Lohnabrechnung in Indien: Vollständiger Leitfaden 2026 für US-Unternehmen

Die indische Lohnabrechnung ist der monatliche Prozess der Gehaltsberechnung, der Anwendung gesetzlicher Steuerabzüge wie EPF, ESI und TDS, der Auszahlung des Mitarbeiterlohns in INR und der Einreichung von

Compliance-Meldungen bei der Einkommensteuerbehörde, EPFO und ESIC.

2026 ist das komplexeste Jahr, um in Indien eine Lohnabrechnung durchzuführen. Die vier Labour Codes ersetzten im November 2025 29 ältere Lohnabrechnungsvorschriften, und der Income Tax Act 2025 trat am 1. April 2026 in Kraft. Beide Rahmenwerke sind nun in Kraft, und Ihr Lohnabrechnungssystem muss sie heute abbilden.

Dieser Leitfaden behandelt alles, was globale Unternehmen brauchen: den Lohnabrechnungsprozess, Einkommensteuer und Sozialversicherungsbeiträge, Mindestlohnanforderungen, Compliance-Fristen und Ihre Optionen für die Verwaltung der Lohnabrechnung in Indien ohne lokale Gesellschaft.

Was ist die indische Lohnabrechnung?

Die indische Lohnabrechnung ist der durchgängige Prozess der Berechnung des Mitarbeiterlohns, der Anwendung verpflichtender Steuerabzüge und Arbeitgeberbeiträge, der monatlichen Auszahlung der Gehälter in INR und der Einreichung von Compliance-Meldungen bei den zuständigen Behörden, darunter die Einkommensteuerbehörde, EPFO und die Employees State Insurance Corporation.

Sie umfasst die Erfassung von Anwesenheitsdaten, die Berechnung des Bruttogehalts, die Abführung des Provident Fund, die Einkommensteuereinbehaltung per TDS, die Professional-Tax-Abzüge und sämtliche Lohnabrechnungs-Compliance-Meldungen. Arbeitgeber müssen zudem digitale Lohnunterlagen führen und jeden Monat Gehaltsabrechnungen erstellen.

Die größte Umstellung für US-Unternehmen ist das CTC-Modell. Cost to Company umfasst Grundgehalt, Zulagen und Arbeitgeberbeiträge zu Provident Fund, Krankenversicherung und Gratuity. Es stellt die gesamten Arbeitgeberkosten dar, nicht nur den Nettolohn des Mitarbeiters.

Indien hat zudem Lohnabrechnungsvorschriften auf zentraler und bundesstaatlicher Ebene. Mindestlohnsätze, die Professional Tax und Sozialleistungen wie Krankheitsurlaub und gesetzliche Feiertage variieren je nach Bundesstaat, was die Lohnabrechnung über mehrere Städte komplexer macht als die Verwaltung der Lohnabrechnung in einem einzelnen US-Bundesstaat.

Einen umfassenderen Überblick über die Lohnabrechnungs-Compliance und gesetzliche Pflichten in Indien finden Sie unter Lohnabrechnungs-Compliance in Indien 2026: Alles, was Sie wissen müssen.

Werfen wir nun einen Blick auf die zentralen Gesetze, die die Lohnabrechnung in Indien derzeit regeln.

Was sind die zentralen Lohnabrechnungsgesetze in Indien für 2026?

Die Compliance der indischen Lohnabrechnung läuft 2026 unter zwei sich überschneidenden Rechtsrahmen: den vier seit November 2025 geltenden Labour Codes und dem zum 1. April 2026 wirksamen Income Tax Act 2025.

Die vier Labour Codes (wirksam zum 21. November 2025)

Diese vier Codes ersetzten 29 ältere Gesetze, darunter den Payment of Wages Act, den Minimum Wages Act, den Industrial Disputes Act und den Miscellaneous Provisions Act:

• Der Code on Wages verlangt, dass Grundgehalt plus Dearness Allowance mindestens 50 % der gesamten CTC betragen, was die Arbeitgeberbeiträge für Provident Fund, Gratuity und Sozialversicherungsbeiträge erhöht.
• Der Code on Social Security erweitert die Absicherung durch State Insurance und Provident Fund erstmals auf Gig-Worker, Plattform-Worker und befristet Beschäftigte.
• Der Industrial Relations Code regelt die Kündigung von Mitarbeitern, die Streitbeilegung und die Abfindung, wobei die abschließende Lohnabrechnung innerhalb von zwei Arbeitstagen nach dem Austritt erfolgen muss.
• Der Occupational Safety Code legt neue rechtliche Pflichten rund um die Arbeitsbedingungen fest, einschließlich Rechten für Mitarbeiter in Nachtschichten.

Der Income Tax Act 2025 (nun in Kraft, wirksam zum 1. April 2026)

Der Income Tax Act 2025 ersetzte am 1. April 2026 den Income Tax Act von 1961. Das Gesetz ist nun in Kraft, und Ihr Lohnabrechnungssystem muss es unmittelbar abbilden.

Die TDS auf Gehälter wechselte von Section 192 zu Section 392(1). Die vierteljährliche Gehalts-TDS-Meldung ist nun das Form 138, das das Form 24Q ersetzt. Das jährliche TDS-Zertifikat für Mitarbeiter ist nun das Form 130, das das Form 16 ersetzt. Das frühere „Assessment Year“ heißt nun in allen Meldungen und Erklärungen „Tax Year“.

Eine Meldung mit alten Section-Nummern oder alten Formularnamen für das Tax Year 2026-27 löst Validierungsfehler im Einkommensteuerportal aus. Wenn Ihre Lohnabrechnungssoftware nicht aktualisiert wurde, beheben Sie das vor Ihrer nächsten Lohnabrechnung.

Weitere weiterhin geltende Gesetze

Der Employees Provident Fund Act, der Employees State Insurance Act, der Payment of Bonus Act und die Shops and Establishments Acts auf Bundesstaatsebene bleiben allesamt in Kraft. Jeder von Indiens 28 Bundesstaaten legt zusätzlich zu den zentralen Gesetzen seine eigenen Mindestlohnsätze, Regeln zum Krankheitsurlaub, Mutterschaftsleistungsansprüche und gesetzlichen Feiertage fest.

Aus unserer Erfahrung bei der Unterstützung von über 300 globalen Unternehmen bei der Lohnabrechnung in Indien sind die Unterschiede auf Bundesstaatsebene der Ort, an dem die meisten Compliance-Probleme entstehen – nicht die zentralen Gesetze, auf die sich die meisten HR-Teams vorbereiten.

Werfen wir nun einen Blick darauf, wie der monatliche Lohnabrechnungszyklus tatsächlich abläuft.

Wie verläuft der Lohnabrechnungszyklus in Indien?

Indien läuft auf einem monatlichen Lohnabrechnungszyklus. Gehälter müssen unter dem Code on Wages bis zum 7. eines jeden Monats ausgezahlt werden, und die meisten Compliance-Meldungen folgen innerhalb desselben Zeitfensters.

Das Geschäftsjahr läuft vom 1. April bis zum 31. März. Mitarbeiter erklären zu Beginn jedes Geschäftsjahres ihr Einkommensteuerregime, und Arbeitgeber passen die TDS-Berechnungen für alle 12 Monate entsprechend an.

Anders als bei der US-Lohnabrechnung gibt es keine zweiwöchentliche oder halbmonatliche Option. Jeder Arbeitgeber in Indien verarbeitet die Lohnabrechnung unabhängig von Größe oder Branche einmal im Monat.

So funktioniert dieser monatliche Prozess Schritt für Schritt.

Wie funktioniert der indische Lohnabrechnungsprozess Schritt für Schritt?

Die Lohnabrechnung in Indien folgt jeden Monat sechs Schritten. Verpassen Sie auch nur einen davon, drohen Ihnen Strafen von der Einkommensteuerbehörde, EPFO oder ESIC.

Schritt 1: Registrierung bei den gesetzlichen Behörden

Holen Sie sich vor Ihrer ersten Lohnabrechnung eine PAN und TAN von der Einkommensteuerbehörde für Steuerzahlungen. Registrieren Sie sich bei EPFO (verpflichtend ab 20 Mitarbeitern) und ESIC (verpflichtend ab 10 Mitarbeitern), um die Pflichten zu Provident Fund und State Insurance abzudecken.

Registrieren Sie sich außerdem unter dem Shops and Establishments Act Ihres Bundesstaates sowie für die Professional Tax in jedem Bundesstaat, in dem Ihre Mitarbeiter arbeiten. Unternehmen, die einen EOR nutzen, überspringen dies vollständig, da der EOR alle Registrierungen in ihrem Auftrag übernimmt.

Schritt 2: Mitarbeiterdaten erfassen

Erfassen Sie für jeden Mitarbeiter PAN, Aadhaar, UAN für den Provident Fund, Bankverbindungsdaten und die Erklärung zum Einkommensteuerregime. Verfolgen Sie Anwesenheitsdaten und Urlaubsaufzeichnungen monatlich, da diese den Bruttolohn und die Abzüge jedes Mitarbeiters direkt bestimmen.

Schritt 3: Bruttogehalt berechnen

Addieren Sie Grundgehalt, House Rent Allowance, Dearness Allowance, Sonderzulagen und etwaige Boni. Unter den Labour Codes 2025 müssen Grundgehalt plus Dearness Allowance mindestens 50 % der gesamten CTC betragen. Machen Sie hier einen Fehler, stimmen auch die EPF- und Gratuity-Berechnungen nicht.

Schritt 4: Gesetzliche Abzüge anwenden

Ziehen Sie EPF mit 12 % des Grundgehalts plus DA ab, ESI mit 0,75 % für Mitarbeiter mit einem Verdienst unter Rs. 21.000/Monat, TDS auf Basis des vom Mitarbeiter gewählten Steuerregimes und die Professional Tax je nach Bundesstaat. Daraus ergibt sich der Nettolohn des Mitarbeiters.

Schritt 5: Gehälter auszahlen

Überweisen Sie den Nettolohn bis zum 7. eines jeden Monats auf die Bankkonten der Mitarbeiter. Diese Frist ist unter dem Code on Wages verpflichtend. Erstellen Sie über Ihre Lohnabrechnungssoftware Gehaltsabrechnungen, die jeden Verdienst, jeden Abzug und jeden Arbeitgeberbeitrag ausweisen.

Schritt 6: Compliance-Meldungen einreichen

Führen Sie die TDS bis zum 7. an die Einkommensteuerbehörde ab. Überweisen Sie EPF- und ESI-Beiträge bis zum 15. an die zuständigen Behörden.

Reichen Sie das Form 138 (das unter dem Income Tax Act 2025 das Form 24Q ersetzt hat) vierteljährlich bei der Einkommensteuerbehörde ein. Stellen Sie das Form 130 (das das Form 16 ersetzt hat) allen Mitarbeitern jährlich bis zum 15. Juni aus. Führen Sie unter den Labour Codes 2025 vollständig digitalisierte Lohnunterlagen für sieben Jahre.

Eine ausführlichere Schritt-für-Schritt-Erläuterung jeder Phase finden Sie in unserem Leitfaden zu dem indischen Lohnabrechnungsprozess in 8 Schritten , der die Anwesenheitserfassung, Genehmigungsabläufe und Aufbewahrungspflichten vollständig behandelt.

Schlüsseln wir auf, was in diese Gehaltsberechnung einfließt.

Was sind die zentralen Gehaltsbestandteile in der indischen Lohnabrechnung?

Jedes indische Gehalt baut auf dem CTC-Modell auf. Cost to Company ist der Gesamtbetrag, den Ihr Unternehmen pro Mitarbeiter ausgibt, nicht nur das, was er netto erhält. Das steckt darin.

Die für die Compliance wichtigste Zahl ist das Grundgehalt. EPF-Beiträge, Gratuity-Rückstellungen und die 50-%-Lohnregel hängen alle von dieser einen Größe ab. Machen Sie hier einen Fehler, stimmt jede nachgelagerte Berechnung nicht.

Nutzen Sie unseren kostenlosen Rechner von CTC zu Nettogehalt , um die genaue Aufschlüsselung für jedes Gehaltsniveau zu sehen.

Werfen wir nun einen Blick darauf, was jeden Monat vom Bruttogehalt abgezogen wird.

Was sind die gesetzlichen Lohnabzüge in Indien?

Fünf Abzüge werden vom Bruttogehalt jedes Mitarbeiters einbehalten, bevor er eine Rupie sieht. Verpassen Sie auch nur einen davon, drohen Ihnen Strafen von mehreren Behörden gleichzeitig.

EPF ist verpflichtend, sobald Sie 20 Mitarbeiter erreichen. ESI greift bei 10 Mitarbeitern, wenn einer von ihnen unter Rs. 21.000/Monat verdient. Die Professional Tax gilt nicht in jedem Bundesstaat. Delhi und Haryana erheben sie überhaupt nicht.

Gesetzliche Beiträge auf Arbeitgeberseite schlagen rund 16 % bis 20 % auf das Grundgehalt auf. Berücksichtigen Sie dies vor Ihrer ersten Einstellung in Ihrem indischen Lohnabrechnungsbudget.

Eine detaillierte Aufschlüsselung, wie jeder Abzug berechnet wird und wann er gilt, finden Sie in unserem Leitfaden zu der Funktionsweise von Lohnabzügen in Indien.

Sobald Sie wissen, was abgezogen wird, lautet die nächste Frage, wie die Einkommensteuer selbst berechnet wird. In Indien wählen Mitarbeiter zwischen zwei unterschiedlichen Steuerregimen, und diese Wahl verändert Ihre TDS-Berechnung jeden Monat.

Wie berechnet man die Lohnabrechnung in Indien? Schritt-für-Schritt-Prozess

Die Formel ist einfach. Bei der Umsetzung kommen die meisten globalen Unternehmen ins Stolpern.

Nettolohn = Bruttogehalt minus Gesamtabzüge

So läuft das jeden Monat in fünf Schritten ab.

Schritt 1: Anwesenheitsdaten und Mitarbeiterangaben abrufen

Erfassen Sie für den Monat die Anwesenheitsdaten, Urlaubsaufzeichnungen, Gehaltsstruktur und Erklärung zum Einkommensteuerregime jedes Mitarbeiters. Fehlende oder veraltete Mitarbeiterdaten sind die häufigste Ursache für Lohnabrechnungsfehler in indischen Lohnabrechnungssystemen.

Schritt 2: Bruttogehalt berechnen

Addieren Sie Grundgehalt, HRA, Dearness Allowance, Sonderzulagen und etwaige Boni. Unter den Labour Codes 2025 müssen Grundgehalt plus DA mindestens 50 % der gesamten CTC betragen. Machen Sie hier einen Fehler, stimmen auch die EPF- und Gratuity-Berechnungen nicht.

Schritt 3: Gesetzliche Abzüge anwenden

Ziehen Sie EPF mit 12 % des Grundgehalts plus DA ab, ESI mit 0,75 % für Mitarbeiter mit einem Verdienst unter Rs. 21.000/Monat, TDS auf Basis des vom Mitarbeiter gewählten Steuerregimes und die Professional Tax je nach Bundesstaat. Daraus ergibt sich der Nettolohn des Mitarbeiters.

Schritt 4: TDS berechnen und abziehen

Schätzen Sie das jährliche zu versteuernde Einkommen des Mitarbeiters, wenden Sie die korrekten Einkommensteuerstufensätze plus 4 % Health and Education Cess an und teilen Sie dann durch 12, um den monatlichen TDS-Betrag zu erhalten. Dieser ändert sich je nachdem, ob der Mitarbeiter das alte oder das neue Steuerregime gewählt hat.

Schritt 5: Nettolohn ermitteln

Ziehen Sie etwaige freiwillige Abzüge wie NPS oder Darlehensrückzahlungen ab. Was übrig bleibt, ist das, was auf dem Bankkonto des Mitarbeiters landet.

Nutzen Sie unseren kostenlosen Mitarbeiterkostenrechner für genaue monatliche Kostenaufschlüsselungen nach Rolle und Seniorität.

Der obige TDS-Schritt hängt vollständig davon ab, welches Steuerregime der Mitarbeiter wählt. So vergleichen sich die beiden Optionen.

Was ist der Unterschied zwischen dem alten und dem neuen Steuerregime?

Indien bietet zwei Einkommensteuerstrukturen. Jeder Mitarbeiter wählt jedes Geschäftsjahr eine davon, und Ihr Lohnabrechnungssystem muss die TDS entsprechend berechnen.

Das neue Regime ist der Standard. Es hat niedrigere Stufensätze, erlaubt aber so gut wie keine Abzüge. Einkommen bis zu Rs. 12,75 Lakh (~14.000 $) ist für Festangestellte nach dem Standardabzug von Rs. 75.000 und dem Section-87A-Rabatt effektiv steuerfrei.

Das alte Regime hat höhere Sätze, lässt Mitarbeiter aber HRA, steuersparende Abzüge bis zu Rs. 1,5 Lakh (früher Section 80C, nun unter Schedule XV des Income Tax Act 2025 referenziert), Hypothekenzinsen und Abzüge für die Krankenversicherung geltend machen. Es funktioniert besser für Mitarbeiter mit umfangreichen steuersparenden Investitionen.

Auf die Einkommensteuer kommt unter beiden Regimen ein Health and Education Cess von 4 % hinzu.

Die meisten Mitarbeiter wählen inzwischen wegen seiner Einfachheit das neue Regime. Ihre Lohnabrechnungssoftware muss beide unterstützen, da Mitarbeiter jedes Jahr wechseln können. HR-Teams sammeln die Regime-Erklärungen zu Beginn jedes Geschäftsjahres ein und passen die TDS entsprechend an.

Der Income Tax Act 2025 ist seit dem 1. April 2026 in Kraft. Die Stufensätze in der obigen Tabelle sind unverändert, aber die Formulare und Section-Verweise haben sich durchgehend geändert.

Die TDS auf Gehälter fällt nun unter Section 392(1), nicht Section 192. Die vierteljährliche TDS-Meldung ist nun das Form 138, nicht das Form 24Q. Das jährliche TDS-Zertifikat ist nun das Form 130, nicht das Form 16. Das frühere „Assessment Year“ heißt nun in jeder offiziellen Meldung „Tax Year“. Mitarbeiter, die ihr Regime für das Tax Year 2026-27 erklären, müssen die neuen Section-Verweise verwenden, nicht das alte 80C-Format.

Aus unserer Erfahrung bei der Verwaltung der Lohnabrechnung für über 300 globale Unternehmen ist die Kompatibilität der Lohnabrechnungssoftware das, was am schnellsten bricht, wenn sich ein Gesetz derart strukturell ändert. Prüfen Sie Ihr System jetzt.

Über die Einkommensteuer hinaus verpflichten die indischen gesetzlichen Vorschriften Arbeitgeber dazu, Pflichtleistungen zu erbringen. Das umfasst Folgendes.

Wie hoch ist der Mindestlohn in Indien?

Indien hat keinen einheitlichen nationalen Mindestlohn. Die Zentralregierung legt einen National Floor Level Minimum Wage fest, den kein Bundesstaat unterschreiten darf, und jeder Bundesstaat legt zusätzlich seine eigenen Sätze fest.

Der derzeitige nationale Mindestlohn beträgt Rs. 178 pro Tag (~2,16 $). In der Praxis liegen die Sätze der Bundesstaaten deutlich höher. Delhis Mindestlohn für ungelernte Arbeiter liegt bei rund Rs. 17.494/Monat (~192 $), während qualifizierte Arbeiter in Metro-Städten gesetzlich vorgeschriebene Mindestlöhne weit darüber erhalten.

Die Mindestlohnsätze variieren zudem je nach Branche, Qualifikationskategorie und Beruf innerhalb jedes Bundesstaates. Ein Softwareentwickler in Bangalore, ein Fabrikarbeiter in Tamil Nadu und eine Support-Kraft in Hyderabad fallen alle unter unterschiedliche Mindestlohntabellen der Bundesstaaten.

Unter den Labour Codes 2025 bedeutet die 50-%-Grundgehaltsregel, dass der Mindestlohn auch indirekt die EPF- und Gratuity-Verbindlichkeiten erhöht. Zahlen Sie nahe am Mindestlohn, verschieben sich die Berechnungen der Pflichtbeiträge erheblich.

Nutzen Sie unseren Rechner für Feiertags- und Urlaubsrichtlinien für bundesstaatsspezifische Hinweise zu Löhnen und Urlaub.

Welche gesetzlichen Leistungen müssen Arbeitgeber in Indien erbringen?

Über das monatliche Gehalt hinaus verpflichten die indischen gesetzlichen Vorschriften Arbeitgeber dazu, diese Pflichtleistungen zu erbringen. Nichteinhaltung löst Strafen unter den einschlägigen Vorschriften aus.

1. Gratuity. Wird nach fünf Jahren ununterbrochener Beschäftigung für Festangestellte gezahlt, oder nach einem Jahr für befristet Beschäftigte unter den Labour Codes 2025. Unternehmen, die Eigenkapital anbieten, sollten zudem Vesting-Zeiträume und ihre Funktionsweise für eine umfassende Vergütungsplanung verstehen. Schätzen Sie die Beträge mit unserem Gratuity-Rechner.
2. Mutterschaftsurlaub. 26 Wochen bezahlter Urlaub für die ersten beiden Kinder. 12 Wochen für das dritte Kind, Adoptivmütter und beauftragende Mütter. Elternurlaub für Väter ist national nicht vorgeschrieben, aber die meisten Unternehmen des Privatsektors bieten 7 bis 15 Tage an.
3. Gesetzlicher Bonus. 8,33 % gesetzlicher Mindestjahresbonus für berechtigte Arbeitnehmer mit einem Verdienst bis zu ₹21.000/Monat unter dem Payment of Bonus Act. Gilt für Betriebe mit mehr als 20 Mitarbeitern.
4. Urlaubsansprüche. Jahresurlaub (15–18 Tage), Krankheitsurlaub (12 Tage) und gesetzliche Feiertage (10–15 Tage) variieren je nach Bundesstaat. Legen Sie diese in den Arbeitsverträgen auf Grundlage des Arbeitsorts des Mitarbeiters fest. Mehr erfahren: Urlaubsregelungen und Feiertage in Indien verstehen
5. Endabrechnung (Full & Final Settlement). Die vollständige und endgültige Abrechnung der bei Beendigung geschuldeten Löhne ist innerhalb von zwei Werktagen erforderlich. Sonstige Forderungen wie Gratuity und Urlaubsabgeltung müssen so bald wie praktisch möglich folgen. Mehr erfahren: Abfindung in Indien | Umfassender Leitfaden
6. Krankenversicherung. ESI deckt Mitarbeiter ab, die unter ₹21.000/Monat verdienen. Für Besserverdienende ist eine Gruppenkrankenversicherung gesetzlich nicht vorgeschrieben, fördert jedoch unmittelbar Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung.

Zusätzliche Sozialleistungen 2026

Frauen dürfen nun mit ihrer Zustimmung und unter verpflichtenden Sicherheitsmaßnahmen in Nachtschichten arbeiten. Beschäftigte in gelisteten gefährlichen Tätigkeiten haben unter dem Occupational Safety Code Anspruch auf regelmäßige Gesundheitsuntersuchungen. Gig- und Plattformarbeiter erhalten erstmals einen Sozialversicherungsschutz.

Für eine umfassende Darstellung der Sozialleistungen für Mitarbeiter in Indien einschließlich gesetzlicher und freiwilliger Leistungen erläutert unser vollständiger Leitfaden Kosten und Anforderungen.

Die Einhaltung dieser Meldefristen ist entscheidend, um Strafen zu vermeiden und Compliance zu wahren.

Was sind die kritischen Lohnabrechnungsfristen in Indien?

Die Lohnabrechnung in Indien folgt strengen behördlichen Fristen. Wird eine versäumt, beginnen Strafen automatisch aufzulaufen. Keine Karenzzeit, kein Mahnschreiben.

Ein praktischer Tipp: Wickeln Sie TDS bis zum 5. und EPF bis zum 13. ab. Dieser Puffer von zwei Tagen verhindert, dass Bankverzögerungen zu Strafen werden.

Ein einziges versäumtes Datum kann mehr kosten als monatelange Gebühren für einen Lohnabrechnungsdienst. Deshalb baut die Mehrheit der globalen Unternehmen entweder ein eigenes lokales Compliance-Team auf oder übergibt die Aufgabe einem Lohnabrechnungspartner, der Indien bereits in- und auswendig kennt.

Wie bleiben Sie mit den indischen Lohnabrechnungsgesetzen konform?

Die Lohnabrechnungs-Compliance in Indien erfordert von Arbeitgebern, zentrale Gesetze, bundesstaatsspezifische Vorschriften und häufige Aktualisierungen gleichzeitig im Blick zu behalten. So sieht das in der Praxis aus.

• Setzen Sie die 50-%-Lohnregel durch, da nicht konforme Gehaltsstrukturen bei Prüfungen rückwirkende PF-Forderungen auslösen.
• Digitalisieren Sie alle Aufzeichnungen, da die Labour Codes 2025 digitale Aufzeichnungen für Mitarbeiterdaten, Anwesenheitsdaten, Löhne, Gehaltsabrechnungen und gesetzliche Beiträge vorschreiben.
• Verfolgen Sie bundesstaatliche Abweichungen bei Mindestlohn, Professional Tax, Urlaubsansprüchen und LWF-Regeln, die sich von Bundesstaat zu Bundesstaat unterscheiden.
• Prüfen Sie Ihr Lohnabrechnungssystem umgehend auf Konformität mit dem Income Tax Act 2025, da das Gesetz seit dem 1. April 2026 in Kraft ist. Die Gehalts-TDS fällt nun unter Section 392(1), die vierteljährliche Erklärung ist Form 138, die jährliche TDS-Bescheinigung für Mitarbeiter ist Form 130, und alle Verweise auf „Assessment Year“ müssen nun „Tax Year“ lauten. Jedes System, das noch alte Formularnummern oder Section-Codes verwendet, scheitert bei der Validierung im Einkommensteuerportal.
• Stimmen Sie vierteljährlich ab, indem Sie TDS-Abführungen mit den Erklärungen abgleichen und EPF- und ESI-Challans gegen die tatsächlichen Abzüge prüfen, um Fehler zu erkennen, bevor sie sich aufsummieren.
• Stellen Sie jedem Mitarbeiter einen ordnungsgemäßen Arbeitsvertrag aus, der Löhne, Urlaubsregelungen, Kündigungsfristen und anwendbare gesetzliche Sozialleistungen festlegt.

Selbst wenn all dies vorhanden ist, empfinden die meisten ausländischen Unternehmen die Verwaltung der indischen Lohnabrechnung als überwältigend. Hier ist der Grund.

Was sind die größten Lohnabrechnungs-Herausforderungen für globale Unternehmen?

Aus unserer mehr als 6-jährigen Erfahrung, in der wir über 300 globalen Unternehmen geholfen haben, Mitarbeiter in Indien zu bezahlen, tauchen immer wieder dieselben Probleme auf.

• Die Fehlklassifizierung von Arbeitnehmern ist der kostspieligste Fehler, da indische Gerichte sich auf die Seite der Arbeitnehmer stellen und die Einstufung von Mitarbeitern als Auftragnehmer rückwirkende EPF, ESI, Gratuity, Lohnnachzahlungen und hohe Bußgelder auslöst.
• Inkompatible Lohnabrechnungssoftware ist ein ständiges Problem, weil westliche Systeme die EPF-Aufteilungen Indiens, die dualen Steuerregime, die bundesstaatliche Professional Tax oder die 50-%-Lohnregel nicht abbilden.
• Häufige regulatorische Änderungen schaffen Compliance-Lücken, da die Labour Codes 2025 und der Income Tax Act 2025 im selben Zyklus in Kraft traten und Unternehmen ohne lokale Expertise kritische Aktualisierungen verpassen.
• Die Komplexität über mehrere Bundesstaaten bedeutet, dass Mitarbeiter in drei Städten drei gleichzeitig zu verwaltende Compliance-Rahmenwerke für Professional Tax, Mindestlohn und Urlaubsansprüche bedeuten.

Diese Herausforderungen sind der Grund, warum die meisten globalen Unternehmen einen spezialisierten Partner wählen, anstatt eine internationale Lohnabrechnung intern aufzubauen. Hier sind Ihre Optionen.

Welche Optionen haben Sie für die Verwaltung der Lohnabrechnung in Indien?

Sie benötigen keine lokale Rechtseinheit, um Mitarbeiter in Indien zu bezahlen. Es gibt vier Möglichkeiten, wie US-Unternehmen indische Mitarbeiter legal bezahlen, und sie funktionieren je nach Ihrer Konstellation unterschiedlich.

1. Employer of Record (empfohlen)

Sie senden USD an den EOR. Dieser wandelt sie in INR um, zieht EPF, ESI, TDS und Professional Tax ab und überweist das Nettogehalt bis zum 7. direkt auf das Konto Ihres Mitarbeiters. Keine indische Rechtseinheit erforderlich, kein Compliance-Aufwand auf Ihrer Seite. Wisemonk EOR wandelt mit unter 0,6 % FX-Aufschlag um, die meisten US-Banken verlangen 3 bis 5 %.

2. NEFT, RTGS oder IMPS (nur wenn Sie eine indische Rechtseinheit haben)

Dies sind Indiens inländische Zahlungswege. Sie bewegen Geld innerhalb Indiens, nicht aus den USA, und erfordern ein gedecktes indisches Bankkonto. Sie wickeln ausschließlich den Geldtransfer ab. Die gesetzlichen Meldungen für EPF, ESI und TDS bleiben in Ihrer Verantwortung.

3. Globale Lohnabrechnungs- und Fintech-Plattformen

Plattformen wie Wise oder Xflow wandeln Ihre USD in INR um und leiten sie über lokale Zahlungswege an die Mitarbeiterkonten weiter. Sie wickeln den Geldtransfer ab, nicht die gesetzliche Compliance. Sie benötigen weiterhin einen Lohnabrechnungspartner für die EPF-, ESI- und TDS-Meldungen.

4. SWIFT-Überweisung

Ihre US-Bank überweist USD an eine indische Rechtseinheit oder einen Lohnabrechnungsanbieter, der sie umwandelt und per NEFT oder RTGS auszahlt. Dauert 2 bis 5 Tage und kostet 25 bis 50 $ pro Überweisung zuzüglich eines FX-Aufschlags von 3 bis 5 %. Es funktioniert, ist aber die teuerste Methode.

Was nicht funktioniert: Eine Bezahlung direkt in USD verstößt gegen FEMA. PayPal und Venmo schaffen Lücken in der Steuerdokumentation, die sowohl auf Sie als auch auf Ihren Mitarbeiter zurückfallen können.

Lesen Sie unseren vollständigen Leitfaden zum Thema wie man Mitarbeiter in Indien bezahlt für eine umfassende Aufschlüsselung jeder Methode einschließlich FX-Kostenvergleichen.

Um zu verstehen, wie ein EOR Compliance und Lohnabrechnung ohne lokale Rechtseinheit vereinfacht, besuchen Sie Employer of Record in Indien: Ein vollständiger Leitfaden.

Für die meisten globalen Unternehmen, die ihre ersten Mitarbeiter in Indien einstellen, ist ein EOR der schnellste Weg. Eine Rechnung, konforme Lohnabrechnung, keine Rechtseinheit erforderlich.

Wie viel kostet die Lohnabrechnung in Indien?

Die Gesamtkosten für den Arbeitgeber in Indien gehen über das Monatsgehalt hinaus. Allein die gesetzlichen Beiträge erhöhen das Grundgehalt um 15 bis 20 %.

Gesetzliche Kosten auf Arbeitgeberseite

• EPF: 12 % des Grundgehalts zuzüglich DA.
• ESI: 3,25 % des Bruttolohns für Mitarbeiter, die bis zu Rs. 21.000/Monat verdienen.
• Gratuity: 4,81 % des Grundgehalts, monatlich zurückgestellt.
• Gesetzlicher Bonus: jährlich mindestens 8,33 % für anspruchsberechtigte Mitarbeiter.
• Professional Tax: bis zu Rs. 2.500 pro Jahr, bundesstaatsspezifisch.

Einschließlich Gruppenkrankenversicherung und Urlaubsrückstellung beläuft sich die gesamte CTC auf das 1,25- bis 1,4-Fache des Grundgehalts. Für wettbewerbsfähige Tech-Rollen sollten Sie 25 bis 40 % über dem Bruttogehalt einplanen.

Kosten der Lohnabrechnungsverwaltung

• Das Outsourcing von Lohnabrechnungsdiensten kostet 7 bis 30 $ pro Mitarbeiter und Monat, aber Sie benötigen weiterhin eine lokale Rechtseinheit.
• EOR-Leistungen liegen zwischen 99 und 599 $ pro Mitarbeiter und Monat, wobei Wisemonk EOR bei 99 $ pro Mitarbeiter und Monat beginnt.

Ermitteln Sie Ihre genauen Zahlen mit unserem kostenlosen Mitarbeiterkosten-Rechner.

Vereinfachen Sie die indische Lohnabrechnung mit Wisemonk Payroll

Wisemonk ist ein in Indien beheimateter Employer of Record (EOR)-Anbieter, dem über 300 internationale Unternehmen vertrauen, um Mitarbeiter in Indien einzustellen, zu bezahlen und zu verwalten ohne Gründung einer lokalen Rechtseinheit. Wir übernehmen die vollständige Lohnabrechnung einschließlich Gehaltsberechnungen unter der 50-%-Lohnregel, gesetzlicher Abzüge, Steuereinbehalte, Compliance-Meldungen und pünktlicher Gehaltsauszahlungen.

Mit der Verwaltung von über 20 Mio. $ Jahres-Lohnabrechnung für mehr als 2.000 Mitarbeiter in ganz Indien haben wir Indiens umfassendste Lohnabrechnungsplattform aufgebaut. Ob Sie Ihre erste Einstellung in Indien vornehmen oder ein 200-köpfiges Team über mehrere Bundesstaaten hinweg verwalten – jeder Teil des Lohnabrechnungsablaufs läuft über einen Ort.

Deshalb wählen US-Unternehmen Wisemonk für die indische Lohnabrechnung:

• Automatisierte Lohnabrechnung: Wir berechnen Gehälter unter der 50-%-Lohnregel, wenden für jeden Mitarbeiter das korrekte Steuerregime an, erstellen konforme Gehaltsabrechnungen und zahlen das Nettogehalt jeden Monat bis zum 7. in INR aus. TDS wird nun unter Section 392(1) gemeldet und Form 138 vierteljährlich eingereicht. Unsere Plattform aktualisiert sich bei Regeländerungen automatisch, sodass Ihre Meldungen nie auf alten Section-Codes erfolgen.
• Vollständige gesetzliche Compliance: Wir verwalten EPF, ESI, Form 130 (ersetzt ab dem 1. April 2026 Form 16), Professional Tax, Labour Welfare Fund, Gratuity-Rückstellung und gesetzlichen Bonus in allen 28 indischen Bundesstaaten und 8 Unionsterritorien. Keine versäumten Fristen, kein Strafrisiko.
• Steueroptimierung. Wir strukturieren die CTC aktiv, um das Nettogehalt der Mitarbeiter sowohl unter dem alten als auch dem neuen Steuerregime zu erhöhen. Unserer Erfahrung nach erhöhen gut strukturierte CTCs das Nettogehalt um 10 bis 15 %, ohne Ihre Kosten zu steigern.
• Dedizierter HR-Manager: Jedes Kundenteam erhält einen einzigen Ansprechpartner für Onboarding, Verträge, Urlaubsverwaltung, Sozialleistungen und Mitarbeiteranfragen. Keine Ticket-Warteschlangen, keine Chatbots.
• EOR für 99 $/Mitarbeiter/Monat. Keine indische Rechtseinheit erforderlich. Wir werden zum rechtlichen Arbeitgeber, übernehmen alle gesetzlichen Registrierungen und onboarden Ihre erste Einstellung in 48 Stunden.
• Managed Payroll für 49 $/Mitarbeiter/Monat. Sie haben bereits eine Rechtseinheit? Wir führen Ihre monatliche Lohnabrechnung, gesetzlichen Abführungen und Meldungen durch, sodass Ihr Finanzteam die indische Compliance nicht trägt.
• Auftragnehmer- und Lieferantenzahlungen ab 19 $/Monat. Konforme Auftragnehmer-Klassifizierung, TDS-Abwicklung und INR-Auszahlungen. Lieferantenzahlungen auf einer Plattform verwaltet.
• Recruitment: Wir beschaffen, prüfen und onboarden Ingenieure, Produktmanager, Designer und GTM-Talente in Indiens Top-Städten.
• GCC- und Entity-Setup: Wenn Sie bereit sind zu skalieren, übernehmen wir die Unternehmensgründung, alle behördlichen Registrierungen und das vollständige Team-Onboarding für Global Capability Centers.
• Equipment-Management: Wir beschaffen, versenden, konfigurieren, verfolgen und holen Geräte für Ihr indisches Team überall im Land zurück.

Wisemonk ist SOC 2- und ISO-zertifiziert. Unsere Plattform nutzt KI-gestützte Ausführung, um Compliance-Abweichungen zu kennzeichnen, bevor sie das Portal erreichen, und hält Ihre Lohnabrechnung in jedem Zyklus sauber.

Kundenbewertung/Feedback:

„Ich liebe ihre Lohnabrechnungsfunktion, mit der ich meine Belegschaft mühelos und fehlerfrei bezahlen kann. In nur wenigen Sekunden sehe ich die für alle Auszahlungen erstellten Rechnungen.“ - Mithun V. Mid-Market Vollständige Bewertung auf G2 lesen →

„Wisemonk hat erfolgreich hochqualifizierte Kandidaten eingestellt, was den Kunden beeindruckt hat. Das Team reagiert über Slack auf die Anfragen und Änderungen des Kunden. Das Team arbeitet außerdem über einen Hiring-Tracker in Google Sheets zusammen. Wisemonk kommuniziert per E-Mail und in virtuellen Meetings.“ - Dan Sampson VP of Engineering, Cobu Vollständige Bewertung auf Clutch lesen →

Wisemonk bietet eine Komplettlösung für Unternehmen, die Teams in Indien aufbauen und verwalten möchten. Ob Sie ein Start-up oder ein etabliertes Unternehmen sind – Wisemonk vereinfacht die Komplexität der indischen Lohnabrechnungsverwaltung und ermöglicht es Ihnen, sich auf Wachstum und Innovation zu konzentrieren.

Für eine umfassende Anleitung zur Auswahl des richtigen EOR-Anbieters hilft Ihnen unser Auswahl-Framework, Optionen zu bewerten. Wir bieten außerdem Einblicke zu Personalvermittlungsagenturen in Indien und Einstellungslösungen für unterschiedliche Geschäftsanforderungen.