Definition des Begriffs „gemeinsame Beschäftigung“: Vor- und Nachteile sowie Möglichkeiten zur Risikominimierung

Was geschieht, wenn zwei Unternehmen rechtlich gemeinsam die Verantwortung für denselben Arbeitnehmer tragen? Dies ist die Grundlage des „Co-Employment“-Modells, das US-Unternehmen nutzen, um Personalangelegenheiten auszulagern und gleichzeitig die Kontrolle über ihre Teams zu behalten. Wenn man es richtig macht, lässt sich mit diesem Modell die Personalbeschaffung schnell ausweiten. Macht man es falsch, können die Kosten in Millionenhöhe an Steuernachzahlungen, Bußgeldern und Vergleichszahlungen im Rahmen von Sammelklagen anfallen.

Was versteht man unter gemeinsamer Beschäftigung?

Bei Wisemonk, haben wir das weltweite Onboarding von mehr als 300 Unternehmen unterstützt, Gehaltsabrechnungen im Wert von über 20 Millionen US-Dollar abgewickelt und mehr als 2.000 Mitarbeiter eingestellt, wodurch wir einen genauen Einblick darin gewonnen haben, wie sich die gemeinsame Beschäftigung in der Praxis auswirkt.

Bei der gemeinsamen Beschäftigung handelt es sich um eine vertragliche Vereinbarung, bei der sich zwei Organisationen die rechtlichen Arbeitgeberpflichten für denselben Arbeitnehmer teilen. In der Regel gilt, dass ein Professional Employer Organization (PEO) oder ein Employer of Record (EOR) kümmert sich um Gehaltsabrechnung, Steuern, Sozialleistungen und Compliance, während das Kundenunternehmen die operative Kontrolle über die Personalbeschaffung, die Leistungsbewertung und die Projektleitung im Tagesgeschäft behält.

Die Vereinbarung wird durch einen schriftlichen Vertrag geregelt, der in der Regel als Kundendienstvereinbarung (CSA) oder Rahmenvertrag über Dienstleistungen (MSA). Das Die US-Steuerbehörde IRS erkennt zertifizierte professionelle Arbeitgeberorganisationen an gemäß den Abschnitten 3511 und 7705 des Internal Revenue Code, der den formellen steuerrechtlichen Rahmen des Bundes für die gemeinsame Beschäftigung festlegt.

In einem typischen Co-Employment-Verhältnis verteilen sich die Zuständigkeiten wie folgt:

Der Kunde gibt das Eigentum an seinem Unternehmen nicht ab. Der PEO oder EOR greift nicht in die Produktstrategie oder die Personalpolitik ein. Jede Seite bleibt in ihrem Zuständigkeitsbereich, der durch den CSA geregelt ist.

Wie funktioniert die gemeinsame Beschäftigung in der Praxis?

Aus unserer Erfahrung mit der Begleitung von Hunderten grenzüberschreitender Onboardings wissen wir, dass die praktische Frage, die Kunden stellen, so gut wie nie lautet: „Wie lautet die Definition?“, sondern vielmehr: „Wer haftet, wenn etwas schiefgeht?“ Die Antwort hängt davon ab, wie im Vertrag die Kontrolle und die Verwaltung voneinander abgegrenzt werden.

Im Rahmen einer Co-Employment-Vereinbarung sehen die Mitarbeiter den Namen des PEO auf ihren Gehaltsabrechnungen, unterstehen jedoch bei ihrer täglichen Arbeit weiterhin dem Kunden. Der PEO nutzt seine eigenen Bundes-Arbeitgeberidentifikationsnummer (FEIN) zur Abführung von Lohnsteuern und Sozialabgaben. Der Kunde behält die volle Kontrolle über Einstellungsentscheidungen, das Leistungsmanagement und die Unternehmenskultur.

Das Modell taucht am häufigsten in vier Szenarien auf:

• Kleinunternehmen mit einem PEO: Ein US-amerikanisches Unternehmen mit 20 Mitarbeitern arbeitet mit einem PEO zusammen, um die Lohnabrechnung, die Krankenversicherung, den 401(k)-Plan und die Compliance mit den Personalvorschriften abzuwickeln. Der PEO wird für steuerliche Zwecke zum rechtlichen Arbeitgeber; der Geschäftsinhaber leitet das Team. Der Leitlinien des IRS zu PEOs behandelt dies für Zwecke der Bundessteuer als eine übliche Vereinbarung mit einem Drittzahler.
• Vermittlungen durch Personalagenturen: Eine Personalvermittlungsagentur stellt Leiharbeitskräfte ein und vermittelt diese an einen Kunden. Die Agentur bezahlt die Arbeitskraft und kümmert sich um die Sozialleistungen; der Kunde überwacht die tägliche Arbeit. Beide Parteien können gemäß dem DOL als Arbeitgeber gelten. Doktrin des gemeinsamen Arbeitgebers.
• Freiberufler über Agenturen: Eine Kreativagentur vermittelt freiberufliche Designer an einen Kunden. Die Agentur kümmert sich um die Abwicklung der Zahlungen und Verträge; der Kunde legt den Umfang und den Zeitplan des Projekts fest.
• Gemeinschaftsunternehmen: Zwei Unternehmen arbeiten bei einem Projekt zusammen und stellen Mitarbeiter ein, die beiden Unternehmen unterstehen; dies ist im Baugewerbe und bei Großprojekten von Unternehmen üblich.

In jedem Fall stellt sich dieselbe rechtliche Frage: Welche Partei übt genügend Kontrolle über den Arbeitnehmer aus, um haftbar zu sein, wenn etwas schiefgeht? Lesen Sie dazu unseren Leitfaden für die Einstellung internationaler Mitarbeiter wie sich diese Logik über Grenzen hinweg auswirkt.

Welche Vorteile bietet die gemeinsame Beschäftigung?

Diese Vorteile erklären, warum eine Branche, in der rund 4,5 Millionen US-Arbeitnehmer beschäftigt sind, weiter wächst.

Bei den über 300 Unternehmen, die wir bisher über das Onboarding gewonnen haben, zeigt sich ein einheitliches Muster: Die richtige Partnerschaft im Rahmen einer gemeinsamen Beschäftigung senkt die Verwaltungskosten, erweitert den Zugang zu Sozialleistungen und verringert das Risiko der Compliance. Die Vorteile lassen sich in sieben Themenbereiche einteilen.

Zugang zu Sozialleistungen auf Fortune-500-Niveau

PEOs bündeln Hunderttausende von Mitarbeitern verschiedener Kunden, wodurch kleine und mittelständische Arbeitgeber Zugang zu Leistungen in den Bereichen Kranken-, Zahn- und Augenversorgung, Altersvorsorge, psychische Gesundheit sowie Pendlerunterstützung zu Tarifen erhalten, die normalerweise großen Arbeitgebern vorbehalten sind.

Die Umfrage des US-Amtes für Arbeitsstatistik zu Sozialleistungen für Arbeitnehmer zeigt, dass der Zugang zu Sozialleistungen bei kleinen Unternehmen deutlich höher ist, wenn ein Personalpartner einbezogen wird.

Umfassende Dienstleistungen im Bereich Lohnabrechnung und Steuererklärungen

Der PEO oder EOR berechnet die Gehälter, wickelt die Überweisungen ab, reicht die vierteljährlichen Lohnsteuern ein und integriert die Lohnabrechnung mit der Zeiterfassung. Die Fehlerquote sinkt, die Finanzteams benötigen weniger Zeit für den Abgleich, und die Steuererklärungen gehen fristgerecht beim IRS ein. Weitere Informationen finden Sie in unserem Umfassender Leitfaden zum Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess.

Fachwissen im Bereich der Compliance auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene

Das US-Arbeitsrecht gilt auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene. Ein PEO beschäftigt eigene Fachleute, die Aktualisierungen des FLSA, landesweite Lohnvorschriften, Meldepflichten im Rahmen des ACA sowie Änderungen der OSHA-Vorschriften zur Arbeitssicherheit verfolgen und diese anschließend in kundenorientierte Leitlinien umsetzen. Lesen Sie dazu unseren Leitfaden unter Bewährte Verfahren zur Compliance im Personalwesen.

Versicherungsschutz im Rahmen der Arbeitsunfallversicherung

Die PEO schließt Arbeitsunfallversicherungen ab, bearbeitet Schadensfälle, führt Sicherheitsüberprüfungen durch und organisiert Schulungen, um Arbeitsunfälle zu vermeiden und die Haftung der Arbeitgeber zu verringern.

Personalunterstützung und Talentstrategie

PEOs bieten Unterstützung bei Stellenbeschreibungen, Vergütungsbenchmarking, Leistungsmanagement, Mitarbeiterengagement und Fluktuationsanalysen. Kunden ohne eigene Personalabteilung erhalten kompetente Beratung auf Führungsebene, ohne einen Chief People Officer einstellen zu müssen. Lesen Sie diesen Leitfaden zum Thema Bewährte Verfahren für die strategische Personalplanung Um mehr zu erfahren.

Schnellere Expansion in neue Märkte

Durch Co-Employment lässt sich der Einstieg in neue Bundesländer, die Durchführung saisonaler Einstellungswellen oder die Besetzung eines kurzfristigen Projekts praktisch umsetzen, ohne jedes Mal eine neue Lohnabrechnungsinfrastruktur aufbauen zu müssen. Bei der globalen Expansion beseitigt ein EOR die gleichen Hindernisse länderübergreifend. Lesen Sie dazu unseren Leitfaden zur globalen Expansionsstrategie.

Zeitersparnis bei der Personalbeschaffung und bei Verwaltungsaufgaben

Durch die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung, der Sozialleistungen und der Compliance sparen Führungskräfte Zeit, die sie andernfalls für Anzeigen, Personalbeschaffung, Bewerberauswahl und Verwaltungsaufgaben aufwenden müssten. Diese Zeit kann nun für die Produktentwicklung, die Kundenbetreuung und das Wachstum genutzt werden. Sehen Sie sich unsere Leitfaden zum Thema „Lohnabrechnung vs. Personalwesen“ wie sich die Arbeitsbelastung in der Regel aufteilt.

Das sind die Vorteile. Das Modell weist jedoch auch echte Nachteile auf, über die Sie sich vor der Unterzeichnung im Klaren sein sollten.

Welche Risiken und Nachteile birgt die gemeinsame Beschäftigung?

Nachdem wir mehr als 300 Unternehmen dabei unterstützt haben, sich im Bereich der gemeinsamen Beschäftigung zurechtzufinden, tauchen fast jedes Mal dieselben sieben Probleme auf. Das Modell ist nicht risikofrei, und es ist wichtiger zu verstehen, wo es versagt, als zu verstehen, wo es funktioniert.

Neufestlegung der Lohnbasis bei Änderung der FEIN-Nummer

Wenn Sie einen PEO-Vertrag im Laufe des Jahres beginnen oder beenden, kann es vorkommen, dass die US-Steuerbehörde (IRS) die Bundesarbeitssteuern auf die Lohnbasis (die Höchstlöhne, die der FICA- und FUTA-Pflicht unterliegen) erneut erhebt. Dies kann dazu führen, dass Sie auf dieselben Löhne doppelt Steuern zahlen müssen. Zertifizierte PEOs (CPEOs)… sind gemäß Abschnitt 7705 des IRS von dieser Wiederaufnahme ausgenommen, weshalb die Auswahl des CPEO von Bedeutung ist.

Verlust der Kontrolle über Personalentscheidungen

Wenn der PEO Leistungsanbieter oder Berufshaftpflichtversicherer auswählt, verlieren Sie ein gewisses Mitspracherecht bei der Gestaltung der Sozialleistungen. Sollte der PEO eine von den Mitarbeitern geschätzte Leistung streichen, leidet Ihre Unternehmenskultur darunter, obwohl die Entscheidung nicht bei Ihnen lag.

Eingeschränkter Datenzugriff

Daten zu Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und Arbeitsunfallversicherung werden in den Systemen des PEO gespeichert. Die Durchführung interner Prüfungen zur Lohngleichheit, von Vergütungsvergleichen oder Finanzmodellierungen kann dadurch langsamer werden. Um mehr darüber zu erfahren, lesen Sie diesen Artikel unter HRIS- und HRMS-Systeme.

Kommunikationslücken zwischen dem Kunden, dem PEO und den Mitarbeitern

Mitarbeiter wenden sich nun bei Fragen zu Sozialleistungen und zur Gehaltsabrechnung an einen Drittanbieter. Sollte die Servicequalität des PEO schwanken, leidet die Mitarbeiterzufriedenheit darunter, auch wenn Sie keinen Einfluss auf dieses Problem haben.

Unklare Zuständigkeitsverteilung in vagen CSA-Vereinbarungen

Unklare Verträge lassen Lücken offen. Wenn eine Klage wegen Lohn- und Arbeitszeitfragen oder eine Diskriminierungsbeschwerde eingereicht wird, bemühen sich beide Parteien, herauszufinden, wer darauf reagieren muss, wer die Kosten trägt und wer in der Klage namentlich genannt wird. Das Rechtshandbuch für Arbeitgeber Das Werk von Lisa Guerin (Nolo, 14. Auflage, 2024) widmet den Zuordnungslücken als häufigstem Auslöser für Rechtsstreitigkeiten in Fällen gemeinsamer Beschäftigung ein ganzes Kapitel.

Verwässerung der Unternehmenskultur durch Leih- oder externe Mitarbeiter

Je mehr Zeitarbeitskräfte Sie über einen Co-Employment-Partner einstellen, desto stärker muss sich Ihre Unternehmenskultur anpassen, um diesen Mitarbeitern gerecht zu werden. Dies lässt sich zwar durch Onboarding beheben, ist jedoch ein wichtiger Aspekt, wenn Zeitarbeitskräfte einen erheblichen Anteil an der Gesamtbelegschaft ausmachen.

Risiko einer falschen Einstufung

Das größte Risiko besteht darin, einen freiberuflichen Auftragnehmer oder einen Leiharbeitnehmer als Arbeitnehmer zu behandeln – oder umgekehrt. Dies verdient einen eigenen Abschnitt.

Lesen Sie weiter, um mehr über den rechtlichen Rahmen und die Berechnung der Strafen zu erfahren.

Welche US-amerikanischen Gesetze und Prüfkriterien regeln die gemeinsame Arbeitgeberhaftung?

US-Arbeitgeber sollten sich vor der Unterzeichnung eines CSA über die wichtigsten Vorschriften im Klaren sein:

• IRS-Klassifizierungstests: Die Das IRS nutzt Verhaltenskontrolle, finanzielle Kontrolle und die Art der Beziehung um zu entscheiden, ob ein Arbeitnehmer als Angestellter oder als selbstständiger Auftragnehmer einzustufen ist. In der IRS-Veröffentlichung 1779 sind die Kriterien dargelegt; Formular SS-8 ermöglicht es Ihnen, die Entscheidung dem IRS zu überlassen.
• Gesetz über faire Arbeitsnormen (FLSA): Die Arbeitsministerium legt anhand des FLSA Vorschriften für den Mindestlohn, Überstunden und die Aufzeichnungspflicht fest. Falsch eingestufte Arbeitnehmer können ausstehende Löhne und Überstundenvergütungen sowie pauschalierten Schadensersatz geltend machen.
• Der kalifornische ABC-Test: Gemäß dem kalifornischen Gesetz AB5 wird davon ausgegangen, dass ein Arbeitnehmer als Angestellter gilt, es sei denn, das Unternehmen kann nachweisen, dass (A) der Arbeitnehmer keiner Weisungsbefugnis unterliegt, (B) die Tätigkeit außerhalb des üblichen Geschäftsbetriebs des Unternehmens liegt und (C) der Arbeitnehmer ein eigenständiges Gewerbe betreibt. In Massachusetts gilt ein nahezu identischer Prüfmaßstab.
• Klassifizierungsvorschriften für New York und New Jersey: Beide Bundesländer wenden strengere Einstufungskriterien als die bundesweiten Standardvorgaben an und verfügen über Einheiten zur konsequenten Durchsetzung.
• Schwellenwerte gemäß ACA, ADA und FMLA: Sobald die Mitarbeiterzahl – einschließlich gemeinsam beschäftigter Arbeitnehmer – bestimmte Schwellenwerte überschreitet (50 für ACA, 50 für FMLA, 15 für ADA), treten zusätzliche bundesrechtliche Verpflichtungen in Kraft. Siehe unsere Leitfaden zur Berechnung der Vollzeitäquivalente.
• Arbeitssicherheit gemäß OSHA. Sowohl der Auftraggeber als auch der PEO unterliegen Sicherheitspflichten gemäß Die OSHA-Richtlinie CPL 02-00-124 zu Bußgeldbescheiden gegen mehrere Arbeitgeber. Gemeinsame Inspektionen sind üblich.
• Staatliche PEO-Zulassung. In den meisten US-Bundesstaaten müssen PEOs sich registrieren lassen oder eine Lizenz erwerben, um ihre Tätigkeit ausüben zu können. Die Employer Services Assurance Corporation (ESAC) hält die Akkreditierungsstandards ein, die in den meisten staatlichen Zulassungssystemen gelten.

Weitere Informationen finden Sie in unserer Anleitung unter Compliance am Arbeitsplatz für Arbeitgeber.

Diese Regeln kommen zur Anwendung, wenn Strafen verhängt werden; dies ist Gegenstand des nächsten Abschnitts.

Welche Sanktionen gelten bei einer fehlerhaften Einstufung im Rahmen einer gemeinsamen Beschäftigung?

Bei Strafzahlungen wird das abstrakte Risiko zu konkreten finanziellen Verlusten.

Die Zahlen sind nicht rein theoretischer Natur:

• Steuerrückstände bis zu 41,5 % der Arbeitsunfallentschädigung, rückwirkend für einen Zeitraum von bis zu drei Jahren.
• Der IRS verhängt Geldbußen von bis zu 500.000 US-Dollar und bis zu einem Jahr Freiheitsstrafe wegen vorsätzlicher Falscheinstufung gemäß § 7202 des Internal Revenue Code.
• Arbeitsministerium – ausstehende Löhne für einen Zeitraum von bis zu drei Jahren sowie eine Vertragsstrafe.
• Strafzahlungen im Zusammenhang mit der ACA-Verbrauchssteuer Dies kann Auswirkungen auf die gesamte Vollzeitbelegschaft haben, sobald ein einziger falsch eingestufter Arbeitnehmer dazu führt, dass Sie die Schwelle von 50 Vollzeitäquivalenten überschreiten.
• Sanktionen im Rahmen der staatlichen Arbeitslosen- und Erwerbsunfähigkeitsversicherung separat bewertet, wobei sie zusätzlich zu den Verbindlichkeiten gegenüber dem Bund anfallen.
• Risiko von Sammelklagen: In dem wegweisenden Vizcaino gegen Microsoft Corp. (9. Cir. 1997, 120 F.3d 1006) entschied das Gericht, dass „Permatemps“ mit langjähriger Betriebszugehörigkeit falsch eingestuft worden waren und Anspruch auf Sozialleistungen hatten, einschließlich der Teilnahme am Aktienkaufprogramm. Microsoft zahlte schließlich rund 97 Millionen US-Dollar zur Beilegung der Sammelklage, die Justia-Fallakte Die Erhebungen betrafen eine Gruppe von etwa 8.000 bis 12.000 Arbeitnehmern. Der Fall wird nach wie vor als maßgeblicher Präzedenzfall in Rechtsstreitigkeiten zur Einstufung von Arbeitnehmern herangezogen.

Die Strafen kumulieren sich bei Ansprüchen auf Bundes-, Landes- und zivilrechtlicher Ebene. Selbstständiger oder Arbeitnehmer? In dem Buch von Stephen Fishman (Nolo, 2024) wird detailliert erläutert, wie sich die einzelnen Strafstufen gegenseitig verstärken. Siehe dazu unseren Verweis auf Strafen wegen falscher Einstufung von Arbeitnehmern wie sich dieses Engagement grenzüberschreitend darstellt.

Inwiefern unterscheidet sich die Mitbeschäftigung von der gemeinsamen Beschäftigung, dem EOR-Modell und anderen Modellen?

Das Konzept der gemeinsamen Beschäftigung wird häufig mit Regelungen verwechselt, die zwar ähnlich erscheinen, bei denen die Haftung jedoch ganz anders geregelt ist.

Am deutlichsten lässt sich dies im direkten Vergleich erkennen.

Mitbeschäftigung vs. gemeinsame Beschäftigung

In gemeinsame Beschäftigung, sind die Zuständigkeiten durch einen klaren Vertrag geregelt; der Kunde steuert die Arbeit, der PEO kümmert sich um das Personalwesen. In gemeinsames Beschäftigungsverhältnis, üben beide Arbeitgeber tatsächlich die Weisungsbefugnis über dieselben Arbeitnehmer aus, häufig ohne eine CSA.

Gemeinsames Beschäftigungsverhältnis ist in Franchise- und Subunternehmermodellen weit verbreitet und führt zu einer wesentlich umfassenderen Haftung gemäß dem FLSA und Titel VII. Das Leitlinien des DOL zur gemeinsamen Beschäftigung legt den Test der maßgeblichen Faktoren dar. Wenn beide Parteien über Einstellungen und Entlassungen entscheiden, handelt es sich um ein gemeinsames Beschäftigungsverhältnis und nicht um eine Mitbeschäftigung.

Gemeinsame Beschäftigung vs. Arbeitnehmerüberlassung

Leiharbeitsagenturen stellen Mitarbeiter für befristete Einsätze zur Verfügung; nach Beendigung des Einsatzes kehren diese Mitarbeiter zur Agentur zurück. Ein PEO stellt keine Mitarbeiter zur Verfügung. Die bestehenden Mitarbeiter des Kunden bleiben weiterhin Mitarbeiter des Kunden; der PEO übernimmt lediglich die Personalverwaltung. Entscheiden Sie sich für Leiharbeit, wenn Sie vorübergehend Personal benötigen, und für Co-Employment, wenn Sie eine dauerhafte Personalverwaltung benötigen.

Gemeinsame Beschäftigung vs. „Employer of Record“ (EOR)

Ein PEO teilt sich das Beschäftigungsverhältnis mit dem Kunden, in der Regel innerhalb eines Landes. Ein EOR wird zum alleinigen rechtlichen Arbeitgeber in Ländern, in denen der Kunde keine Niederlassung unterhält. PEOs sind für inländische Geschäftstätigkeiten zuständig; EORs übernehmen die weltweite Personalbeschaffung. Siehe unsere Vergleich zwischen PEO und EOR und modellieren Sie Ihre Gesamtkosten mit dem EOR-vs.-Entity-Rechner.

Gemeinsame Beschäftigung vs. Personaloutsourcing

Das Outsourcing des Personalwesens ist rein administrativer Natur; der Dienstleister wird nicht zum Mitarbeitgeber und trägt keine Mitverantwortung. Die Mitarbeitgeberrolle umfasst die gemeinsame rechtliche Verantwortung für Steuern, Compliance und die Arbeitsunfallversicherung. Siehe PEO vs. HRO für die vollständige Aufteilung. Wenn Sie eine geteilte Haftung wünschen, sollten Sie sich für einen PEO entscheiden; wenn Sie lediglich administrative Unterstützung benötigen, ist ein HRO die richtige Wahl.

Gemeinsame Beschäftigung vs. Personalvermittlungsagentur

Personalvermittlungsagenturen vermitteln Ihnen gegen eine Gebühr ihre eigenen Mitarbeiter. Diese Mitarbeiter sind Angestellte der Agentur, nicht Ihre. Das Konzept der gemeinsamen Beschäftigung gilt für Ihre bestehende Belegschaft; Sie behalten diese Mitarbeiter in Ihrem Team und entlasten sich im Personalwesen. Um mehr darüber zu erfahren, lesen Sie unseren Leitfaden zum Thema Unterschiede zwischen EOR und einer Personalvermittlungsagentur. Greifen Sie auf Zeitarbeitskräfte zurück, wenn Sie Arbeitskräfte benötigen; nutzen Sie einen PEO, wenn Sie bereits über solche verfügen.

Gemeinsame Beschäftigung vs. „Agent of Record“ (AOR)

Ein AOR kommt zum Einsatz, wenn Sie mit unabhängigen Auftragnehmern und nicht mit Arbeitnehmern zusammenarbeiten. Der AOR kümmert sich um die Compliance der Auftragnehmer, die Verträge und die Zahlungen, doch der Auftragnehmer bleibt selbstständig. Es besteht keinerlei gemeinsames Arbeitsverhältnis. Lesen Sie dazu unseren Vergleich zwischen AOR und EOR und die AOR-Glossareintrag Um die vollständigen Modalitäten zu erfahren: Wählen Sie AOR für Auftragnehmer; wählen Sie PEO oder EOR für Mitarbeiter.

Damit wäre die Funktionsweise des Modells innerhalb der USA erläutert. Bei der grenzüberschreitenden Personalbeschaffung gelten andere Regeln, worauf wir als Nächstes eingehen werden.

Inwiefern wirkt sich die gemeinsame Beschäftigung auf die weltweite Personalbeschaffung aus?

Bei der grenzüberschreitenden Personalbeschaffung verliert die gemeinsame Beschäftigung ihren Charakter als inländisches Produkt.

Die Definitionen des Begriffs „Arbeitnehmer“, die Steuerfreibeträge und die Durchsetzung unterscheiden sich je nach Land:

• Europäische Union: In vielen EU-Ländern wird davon ausgegangen, dass ein Arbeitnehmer in einem Angestelltenverhältnis steht, es sei denn, das Unternehmen kann nachweisen, dass es sich um einen selbstständigen Auftragnehmer handelt. In Deutschland und Frankreich gelten strengere Arbeitnehmerschutzbestimmungen als in den meisten US-Bundesstaaten.
• Vereinigtes Königreich: Die britischen IR35-Vorschriften Ermitteln Sie den steuerlichen Status von Auftragnehmern. Eine falsche Einstufung gemäß IR35 führt zu Nachzahlungen und Strafen für den Auftraggeber, nicht für den Auftragnehmer.
• Kanada: Gerichte beurteilen die „Gesamtbeziehung“ zwischen Arbeitnehmer und Auftraggeber und wägen dabei die Faktoren Weisungsbefugnis, Einbindung und wirtschaftliche Abhängigkeit gegeneinander ab.
• Australien: Die Gesetz über faire Arbeitsbedingungen sieht Strafen für Scheinvertträge vor, die die meisten Bußgelder auf Ebene der US-Bundesstaaten übersteigen.
• Risiko einer Betriebsstätte (PE): Eine zu starke Kontrolle über einen ausländischen Auftragnehmer kann den Status einer „faktischen Betriebsstätte“ auslösen, wodurch das Herkunftsland des Arbeitnehmers Ihr Unternehmen so besteuern kann, als würde es eine lokale Niederlassung betreiben. Bewerten Sie Ihr Risiko mit unserem Quiz zum Risiko einer Betriebsstätte.
• Indien: Die Einstellung von Mitarbeitern in Indien ohne eine lokale Niederlassung ist ein üblicher erster Schritt für Unternehmen aus den USA und Großbritannien; die EOR-Modell für Indien bewältigt dies sauber.

Eine globale Mitbeschäftigung, insbesondere über einen EOR, beseitigt bei korrekter Umsetzung den Großteil dieses Risikos. Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden zum Management von Offshore-Teams.

Wie können Sie Risiken im Zusammenhang mit der gemeinsamen Beschäftigung vermeiden?

Fünf Maßnahmen gewährleisten die Einhaltung der Vorschriften bei gemeinsamer Beschäftigung. Das Rechtshandbuch für Führungskräfte Das Werk von Lisa Guerin und Amy DelPo (Nolo, 9. Auflage, 2024) fasst diese in einem ähnlichen fünfstufigen Compliance-Rahmen zusammen, den wir hier auf der Grundlage unserer praktischen Erfahrungen anpassen.

1. Stufen Sie Ihre Mitarbeiter vom ersten Tag an korrekt ein

Wenden Sie die Kriterien auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene an, bevor Sie entscheiden, ob es sich bei einer Person um einen Arbeitnehmer oder einen Auftragnehmer handelt. Verwenden Sie IRS-Formular SS-8 Im Zweifelsfall sollten Sie regelmäßige Klassifizierungsprüfungen durchführen. Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden unter Unterschiede zwischen Auftragnehmer und Subunternehmer und die Vergleich zwischen Auftragnehmern und Angestellten.

2. Halten Sie angemessene Grenzen gegenüber Auftragnehmern ein

Lassen Sie freiberufliche Auftragnehmer selbst entscheiden, wann und wie sie arbeiten. Vermeiden Sie es, eine Anwesenheit vor Ort zu verlangen, es sei denn, dies ist aus Sicherheits- oder betrieblichen Gründen erforderlich. Beziehen Sie Auftragnehmer nicht in Leistungsbeurteilungen, Schulungsprogramme oder interne Veranstaltungen ein, die ausschließlich für Mitarbeiter bestimmt sind. Lesen Sie dazu unseren Leitfaden unter Selbstständiger Auftragnehmer vs. EOR-Mitarbeiter.

3. Schulung der Führungskräfte zu den Vorschriften zur gemeinsamen Beschäftigung

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter darin, Auftragnehmer und gemeinsam beschäftigte Arbeitskräfte korrekt zu behandeln, Leistungsprobleme über den PEO oder den Personaldienstleister weiterzuleiten und direkte Maßnahmen zu vermeiden, die wie Arbeitgeberverhalten wirken, wie beispielsweise die sofortige Kündigung eines Auftragnehmers oder die direkte Auszahlung einer Prämie. Um mehr darüber zu erfahren, lesen Sie diesen Artikel unter Personalvorschriften und -regelungen.

4. Dokumentieren Sie jede Geschäftsbeziehung

Verwenden Sie detaillierte Verträge, in denen Umfang, Leistungen, Zahlungsbedingungen und Kündigungsbedingungen genau festgelegt sind. Bewahren Sie Rechnungen, Korrespondenz und Aufteilaufzeichnungen in Ihren Unterlagen auf. Die Dokumentation ist das Erste, wonach Prüfer bei einer Prüfung fragen. Lesen Sie dazu unseren Hinweis unter Arbeitsverträge.

5. Arbeiten Sie mit einem zertifizierten PEO oder einem geprüften EOR zusammen

CPEOs sind für die Bundeslohnsteuern ihrer Kunden verantwortlich, sind von der Neufestsetzung der Lohnbemessungsgrundlage ausgenommen und ermöglichen es ihren Kunden, Bundessteuergutschriften zu behalten, die sie andernfalls verlieren würden. Bei weltweiten Einstellungen beseitigt ein EOR mit länderspezifischer Expertise den Großteil der grenzüberschreitenden Risiken. Vergleichen Sie sorgfältig; lesen Sie dazu unseren Hinweis unter So wählen Sie einen „Employer of Record“ aus und unser EOR-Preisübersicht.

Diese fünf Vorgehensweisen gewährleisten die Konformität des Modells. Im nächsten Abschnitt wird erläutert, wie wir diese bei Wisemonk in die Praxis umsetzen.

Inwiefern unterstützt Wisemonk bei der gemeinsamen Beschäftigung?

Wisemonk ist ein In Indien ansässiger „Employer of Record“. Wir unterstützen Sie bei der Einstellung, Bezahlung und Verwaltung von Fachkräften, ohne dass der Aufwand für die Gründung einer lokalen Niederlassung entsteht. Wir haben bereits über 300 globale Unternehmen betreut, verwalten mehr als 2.000 Mitarbeiter, wickeln eine jährliche Lohnsumme von über 20 Mio. US-Dollar ab und verfügen über eine Bewertung von 4,8/5 auf G2.

Unsere EOR-Dienstleistungen beseitigen die Risiken im Zusammenhang mit der gemeinsamen Beschäftigung, denen US-amerikanische und britische Unternehmen bei der Erweiterung ihrer Teams im Ausland ausgesetzt sind:

• Lohnabrechnung und Steuern Geschäftsführung. Wir kümmern uns um die gesamte Lohn- und Gehaltsabrechnung, die gesetzlichen Abzüge, die Altersvorsorgebeiträge sowie den Jahresabschluss – präzise und termingerecht.
• Verantwortung für die Compliance. Wir übernehmen die volle rechtliche Arbeitgeberverantwortung gemäß den lokalen Rechtsvorschriften, einschließlich der Gesetze auf Bundes- und Landesebene. Sie leiten die Arbeit; wir sind für die Einhaltung der Vorschriften zuständig.
• Wettbewerbsfähig Sozialleistungen. Wir bieten Krankenversicherung, Urlaubsregelungen und gesetzliche Sozialleistungen, die den Erwartungen des lokalen Arbeitsmarktes entsprechen und Ihnen dabei helfen, erfahrene Fachkräfte zu gewinnen.
• Nein Risiko einer Betriebsstätte. Da wir der rechtliche Arbeitgeber sind, entsteht für Ihr Unternehmen allein durch die Einstellung von Mitarbeitern vor Ort kein Risiko einer Betriebsstätte.
• Transparente Preisgestaltung. Unsere EOR-Pläne beginnen bei 99 US-Dollar pro Mitarbeiter und Monat. Vergleichen Sie Ihre Gesamtkosten mit unseren Rechner für Personalkosten.
• Entwickelt für länderübergreifende Teams. Ganz gleich, ob Sie einen Ingenieur einstellen oder ein Globales Kompetenzzentrum, fungieren wir als Bindeglied zwischen Ihrer Zentrale und Ihrem dezentralen Team.

Wir sind ein führender EOR-Anbieter in Indien und erweitern unsere Dienstleistungen auf die USA, Großbritannien und darüber hinaus. Mit Wisemonk gewinnen Sie einen zuverlässigen Partner für Ihren globalen Rekrutierungsprozess.

Sprechen Sie mit unseren Experten für Personalbeschaffung um Ihre Co-Employment-Regelung zu planen, oder lesen Sie den Seite zu EOR-Dienstleistungen um einen Überblick über den gesamten Umfang unserer Leistungen zu erhalten.

Kundenbewertung/Feedback zu Wisemonk:

„Ich arbeite seit zwei Jahren als EOR-Mitarbeiter bei Wisemonk. Das Onboarding-Gespräch war wirklich gut, und sie haben sogar meinem Team beim Onboarding geholfen. Sie haben mich bei der Beschaffung von MacBooks und iPhones unterstützt. Die Benutzeroberfläche ist gut, und ich kann mein Team über eine einzige Oberfläche verwalten.“ - Felix S. Leitender Softwareentwickler Lesen Sie die vollständige Bewertung auf G2 →

„Wisemonk hat maßgeblich dazu beigetragen, drei erfolgreiche Führungskräfte zu identifizieren und bei deren Rekrutierung zu unterstützen. Das Team verfolgte einen praxisorientierten Ansatz zur Erfüllung der Kundenanforderungen, und Wisemonk entwickelte auf der Grundlage der Kundenbedürfnisse und strategischen Neuausrichtungen mehrere Lösungsansätze.“ - Hariher B Mitbegründer von BuyEazzy Lesen Sie die vollständige Bewertung auf Clutch →