Detaillierte Checkliste für das Onboarding von Remote-Mitarbeitern mit EOR in Indien

Wer ist eigentlich für welche Aufgaben zuständig beim Onboarding eines Remote-Mitarbeiters in Indien – Sie oder Ihr Employer of Record? Das ist die Frage, die sich jeder Gründer stellt, sobald sein erster Mitarbeiter in Indien zusagt.

Das Angebot liegt vor, die Vorfreude ist groß, und dann beginnt der Papierkram: Hintergrundüberprüfungen, ein vorschriftsmäßiger Arbeitsvertrag, die Anmeldung bei der Vorsorgekasse und der ESI, die Ausstattung, ein Bankkonto und eine Arbeitskultur, wie sie Ihr neuer Mitarbeiter noch nie erlebt hat.

Onboarding in Indien unterscheidet sich von Onboarding in den USA oder Großbritannien. Ein neuer Mitarbeiter benötigt eine Universal Account Number für die Vorsorgekasse, ein vorschriftsmäßiges Einstellungsschreiben sowie Steuererklärungen, bevor er seine erste Gehaltsabrechnung erhält (eine vollständige Übersicht über die rechtlichen und abrechnungstechnischen Aspekte finden Sie in unserem Checkliste für das Onboarding neuer Mitarbeiter in Indien).

Dieser Leitfaden verfolgt einen anderen Ansatz: Er unterteilt jede Onboarding-Aufgabe klar zwischen Ihrem Unternehmen und Ihrem EOR, sodass nichts übersehen wird.

Warum unterscheidet sich das Onboarding in Indien vom Onboarding in anderen Ländern?

Denn das Onboarding neuer Mitarbeiter in Indien umfasst gesetzliche Schritte, die es in den meisten westlichen Märkten schlichtweg nicht gibt. Bevor sich Ihr neuer Mitarbeiter am ersten Tag einloggt, sind Sie bereits verpflichtet, ihm einen schriftlichen Arbeitsvertrag vorzulegen sowie – sofern zutreffend – die Anmeldung bei der Vorsorgekasse und der ESI vorzunehmen und die steuerlichen Formalitäten ordnungsgemäß zu regeln.

Jeder Fehler in diesem Zusammenhang zieht Strafen und das Risiko einer Betriebsstätte nach sich, weshalb Compliance mit gesetzlichen Vorschriften in Indien muss bereits in den ersten beiden Wochen integriert werden und darf nicht erst später hinzugefügt werden.

Es gibt auch eine menschliche Komponente. Ein hervorragendes Onboarding berücksichtigt die indischen Gegebenheiten Arbeitskultur, vermittelt einem neuen Mitarbeiter aus der Ferne das Gefühl, willkommen zu sein, und bietet ihm eine reale Ansprechperson. Sobald Sie akzeptieren, dass das Onboarding in Indien zum Teil eine Frage der Compliance und zum Teil eine Frage der Kultur ist, beantwortet sich die nächste Frage von selbst: Wer ist für die einzelnen Aufgaben zuständig?

Wer ist für was zuständig – Ihr Unternehmen oder Ihr EOR?

Die Aufteilung ist klar, sobald man sie einmal erkannt hat: Sie sind für die Beziehung und die Arbeit zuständig, während Ihr EOR für Compliance und die Gehaltsabrechnung verantwortlich ist. Wenn Sie Stellen Sie über einen EOR-Anbieter Mitarbeiter in Indien im Homeoffice ein… wird der EOR zum offiziellen Arbeitgeber of Record, während Ihr Team weiterhin die volle Verantwortung für die Stelle behält. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die Aufteilung der Zuständigkeiten während des gesamten Prozesses.

Lassen Sie uns mit der Karte in der Hand die einzelnen Schritte durchgehen, beginnend noch bevor das Angebotsschreiben überhaupt unterzeichnet ist.

Was muss geschehen, bevor das Angebotsschreiben versandt wird?

Bevor ein Angebot unterbreitet wird, führt Ihr Unternehmen die Personalbeschaffung durch und legt die Bedingungen fest, während Ihr EOR-Anbieter prüft, ob diese Bedingungen den indischen Vorschriften entsprechen. Die Einstellungsangebot Wenn Sie dies bereits in dieser Phase sicherstellen, vermeiden Sie Nacharbeiten, sobald der Bewerber die Stelle annimmt. Die Aufgaben verteilen sich wie folgt.

• Ihr Unternehmen: Bewerber anwerben und interviewen, die Position festlegen sowie die Vergütung und die Sozialleistungen festlegen. Ein vorschriftsmäßiges Gehaltsstruktur in Indien sorgt dafür, dass das Grundgehalt gemäß den Arbeitsgesetzen mindestens die Hälfte des Gesamtentgelts (CTC) ausmacht, was sich auf die Höhe der Altersvorsorge und der Abfindung auswirkt.
• Ihr EOR: bestätigt die Arbeitsberechtigung des Bewerbers in Indien, weist auf den ortsspezifischen Mindestlohn hin und informiert über die gesetzlichen Sozialleistungen Sie müssen ein Angebot unterbreiten, damit Ihr Paket bereits im ersten Entwurf sowohl attraktiv als auch rechtskonform ist.

Sobald die Konditionen feststehen und der Bewerber zusagt, übernimmt Ihr EOR die aufwendigen Aufgaben im Bereich der Compliance.

Womit befasst sich Ihr EOR, sobald das Angebot angenommen wurde?

Nach der Annahme wird Ihr EOR ausgeführt Hintergrundüberprüfung, entwirft einen rechtskonformen Vertrag und stellt die gesetzlich vorgeschriebenen Unterlagen zusammen, während Sie den neuen Mitarbeiter herzlich willkommen heißen. Dies sind die Kernaufgaben des EOR im Vorfeld der Einstellung.

• Hintergrundüberprüfungen mit Einwilligung: Die Überprüfung des Strafregisters, des beruflichen Werdegangs und der Referenzen erfolgt ausschließlich nach Einholung einer schriftlichen, in voller Kenntnis der Sachlage erteilten Einwilligung.
• Ein rechtskonformer Vertrag: Der EOR erstellt einen Arbeitsvertrag mit Bezug auf Probezeit, Kündigungsfristen, Arbeitszeiten und Sozialleistungen gemäß dem indischen Arbeitsrecht.
• Geheimhaltungsvereinbarung und Übertragung von geistigem Eigentum: Vertraulichkeits- und Klauseln zur Übertragung von geistigem Eigentum werden bereits vor dem ersten Arbeitstag unterzeichnet, sodass Sie Schützen Sie Ihr geistiges Eigentum von Anfang an.
• Dokumentensammlung: PAN, Aadhaar, Nachweise über Ausbildung und bisherige Beschäftigungsverhältnisse, Bankdaten in INR sowie Steuerformulare – all dies wird sicher erfasst und gespeichert.

In der Zwischenzeit besteht Ihre Aufgabe darin, den neuen Mitarbeiter einzubinden: Senden Sie ihm eine herzliche Begrüßungs-E-Mail, vermitteln Sie ihm Hintergrundinformationen zum Unternehmen und sorgen Sie dafür, dass die Begeisterung des neuen Mitarbeiters aufrechterhalten bleibt (mehr dazu unter Verwaltung von Einstellungsangeboten und Verträgen (für Mitarbeiter in Indien finden Sie hier weitere Informationen). Nachstehend finden Sie die Unterlagen, die Ihr EOR einholen wird.

Nachdem die Formalitäten erledigt sind, richtet sich Ihre Aufmerksamkeit auf etwas, das der EOR nicht für Sie übernehmen kann: die Vorbereitung Ihres neuen Mitarbeiters auf den ersten Arbeitstag.

Was sollten Sie vor dem ersten Tag vorbereiten?

Alles, was Ihrem neuen Mitarbeiter das Gefühl vermittelt, willkommen zu sein: Arbeitsmittel, Zugangsrechte und ein Ansprechpartner. Bei der Einstellung eines Mitarbeiters aus Indien im Homeoffice ist die Logistik die größte Herausforderung; planen Sie daher, wie Sie die Mitarbeiter in Indien, die von zu Hause aus arbeiten, entsprechend ausstatten reichlich vor dem Starttermin.

• Beschaffen und konfigurieren Sie einen Laptop sowie die dazugehörigen Peripheriegeräte, anschließend sie nach Indien versenden Das Gerät trifft also noch vor dem ersten Tag ein, einschließlich Zollabfertigung und allem.
• Stellen Sie Software, E-Mail-Zugang und Systemzugang bereit und erstellen Sie einen klaren Onboarding-Plan für 30, 60 und 90 Tage.
• Weisen Sie dem neuen Mitarbeiter einen Ansprechpartner oder Mentor zu, der ihm dabei helfen kann, sich mit Ihren Tools, Ihrer Unternehmenskultur und Ihren Abläufen vertraut zu machen.

Wenn der Schreibtisch bereits eingerichtet und die Begrüßung vorbereitet ist, wird der erste Arbeitstag zu einem Fest statt zu einem hektischen Durcheinander.

Was geschieht am Tag der Aufnahme?

Am ersten Tag schließt Ihr EOR die Compliance-Akte ab, während Sie einen Einblick in Ihre Unternehmenskultur gewähren. Der EOR sorgt dafür, dass alle Arbeitsverträge unterzeichnet und abgelegt werden, richtet die Gehaltsabrechnung ein und kümmert sich um die Altersvorsorge Universelle Kontonummer, unterstützt bei der Verwaltung des Gehaltskontos und führt den Mitarbeiter durch die Gehaltsabrechnungen und die Personalverwaltungssysteme.

Ihr Teil des ersten Tages ist die Begrüßung: Leiten Sie eine Sitzung, in der Sie das Team vorstellen und Ihre Personalrichtlinien, erläutert den Verhaltenskodex, schließt die IT-Einrichtung ab und stellt den Kontakt zwischen dem neuen Mitarbeiter und den Kollegen her, mit denen er am häufigsten zusammenarbeiten wird.

Der Mitarbeiter ist nun eingestellt und rechtlich registriert, doch das vorschriftsmäßige Onboarding endet nicht mit Ablauf des ersten Arbeitstages.

Wie schaffen Sie es, auch nach der ersten Woche die Vorgaben einzuhalten?

Nach dem Onboarding übernimmt Ihr EOR folgende Aufgaben Compliance mit den Lohn- und Gehaltsvorschriften in Indien Im Dauerbetrieb, während Sie die Leistungsentwicklung überwachen. Die monatlichen Fristen sind streng: Die TDS-Zahlung ist bis zum 7. fällig, die EPF-Zahlung bis zum 15. und die ESI-Zahlung bis zum 21., wobei die Gehaltsabrechnungen bis zum Monatsende ausgestellt werden.

• Steuern und Gehaltsabrechnungen: Der EOR erläutert die erste Gehaltsabrechnung, zieht die TDS ab und stellt eine jährliche Formular 16 an jeden Mitarbeiter.
• Obligatorische Schulung: Jedes Unternehmen mit 10 oder mehr Mitarbeitern muss POSH Schulungen zur Prävention von Belästigung durchführen und einen internen Beschwerdeausschuss einrichten.
• Urlaub und Anwesenheit: Die EOR verwaltet gesetzliche und betriebliche Urlaubstage gemäß den indischen Urlaubsregelungen und Urlaubsgesetze, einschließlich eines Mutterschaftsurlaubs von 26 Wochen für die ersten beiden Kinder.
• Konfirmation und darüber hinaus: Bestätigen Sie die Anstellung am Ende der Probezeit schriftlich, da eine Fortsetzung der Beschäftigung über die Probezeit hinaus ohne eine solche Bestätigung eine vollständige Kündigungsfrist sowie Abfindungsansprüche.

Ihr Fokus liegt unterdessen weiterhin auf der Arbeit: Sie vergeben Projekte, führen regelmäßig Einzelgespräche, geben Feedback und legen klare Richtlinie zur Arbeit im Homeoffice So weiß ein neuer Mitarbeiter im Homeoffice, wie Ihr Team arbeitet. Wenn Sie dies gut umsetzen, ergibt sich die Mitarbeiterbindung von selbst.

Selbst wenn der Ablauf perfekt sitzt, stolpern die meisten Arbeitgeber, die zum ersten Mal in Indien Personal einstellen, über einige vermeidbare Fehler.

Welche der häufigsten Fehler beim Onboarding in Indien sollten vermieden werden?

Die kostspieligsten Fehler beim Onboarding in Indien sind fast immer Abkürzungen bei der Compliance. Der größte davon ist die falsche Einstufung des Beschäftigten als Auftragnehmer um gesetzliche Verpflichtungen zu umgehen, was Strafen und Nachzahlungsansprüche nach sich ziehen kann. Achten Sie auch auf diese Punkte.

• Auslassen oder Aufschieben obligatorische EPF sowie die ESI-Beteiligung, bei der sich Zinsen und Schadensersatz schnell summieren.
• Das Versäumnis, ein vorschriftsmäßiges Ernennungsschreiben auszustellen, was einen Verstoß darstellt gegen Indisches Arbeitsrecht und lässt beide Seiten ungeschützt.
• Der unsachgemäße Umgang mit persönlichen Unterlagen und die Verschiebung der Ausrüstungslogistik auf den letzten Drücker, wodurch der erste Tag ins Wasser fällt.

Genau dafür ist ein spezialisierter EOR-Anbieter in Indien da – all dies zu vermeiden –, und genau hier kommt Wisemonk ins Spiel.

Warum sollten Sie Ihre Mitarbeiter in Indien mit Wisemonk für das Onboarding einsetzen?

Wisemonk ist ein in Indien ansässiger „Employer of Record“, der speziell auf die Gegebenheiten der Personalbeschaffung und des Onboardings in Indien zugeschnitten ist. Wir sind der rechtliche Arbeitgeber für mehr als 300 globale Unternehmen und über 2.000 Mitarbeiter in allen indischen Bundesstaaten, weshalb uns Teams zu den Die besten EOR-Dienstleistungen in Indien. Folgendes erhalten Sie im Rahmen Ihres Onboardings.

• Compliance – wir übernehmen das für Sie: Hintergrundüberprüfung, vorschriftsmäßige Einstellungsschreiben sowie die Einrichtung von EPF, ESI und TDS werden intern abgewickelt, und zwar mit höchster Genauigkeit Lohnabrechnung in Indien aus dem ersten Zyklus.
• Vorteile vom ersten Tag an: Vorsorgefonds, Gruppe Krankenversicherung für Arbeitnehmer in Indien, sowie die gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen, die vor der ersten Gehaltsabrechnung eingerichtet werden.
• Ausstattung direkt vor der Haustür: Wir beschaffen, konfigurieren und liefern Laptops an jeden Ort in Indien und kümmern uns bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses um die Rücknahme sowie die Datenlöschung.
• Ein herzlicher, indischer Empfang: Individuell zusammengestellte Willkommenspakete und ein echter Ansprechpartner – kein Online-Portal –, damit sich Ihr neuer Mitarbeiter vom ersten Tag an wertgeschätzt fühlt.
• Schnelligkeit und transparente Preisgestaltung: Onboarding in nur ein bis zwei Tagen, mit einer klaren Kosten einer EOR in Indien und keine versteckten Aufschläge.

Wir sind ein führendes EOR-Unternehmen in Indien und weiten unsere Dienstleistungen nun auf die USA und Großbritannien aus.

Was sagen die Kunden von Wisemonk zum Onboarding?

Unsere Kunden heben immer wieder die schnelle Onboarding-Phase und die mühelose Compliance als entscheidenden Vorteil hervor und bewerten uns auf G2 mit 4,8 von 5 Punkten. Hier einige ihrer Kommentare, entnommen aus unseren Kundenbewertungen, zeigen Sie, wie sich das Onboarding mit Wisemonk in der Praxis anfühlt.

„Wisemonk hat alle meine Mitarbeiter innerhalb von ein oder zwei Tagen beim Onboarding in das System aufgenommen. Die Gehälter meiner Mitarbeiter wurden am Tag nach dem Eingang meiner Zahlung ausgezahlt. Meine Mitarbeiter und ich waren damals sehr zufrieden mit dem Service und sind es auch über ein Jahr später noch.“ - Frank Menes, Gründer und Geschäftsführer von Senem RFP.

„Sie haben uns dabei geholfen, ihr Preismodell zu verstehen, hochqualifizierte Kandidaten zu finden, diese zu interviewen und anschließend beim Onboarding zu unterstützen. Ihre Liebe zum Detail ist beeindruckend.“ - Dan Sampson, Leiter der Technikabteilung bei Cobu.

„Sie haben sich um alles gekümmert – von der Gehaltsabrechnung über die Compliance mit gesetzlichen Vorschriften bis hin zur Beschaffung von Ausrüstung und der Anmeldung zu Sozialleistungen –, und zwar mit einer Reaktionsschnelligkeit und Professionalität, die die Leitung eines in Indien ansässigen Teams von Kanada aus zu einem reibungslosen Vorgang macht.“ - Monika Russell, Finanzvorstand bei Minehub.