Zusatzvergütung: Arten, Quellensteuerbestimmungen des IRS (2026)

Wie viel von einem Bonus in Höhe von 10.000 Dollar bleibt Ihrem Mitarbeiter tatsächlich übrig? Weniger, als die meisten Menschen erwarten, sobald die Bundessteuer abgezogen wurde.

Zusatzvergütungen, Bonuszahlungen, Überstundenvergütungen und sonstige Zulagen, die zusätzlich zum regulären Gehalt eines Mitarbeiters anfallen Entschädigung, unterliegt eigenen Quellensteuerregelungen der IRS, und Fehler bei deren Anwendung gehören zu den häufigsten und kostspieligsten Fehlern bei der Lohnabrechnung. Hier erfahren Sie, wie Zusatzbezüge funktionieren und wie sie im Jahr 2026 genau besteuert werden.

Was gilt als Zusatzvergütung?

Als Zusatzvergütung gilt jede Vergütung, die Sie einem Mitarbeiter zusätzlich zu dessen regulärem Gehalt oder Stundenlohn zahlen. Die US-Steuerbehörde IRS bezeichnet dies als „Zusatzlohn“ und umfasst darunter Prämien, Provisionen, Überstundenvergütung, Abfindungen, Nachzahlungen, rückwirkende Gehaltserhöhungen, Auszeichnungen, steuerpflichtige Lohnnebenleistungen sowie Auszahlungen für nicht in Anspruch genommene Urlaubstage. Dies gilt für W-2-Mitarbeiter, nicht für 1099 Auftragnehmer, die nach anderen Regeln vergütet und besteuert werden.

Der Grund, warum die Bezeichnung von Bedeutung ist, liegt in steuerlichen Erwägungen. Zusatzlöhne gelten als normales steuerpflichtiges Einkommen, doch die US-Steuerbehörde (IRS) räumt Arbeitgebern die Möglichkeit ein, die darauf entfallende Bundessteuer gesondert vom regulären Gehaltsscheck einzubehalten. (Lesen Sie: Wie Die Vergütung und Besteuerung von freiberuflichen Auftragnehmern(das ganz anders funktioniert.) Am deutlichsten lässt sich dies verdeutlichen, wenn man die Zusatzvergütung der regulären Vergütung gegenüberstellt.

Inwiefern unterscheidet sich die Zusatzvergütung von der regulären Vergütung?

Die Unterschiede betreffen im Wesentlichen den Zeitpunkt der Auszahlung, den Anspruch und die Einbehaltung. Das reguläre Gehalt ist der feste, regelmäßig wiederkehrende Betrag, der einem Arbeitnehmer gemäß seinem Arbeitsvertrag garantiert wird. Arbeitsvertrag. Zusatzbezüge sind Sonderzahlungen, die aus einem bestimmten Grund gezahlt werden und pauschal einbehalten werden können, anstatt über das Formular W-4 des Arbeitnehmers.

Beide erscheinen auf derselben Lohnabrechnung, und beide umfassen die Sozialversicherung und Medicare. Da diese Kategorien sehr weit gefasst sind, finden Sie hier die konkreten Arten, auf die Sie tatsächlich stoßen werden.

Welche Hauptarten von Zusatzbezügen gibt es?

Zu den gängigsten Arten zählen Abfindungen, Überstundenvergütungen, rückwirkende Zahlungen, Boni und Provisionen, Aktienanteile, Auszahlungen für nicht genommenen Urlaub, Prämien, Nachzahlungen sowie steuerpflichtige Umzugsspesenerstattungen.

Jede davon unterliegt eigenen Steuer- oder Arbeitsvorschriften, und einige bergen Fallstricke. Beginnen Sie mit derjenigen, die bei Entlassungen zum Tragen kommt.

Wie funktioniert die Abfindung?

Eine Abfindung ist eine Geldzahlung, die Sie einem Mitarbeiter bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses leisten, in der Regel im Rahmen von Entlassungen oder Umstrukturierungen; sie ist nach US-Bundesrecht nicht vorgeschrieben. Abfindung wird durch die Unternehmensrichtlinien oder eine Vereinbarung festgelegt, wobei es keine einheitliche Formel gibt. Die Abfindung ist vollständig steuerpflichtig; darauf werden Einkommensteuer sowie Sozialversicherungs- und Medicare-Beiträge einbehalten, und sie kann je nach Bundesland zu einer Kürzung oder Verzögerung des Arbeitslosengeldes führen. Die Abfindung ist freiwillig, die nächste Art ist jedoch gesetzlich vorgeschrieben.

Was gilt als Überstundenvergütung?

Überstundenvergütung ist der Zuschlag, den nicht freigestellte Arbeitnehmer für die Arbeit von mehr als 40 Stunden in einer Arbeitswoche erhalten, und zwar in Höhe von mindestens dem 1,5-Fachen ihres regulären Stundenlohns, gemäß den Bestimmungen des Gesetz über faire Arbeitsbedingungen. Ab dem Jahr 2026 gelten Arbeitnehmer grundsätzlich erst ab einem Wochengehalt von 684 US-Dollar – was etwa 35.568 US-Dollar pro Jahr entspricht – als von der Überstundenregelung ausgenommen, wobei für hochbezahlte Arbeitnehmer eine Schwelle von 107.432 US-Dollar gilt. Eine Regelung aus dem Jahr 2024, die diese Beträge angehoben hätte, wurde gerichtlich gekippt, sodass weiterhin die Werte von 2019 gelten. Überstunden sind eine gesetzlich festgelegte Untergrenze; Nachzahlungen hingegen korrigieren einen Fehler aus der Vergangenheit.

Wann sind Sie zur Nachzahlung von Entgelt verpflichtet?

Sie haben Anspruch auf Nachzahlung, wenn eine Gehaltserhöhung, Beförderung oder Tarifänderung verspätet erfolgt und Sie die Differenz für die bereits geleisteten Arbeitszeiten nachzahlen müssen. Beispielsweise bedeutet eine Gehaltserhöhung von 50.000 $ auf 61.000 $ einen Anstieg um 11.000 $ pro Jahr, was etwa 916,67 $ pro Monatszyklus entspricht. Wenn diese zwei Abrechnungszyklen zu spät in Kraft trat, schulden Sie etwa 1.833 $ an rückwirkendem Entgelt. (Sehen Sie, wie dies in den größeren Zusammenhang passt: Lohnbestandteile) Boni und Provisionen sind zwar geläufiger, doch hinter ihrer Einstufung verbirgt sich eine Falle hinsichtlich der Überstunden.

Sind Prämien und Provisionen eine Zusatzvergütung?

Ja. Prämien und Provisionen stellen eine Zusatzvergütung dar, und je nachdem, ob es sich um freiwillige oder nicht freiwillige Prämien handelt, ändert sich die Berechnung Ihrer Überstunden. Freiwillige Prämien (eine überraschende Feiertagsprämie oder eine einmalige Sonderprämie, die nicht im Voraus zugesagt wurde) werden bei der Berechnung des regulären Überstundensatzes nicht berücksichtigt.

Nichtdiskretionäre Prämien (die für das Erreichen von Zielen, Anwesenheit oder Produktionsleistung zugesagt werden, einschließlich der meisten Verkaufsprovisionen) müssen in den regulären Lohnsatz einbezogen werden, wodurch sich der Ihnen zustehende Überstunden. Aktien sind eine weitere Form der Vergütung, die nach einem anderen zeitlichen Rahmen besteuert wird.

Wie werden aktienbasierte Vergütungen besteuert?

Aktienbasierte Vergütungen gewähren Mitarbeitern eine Beteiligung am Unternehmen und werden je nach Art der Zuteilung besteuert. Zu den gängigen Formen zählen Aktienoptionen, Restricted Stock Units (RSUs), sowie Leistungsaktien, deren Unverfallbarkeit in der Regel über einen Zeitraum von drei bis fünf Jahren erfolgt.

RSUs werden in der Regel zum Zeitpunkt der Unverfallbarkeit als normales Einkommen besteuert, während Gewinne aus Optionen erst bei deren Veräußerung besteuert werden können, wobei für Incentive-Optionen andere Regeln gelten als für nicht qualifizierte Optionen. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses wird nicht nur Bargeld ausgezahlt, sondern häufig auch nicht in Anspruch genommener Urlaub.

Gelten Auszahlungen für nicht in Anspruch genommenen Urlaub als Zusatzvergütung?

Ja. Eine Auszahlung für nicht in Anspruch genommene Urlaubs- oder Krankheitstage gilt als Zusatzvergütung, wenn ein Mitarbeiter sich diese auszahlen lässt. aufgelaufene Salden, häufig bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Nach Bundesrecht sind private Arbeitgeber nicht verpflichtet, nicht in Anspruch genommene Krankheitstage auszuzahlen, doch viele tun dies aufgrund ihrer Unternehmensrichtlinien oder aufgrund von Landesgesetzen. Auch im Rahmen von Anerkennungsprogrammen können Mitarbeiter finanzielle Zuwendungen erhalten.

Sind Prämien und Auszeichnungen steuerpflichtig?

Die meisten Prämien und Anerkennungszahlungen gelten als steuerpflichtiges Zusatzentgelt. Geldprämien und geldwerte Vorteile wie Geschenkkarten sind fast immer steuerpflichtig, während bestimmte, begrenzte Leistungsprämien für Mitarbeiter unter Umständen eine steuerlich günstige Behandlung erfahren können. (Erfahren Sie, wie die IRS dies behandelt Nebenleistungen) Im Zweifelsfall sollten Sie Prämienzahlungen als steuerpflichtig behandeln. Manchmal handelt es sich bei der zusätzlichen Vergütung gar nicht um eine Prämie, sondern um Geld, das einem Mitarbeiter ohnehin bereits zusteht.

Was versteht man unter Nachzahlung?

Nachzahlung Es handelt sich um Löhne, die einem Arbeitnehmer zustehen, die er jedoch nie erhalten hat; häufig handelt es sich dabei um Unterzahlungen, nicht vergütete Überstunden, Verstöße gegen das Mindestlohngesetz oder eine unrechtmäßige Kündigung.

Gemäß dem FLSA haben Arbeitnehmer Anspruch auf Nachzahlung des Lohns und in vielen Fällen auf einen gleich hohen Betrag als pauschalierten Schadensersatz, wobei die Verjährungsfrist zwei Jahre beträgt (drei Jahre bei vorsätzlichen Verstößen). Die letztgenannte Regelung wurde im Rahmen der jüngsten Steuergesetzgebung geändert und trifft viele Arbeitgeber unvorbereitet.

Sind Umzugsspesenerstattungen nun steuerpflichtig?

Ja. Für fast alle Arbeitnehmer gelten vom Arbeitgeber gezahlte Umzugsentschädigungen nun als steuerpflichtiges Zusatzentgelt. Das „Tax Cuts and Jobs Act“ von 2017 hob deren Steuerbefreiung auf, und das Steuergesetz von 2025 (P.L. 119-21) machte diese Aufhebung dauerhaft, während die verbleibende Ausnahme über den aktiven Militärdienst hinaus auf Angehörige der Nachrichtendienste ausgeweitet wurde.

Wenn Sie einem zivilen Mitarbeiter Umzugskosten erstatten, müssen Sie diese als Lohn melden und den entsprechenden Steuerabzug vornehmen. Die verschiedenen Arten zu kennen, ist die halbe Miete. Die andere Hälfte besteht darin, den richtigen Betrag einzubehalten.

Wie wird die Zusatzvergütung im Jahr 2026 besteuert?

Zulagen werden als normales Einkommen besteuert, und die US-Steuerbehörde (IRS) bietet Arbeitgebern zwei Möglichkeiten zur Einbehaltung der Bundessteuer: die Pauschalprozentmethode und die Gesamtmethode.

Für das Jahr 2026, IRS-Veröffentlichung 15 behält den Pauschalsatz von 22 % bei, wobei für alle zusätzlichen Vergütungen über 1 Million Dollar, die im Laufe des Jahres an einen einzelnen Mitarbeiter gezahlt werden, ein obligatorischer Steuersatz von 37 % gilt.

Pauschalsatzmethode: Wenn Sie Zusatzlöhne getrennt vom regulären Lohn auszahlen (oder den Betrag gesondert ausweisen), können Sie einen Pauschalsatz von 22 % einbehalten. Eine Bedingung, die Arbeitgeber oft übersehen: Diese Methode ist nur zulässig, wenn Sie im laufenden oder im Vorjahr Einkommensteuer vom regulären Lohn des Arbeitnehmers einbehalten haben. Der Satz von 22 % blieb bis ins Jahr 2026 unverändert, da das Steuergesetz von 2025 die zugrunde liegenden individuellen Steuersätze dauerhaft festlegte.

Aggregationsmethode: Wenn Sie Zusatzbezüge mit dem regulären Entgelt in einer Gehaltsabrechnung zusammenfassen, ohne diese separat auszuweisen, führen Sie vom Gesamtbetrag Steuern ab, als handele es sich um reguläres Entgelt, und verwenden dabei die Formular W-4.

Die 1-Millionen-Dollar-Regel: Sobald die Zusatzbezüge eines Arbeitnehmers in einem Kalenderjahr die 1-Millionen-Dollar-Marke überschreiten, muss der übersteigende Betrag mit einem Steuersatz von 37 % einbehalten werden, und dieser Steuersatz kann nicht durch die Aggregationsmethode umgangen werden.

Zusätzlich zur Einkommensteuer des Bundes unterliegen Zusatzbezüge derselben Arbeitgeber-Lohnsteuer als reguläre Löhne.

Die Quellensteuertabelle sieht zwar einfach aus, doch gerade bei der Wahl zwischen den beiden Methoden kommt es am häufigsten vor, dass Arbeitgeber zu viel oder zu wenig abführen.

Pauschalbetrag oder Gesamtbetrag: Bei welcher Methode wird mehr einbehalten?

Dies hängt vom Steuerklasse des Arbeitnehmers ab, da die Quellensteuer nicht der endgültige Steuerbetrag ist. Nehmen wir einen Bonus in Höhe von 1.000 Dollar als Beispiel. Bei der Pauschalmethode werden 220 Dollar (22 %) einbehalten.

Würde das W-4-Formular des Arbeitnehmers andernfalls einen Steuersatz von 24 % ergeben, würden bei der aggregierten Methode 240 Dollar einbehalten, sodass bei der pauschalen Methode weniger einbehalten wird. Bei einem Arbeitnehmer im 12-Prozent-Steuersatz führt die pauschale 22-Prozent-Methode zu einer Überbehaltung, und er erhält die Differenz bei der Steuererklärung zurück.

Dies ist der Punkt, den die meisten Ratgeber übersehen: Der Pauschalsatz von 22 % ist ein Einbehaltungsbetrag und nicht die Steuer, die Ihr Arbeitnehmer schuldet. Bei Arbeitnehmern mit hohem Einkommen kann es zu einer zu geringen Einbehaltung kommen, sodass ihnen eine Nachzahlung droht; Arbeitnehmer mit geringerem Einkommen erhalten eine Rückerstattung.

Nach unserer Einschätzung ist es am klarsten, sich für eine einheitliche, vorschriftsmäßige Vorgehensweise zu entscheiden und den Mitarbeitern unmissverständlich zu erklären, dass ein um 22 % einbehaltener Bonus nicht mit einer Steuer in Höhe von 22 % gleichzusetzen ist. (Erfahren Sie genau, wie Lohnabzüge funktionieren) Einige Pflichten des Arbeitgebers sorgen dafür, dass der weitere Ablauf reibungslos verläuft.

Was müssen Arbeitgeber beachten?

Arbeitgeber müssen die Quellensteuerabzüge, die Einstufung von Überstunden, die Lohnsteuern und die Buchführung im Rahmen einer soliden Lohn- und Gehaltsabrechnung. Mit diesen fünf Maßnahmen lässt sich der Großteil des Risikos abdecken.

• Wählen Sie die richtige Methode zur Quellensteuerabführung aus: Entscheiden Sie sich zwischen dem Pauschalsatz von 22 % und der Gesamtberechnung, wenden Sie die 1-Million-Dollar-Regel an und beachten Sie, dass bei der Pauschalmethode Einkommensteuer vom regulären Arbeitsentgelt einbehalten worden sein muss.
• Ordnen Sie die Boni korrekt zu: Nicht nach Ermessen gewährte Prämien und Provisionen fließen in den regulären Überstundensatz ein; nach Ermessen gewährte hingegen nicht. Dies ist ein häufiger Auslöser für Prüfungen.
• FICA-Beiträge einbehalten und FUTA-Beiträge entrichten: Für Zusatzlöhne fallen Sozialversicherung, Medicare, die zusätzliche Medicare-Steuer in Höhe von 0,9 % auf Beträge über 200.000 Dollar sowie die FUTA an, genau wie bei regulären Löhnen.
• Automatisieren Sie die Berechnung: Manuelle Berechnungen führen leicht zu Fehlern bei Sätzen und Schwellenwerten; ein automatisiertes Lohnabrechnungssystem wendet bei jedem Durchlauf die richtige Methode an.
• Führen Sie Aufzeichnungen und kommunizieren Sie: Dokumentieren Sie jede Zusatzzahlung, erklären Sie Ihren Mitarbeitern, wie die Quellensteuer funktioniert, damit ein hoher Bruttobonus keine Überraschung darstellt, und lassen Sie Ihre Lohnbuchhaltungssoftware den Prüfpfad führen.

Wenn Sie diese fünf Punkte gut umsetzen, wird die Zahlung von Zusatzvergütungen zur Routine und stellt kein Risiko mehr dar. Sobald Sie jedoch Mitarbeiter in mehr als einem Land bezahlen, sind die praktischen Schritte zur die Gehaltsabrechnung für ein Team durchführen werden deutlich komplexer, und genau hier ist ein Partner eine große Hilfe.

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