Liste de contrôle détaillée pour l'Onboarding des collaborateurs à distance dans le cadre d'un contrat EOR en Inde

Qui s'occupe concrètement de quoi lorsque vous effectuez l'Onboarding d'un collaborateur à distance en Inde : vous ou votre Employer of Record? C'est la question que se pose tout fondateur dès que son premier collaborateur embauché en Inde accepte l'offre.

L'offre d'emploi est lancée, l'enthousiasme est à son comble, puis viennent les formalités administratives : vérification des antécédents, contrat conforme à la réglementation, affiliation à la caisse de prévoyance et à l'ESI, équipement, ouverture d'un compte bancaire et une culture d'entreprise à laquelle votre nouvelle recrue n'a jamais été confrontée.

La procédure d'onboarding en Inde diffère de celle en vigueur aux États-Unis ou au Royaume-Uni. Un nouveau collaborateur doit disposer d'un numéro de compte universel pour le fonds de prévoyance, d'une lettre d'embauche conforme à la réglementation et de déclarations fiscales avant de recevoir sa première fiche de paie (pour le détail complet des aspects juridiques et de la paie, consultez notre Liste de contrôle pour l'Onboarding des nouveaux collaborateurs en Inde).

Ce guide se distingue par son approche : il répartit clairement chaque tâche d'Onboarding entre votre entreprise et votre prestataire EOR, afin qu'aucune ne soit négligée.

En quoi l'Onboarding en Inde diffère-t-il de celui pratiqué ailleurs ?

En effet, l'Onboarding d'un nouveau collaborateur en Inde implique des démarches réglementaires qui n'existent tout simplement pas sur la plupart des marchés occidentaux. Avant même que votre nouvelle recrue ne se connecte le premier jour, vous devez déjà lui fournir un contrat de travail écrit, l'inscrire au fonds de prévoyance et à l'ESI (si applicable), et vous assurer que sa situation fiscale est correctement établie.

La moindre erreur dans ce domaine entraîne des sanctions et un risque d'Établissement stable, c'est pourquoi Conformité réglementaire en Inde Cela doit être intégré dès les deux premières semaines, et non ajouté par la suite.

Il y a également un aspect humain. Un bon Onboarding tient compte des spécificités indiennes culture d'entreprise, permet au nouveau collaborateur à distance de se sentir bien accueilli et lui offre une personne de chair et de sang vers qui se tourner. Une fois que vous avez accepté que l'Onboarding en Inde relève à la fois de la Compliance et de la culture d'entreprise, la question suivante se pose d'elle-même : qui est responsable de chaque tâche ?

Qui est responsable de quoi : votre entreprise ou votre prestataire EOR ?

La répartition des responsabilités est claire dès lors que vous en prenez conscience : vous êtes responsable de la relation client et du travail, tandis que votre prestataire EOR se charge de la Compliance et de la gestion de la paie. Lorsque vous recruter des collaborateurs à distance en Inde par l'intermédiaire d'un prestataire EOR, l'EOR devient l'Employer of Record, tandis que votre équipe conserve l'entière responsabilité du poste. Voici comment les responsabilités sont réparties tout au long du processus.

Avec cette feuille de route en main, parcourons ensemble chaque étape, en commençant avant même la signature de la lettre d'offre.

Que faut-il faire avant l'envoi de la lettre d'offre ?

Avant toute offre, votre entreprise se charge du recrutement et définit les conditions, tandis que votre prestataire EOR vérifie que ces conditions sont conformes à la législation indienne. Obtenir le lettre d'offre d'emploi À ce stade précis, cela évite d'avoir à revenir sur le processus une fois que le candidat a accepté. La répartition des tâches se présente comme suit.

• Votre entreprise : rechercher et mener des entretiens avec les candidats, définir le poste, et fixer la rémunération et les avantages sociaux. Une procédure conforme structure salariale en Inde maintient le salaire de base à au moins la moitié du CTC total, conformément au code du travail, ce qui détermine le montant de la caisse de prévoyance et de l'indemnité de fin de contrat.
• Votre EOR : confirme que le candidat est autorisé à travailler en Inde, indique le salaire minimum en vigueur dans la région concernée et fournit des conseils sur les dispositions légales avantages sociaux vous devez proposer, afin que votre offre soit à la fois attractive et conforme à la législation dès la première ébauche.

Une fois les conditions fixées et le candidat ayant donné son accord, votre prestataire EOR prend en charge les lourdes tâches liées à la Compliance.

Que fait votre EOR une fois l'offre acceptée ?

Une fois votre demande acceptée, votre EOR est mis en œuvre vérification des antécédents, rédige un contrat conforme et rassemble les documents réglementaires, pendant que vous vous occupez d'accueillir chaleureusement le nouvel employé. Telles sont les principales missions de l'EOR avant l'intégration.

• Vérification des antécédents avec consentement : vérification du casier judiciaire, des antécédents professionnels et des références, effectuées uniquement après obtention d'un consentement écrit et éclairé.
• Un contrat conforme : l'EOR rédige un contrat de travail portant sur la période d'essai, le préavis, les horaires de travail et les avantages sociaux prévus par le droit du travail indien.
• Accord de confidentialité et cession de droits de propriété intellectuelle : Les clauses de confidentialité et de cession de propriété intellectuelle sont signées avant le premier jour, de sorte que vous Protégez votre propriété intellectuelle dès le départ.
• Recueil de documents : Numéro PAN, numéro Aadhaar, justificatifs de formation et d'expérience professionnelle, coordonnées bancaires en roupies indiennes et formulaires fiscaux : toutes ces informations sont collectées et conservées en toute sécurité.

En attendant, votre mission consiste à favoriser l'engagement : envoyez un e-mail de bienvenue chaleureux, présentez le contexte de l'entreprise et veillez à ce que la nouvelle recrue reste motivée (pour en savoir plus, gestion des lettres d'offre et des contrats (pour les salariés en Inde, cliquez ici). Vous trouverez ci-dessous la liste des documents que votre prestataire de services de gestion des ressources humaines (EOR) vous demandera de fournir.

Une fois les formalités administratives réglées, vous devez vous concentrer sur un aspect que l'EOR ne peut pas prendre en charge à votre place : préparer votre nouvelle recrue pour son premier jour.

Que devez-vous préparer avant le premier jour ?

Tout ce qui permet à votre nouvelle recrue de se sentir bien accueillie : le matériel, les accès et une personne vers qui se tourner. Pour une embauche à distance en Inde, le plus difficile réside dans la logistique ; vous devez donc prévoir comment vous allez fournir le matériel nécessaire aux collaborateurs à distance en Inde bien avant la date de début.

• Procurez-vous un ordinateur portable et des périphériques, puis configurez-les, puis les expédier en Inde L'appareil arrivera donc avant le premier jour, formalités douanières comprises.
• Mettez à disposition les logiciels, la messagerie électronique et les accès au système, et élaborez un plan d'Onboarding clair sur 30, 60 et 90 jours.
• Désignez un parrain ou un mentor qui pourra aider le nouveau collaborateur à se familiariser avec vos outils, votre culture d'entreprise et vos processus.

Une fois le bureau installé et l'accueil préparé, la journée d'intégration devient un moment de fête plutôt qu'une course effrénée.

Comment se déroule la journée d'intégration ?

Dès le premier jour, votre prestataire de services de gestion des effectifs (EOR) finalise le dossier de Compliance tandis que vous présentez votre culture d'entreprise. L'EOR veille à ce que tous les documents relatifs à l'emploi soient signés et classés, met en place la gestion de la paie et le fonds de prévoyance Numéro de compte universel, apporte son aide pour la gestion du compte bancaire dédié aux salaires et explique à l'employé le fonctionnement des bulletins de paie et des systèmes RH.

Votre partie de la première journée consiste à accueillir les participants : organisez une séance visant à présenter l'équipe et à expliquer votre Politiques RH, vous présente le code de conduite, finalise la configuration informatique et met le nouveau collaborateur en relation avec les personnes avec lesquelles il travaillera le plus souvent.

L'employé est bien enregistré et en règle sur le plan juridique, mais l'Onboarding conforme aux exigences réglementaires ne s'achève pas à la fin de son premier jour de travail.

Comment faites-vous pour continuer à respecter les règles après la première semaine ?

Une fois l'Onboarding terminé, votre prestataire EOR prend le relais Compliance en matière de paie en Inde en boucle, pendant que vous gérez les performances. Les échéances mensuelles sont strictes : le TDS est dû au plus tard le 7, l'EPF au plus tard le 15 et l'ESI au plus tard le 21, les bulletins de paie étant émis à la fin du mois.

• Impôts et bulletins de paie : L'EOR vous explique le fonctionnement de votre première fiche de paie, prélève la retenue à la source (TDS) et établit une déclaration annuelle Formulaire 16 à chaque salarié.
• Formation obligatoire : Toute entreprise comptant au moins 10 salariés doit mettre en place POSH organiser une formation sur la prévention du harcèlement et mettre en place un comité interne chargé des plaintes.
• Absences et présences : L'EOR gère les congés légaux et les congés d'entreprise conformément à la législation indienne Politique en matière de congés et législation relative aux jours fériés, y compris un congé de maternité de 26 semaines pour les deux premiers enfants.
• La confirmation et au-delà : confirmez l'embauche par écrit à l'issue de la période d'essai, car le fait de continuer à travailler au-delà de cette période sans confirmation peut entraîner une Préavis et les garanties en matière d'indemnités de licenciement.

De votre côté, vous continuez à vous concentrer sur le travail : attribuer des projets, organiser régulièrement des entretiens individuels, donner votre avis et définir clairement politique de télétravail Ainsi, un nouveau collaborateur à distance comprendra comment fonctionne votre équipe. Si vous vous y prenez bien, la fidélisation se fera d'elle-même.

Même lorsque le processus est parfaitement maîtrisé, quelques erreurs évitables font trébucher la plupart des employeurs novices en Inde.

Quelles sont les erreurs les plus courantes à éviter lors de l'Onboarding en Inde ?

Les erreurs les plus coûteuses commises lors de l'onboarding en Inde sont presque toujours liées à des lacunes en matière de Compliance. La plus grave d'entre elles est le fait de classer à tort le salarié comme travailleur indépendant pour se soustraire à ses obligations légales, ce qui expose l'entreprise à des sanctions et à des demandes de paiement d'arriérés de salaire. Soyez également attentifs à ces points.

• Sauter ou reporter EPF obligatoire ainsi que l'adhésion à l'ESI, qui entraîne une accumulation rapide des intérêts et des dommages-intérêts.
• Le fait de ne pas délivrer de lettre de nomination conforme, ce qui constitue une violation de Le droit du travail indien et laisse les deux côtés à découvert.
• Une mauvaise gestion des documents personnels et le fait de reporter à la dernière minute l'organisation logistique du matériel, ce qui fait que le premier jour ne se déroule pas comme prévu.

C'est précisément pour vous éviter tout cela qu'un spécialiste indien de l'EOR a été créé, et c'est là que Wisemonk entre en jeu.

Pourquoi choisir Wisemonk pour l'Onboarding de vos collaborateurs en Inde ?

Wisemonk est un « Employer of Record » originaire d'Inde, spécialement conçu pour répondre aux réalités du recrutement et de l'Onboarding en Inde. Nous sommes l'employeur légal de plus de 300 entreprises internationales et de plus de 2 000 salariés répartis dans tous les États indiens ; c'est pourquoi les équipes nous classent parmi les les meilleurs services d'EOR en Inde. Voici ce que vous offre notre programme d'Onboarding.

• La Compliance prise en charge pour vous : vérification des antécédents, lettres de nomination conformes, ainsi que la mise en place des cotisations EPF, ESI et TDS, gérées en interne, avec une grande précision la gestion de la paie en Inde dès le premier cycle.
• Des avantages dès le premier jour : fonds de prévoyance, collectif l'assurance maladie des salariés en Inde, ainsi que les prestations légales mises en place avant la première fiche de paie.
• Équipement à votre disposition : Nous nous chargeons de l'approvisionnement, de la configuration et de la livraison d'ordinateurs portables partout en Inde, ainsi que de leur récupération et de l'effacement des données lors du départ d'un collaborateur.
• Un accueil chaleureux à l'indienne : des kits de bienvenue personnalisés et un interlocuteur humain, et non un portail en ligne, afin que votre nouvelle recrue se sente valorisée dès le premier jour.
• Rapidité et transparence des tarifs : Onboarding en seulement un à deux jours, avec un processus clair Coût d'un projet d'EOR en Inde et sans majoration cachée.

Nous sommes l'un des principaux prestataires de services EOR en Inde et étendons actuellement nos activités aux États-Unis et au Royaume-Uni.

Que disent les clients de Wisemonk au sujet d'Onboarding ?

Nos clients soulignent régulièrement que la rapidité de l’Onboarding et la gestion automatisée de la Compliance font toute la différence, et nous attribuent une note de 4,8 sur 5 sur G2. Voici quelques-uns de leurs témoignages, tirés de notre avis des clients, découvrez comment se déroule concrètement l'Onboarding avec Wisemonk.

« Wisemonk a pris en charge l'Onboarding de tous mes employés en un ou deux jours. Ils ont versé leurs salaires dès le lendemain de la réception de mon paiement. Mes employés et moi-même étions alors très satisfaits de leur service et le restons encore aujourd'hui, plus d'un an après. » - Frank Menes, fondateur et PDG de Senem RFP.

« Ils nous ont aidés à comprendre leur modèle tarifaire, à trouver des candidats hautement qualifiés, à les recevoir en entretien, puis à les intégrer au sein de notre équipe. Leur souci du détail est impressionnant. » - Dan Sampson, responsable de l'ingénierie chez Cobu.

« Ils se sont occupés de tout, de la gestion de la paie et de la Compliance à l'achat de matériel et à l'adhésion aux régimes d'avantages sociaux, le tout avec une réactivité et un professionnalisme qui permettent de gérer sans difficulté une équipe indienne à distance depuis le Canada. » - Monika Russell, directrice financière de Minehub.