Checkliste für das Onboarding neuer Mitarbeiter bei der Einstellung von Mitarbeitern in Indien

So führen Sie neue Mitarbeiter im Onboarding in Indien ein: Checkliste zu rechtlichen Aspekten, Gehaltsabrechnung und Compliance

Mitarbeiter in Indien einstellen ist der einfache Teil. Die eigentliche Herausforderung beginnt erst, wenn Sie sie beim Onboarding einarbeiten müssen, denn beim Onboarding neuer Mitarbeiter in Indien geht es nicht nur um Willkommens-E-Mails und den Versand von Laptops. Dazu gehört auch gesetzliche Anforderungen, Anmeldungen bei der Lohnbuchhaltung, steuerliche Verpflichtungen und gesetzliche Leistungen, die bereits vor dem ersten Arbeitstag Ihres neuen Mitarbeiters greifen.

Wir haben über 300 internationale Unternehmen dabei unterstützt, Mitarbeiter in Indien in allen Bundesstaaten einzustellen, und das Muster ist immer dasselbe: Die Unternehmen, die das Onboarding von Anfang an richtig gestalten, vermeiden 90 % der Compliance-Risiken, mit denen andere nach sechs Monaten konfrontiert sind.

Hier ist die genaue Schritt-für-Schritt-Anleitung, die wir empfehlen:

Phase 1: Vorbereitungsphase (vor dem ersten Tag)

Genau hier versagen die meisten internationalen Arbeitgeber. Die Zeit zwischen der Annahme des Angebots und dem Arbeitsantritt ist keine Leerlaufphase. In dieser Zeit müssen Sie die rechtlichen und administrativen Vorbereitungen treffen, damit der erste Arbeitstag reibungslos und nicht chaotisch verläuft.

1. Klären Sie Ihre rechtlichen Rahmenbedingungen für die Einstellung von Mitarbeitern

Bevor Sie jemanden für das Onboarding einstellen können, benötigen Sie eine Möglichkeit, Mitarbeiter in Indien rechtmäßig zu beschäftigen.

Sie haben drei Möglichkeiten:

1. Gründung einer lokalen Gesellschaft (Tochtergesellschaft oder Zweigniederlassung)
2. Unter Verwendung eines Employer of Record (EOR)
3. Beauftragung von Auftragnehmern

Wenn Sie keine juristische Person in Indien haben, fungiert ein EOR als rechtlicher Arbeitgeber und kümmert sich in Ihrem Namen um Arbeitsverträge, die Lohnabrechnung, die Steuererklärung und die Compliance. Dies ist der Weg, den die meisten ausländischen Arbeitgeber beim Aufbau kleiner bis mittelgroßer Teams einschlagen.

2. Stellen Sie das Einstellungsschreiben und den Arbeitsvertrag aus

Unter Indisches ArbeitsrechtGemäß den einschlägigen Gesetzen, insbesondere dem „Shops and Establishments Act“ und dem „Indian Contract Act“, muss jeder Arbeitnehmer einen schriftlichen Arbeitsvertrag erhalten. Dies ist nicht freiwillig.

Ihr Vertrag muss folgende Punkte enthalten: Stellenbezeichnung und Berichtswege, Aufschlüsselung der Vergütung (Grundgehalt, Wohnzuschuss, Zulagen), Arbeitszeit (in der Regel 48 Stunden pro Woche gemäß den meisten arbeitsrechtlichen Bestimmungen der Bundesstaaten), Urlaubsansprüche, Kündigungsfrist, Kündigungsmodalitäten sowie etwaige Vertraulichkeits- oder Klauseln zum geistigen Eigentum.

Ein Punkt, der vielen internationalen Arbeitgebern Schwierigkeiten bereitet: Nach den indischen Arbeitsgesetzen (die im November 2025 in Kraft treten) muss das Grundgehalt mindestens 50 % der Gesamtkosten für das Unternehmen (CTC) betragen. Dies hat direkte Auswirkungen auf die Gestaltung der Beiträge zur Vorsorgekasse, der Abfindungszahlungen und der Gesamtkosten für die Personalbeschaffung.

3. Sammeln Sie die Unterlagen für das Onboarding

Bitten Sie Ihren neuen Mitarbeiter um digitale Kopien der folgenden Unterlagen:

• PAN-Karte (für Einkommensteuer- und TDS-Zwecke erforderlich)
• Aadhaar-Karte (erforderlich für die Anmeldung bei der EPF; sie wird mit der universellen Kontonummer des Arbeitnehmers verknüpft)
• Bildungsnachweise und Nachweise über frühere Beschäftigungsverhältnisse
• Bankverbindung für die Gehaltsauszahlung in INR
• Formular 16 des früheren Arbeitgebers (falls Sie im Laufe des Jahres eintreten, hilft dies bei der Berechnung der genauen Steuerabzüge)

4. Hintergrundüberprüfung einleiten

Hintergrundüberprüfungen sind in Indien zulässig, doch müssen Sie vor der Durchführung jeglicher Überprüfungen die schriftliche Einwilligung des Arbeitnehmers einholen. Dies umfasst die Identitätsprüfung, den beruflichen Werdegang sowie die Bildungsnachweise. Das Unterlassen der Einwilligung stellt ein Compliance-Risiko dar, das Sie vermeiden sollten.

5. Lassen Sie die Vertraulichkeitsvereinbarung unterzeichnen

Sollte die Position den Zugriff auf geschützte Daten, Kundeninformationen oder geistiges Eigentum an Produkten beinhalten, lassen Sie die Geheimhaltungsvereinbarung bereits vor dem Dienstantritt unterzeichnen. Warten Sie nicht bis zum ersten Arbeitstag.

6. Einrichtung der IT-Infrastruktur und der Zugangsrechte

Richten Sie die Unternehmens-E-Mail-Adresse ein, stellen Sie Laptops oder andere Geräte bereit und erteilen Sie Zugriff auf die Software bereits vor dem Eintrittstermin. Für Mitarbeiter in Indien, die aus der Ferne arbeiten, versenden Sie die Ausrüstung rechtzeitig, um die Lieferzeiten in den verschiedenen indischen Städten zu berücksichtigen.

7. Senden Sie eine Willkommensnachricht

Versenden Sie eine Willkommens-E-Mail mit dem Programm für den ersten Tag, einer Vorstellung des Teams sowie etwaigen Informationsunterlagen (Unternehmenshandbuch, Urlaubsregelung, Verhaltenskodex). Dies mindert die Nervosität am ersten Tag und vermittelt den Eindruck, dass Ihr Einstellungsprozess gut organisiert ist.

Phase 2: Tag 1 (Einführung und Formalitäten zur Compliance)

Der erste Tag sollte einladend wirken und nicht überfordernd sein. Gleichzeitig werden an diesem Tag jedoch wichtige Unterlagen zur Lohnabrechnung und zur Compliance fertiggestellt.

1. Stellen Sie ein Willkommenspaket bereit

Das muss nicht aufwendig sein. Ein Willkommenspaket mit dem Mitarbeiterhandbuch, Werbegeschenken des Unternehmens und einem übersichtlichen Zeitplan für die erste Woche trägt wesentlich zur Zufriedenheit der Mitarbeiter und zu deren schnellem Einleben bei.

2. Füllen Sie die gesetzlich vorgeschriebenen Formulare zur Compliance aus

Dies ist der Aspekt, der für die Einstellung von Mitarbeitern in Indien besonders charakteristisch ist und bei dem die meisten ausländischen Arbeitgeber Unterstützung benötigen:

• EPF (Arbeitnehmer-Vorsorgefonds): Lassen Sie den Mitarbeiter das Formular 11 (Erklärungsformular für die Anmeldung zur PF) und das Formular 2 (Angaben zum Begünstigten) ausfüllen. Die Teilnahme am EPF ist obligatorisch, sobald Ihr Unternehmen 20 oder mehr Mitarbeiter beschäftigt. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer zahlen jeweils 12 % des Grundgehalts ein. Ein Teil der 8,33 % des Arbeitgebers fließt in die Arbeitnehmerrentenversicherung, wobei für die Rentenberechnung ein Grundgehalt von maximal 15.000 Rupien pro Monat gilt.
• ESI (Staatliche Arbeitnehmerversicherung): Lassen Sie den Arbeitnehmer das Formular 1 (Erklärung mit Angaben zu seiner Person und seinen Angehörigen) ausfüllen. Die ESI gilt, wenn Sie 10 oder mehr Mitarbeiter beschäftigen (in einigen Bundesstaaten wie Maharashtra 20), und deckt Personen ab, die bis zu 21.000 Rupien brutto pro Monat verdienen (25.000 Rupien für Mitarbeiter mit Behinderungen). Der Arbeitgeber zahlt 3,25 % und der Arbeitnehmer 0,75 %.
• Trinkgeld: Holen Sie sich das Formular zur Beantragung der Abfindung. Gemäß dem Gesetz über die Zahlung von Abfindungen haben Arbeitnehmer nach fünf Jahren ununterbrochener Betriebszugehörigkeit Anspruch auf eine Abfindung. Es entspricht bewährten Verfahren zur Compliance.

3. Ein Gehaltskonto eröffnen oder verknüpfen

Stellen Sie ein Bankanforderungsschreiben aus, damit der Mitarbeiter bei Bedarf ein Gehaltskonto für das Unternehmen eröffnen kann. Die Gehaltsauszahlung in Indien erfolgt in INR per Banküberweisung, und Lohn- und Gehaltsabrechnung erfordert verifizierte Bankdaten.

4. Integration in die Büroumgebung (für Mitarbeiter vor Ort)

Führen Sie einen kurzen Rundgang durch das Büro durch, stellen Sie die neuen Mitarbeiter dem Team und ihrem direkten Vorgesetzten vor und erklären Sie ihnen den Arbeitsalltag. Bei indischen Mitarbeitern im Homeoffice erfüllt ein Videoanruf mit dem Team und dem Vorgesetzten denselben Zweck.

Phase 3: Erste Woche (Schulung und Unternehmenskultur)

In der ersten Woche geht es darum, Ihren neuen Mitarbeiter einsatzfähig zu machen und gleichzeitig die indienspezifischen gesetzlichen Anforderungen an die Einarbeitung zu erfüllen.

1. Obligatorische POSH-Schulung

Dies ist eine gesetzliche Vorschrift und kein „nettes Extra“. Gemäß dem Gesetz zur Verhütung sexueller Belästigung (2013) muss jede Organisation mit 10 oder mehr Beschäftigten einen internen Beschwerdeausschuss einrichten und Schulungen zur Sensibilisierung für das POSH-Gesetz durchführen. Bei Nichteinhaltung drohen bei erstmaligem Verstoß Geldstrafen von bis zu 50.000 Rupien. Wiederholte Verstöße können zur Entziehung der Gewerbeerlaubnis führen.

Stellen Sie sicher, dass alle neuen Mitarbeiter diese Schulung in ihrer ersten Woche absolvieren.

2. Weisen Sie einen Onboarding-Begleiter zu

Dies ist besonders wichtig für indische Mitarbeiter, die bei ausländischen Unternehmen anfangen. Die kulturelle Integration spielt eine wichtige Rolle. Ein Onboarding-Begleiter (idealerweise jemand, der bereits mit der Arbeitsweise des Unternehmens vertraut ist) hilft dem neuen Mitarbeiter dabei, sich mit den Kommunikationsnormen, den Verhaltensregeln bei Besprechungen und den Erwartungen am Arbeitsplatz zurechtzufinden. Dies sind praktische Aspekte, die sich unmittelbar darauf auswirken, wie schnell jemand produktiv wird.

3. Schaffen Sie Klarheit über die Rollenverteilung mithilfe von KPIs und Zielen für den 30-, 60- und 90-Tage-Zeitraum

Lassen Sie Ihren neuen Mitarbeiter nicht im Unklaren darüber, wie Erfolg aussieht. Legen Sie klare Leistungskennzahlen fest und setzen Sie Meilensteine für die ersten 30, 60 und 90 Tage. In dieser Phase sollten Sie sich auch über Arbeitszeiten, Kommunikationspräferenzen (insbesondere bei zeitlichen Verschiebungen für Remote-Teams) und Berichtsabläufe abstimmen.

4. Absolvieren Sie die Einweisung in die Arbeitssicherheit

Gemäß dem Gesetz über Arbeitssicherheit, Gesundheitsschutz und Arbeitsbedingungen sind Arbeitgeber für die Einhaltung der Sicherheitsstandards am Arbeitsplatz verantwortlich. Dazu gehört es, die Mitarbeiter über die Sicherheitsvorschriften zu unterrichten und für Mitarbeiter über 40 Jahren den Zugang zu jährlichen Vorsorgeuntersuchungen sicherzustellen.

Phase 4: Laufende Betreuung (bis zu 90 Tage)

Das Onboarding endet nicht nach der ersten Woche. In Indien dauert die Probezeit in der Regel drei bis sechs Monate, und in diesem Zeitraum entscheidet sich, ob Sie einen hervorragenden neuen Mitarbeiter an sich binden können oder ihn aufgrund mangelnder Nachbetreuung verlieren.

1. Planen Sie regelmäßige Einzelgespräche ein

Wöchentliche oder zweiwöchentliche Besprechungen zwischen dem Mitarbeiter und seinem Vorgesetzten in den ersten 90 Tagen sind von entscheidender Bedeutung. Nutzen Sie diese Gelegenheiten, um Herausforderungen anzugehen, Feedback zu geben und frühzeitig Kurskorrekturen vorzunehmen. Studien belegen immer wieder, dass Mitarbeiter, die während des Onboardings regelmäßige Gespräche führen, mit deutlich höherer Wahrscheinlichkeit über das erste Jahr hinaus im Unternehmen bleiben.

2. Richten Sie einen Feedback-Kreislauf für das Onboarding ein

Holen Sie sich nach etwa 30 und 60 Tagen Feedback vom neuen Mitarbeiter zu seinen Erfahrungen während des Onboardings ein. Was hat gut funktioniert? Was war verwirrend? Was fehlt? Dies dient nicht nur der Mitarbeiterzufriedenheit. Es hilft Ihnen auch dabei, den Prozess für alle nachfolgenden Neueinstellungen in Indien zu verbessern.

3. Meilensteine der Probezeit verfolgen und die Anstellung bestätigen

Die meisten Arbeitsverträge in Indien sehen eine Probezeit von 3 bis 6 Monaten vor. Beobachten Sie während dieser Zeit die Leistung anhand der 30/60/90-Tage-Ziele, die Sie in der ersten Woche festgelegt haben. Stellen Sie am Ende der Probezeit ein formelles Bestätigungsschreiben aus. Nach indischem Arbeitsrecht sind Kündigungsverfahren während der Probezeit einfacher (in der Regel 7 bis 14 Tage Kündigungsfrist), doch sobald die Anstellung bestätigt ist, genießen die Mitarbeiter den vollen Schutz des Arbeitsbeziehungsgesetzes, einschließlich Kündigungsfristen und Abfindungsansprüchen.

4. Stellen Sie sicher, dass die Lohnabrechnung reibungslos abläuft

Zu diesem Zeitpunkt sollte Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung bereits reibungslos laufen, doch bitte überprüfen Sie, ob folgende Punkte lückenlos umgesetzt werden:

• Die Quellensteuer (TDS) ist bis zum 7. eines jeden Monats zu entrichten. Bei verspäteter Zahlung fallen monatliche Verzugszinsen in Höhe von 1,5 % sowie eine Strafgebühr von 200 Rupien pro Tag an.
• Die EPF-Beiträge sind bis zum 15. des Monats zu überweisen. Bei verspäteten Einzahlungen fallen 12 % Jahreszinsen sowie ein Schadensersatz von bis zu 25 % an.
• Die ESI-Beiträge für anspruchsberechtigte Mitarbeiter sind bis zum 21. zu entrichten.
• In den entsprechenden Bundesstaaten wird die Gewerbesteuer einbehalten (nicht alle Bundesstaaten erheben diese Steuer; in Delhi und Haryana ist dies nicht der Fall). Die jährliche Höchststeuerbelastung beträgt 2.500 Rupien pro Mitarbeiter.
• Die Gehaltsabrechnungen werden bis zum Monatsende erstellt und verteilt.

5. Vergewissern Sie sich, dass alle gesetzlichen Leistungen aktiv sind

Bitte überprüfen Sie noch einmal, ob der Mitarbeiter ordnungsgemäß bei der Vorsorgekasse, der staatlichen Sozialversicherung (falls zutreffend) und der Krankenversicherung angemeldet ist. Vergewissern Sie sich außerdem, dass die Ansprüche auf Mutterschaftsurlaub (26 Wochen bezahlter Urlaub gemäß dem Mutterschaftsleistungsgesetz für die ersten beiden Kinder) und die Bonusberechtigung (mindestens 8,33 % gemäß dem Bonuszahlungsgesetz für berechtigte Mitarbeiter) korrekt im Leistungsverwaltungssystem erfasst sind.

Ein kurzer Hinweis zur Compliance mit den Steuervorschriften für ausländische Arbeitgeber

Auch wenn Sie keine physische Präsenz in Indien haben, gelten Ihre steuerlichen Verpflichtungen dennoch. Die Quellensteuer (TDS) ist für jeden rechtmäßigen Arbeitgeber verpflichtend, der Gehälter an indische Arbeitnehmer zahlt, unabhängig davon, ob es sich dabei um Ihre lokale Niederlassung oder einen EOR-Partner handelt.

Sie benötigen eine Steuerabzugsnummer (TAN), um Einkommensteuer einzubehalten und abzuführen. Die vierteljährlichen TDS-Erklärungen müssen unter Verwendung des Formulars 24Q eingereicht werden, und Sie sind verpflichtet, jedem Mitarbeiter jährlich das Formular 16 auszustellen.

Die Berufssteuer ist bundesstaatsspezifisch und variiert je nach Standort. Und wenn Ihre Mitarbeiter unter der ESI-Lohnschwelle liegen, müssen sowohl die Arbeitgeber- als auch die Arbeitnehmerbeiträge monatlich pünktlich eingezahlt werden.

Werden diese Vorschriften nicht eingehalten, hat das nicht nur Geldstrafen zur Folge. Es führt dazu, dass Risiko einer Betriebsstätte, was für Ihre Muttergesellschaft in Indien zu Körperschaftsteuerverbindlichkeiten führen kann.

Erste Schritte mit Wisemonk EOR

Wenn diese Checkliste eines deutlich gemacht hat, dann ist es, dass man das Onboarding neuer Mitarbeiter in Indien nicht einfach aus dem Stegreif angehen sollte.

Angesichts von Arbeitsverträgen, die sich je nach Bundesstaat unterscheiden, Arbeitsrechtsvorschriften mit strengen monatlichen Fristen, der Anmeldung zu gesetzlichen Sozialleistungen und Steuerbestimmungen, die auch ohne eine lokale Niederlassung gelten, summieren sich die Compliance-Risiken schnell. Und für internationale Arbeitgeber kann ein einziger Fehltritt Folgen nach sich ziehen, die von Nachzahlungen bis hin zum Risiko einer Betriebsstätte reichen.

Genau das ist es, was Wisemonk übernimmt das für Sie.

Wir sind der rechtliche Arbeitgeber in Indien für mehr als 300 internationale Unternehmen und betreuen über 2.000 Mitarbeiter in allen Bundesstaaten. Von der Ausarbeitung rechtskonformer Arbeitsverträge bis hin zu die Lohn- und Gehaltsabrechnung durchführenVon der Einreichung der TDS-Erklärungen über die Verwaltung der Beiträge zur Vorsorgekasse und zur staatlichen Sozialversicherung bis hin zur Abwicklung der Sozialleistungen – wir kümmern uns um alle Compliance-Anforderungen, damit Sie sich ganz auf den Aufbau Ihres Teams konzentrieren können.

Das bietet Ihnen Wisemonk EOR:

• Onboarding in weniger als 3 Tagen: Arbeitsverträge, behördliche Anmeldungen, die Einholung von Unterlagen und die Einrichtung der IT – all dies wird bereits vor dem ersten Arbeitstag erledigt.
• Umfassende Lohn- und Gehaltsabrechnung: Lohnauszahlung, TDS-Einzahlungen, EPF-/ESI-Abgaben, Gewerbesteuer und Ausstellung des Formulars 16 – jeden Monat, zu jedem Termin.
• Vollständige Compliance: Arbeitsgesetze der Bundesstaaten, Arbeitsordnungen, die Einrichtung von POSH-Stellen, Kündigungsverfahren und Abfindungen – für alle indischen Bundesstaaten.
• Transparente Preisgestaltung: Ab 99 $ pro Mitarbeiter und Monat. Keine versteckten Gebühren, keine Wechselkursaufschläge.

Ganz gleich, ob Sie Ihren ersten indischen Mitarbeiter einstellen oder auf 50 Mitarbeiter aufstocken – Sie sollten sich nicht erst zum Experten für indisches Arbeitsrecht entwickeln müssen, um alles richtig zu machen.

Sprechen Sie noch heute mit uns und integrieren Sie Ihr Indien-Team ab dieser Woche unter Einhaltung aller Vorschriften beim Onboarding.