- Die vier indischen Arbeitsgesetze traten am 21. November 2025 in Kraft; sie ersetzen 29 ältere Gesetze und definieren den Begriff „Lohn“ neu, was sich auf die Berechnung von Rentenbeiträgen, Abfindungen und Prämien auswirkt.
- Wesentliche gesetzliche Verpflichtungen wie EPF, ESI, TDS, Gewerbesteuer, Abfindungen und POSH gelten nach wie vor und ziehen konkrete Strafen nach sich; daher geht es bei einer guten Softwareausstattung um die Automatisierung von Abzügen, Meldungen und Prüfpfaden.
- Die Wahl des richtigen Tools hängt von Ihrer Unternehmensstruktur ab: HRMS- oder Lohnabrechnungssoftware, wenn Sie eine Niederlassung in Indien haben, ein „Employer of Record“, falls dies nicht der Fall ist, und ausgelagerte Compliance-Dienstleistungen für kleine Teams.
- Wisemonk vereint EOR, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Compliance für Indien an einem Ort, sodass ausländische Unternehmen Mitarbeiter einstellen und die gesetzlichen Vorschriften einhalten können, ohne eine lokale Niederlassung gründen zu müssen.
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Welche HR-Compliance-Tools gewährleisten im Jahr 2026 tatsächlich die Compliance in Indien?
Die Tools, die Ihnen die Einhaltung der Vorschriften gewährleisten, sind diejenigen, die die in Indien gesetzlich vorgeschriebenen Verpflichtungen – PF, ESI, TDS, Berufssteuer, Abfindungen und POSH – automatisieren und für jede dieser Bereiche einen lückenlosen Prüfpfad gewährleisten.
Die Schwierigkeit im Jahr 2026 besteht darin, dass sich die Rahmenbedingungen geändert haben: Indiens vier Arbeitsgesetze traten am 21. November 2025 in Kraft und haben die Regelungen zu Löhnen, Sozialleistungen und Meldepflichten neu definiert. Ein Tool, das für die Vorschriften von 2024 entwickelt wurde, reicht nun nicht mehr aus.
In diesem Leitfaden erfahren Sie, was HR-Compliance in Indien derzeit bedeutet, welche Änderungen an den Arbeitsgesetzen vorgenommen wurden, welche Verpflichtungen Ihre Tools erfüllen müssen und wie Sie die richtige Lösung für Ihr Unternehmen auswählen. Beginnen wir damit, was Compliance eigentlich umfasst.
Was bedeutet „HR-Compliance“ in Indien eigentlich?
Die Compliance mit den Arbeitsrechtsvorschriften in Indien bedeutet, alle auf Bundes- und Landesebene geltenden Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Beschäftigung von Mitarbeitern zu erfüllen: gesetzliche Sozialversicherungsbeiträge, Quellensteuer, Urlaubs- und Arbeitszeitvorschriften, Pflichten zur Arbeitssicherheit sowie Datenschutzbestimmungen. Es handelt sich nicht um ein einzelnes Gesetz, sondern um eine Vielzahl von Vorschriften, und die Verantwortung liegt beim Arbeitgeber, selbst wenn ein Dienstleister den Prozess abwickelt. Um sich einen umfassenden Überblick zu verschaffen, lesen Sie unseren Leitfaden zu Compliance mit den Arbeitsrechtsvorschriften in Indien schlüsselt die einzelnen Bereiche auf.
Die Verpflichtungen, die für nahezu jeden Arbeitgeber in Indien gelten, lassen sich in einige wenige klare Kategorien einteilen:
- Sozialversicherung und gesetzliche Beiträge, einschließlich Vorsorgefonds und staatlicher Versicherung (siehe unsere Übersicht über Compliance mit gesetzlichen Vorschriften im Personalwesen).
- Steuerabzüge und Lohnabzüge, die in unserem Leitfaden zu Lohnsteuern in Indien.
- Urlaub, Feiertage und Arbeitszeiten, die je nach Bundesland variieren (lesen Sie unseren Leitfaden zu Urlaubsregelung und Feiertage).
- Richtlinien und Unterlagen zum Arbeitsumfeld, von Maßnahmen zur Verhinderung von Belästigung bis hin zu internen Personalrichtlinien (siehe Personalpolitik in Indien).
Der Datenschutz steht nun auf einer Stufe mit diesen Bereichen, da der DPDP-Gesetz legt fest, wie Sie Mitarbeiterdaten speichern müssen. Das ist die Grundlage. Was sich zuletzt geändert hat, ist der zugrunde liegende rechtliche Rahmen; lassen Sie uns daher als Nächstes die Arbeitsgesetze betrachten.
Inwiefern haben die Arbeitsgesetze von 2025 die Compliance bei den Personalvorschriften verändert?
Die vier Arbeitsgesetzbücher fassten 29 zentrale Arbeitsgesetze in einem einzigen Rechtsrahmen zusammen und traten laut der Ministerium für Arbeit und Beschäftigung. Dabei handelt es sich um das Lohngesetz, das Arbeitsbeziehungsgesetz, das Sozialversicherungsgesetz sowie das Gesetz über Arbeitssicherheit, Gesundheitsschutz und Arbeitsbedingungen.
Die indische Regierung hat die Reform als die „größte Arbeitsmarktreform im unabhängigen Indien“ bezeichnet und sie als Modernisierung der Arbeitsmarktregulierung sowie als Vereinfachung der Compliance positioniert. (Nationales Portal Indiens)
Die einzige Änderung mit den weitreichendsten Auswirkungen auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist die neue Definition des Begriffs „Lohn“ in der Lohnverordnung. Der Lohn setzt sich nun aus dem Grundgehalt zuzüglich der Teuerungszulage und der Bindungszulage zusammen; übersteigen die ausgenommenen Bestandteile wie die Wohnkostenzulage (HRA) und sonstige Zulagen 50 Prozent des Gesamtentgelts, wird der übersteigende Betrag als Lohn behandelt. Dies führt bei vielen Gehaltsstrukturen zu einer Anhebung der Bemessungsgrundlage für die Vorsorgekasse, die Abfindung und den Bonus.
Es gibt auch praktische Auswirkungen: Befristet Beschäftigte erhalten nun bereits nach einem Jahr statt nach fünf Jahren eine anteilige Abfindung, und der Sozialversicherungsschutz wird auf Gig- und Plattformarbeiter ausgeweitet. Unser Erklärbeitrag zum Thema neue Arbeitsgesetze erläutert den Übergang ausführlich.
Wenn Sie eine leicht verständliche Erklärung der einzelnen Codes wünschen, finden Sie den Glossareintrag zum vier Arbeitsgesetze deckt alle diese Bereiche ab. Da sich die Lohnbemessungsgrundlage geändert hat, sind die spezifischen gesetzlichen Verpflichtungen, die Ihre Tools abdecken, wichtiger denn je.
Welche gesetzlichen Verpflichtungen müssen Ihre HR-Tools erfüllen?
Ihre Systeme müssen sechs wiederkehrende gesetzliche Verpflichtungen abdecken: Vorsorgefonds, staatliche Sozialversicherung, Einkommensteuerabzug, Gewerbesteuer, Gratifikation und Prävention von Belästigung am Arbeitsplatz. Für jede dieser Verpflichtungen gelten eigene Sätze, Schwellenwerte und zuständige Behörden, und bereits bei der Nichtbeachtung einer einzigen davon drohen Strafen. Die folgende Tabelle enthält die aktuellen Zahlen.
| Verpflichtung | Satz oder Schwellenwert (2026) | Zuständige Behörde |
|---|---|---|
| Vorsorgefonds (EPF) | 12 % Arbeitnehmeranteil + 12 % Arbeitgeberanteil, bei einer Lohnobergrenze von 15.000 Rupien (jeweils 1.800 Rupien) | EPFO (epfindia.gov.in) |
| Staatliche Arbeitnehmerversicherung (ESI) | 0,75 % Arbeitnehmeranteil + 3,25 % Arbeitgeberanteil bei Löhnen bis zu 21.000 Rupien pro Monat | ESIC (esic.gov.in) |
| Quellensteuer auf das Gehalt | Wird monatlich gemäß § 192 zum für den Arbeitnehmer geltenden Steuersatz einbehalten | Finanzamt für Einkommensteuer (incometax.gov.in) |
| Berufssteuer | Wird vom jeweiligen Bundesland erhoben, ist auf 2.500 Rupien pro Jahr begrenzt; wird nicht in jedem Bundesland erhoben | die jeweilige Landesregierung |
| Trinkgeld | 15 Tageslöhne pro vollendetem Dienstjahr, zahlbar nach 5 Jahren (1 Jahr bei befristet Beschäftigten) | Gesetz über die Zahlung von Gratifikationen / Sozialversicherungsgesetzbuch |
| POSH | Ein internes Gremium ist an jedem Arbeitsplatz mit 10 oder mehr Beschäftigten vorgeschrieben | POSH-Gesetz von 2013 |
Der Vorsorgefonds wird von den meisten Arbeitgebern unterschätzt. Beide Seiten leisten Beiträge in Höhe von 12 Prozent auf eine gesetzliche Lohnobergrenze von 15.000 Rupien, was jeweils 1.800 Rupien entspricht, obwohl viele Arbeitgeber ihre Beiträge auf der Grundlage des tatsächlichen Grundgehalts entrichten. Unser Glossar zu Vorsorgefonds (EPF) erläutert die Funktionsweise, und die EPFO-Portal ist die offizielle Quelle für eingereichte Unterlagen.
Die übrigen Fälle folgen dem gleichen Muster: Abzug, Überweisung und Meldung. Staatliche Sozialversicherung für Arbeitnehmer umfasst medizinische Leistungen und Geldleistungen für Arbeitnehmer mit einem monatlichen Einkommen von bis zu 21.000 Rupien.
Gehalt Quellensteuer (TDS) wird jeden Monat vom Gehalt des Arbeitnehmers gemäß dem für ihn geltenden Steuersatz abgezogen und an die Steuerbehörde abgeführt.
Abschließend, Berufssteuer Dies gilt nur in den Bundesstaaten, in denen diese Steuer erhoben wird, wobei die Obergrenze bei 2.500 Rupien pro Jahr liegt. Sobald Sie die Verpflichtungen kennen, stellt sich als Nächstes die Frage, mit welcher Art von Tool diese tatsächlich abgewickelt werden.
Welche Arten von Personal- und Geschäftstools setzen indische Unternehmen ein?
Unternehmen in Indien stützen sich auf vier große Kategorien von Tools, wobei die meisten eine Kombination aus mehreren Tools anstelle eines einzelnen Produkts nutzen. Jede Kategorie deckt einen anderen Aspekt der Compliance ab, sodass die richtige Kombination davon abhängt, ob Sie über eine lokale Niederlassung verfügen und wie groß Ihr Team ist. Im Einzelnen lassen sich diese wie folgt unterteilen:
- HRMS- und Lohnabrechnungssoftware, die die Gehaltsabrechnung, gesetzliche Abzüge und Self-Service-Funktionen automatisieren. Vergleichen Sie die verschiedenen Optionen in unserer Übersicht über Die führende HR-Software in Indien.
- Spezielle Software für Compliance, die Einreichungsfristen und gesetzliche Änderungen im Blick behält – vorgestellt in unserem Leitfaden zu Software zur Compliance bei Lohn- und Gehaltsvorschriften.
- Ausgelagerte Lohnbuchhaltungs- und Personaldienstleistungen, bei denen der gesamte Prozess an einen Dienstleister übertragen wird; besonders geeignet für kleine Teams (siehe Unternehmen für das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung in Indien).
- Ein „Employer of Record“, der zum rechtlichen Arbeitgeber für Ihre Mitarbeiter in Indien wird, sodass Sie sowohl die Gründung einer eigenen Gesellschaft als auch die Einrichtung der erforderlichen IT-Infrastruktur vermeiden können. Erfahren Sie, wie ein Employer of Record funktioniert.
Wenn Sie Auftragnehmer anstelle von Mitarbeitern beschäftigen, fügen Sie eine fünfte Kategorie hinzu, Systeme zur Steuerung von Auftragnehmern, die Verträge, Rechnungen und Zahlungen abwickeln. Nachdem die Kategorien nun klar sind, geht es in der Praxis darum, zu entscheiden, welche davon zu Ihrem Unternehmen passt.
Wie lässt sich die Compliance ohne eine lokale Niederlassung gewährleisten?
Von EPF- und ESI-Meldungen über TDS bis hin zu den neuen Arbeitsgesetzen – Wisemonk übernimmt für Ihr Team in Indien die gesamte Lohnabrechnung und die Compliance von Anfang bis Ende.
Wie wählen Sie die richtige Lösung für die Compliance im Bereich des Personals für Ihr Unternehmen aus?
Die richtige Lösung hängt hauptsächlich von einer Sache ab: ob Sie über eine indische Gesellschaft verfügen. Ist dies der Fall, hat sich die Kombination aus Software und interner oder ausgelagerter Lohnabrechnung bewährt. Ist dies nicht der Fall, ist ein EOR oder PEO in der Regel schneller und sicherer, als die gesamte Infrastruktur selbst aufzubauen. In der folgenden Tabelle werden die vier gängigen Vorgehensweisen verglichen.
| Einrichtung | Am besten geeignet für | Ist eine lokale Einheit erforderlich? |
|---|---|---|
| HRMS oder Lohnbuchhaltungssoftware | Unternehmen mit einer Niederlassung in Indien und einer eigenen Personalabteilung | Ja |
| Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung | Unternehmen, die die Bearbeitung und Einreichung von Unterlagen auslagern möchten | Ja |
| Employer of Record (EOR) | Ausländische Unternehmen, die in Indien Personal einstellen, ohne dort eine Niederlassung zu unterhalten | Nein |
| PEO | Unternehmen, die Unterstützung im Bereich der gemeinsamen Arbeitgeberverantwortung in den Bereichen Personalwesen und Compliance wünschen | Ja |
Für die meisten ausländischen Unternehmen ohne eingetragenen Firmensitz ist der EOR-Weg in puncto Schnelligkeit und Risiko die bessere Wahl. A PEO in Indien Eignet sich für Unternehmen, die bereits über eine juristische Person verfügen, jedoch gemeinsame Unterstützung bei der Compliance in Anspruch nehmen möchten.
Wägen Sie die beiden Optionen gegeneinander ab, und zwar im Hinblick auf die Personalkosten in Indien Bevor Sie sich festlegen. Ganz gleich, für welchen Weg Sie sich entscheiden: Das Bewusstsein für die Nachteile einer falschen Entscheidung hilft Ihnen, eine fundierte Entscheidung zu treffen.
Welche Risiken bestehen, wenn die Compliance mit den Personalvorschriften in Indien nicht gewährleistet ist?
Die Risiken sind finanzieller, rechtlicher und rufschädigender Natur und summieren sich rasch. Verspätete oder versäumte gesetzlich vorgeschriebene Meldungen ziehen Zinsen und Strafen nach sich, und wiederholte Verstöße können zu einer strafrechtlichen Verfolgung gemäß dem indischen Arbeits- und Beschäftigungsrecht. Dabei handelt es sich nicht um abstrakte Risiken; sie schlagen sich in konkreten finanziellen Einbußen und Zeitverlusten nieder.
Zwei Risiken stellen ausländische Unternehmen am häufigsten vor eine Herausforderung. Das erste besteht darin, Vollzeitbeschäftigte als Auftragnehmer zu behandeln, was dazu führen kann, dass Strafen wegen falscher Einstufung sowie rückwirkend fällige Beiträge.
Zweitens geht es darum, eine indische Mannschaft so zu führen, dass dadurch Risiko einer Betriebsstätte, was dazu führen kann, dass der Gesamtgewinn der indischen Steuer unterliegt. Gerade bei der Vermeidung beider Risiken zeigt sich der Wert eines Partners, bei dem Compliance an erster Stelle steht – und genau hier kommt Wisemonk ins Spiel.
Inwiefern unterstützt Wisemonk Sie dabei, die arbeitsrechtlichen Vorschriften in Indien einzuhalten?
Wisemonk ist ein in Indien ansässiger „Employer of Record“ (EOR), der ausländischen Unternehmen dabei hilft, Mitarbeiter in Indien einzustellen, zu entlohnen und die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten, ohne eine lokale Niederlassung gründen zu müssen. Anstatt Software, einen Lohnabrechnungsdienstleister und einen Compliance-Berater miteinander zu kombinieren, erhalten Sie ein einziges Team, das den gesamten Beschäftigungszyklus abdeckt. Folgendes umfasst dies:
- Vorschriftsmäßige Beschäftigung, damit Sie Mitarbeiter in Indien einstellen auf Verträge, die vom ersten Tag an alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
- End-to-End Lohn- und Gehaltsabrechnung, einschließlich der Gehaltsabrechnung und aller gesetzlich vorgeschriebenen Abzüge.
- Automatisiert Compliance und Berechnung für PF, ESI, TDS und die Gewerbesteuer, angepasst an die neuen Arbeitsgesetze.
- Strukturiert Onboarding neuer Mitarbeiter das dafür sorgt, dass neue Mitarbeiter schnell produktiv werden.
- Verifiziert Hintergrundüberprüfungen vor dem Starttermin abgeschlossen sein.
- Auf lokaler Ebene wettbewerbsfähig Sozialleistungen die Ihnen dabei helfen, Talente zu gewinnen und zu binden.
Wir sind ein führendes EOR-Unternehmen in Indien und weiten unsere Dienstleistungen nun auf die USA und Großbritannien aus.
Sind Sie bereit, die Compliance mit den Personalvorschriften in Indien zu vereinfachen?
Wir sind für Sie da – überlassen Sie uns die Abwicklung Ihrer Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und die Compliance in Indien, damit Sie sich ganz auf den Aufbau und die Leitung Ihres Teams konzentrieren können.
Was sagen die Kunden von Wisemonk?
Kurze Fallstudien von Teams, die wir in Indien unterstützen (mehr dazu auf unserer Seite mit Bewertungen):
OneReach.ai (US-amerikanischer Anbieter von Unternehmenssoftware und KI): Das Unternehmen musste in Indien schnell ein spezialisiertes B2B-SaaS-Marketingteam aufbauen.
Das Team von Wisemonk spielte eine entscheidende Rolle dabei, uns bei der Suche nach Fachkräften mit speziellen Kompetenzen im Bereich B2B-SaaS-Marketing zu unterstützen. Es gelang uns, das Team innerhalb von vier Monaten aufzubauen und erfahrene Fachkräfte von führenden B2B-SaaS-Marken einzustellen. Das Unternehmen ist ein hervorragender Partner, der integrierte Dienstleistungen in den Bereichen EOR und Personalbeschaffung anbietet, und ich würde es jedem B2B-SaaS-Anbieter empfehlen. - Saurabh Sharma, Chief Marketing Officer bei OneReach.ai (USA)
Onform (Sporttechnologie): Das Unternehmen musste ein Entwicklungsteam in Indien aufbauen, um die Umsetzung seiner Produkt-Roadmap zu beschleunigen.
Ich kann Wisemonk wärmstens empfehlen. Das Unternehmen hat uns dabei geholfen, Kontakt zu herausragenden Ingenieuren und Forschern in Indien aufzunehmen, die einen wichtigen Beitrag zu unserem Team leisten. Die Zusammenarbeit mit dem Team von Wisemonk verlief reibungslos, der gesamte Prozess war transparent, und das Unternehmen hat maßgeblich dazu beigetragen, dass wir ein starkes Produktteam in Indien aufbauen konnten. - Krishna Ramachandran, Mitbegründer von Onform
Häufig gestellte Fragen
Welche vier Arbeitsgesetze gibt es, und wann sind sie in Kraft getreten?
Bei den vier Arbeitsgesetzen handelt es sich um das Lohngesetz, das Arbeitsbeziehungsgesetz, das Sozialversicherungsgesetz sowie das Gesetz über Arbeitssicherheit, Gesundheitsschutz und Arbeitsbedingungen. Sie traten am 21. November 2025 in Kraft und ersetzten 29 frühere zentrale Arbeitsgesetze, wodurch sich die Definition von Löhnen und Sozialleistungen änderte.
Welche Verpflichtungen zur Compliance mit Arbeitsrechtsvorschriften gelten zwingend für jeden Arbeitgeber in Indien?
Die meisten Arbeitgeber müssen die Verwaltung des Vorsorgefonds (EPF), der staatlichen Arbeitnehmerversicherung (ESI) für Löhne bis zu 21.000 Rupien, der Quellensteuer (TDS) auf Gehälter, der Gewerbesteuer (sofern diese vom jeweiligen Bundesstaat erhoben wird), der Abfindungszahlungen sowie eines internen POSH-Ausschusses übernehmen, sobald sie 10 oder mehr Mitarbeiter beschäftigen. Der Datenschutz gemäß dem DPDP-Gesetz gilt nun auch für Personalunterlagen.
Benötige ich eine Software zur Compliance mit Personalvorschriften, wenn ich in Indien einen EOR nutze?
Nein. Ein „Employer of Record“ (EOR) ist der rechtliche Arbeitgeber Ihrer Mitarbeiter in Indien und wickelt die Lohnabrechnung, Abzüge und gesetzlich vorgeschriebene Meldungen über seine eigenen Systeme ab, sodass Sie keine separate Compliance-Software erwerben oder warten müssen. Sie behalten die tägliche Kontrolle über die Arbeit; der EOR ist für die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich.
Wie hoch ist der Beitrag zur Vorsorgekasse in Indien im Jahr 2026?
Sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber zahlen jeweils 12 Prozent des Lohns in den Vorsorgefonds ein, wobei die gesetzliche Lohnobergrenze bei 15.000 Rupien liegt, was einem monatlichen Beitrag von jeweils 1.800 Rupien entspricht. Viele Arbeitgeber berechnen ihre Beiträge auf der Grundlage des tatsächlichen Grundgehalts, wodurch der Betrag über diesen Mindestbetrag hinausgeht.
Kann ein ausländisches Unternehmen die Compliance mit den indischen Arbeitsrechtsvorschriften auch ohne eine lokale Niederlassung gewährleisten?
Ja. Ein ausländisches Unternehmen kann in Indien Mitarbeiter einstellen und dabei die gesetzlichen Vorschriften einhalten, indem es einen „Employer of Record“ einsetzt, der das Team in Ihrem Namen beschäftigt und die Verpflichtungen in Bezug auf PF, ESI, TDS, die Berufssteuer sowie das Arbeitsgesetz erfüllt. Auf diese Weise vermeiden Sie den Zeit- und Kostenaufwand für die Registrierung einer Gesellschaft und stellen gleichzeitig sicher, dass Sie alle gesetzlichen Vorschriften vollständig einhalten.
Was geschieht, wenn Sie in Indien eine Frist für Compliance versäumen?
Versäumte oder verspätete Einreichungen bei PF, ESI oder TDS ziehen Zinsen, Schadensersatz und Strafen nach sich, und wiederholte Verstöße können zu strafrechtlichen Verfolgungen führen. Auch das Vertrauen der Mitarbeiter leidet, wenn Beiträge verspätet gezahlt werden; daher sind eine fristgerechte Einreichung und lückenlose Nachweisketten ebenso wichtig wie die Zahlung selbst.
Inwiefern haben die Arbeitsgesetze die Lohn- und Gehaltsstrukturen verändert?
Das Lohngesetz definiert den Lohn neu als Grundgehalt zuzüglich Teuerungs- und Bindungszulage und begrenzt die nicht berücksichtigten Bestandteile auf 50 Prozent des Gesamtentgelts. Übersteigen die Zulagen diese Grenze, wird der übersteigende Betrag als Lohn angerechnet, wodurch sich die Bemessungsgrundlage für die Vorsorgekasse, die Abfindung und den Bonus erhöht. Infolgedessen überarbeiten viele Unternehmen derzeit ihre Gehaltsstrukturen.
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