Verwaltung von Einstellungsangeboten und Arbeitsverträgen für Mitarbeiter in Indien

Einstellungsschreiben und Arbeitsverträge bilden das operative Rückgrat jedes Teams in Indien. Globale Unternehmen betrachten sie oft lediglich als Formalitäten, die vor Beginn der Gehaltsabrechnung erledigt werden müssen, obwohl sie in Wirklichkeit die Grundlage dafür bilden, ob das Arbeitsverhältnis vor einem indischen Gericht Bestand hat, ob das geistige Eigentum dem Unternehmen zusteht und ob Kündigungsfristen durchgesetzt werden können. Wisemonk prüft jeden Monat Dutzende von Angebotsschreiben und Verträgen für ausländische Unternehmen, und dabei treten immer wieder dieselben Lücken zutage.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie in Indien gültige Einstellungsangebote und Arbeitsverträge verfassen, welche Änderungen sich durch die neuen Arbeitsgesetze ergeben haben und wie Sie die Dokumente über den gesamten Beschäftigungszyklus eines Mitarbeiters hinweg verwalten können.

Inwiefern unterscheidet sich ein indisches Einstellungsschreiben von einem Einstellungsschreiben aus den USA oder Großbritannien?

Indische Einstellungsangebote und Arbeitsverträge Sie haben eine Bedeutung, die US-Angebote nach dem „At-Will“-Prinzip nicht haben. In Indien gibt es für Angestellte kein „At-Will“-Beschäftigungsverhältnis. Der Vertrag ist die maßgebliche Grundlage für Kündigungsfristen, Kündigungsgründe, gesetzliche Leistungen und geistiges Eigentum, und indische Gerichte legen ihn wörtlich aus. Ein aus den USA kopiertes und in Indien eingefügtes Angebotsschreiben lässt in der Regel fünf oder sechs erforderliche Elemente vermissen.

Fünf Punkte, die ein indisches Einstellungsangebot erfüllen muss, die ein US-amerikanisches Einstellungsangebot jedoch in der Regel nicht erfüllt:

• Schlüsseln Sie die Gesamtvergütung (CTC – Cost to Company) in Grundgehalt, Zulagen, gesetzliche Sozialabgaben und Rückstellungen auf, wobei das Grundgehalt gemäß dem neuen Lohnkodex mindestens 50 Prozent der Gesamtvergütung ausmachen muss.
• Legen Sie sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer eine ausdrückliche Kündigungsfrist (in der Regel 30, 60 oder 90 Tage) fest, einschließlich einer Regelung zur Abfindung.
• Führen Sie die gesetzlichen Ansprüche im Einzelnen auf: PF, ESI (sofern zutreffend), Abfindung, Urlaub gemäß dem für den jeweiligen Bundesstaat geltenden Gesetz über Geschäfte und Betriebe (Shops and Establishments Act), Mutterschaftsleistungen.
• Nehmen Sie ausdrückliche Bestimmungen zur IP-Zuweisung in das indische Urheberrechtsgesetz und das indische Patentgesetz auf.
• Beachten Sie die einschlägigen arbeitsrechtlichen Vorschriften des jeweiligen Bundeslandes (Gesetz über Betriebe und Einrichtungen, Gewerbesteuer), da das Arbeitsrecht sowohl auf Bundes- als auch auf Landesebene geregelt ist.

Ein häufig anzutreffendes Muster: Ein US-amerikanisches Unternehmen versendet ein einseitiges Angebotsschreiben, in dem die Position, das Gehalt und der Arbeitsbeginn aufgeführt sind, und erwartet dann, dass der Mitarbeiter das Schreiben unterzeichnet und seine Tätigkeit aufnimmt. Nach indischem Recht ist dieses einseitige Schreiben jedoch kaum durchsetzbar. Der Mitarbeiter kann geltend machen, dass kein schriftlicher Vertrag vorliegt, keine Kündigungsfrist festgelegt wurde und keine Übertragung von geistigem Eigentum erfolgt ist; indische Gerichte neigen dazu, sich bei unzureichender Dokumentation auf die Seite der Mitarbeiter zu stellen.

Was muss ein den indischen Vorschriften entsprechendes Einstellungsschreiben und ein Arbeitsvertrag enthalten?

Indische Angebotsschreiben und Verträge unterliegen strukturellen Anforderungen, die sich aus dem Bundesrecht, dem Recht der Bundesstaaten und der Rechtsprechung ergeben. Die folgenden Klauseln sollten in jedem indischen Vertrag mindestens enthalten sein:

In der Praxis erstellen die meisten ausländischen Unternehmen ein 5- bis 8-seitiges Dokument, das das Angebotsschreiben und den detaillierten Arbeitsvertrag vereint. Das Angebotsschreiben allein ist ausreichend, sofern es alle erforderlichen Bestimmungen enthält; andernfalls wird es durch einen separaten Arbeitsvertrag das der Mitarbeiter am ersten Tag unterzeichnet.

Wie muss die Struktur des CTC gemäß den neuen Arbeitsgesetzen gestaltet werden?

Die Lohnverordnung, gültig ab dem 21. November 2025, führt eine einheitliche Definition des Arbeitsentgelts ein, die sich auf die Struktur des CTC auswirkt. Das Grundgehalt zuzüglich der Teuerungszulage und der Bindungszulage muss mindestens 50 Prozent der Gesamtvergütung ausmachen. Übersteigen die Zulagen 50 Prozent der Gesamtvergütung, wird der überschüssige Betrag automatisch wieder der Entgeltgrundlage für die Berechnung von PF, ESI, Abfindungen und gesetzlichen Prämien hinzugerechnet.

Beispiel für die Aufschlüsselung des Gesamtvergütungspakets (CTC) eines leitenden Softwareentwicklers mit einem jährlichen CTC von 35.00.000 Rupien (ca. 42.000 US-Dollar) in Bangalore, strukturiert gemäß der neuen Vergütungsregelung:

Wichtige Hinweise zur Formulierung bei der Angabe des CTC im Angebotsschreiben:

• Zeigen Sie die vollständige Aufschlüsselung an, nicht nur die CTC-Gesamtsumme. Mitarbeiter und Arbeitsaufsichtsbeamte sollten bei einer Überprüfung die 50-Prozent-Grundregel nachprüfen können.
• Trennen Sie das feste Entgelt vom variablen Entgelt. Leistungsprämien, Verkaufsprovisionen und ESOP-Zuteilungen sollten einzeln aufgeführt und nicht im Grundgehalt zusammengefasst werden.
• Die staatliche Gratifikation ist eine Rückstellung und keine Verbindlichkeit. Sie wird monatlich abgegrenzt, jedoch erst nach fünf Jahren ausgezahlt (nach einem Jahr bei befristet Beschäftigten).
• Bitte beachten Sie, dass das Nettoeinkommen aufgrund von Abzügen für die Pensionskasse (PF), die Sozialversicherung (ESI), die Berufssteuer und die Quellensteuer (TDS) niedriger ausfällt als das Gesamtvergütungspaket (CTC). Viele Unternehmen geben einen Richtwert für das Nettoeinkommen an, um Überraschungen zu vermeiden.

Worin besteht der Unterschied zwischen befristeten und unbefristeten Arbeitsverträgen in Indien?

Das Arbeitsbeziehungsgesetz erkennt befristete Arbeitsverhältnisse offiziell an und gewährt den befristet Beschäftigten die gleichen Leistungen wie den unbefristet Beschäftigten. Dies stellte eine bedeutende Änderung dar. Zuvor gingen befristet Beschäftigten häufig die Abfindung und gesetzliche Leistungen verloren. Nach den neuen Regelungen bezieht sich die Unterscheidung hauptsächlich auf die Vertragsdauer und den Anspruch auf Abfindung.

Befristete Arbeitsverträge eignen sich für projektbezogene Einstellungen (12 bis 24 Monate), die vorübergehende Besetzung von Führungspositionen sowie für indienspezifische Aufgaben. Lesen Sie mehr dazu unter Befristete Arbeitsverträge in Indien Falls Sie dieses Modell in Betracht ziehen.

Wie sollten Klauseln zur Übertragung von geistigem Eigentum für Mitarbeiter in Indien formuliert werden?

Die Klausel zur Übertragung von geistigem Eigentum ist der Punkt, an dem Gründer aus den USA, Großbritannien und anderen Ländern am häufigsten ins Straucheln geraten. Die US-amerikanische Rechtsdoktrin des „Work Made for Hire“ (Auftragswerk) überträgt in vielen Fällen automatisch die Rechte am geistigen Eigentum auf den Arbeitgeber. In Indien gibt es keine entsprechende Regelung zur automatischen Übertragung. Ohne eine ausdrückliche Klausel zur Übertragung von Rechten am geistigen Eigentum im Vertrag können der Programmcode, die Entwürfe, Erfindungen und kreativen Leistungen eines Arbeitnehmers standardmäßig dem Arbeitnehmer zustehen.

Tipps zum Verfassen von Texten:

• Verwenden Sie eine ausdrückliche Abtretungsformulierung. Formulieren Sie, dass der Mitarbeiter alle Rechte, Ansprüche und Anteile an allen während des Arbeitsverhältnisses geschaffenen Arbeitsergebnissen „hiermit abtritt und überträgt“ an das Unternehmen, und nicht nur, dass das Unternehmen „Eigentümer“ des geistigen Eigentums ist.
• Der Vertrag sollte sowohl urheberrechtlich schutzfähige Werke als auch patentierbare Erfindungen abdecken. Das indische Urheberrechtsgesetz von 1957 und das Patentgesetz von 1970 sehen unterschiedliche Regelungen zur Rechtsübergang vor; der Vertrag sollte beide Aspekte abdecken.
• Fügen Sie, soweit rechtlich möglich, eine Verzichtserklärung auf Urheberpersönlichkeitsrechte bei. Nach indischem Urheberrecht können bestimmte Urheberpersönlichkeitsrechte zwar nicht abgetreten, jedoch zu kommerziellen Zwecken darauf verzichtet werden.
• Behandeln Sie bereits bestehendes geistiges Eigentum. Falls der Mitarbeiter eigene Programmcodes, Entwürfe oder Erfindungen einbringt, führen Sie diese ausdrücklich auf, damit sie von der Arbeitsaufgabe ausgenommen sind.
• Regeln Sie die Verpflichtungen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Die Klausel sollte auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses gültig bleiben, damit das am letzten Arbeitstag geschaffene geistige Eigentum weiterhin dem Unternehmen gehört.

Eine unzureichende Klausel zum geistigen Eigentum kann zu erheblichen Problemen führen, wenn das Unternehmen versucht, das Arbeitsergebnis zu lizenzieren, eine Finanzierungsrunde durchzuführen (bei der die Rechtsberater der Investoren die Rechtslage hinsichtlich des geistigen Eigentums genau prüfen) oder sich gegen eine Klage eines Mitarbeiters zu verteidigen. Wisemonk enthält in allen Arbeitsverträgen, die wir für unsere Mandanten entwerfen, geprüfte und den indischen Rechtsvorschriften entsprechende Formulierungen zur Übertragung von geistigem Eigentum.

Wie sollten Kündigungsfristen und Kündigungsklauseln gestaltet werden?

In Indien gibt es keine gesetzlich festgelegte Kündigungsfrist für Angestellte. Die Kündigungsfrist wird vertraglich vereinbart, und die indischen Gerichte setzen die vertraglichen Bestimmungen durch. Typische Kündigungsfristen für Festangestellte liegen zwischen 30 und 90 Tagen. Für Führungskräfte gelten häufig Kündigungsfristen von 60 oder 90 Tagen, um die Geschäftskontinuität zu gewährleisten.

Hinweise zur Ausarbeitung:

• Geben Sie die Kündigungsfristen sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer an. Eine gegenseitige Kündigungsfrist schützt beide Seiten.
• Nehmen Sie eine Klausel über eine Abfindungszahlung auf. Diese ermöglicht es beiden Parteien, den Vertrag mit sofortiger Wirkung zu kündigen, indem sie den Gegenwert der Kündigungsfrist zahlen.
• Legen Sie gegebenenfalls Bestimmungen zur Freistellung während der Kündigungsfrist fest. Der Mitarbeiter erhält weiterhin sein Gehalt, ist jedoch während der Kündigungsfrist von der Arbeit freigestellt.
• Legen Sie die Kündigungsgründe klar fest. Fehlverhalten sollte definiert werden, bei Entlassungen aus betriebsbedingten Gründen sollte auf die einschlägigen landesrechtlichen Vorschriften verwiesen werden, und bei Kündigungen aus Leistungsgründen sollten dokumentierte PIP-Zyklen erforderlich sein.
• Verlangen Sie eine schriftliche Mitteilung. Mündliche Kündigungen und Aufhebungen des Arbeitsverhältnisses können angefochten werden. Eine schriftliche Mitteilung mit Zustellnachweis ist die Regel.

Gemäß dem neuen Lohnkodex muss die vollständige und endgültige Abrechnung innerhalb von zwei Arbeitstagen nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters abgeschlossen sein. Dies stellt eine wesentliche Änderung gegenüber der bisherigen Praxis dar, bei der die Abrechnungszyklen 30 bis 45 Tage dauerten. Unternehmen, die weiterhin monatliche Abrechnungszyklen anwenden, verstoßen damit technisch gesehen gegen die Compliance. Lesen Sie mehr dazu unter die neuen Arbeitsgesetzbücher.

Wie sieht die kontinuierliche Vertragsverwaltung über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus hinweg aus?

Die Erstellung des Angebotsschreibens ist der erste Schritt. Die Verwaltung des Vertrags im Rahmen jährlicher Überarbeitungen, Funktionswechsel, Versetzungen und Austritte stellt die eigentliche Herausforderung dar. Unternehmen, die den Vertrag als einmaliges Dokument betrachten, neigen dazu, Compliance-Lücken anzuhäufen. Unternehmen, die ihn als lebendiges Instrument betrachten, bleiben auf der sicheren Seite.

Lebensereignisse, die den Abschluss von Formalitäten erfordern:

• Jährliche Gehaltsanpassung: Ein Schreiben zur Gehaltsanpassung, in dem die Bestandteile des Gesamtvergütungspakets (CTC) sowie das Datum des Inkrafttretens aktualisiert und wesentliche Bedingungen (Kündigungsfrist, gesetzliche Leistungen) erneut bestätigt werden.
• Beförderung oder Funktionswechsel: Ein Schreiben zum Funktionswechsel, in dem die Funktionsbezeichnung, die Berichtslinie und (häufig) das CTC aktualisiert werden.
• Umzug in einen anderen Bundesstaat oder eine andere Stadt: Ein Umzugsbescheid, der den neuen Standort, die geltenden Landesgesetze (Gewerbe- und Betriebsvorschriften, Gewerbesteuer) sowie etwaige Umzugsbedingungen bestätigt.
• Bestätigung nach der Probezeit: Ein Bestätigungsschreiben, das den Übergang von der Probezeit in ein festes Arbeitsverhältnis formell festhält, häufig mit angepasstem CTC.
• Austritt und vollständige und endgültige Abrechnung: ein Entlassungsschreiben, ein Arbeitszeugnis und eine Abrechnungsaufstellung zur vollständigen und endgültigen Abrechnung innerhalb von zwei Arbeitstagen nach dem letzten Arbeitstag.
• Jede Änderung der Richtlinien oder Leistungen: ein schriftlicher Nachtrag oder ein überarbeitetes Richtlinien-Dokument, das vom Mitarbeiter bestätigt wurde.

Gemäß dem Arbeitsschutzgesetz sind nun digitale Aufzeichnungen vorgeschrieben. Speichern Sie Arbeitsverträge, Gehaltsanpassungen und Bestätigungen zur Einhaltung von Richtlinien in einem digitalen Personalverwaltungssystem mit Versionshistorie. Papierakten oder gemeinsam genutzte Laufwerke ohne Versionskontrolle erfüllen die neuen Formatvorgaben nicht.

Inwiefern unterstützt Wisemonk ausländische Unternehmen bei der Abwicklung von Einstellungsangeboten und Verträgen in Indien?

Wir entwerfen, prüfen und verwalten Angebotsschreiben und Arbeitsverträge für über 300 ausländische Unternehmen, die in Indien Personal einstellen. Für Kunden im Rahmen unseres EOR-Programms, das Vertragspaket ist Teil des Onboarding-Prozesses. Für Unternehmen mit einer eigenen indischen Niederlassung stellen wir Vertragsvorlagen und Workflows für die Verwaltung von Dokumenten über den gesamten Lebenszyklus zur Verfügung.

Unsere Themen:

• Vorlagen für Einstellungsangebote, die den indischen Vorschriften entsprechen und die neue Definition des Arbeitsentgelts, eine Aufschlüsselung des Gesamtvergütungspakets (CTC), gesetzliche Sozialleistungen, die Übertragung von geistigem Eigentum sowie Verweise auf das POSH-Gesetz enthalten.
• Arbeitsverträge (unbefristete und befristete), die gemäß den neuen Arbeitsgesetzen ausgearbeitet wurden und Kündigungsfristen, Kündigungsbestimmungen sowie Klauseln zum Schutz geistigen Eigentums enthalten, die vor indischen Gerichten Bestand haben.
• Bundesstaatsspezifische Anpassungen: Vertragsklauseln, die an Karnataka, Maharashtra, Tamil Nadu, Delhi und andere Bundesstaaten angepasst wurden, in denen Ihr Team ansässig ist.
• Dokumente zum Beschäftigungsverlauf: Bestätigungsschreiben zur Probezeit, Schreiben zur Gehaltsanpassung, Beförderungsschreiben, Versetzungsschreiben sowie Unterlagen zum Ausscheiden aus dem Unternehmen, einschließlich F&F-Abrechnungen, innerhalb von zwei Arbeitstagen.
• Digitale Dokumentation mit Versionshistorie, Bestätigungen durch die Mitarbeiter und revisionssicheren Nachweisen.
• Empfehlungen zur jährlichen Vertragsanpassung, sobald die staatlichen Vorschriften des Arbeitsgesetzbuchs im Jahr 2026 endgültig festgelegt sind.

Das Ziel ist einfach: Jeder Mitarbeiter in Indien verfügt über Unterlagen, die das Unternehmen schützen, den gesetzlichen Vorschriften entsprechen und dem Mitarbeiter Klarheit verschaffen. Wir betrachten dies ebenso sehr als Grundlage für die Mitarbeiterbindung wie für die Compliance, da Mitarbeiter in Indien in der Regel länger im Unternehmen bleiben, wenn sie Vertrauen in die Unterlagen haben, die ihrem Arbeitsverhältnis zugrunde liegen. Sehen Sie sich unsere Leitfaden zur Erstellung und zum Versand von Einstellungsangeboten in Indien für eine praxisnahe Anleitung.