Was ist internationales Lohn- und Gehaltsabrechnungs-Outsourcing? Wie funktioniert es?

Was versteht man unter internationalem Lohn- und Gehaltsabrechnungs-Outsourcing?

Unter dem Begriff „internationales Lohn- und Gehaltsabrechnungs-Outsourcing“ versteht man die Beauftragung eines spezialisierten Dienstleisters mit der Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung für Ihre Mitarbeiter in anderen Ländern. Der Dienstleister berechnet den Brutto- und Netto-Lohn, zieht Einkommensteuer und Sozialabgaben ab, reicht die gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen ein, zahlt den Mitarbeitern den Lohn in der jeweiligen Landeswährung aus und führt die Buchhaltung gemäß den von den Behörden des jeweiligen Landes geforderten Standards.

Das entscheidende Wort ist „international“. Inländisch Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung Man überlässt die Vorschriften eines Landes einem einzigen Anbieter. Wenn man dies grenzüberschreitend tut, bedeutet dies, dass mehrere Regelwerke gleichzeitig angewendet werden müssen – in unterschiedlichen Währungen, nach unterschiedlichen Meldefristen und mit unterschiedlichen Definitionen dessen, was überhaupt als steuerpflichtiges Entgelt gilt. Der Arbeitsaufwand steigt nicht linear an. Jedes neue Land bringt seine eigenen Registrierungen, Fristen und Fehlerquellen mit sich.

Die meisten Unternehmen stoßen hier auf denselben Auslöser: das zweite oder dritte Land. Bei einer einzigen Einstellung im Ausland reichen ein Buchhalter und eine Tabellenkalkulation aus. Acht Neueinstellungen in drei Ländern bedeuten jedoch drei Steuerordnungen, drei unterschiedliche gesetzliche Fristen und einen Berichtsaufwand, für den niemand offiziell zuständig ist.

Was macht ein internationaler Lohnabrechnungsdienstleister eigentlich?

Der Leistungsumfang variiert je nach Vertrag, und die Diskrepanz zwischen dem, was Sie annehmen, und dem, was schriftlich festgehalten ist, ist der Ausgangspunkt für die meisten Streitigkeiten. Ein vollständiger Leistungsumfang umfasst in der Regel:

• Brutto-Netto-Berechnung: Anwendung der lokalen Steuertabellen, Freibeträge und Schwellenwerte auf die Einkünfte jedes einzelnen Mitarbeiters Lohnbestandteile.
• Gesetzlich vorgeschriebene Einbehaltung und Abführung: die richtige Entscheidung treffen Lohnabzüge für die Einkommensteuer und die Sozialversicherung, wobei die Zahlungen an die jeweiligen Behörden jeweils innerhalb der jeweils geltenden Fristen zu leisten sind.
• Erstellung von Gehaltsabrechnungen: die Ausstellung von Gehaltsabrechnungen in der Landessprache und im Format, das von den Mitarbeitern und den Aufsichtsbehörden erwartet wird, unter Angabe der vorgeschriebenen Einzelposten.
• Zahlungsabwicklung: Finanzierung und Freigabe Nettogehalt in Landeswährung, damit die Zahlung genau am vereinbarten Zahlungstermin eingeht und nicht erst zwei Tage später.
• Gesetzlich vorgeschriebene Berichterstattung und Einreichungen: monatliche, vierteljährliche und jährliche Steuererklärungen sowie die Steuerunterlagen zum Jahresende, die die Mitarbeiter persönlich einreichen müssen.
• Änderungsbearbeitung: Neueinstellungen, Austritte, Gehaltsanpassungen, rückwirkende Korrekturen und Zulage wie beispielsweise Prämien und Provisionen.
• Aufzeichnungen und Unterstützung bei der Prüfung: die Lohnunterlagen in jedem Land für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum aufzubewahren und diese auf Anfrage einer Behörde vorzulegen.

Ebenso wichtig ist, was in der Regel nicht dazu gehört: die Einstellung von Mitarbeitern, die arbeitsrechtliche Beratung, die Verwaltung von Sozialleistungen, die Bearbeitung von Einwanderungsangelegenheiten sowie die Durchführung von Leistungs- oder Beschwerdeverfahren. Diese fallen unter Outsourcing im Personalwesen oder ein Beschäftigungsmodell, nicht die Lohnabrechnung. Die Annahme, dass diese miteinander verknüpft sind, ist ein häufiger und kostspieliger Fehler.

Wie funktioniert das internationale Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung in der Praxis?

Der Ablauf erfolgt in einem sich wiederholenden monatlichen Zyklus. Sie übermitteln die Mitarbeiter- und Lohndaten bis zu einem vereinbarten Stichtag; der Dienstleister berechnet die Beträge und sendet Ihnen eine Lohnliste zur Freigabe zurück; Sie stellen die Mittel für die Zahlungen bereit; der Dienstleister zahlt die Mitarbeiter und die Behörden aus und liefert anschließend Lohnabrechnungen, Meldungen und Berichte. Jedes betroffene Land wiederholt diesen Ablauf nach seinem eigenen Kalender.

1. Stichtag: Sie melden Neueinstellungen, Austritte, Gehaltsänderungen, Abwesenheiten und variable Vergütungen. Alle Daten, die nach dem Stichtag eingehen, werden in den nächsten Abrechnungszyklus verschoben oder lösen eine außerplanmäßige Abrechnung aus, für die in der Regel eine Gebühr anfällt.
2. Berechnung: Der Anbieter wendet die jeweils geltenden Steuertabellen, Sozialabgabensätze und gesetzlichen Mindestbeträge des Landes an, um für jeden Mitarbeiter die Brutto-Netto-Berechnungen zu erstellen.
3. Prüfung und Genehmigung: Sie erhalten eine Lohn- und Gehaltsliste mit Abweichungen gegenüber dem letzten Abrechnungszeitraum. Dies ist Ihr Kontrollpunkt, und genau diesen Schritt überstürzen Unternehmen am häufigsten. Überprüfen Sie die einzelnen Posten, nicht die Summen.
4. Finanzierung: Sie überweisen das Nettogehalt zuzüglich der gesetzlich vorgeschriebenen Beträge und Gebühren entweder länderweise oder auf ein einziges Sammelkonto. Grenzüberschreitende Überweisungen benötigen eine Bearbeitungszeit, weshalb die Einzahlungsfristen bereits einige Tage vor dem Zahltag liegen.
5. Auszahlung: Die Mitarbeiter erhalten ihre Vergütung in Landeswährung auf lokale Konten, und die Gehaltsabrechnungen werden über ein Portal oder per sicherer E-Mail bereitgestellt.
6. Übermittlung und Einreichung: Die einbehaltenen Steuern und Abgaben werden an die jeweiligen Behörden abgeführt, und die regelmäßigen Erklärungen werden eingereicht. Bitten Sie in jedem Abrechnungszeitraum um eine Einreichungsbestätigung, anstatt dies erst zum Jahresende zu tun.
7. Berichterstattung und Abstimmung: Sie erhalten eine Hauptbuchdatei, Kostenstellenaufschlüsselungen und Länderberichte, die Ihr Finanzteam mit den Bankdaten und den Konten abgleicht.

Der Faktor, der still und leise den größten Schaden anrichtet, ist der Kalender. Die Länder unterscheiden sich hinsichtlich Zahlungszyklen und Zahlungszeiträume, wie viele Tage vor dem Zahltag die Überweisungen verbucht sein müssen und ob ein Feiertag das Datum vorverlegt oder verschiebt. Legen Sie vor der Inbetriebnahme für jedes Land einen schriftlichen Kalender fest und betrachten Sie diesen als Teil Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung als Prozess und nicht als operatives Detail.

Was sind die wichtigsten Modelle des internationalen Lohn- und Gehaltsabrechnungs-Outsourcings?

Es gibt vier Möglichkeiten. Ein Partner vor Ort übernimmt die Lohnabrechnung in einem einzelnen Land, in dem Sie bereits über eine Niederlassung verfügen. Ein Aggregator bietet Ihnen einen einzigen Vertrag für mehrere Länder an und vergibt die lokalen Aufgaben an Subunternehmer. Ein Anbieter mit einer einzigen Plattform verwaltet mehrere Länder über seine eigene Software. Ein „Employer of Record“ stellt die Mitarbeiter rechtlich für Sie ein, sodass keine eigene Niederlassung erforderlich ist.

Partner vor Ort (ICP)

Sie schließen einen Vertrag direkt mit einem lokalen Lohnbuchhaltungsdienstleister ab. Dieser kennt die Vorschriften des jeweiligen Landes im Detail, steht in der Regel in regelmäßigem Kontakt mit den Behörden und erkennt lokale Sonderfälle, die einer globalen Plattform entgehen. Der Preis dafür ist eine Zersplitterung: Fünf Länder bedeuten fünf Verträge, fünf Dateiformate, fünf Servicelevels und fünf unterschiedliche Antworten auf die Frage: „Wo befinden sich unsere Lohndaten?“

Lohnabrechnungs-Aggregator

Ein Aggregator verkauft Ihnen einen Vertrag, eine Schnittstelle und eine Rechnung und leitet die eigentliche Arbeit dann hinter den Kulissen an Partner im jeweiligen Land weiter. Dies löst das Verwaltungsproblem schnell und ist oft die einzige praktikable Option für „Long-Tail“-Länder. Die Fragen, die Sie stellen sollten, lauten: Wer sind die Subunternehmer, können diese ohne Vorankündigung wechseln und wer haftet, wenn einer von ihnen eine Frist versäumt? Die gleiche Unterscheidung gilt für Beschäftigungsmodelle, die wir in Eigenunternehmen im Vergleich zu einem Aggregator (EOR).

Weltweite Lohn- und Gehaltsabrechnung über eine einzige Plattform

Hier wickelt ein Anbieter die Lohn- und Gehaltsabrechnung für jedes erfasste Land mithilfe einer von ihm kontrollierten Software ab und bietet Ihnen somit ein einheitliches Datenmodell, vergleichbare Berichte und einen einheitlichen Prüfpfad. Dies ist die beste Option für Finanzteams, die konsolidierte Zahlen benötigen. Die Einschränkung liegt in der Abdeckung, da nur wenige Anbieter die Lohn- und Gehaltsabrechnung tatsächlich überall dort selbst durchführen, wo sie diese anbieten. Unsere Leitfäden zu globale Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste und So funktioniert die globale Lohn- und Gehaltsabrechnung Befassen Sie sich eingehender mit der Bewertung der angegebenen Deckung.

Employer of Record (EOR)

Ein Employer of Record Dies ist eine andere Art von Lösung. Anstatt die Lohnabrechnung in Ihrem Auftrag durchzuführen, wird der EOR zum rechtlichen Arbeitgeber des Arbeitnehmers in diesem Land, stellt den Arbeitsvertrag aus und übernimmt die damit verbundenen Arbeitgeberpflichten. Sie behalten die tägliche Leitung der Arbeit. Dies ist das einzige Modell, das es Ihnen ermöglicht, jemanden in einem Land, in dem Sie keine eingetragene Gesellschaft haben, ordnungsgemäß zu bezahlen; aus diesem Grund werden EOR-Dienstleistungen und Lohnbuchhaltungs-Outsourcing so oft verwechselt.

Ist das Outsourcing der internationalen Lohn- und Gehaltsabrechnung dasselbe wie die Inanspruchnahme eines „Employer of Record“?

Nein. Beim Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung wird die Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen Dienstleister übertragen, während Sie weiterhin der rechtliche Arbeitgeber bleiben. Ein „Employer of Record“ wird zum rechtlichen Arbeitgeber in dem jeweiligen Land und übernimmt damit auch die arbeitsrechtlichen Verpflichtungen. Der Test ist einfach: Wenn Sie keine Niederlassung in dem Land haben, reicht das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung allein nicht aus, um die gesetzlichen Vorschriften zu erfüllen.

Die beiden sind eher Komplementäre als Konkurrenten. Zahlreiche Unternehmen betreiben ein EOR in den Ländern, in denen sie nur wenige Mitarbeiter beschäftigen, und lagern die Lohn- und Gehaltsabrechnung in den Ländern aus, in denen sie eine eigene Niederlassung unterhalten. Unsere Aufschlüsselung von EOR im Vergleich zur Lohnabrechnung legt fest, wo die einzelnen Optionen enden. Zwei weitere Überlegungen sollten Sie berücksichtigen, bevor Sie sich entscheiden: Wie Mitarbeiterkategorie was bei den einzelnen Modellen funktioniert und was gemeinsame Beschäftigung Sie tatsächlich dazu verpflichtet.

Zwei benachbarte Modelle werden in dieselbe Diskussion einbezogen, was nicht der Fall sein sollte. Eine Personalvermittlungsagentur stellt den Arbeitnehmer nicht nur zur Verfügung, sondern beschäftigt ihn auch – was eine andere geschäftliche Vereinbarung darstellt, wie unser Vergleich eines EOR und eine Personalvermittlungsagentur erläutert. Ein „Agent of Record“ deckt eher Auftragnehmer als Arbeitnehmer ab, was wir in „Agent of Record“ im Vergleich zu „Employer of Record“.

Wie viel kostet das Outsourcing der internationalen Lohn- und Gehaltsabrechnung?

Anbieter berechnen ihre Gebühren auf drei Arten: als monatliche Gebühr pro Mitarbeiter, als Gebühr pro verarbeiteter Gehaltsabrechnung oder als Prozentsatz des Gesamtlohnvolumens. Hinzu kommen Einrichtungs- und Länder-Onboarding-Gebühren sowie der Spread bei der Währungsumrechnung und in einigen Modellen eine Einzahlungskaution.

Der in der Überschrift genannte Preis entspricht selten den Gesamtkosten. Aus diesem Grund können sich zwei Angebote mit demselben Preis pro Mitarbeiter erheblich voneinander unterscheiden, sobald Mindestbeträge, Arbeiten zum Jahresende und Währungsspannen hinzugerechnet werden. Unser Leitfaden zu Preise für das Outsourcing im Personalwesen verfolgt dasselbe Muster dienstübergreifend, und der Vergleich von Interne Lohn- und Gehaltsabrechnung im Vergleich zur Auslagerung ist der richtige Ausgangspunkt, wenn Sie noch unentschlossen sind, ob Sie überhaupt umziehen möchten. Um die Gesamtbeschäftigungskosten anstelle der Bearbeitungskosten zu modellieren, nutzen Sie unser Rechner für Personalkosten.

Welche Vorteile bietet die Auslagerung der internationalen Lohn- und Gehaltsabrechnung?

Die Vorteile sind eher spezifischer als allgemeiner Natur: Lokale Gesetzesänderungen werden für Sie umgesetzt, Einreichungsfristen hängen nicht mehr vom Gedächtnis einer einzelnen Person ab, Mitarbeiter werden korrekt in ihrer eigenen Währung bezahlt, und Ihr Finanzteam erhält einen einheitlichen Satz an Zahlen. Zudem benötigen Sie kein internes Fachwissen mehr in jedem Land, in dem Sie Mitarbeiter beschäftigen.

• Lokale Vorschriften sind die Aufgabe von jemandem: Steuertabellen, Beitragssätze und Meldeformate ändern sich nach einem eigenen Zeitplan. Ein Dienstleister verfolgt diese Änderungen in jedem Land, in dem Sie tätig sind – eine Aufgabe, die Sie andernfalls intern finanzieren müssten.
• Weniger manuelle Bearbeitung: Die Berechnung, die Erstellung von Gehaltsabrechnungen und die Archivierung werden in ein eigens dafür entwickeltes System verlagert, was die praktische Umsetzung von Automatisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung für ein verteiltes Team.
• Weniger verspätete Einreichungen: Versäumte Fristen sind die häufigste Ursache für vermeidbare Strafen bei der grenzüberschreitenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, und sie sind fast immer eher ein zeitliches Problem als ein Problem mangelnder Kenntnisse.
• Schnellerer Markteintritt: Sie können Mitarbeiter in einem neuen Land bezahlen, ohne dort zunächst eine Lohn- und Gehaltsabrechnung einrichten zu müssen, was die Abfolge eines globale Expansionsstrategie.
• Einheitliches Mitarbeitererlebnis: Eine korrekte, pünktliche Bezahlung und eine Gehaltsabrechnung, die man tatsächlich verstehen kann, ist ein entscheidender Faktor für die Mitarbeiterbindung in einem dezentralisierte Belegschaft, nicht nur ein Administrator-Konto.
• Kosten, die sich mit der Mitarbeiterzahl skalieren: Sie zahlen pro Mitarbeiter, anstatt feste Gehalts- und Softwarekosten zu tragen – dies ist das Standardargument für Outsourcing von Geschäftsprozessen auf die Gehaltsabrechnung angewendet.

Welche Risiken birgt das internationale Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung, und wie lassen sich diese minimieren?

Durch Outsourcing wird die Arbeit ausgelagert, nicht jedoch die Haftung. Bei jedem Modell – mit Ausnahme des „Employer of Record“-Modells – bleiben Sie der rechtliche Arbeitgeber, sodass sich die Behörden zunächst an Sie wenden. Zu den Risiken, die im Vertrag geregelt werden sollten, zählen eine falsche Einstufung, das Risiko einer Betriebsstätte, Datenschutz, Dateneigentum sowie die Konzentration auf einen einzigen Anbieter.

• Falsche Einstufung von Arbeitnehmern: Die Tatsache, dass Sie jemanden über einen Lohnabrechnungsdienstleister als Auftragnehmer bezahlen, macht diese Person noch nicht zu einem Auftragnehmer. Wenn das Arbeitsverhältnis vor Ort wie ein Arbeitsverhältnis aussieht, müssen Sie damit rechnen, dass es auch als solches behandelt wird.
• Risiko im Zusammenhang mit einer Betriebsstätte: Ein Lohnabrechnungsdienstleister schützt Sie nicht davor, durch die tatsächlichen Tätigkeiten Ihrer Mitarbeiter im Land eine steuerpflichtige Präsenz zu begründen, insbesondere wenn diese Verträge unterzeichnen oder Umsätze erzielen.
• Datenschutzpflichten: Lohn- und Gehaltsdaten sind sensible personenbezogene Daten. Ihre grenzüberschreitende Übermittlung bringt Verpflichtungen hinsichtlich der Datenübermittlung und -verarbeitung mit sich, unter anderem gemäß der DSGVO für Mitarbeiter in der EU und im Vereinigten Königreich. Erkundigen Sie sich nach der Liste der Unterauftragsverarbeiter, dem Übermittlungsmechanismus und dem tatsächlichen Speicherort der Daten zum Zeitpunkt Ihrer Unterzeichnung.
• Der Verlust der Kontrolle über die eigenen Daten: Sollte die einzige vollständige Lohn- und Gehaltshistorie im System des Anbieters in einem Format vorliegen, das Sie nicht exportieren können, wird ein Anbieterwechsel weitaus schwieriger, als er sein sollte. Legen Sie das Exportformat und die Aufbewahrungsfristen von Anfang an im Vertrag fest.
• Versteckte Vergabe an Subunternehmer: Im Aggregator-Modell wird Ihre Lohnabrechnung möglicherweise von einem Unternehmen durchgeführt, das Sie noch nie geprüft haben. Erkundigen Sie sich, welche Länder im eigenen Besitz sind und welche an Subunternehmer vergeben werden, und verlangen Sie eine Vorankündigung, bevor ein lokaler Partner wechselt.
• Währung und Zeitpunkt der Finanzierung: Der Wechselkursspread stellt echte Kosten dar, und eine verspätete Finanzierung ist ein echtes Versagen. Legen Sie die Kursquelle, die Marge und die Finanzierungsfrist für jedes Land fest, anstatt dies den Marktteilnehmern zu überlassen.
• Geringe Rechenschaftspflicht: Eine Gutschrift in Höhe der Gebühren für einen Monat stellt keine Entschädigung für eine landesweite Strafgebühr dar. Bitte betrachten Sie die Haftungsbegrenzung und die Verpflichtung zur Fehlerkorrektur im Zusammenhang, da das eine ohne das andere nur sehr wenig aussagt.

Bei fast allen handelt es sich um vertragliche Probleme und nicht um Qualitätsmängel seitens der Lieferanten; aus diesem Grund lauten unsere Empfehlungen zu Outsourcing-Verträge sollten Sie vor den Vertragsverhandlungen unbedingt lesen, und warum ein jährlicher Compliance-Prüfung Die Zeit, die Sie in die Einarbeitung Ihres Anbieters investieren, zahlt sich aus, sobald der Betrieb aufgenommen ist.

Worauf sollten Sie bei einem Anbieter für internationales Lohn- und Gehaltsabrechnungs-Outsourcing achten?

Beurteilen Sie einen Anbieter anhand von fünf Kriterien: In welchen Ländern ist er selbst tätig, anstatt Aufträge an Subunternehmer zu vergeben? Wer unterzeichnet die gesetzlich vorgeschriebenen Unterlagen und in wessen Namen? Wie sauber und exportierbar sind die Daten? Wie werden Fehler behoben und innerhalb welcher Frist? Und wie einfach können Sie den Anbieter wechseln? Software-Demos geben Ihnen zu fast keinem dieser Punkte Aufschluss.

• Eigene Deckung im Vergleich zur aufgeführten Deckung: Bitten Sie um eine Aufschlüsselung der Länderliste nach eigenen Betrieben und von Partnern betriebenen Betrieben und überprüfen Sie, ob die für Sie relevanten Länder auf der richtigen Seite dieser Trennlinie stehen.
• Wer unterzeichnet die Unterlagen: Ermitteln Sie den Namen des Unternehmens, das die jeweilige Steuererklärung einreicht, und vergewissern Sie sich, dass dieses über die dafür erforderliche lokale Registrierung verfügt.
• Integration in Ihre Systeme: ein Anbieter, der keine Daten mit Ihrem HRIS und die Hauptbuchhaltung wird Ihrem Team jeden Monat erneut die Abstimmungsarbeit aufbürden.
• Fehlerbehandlung beim Schreiben: Was geschieht, wenn ein Mitarbeiter zu wenig bezahlt wurde, wer finanziert die Korrektur, wie schnell erfolgt die Auszahlung und wer spricht mit dem Mitarbeiter?
• Vertrags- und Ausstiegsbedingungen: Kündigungsfrist, Datenexportformat und Unterstützung bei der Umstellung werden mit derselben Sorgfalt behandelt wie Verwaltung von Arbeitsverträgen.
• Referenzen in Ihren Ländern: Eine Referenz aus einem Land, in dem der Anbieter ansässig ist, sagt nichts über ein Land aus, in das er Unteraufträge vergibt. Fordern Sie beides an.

Falls Sie ein formelles Auswahlverfahren durchführen, ist unser Leitfaden zur Lieferantenauswahl bietet Ihnen eine Bewertungsstruktur, die Sie wiederverwenden können, und unsere Bewertung von Personalmanagement-Software umfasst die Systeme, mit denen Ihre Lohndaten kommunizieren müssen.

Wie vollzieht man den Wechsel von der internen Lohn- und Gehaltsabrechnung zu einem externen Dienstleister?

Gehen Sie Land für Land vor, anstatt alles auf einmal umzustellen. Legen Sie den Umfang für die einzelnen Länder fest, bereinigen Sie die Mitarbeiterdaten, vereinbaren Sie die Vertragsbedingungen und Servicelevels, ordnen Sie alle Gehaltsbestandteile zu, führen Sie einen vollständigen Abrechnungszyklus parallel zu Ihrer bestehenden Lohn- und Gehaltsabrechnung durch und nehmen Sie dann die Umstellung vor. Der parallele Lauf ist der Schritt, den niemand überspringen sollte.

1. Umfang der Länder und des Modells: Listen Sie alle Länder mit der jeweiligen Mitarbeiterzahl auf, vermerken Sie, wo Sie eine Niederlassung unterhalten, und entscheiden Sie für jedes Land, ob dort eine Auslagerung der Lohnabrechnung oder ein Beschäftigungsmodell erforderlich ist. Länder mit nur einem oder zwei Mitarbeitern erfordern oft eine andere Herangehensweise als Ihr größter Standort.
2. Überprüfen Sie die Mitarbeiterdaten: Steueridentifikationsnummern, Bankverbindungen, Eintrittsdaten, vertraglich vereinbarte Arbeitsstunden, Wahl der Sozialleistungen und Zahlen seit Jahresbeginn. Die Datenqualität entscheidet darüber, wie der erste Zyklus verläuft, und sie ist fast immer schlechter, als das Team erwartet.
3. Ordnen Sie alle Vergütungsbestandteile zu: Für jede Zulage, Erstattung und jeden Abzug muss je nach Land festgelegt werden, ob diese steuerpflichtig oder steuerfrei ist. Nicht zugeordnete Elemente sind der häufigste Grund für eine fehlerhafte erste Gehaltsabrechnung.
4. Vereinbaren Sie den Vertrag, den Zeitplan und die Servicelevels: Stichtage, Förderfristen, Genehmigungszeiträume, Fristen für die Fehlerkorrektur, Haftung und Ausstiegsbedingungen, die für jedes Land einzeln und nicht pauschal für alle Länder festgelegt werden.
5. Führen Sie einen Zyklus parallel aus: Verarbeiten Sie die Daten desselben Monats auf beide Arten und gleichen Sie sie auf den Cent genau pro Mitarbeiter ab. Unterschiede, die Sie nicht erklären können, sind Fehler, und Sie sollten diese aufdecken, solange der alte Prozess noch läuft.
6. Nach drei Zyklen die Daten auswerten und überprüfen: Stellen Sie den alten Prozess ein und überprüfen Sie anschließend nach Abschluss des dritten Zyklus offiziell die Richtigkeit, Pünktlichkeit und die Einreichungsbestätigungen. Beheben Sie den Prozess, nicht nur die einzelnen Fehler.

Sollte es Teil Ihres Plans sein, Personen gleichzeitig in ein Beschäftigungsmodell zu überführen, dann ist unser Leitfaden zur Umsetzung von EOR befasst sich speziell mit diesem Übergang, und unser Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter Der Leitfaden beschreibt, was der Mitarbeiter in dieser Situation erleben sollte.

Was läuft beim ersten ausgelagerten Lohnabrechnungszyklus schief?

Aufgrund unserer Erfahrung beim Onboarding von mehr als 300 internationalen Unternehmen und bei der Abwicklung der Gehaltsabrechnung für über 2.000 Mitarbeiter lassen sich feststellen, dass Probleme in der ersten Abrechnungsrunde immer wiederkehrend sind und fast keine davon auf Softwareprobleme zurückzuführen sind. Sie sind auf unvollständige Mitarbeiterdaten, einen Stichtagskalender, der von niemandem genehmigt wurde, nicht zugeordnete Gehaltsbestandteile sowie einen Tag verspätet eingehende Zahlungen zurückzuführen.

• Unvollständige Stammdaten: Eine fehlende Steuernummer oder ein veraltetes Bankkonto führt dazu, dass die Gehaltszahlung eines Mitarbeiters ausbleibt, und dieser einzelne Fall beansprucht mehr Aufmerksamkeit als die übrigen neunundneunzig zusammen.
• Ein Kalender, dem niemand zugestimmt hat: Der Anbieter geht von einer Frist von fünf Arbeitstagen vor dem Zahltag aus, Ihre Personalabteilung rechnet mit zwei, und die Änderungen für den ersten Monat gehen zu spät ein, um noch bearbeitet werden zu können.
• Nicht zugeordnete Freimengen: Eine Leistung, die in Ihrem bisherigen Verfahren als steuerfrei behandelt wurde, wird nun erstmals korrekt besteuert, das Nettogehalt sinkt, und die Mitarbeiter bemerken dies sofort. Legen Sie die Behandlung vor der Inbetriebnahme fest und informieren Sie die Mitarbeiter darüber.
• Verspätete Finanzierung: Grenzüberschreitende Überweisungen benötigen eine Abwicklungszeit, sodass eine am Zahltag freigegebene Zahlung erst danach eintrifft. Berücksichtigen Sie die Einzahlungsfrist in Ihrem Finanzkalender, nicht nur den Termin für die Gehaltsabrechnung.
• Ein einziger Genehmiger: Wenn eine Person das alleinige Genehmigungsrecht innehat und auf Reisen ist, wird der Ablauf unterbrochen. Benennen Sie vor dem ersten Durchlauf – nicht währenddessen – pro Land einen Stellvertreter.
• Es erfolgt keine Abstimmung mit dem Hauptbuch: Die Gehaltsabrechnung kann korrekt durchgeführt worden sein und dennoch in der Buchhaltung fehlerhaft erscheinen. Legen Sie das Dateiformat für das Hauptbuch bereits bei der Implementierung fest, nicht erst am Ende des ersten Monats.

Bei einer jährlichen Lohnsumme von mehr als 20 Millionen US-Dollar zeigt sich ein einheitliches Muster: Die Dienstleister machen selten Rechenfehler, und die Unternehmen versagen selten in ihrer Absicht. Probleme treten an den Übergabepunkten auf. Falls Ihr Team noch wenig Erfahrung damit hat, finden Sie in unseren Einführungen zu Arbeitgeber-Lohnsteuer und So führen Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung durch sollten vor Beginn der Umsetzung weitergegeben werden.

Was sollten Sie klären, bevor Sie die internationale Lohn- und Gehaltsabrechnung auslagern?

Drei Entscheidungen klären alle weiteren Fragen. Verfügen Sie in jedem Land über eine eigene juristische Person, oder benötigen Sie einen Partner, der die Mitarbeiter für Sie einstellt? Möchten Sie einen einzigen Dienstleister für alle Länder oder in jedem Land die beste lokale Lösung? Und welche Bereiche der Lohn- und Gehaltsabrechnung behalten Sie intern bei, unabhängig davon, was der Dienstleister anbietet?

• Entität oder keine Entität: Hier liegt die Weggabelung. „No Entity“ bedeutet „Employer of Record“, und unser Leitfaden zu Einstellung internationaler Mitarbeiter umfasst die Sequenzierung.
• Ein Anbieter oder mehrere: Durch Konsolidierung erzielen Sie eine einheitliche Berichterstattung, während Spezialisierung Ihnen lokale Fachkompetenz verschafft. Die meisten Unternehmen entscheiden sich letztendlich für eine kleine Anzahl von Anbietern statt für einen einzigen, wie unsere Untersuchung von Personal-Outsourcing-Unternehmen zeigt.
• Was Ihnen in Erinnerung bleibt: Die Genehmigung, der Abgleich und das Mitarbeitergespräch sollten intern bleiben, auch wenn die Bearbeitung selbst extern erfolgt. Diese Grenze gehört in Ihren Internationale Personalstrategie, sowie die Art und Weise, wie Sie damit umgehen globale Mobilität wenn Menschen zwischen verschiedenen Ländern umziehen.

Warum entscheiden sich globale Unternehmen für Wisemonk?

Wisemonk ist ein In Indien ansässiger „Employer of Record“. Wir unterstützen globale Unternehmen dabei, Mitarbeiter in Indien einzustellen, zu vergüten und zu verwalten, ohne eine lokale Niederlassung gründen zu müssen, und wir stellen sicher, dass die mit jedem Abrechnungszyklus verbundenen Compliance-Anforderungen korrekt erfüllt werden, anstatt erst bei einer Prüfung aufgedeckt zu werden.

Wir haben mehr als 300 internationale Kunden beim Onboarding gewonnen, betreuen über 2.000 Mitarbeiter und wickeln eine jährliche Lohnsumme von mehr als 20 Millionen US-Dollar ab. Unsere Kunden bewerten uns auf G2 mit 4,8 von 5 Punkten. Mehr dazu erfahren Sie auf unserer Seite mit Bewertungen.

Fünf Gründe, aus denen sich Unternehmen an uns wenden:

1. Employer of Record: Wir treten als rechtlicher Arbeitgeber für Ihre neuen Mitarbeiter auf, erstellen rechtskonforme Arbeitsverträge und sorgen dafür, dass neue Mitarbeiter innerhalb weniger Tage für den Einsatz bereit sind. Sehen Sie sich unsere EOR-Dienstleistung welche Leistungen enthalten sind.
2. Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Compliance mit gesetzlichen Vorschriften: monatliche Abrechnung, Quellensteuerabzug, gesetzliche Sozialabgaben, Meldungen und Gehaltsabrechnungen – all dies wird von einem Team durchgeführt, das sich ausschließlich damit befasst und sich stets über aktuelle Gesetzesänderungen auf dem Laufenden hält.
3. Zahlungen an Auftragnehmer und Agent of Record: vorschriftsmäßige Verträge, Rechnungsstellung und lokale Zahlungen für freiberufliche Auftragnehmer, einschließlich der Unterlagen, die die Einstufung rechtlich absichern. Unser Leitfaden zu Bezahlung von Auftragnehmern im Ausland behandelt die Grundsätze, nach denen wir vorgehen.
4. Personalbeschaffung und Talentsuche: Wir suchen und prüfen Kandidaten und unterstützen Sie dabei, diese gemäß Ihren Kriterien unter Vertrag zu nehmen; anschließend stellen wir sie für Sie ein. Unser Personalvermittlungsservice läuft parallel zum EOR-Modell und nicht als separater Übergangsprozess.
5. Onboarding, Ausstattung, Sozialleistungen und Unterstützung durch die Personalabteilung: Einstellungsangebote und Arbeitsverträge, Hintergrundüberprüfungen, die Beschaffung und Auslieferung von Laptops, die Krankenversicherung sowie die laufende Personalbetreuung für das von Ihnen zusammengestellte Team.

Derzeit betreuen wir Unternehmen, die in Indien Personal einstellen, und wir expandieren rasch in den US-amerikanischen und britischen Markt. Wenn also ein Teil Ihrer internationalen Lohnabrechnung über Indien abgewickelt wird, übernehmen wir diesen Teil für Sie von Anfang bis Ende – und wir teilen Ihnen offen mit, wenn ein Land außerhalb unseres Tätigkeitsbereichs liegt, anstatt Sie an einen nicht namentlich genannten Partner weiterzuleiten.

Unternehmen aus den USA, Großbritannien und Europa vertrauen darauf, dass wir ihre Teams vorschriftsmäßig und zügig aufbauen. Das sagen unsere Kunden:

„Ich bin sehr froh, dass ich Wisemonk entdeckt habe. Die Zusammenarbeit mit dem Unternehmen war ein reines Vergnügen, und die Liebe zum Detail ist beeindruckend. Sie haben uns dabei geholfen, ihr Preismodell zu verstehen, hochqualifizierte Fachkräfte zu finden, Vorstellungsgespräche mit ihnen zu führen und sie anschließend beim Onboarding einzustellen. Ich habe ihnen Kriterien für die Art von Mitarbeitern genannt, die wir suchten, und sie haben diese erfüllt. Die Kandidaten, die sie für uns gefunden haben, gehören zu den besten Ingenieuren, mit denen ich je zusammengearbeitet habe. Ich empfehle Wisemonk jedem, der Unterstützung bei der Personalbeschaffung benötigt.“ Dan Sampson, Leiter der Technikabteilung bei Cobu