Compliance mit den Lohn- und Gehaltsvorschriften in Indien 2026: Ein Leitfaden für Arbeitgeber

Suchen Sie einen umfassenden Leitfaden zur Compliance mit den Lohn- und Gehaltsvorschriften in Indien? Wenn Sie eine Frist versäumen oder Steuern falsch berechnen, drohen Ihnen Strafen von bis zu 300.000 Rupien sowie Nachzahlungen und möglicherweise eine Freiheitsstrafe.

Indiens Arbeitsgesetzgebung vom November 2025 fasste 29 Gesetze in vier Kernvorschriften zusammen, führte die 50-Prozent-Lohnregel sowie die verpflichtende digitale Aufzeichnung ein und sorgte für eine Vereinfachung gesetzlich angestellter Mitarbeiter Klassifizierungen. Ein Überblick über die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Indien erfordert nun die Beherrschung dieses neuen Rahmens.

Dieser Leitfaden behandelt Pflichtabzüge (EPF, ESI, Einkommensteuer, Gewerbesteuer), Fristen für die Compliance, häufige Fehler und wie ausländische Unternehmen auch ohne lokale Niederlassung die Compliance einhalten können durch Dienstleistungen als „Employer of Record“.

Was versteht man unter der Compliance bei den Lohn- und Gehaltsvorschriften in Indien?

Die Compliance mit den Lohn- und Gehaltsvorschriften in Indien bedeutet, dass bei der Bezahlung von Mitarbeitern alle arbeitsrechtlichen Bestimmungen, Steuervorschriften und Sozialversicherungsvorschriften beachtet werden müssen.

Sie müssen die Gehälter korrekt berechnen, die richtigen Steuern abführen, die gesetzlich vorgeschriebenen Beiträge (EPF, ESI, Gewerbesteuer) fristgerecht entrichten und genaue Aufzeichnungen führen. Wenn Sie eine dieser Verpflichtungen vernachlässigen, drohen Ihnen Strafen, Nachzahlungen und mögliche rechtliche Schritte.

Mit den Arbeitsgesetzen vom November 2025 wurden die 50-Prozent-Lohnregel, strengere Fristen und die verpflichtende digitale Aufzeichnung eingeführt.

Die Compliance mit den Lohn- und Gehaltsvorschriften umfasst Folgendes:

1. Mindestlöhne und pünktliche Zahlungen (7. bis 10. des Folgemonats gemäß Indisches Arbeitsrecht)
2. Einkommensteuerabzüge (TDS gemäß § 392 Abs. 1 des Einkommensteuergesetzes von 2025; die Bescheinigung über den jährlichen TDS-Abzug ist für das Geschäftsjahr 2025–26 das Formular 16, das ab dem Steuerjahr 2026–27 durch das Formular 130 ersetzt wird)
3. Vorsorgefonds (jeweils 12 %, fällig am 15.)
4. ESI (3,25 % Arbeitgeberanteil + 0,75 % Arbeitnehmeranteil, ≤ 21.000 Rupien/Monat, fällig am 15.)
5. Gewerbesteuer (auf Landesebene, standortspezifisch)
6. Trinkgeld (Festangestellte haben in der Regel nach fünf Jahren ununterbrochener Betriebszugehörigkeit Anspruch darauf, während befristet Beschäftigte gemäß dem Sozialgesetzbuch nach einem Jahr ununterbrochener Betriebszugehörigkeit Anspruch auf eine anteilige Abfindung haben)
7. Gesetzlicher Bonus (8,33–20 %, ab 20 Mitarbeitern)
8. Digitale Buchführung (vorgeschrieben durch das Arbeitsgesetz von 2025)

Diese Anforderungen ergeben sich aus dem vielschichtigen Rechtsrahmen Indiens. Im Folgenden wollen wir uns mit den spezifischen Gesetzen befassen, die für die Compliance im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung gelten.

Was umfasst die Compliance zur Lohn- und Gehaltsabrechnung?

Lohn- und Gehaltsabrechnung folgt einem systematischen 6-stufigen Arbeitsablauf:

Und so gehen Sie vor:

Schritt 1: Bei den Behörden registrieren

Bevor Sie Ihren ersten Mitarbeiter einstellen, melden Sie sich bitte bei der EPFO und der ESIC an und beantragen Sie eine TAN für Steuerabzüge.

Schritt 2: Sammeln Sie die Unterlagen der Mitarbeiter

Sammeln Sie innerhalb des ersten Monats Ihre PAN-Nummer, Ihre Aadhaar-Nummer, Ihre Bankdaten und Ihre Arbeitsverträge. Schließen Sie die Anmeldung bei der UAN und der ESIC ab für gesetzliche Leistungen.

Schritt 3: Berechnen Sie die Abzüge

Ziehen Sie EPF (12 %), ESI (0,75 %), TDS und PT vom Bruttogehalt ab. Addieren Sie die Arbeitgeberbeiträge (EPF 12 %, ESI 3,25 %).

Das Nettoeinkommen genau berechnen mit unserem Gehaltsrechner, der alle Komponenten berücksichtigt.

Schritt 4: Leisten Sie Ihre Zahlungen pünktlich

TDS bis zum 7. und EPF/ESI bis zum 15., um Strafen und Zinsen zu vermeiden.

Schritt 5: Einreichung der gesetzlich vorgeschriebenen Erklärungen

Reichen Sie das vierteljährliche Formular 138 (das gemäß dem Einkommensteuergesetz von 2025 das Formular 24Q ersetzt hat), die monatlichen EPF- und ESI-Meldungen sowie die bundesstaatsspezifischen Gewerbesteuererklärungen innerhalb der vorgeschriebenen Fristen ein.

Schritt 6: Ausstellen von Dokumenten zur Compliance

Stellen Sie die jährliche TDS-Bescheinigung über das Gehalt aus (Formular 16 für das Geschäftsjahr 2025–26; Formular 130 ab dem Steuerjahr 2026–27), das Formular 10C/10D für Übertragungen aus dem Pensionsfonds sowie die entsprechenden Lohnabrechnungen jeden Monat und bewahren die digitalen Aufzeichnungen sieben Jahre lang auf.

Jeder dieser Schritte unterliegt spezifischen Gesetzen auf Bundes- und Landesebene. Lassen Sie uns nun einen genaueren Blick auf den rechtlichen Rahmen werfen, der Ihren Compliance-Verpflichtungen zugrunde liegt.

Die Compliance mit den Lohn- und Gehaltsvorschriften in Indien ist gerade noch komplexer geworden. Ihr Team muss davon jedoch nichts spüren.

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Welche Gesetze regeln die Compliance mit den Lohn- und Gehaltsvorschriften in Indien?

Das Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem in Indien unterliegt zahlreichen Gesetzen auf Bundes- und Landesebene, die Löhne, Steuern und Sozialleistungen regeln.

Mit den Arbeitsgesetzbüchern vom November 2025 wurden 29 ältere Gesetze in vier einheitliche Gesetzbücher zusammengefasst, doch werden Sie weiterhin auf Verweise auf die ursprünglichen Gesetze stoßen.

Das sollten Sie wissen:

1. Lohnkodex 2019: Das Grundgehalt muss mindestens 50 % der Gesamtvergütung betragen, und die Gehaltszahlungen müssen pünktlich zwischen dem 7. und 10. des Folgemonats erfolgen.
2. Gesetz über die Vorsorgekasse für Arbeitnehmer (EPF) von 1952: Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer zahlen jeweils 12 % des Grundgehalts in die Altersvorsorge ein; die Zahlung muss bis zum 15. des Folgemonats erfolgen, andernfalls drohen Strafen von bis zu 300.000 Rupien.
3. Gesetz über die staatliche Arbeitnehmerversicherung (ESI) von 1948: Bietet Krankenversicherungsschutz für Arbeitnehmer mit einem Einkommen von ≤ 21.000 Rupien pro Monat, wobei der Arbeitgeber 3,25 % und der Arbeitnehmer 0,75 % trägt; gilt nun unter den Codes für 2025 für ganz Indien.
4. Einkommensteuergesetz von 2025 (trat am 1. April 2026 an die Stelle des Einkommensteuergesetzes von 1961): Arbeitgeber sind gemäß § 392(1) verpflichtet, die Quellensteuer (TDS) von den Gehältern entsprechend der vom Arbeitnehmer gewählten Steuerregelung einzubehalten und diese bis zum 7. des Folgemonats abzuführen. Die vierteljährliche TDS-Erklärung für Gehälter erfolgt auf dem Formular 138 (das Formular 24Q ersetzt). Die jährliche TDS-Bescheinigung für Gehälter bleibt für das Geschäftsjahr 2025-26 das Formular 16 und wird ab dem Steuerjahr 2026-27 zum Formular 130. Lohnbuchhaltungssysteme, die für das Steuerjahr 2026-27 noch auf alte Paragraphennummern oder Formularnamen verweisen, werden auf dem Einkommensteuerportal nicht validiert.
5. Gewerbesteuer: Eine auf Landesebene erhobene Lohnsteuer (in der Regel 200 Rupien pro Monat), die je nach Standort variiert und von ausländischen Unternehmen häufig übersehen wird.
6. Gesetz über die Zahlung von Gratifikationen von 1972: Festangestellte haben in der Regel nach fünf Jahren ununterbrochener Betriebszugehörigkeit Anspruch auf eine Abfindung, während befristet Beschäftigte gemäß dem Sozialgesetzbuch nach einem Jahr ununterbrochener Betriebszugehörigkeit Anspruch auf eine anteilige Abfindung haben.
7. Gesetz über die Auszahlung von Prämien von 1965: Schreibt für Unternehmen mit mehr als 20 Beschäftigten die Zahlung einer jährlichen Prämie in Höhe von 8,33 bis 20 % des Lohns vor.
8. Sozialfonds für Arbeitnehmer (LWF): Bundesstaatsspezifische Sozialabgaben, die je nach Standort variieren und nicht in allen Bundesstaaten erhoben werden.

Die manuelle Compliance dieser Gesetze ist fehleranfällig. Da das Arbeitsgesetzbuch von 2025 und das Einkommensteuergesetz von 2025 im selben Zeitraum in Kraft treten, müssen die meisten auf dem alten Rahmenwerk basierenden Lohnabrechnungssysteme unverzüglich überprüft werden. Automatisierte Lohnabrechnungssysteme dass die Überwachung von Fristen, die Anpassung an gesetzliche Änderungen und das Aufzeigen von Unstimmigkeiten mittlerweile unverzichtbar und nicht mehr nur optional sind.

Was sind die wichtigsten Aspekte der Compliance mit den Lohn- und Gehaltsvorschriften in Indien?

Die Compliance mit den Lohn- und Gehaltsvorschriften lässt sich in vier wesentliche Bereiche unterteilen. Wenn Sie einen dieser Bereiche vernachlässigen, drohen Ihnen Strafen, Nachzahlungen und rechtliche Konsequenzen.

1. Steuermanagement

Berechnen und führen Sie die Quellensteuer (TDS) auf der Grundlage der von jedem Mitarbeiter gewählten Steuerregelung und der angegebenen Freibeträge ab.

Reichen Sie die vierteljährliche TDS-Erklärung für Gehälter ein, Formular 138 (ersetzt Formular 24Q gemäß dem Einkommensteuergesetz von 2025). Stellen Sie die jährliche TDS-Bescheinigung für Gehälter bis zum 15. Juni aus: Formular 16 für das Geschäftsjahr 2025-26, ab dem Steuerjahr 2026-27 dann Formular 130. Die TDS auf Gehälter fällt nun unter Abschnitt 392(1) und nicht mehr unter Abschnitt 192.

2. Gesetzliche Beiträge

Bitte führen Sie die Abzüge für die EPF (12 % Arbeitnehmeranteil + 12 % Arbeitgeberanteil) und die ESI (0,75 % Arbeitnehmeranteil + 3,25 % Arbeitgeberanteil) bis zum 15. jedes Monats durch und überweisen Sie die Beträge.

Die Beiträge zur Berufssteuer und zur Sozialversicherung variieren je nach Bundesland, wobei unterschiedliche Fristen und Beträge gelten.

3. Einhaltung des Arbeitsrechts

Zahlen Sie Ihren Mitarbeitern die Löhne zwischen dem 7. und 10. des Folgemonats aus und halten Sie die landesspezifischen Mindestlohnvorschriften ein.

Berechnung der Abfindung: Festangestellte haben in der Regel nach fünf Jahren ununterbrochener Betriebszugehörigkeit Anspruch auf eine Abfindung, während befristet Beschäftigte gemäß dem Sozialgesetzbuch nach einem Jahr ununterbrochener Betriebszugehörigkeit Anspruch auf eine anteilige Abfindung haben.

Führen Sie digitale Anwesenheitslisten, Lohnregister und die gesetzlich vorgeschriebenen Unterlagen gemäß den bis November 2025 geltenden Arbeitsgesetzen.

4. Urlaub, Arbeitszeit und Überstunden

Die reguläre Arbeitszeit beträgt maximal 48 Stunden pro Woche; für darüber hinausgehende Arbeitsstunden wird der doppelte Lohn als Überstundenzuschlag gezahlt.

Weiterlesen: Gesetzliche Arbeitszeiten und Regelungen zur Überstundenvergütung in Indien

Führen Sie genaue Urlaubsaufzeichnungen über wöchentliche freie Tage, angesammelten Urlaub, Krankheitsurlaub und Sonderurlaub gemäß den jeweiligen Landesgesetzen für Geschäfte und Betriebe.

Das Versäumen von Fristen oder die falsche Berechnung von Beiträgen führt zu Zinseszinsen, Strafen von bis zu 300.000 Rupien und rechtlichen Schritten – genau hier tun sich die meisten ausländischen Unternehmen ohne lokale Fachkenntnisse schwer.

Warum ist die Compliance mit den Lohn- und Gehaltsvorschriften für internationale Unternehmen, die Mitarbeiter in Indien einstellen, von entscheidender Bedeutung?

Compliance mit den Lohn- und Gehaltsvorschriften schützt Sie vor Strafen in Höhe von bis zu 300.000 Rupien, rechtlichen Schritten und Reputationsschäden, die eine Personalbeschaffung unmöglich machen.

Die Nichteinhaltung von Compliance kostet nicht nur Geld, sondern beeinträchtigt auch den Betriebsablauf, schadet Ihrem Ruf als Arbeitgeber und vertreibt talentierte Mitarbeiter.

Es geht tatsächlich um Folgendes:

1. Vermeidung rechtlicher und finanzieller Sanktionen

Die indischen Aufsichtsbehörden führen strenge Prüfungen durch. Die EPFO und die Einkommensteuerbehörde sprechen keine Verwarnungen aus, sondern verhängen Strafen.

Verspätete EPF- oder ESI-Beiträge führen zu Zinsaufschlägen in Höhe von 12 % sowie zu Schadenersatzzahlungen von bis zu 25 % der ausstehenden Beträge. Die EPFO führt eine öffentliche Liste „säumiger Arbeitgeber“. Sobald Sie darauf stehen, meiden Sie Kunden, Investoren und Spitzenkräfte. Rückwirkende Strafen für monate- oder jahrelange Zahlungsrückstände summieren sich schnell und können Unternehmen in der Frühphase lahmlegen.

2. Schutz des Rufs und des Markenimages des Unternehmens

In beruflichen Netzwerken verbreitet sich die Nachricht über Compliance-Verstöße schnell. Sobald bekannt wird, dass Sie bei der Lohnabrechnung oder bei Steuerangelegenheiten Fehler machen, bewerben sich potenzielle Bewerber gar nicht erst.

Wir beobachten seit Monaten, wie Unternehmen Schwierigkeiten haben, neue Mitarbeiter zu finden, da frühere Verstöße gegen Compliance ihr Ansehen als Arbeitgeber auf dem indischen Arbeitsmarkt ruiniert haben.

Insbesondere für internationale Unternehmen schaden Verstöße gegen die Lohn- und Gehaltsvorschriften der Glaubwürdigkeit gegenüber indischen Partnern, Investoren und staatlichen Akteuren. Dies macht eine zukünftige Expansion nahezu unmöglich.

3. Förderung des Vertrauens und der Zufriedenheit der Mitarbeiter

Fehler und Verzögerungen bei der Gehaltsabrechnung sind die Hauptursache für Stress bei den Mitarbeitern und der schnellste Faktor für die Fluktuation.

Wenn Mitarbeiter feststellen, dass EPF-Abzüge falsch berechnet wurden, ESI-Beiträge fehlen oder Gehaltszahlungen verspätet erfolgen, beginnen sie sofort, sich nach neuen Arbeitsplätzen umzusehen.

Transparent Lohnabrechnungen und korrekt Gehaltsberechnungen Vertrauen aufbauen. Damit zeigen Sie, dass Ihnen die finanzielle Sicherheit Ihrer Kunden am Herzen liegt und Sie die lokalen Gegebenheiten kennen.

Unternehmen, die von Anfang an auf Compliance setzen, schaffen stabile, motivierte Teams. Diejenigen, die dies nicht tun, sehen sich mit ständiger Fluktuation, behördlicher Kontrolle und wachsenden Haftungsrisiken konfrontiert, die sich mit der Zeit nur noch verschärfen.

Welche Fristen sind in Indien bei der Compliance mit den Lohn- und Gehaltsvorschriften besonders wichtig?

Die Nichteinhaltung dieser Fristen hat sofortige Sanktionen sowie Zinsaufschläge in Höhe von 12 % zur Folge und führt dazu, dass Sie auf die öffentliche Liste der säumigen Arbeitgeber der EPFO gesetzt werden.

Aus unserer Zusammenarbeit mit über 300 Unternehmen wissen wir, dass es den meisten ausländischen Unternehmen schwerfällt, den Überblick über den Compliance-Kalender in Indien zu behalten. Ein Verständnis des Lohnabrechnungszyklus hilft dabei, diese Fristen effektiv einzuhalten. Die genauen monatlichen, vierteljährlichen und jährlichen Termine finden Sie in unserem Compliance-Kalender für die Lohnabrechnung in Indien.

Das sollten Sie auf keinen Fall verpassen:

Monatliche Fristen

TDS (Quellensteuer): Fällig am 7. des Folgemonats

• Bitte zahlen Sie die von den Gehältern der Mitarbeiter einbehaltenen Einkommensteuerbeträge bis zum 7. des Monats ein; verspätete Einzahlungen führen zu Zins- und Strafzahlungen seitens der Einkommensteuerbehörde.

Pensionskasse (EPF): Fällig am 15. des Folgemonats

• Sowohl die Arbeitgeberbeiträge (12 %) als auch die Arbeitnehmerbeiträge (12 %) müssen bis zum 15. des Monats eingezahlt werden; andernfalls fallen jährliche Zinsen in Höhe von 12 % sowie Schadenersatz in Höhe von bis zu 25 % der ausstehenden Beträge an.

Staatliche Arbeitnehmerversicherung (ESI): Fällig am 15. des Folgemonats

• Arbeitgeberbeiträge (3,25 %) und Arbeitnehmerbeiträge (0,75 %) sind bis zum 15. des Monats fällig für Arbeitnehmer mit einem Einkommen von ≤ 21.000 Rupien pro Monat.

Gewerbesteuer: In der Regel fällig am 15. (variiert je nach Bundesstaat)

• Die Fristen und Sätze variieren je nach Bundesstaat; Maharashtra, Westbengalen und Karnataka haben unterschiedliche Fälligkeitstermine und Staffeln, die separat überprüft werden müssen.

Quartalsfristen

Vierteljährliche TDS-Erklärungen gemäß dem Einkommensteuergesetz von 2025: Formular 138 (ersetzt Formular 24Q) für Gehälter, Formular 140 (ersetzt Formular 26Q) für Zahlungen an gebietsansässige Personen, die keine Gehälter beziehen, und Formular 144 (ersetzt Formular 27Q) für Zahlungen an gebietsfremde Personen. Fällig am Ende des Monats, der auf das jeweilige Quartal folgt:

• 1. Quartal (April–Juni): 31. Juli
• 2. Quartal (Juli–September): 31. Oktober
• 3. Quartal (Okt.–Dez.): 31. Januar
• 4. Quartal (Jan–Mär): 31. Mai

Jährliche Fristen

Bescheinigung über die Quellensteuer auf das Gehalt (Formular 16 / Formular 130): fällig am 15. Juni jedes Jahres

Für das Geschäftsjahr 2025–26 stellen Arbeitgeber das Formular 16 wie gewohnt bis zum 15. Juni 2026 aus. Ab dem Steuerjahr 2026-27 wird diese Bescheinigung zum Formular 130 (gemäß den Einkommensteuerregeln von 2026), das erstmals bis zum 15. Juni 2027 nach Einreichung der vierteljährlichen Steuererklärung (Formular 138) ausgestellt wird. Die Ausstellung eines Dokuments, das für das Steuerjahr 2026-27 weiterhin als Formular 16 bezeichnet wird, wäre nicht konform.

Einreichung des Gesetzes über die Bonuszahlung: Innerhalb von 8 Monaten nach Abschluss des Geschäftsjahres

• Unternehmen mit mehr als 20 Beschäftigten müssen jährliche Bonusmeldungen einreichen, aus denen die Berechnungs- und Auszahlungsdetails hervorgehen.

Sozialfonds für Arbeitnehmer (LWF): halbjährlich oder jährlich (je nach Bundesland)

• Die Beitragshöhen und Fälligkeitstermine variieren je nach Bundesstaat erheblich; nicht alle Bundesstaaten erheben eine LWF.

Wir haben erlebt, dass Unternehmen Monate damit verbracht haben, Verstöße gegen Compliance zu bearbeiten, weil sie sich auf Tabellenkalkulationen statt auf automatisierte Systeme verlassen haben. Lohnbuchhaltungssoftware Eine Lösung mit integrierten Compliance-Kalendern und automatischen Erinnerungen ist für internationale Unternehmen, die in Indien tätig sind, unverzichtbar.

Trotz Kalendern und Erinnerungen unterlaufen Unternehmen immer noch schwerwiegende Fehler. Hier sind die häufigsten Compliance-Fehler, die wir beobachten.

Was ist die neue Regelung zur vollständigen und endgültigen Abrechnung innerhalb von zwei Werktagen?

Seit dem 21. November 2025 verpflichtet § 17 Abs. 2 des Lohngesetzes Arbeitgeber dazu, einem ausscheidenden Arbeitnehmer den vollständigen und endgültigen Lohn innerhalb von zwei Arbeitstagen nach seinem letzten Arbeitstag auszuzahlen, unabhängig davon, ob er gekündigt hat, gekündigt wurde oder entlassen wurde. Dies ersetzt die bisherige branchenübliche Frist von 30 bis 45 Tagen. Für die Abfindung gelten weiterhin die gesonderten gesetzlichen Fristen.

Für internationale Arbeitgeber ist dies eine der operativ bedeutendsten Änderungen im Rahmen der Arbeitsgesetze. Die Abgeltung von Urlaubstagen, ausstehende Gehälter, Prämien und Erstattungen müssen möglicherweise wesentlich schneller als bisher berechnet und abgewickelt werden. Lesen Sie unseren vollständigen Leitfaden zu vollständige und endgültige Abwicklung in Indien. Die Umsetzungsrichtlinien werden ständig weiterentwickelt, und Arbeitgeber sollten die geltenden Vorschriften auf Bundes- und Landesebene im Auge behalten.

Was sind häufige Fehler bei der Compliance mit den Lohn- und Gehaltsvorschriften in Indien?

Dies sind die Fehler, die bei den meisten Unternehmen zu Strafen, Prüfungen und nachträglichen Verbindlichkeiten führen.

• Fehlerhafte Gestaltung der Gehaltsstruktur: Ein Grundgehalt von weniger als 50 % des Gesamtentgelts verstößt gegen die Lohnvorschriften und führt zu falschen Berechnungen der EPF-Beiträge und der Abfindungszahlungen.
• Verspätete oder fehlende gesetzlich vorgeschriebene Einreichungen: Die Nichteinhaltung der EPF-/ESI-Fristen führt zu monatlichen Verzugszinsen in Höhe von 12 % sowie zu Strafbescheiden, deren Betrag sich im Laufe der Zeit erhöht.
• Mangelhafte Dokumentation: Werden digitale Lohnregister und gesetzlich vorgeschriebene Belege nicht sieben Jahre lang aufbewahrt, ist eine Prüfung unmöglich und es drohen Strafen.
• Fehler bei der manuellen Berechnung: Die auf einer Tabellenkalkulation basierende Lohnabrechnung führt zu Fehlberechnungen bei den EPF-Abgaben, der bundesstaatsspezifischen Berufssteuer und den Unterschieden im dualen Steuersystem.
• Falsche Einstufung von Auftragnehmern: Die Behandlung von Mitarbeitern als Auftragnehmer führt zu erheblichen nachträglichen Verbindlichkeiten im Rahmen der EPF/ESI, wenn die Behörden Ihre Belegschaft prüfen.
• Nichtbeachtung landesspezifischer Compliance: Wer die steuerrechtlichen oder sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften in bestimmten Bundesländern missachtet, muss mit unerwarteten Strafen rechnen.

Diese Fehler summieren sich schnell, wenn Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung ohne spezifische Kenntnisse über Indien abwickeln. Sehen wir uns als Nächstes an, warum ausländische Unternehmen die Compliance-Rahmenbedingungen in Indien als besonders herausfordernd empfinden.

Vor welchen Herausforderungen stehen internationale Unternehmen hinsichtlich der Compliance mit den Lohn- und Gehaltsvorschriften in Indien?

Aufgrund unserer Erfahrung bei der Unterstützung von über 300 internationalen Unternehmen bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung in Indien haben wir festgestellt, dass immer wieder dieselben Compliance-Fehler zu monatelangen Verzögerungen und Strafen in Höhe von Hunderttausenden führen.

1. Zersplitterter Rechtsrahmen: Die Vielzahl an Bundes- und Landesgesetzen ohne einheitliches Regelwerk macht die Compliance für ausländische Unternehmen in den verschiedenen Regionen äußerst komplex.
2. Falsche Einstufung von Arbeitnehmern: Die Gleichbehandlung indischer Auftragnehmer mit Auftragnehmern aus den USA oder Großbritannien führt zu erheblichen Steuerverbindlichkeiten und nachträglichen Strafen.
3. Veraltete Lohnabrechnungssysteme: Westliche Software berücksichtigt weder die Aufteilung der indischen EPF-Beiträge noch die bundesstaatsspezifische Berufssteuer oder die im November 2025 eingeführte 50-Prozent-Lohnregelung.
4. Ständige Änderungen der Rechtsvorschriften: Arbeitsgesetze, Steuerklassen, ESI-Schwellenwerte und Mindestlöhne ändern sich häufig; ohne lokale Fachkenntnisse entgehen Teams im Ausland wichtige Änderungen.
5. Risiko einer Betriebsstätte: Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung in Verbindung mit Entscheidungsfunktionen in Indien können zu einer Betriebsstätte und zu Körperschaftsteuerverbindlichkeiten führen. Bewerten Sie Ihr Risiko mit unserem Quiz zum Thema Betriebsstättenrisiko.

Ohne indienspezifisches Fachwissen oder automatisierte Systeme wird die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu einem ständigen rechtlichen Problem, anstatt ein reibungsloser Vorgang zu sein.

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Wie können Unternehmen die Compliance mit den Lohn- und Gehaltsvorschriften in Indien sicherstellen?

Aufgrund unserer Erfahrung mit der Verwaltung von monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen in Höhe von über 20 Millionen US-Dollar für mehr als 300 Unternehmen weltweit haben wir ein Compliance-Konzept entwickelt, das Unternehmen vor Strafen schützt.

Schritt 1: Arbeiten Sie mit lokalen Compliance-Experten zusammen

Arbeiten Sie mit Partnern in Indien zusammen, die sich um EPFO-/ESIC-Registrierungen kümmern, gesetzliche Änderungen verfolgen und die landesspezifischen Compliance-Anforderungen verwalten, die Sie vom Ausland aus nicht überwachen können.

Schritt 2: Einführung einer auf Indien zugeschnittenen Lohnbuchhaltungssoftware

Automatisieren Sie EPF-Aufteilungen, duale Steuersysteme, staatliche Sozialversicherungsbeiträge, die 50-Prozent-Lohnregel und die Compliance-Berichterstattung. Wählen Sie eine Lohnbuchhaltungssoftware die bei Änderungen der Rechtsvorschriften aktualisiert wird.

Schritt 3: Dokumentation und Prozesse vereinheitlichen

Führen Sie digitale Lohnlisten, Anwesenheitslisten, gesetzlich vorgeschriebene Zahlungsbelege sowie Aufzeichnungen mit einer Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren pro Compliance-Anforderungen. Personalrichtlinien umsetzen im Einklang mit den indischen Gesetzen.

Schritt 4: Führen Sie vierteljährliche interne Audits durch

Erkennen Sie Fehler, Fristüberschreitungen und falsche Einstufungen, bevor die Behörden Strafen verhängen. Überprüfen Sie Gehaltsstrukturen und Arbeitgeberkosten vierteljährlich.

Wir haben erlebt, dass Unternehmen Strafen in Höhe von über 300.000 Rupien vermeiden konnten, indem sie die indienspezifischen Anforderungen automatisierten und eine Partnerschaft mit Lohnbuchhaltungsexperten.

Wie unterstützt Wisemonk die Compliance bei den Lohn- und Gehaltsvorschriften in Indien?

Wisemonk ist ein bewährter Employer of Record sowie als Agent of Record in Indien, der Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften für mehr als 300 internationale Unternehmen. Wir betreuen über 2.000 Mitarbeiter und verwalten eine Lohnsumme von mehr als 20 Millionen US-Dollar in allen 28 indischen Bundesstaaten und 8 Unionsterritorien. Wir haben eine Bewertung von 4,8/5 auf G2 und sind SOC 2- sowie ISO-zertifiziert.

Unsere Plattform wurde speziell für die komplexen Anforderungen der Compliance entwickelt, die ausländischen Unternehmen oft Probleme bereiten. Wir kümmern uns nicht nur um die Lohnabrechnung. Wir übernehmen die Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften, damit Sie niemals mit unerwarteten Strafen konfrontiert werden.

Folgendes übernehmen wir für Sie:

• Compliance mit gesetzlichen Vorschriften: Wir kümmern uns um EPF, ESI, Gewerbesteuer, den Arbeitswohlfahrtsfonds, Rückstellung für Trinkgeldersowie die gesetzlich vorgeschriebenen Zulagen in jedem Bundesstaat, in dem Ihre Mitarbeiter tätig sind. Jede Anmeldung, jede Einzahlung und jede Steuererklärung wird fristgerecht eingereicht.
• Steuerabzüge und Steuererklärungen: Wir berechnen die Quellensteuer gemäß § 392 Abs. 1 des Einkommensteuergesetzes von 2025 und reichen die vierteljährliche Lohnsteuererklärung (Formular 138, das Formular 24Q ersetzt) ein. Wir stellen bis zum 15. Juni für jeden Mitarbeiter die jährliche TDS-Bescheinigung aus: Formular 16 für das Geschäftsjahr 2025-26, ab dem Steuerjahr 2026-27 dann Formular 130. Unser System hat alle Formularverweise und Abschnittsnummern aktualisiert, als das Einkommensteuergesetz 2025 am 1. April 2026 in Kraft trat.
• Lohn- und Gehaltsabrechnung. Wir Gehälter berechnen Wenden Sie gemäß der 50-Prozent-Lohnregelung für jeden Mitarbeiter die richtige alte oder neue Steuerregelung an, digitale Gehaltsabrechnungen erstellenund die INR-Zahlungen bis zum 7. jedes Monats auszuzahlen.
• Compliance in mehreren Bundesstaaten. Wir erfassen die bundesstaatsspezifischen Einkommenssteuerklassen, die Beitragssätze zur LWF sowie die Mindestlöhne in jedem einzelnen Bundesstaat. Ihr Team in Bangalore unterliegt den Vorschriften von Karnataka. Ihr Team in Pune unterliegt den Vorschriften von Maharashtra. Wir verwalten beides automatisch.
• Digitale Aktenführung. Wir bewahren alle gesetzlich vorgeschriebenen Register, Gehaltsabrechnungen, Zahlungsbelege und Unterlagen sieben Jahre lang in digitaler Form auf, sodass sie jederzeit für eine Prüfung bereitstehen.
• Aktuelles aus dem Bereich der Regulierung. Unsere Plattform nutzt KI-gestützte Prozesse, um Änderungen der Compliance zu erkennen, bevor diese sich auf Ihre Meldungen auswirken. Wenn neue Bestimmungen des Arbeitsgesetzbuchs oder Änderungen des Einkommensteuergesetzes von 2025 in Kraft treten, aktualisieren wir die Arbeitsabläufe noch vor Ihrer nächsten Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Neben der Lohn- und Gehaltsabrechnung bieten wir Ihnen außerdem Zahlungen an Auftragnehmer, Zahlungen an Lieferanten, Talentgewinnung, Hintergrundüberprüfung, Firmenregistrierung, GCC-Konfigurationund Beschaffung von Ausrüstung in Indien.

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Nützliche Tools für die Lohn- und Gehaltsplanung:

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Was ist die neue Regelung zur vollständigen und endgültigen Abrechnung innerhalb von zwei Werktagen?

Seit dem 21. November 2025 verpflichtet § 17 Abs. 2 des Lohngesetzes Arbeitgeber dazu, einem ausscheidenden Arbeitnehmer den vollständigen und endgültigen Lohn innerhalb von zwei Arbeitstagen nach dessen letztem Arbeitstag auszuzahlen, unabhängig davon, ob dieser gekündigt hat, gekündigt wurde oder entlassen wurde. Dies ersetzt die bisherige branchenübliche Frist von 30 bis 45 Tagen. Die Abfindung unterliegt weiterhin den gesonderten gesetzlichen Fristen.

Für internationale Arbeitgeber ist dies eine der operativ bedeutendsten Änderungen im Rahmen der Arbeitsgesetze. Die Abgeltung von Urlaubstagen, ausstehende Gehälter, Prämien und Erstattungen müssen möglicherweise wesentlich schneller als bisher berechnet und abgewickelt werden. Lesen Sie unseren vollständigen Leitfaden zu vollständige und endgültige Abwicklung in Indien. Die Umsetzungsrichtlinien werden laufend weiterentwickelt, und Arbeitgeber sollten die geltenden Vorschriften auf Bundes- und Landesebene im Auge behalten.

Diese Informationen dienen als allgemeine Orientierungshilfe und geben den Stand vom Juni 2026 wieder. Die Umsetzung des Arbeitsgesetzbuchs entwickelt sich durch Vorschriften auf Bundes- und Landesebene weiter. Arbeitgeber sollten sich in konkreten Fällen von einem Rechts- oder Steuerfachmann beraten lassen.