- Die Lohnsteuer in Indien besteht aus vier Bestandteilen: TDS nach Section 392(1) des Income Tax Act 2025, EPF (je 12 % von Arbeitgeber und Arbeitnehmer), ESI (3,25 % Arbeitgeber, 0,75 % Arbeitnehmer für Löhne bis ₹21.000) und die bundesstaatliche Professional Tax.
- Die Lohnkosten für den Arbeitgeber betragen etwa 13,36 % des Grundgehalts (EPF, EDLI sowie Verwaltungsgebühren) zuzüglich 3,25 % des Bruttolohns für ESI-pflichtige Arbeitnehmer. Die Einkommensteuer (TDS) wird vom Arbeitnehmer einbehalten, nicht vom Arbeitgeber getragen.
- Wichtige Fristen: TDS bis zum 7. des Folgemonats, EPF und ESI bis zum 15., vierteljährliche TDS-Erklärungen bis 31. Juli, 31. Oktober, 31. Januar und 31. Mai sowie das jährliche Form 130 bis zum 15. Juni.
- Der Income Tax Act 2025 ist am 1. April 2026 in Kraft getreten. Die vierteljährliche TDS-Erklärung ist nun das Form 138 (ersetzt Form 24Q), das jährliche TDS-Zertifikat das Form 130 (ersetzt Form 16), und „Tax Year“ ersetzt „Assessment Year“. Die Steuersätze bleiben unverändert.
Was ist die Lohnsteuer in Indien?
Die Lohnsteuer in Indien bezeichnet die verpflichtenden steuerlichen Abzüge und gesetzlichen Beiträge, die Arbeitgeber jeden Monat im Namen ihrer Arbeitnehmer berechnen, einbehalten und abführen müssen.
Anders als in den USA gibt es in Indien keine einzelne Position „Lohnsteuer“. Stattdessen gliedert sich die Pflicht in vier eigenständige Bestandteile: an der Quelle einbehaltene Einkommensteuer (genannt TDS), Beiträge zum Provident Fund, Beiträge zur Krankenversicherung und eine geringe Professional Tax auf Ebene der Bundesstaaten. Arbeitgeber sind sowohl für die arbeitnehmerseitigen Abzüge als auch für ihre eigenen Arbeitgeberbeiträge verantwortlich.
Wenn globale Unternehmen erstmals in Indien einstellen, ist dies oft der Punkt, der sie überrascht. Die Compliance ist nicht kompliziert, sobald man das System verstanden hat, sie erfordert jedoch monatliche Maßnahmen, gesetzliche Registrierungen und korrekte Meldungen bei mehreren Behörden.
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Für einen tieferen Einblick, wie die Lohnabrechnung in Indien von Anfang bis Ende funktioniert, behandelt unser Leitfaden zur Lohnabrechnung in Indien alles von Gehaltsstrukturen bis hin zu Compliance-Anforderungen.
Aus welchen Bestandteilen besteht die Lohnsteuer in Indien?
Die indische Lohnsteuer hat vier Kernbestandteile. Jeder hat seinen eigenen Satz, seine eigene Anwendungsschwelle und seine eigene Abführungsfrist.
Einkommensteuer (TDS auf Gehalt)
TDS (Tax Deducted at Source) ist das indische Pendant zur Einbehaltung der Einkommensteuer. Arbeitgeber müssen das voraussichtliche Jahreseinkommen jedes Arbeitnehmers zu Jahresbeginn schätzen, die voraussichtliche Steuerlast berechnen, sie durch 12 teilen und diesen Betrag von jeder monatlichen Gehaltszahlung abziehen.
Das neue Steuerregime ist ab dem Geschäftsjahr 2024-25 der Standard. Arbeitnehmer können sich für das alte Regime entscheiden, wenn sie Abzüge wie HRA, LTA oder 80C-Investitionen geltend machen möchten, müssen dies dem Arbeitgeber jedoch zu Jahresbeginn mitteilen.
Stufen des neuen Steuerregimes (GJ 2026-27):
- Bis ₹4,00,000: null
- ₹4,00,001 bis ₹8,00,000: 5 %
- ₹8,00,001 bis ₹12,00,000: 10 %
- ₹12,00,001 bis ₹16,00,000: 15 %
- ₹16,00,001 bis ₹20,00,000: 20 %
- ₹20,00,001 bis ₹24,00,000: 25 %
- Über ₹24,00,000: 30 %
Auf die berechnete Steuer wird zusätzlich ein Health and Education Cess von 4 % erhoben. Arbeitnehmer mit einem Jahreseinkommen bis ₹12,00,000 (~13.200 $) zahlen unter dem neuen Regime nach der Standard-Steuergutschrift und dem Standardabzug von ₹75.000 effektiv keine Steuer.
Arbeitgeber erhalten unter dem neuen Regime zudem einen Standardabzug von ₹75.000 für Arbeitnehmer, der das zu versteuernde Einkommen vor der TDS-Berechnung reduziert.
Das neue Steuerregime ist nach dem Income Tax Act 2025 der Standard für das Tax Year 2026-27. Arbeitnehmer können sich zu Beginn jedes Steuerjahres für das alte Regime entscheiden.
TDS auf Gehalt unterliegt nun Section 392(1) des Income Tax Act 2025 und ersetzt damit die alte Section 192. Der Betrag muss bis zum 7. des Folgemonats bei der Behörde eingezahlt werden. Die vierteljährliche TDS-Erklärung ist nun das Form 138 (ersetzt das Form 24Q), und das jährliche, an Arbeitnehmer ausgegebene TDS-Zertifikat ist nun das Form 130 (ersetzt das Form 16). Jedes Lohnabrechnungssystem, das noch auf alte Formularnamen oder Abschnittscodes verweist, scheitert an der Validierung im Income-Tax-Portal.
Stufen des alten Steuerregimes (GJ 2026-27):
- Bis ₹2,50,000: null
- ₹2,50,001 bis ₹5,00,000: 5 %
- ₹5,00,001 bis ₹10,00,000: 20 %
- Über ₹10,00,000: 30 %
Auf die berechnete Steuer wird zusätzlich ein Health and Education Cess von 4 % erhoben. Senioren (60 bis 80 Jahre) erhalten einen höheren Grundfreibetrag von ₹3,00,000, und Hochbetagte (80 Jahre und älter) erhalten ₹5,00,000. Nach Section 87A erhalten Arbeitnehmer mit einem zu versteuernden Einkommen bis ₹5,00,000 eine Steuergutschrift, die ihre effektive Steuer auf null reduziert.
Das alte Regime ist für Arbeitnehmer vorteilhaft, die Abzüge wie HRA, LTA, Investitionen nach Section 80C (bis ₹1,50,000) oder Krankenversicherungsbeiträge nach Section 80D geltend machen. Arbeitnehmer müssen den Arbeitgeber zu Beginn des Steuerjahres informieren, wenn sie das alte Regime wählen möchten.
Unter dem alten Steuerregime können Arbeitnehmer eine Befreiung für die House Rent Allowance (HRA) geltend machen. Der befreite Betrag ist der niedrigste der folgenden Werte: tatsächlich erhaltene HRA; 50 % des Grundgehalts, wenn der Arbeitnehmer in einer Metropole wohnt (Delhi, Mumbai, Kolkata, Chennai, Bengaluru, Hyderabad, Pune oder Ahmedabad), bzw. 40 % des Grundgehalts in Nicht-Metropolen; oder die tatsächlich gezahlte Miete abzüglich 10 % des Grundgehalts. Unter dem neuen Steuerregime steht die HRA-Befreiung nicht zur Verfügung.
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Employees' Provident Fund (EPF)
Der EPF ist Indiens obligatorisches Altersvorsorge-System. Man kann es sich als indisches Pendant zum 401(k) vorstellen, bei dem sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer jeden Monat einzahlen.
So funktioniert der Beitrag:
- Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer zahlen 12 % des Grundgehalts des Arbeitnehmers zuzüglich der Dearness Allowance (DA) ein.
- Von den 12 % des Arbeitgebers fließt ein Anteil (8,33 %, gedeckelt bei ₹1.250/Monat) in das Employees' Pension Scheme (EPS).
- Der verbleibende Arbeitgeberbeitrag fließt in das EPF-Konto des Arbeitnehmers.
- Die Beiträge werden in der Regel auf einer Lohnobergrenze von ₹15.000/Monat berechnet, sofern Arbeitgeber und Arbeitnehmer nicht vereinbaren, auf das volle Gehalt einzuzahlen.
Der EPF gilt für alle Betriebe mit 20 oder mehr Arbeitnehmern. Sobald ein Unternehmen diese Schwelle überschreitet, ist die Anmeldung für alle Arbeitnehmer mit einem Grundlohn bis ₹15.000/Monat verpflichtend. Arbeitgeber können auch Besserverdienende freiwillig anmelden.
Das EPF-Guthaben des Arbeitnehmers erwirtschaftet steuerfreie Zinsen (derzeit 8,25 % pro Jahr) und ist für bestimmte Zwecke wie einen Hauskauf oder medizinische Notfälle zugänglich. Bei Renteneintritt (mit 58 Jahren) wird das gesamte Kapital steuerfrei ausgezahlt.
EPF-Beiträge müssen bis zum 15. des Folgemonats eingezahlt werden. Verspätete Einzahlungen ziehen nach Section 7Q Zinsen von 12 % pro Jahr und nach Section 14B Schadensersatz von 5 bis 25 % pro Jahr nach sich, abhängig von der Dauer der Verzögerung.
Employees' State Insurance (ESI)
Die ESI ist Indiens soziale Krankenversicherung. Sie deckt anspruchsberechtigte Arbeitnehmer für medizinische Behandlung, Mutterschaftsleistungen, Invalidität und Hinterbliebenenleistungen im Falle des Todes des Arbeitnehmers ab.
Anwendbarkeit:
- Gilt für Betriebe mit 10 oder mehr Arbeitnehmern (in einigen Bundesstaaten 20).
- Erfasst werden nur Arbeitnehmer mit einem Verdienst bis ₹21.000 pro Monat (₹25.000 für Arbeitnehmer mit Behinderung).
Beitragssätze:
- Arbeitgeber: 3,25 % des Bruttolohns
- Arbeitnehmer: 0,75 % des Bruttolohns
ESI-Beiträge müssen bis zum 15. des Folgemonats eingezahlt werden. Der Arbeitgeber ist dafür verantwortlich, alle anspruchsberechtigten Arbeitnehmer anzumelden, ESI-Karten zu erstellen und halbjährliche Erklärungen einzureichen.
Zu beachten: Erhält ein Arbeitnehmer unterjährig eine Gehaltsanpassung und überschreitet damit die Schwelle von ₹21.000, bleibt er bis zum Ende dieser Beitragsperiode erfasst. Die ESI wird in Zyklen von April bis September und Oktober bis März bewertet.
Professional Tax (PT)
Die Professional Tax ist eine auf Ebene der Bundesstaaten erhobene Steuer auf Erwerbseinkommen. Nicht alle indischen Bundesstaaten erheben sie, mehrere große jedoch schon, darunter Maharashtra, Karnataka, Tamil Nadu, Westbengalen, Telangana, Andhra Pradesh, Gujarat, Madhya Pradesh, Kerala und Odisha.
Die PT ist ein geringer fester Betrag, typischerweise zwischen ₹150 und ₹200 pro Monat, abhängig von der Gehaltsstufe und dem Bundesstaat. Die maximale jährliche PT pro Arbeitnehmer ist verfassungsrechtlich auf ₹2.500 gedeckelt.
Die PT wird vom Gehalt des Arbeitnehmers abgezogen, ist also technisch ein arbeitnehmerseitiger Abzug. Der Arbeitgeber ist jedoch dafür verantwortlich, sie korrekt abzuziehen, sich bei der Regierung des Bundesstaates zu registrieren und sie fristgerecht abzuführen. Die Meldehäufigkeit variiert je nach Bundesstaat, einige verlangen monatliche, andere vierteljährliche Meldungen.
Wenn Ihre Arbeitnehmer in mehreren Bundesstaaten tätig sind oder Ihr Unternehmen indienweit agiert, benötigen Sie separate PT-Registrierungen in jedem betroffenen Bundesstaat.
EDLI (Employees' Deposit Linked Insurance)
Die EDLI ist eine an den EPF gekoppelte Lebensversicherung. Sie sieht eine Einmalzahlung an den benannten Begünstigten des Arbeitnehmers vor, falls der Arbeitnehmer während des aktiven Dienstes verstirbt.
Der Arbeitgeber zahlt 0,5 % des Grundlohns des Arbeitnehmers (gedeckelt bei ₹15.000) in die EDLI ein. Dies erfolgt zusammen mit dem EPF-Beitrag. Arbeitnehmer zahlen nichts in die EDLI ein.
Die maximale EDLI-Leistung beträgt ₹7,00,000.
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Wie hoch ist der gesamte Lohnsteuersatz für Arbeitgeber in Indien?
Der gesamte arbeitgeberseitige Lohnbeitrag in Indien beläuft sich auf etwa 13,36 % des Bruttogehalts und gliedert sich wie folgt:
| Beitrag | Arbeitgebersatz | Arbeitnehmersatz |
|---|---|---|
| EPF | 12 % von Grundgehalt + DA | 12 % von Grundgehalt + DA |
| ESI (sofern anwendbar) | 3,25 % des Bruttolohns | 0,75 % des Bruttolohns |
| EDLI | 0,5 % des Grundgehalts (gedeckelt) | null |
| Professional Tax | null | ₹150-200/Monat (je nach Bundesstaat) |
| Einkommensteuer (TDS) | null (Arbeitgeber behält ein) | nach Einkommensteuer-Stufen |
Hinweis: Die genauen Arbeitgeberkosten hängen vom Verhältnis des Grundgehalts zum gesamten CTC ab und davon, ob der Arbeitnehmer ESI-pflichtig ist. Für Rollen über ₹21.000/Monat brutto gilt die ESI nicht.
Die meisten indischen Tech-Rollen im mittleren bis oberen Bereich liegen über der ESI-Lohnschwelle von ₹21.000, sodass die ESI nicht gilt und die oben genannten 13,36 % die vollen Lohnsteuerkosten des Arbeitgebers für diese Arbeitnehmer darstellen. Für ESI-pflichtige Arbeitnehmer kommen 3,25 % auf den Bruttolohn hinzu.
Wie wirkt sich Indiens CTC-Struktur auf die Lohnsteuer aus?
CTC (Cost to Company) ist die Art, wie indische Arbeitgeber die Gesamtvergütung ausdrücken. Sie umfasst das Grundgehalt, den Arbeitgeber-PF-Beitrag, die Gratuity-Rückstellung, Krankenversicherungsbeiträge und alle sonstigen Zulagen.
Der Grund, warum die CTC-Struktur für die Lohnsteuer relevant ist: Der EPF wird auf das Grundgehalt berechnet, nicht auf den gesamten CTC. Viele Unternehmen setzen das Grundgehalt auf 40-50 % des CTC an, um die EPF-Pflichten zu steuern. Nach dem neuen Wage Code (noch nicht vollständig umgesetzt) muss das Grundgehalt mindestens 50 % des gesamten CTC betragen, was die EPF- und Gratuity-Verbindlichkeiten erhöhen würde.
Hier ein vereinfachtes Beispiel für eine Einstellung mit einem CTC von ₹15,00,000/Jahr (~18.000 $):
- Grundgehalt + DA: ₹6,00,000/Jahr (~7.200 $)
- Arbeitgeber-EPF: ₹72.000/Jahr (~865 $)
- Arbeitgeber-ESI: nicht anwendbar (Gehalt über der Schwelle)
- EDLI: ~₹900/Jahr (~11 $)
- Gratuity-Rückstellung (für Buchhaltungszwecke): ~₹28.846/Jahr
Aus diesem Grund sind US-Unternehmen oft überrascht, wenn sie die vollständige Kostenaufstellung sehen. Das ausgeschriebene Gehalt sind nicht die Gesamtkosten.
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Welche Fristen gelten für die Lohnsteuermeldungen in Indien?
Eine Frist in Indien zu versäumen, ist nicht nur ein administratives Ärgernis. Verspätete Zahlungen ziehen Zinsen und Strafen nach sich, und wiederholte Verstöße können bis hin zu rechtlichen Schritten eskalieren.
| Pflicht | Frist |
|---|---|
| TDS-Einzahlung | 7. des Folgemonats |
| EPF-Beitrag | 15. des Folgemonats |
| ESI-Beitrag | 15. des Folgemonats |
| Vierteljährliche TDS-Erklärung (Form 138, ersetzt Form 24Q nach dem Income Tax Act 2025) | 31. Juli (Q1), 31. Okt. (Q2), 31. Jan. (Q3), 31. Mai (Q4) |
| Jährliches TDS-Zertifikat (Form 130, ersetzt Form 16 nach dem Income Tax Act 2025) | 15. Juni des folgenden Tax Year |
| Halbjährliche ESI-Erklärung | 12. November und 12. Mai |
| PT (je nach Bundesstaat) | monatlich oder vierteljährlich |
Eine erwähnenswerte Komplexität: TDS erfordert für jeden Arbeitnehmer eine gesonderte Berechnung auf Basis des gewählten Steuerregimes, der Investitionserklärungen und der Gehaltsstruktur. Es ist kein pauschaler Prozentsatz. Fehler bei der TDS-Berechnung sind häufig und führen zu Abweichungen, wenn Arbeitnehmer ihre eigenen Erklärungen einreichen.
Welche Strafen drohen bei Lohnsteuerverstößen in Indien?
Die indische Payroll-Compliance wird von mehreren Behörden durchgesetzt, darunter das Income Tax Department, die EPFO (Employees' Provident Fund Organization) und die ESIC. Jede hat ihren eigenen Strafrahmen.
TDS-Strafen:
- Zinsen von 1 % pro Monat bei nicht fristgerechtem Einbehalt der TDS.
- Zinsen von 1,5 % pro Monat bei einbehaltener, aber nicht eingezahlter TDS.
- Die verspätete Einreichung von TDS-Erklärungen zieht ₹200 pro Tag nach sich.
- Eine fehlerhafte TDS kann Bescheide des Income Tax Department auslösen, die Arbeitnehmer dann in ihren persönlichen Erklärungen abgleichen müssen.
EPF-Strafen:
- Schadensersatz von 5 bis 25 % pro Jahr auf den nicht gezahlten Betrag, abhängig vom Verzögerungszeitraum.
- Verzugszinsen für verspätete Einzahlung von 12 % pro Jahr.
- Anhaltende Verstöße können zur Strafverfolgung nach dem Employees' Provident Funds Act führen.
ESI-Strafen:
- Zinsen von 12 % pro Jahr auf verspätete Beiträge.
- Strafverfolgung bei vorsätzlicher Nichtzahlung nach dem ESI Act.
Die praktische Konsequenz für US-Unternehmen, die direkt einstellen: Ohne eine eigene indische Lohnabrechnungsfunktion sind Verstöße in den ersten Monaten nahezu unvermeidlich, insbesondere bei der TDS. Gehaltsstrukturen ändern sich, Investitionserklärungen treffen verspätet ein und Regimewahlen verschieben sich. Genau hier passieren Fehler.
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Frequently asked questions
Gibt es in Indien eine Lohnsteuer?
Ja. Die indische Lohnsteuer umfasst die Einkommensteuer-Einbehaltung (TDS), die obligatorischen EPF-Beiträge (je 12 % von Arbeitgeber und Arbeitnehmer), die ESI-Beiträge (3,25 % Arbeitgeber, 0,75 % Arbeitnehmer für anspruchsberechtigte Arbeitnehmer) sowie die von den Bundesstaaten erhobene Professional Tax.
Wie hoch ist der Lohnsteuersatz in Indien für Arbeitgeber?
Der arbeitgeberseitige Lohnsteuerbeitrag beträgt für EPF-pflichtige Arbeitnehmer etwa 13,36 % des Grundgehalts, zuzüglich 3,25 % des Bruttolohns für ESI-pflichtige Arbeitnehmer. Die Einkommensteuer (TDS) wird vom Gehalt des Arbeitnehmers einbehalten und nicht vom Arbeitgeber getragen.
Was ist TDS in der indischen Lohnabrechnung?
TDS (Tax Deducted at Source) ist die Einkommensteuer, die Arbeitgeber jeden Monat vom Gehalt der Arbeitnehmer einbehalten müssen. Die Höhe hängt vom voraussichtlichen Jahreseinkommen des Arbeitnehmers, dem gewählten Steuerregime und den Investitionserklärungen ab. Der Betrag muss bis zum 7. des Folgemonats beim Income Tax Department eingezahlt werden.
Wer ist in Indien von der EPF befreit?
Arbeitnehmer mit einem Grundgehalt von mehr als ₹15.000/Monat können sich von der EPF befreien lassen, sofern sie zuvor keine EPF-Mitglieder waren. Nach erfolgter Anmeldung zahlen jedoch sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer weiterhin Beiträge, selbst wenn das Gehalt die Schwelle später überschreitet. Betriebe mit weniger als 20 Arbeitnehmern sind nicht verpflichtend erfasst.
Gilt die Lohnsteuer in Indien auch für Auftragnehmer?
Nicht in gleicher Weise. Freie Mitarbeiter / Auftragnehmer sind keine Arbeitnehmer, sodass EPF, ESI und PT nicht gelten. TDS fällt jedoch weiterhin auf Zahlungen an Auftragnehmer an – nach den Auftragnehmer-TDS-Bestimmungen des Income Tax Act 2025 typischerweise 10 % für freiberufliche Dienstleistungen und 1 bis 2 % für Werkverträge. Arbeitnehmer als Auftragnehmer einzustufen, um die Lohnsteuer zu umgehen (Scheinselbstständigkeit), ist ein erhebliches Compliance-Risiko. Nutzen Sie unseren Employee Misclassification Check, wenn Sie unsicher sind, wie eine Person einzustufen ist.
Was hat sich bei den indischen Lohnsteuervorschriften für 2026 geändert?
Der Income Tax Act 2025 hat am 1. April 2026 den Income Tax Act 1961 abgelöst. Die Einkommensteuer-Stufen bleiben für das Tax Year 2026-27 unverändert, doch jeder Formularname und jede Abschnittsnummer, die Arbeitgeber für die Lohnabrechnung verwenden, hat sich geändert. TDS auf Gehälter ist von Section 192 auf Section 392(1) übergegangen. Die vierteljährliche TDS-Erklärung ist nun das Form 138 und ersetzt das Form 24Q. Das jährliche TDS-Zertifikat für Arbeitnehmer ist nun das Form 130 und ersetzt das Form 16. Das „Assessment Year“ heißt in allen Erklärungen nun „Tax Year“. Jedes Lohnabrechnungssystem, das noch alte Formularnummern oder Abschnittscodes verwendet, scheitert an der Validierung im Income-Tax-Portal. Die Labour Codes 2025 sind ebenfalls ab April 2026 vollständig in Kraft und schreiben die 50-%-Grundgehaltsregel, die Schlussabrechnung innerhalb von 2 Arbeitstagen sowie die digitale Aufbewahrung von Lohnunterlagen über sieben Jahre vor.
Kann ein US-Unternehmen ohne eigene Gesellschaft Lohnabrechnung in Indien durchführen?
Ja, über einen Employer of Record. Ein EOR wie Wisemonk beschäftigt Ihre in Indien ansässigen Mitarbeiter rechtlich, übernimmt sämtliche Lohnsteuer-Registrierungen und -Erklärungen und zahlt die Arbeitnehmer in indischen Rupien aus. Sie steuern die Arbeit, wir kümmern uns um die Compliance. So skalieren die meisten US-Startups ihre indischen Teams, ohne eine Private Limited Company zu gründen.
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