staatliche Sozialversicherung, Abfindung, gesetzlicher Bonus, bezahlter Urlaub, Mutterschaftsgeld sowie Mindestlohn bei geregelten Arbeitszeiten. Hierbei handelt es sich um gesetzliche Ansprüche, nicht um Vergünstigungen, und sie gelten ab dem ersten anspruchsberechtigten Monat.

Die wichtigsten Sozialleistungen, die ein ausländischer Arbeitgeber in seinem Budget einplanen muss, sind folgende:

• Vorsorgefonds (EPF): Der Arbeitnehmer zahlt 12 % seines Grundgehalts ein, der Arbeitgeber weitere 12 %, wovon 8,33 % bis zur Gehaltsobergrenze von 15.000 Rupien (etwa 176 US-Dollar) in die Rentenversicherung fließen – das sind etwa 1.250 Rupien (etwa 15 US-Dollar) pro Monat – und 3,67 % in den Fonds. Sehen Sie sich unsere Aufschlüsselung an: Compliance mit den Vorschriften zu PF, ESI und Abfindungen für die Einzelheiten.
• Staatliche Sozialversicherung (ESI): Für Arbeitnehmer, die monatlich 21.000 Rupien (etwa 247 US-Dollar) oder weniger verdienen, zahlt der Arbeitgeber 3,25 % und der Arbeitnehmer 0,75 % des Bruttolohns in die staatliche Versicherung die medizinischen Leistungen und Geldleistungen des Systems.
• Trinkgeld: 15 Tageslöhne für jedes vollendete Dienstjahr, zahlbar nach fünf Jahren (bzw. nach einem Jahr für befristet Beschäftigte gemäß dem Sozialversicherungsgesetz) und bis zu einer Höhe von 20 Lakh Rupien (ca. 23.500 US-Dollar) steuerfrei. Berechnen Sie den Betrag mit unserem Trinkgeldrechner.
• Gesetzlich vorgeschriebene Prämie: 8,33 % bis 20 % des anrechnungsfähigen Entgelts für Arbeitnehmer, deren Grundgehalt zuzüglich der Lebenshaltungskostenzulage (DA) bis zu 21.000 Rupien pro Monat beträgt; die Zahlung erfolgt innerhalb von acht Monaten nach Ende des Geschäftsjahres. Erfahren Sie, wie die gesetzlich vorgeschriebene Prämie wird berechnet.
• Bezahlter Urlaub und Feiertage: Anspruchsurlaub, Krankheitsurlaub und Sonderurlaub sowie gesetzliche Feiertage, die sich daran anschließen Urlaubsregelungen, die je nach Bundesland variieren.
• Mutterschaftsgeld: 26 Wochen bezahlter Mutterschaftsurlaub für die ersten beiden Kinder ein gesetzlich verankerter Anspruch, der vom Arbeitgeber finanziert wird.
• Mindestlöhne und Arbeitszeiten: staatlich festgelegt Mindestlöhne, eine 48-Stunden-Woche sowie Überstunden, die zum doppelten regulären Satz vergütet werden.
• Berufssteuer: ein kleiner staatlicher Abzug von höchstens 2.500 Rupien (etwa 30 US-Dollar) pro Jahr, der vom Arbeitgeber einbehalten wird, sofern der Staat diese Abgabe erhebt Berufssteuer.

Um einen umfassenden Überblick darüber zu erhalten, was ein Angebot umfasst, lesen Sie unseren Leitfaden zu Sozialleistungen für Arbeitnehmer in Indien.

Diese Leistungen machen nur die Hälfte der Aufgaben des Arbeitgebers aus. Die andere Hälfte besteht darin, jeden Monat die richtigen Steuern abzuziehen und abzuführen.

Wie werden gesetzlich versicherte Arbeitnehmer in Indien besteuert?

Bei festangestellten Mitarbeitern erfolgt die Besteuerung des Gehalts über die Quellensteuer (TDS). Gemäß § 392 des Einkommensteuergesetzes von 2025, das ab dem 1. April 2026 § 192 des Gesetzes von 1961 ersetzt hat, schätzt der Arbeitgeber die jährliche Steuer jedes Arbeitnehmers, zieht diese monatlich ein und führt sie bis zum 7. des Monats ab. Die neue Regelung gilt nun als Standard.

Die Funktionsweise der monatlichen Quellensteuer wird in unserem Vermerk zum Thema Quellensteuer. Im Rahmen des neuen Gesetzes haben sich zudem zwei Bezeichnungen geändert: „Veranlagungsjahr“ heißt nun „Steuerjahr“, und die Bescheinigung über das Jahresgehalt wird nun auf dem Formular 130 ausgestellt, das früher als Formular 16 bezeichnet wurde.

Die Einkommensklasse, in die ein bestimmter Mitarbeiter fällt, bestimmt, wie viel Sie einbehalten.

Welche Einkommensteuerklassen gelten im Jahr 2026 für Arbeitnehmer in einem Arbeitsverhältnis nach Arbeitsrecht?

Nach der für das Geschäftsjahr 2026–27 geltenden Standardregelung sind Einkünfte bis zu 4 Lakh Rupien steuerfrei; der Steuersatz steigt stufenweise auf 30 % bei Einkünften über 24 Lakh Rupien. Durch den Steuerfreibetrag gemäß § 87A sind Einkünfte bis zu 1,2 Lakh Rupien (etwa 14.100 US-Dollar) effektiv steuerfrei, und ein Pauschalabzug von 75.000 Rupien (etwa 880 US-Dollar) erhöht die Steuerfreigrenze für Angestellte auf etwa 1,275 Millionen Rupien.

Die derzeitigen Bandbreiten der neuen Regelung sind nachstehend aufgeführt.

Das alte System steht weiterhin zur Auswahl, und Sie können Ihre Modellierung entweder mit unserem Einkommensteuerrechner.

Die offizielle Stellungnahme zu dem neuen Gesetz wird von der Finanzamt für Einkommensteuer.

Haushaltsplan 2026 haben diese Bänder unverändert gelassen im Vergleich zum Vorjahr.

Die Steuerklassen bestimmen die Höhe der Steuer, doch die gesetzlichen Abzüge legen fest, wie viel von diesem Gehalt ein Arbeitnehmer tatsächlich netto erhält.

Durch welche Abzüge verringert sich das Nettoeinkommen eines gesetzlich angestellten Arbeitnehmers?

Zwischen dem Bruttogehalt und dem Nettoeinkommen liegen drei Abzüge: der Anteil des Arbeitnehmers am Vorsorgefonds in Höhe von 12 %, die Berufssteuer, sofern diese vom jeweiligen Bundesland erhoben wird, sowie die monatliche Quellensteuer (TDS). Aus diesem Grund ist das angegebene Gesamtvergütungspaket (CTC) stets höher als der Betrag, der tatsächlich auf dem Bankkonto eingeht.

Diese Lücke zwischen Kosten für das Unternehmen und das tatsächliche Gehalt ist der häufigste Grund für Unklarheiten bei indischen Stellenangeboten.

Wir erläutern dies ausführlich in unserem Leitfaden zu Nettogehalt in Indien.

Dies ist vor allem darauf zurückzuführen, dass Gehaltsstruktur, wodurch festgelegt wird, welcher Anteil des CTC aus festen und variablen Bestandteilen bzw. aus Arbeitgeberbeiträgen besteht.

Die Gestaltung der Vergütung durch steuerlich vorteilhafte Zulagen und die Staatliches Rentensystem kann die Steuerbelastung eines Arbeitnehmers im Rahmen der jeweiligen Regelungen auf rechtmäßige Weise senken.

Da jede dieser Verpflichtungen ausschließlich für Arbeitnehmer gilt, liegen das eigentliche Risiko und die Kosten gerade darin, einen Arbeitnehmer von einem Auftragnehmer zu unterscheiden.

Inwiefern unterscheidet sich ein gesetzlich angestellter Arbeitnehmer in Indien von einem Auftragnehmer?

Ein gesetzlich angestellter Mitarbeiter arbeitet unter Ihrer Leitung und genießt den vollen arbeitsrechtlichen Schutz sowie die gesetzlich vorgeschriebenen Sozialleistungen; ein selbstständiger Auftragnehmer führt sein eigenes Unternehmen, stellt Ihnen Rechnungen aus und genießt keinen dieser Vorteile. Der Unterschied ergibt sich daraus, wie die Beziehung tatsächlich gestaltet ist, und nicht aus der Bezeichnung im Vertrag – genau hier entsteht das Risiko einer falschen Einstufung.

Die praktischen Aspekte, die ein ausländischer Arbeitgeber abwägen sollte, sind folgende.

Falls Sie zwischen den beiden Modellen abwägen, finden Sie in unserem Leitfaden zu Die Einstellung eines Auftragnehmers im Vergleich zur Einstellung eines Arbeitnehmers in Indien erläutert die verschiedenen Abwägungen.

Fehler können teuer werden: Risiko einer falschen Einstufung von Auftragnehmern in Indien Das bedeutet, dass die Behörden einen Auftragnehmer nachträglich neu einstufen und Beitragsnachzahlungen, Leistungsrückstände sowie Strafen einfordern können.

Ein kurzer Prüfung auf Fehlklassifizierung macht auf Ihr Risiko aufmerksam.

Wenn sich ein Auftragnehmer bereits wie ein Arbeitnehmer verhält, besteht die Lösung in der Regel darin, sie in Vollbeschäftigung umwandeln.

Wie ziehen die Behörden diese Grenze denn nun konkret?

Anhand welcher Kriterien entscheiden die indischen Behörden, ob ein Arbeitnehmer tatsächlich als Angestellter gilt?

Die indischen Behörden und Gerichte blicken über die vertragliche Bezeichnung hinaus und prüfen, wie die Beziehung in der Praxis funktioniert. Die wichtigsten Faktoren sind Kontrolle (wer entscheidet, wie und wann die Arbeit erledigt wird), Integration (ob die Person in Ihr Team und Ihre Arbeitsmittel eingebunden ist) und wirtschaftliche Abhängigkeit (ob die Person für ihr Einkommen auf Sie angewiesen ist). Je stärker diese Faktoren in Ihre Richtung weisen, desto wahrscheinlicher ist es, dass es sich bei dem Arbeitnehmer um einen Angestellten handelt.

„Es ist von entscheidender Bedeutung zu erkennen, dass nicht die gewählte Bezeichnung, sondern das eigentliche Wesen des Arbeitsverhältnisses den Beschäftigungsstatus einer Person bestimmt.“ Reetika Gupta, Aristo Legal

Sollten diese Faktoren auf Ihre derzeitigen Auftragnehmer zutreffen, beschäftigen Sie möglicherweise bereits Mitarbeiter, für die die nachstehend aufgeführten monatlichen Compliance-Verpflichtungen gelten.

Welche Compliance-Verpflichtungen müssen Arbeitgeber gegenüber gesetzlich versicherten Arbeitnehmern erfüllen?

Arbeitgeber sind verpflichtet, sich bei den zuständigen Behörden anzumelden, die gesetzlichen Beiträge monatlich einzubehalten und abzuführen sowie regelmäßig Meldungen einzureichen. Der Zeitplan für die wiederkehrenden Zahlungen ist eng: TDS bis zum 7., Beiträge zur Vorsorgekasse und zur staatlichen Sozialversicherung bis zum 15. sowie die monatlichen Löhne gemäß dem Lohngesetz bis zum 7.

Für einen gesetzlich angestellten Mitarbeiter gelten folgende laufende Verpflichtungen:

1. Registrieren Sie den Betrieb: EPFO-, ESIC-, Gewerbesteuer- und landesspezifische Beiträge einziehen Geschäfte und Einrichtungen Anmeldungen bei oder kurz nach Ihrer ersten Anmietung.
2. Beiträge abziehen und einzahlen: Die Beiträge zur Vorsorgekasse und zur staatlichen Sozialversicherung sind bis zum 15. zu überweisen, die Gewerbesteuer gemäß dem vom Staat festgelegten Zeitplan und die Quellensteuer (TDS) bis zum 7. des Folgemonats.
3. Zahlen Sie die Löhne pünktlich aus: Gemäß dem Lohngesetz sind die Löhne spätestens am 7. des Monats nach Ablauf des Lohnzeitraums fällig.
4. Steuererklärungen und Bescheinigungen einreichen: Reichen Sie die vierteljährliche TDS-Erklärung für Gehälter, Formular 138 (früher Formular 24Q), ein und erstellen Sie das jährliche Formular 130 (früher Formular 16).

Eine ausführlichere Liste finden Sie in unserem Checkliste zur Compliance für Indien.

Einen Überblick finden Sie unter Compliance mit gesetzlichen Vorschriften im Personalwesen in Indien.

Das Regelwerk selbst wurde kürzlich geändert: das Am 21. November 2025 traten vier Arbeitsgesetzbücher in Kraft, und seit Juli 2026 sind die Vorschriften in Kraft, während viele Vorschriften auf Landesebene noch bekannt gegeben werden.

Informationen zur monatlichen Abrechnung finden Sie in unserem Leitfaden zu Compliance mit den Lohn- und Gehaltsvorschriften in Indien.

Das Sozialversicherungsgesetz, das nun die Vorsorgefonds, die ESI und die Abfindungen regelt, ist in dem Dokument der Regierung zusammengefasst offizielles Informationsblatt.

Die Pflichten des Arbeitgebers hinsichtlich der Registrierung und des Vorsorgefonds sind in den EPFO.

Die Registrierung bei der staatlichen Versicherung und die Leistungen werden von der ESIC.

Für ein ausländisches Unternehmen ohne Niederlassung in Indien ist es selten realistisch, diesen Zeitplan intern umzusetzen; daher ist die Wahl des Einstellungsmodells ebenso wichtig wie die geltenden Vorschriften.

Wie kann ein ausländisches Unternehmen in Indien Mitarbeiter im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses beschäftigen, ohne dort eine Niederlassung zu haben?

Es gibt zwei Möglichkeiten. Sie können eine eigene indische Gesellschaft gründen, was eine Unternehmensregistrierung, monatelange Vorbereitungsarbeiten und die Übernahme aller gesetzlichen Verpflichtungen durch Sie selbst bedeutet. Oder Sie können einen „Employer of Record“ (EOR) in Anspruch nehmen, der bereits über die erforderlichen Registrierungen verfügt und Ihre Mitarbeiter vom ersten Tag an in Ihrem Namen rechtmäßig beschäftigt.

Das Thema „Entity Route“ wird in unserem Leitfaden zu Unternehmensgründung in Indien.

Dazu ist erforderlich, dass Unternehmensregistrierung, monatelange Vorlaufzeiten und alle gesetzlich vorgeschriebenen Unterlagen, die bei Ihnen vorliegen.

Die schnellere Route ist eine EOR in Indien, das Ihr Team vom ersten Tag an vorschriftsmäßig beschäftigt.

Ein EOR bewahrt Sie zudem vor Risiko einer Betriebsstätte, die Gefahr, dass Ihre Aktivitäten in Indien dort eine steuerpflichtige Präsenz begründen.

Ein kurzer Quiz zum Risiko einer Betriebsstätte zeigt Ihre Belichtungszeit in Minuten an.

Um Anbieter hinsichtlich Service und Preis zu vergleichen, sehen Sie sich die Die besten EOR-Dienstleistungen in Indien.

Es ist zudem hilfreich, die Vorteile des Einsatzes eines EOR gegen die eigenständige Abwicklung der Lohnabrechnung.

Wenn Sie bereit sind, umzuziehen, beginnen Sie damit, wie Sie Mitarbeiter in Indien einstellen.

Genau dieses Problem soll Wisemonk lösen.

Warum entscheiden sich internationale Unternehmen für Wisemonk, um ihre festangestellten Mitarbeiter in Indien zu verwalten?

Wisemonk ist ein in Indien ansässiger „Employer of Record“. Wir unterstützen globale Unternehmen dabei, in Indien gesetzlich angestellte Mitarbeiter einzustellen, zu entlohnen und zu verwalten, ohne dass eine lokale Niederlassung gegründet werden muss. Wir haben dies bereits für über 300 globale Kunden umgesetzt, verwalten mehr als 2.000 Mitarbeiter und eine jährliche Lohnsumme von über 20 Mio. US-Dollar und verfügen über eine Bewertung von 4,8/5 auf G2.

So entlasten wir Sie bei der gesetzlich vorgeschriebenen Personalverwaltung:

• Vorschriftsmäßige Beschäftigung: wir werden zu den rechtlicher Arbeitgeber Ihres Teams in Indien, sodass alle Beteiligten vom ersten Tag an über konforme Verträge verfügen.
• Verwaltung der Lohnabrechnung und Steuerangelegenheiten: wir laufen Lohnabrechnung in Indien End-to-End, einschließlich der fristgerechten Einzahlungen von EPF-, ESI-, Gewerbesteuer- und TDS-Beträgen.
• Gesetzliche und ergänzende Leistungen: Wir verwalten Gratifikationen, Urlaubstage und gesetzliche Zulagen sowie Gruppenkrankenversicherung sowie weitere Vorteile.
• Rekrutierung und Auswahl: Wir suchen nach Talenten und führen Hintergrundüberprüfung damit Sie die richtigen Mitarbeiter für das Onboarding einstellen.
• Einrichtung von Entity und GCC: Wenn Sie bereit sind, zu expandieren, unterstützen wir Sie beim Aufbau einer globales Kompetenzzentrum in Indien.
• Kostenlose Planungstools: Modellieren Sie Vergütung und Kosten mit unserem Gehaltsrechner bevor Sie jemanden einstellen.

Wir sind ein führendes EOR-Unternehmen in Indien und weiten unsere Dienstleistungen nun auf die USA und Großbritannien aus.

Welche Ergebnisse erzielen globale Unternehmen mit Wisemonk?

Globale Unternehmen nutzen Wisemonk, um innerhalb von Monaten – und nicht erst nach Quartalen – konforme Teams in Indien aufzubauen, ohne eine eigene Niederlassung zu gründen. Zwei Beispiele veranschaulichen, wie dies in der Praxis aussieht.

„Das Team von Wisemonk hat maßgeblich dazu beigetragen, dass wir Fachkräfte mit speziellen Kompetenzen im Bereich B2B-SaaS-Marketing einstellen konnten. Es ist uns gelungen, das Team innerhalb von vier Monaten aufzubauen und erfahrene Fachkräfte von führenden B2B-SaaS-Marken einzustellen … Sie sind ein hervorragender Partner, der integrierte Dienstleistungen in den Bereichen EOR und Personalbeschaffung anbietet, und ich würde sie jedem B2B-SaaS-Anbieter empfehlen.“ - Saurabh Sharma, CMO bei OneReach.ai

„Ich kann Wisemonk wärmstens empfehlen. Das Unternehmen hat uns dabei geholfen, Kontakt zu herausragenden Ingenieuren und Forschern in Indien aufzunehmen, die einen wichtigen Beitrag zu unserem Team leisten. Die Zusammenarbeit mit dem Team von Wisemonk verlief reibungslos, der gesamte Prozess war transparent, und das Unternehmen hat maßgeblich dazu beigetragen, dass wir ein starkes Produktteam in Indien aufbauen konnten.“ - Krishna Ramachandran, Mitbegründer von Onform

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