Lista de comprobación detallada para el Onboarding de empleados a distancia mediante un proveedor de servicios de empleo (EOR) en la India

¿Quién se encarga realmente de qué cuando se realiza el Onboarding de un empleado a distancia en la India, usted o su Employer of Record? Es la pregunta que todo fundador se plantea en el momento en que su primer empleado de la India acepta la oferta.

La oferta ya está sobre la mesa, la ilusión es palpable y, a continuación, comienza el papeleo: comprobación de antecedentes, un contrato que cumpla con la normativa, alta en el fondo de previsión y en el ESI, equipamiento, una cuenta bancaria y una cultura empresarial que su nuevo empleado nunca ha visto antes.

El proceso de onboarding en la India no es igual que en EE. UU. o en el Reino Unido. Una persona que se incorpora a la empresa necesita un número de cuenta universal para el fondo de previsión, una carta de nombramiento que cumpla con la normativa y las declaraciones fiscales antes de recibir su primera nómina (para obtener un desglose completo de los aspectos legales y de nóminas, consulte nuestro Lista de comprobación para el Onboarding de empleados en la India).

Esta guía ofrece un enfoque diferente: divide claramente cada tarea de Onboarding entre su empresa y su EOR, para que nada se pase por alto.

¿Por qué el Onboarding de nuevos empleados en la India es diferente a el de cualquier otro lugar?

Y es que el Onboarding en la India conlleva una serie de trámites legales que simplemente no existen en la mayoría de los mercados occidentales. Antes de que su nuevo empleado inicie sesión el primer día, ya debe haberle facilitado un contrato de trabajo por escrito, haberle dado de alta en el fondo de previsión y en el ESI —cuando proceda— y haber realizado la configuración fiscal adecuada.

Cualquier error en este sentido conlleva sanciones y el riesgo de que se considere un Establecimiento permanente, por lo que Compliance normativa en la India Debe integrarse en las dos primeras semanas, no añadirse posteriormente.

También hay un aspecto humano. Un buen Onboarding tiene en cuenta las particularidades de la India cultura laboral, hace que un nuevo empleado que trabaja a distancia se sienta bienvenido y le ofrece una persona real a la que acudir. Una vez que se acepta que el Onboarding en la India es, en parte, una cuestión de Compliance y, en parte, de cultura, la siguiente pregunta se responde por sí sola: ¿quién es el responsable de cada tarea?

¿Quién es responsable de qué, su empresa o su EOR?

La división queda clara en cuanto la ve: usted es responsable de la relación laboral y del trabajo, y su EOR se encarga de Compliance y de la nómina. Cuando usted contratar a empleados a distancia en la India a través de un EOR, el EOR pasa a ser el Employer of Record, mientras que su equipo sigue asumiendo plenamente la gestión del puesto. A continuación se detalla cómo se reparten las responsabilidades a lo largo del proceso.

Con el mapa en la mano, repasemos cada etapa, empezando incluso antes de que se haya firmado la carta de oferta.

¿Qué hay que hacer antes de enviar la carta de oferta?

Antes de realizar cualquier oferta, su empresa se encarga del proceso de selección y establece las condiciones, mientras que su proveedor de servicios de EOR comprueba que dichas condiciones cumplan con la normativa vigente en la India. Obtener el carta de oferta de empleo Hacerlo en esta misma fase evita tener que volver a trabajar en el proceso una vez que el candidato haya aceptado. El trabajo se distribuye de la siguiente manera.

• Su empresa: buscar candidatos y entrevistarlos, definir el puesto y establecer la remuneración y las prestaciones. Un proceso que cumpla con la normativa Estructura salarial en la India mantiene el salario base en, como mínimo, la mitad del CTC total según la legislación laboral, lo que determina la dotación del fondo de previsión y la indemnización por cese.
• Su EOR: confirma la aptitud del candidato para trabajar en la India, indica el salario mínimo correspondiente a cada localidad y ofrece asesoramiento sobre los requisitos legales prestaciones para los empleados debe ofrecer, de modo que su propuesta resulte atractiva y cumpla con la legislación desde el primer borrador.

Una vez que se hayan acordado las condiciones y el candidato haya dado su visto bueno, su EOR se encargará de las complejas tareas de Compliance.

¿De qué se encarga su EOR una vez aceptada la oferta?

Una vez aceptada, su EOR se ejecuta verificación de antecedentes, redacta un contrato que cumpla con la normativa y recopila la documentación legal necesaria, mientras usted se encarga de que el nuevo empleado se sienta bien acogido. Estas son las tareas fundamentales que realiza el EOR antes de la incorporación.

• Verificación de antecedentes con consentimiento: La verificación de antecedentes penales, el historial laboral y las comprobaciones de referencias solo se llevarán a cabo tras obtener su consentimiento informado por escrito.
• Un contrato conforme a la normativa: El EOR elabora un contrato de trabajo que abarca el período de prueba, los plazos de preaviso, la jornada laboral y las prestaciones previstas en la legislación laboral india.
• Acuerdo de confidencialidad y cesión de derechos de propiedad intelectual: Las cláusulas de confidencialidad y de cesión de propiedad intelectual se firman antes del primer día, por lo que usted Proteja su propiedad intelectual desde el principio.
• Recopilación de documentos: El número PAN, el número Aadhaar, los justificantes de formación académica y de empleos anteriores, los datos bancarios en INR y los formularios fiscales, recopilados y almacenados de forma segura.

Mientras tanto, su tarea consiste en fomentar la implicación: envíe un correo electrónico de bienvenida cordial, comparta información sobre la empresa y mantenga el entusiasmo del nuevo empleado (más información en gestión de cartas de oferta y contratos (para los empleados de la India que se encuentren aquí). A continuación se detalla el conjunto de documentos que su EOR le solicitará.

Una vez resueltos los trámites, su atención se centra en algo que la EOR no puede hacer por usted: preparar a su nuevo empleado para su primer día de trabajo.

¿Qué debe preparar antes del primer día?

Todo aquello que haga que su nuevo empleado se sienta bien acogido: el equipo necesario, el acceso a los recursos y una persona a la que pueda acudir. En el caso de una contratación a distancia en la India, la parte más complicada es la logística, por lo que debe planificar cómo va a dotar de los medios necesarios a los empleados que trabajan a distancia en la India con bastante antelación respecto a la fecha de inicio.

• Adquiera y configure un ordenador portátil y los periféricos correspondientes; a continuación, enviarlos a la India De modo que el dispositivo llegue antes del primer día, pasando por la aduana y todo lo demás.
• Proporcione el software, el correo electrónico y el acceso al sistema, y elabore un plan de Onboarding claro para los 30, 60 y 90 días.
• Asigne a un compañero o mentor que pueda ayudar al nuevo empleado a familiarizarse con sus herramientas, su cultura y sus procesos.

Con el escritorio preparado y la bienvenida lista, el primer día de trabajo se convierte en una celebración en lugar de un ajetreo.

¿Qué ocurre el día de la incorporación?

El primer día, su EOR se encarga de completar el expediente de Compliance, mientras usted da la bienvenida a su cultura empresarial. El EOR se encarga de que se firmen y archiven todos los documentos laborales, configura la nómina y el fondo de previsión. Número de cuenta universal, colabora en la gestión de la cuenta bancaria destinada a las nóminas y explica al empleado cómo funcionan las nóminas y los sistemas de recursos humanos.

Su parte del primer día consiste en la bienvenida: organice una sesión en la que presente al equipo y explique su Políticas de recursos humanos, le explica el código de conducta, completa la configuración informática y pone en contacto al nuevo empleado con las personas con las que trabajará más estrechamente.

El empleado ya está dado de alta y figura legalmente en la nómina, pero el Onboarding conforme a la normativa no finaliza al término del primer día.

¿Cómo se mantiene el cumplimiento tras la primera semana?

Una vez finalizada la fase de Onboarding, su EOR se encarga de Compliance en materia de nóminas en la India en bucle, mientras gestiona el rendimiento. Los plazos mensuales son estrictos: el TDS debe abonarse antes del día 7, el EPF antes del 15 y el ESI antes del 21, y las nóminas se emiten a finales de mes.

• Impuestos y nóminas: La EOR le explica cómo funciona la primera nómina, deduce el TDS y emite un informe anual Formulario 16 a todos los empleados.
• Formación obligatoria: Cualquier organización que cuente con 10 o más empleados debe llevar a cabo POSH formación en materia de prevención del acoso y constituir un Comité Interno de Quejas.
• Permisos y asistencia: La EOR gestiona los permisos legales y los permisos de la empresa con arreglo a la legislación de la India Política de permisos y legislación sobre vacaciones, incluida una baja por maternidad de 26 semanas para los dos primeros hijos.
• La confirmación y más allá: Confirme la contratación por escrito al finalizar el período de prueba, ya que seguir trabajando tras dicho período sin dicha confirmación puede dar lugar a la Plazo de preaviso y las garantías en materia de indemnización por despido.

Mientras tanto, usted se centra en el trabajo: asignar proyectos, mantener reuniones individuales periódicas, ofrecer comentarios y establecer un objetivo claro política de teletrabajo De este modo, un nuevo miembro que trabaje a distancia sabrá cómo funciona su equipo. Si lo hace bien, la retención se conseguirá por sí sola.

Aunque se domine el proceso a la perfección, algunos errores evitables hacen tropezar a la mayoría de quienes contratan personal por primera vez en la India.

¿Cuáles son los errores más habituales que hay que evitar en el proceso de Onboarding en la India?

Los errores más costosos en el Onboarding de clientes en la India suelen ser, casi siempre, atajos en materia de Compliance. El más grave es clasificar erróneamente al empleado como autónomo El incumplimiento de las obligaciones legales, lo que puede acarrear sanciones y reclamaciones de salarios atrasados. Preste atención también a estos aspectos.

• Omitir o retrasar EPF obligatorio y la inscripción en el ESI, que genera intereses y daños y perjuicios rápidamente.
• La no emisión de una carta de nombramiento conforme, lo que supone un incumplimiento de Legislación laboral de la India y deja ambos lados al descubierto.
• La gestión inadecuada de los documentos personales y el hecho de dejar la logística del material para el último momento, lo que hace que el primer día se retrase.

Evitar todo esto es precisamente para lo que está concebido un proveedor especializado en EOR en la India, y ahí es donde entra en juego Wisemonk.

¿Por qué realizar Onboarding para sus empleados de la India con Wisemonk?

Wisemonk es una empresa de Employer of Record con sede en la India, creada específicamente para adaptarse a las particularidades de la contratación y el Onboarding en este país. Somos el empleador legal de más de 300 empresas internacionales y de más de 2.000 empleados en todos los estados de la India, razón por la cual los equipos nos sitúan entre los Los mejores servicios de EOR de la India. Esto es lo que incluye su proceso de Onboarding.

• Compliance gestionada por nosotros: Verificación de antecedentes, cartas de nombramiento que cumplen con la normativa y tramitación interna de las altas en el EPF, el ESI y el TDS, con precisión la nómina en la India del primer ciclo.
• Ventajas desde el primer día: fondo de previsión, colectivo seguro médico para los empleados en la India, así como las prestaciones legales establecidas antes de la primera nómina.
• Equipos a su disposición: Nos encargamos de adquirir, configurar y entregar ordenadores portátiles en cualquier lugar de la India, así como de su recogida y del borrado de datos al finalizar la relación laboral.
• Una cálida bienvenida al estilo indio: kits de bienvenida personalizados y una persona de contacto real, no un portal, para que su nuevo empleado se sienta valorado desde el primer día.
• Rapidez y transparencia en los precios: Onboarding en tan solo uno o dos días, con un claro coste de un proyecto de EOR en la India y sin recargos ocultos.

Somos una empresa líder en EOR en la India y, en la actualidad, estamos ampliando nuestros servicios a EE. UU. y al Reino Unido.

¿Qué opinan los clientes de Wisemonk sobre el proceso de Onboarding?

Nuestros clientes destacan sistemáticamente la rapidez en el Onboarding y la Compliance sin necesidad de intervención como factores diferenciadores, y nos otorgan una puntuación de 4,8 sobre 5 en G2. A continuación, algunas de sus opiniones, extraídas de nuestro opiniones de los clientes, le mostramos cómo es, en la práctica, el proceso de Onboarding con Wisemonk.

«Wisemonk se encargó de realizar el Onboarding de todos mis empleados en uno o dos días. Abonaron los salarios de mis empleados al día siguiente de que se hiciera efectivo mi pago. Tanto mis empleados como yo quedamos muy satisfechos con su servicio en aquel momento y seguimos estándolo más de un año después». - Frank Menes, fundador y director ejecutivo de Senem RFP.

«Nos ayudaron a comprender su modelo de precios, a encontrar a los candidatos más cualificados, a entrevistarlos y, posteriormente, a realizar el proceso de Onboarding. Su atención al detalle es impresionante». - Dan Sampson, director de ingeniería de Cobu.

«Se han encargado de todo, desde la gestión de nóminas y la Compliance hasta la adquisición de equipos y la tramitación de prestaciones, todo ello con un nivel de capacidad de respuesta y profesionalidad que hace que la gestión de un equipo de la India a distancia desde Canadá resulte muy fluida». - Monika Russell, directora financiera de Minehub.