Lohnabzüge: So funktionieren sie und was US-Arbeitgeber einbehalten (2026)

Warum ist der Betrag, der auf dem Bankkonto eines Mitarbeiters eingeht, fast immer geringer als das Gehalt, zu dessen Zahlung Sie sich verpflichtet haben? Diese Differenz entsteht durch Lohnabzüge: die Steuern, Sozialversicherungsbeiträge und gerichtlich angeordnete Beträge, die Sie vom Bruttolohn einbehalten, bevor Sie den Gehaltsscheck ausstellen.

Für US-Arbeitgeber ist die korrekte Abwicklung dieser Abzüge keine Option. Wenn Sie eine Einbehaltung, eine Satzänderung oder eine Abgabefrist versäumen, setzen Sie Ihr Unternehmen Strafen der US-Steuerbehörde (IRS) und unzufriedenen Mitarbeitern aus.

In diesem Leitfaden werden alle Arten von Lohnabzügen, die für das Jahr 2026 maßgeblichen Zahlen, die Berechnung des Nettolohns sowie die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften während des gesamten Prozesses ausführlich erläutert.

Was sind Lohnabzüge?

Lohnabzüge sind Beträge, die ein Arbeitgeber vom Gehalt eines Arbeitnehmers einbehält Bruttolohn zur Deckung von Steuern, Sozialleistungen und sonstigen Verpflichtungen, sodass der verbleibende Nettolohn dem Arbeitnehmer tatsächlich ausgezahlt wird.

Einige Abzüge sind gesetzlich vorgeschrieben, andere werden vom Arbeitnehmer gewählt, und einige wenige werden gerichtlich angeordnet. Jeder einzelne davon erscheint als separate Zeile auf der Gehaltsabrechnung des Arbeitnehmers Lohnabrechnung, weshalb eine übersichtliche Buchführung so wichtig ist. Da sich die Abzüge klar in Kategorien einordnen lassen, stellt sich als Nächstes die Frage, wie diese Kategorien konkret aussehen.

Welche Arten von Lohnabzügen gibt es?

Lohnabzüge in den USA lassen sich in drei Gruppen einteilen: obligatorische, freiwillige und gerichtlich angeordnete Abzüge. Für jede Gruppe gelten unterschiedliche Vorschriften und ein unterschiedlicher Ermessensspielraum für den Arbeitgeber. Die größte und am wenigsten verhandelbare Gruppe sind die obligatorischen Abzüge; beginnen Sie also dort.

Was sind obligatorische Lohnabzüge?

Obligatorische Lohnabzüge sind die Abzüge, zu deren Einbehaltung Sie gemäß Bundes-, Landes- und Kommunalrecht bei jedem Gehaltsscheck verpflichtet sind. Drei davon gelten für die meisten Arbeitnehmer in den USA:

1. Bundeseinkommensteuer: Sie behalten diesen Betrag auf der Grundlage der folgenden Angaben des Arbeitnehmers ein: Formular W-4 sowie die Quellensteuertabellen der IRS. Der Betrag steigt und sinkt je nach Einkommen und den Wahlmöglichkeiten des Arbeitnehmers bei der Steuererklärung.
2. Landes- und kommunale Einkommensteuern: Diese unterscheiden sich je nach Standort. In Florida und Texas wird keine staatliche Einkommensteuer erhoben, während in anderen Bundesstaaten, wie beispielsweise Kalifornien, höhere Steuersätze gelten, und Arbeitnehmer, die über die Staatsgrenzen hinweg tätig sind, können mit Regelungen zur gegenseitigen Anerkennung von Steuern auf Landesebene.
3. FICA-Abgaben: Sie behalten 6,2 % für die Sozialversicherung auf Löhne bis zu einem Betrag von Lohnbasis für das Jahr 2026 in Höhe von 184.500 US-Dollar, sowie 1,45 % für Medicare auf alle Löhne, wobei ein zusätzliche Medicare-Steuer in Höhe von 0,9 % auf Gehälter über 200.000 Dollar.

Diese drei Beträge sind gesetzlich festgelegt und lassen Ihnen wenig Spielraum. Die Arbeitnehmer entscheiden sich jedoch auch dafür, weitere Beträge einbehalten zu lassen, womit wir bei den freiwilligen Abzügen angelangt sind.

Was sind freiwillige Lohnabzüge?

Freiwillige Lohnabzüge sind Beträge, deren Einbehaltung ein Arbeitnehmer selbst beschließt, in der Regel für Leistungen, die Teil seines umfassenderen Vergütungspaket und senken dadurch häufig ihr zu versteuerndes Einkommen. Zu den gängigsten zählen:

• Altersvorsorgebeiträge: Beiträge in einen 401(k)- oder 403(b)-Plan vor Steuern senken das zu versteuernde Einkommen bereits jetzt. Die Die Obergrenze für Arbeitnehmer im Jahr 2026 beträgt 24.500 Dollar, wobei für Personen ab 50 Jahren ein Nachholbetrag in Höhe von 8.000 US-Dollar vorgesehen ist; viele Arbeitgeber leisten zudem einen entsprechenden Zuschuss.
• Beiträge für Kranken-, Zahn- und Augenversicherung: Wird je nach Vorsorgeplan häufig vor Steuern abgezogen, wodurch sich das der Einkommensteuer und der FICA-Steuer unterliegende Entgelt verringert.
• HSAs und FSAs: Vor Steuern zurückgestellte Beträge für medizinische Ausgaben. Für das Jahr 2026 hat die US-Steuerbehörde IRS den Höchstbetrag für das Gesundheits-FSA auf 3.400 US-Dollar und die HSA-Höchstbeträge auf 4.400 US-Dollar für Einzelpersonen sowie auf 8.750 US-Dollar für Familien festgelegt.
• Lebens- und Berufsunfähigkeitsversicherung: Eine vom Arbeitgeber finanzierte Versicherung, für die sich der Arbeitnehmer entscheidet und die je nach Versicherungsplan vor- oder nachsteuerlich abgeführt wird.
• Weitere Wahlen: Gewerkschaftsbeiträge, Spenden für wohltätige Zwecke und Pendlerzuschüsse, sofern diese angeboten werden.

Da die Mitarbeiter diese Leistungen selbst wählen, benötigen Sie eine eindeutige schriftliche Einwilligung, bevor Sie diese einbehalten. Einige dieser Entscheidungen wirken sich zudem auf Bonuszahlungen und sonstige Zusatzvergütungen aus.

Lesen Sie: Zulagen: Definition, Arten und Regelungen

Im Gegensatz zu obligatorischen und freiwilligen Abzügen gibt es eine dritte Kategorie, die vollständig von außerhalb des Arbeitsverhältnisses auferlegt wird: gerichtlich angeordnete Abzüge.

Die Rückzahlung eines Vorschusses ist ein klassischer freiwilliger Abzug – lesen Sie dazu unseren Leitfaden zu Gehaltsvorschüsse wie man es einrichtet.

Was sind gerichtlich angeordnete Lohnabzüge?

Gerichtlich angeordnete Lohnabzüge sind Lohnpfändungen, die Sie einbehalten müssen, wenn ein Gericht oder eine Behörde dies anordnet, beispielsweise zur Begleichung von Unterhaltszahlungen, unbezahlten Verbraucherschulden oder Steuerpfändungen. Das Bundesrecht legt Obergrenzen für die Höhe der einbehaltbaren Beträge fest, und diese Obergrenzen sind von Bedeutung:

• Privatverschuldung: Gemäß der Gesetz zum Schutz der Verbraucher bei der Kreditvergabe, darf die Pfändung höchstens 25 % des verfügbaren Einkommens oder den Betrag betragen, um den das wöchentliche verfügbare Einkommen das 30-Fache des bundesweiten Mindestlohns (7,25 US-Dollar pro Stunde, also 217,50 US-Dollar pro Woche) übersteigt, je nachdem, welcher Betrag niedriger ist.
• Kindesunterhalt und Ehegattenunterhalt: Bis zu 50 % des verfügbaren Einkommens, wenn der Arbeitnehmer einen Ehepartner oder ein Kind unterhält, und bis zu 60 %, wenn dies nicht der Fall ist; bei Unterhaltsrückständen von mehr als 12 Wochen werden zusätzlich 5 % gewährt.

Wenn Sie bei einer Pfändung einen Fehler begehen, können Sie für den Betrag haftbar gemacht werden, den Sie nicht einbehalten haben – unter Umständen zusätzlich zu Nachzahlung Ansprüche. Nachdem die drei Kategorien nun festgelegt sind, stellt sich in der Praxis die Frage, wie diese Abzüge in jeder Abrechnungsperiode vorgenommen werden.

Wie funktionieren Lohnabzüge in der Praxis eigentlich?

In der Praxis werden die Lohnabzüge in jeder Abrechnungsperiode auf der Grundlage des Einkommens des Arbeitnehmers, seiner W-4-Angaben und seiner Wahl der Sozialleistungen berechnet, anschließend einbehalten und an die zuständige Behörde abgeführt.

Die Bundeslohnsteuer richtet sich nach dem Formular W-4 und den IRS-Tabellen, die FICA-Abgabe entspricht einem pauschalen Prozentsatz des anspruchsberechtigten Entgelts, und die freiwilligen Abzüge sind die vom Arbeitnehmer gewählten Festbeträge. Was nach allen Abzügen verbleibt, ist das Nettogehalt.

Sobald die Beträge einbehalten wurden, überweisen Sie diese gemäß den jeweiligen Fristen an den IRS sowie an staatliche oder kommunale Behörden und führen am Jahresende einen Abgleich durch. Die meisten Teams wickeln dies über ein automatisiertes Lohnabrechnungssystem um manuelle Fehler zu vermeiden. Sobald Sie wissen, wie die Abzüge vorgenommen werden, lautet die Frage, die sich jeder Mitarbeiter stellt: Was bleibt übrig? – nämlich sein Nettolohn.

Lesen Sie: Personalabrechnung – Was das ist und wie man sie durchführt

Wie berechnet man das Nettogehalt eines Mitarbeiters?

Das Nettogehalt ergibt sich aus dem Bruttogehalt abzüglich aller obligatorischen, freiwilligen und gerichtlich angeordneten Abzüge; in der Praxis erfolgt die Berechnung in fünf Schritten:

1. Ermitteln Sie das Bruttogehalt für den Zeitraum (Jahresgehalt geteilt durch die Anzahl der Zahlungsperioden oder Stundenlohn multipliziert mit der Anzahl der Arbeitsstunden, zuzüglich etwaiger Überstunden oder Prämien).
2. Ziehen Sie die Pflichtabzüge ab: Bundessteuer, Landes- und Kommunalsteuer, Sozialversicherung und Medicare.
3. Ziehen Sie freiwillige Abzüge ab: Altersvorsorge, Versicherungsbeiträge sowie Beträge für HSA oder FSA.
4. Wenden Sie etwaige gerichtlich angeordnete Abzüge im Rahmen der oben genannten bundesweiten Obergrenzen an.
5. Ermitteln Sie das Nettoeinkommen, also den Betrag, der auf das Konto des Mitarbeiters überwiesen wird.

So sieht dies für einen Angestellten mit einem Gehalt von 60.000 Dollar aus, der zweimal im Monat bezahlt wird:

Die tatsächlichen Abzüge variieren je nach W-4-Formular und Bundesstaat des jeweiligen Mitarbeiters; betrachten Sie diese Angaben daher bitte als Beispiel und nicht als feststehendes Ergebnis. Der Nettobetrag bestimmt maßgeblich, wie Mitarbeiter ihr Gehalt wahrnehmen, und es ist hilfreich, sich darüber im Klaren zu sein, inwiefern sich die Lohnsteuern von der Einkommensteuer unterscheiden, die ein Mitarbeiter jährlich erklärt.

Lesen Sie: Lohnsteuer vs. Einkommensteuer – die wichtigsten Unterschiede.

Wie wirken sich Lohnabzüge auf das Nettoeinkommen der Beschäftigten aus?

Lohnabzüge bestimmen die Differenz zwischen Bruttolohn und Nettoverdienst, und der Zeitpunkt der jeweiligen Abzüge beeinflusst die Höhe der von einem Arbeitnehmer zu entrichtenden Steuern. Abzüge vor der Versteuerung (traditioneller 401(k)-Plan, die meisten Krankenkassenbeiträge, HSA) erfolgen vor der Versteuerung und senken das zu versteuernde Einkommen. Abzüge nach Steuern (Roth-Beiträge, einige Beiträge zur Berufsunfähigkeitsversicherung, Gewerkschaftsbeiträge) erfolgen nach der Versteuerung und verringern die Steuerlast nicht.

Das Nettoeinkommen variiert zudem je nach Überstunden, Prämien und sonstigen variable Vergütung. Je klarer Sie sich über all dies im Klaren sind, desto weniger Streitigkeiten bezüglich der Gehaltsabrechnung müssen Sie bearbeiten.

Siehe: Was ein „Gross-up“ ist und wann man ihn anwendet

Da diese Beträge vom Gehalt eines Arbeitnehmers abgezogen werden, trägt der Arbeitgeber die tatsächliche rechtliche Verantwortung dafür, dass sie korrekt berechnet werden.

Welche Pflichten hat ein Arbeitgeber im Zusammenhang mit Lohnabzügen?

Als Arbeitgeber sind Sie gesetzlich verpflichtet, die korrekten Beträge einzubehalten, diese fristgerecht abzuführen und korrekt zu melden. In der Praxis bedeutet dies vier fortlaufende Pflichten:

1. Ziehen Sie von jedem Gehaltsscheck den entsprechenden Betrag ab, der sich nach Ihrem Einkommen, Ihrem Steuerstatus und Ihren Wahlmöglichkeiten richtet.
2. Leisten Sie die Abführung von Quellensteuern und Sozialabgaben an die IRS, an staatliche und kommunale Behörden sowie an Dienstleister fristgerecht.
3. Führen Sie genaue Aufzeichnungen, darunter aufgelaufene Lohnsumme, damit Ihre Buchführung und Ihre Unterlagen übereinstimmen.
4. Erstellen Sie einen jährlichen Formular W-2 an jeden Mitarbeiter, in der die Einkünfte und Abzüge des Jahres zusammengefasst sind.

Wenn Sie in mehreren Bundesländern oder Ländern tätig sind, sollten Sie frühzeitig entscheiden, wie Sie diesen Bereich strukturieren möchten, beispielsweise ob Sie zentralisierte Lohn- und Gehaltsabrechnung an allen Standorten. Diese Entscheidung bestimmt, wie Sie die Compliance im Zuge Ihres Wachstums gestalten.

Siehe: Dezentrale Lohnabrechnung – eine Erläuterung & Was die globale Lohn- und Gehaltsabrechnung umfasst

Selbst sorgfältige Arbeitgeber unterlaufen Fehler; daher ist es hilfreich zu wissen, wo es bei Lohnabzügen am häufigsten zu Fehlern kommt.

Welche der häufigsten Fehler bei Lohnabzügen sollten vermieden werden?

Zu den häufigsten Fehlern bei der Lohnabrechnung zählen falsche Einbehaltungen, versäumte Fristen, mangelhafte Kommunikation und die falsche Einstufung von Arbeitnehmern. Achten Sie auf folgende Punkte:

• Falsche Quellensteuern: Ein veraltetes oder falsch ausgefülltes W-4-Formular führt zu zu geringen oder zu hohen Quellensteuerabzügen, was bei den Mitarbeitern Unmut hervorruft und den Jahresabschluss erschwert.
• Versäumte Fristen: Verspätete Einzahlungen von einbehaltenen Steuern führen zu Strafen und Zinsen seitens des IRS, die rasch ansteigen.
• Mangelnde Kommunikation: Die Änderung eines Abzugs, ohne den Mitarbeiter darüber zu informieren, untergräbt das Vertrauen und führt zu Streitigkeiten.
• Falsche Einstufung von Arbeitnehmern: Wenn Sie einen Mitarbeiter als Auftragnehmer behandeln, entfallen die vorgeschriebenen Quellensteuerabzüge; machen Sie sich daher vor der Beauftragung mit den Grenzen vertraut selbständige Auftragnehmer.

Für Teams mit einem hohen Anteil an Auftragnehmern ist ein Agent of Record kann einen Teil dieses Risikos auffangen.

Lesen Sie: Die Aufgaben eines Contractor of Record

Mit dem richtigen System und – oft – dem richtigen Partner lassen sich diese Fehler weitaus leichter vermeiden.

Wie können Sie Lohnabzüge korrekt verwalten?

Sie können Lohnabzüge präzise verwalten, indem Sie eine zuverlässige Lohnbuchhaltungssoftware mit klaren internen Prozessen kombinieren und die Arbeit an Spezialisten übertragen, sobald die Lohnabrechnung mehrere Bundesländer oder Länder umfasst. Es gibt drei gängige Vorgehensweisen.

Zunächst zur Software. Für ein Team, das in einem einzigen Land tätig ist, übernimmt eine moderne Lohnabrechnungssoftware automatisch die Berechnung der Quellensteuer, weist auf Satzänderungen hin und reicht die Unterlagen fristgerecht ein. Wenn Sie sich für ein Tool entscheiden möchten, finden Sie in unserem Vergleich von Paylocity im Vergleich zu ADP ist ein guter Ausgangspunkt.

Lesen Sie: Die 10 besten Alternativen zu Rippling

Zweitens: Outsourcing. Wenn sich manuelle Arbeit anhäuft, entscheiden sich viele Teams dafür, Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung Ein Anbieter übernimmt also den gesamten Prozess für sie.

Lesen Sie: Was ist Business Process Outsourcing?

Drittens: die internationale Expansion. Sobald Sie Mitarbeiter in einem anderen Land bezahlen, ändern sich die Rahmenbedingungen, und die erste Entscheidung betrifft die Wahl des geeigneten Modells. Unser Leitfaden zu EOR im Vergleich zur Lohnabrechnung erläutert die Vor- und Nachteile.

Lesen Sie: Der globale Leitfaden zur Lohn- und Gehaltsabrechnung 2026 & So führen Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung für ein globales Team durch

Auch hier spielen Definitionen eine Rolle, da die Abkürzungen tatsächliche Unterschiede hinsichtlich der Frage verschleiern, wer der rechtliche Arbeitgeber ist. Beginnen Sie damit, was ein Employer of Record tatsächlich ist.

Siehe: Was ist eine PEO? , Was ein Rahmenvertrag über Dienstleistungen (MSA) umfasst & Bewährte Vorgehensweisen bei der Bezahlung von Auftragnehmern im Ausland

Unabhängig davon, für welchen Weg Sie sich entscheiden, das Ziel ist dasselbe: jede Abzugsposten korrekt, jede Einreichung fristgerecht, jeder Mitarbeiter korrekt bezahlt. Wenn Sie diese Aufgaben lieber nicht intern abwickeln möchten, ist genau hier ein spezialisierter Partner für die Lohn- und Gehaltsabrechnung gefragt.

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