Lohnbestandteile: Ein umfassender Leitfaden für Arbeitgeber in den USA

Haben Sie schon einmal mit einem neuen Mitarbeiter ein Gehalt vereinbart und dann festgestellt, dass sein erster Netto-Lohn deutlich geringer ausfiel? Diese Differenz lässt sich durch die einzelnen Lohnbestandteile erklären. Dabei handelt es sich um die einzelnen Elemente – die Bezüge Ihrer Mitarbeiter, die von Ihnen einbehaltenen Abzüge und Steuern sowie die Kosten, die Ihnen als Arbeitgeber entstehen –, die bei jeder Lohnabrechnung das vereinbarte Gehalt in einen korrekten Netto-Lohn umwandeln.

In diesem Leitfaden werden alle Bestandteile der US-Lohnabrechnung in leicht verständlicher Sprache erläutert. Wenn Sie sich zunächst einen Überblick darüber verschaffen möchten, wie das gesamte System zusammenhängt, beginnen Sie mit unserem Leitfaden zur Funktionsweise der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Beginnen wir mit dem Gesamtüberblick: den drei Gruppen, denen jede Komponente zugeordnet ist.

Aus welchen Bestandteilen setzt sich die Lohnabrechnung zusammen?

Lohnbestandteile sind die einzelnen Posten, aus denen sich das Entgelt eines Mitarbeiters in jedem Abrechnungszeitraum zusammensetzt. Sie lassen sich in drei Gruppen einteilen: Entgelt (was Sie zahlen), Abzüge und Steuern (was Sie einbehalten) sowie Arbeitgeberbeiträge (was Sie zusätzlich zahlen). Zusammen sorgen diese Bestandteile dafür, dass aus einem Bruttogehalt ein korrekter und vorschriftsmäßiger Lohnscheck wird.

Im Großen und Ganzen lässt sich jede Lohn- und Gehaltskomponente einer dieser drei Gruppen zuordnen:

• Ergebnis: das Bruttogehalt, das ein Mitarbeiter verdient, einschließlich Grundgehalt, Überstundenvergütung, Prämien und Provisionen.
• Abzüge und Steuern: die vom Bruttolohn einbehaltenen Beträge, wie beispielsweise Bundes- und Landessteuern, Rentenbeiträge und Krankenkassenbeiträge.
• Arbeitgeberbeiträge: die Kosten, die Ihnen zusätzlich zu den Löhnen entstehen, einschließlich des Arbeitgeberanteils an der Lohnsteuer und den Sozialleistungen.

Diese drei Gruppen lassen sich nebeneinander besser erkennen; daher finden Sie hier einen Vergleich.

Nachdem wir nun den Überblick gewonnen haben, beginnen wir dort, wo jeder Gehaltsscheck seinen Ursprung hat: beim Verdienst.

Aus welchen Vergütungsbestandteilen setzt sich die Lohnabrechnung zusammen?

Das Entgelt umfasst alle Beträge, die ein Arbeitnehmer vor Abzügen erhält; diese werden zusammen als Bruttolohn bezeichnet. Dazu gehören das Grundgehalt oder der Stundenlohn sowie etwaige Zusatzzahlungen wie Überstundenvergütung, Prämien, Provisionen, Trinkgelder und bezahlter Urlaub. Das Entgelt ist für die meisten Arbeitnehmer der größte und sichtbarste Bestandteil der Lohnabrechnung.

Was versteht man unter Bruttolohn?

Das Bruttogehalt ist der Gesamtbetrag, den ein Mitarbeiter in einem Abrechnungszeitraum vor Abzügen verdient. Bei Angestellten entspricht es dem Jahresgehalt geteilt durch die Anzahl der Abrechnungszeiträume; bei Stundenkräften ergibt es sich aus den geleisteten Arbeitsstunden multipliziert mit dem Stundenlohn. Das Bruttogehalt ist der Ausgangswert, von dem aus jeder Lohnabzug berechnet wird. Ein Einkommensbestandteil, der Arbeitgebern häufig Probleme bereitet, sind Überstunden.

Wie funktioniert die Überstundenvergütung?

Überstunden sind eine Zusatzvergütung für Arbeitsstunden, die ein nicht ausgenommener Arbeitnehmer über die 40-Stunden-Woche hinaus leistet; diese wird gemäß dem Bundesgesetz „Fair Labor Standards Act“ mit dem 1,5-fachen des regulären Stundenlohns vergütet. Ausgenommene Arbeitnehmer, bei denen es sich in der Regel um Angestellte handelt, deren Gehalt einen festgelegten Schwellenwert übersteigt, haben keinen Anspruch darauf. Die Regelung wird festgelegt durch das US-Arbeitsministerium.

Es ist wichtig, bei der Berechnung genau zu sein, denn falsch berechnete Überstunden sind eine häufige Ursache für Lohnforderungen. Unser Leitfaden zur Berechnung von Überstunden führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess. Über die reguläre Arbeitszeit hinaus verdienen viele Mitarbeiter zudem durch Prämien und Provisionen einen Zusatzverdienst.

Was sind Prämien, Provisionen und Zusatzvergütungen?

Bonuszahlungen, Provisionen und sonstige Zulagen, die zusätzlich zum regulären Lohn gezahlt werden, werden als Zusatzvergütung bezeichnet. Bonuszahlungen dienen als Belohnung für Leistungen oder das Erreichen von Meilensteinen, Provisionen sind an den Umsatz gekoppelt, und beide werden als Einkommen besteuert. Die US-Steuerbehörde (IRS) behandelt diese als Zusatzlohn mit eigenen Quellensteuerregelungen.

Wie all diese Teile zusammenpassen, bezeichnet man als Vergütungsstruktur.

Auch regelmäßige Gehaltserhöhungen gehören hierher (siehe Leistungsbezogene Gehaltserhöhungen). Nicht in Anspruch genommene bezahlte Freistellungstage, die ausgezahlt werden, gelten ebenfalls als Verdienst.

Unser Leitfaden zu Berechnung des PTO zeigt, wie die periodengerechte Abgrenzung funktioniert. Sobald Sie alle Einnahmen addiert haben, folgt als nächste Gruppe die Abzüge.

Welche Abzüge werden vom Gehalt der Mitarbeiter vorgenommen?

Abzüge sind die Beträge, die Sie vom Bruttolohn einbehalten, bevor dieser an den Arbeitnehmer ausgezahlt wird. Sie lassen sich in zwei Kategorien unterteilen: Pflichtabzüge wie Steuern und gerichtlich angeordnete Pfändungen sowie freiwillige Abzüge wie Altersvorsorge und Versicherungen. Jeder dieser Abzüge verringert den Bruttolohn auf dem Weg zum Nettolohn. Eine erste sinnvolle Unterscheidung ergibt sich danach, wann das Geld besteuert wird.

Was ist der Unterschied zwischen Abzügen vor Steuern und Abzügen nach Steuern?

Abzüge vor Steuern werden vor der Berechnung der Einkommensteuer abgezogen und senken das zu versteuernde Einkommen; Beispiele hierfür sind 401(k)-Beiträge, Einzahlungen in HSA- und FSA-Konten sowie viele Krankenversicherungsbeiträge. Abzüge nach Steuern erfolgen nach der Versteuerung, wie beispielsweise Roth-401(k)-Beiträge und Lohnpfändungen. Unser Leitfaden zu Abzüge vor und nach der Besteuerung erläutert den Unterschied.

Viele dieser Abzüge dienen der Finanzierung von Sozialleistungen für Mitarbeiter, die einer genaueren Betrachtung bedürfen.

Welche Abzüge von Sozialleistungen sind üblich?

Die Abzüge für Sozialleistungen decken den Arbeitnehmeranteil an den betrieblichen Sozialleistungen ab. Zu den gängigsten zählen Beiträge zur Kranken-, Zahn- und Augenversicherung, Beiträge zur Altersvorsorge, Lebens- und Berufsunfähigkeitsversicherungen sowie steuerbegünstigte Konten wie ein HSA- oder FSA-Konto. Diese sind in der Regel freiwillig und werden während der offenen Anmeldephase ausgewählt.

Zusammen mit den vom Arbeitgeber gewährten Zusatzleistungen bilden diese die Vergütung eines Arbeitnehmers Nebenleistungen.

Die Krankenversicherung stellt häufig den größten Posten dar, und manche Arbeitgeber nutzen eine Gruppenkrankenversicherung über einen PEO um die Kosten zu senken.

Altersvorsorgebeiträge können nach einem Unverfallbarkeitsplan bevor der Arbeitgeberzuschuss vollständig dem Arbeitnehmer zusteht. Allerdings ist nicht jeder Abzug freiwillig; manche werden gerichtlich angeordnet.

Was sind Lohnpfändungen?

Lohnpfändungen sind gerichtlich oder behördlich angeordnete Abzüge, die direkt vom Lohn eines Arbeitnehmers einbehalten werden, um eine Schuld zu begleichen. Zu den gängigen Arten zählen Unterhaltszahlungen für Kinder, nicht gezahlte Steuern (Steuerpfändungen), notleidende Studiendarlehen und Insolvenzbeschlüsse. Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, diese Beträge einzubehalten und abzuführen, wobei die vom Bund festgelegten Obergrenzen gelten, die einen Teil des Lohns schützen.

Da die Vorschriften festlegen, wie viel entnommen werden darf, kommt es auf Genauigkeit an; lesen Sie dazu unseren Leitfaden zum Thema Verfahren zur Lohnpfändung und Schutzmaßnahmen. Die größten Abzüge auf jedem Gehaltsscheck sind jedoch die Steuern.

Welche Lohnsteuern fallen an?

Lohnsteuern sind die obligatorischen Steuern, die vom Arbeitsentgelt einbehalten und an den Staat abgeführt werden. Dazu gehören die Bundessteuer, gegebenenfalls die Landes- und Kommunalsteuern sowie die FICA-Beiträge, aus denen die Sozialversicherung und Medicare finanziert werden. Die Arbeitgeber behalten den Arbeitnehmeranteil ein und leisten zusätzlich ihre eigenen Beiträge. Für die meisten Arbeitnehmer stellt die Bundessteuer den größten Teil der Einbehaltung dar.

Wie hoch ist der Einbehalt der Bundessteuer?

Die Quellensteuer richtet sich nach dem Formular W-4 des Arbeitnehmers, seinem Steuerstatus und seinem Einkommen. In den USA gelten für das Jahr 2026 sieben Steuerklassen mit Steuersätzen zwischen 10 % und 37 %, sodass höhere Einkünfte mit höheren Grenzsteuersätzen besteuert werden. Der Arbeitgeber nutzt das Formular W-4, um bei jeder Gehaltszahlung den richtigen Betrag einzubehalten.

Die Steuerklassen für das Jahr 2026 und der Standardfreibetrag (16.100 US-Dollar für Alleinstehende und 32.200 US-Dollar für gemeinsam Veranlagte, Stand 2026) stammen aus dem Jährliche Inflationsanpassungen des IRS.

Die Einkommensteuer wird häufig mit der Lohnsteuer verwechselt; unser Leitfaden zum Thema Lohnsteuer vs. Einkommensteuer trennt diese beiden Bereiche voneinander. Als Nächstes folgen die Steuern, aus denen die Sozialversicherung und Medicare finanziert werden.

Was sind Sozialversicherungs- und Medicare-Abgaben (FICA)?

FICA umfasst zwei Abgaben. Die Sozialversicherung beträgt 6,2 % des Lohns sowohl seitens des Arbeitnehmers als auch seitens des Arbeitgebers, bis zu einer jährlichen Lohnbemessungsgrundlage von 184.500 US-Dollar für das Jahr 2026. Der Medicare-Beitrag beträgt jeweils 1,45 % auf beiden Seiten, wobei keine Lohnobergrenze gilt. Insgesamt beläuft sich der FICA-Beitrag auf 15,3 %, der zu gleichen Teilen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt wird.

Auf Arbeitnehmerentgelte über 200.000 US-Dollar wird eine zusätzliche Medicare-Steuer in Höhe von 0,9 % erhoben. Die aktuellen Sätze werden von der IRS, sowie die jährliche Lohnbemessungsgrundlage durch die Sozialversicherungsbehörde. Zusätzlich zu den Beiträgen der Arbeitnehmer müssen die Arbeitgeber eigene Lohnsteuern entrichten.

Welche Lohnsteuern zahlt der Arbeitgeber?

Arbeitgeber zahlen zusätzlich zu den Löhnen ihre eigenen Lohnsteuern. Dazu gehören der Arbeitgeberanteil von 6,2 % zur Sozialversicherung und 1,45 % zur Medicare (der FICA-Arbeitgeberanteil), die Bundesarbeitslosensteuer (FUTA) sowie die Landesarbeitslosensteuer (SUTA). Die FUTA beträgt 6,0 % auf die ersten 7.000 US-Dollar des Lohns jedes Arbeitnehmers und wird durch die staatliche Gutschrift häufig auf effektiv 0,6 % reduziert.

Arbeitgeber, die ihre Zahlungen an die staatliche Arbeitslosenversicherung pünktlich leisten, erhalten in der Regel diese Gutschrift in Höhe von 5,4 %, gemäß IRS-Veröffentlichung 926; bitte beachten Sie, dass bei einigen Modellen mit Gutschriftsminderung ein höherer effektiver Zinssatz gilt.

Unser Leitfaden zu den Lohnsteuern für Arbeitgeber schlüsselt diese einzeln auf. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten US-Lohnsteuersätze für das Jahr 2026.

Rechnet man diese Arbeitgeberkosten zum Bruttolohn hinzu, erhält man die tatsächlichen Kosten für einen Mitarbeiter. Aus diesem Grund suchen viele Teams Unterstützung, bevor die Lohnabrechnung zu kompliziert wird.

Was ist der Unterschied zwischen Brutto- und Nettoentgelt?

Das Bruttogehalt ist der Betrag, den ein Arbeitnehmer verdient, bevor Abzüge vorgenommen werden; das Nettogehalt, auch als „Netto“ bezeichnet, ist der Betrag, der nach allen Abzügen und Steuern auf seinem Bankkonto eingeht. Die Differenz zwischen beiden Beträgen entspricht der Summe aller Abzüge von diesem Gehaltsscheck. Das Nettogehalt ist der Betrag, auf den die Arbeitnehmer am meisten Wert legen.

Einen detaillierteren Einblick in die Berechnung des Endbetrags finden Sie in unserer Erläuterung unter Nettogehalt. Ein einfaches Beispiel verdeutlicht den Ablauf.

Der oben angegebene Steuerbetrag dient nur zur Veranschaulichung; die tatsächliche Quellensteuer hängt vom W-4-Formular des Arbeitnehmers ab. Der Nettolohn sowie alle Abzüge, die zu diesem Betrag geführt haben, sind auf der Gehaltsabrechnung des Arbeitnehmers aufgeführt.

Was ist auf einer Gehaltsabrechnung aufgeführt?

Eine Gehaltsabrechnung ist ein Beleg, der die Einzelposten einer einzelnen Gehaltszahlung auflistet. Sie enthält das Bruttogehalt, die einzelnen einbehaltenen Steuern und Abzüge, etwaige Arbeitgeberbeiträge sowie das daraus resultierende Nettogehalt, in der Regel mit den Summen für den aktuellen Zeitraum und seit Jahresbeginn (YTD). Hier werden alle Bestandteile der Gehaltsabrechnung übersichtlich zusammengefasst.

Eine typische US-Gehaltsabrechnung enthält:

• Bruttogehalt: Gesamtergebnis der Berichtsperiode zuzüglich des Gesamtbetrags seit Jahresbeginn.
• Einbehaltene Steuern: Einkommensteuer auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene sowie Sozialversicherung und Medicare.
• Abzüge: Altersvorsorge, Versicherungen und etwaige Pfändungen.
• Arbeitgeberbeiträge: die FICA-Zuschüsse und die Kosten für Sozialleistungen, die aus Gründen der Transparenz ausgewiesen werden.
• Nettovergütung: der Nettobetrag, der Ihnen nach Abzug aller Abzüge verbleibt.

Übersichtliche, korrekte Gehaltsabrechnungen schaffen Vertrauen, und ein automatisiertes Lohnabrechnungssystem stellt sicher, dass jede Zeile korrekt ist. Wie oft dieser Beleg bei Ihnen eintrifft, hängt von Ihrer Zahlungshäufigkeit ab.

Wie oft erhalten die Mitarbeiter ihr Gehalt?

Die Zahlungshäufigkeit gibt an, wie oft Sie die Gehaltsabrechnung durchführen und Gehaltsschecks ausstellen. Die vier gängigen Zahlungsintervalle in den USA sind wöchentlich, zweiwöchentlich (alle zwei Wochen), halbmonatlich (zweimal im Monat) und monatlich. Zweiwöchentlich ist dabei am weitesten verbreitet. In einigen Bundesstaaten ist eine Mindestzahlungshäufigkeit vorgeschrieben, sodass die Wahl nicht vollständig bei Ihnen liegt.

Der richtige Rhythmus wirkt sich auf den Cashflow und die Art und Weise aus, wie Sie Arbeitsstunden abrechnen; unser Leitfaden zu Zahlungszyklen und Zahlungszeiträume vergleicht die Optionen.

Auch hier spielt die Personalzahl eine wichtige Rolle (siehe Berechnungen der Vollzeitäquivalente). Die Häufigkeit der Zahlungen und die Bestandteile der Vergütung unterscheiden sich zudem je nachdem, ob es sich bei dem Arbeitnehmer um einen Angestellten oder einen Auftragnehmer handelt.

Inwiefern unterscheiden sich die Lohnbestandteile für Angestellte und Auftragnehmer?

Bei einem W-2-Angestellten führen Sie Quellensteuern ab und zahlen den Arbeitgeberanteil an FICA, FUTA und SUTA. Bei einem 1099-NEC-Auftragnehmer zahlen Sie den vereinbarten Betrag ohne Abzüge, und dieser trägt seine Selbstständigensteuer selbst. Die Einstufung des Arbeitnehmers bestimmt somit, welche Lohnbestandteile zur Anwendung kommen.

Einige wenige Rollen liegen dazwischen, da sie gesetzlich angestellter Mitarbeiter, die nach besonderen Vorschriften besteuert werden.

Außerdem entgehen Auftragnehmern die Arbeitgeberleistungen, wie aus unserem Leitfaden zu Sozialleistungen für 1099-Arbeitnehmer erklärt.

Die falsche Einstufung eines Arbeitnehmers ist kostspielig; die IRS-Klassifizierungstest ist die Standardquelle.

Falls Sie noch überlegen, wie Sie das alles umsetzen sollen, bietet unser Vergleich von EOR im Vergleich zur Lohnabrechnung hilft. Unabhängig von der Konfiguration ist Präzision das Ziel, das alle Komponenten miteinander verbindet.

Wie stellen Sie sicher, dass die Lohnbestandteile korrekt sind?

Eine korrekte Lohnabrechnung hängt von hochwertigen Daten, aktuellen Steuertabellen und konsequenten Überprüfungen ab. Führen Sie ordentliche Mitarbeiterakten, wenden Sie in jedem Abrechnungszyklus die richtigen Sätze an, gleichen Sie jeden Abrechnungslauf ab und nutzen Sie zuverlässige Software oder einen Dienstleister. Kleine Fehler summieren sich schnell zu Strafen und Vertrauensverlust, daher zahlt sich Vorbeugung aus.

Das häufigste Missverständnis in Bezug auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist, dass sie einfach sei. Und das ist gefährlich.

John Bernatovicz, Gründer von Willory und Mitautor des Buches „Payroll Like a Boss“, im Gespräch mit Thomson Reuters. In der Praxis sieht eine zuverlässige Routine zur Lohn- und Gehaltsabrechnung wie folgt aus:

1. Halten Sie Ihre Unterlagen auf dem neuesten Stand: Arbeitszeiten, Vergütungssätze, W-4-Formulare und die Wahl der Sozialleistungen für jeden Mitarbeiter.
2. Wenden Sie die richtigen Sätze an: Verwenden Sie bei jeder Gehaltsabrechnung die für das jeweilige Jahr geltenden Steuer- und Beitragssätze.
3. Bitte führen Sie vor der Zahlung einen Abgleich durch: Überprüfen Sie bei jeder Gehaltsabrechnung den Bruttobetrag, die Abzüge und den Nettobetrag.
4. Reichen Sie die Unterlagen fristgerecht ein und hinterlegen Sie sie rechtzeitig: die Lohnsteuern fristgerecht abführen, um Strafen zu vermeiden.
5. Führen Sie regelmäßig eine Überprüfung durch: Überprüfen Sie die Auswertungen und bewahren Sie die Unterlagen für die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist auf.

Die vollständige Choreografie finden Sie auf unserer Bewährte Verfahren in der Lohn- und Gehaltsabrechnung Der Leitfaden geht noch tiefer.

Sie sind neu in der Selbstverwaltung (siehe So führen Sie die Lohnabrechnung für ein kleines Unternehmen durch)? Der Nutzen, wenn man dies richtig umsetzt, ist offensichtlich, und unsere Kunden erleben ihn hautnah.

Wie sieht die korrekte Abrechnung der Lohnbestandteile in der Praxis aus?

Wenn alle Komponenten korrekt abgewickelt werden, erhalten die Mitarbeiter bei jeder Gehaltsabrechnung pünktlich genau den richtigen Betrag, und die Arbeitgeber müssen sich darüber keine Gedanken mehr machen. Diese Zuverlässigkeit ist es, was unsere US-Kunden am häufigsten hervorheben, wenn sie die Zusammenarbeit mit uns beschreiben.

Wisemonk hat alle meine Mitarbeiter innerhalb von ein oder zwei Tagen beim Onboarding in das System aufgenommen. Die Gehälter meiner Mitarbeiter wurden am Tag nach dem Eingang meiner Zahlung ausgezahlt. Alle Gehaltszahlungen erfolgen pünktlich, und ich kann Wisemonk wärmstens empfehlen.

Frank Menes, Gründer und Geschäftsführer von Senem RFP. Weiterlesen Kundenbewertungen. Hinter dieser Zuverlässigkeit steht ein Team, das den gesamten Umfang der Lohn- und Gehaltsabrechnungskomponenten verwaltet, und genau hier Wisemonk kommt ins Spiel.

Warum sollten Sie sich für Wisemonk entscheiden, um Ihre Lohnabrechnung zu verwalten?

Wisemonk ist ein in Indien ansässiger „Employer of Record“, der globale Unternehmen dabei unterstützt, Fachkräfte einzustellen, zu vergüten und zu verwalten, ohne eine lokale Niederlassung gründen zu müssen. Nun bieten wir diese bewährten Verfahren im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung auch Teams in den USA und darüber hinaus an.

Wir kümmern uns um alle in diesem Leitfaden behandelten Lohn- und Gehaltsbestandteile, sodass zwischen Bruttolohn und dem endgültigen Gehaltsscheck nichts unter den Tisch fällt. So sieht die Zusammenarbeit mit uns aus:

• Korrekte Einkünfte und Abzüge: Wir berechnen in jedem Abrechnungszyklus das Bruttogehalt, die Überstunden und das Nettogehalt korrekt.
• Umfassende Steuerabwicklung: wir kümmern uns darum Steuerabzug sowie die Einreichungen, damit diese fristgerecht und ohne Strafgebühren erfolgen.
• Die richtigen Werkzeuge: Wir führen die Lohnabrechnung mit moderner Software durch und können Ihnen beim Vergleich helfen Lohnabrechnungsplattformen.
• Sozialleistungen und Freizeit: von der Einschreibung bis zur angestauter Urlaubsanspruch, stellen wir sicher, dass das gesamte Paket den Vorschriften entspricht.
• Ein Partner, der Sie auf Ihrem Wachstumskurs begleitet: unser EOR-Dienstleistungen Skalieren Sie ab Ihrer ersten Einstellung aufwärts.
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