Was ist der Code on Wages?

Was ist der Code on Wages und warum wurde er in Indien eingeführt?

Der Code on Wages, 2019 ist eine arbeitsrechtliche Reform, die vier bestehende Gesetze konsolidiert und vereinfacht:

• Payment of Wages Act, 1936
• Minimum Wages Act, 1948
• Payment of Bonus Act, 1965
• Equal Remuneration Act, 1976

Ziele:

1. Einheitlichkeit: Nationale Standards für Löhne über alle Branchen hinweg etablieren.
2. Vereinfachung: Komplexe, veraltete Gesetze durch einen einheitlichen Code ersetzen.
3. Arbeitnehmerrechte: Pünktliche Lohnzahlung sicherstellen und Lohndiskriminierung beseitigen.
4. Geschäftsfreundlichkeit: Compliance-Aufwand für Arbeitgeber durch standardisierte Regeln reduzieren.

Warum es zählt:

• Erfasst über 500 Millionen Beschäftigte im organisierten und unorganisierten Sektor.
• Schreibt Mindestlöhne abhängig von Region, Qualifikationsniveau und Tätigkeit vor.
• Beispiel: Eine Fabrikarbeiterin in Maharashtra muss mindestens 12.500 ₹/Monat verdienen, während für IT-Fachkräfte in Bengaluru höhere Mindestlohnschwellen gelten.

Wir empfehlen Unternehmen, ihre Lohnabrechnungsstrukturen zu überprüfen und an die Vorgaben des Codes anzupassen.

Welche zentralen Regelungen enthält der Code on Wages?

Der Code führt fünf wegweisende Regelungen ein:

Wesentliche Änderungen:

• Universeller Mindestlohn: Gilt für alle Branchen und ersetzt sektorale Schwellenwerte.
• Vereinfachte Definitionen: Klare Kriterien für „Löhne“ (umfasst Grundgehalt und Zulagen, ohne Boni).

Beispiel: Ein Einzelhandelsunternehmen muss Überstunden nun mit 500 ₹/Stunde vergüten (bei einem Standardlohn von 250 ₹/Stunde) für Arbeit über 48 Stunden/Woche hinaus.

Wie wirkt sich der Code on Wages auf die Vergütungsstrukturen der Beschäftigten aus?

Der Code on Wages wirkt sich erheblich auf die Vergütungsstrukturen in Indien aus. Als Employer of Record (EOR) haben wir mehrere zentrale Änderungen beobachtet, die Unternehmen berücksichtigen sollten:

1. Neudefinition der „Löhne“:
   • Der Code führt eine neue Definition von „Löhnen“ ein, die Grundgehalt und Zulagen umfasst.
   • Bestimmte Bestandteile wie HRA, Fahrtkostenzuschuss und gesetzliche Boni sind ausgenommen.
   • Auswirkung: Unternehmen müssen Gehaltspakete so umstrukturieren, dass mindestens 50 % der Vergütung in die Kategorie „Löhne“ fallen.
2. Mindestlohnberechnungen:
   • Der Code schreibt einen von der Zentralregierung festgelegten Sockellohn vor.
   • Bundesstaaten dürfen ihre Mindestlöhne nicht unter diesem Sockel ansetzen.
   • Beispiel: Liegt der Sockellohn bei 178 ₹ pro Tag, müssen Bundesstaaten ihre Mindestlöhne auf diesem oder höherem Niveau festsetzen.
3. Überstundenvergütung:
   • Überstunden müssen mit dem doppelten regulären Stundenlohn vergütet werden.
   • Dies gilt universell — anders als unter den bisherigen Gesetzen mit sektorspezifischen Regeln.
   • Auswirkung: Unternehmen müssen ihre Überstundenrichtlinien und Budgets prüfen und ggf. anpassen.
4. Bonusberechnungen:
   • Der Code standardisiert Bonusberechnungen über Branchen hinweg.
   • Beschäftigte mit einem Monatslohn von bis zu 21.000 ₹ sind bonusberechtigt.
   • Bonushöhe: Mindestens 8,33 % bis maximal 20 % des Lohns oder 7.000 ₹ — je nachdem, welcher Betrag höher ist.
5. Geschlechtsneutrale Vergütung:
   • Der Code verbietet Geschlechterdiskriminierung in Lohnfragen.
   • Unternehmen müssen gleiche Bezahlung für gleiche Arbeit unabhängig vom Geschlecht sicherstellen.
6. Lohnabzüge:
   • Der Code begrenzt Abzüge auf 50 % des Gesamtlohns.
   • Dies schützt Beschäftigte vor übermäßigen Abzügen, die den Nettolohn beeinträchtigen könnten.

Wir empfehlen Unternehmen, ihre Vergütungsstrukturen gründlich zu überprüfen, um Compliance mit den neuen Vorgaben sicherzustellen. Dazu gehört:

• Gehaltskomponenten so umstrukturieren, dass sie der neuen „Löhne“-Definition entsprechen.
• Überstundenrichtlinien und Budgets anpassen.
• Bonusstrukturen prüfen und ggf. anpassen.
• Pay-Equity-Audits durchführen, um geschlechtsneutrale Vergütung sicherzustellen.

Mit proaktiver Anpassung sichern Unternehmen Compliance und behalten zugleich wettbewerbsfähige Vergütungspakete.

Welche Schritte müssen Arbeitgeber zur Einhaltung des Code on Wages unternehmen?

Um den Code on Wages einzuhalten, müssen Arbeitgeber mehrere Schritte gehen. Basierend auf unserer Erfahrung bei der Begleitung von Unternehmen durch diesen Übergang empfehlen wir:

1. Gehaltsstrukturen prüfen und überarbeiten:
   • Aktuelle Vergütungspakete analysieren, um die neue „Löhne“-Definition zu erfüllen.
   • Verhältnis von Grundgehalt und Zulagen so anpassen, dass die 50-%-Vorgabe erfüllt wird.
   • Beispiel: Bei einer Gesamtvergütung von 100.000 ₹ sollten mindestens 50.000 ₹ in die Kategorie „Löhne“ fallen.
2. Mindestlohn-Compliance aktualisieren:
   • Über den nationalen Sockellohn und bundesstaatliche Mindestlöhne informiert bleiben.
   • Sicherstellen, dass alle Beschäftigten — auch Vertrags- und Teilzeitkräfte — auf oder über diesen Schwellen vergütet werden.
   • Systeme einrichten, die Löhne unterhalb des Mindestniveaus automatisch markieren.
3. Überstundenrichtlinien überarbeiten:
   • Berechnungsmethoden für Überstunden auf den doppelten Stundenlohn anpassen.
   • Änderungen an Beschäftigte und Führungskräfte kommunizieren.
   • Robuste Zeiterfassungssysteme einsetzen, um Überstunden präzise zu dokumentieren.
4. Bonusstrukturen anpassen:
   • Bonusrichtlinien an die neuen Berechnungen unter dem Code anpassen.
   • Sicherstellen, dass alle anspruchsberechtigten Beschäftigten (bis 21.000 ₹/Monat) in die Bonusverteilung einbezogen werden.
5. Equal-Pay-Praktiken umsetzen:
   • Pay-Equity-Audits durchführen, um geschlechtsspezifische Lohnunterschiede zu identifizieren und zu beheben.
   • Klare, geschlechtsneutrale Kriterien für Lohnentscheidungen und Beförderungen etablieren.
6. Lohnabrechnungssysteme aktualisieren:
   • Lohnsoftware so anpassen, dass sie die neuen Lohndefinitionen und Berechnungsmethoden abbildet.
   • Sicherstellen, dass die Systeme regelkonforme Lohnabrechnungen und Berichte erzeugen.
7. HR- und Payroll-Teams schulen:
   • Umfassende Schulungen zu den neuen Bestimmungen und ihren Implikationen anbieten.
   • Sicherstellen, dass die Teams die Berechnung von Löhnen, Überstunden und Boni nach den neuen Regeln beherrschen.
8. Compliance-Monitoring etablieren:
   • Regelmäßige Audits einführen, um die laufende Compliance mit dem Code sicherzustellen.
   • Systeme aufsetzen, um Compliance-Probleme zeitnah zu erkennen und zu adressieren.
9. Arbeitsverträge und Richtlinien aktualisieren:
   • Arbeitsverträge so überarbeiten, dass sie die neue Lohnstruktur und die Überstundenregeln abbilden.
   • Unternehmensrichtlinien zu Vergütung, Boni und Überstunden aktualisieren.
10. Ordentliche Dokumentation führen:
    • Systeme einrichten, um alle vom Code geforderten Aufzeichnungen zu führen.
    • Sicherstellen, dass Aufzeichnungen für etwaige Prüfungen leicht zugänglich sind.

Wir empfehlen Unternehmen dringend, sich bei der Umsetzung dieser Änderungen Expertise an Bord zu holen. Der Übergang zum neuen Code on Wages ist komplex — professionelle Unterstützung sichert Compliance und optimiert zugleich die Vergütungsstrategien.

Welche Strafen drohen bei Nichteinhaltung des Code on Wages?

Der Code on Wages führt eine überarbeitete Strafenstruktur bei Nichteinhaltung ein. Die wesentlichen Strafen:

1. Unterbezahlung:
   • Erstverstoß: Geldstrafe bis 50.000 ₹
   • Wiederholungsverstoß innerhalb von 5 Jahren: Freiheitsstrafe bis 3 Monate und/oder Geldstrafe bis 100.000 ₹
2. Verstoß gegen sonstige Bestimmungen:
   • Erstverstoß: Geldstrafe bis 20.000 ₹
   • Wiederholungsverstoß: Freiheitsstrafe bis 1 Monat und/oder Geldstrafe bis 40.000 ₹
3. Mangelhafte Dokumentation:
   • Geldstrafe bis 10.000 ₹
4. Allgemeine Nichteinhaltung:
   • Höchststrafe: Freiheitsstrafe bis 3 Monate und/oder Geldstrafe bis 100.000 ₹

Bemerkenswert: Der Code reduziert die anfänglichen Strafen im Vergleich zu früheren Gesetzen und stellt bei Erstverstößen eher Geldstrafen als Freiheitsstrafen in den Vordergrund. Dieser Ansatz soll Compliance-Aufwand für Arbeitgeber senken und zugleich den Arbeitnehmerschutz erhalten.

Wie unterscheidet sich der Code on Wages von den bisherigen Arbeitsgesetzen?

Der Code on Wages bedeutet einen deutlichen Wandel gegenüber den bisherigen Arbeitsgesetzen in Indien:

1. Konsolidierung: Er ersetzt vier eigenständige Gesetze (Payment of Wages Act, Minimum Wages Act, Payment of Bonus Act und Equal Remuneration Act) durch einen einheitlichen Code.
2. Universelle Abdeckung: Anders als frühere Gesetze, die nur bestimmte Sektoren erfassten, gilt der Code für alle Branchen und Beschäftigtengruppen.
3. Nationaler Sockellohn: Führt das Konzept eines von der Zentralregierung festgelegten Sockellohns ein — unter dem Bundesstaaten ihre Mindestlöhne nicht festsetzen dürfen.
4. Vereinfachte Lohndefinition: Liefert eine klarere Definition von „Löhnen“ — mit Auswirkungen auf die Ausgestaltung von Vergütungsstrukturen.
5. Geringere Kriminalisierung: Stellt bei Erstverstößen eher Geldstrafen in den Vordergrund und reduziert das Risiko von Freiheitsstrafen für Arbeitgeber.
6. Geschlechtergleichheit: Stärkt Vorgaben zu gleicher Bezahlung unabhängig vom Geschlecht.
7. Bonusberechnungen: Standardisiert Bonusberechnungen branchenübergreifend und hebt die Lohnschwelle für die Bonusberechtigung an.

Diese Änderungen sollen Compliance vereinfachen, regulatorischen Aufwand für Unternehmen senken und Beschäftigte über alle Sektoren hinweg umfassender schützen.

Wie wirkt sich der Code on Wages auf verschiedene Branchen und Sektoren aus?

Der Code on Wages hat weitreichende Auswirkungen auf zahlreiche Branchen und Sektoren in Indien. Als Employer of Record (EOR) haben wir folgende sektorspezifische Effekte beobachtet:

1. Verarbeitende Industrie:
   • Standardisierte Überstundenregeln: Alle Überstunden müssen mit doppeltem Lohn vergütet werden — das wirkt sich auf die Kostenstrukturen aus.
   • Beispiel: Eine Textilfabrik, die zuvor 1,5x für Überstunden zahlte, muss jetzt 2x einplanen.
2. IT- und ITES-Branche:
   • Einbezug von Zulagen in die „Löhne“: Viele IT-Unternehmen müssen Vergütungspakete umstrukturieren.
   • Auswirkung: Unternehmen müssen unter Umständen PF-Beiträge erhöhen, da die Lohnbasis steigt.
3. Einzelhandel und E-Commerce:
   • Universeller Mindestlohn: Erfasst auch Teilzeit- und Gig-Arbeitende.
   • Herausforderung: Unternehmen mit großen Belegschaften in verschiedenen Bundesstaaten müssen unterschiedliche Mindestlohnsätze managen.
4. Landwirtschaft und unorganisierter Sektor:
   • Formale Lohnstruktur: Formale Lohnberechnungen werden für zuvor unregulierte Sektoren eingeführt.
   • Vorteil: Besserer Schutz für besonders verwundbare Beschäftigtengruppen.
5. Gastgewerbe:
   • Trinkgeld-Einbeziehung: Trinkgelder können nun als Lohnbestandteil gelten und beeinflussen die Steuerberechnung.
   • Handlungsbedarf: Hotels und Restaurants müssen ihre Trinkgeld-Richtlinien prüfen.
6. Baugewerbe:
   • Pünktliche Lohnzahlung: Strengere Vorgaben zu Zahlungsterminen kommen Tagelöhner/innen zugute.
   • Compliance-Fokus: Unternehmen benötigen robuste Systeme, um Löhne pünktlich nachzuverfolgen und auszuzahlen.
7. Start-ups und KMU:
   • Vereinfachte Compliance: Weniger Bürokratie und klarere Regeln entlasten regulatorisch.
   • Herausforderung: Möglicherweise sind Budget-Anpassungen nötig, um den neuen Mindestlohn- und Überstundenanforderungen gerecht zu werden.
8. Multinationale Konzerne:
   • Standardisierte Praktiken: Einheitliche Richtlinien über die indischen Standorte hinweg lassen sich einfacher umsetzen.
   • Handlungsbedarf: Globale Richtlinien prüfen, um sie mit dem indischen Lohncode in Einklang zu bringen.

Wir empfehlen Unternehmen aller Sektoren, ihre Lohnstrukturen und Richtlinien gründlich zu überprüfen, um Compliance mit dem neuen Code sicherzustellen. Dazu gehören:

• Umstrukturierung von Gehaltskomponenten
• Aktualisierung der Lohnabrechnungssysteme
• Schulung der HR-Teams zu den neuen Anforderungen
• Überarbeitung der Arbeitsverträge

Mit proaktiver Adressierung dieser Änderungen sichern Unternehmen Compliance und behalten zugleich wettbewerbsfähige Vergütungspakete branchenübergreifend.