Auftragnehmer vs. Subunternehmer: Die wichtigsten Unterschiede

Sie möchten externe Unterstützung hinzuziehen und sind sich nicht sicher, ob die Person, die Sie einstellen, ein Auftragnehmer oder ein Subunternehmer ist?

Die beiden Begriffe werden zwar synonym verwendet, beziehen sich jedoch auf unterschiedliche Glieder derselben Kette, und ihre Verwechslung ist einer der häufigsten Gründe dafür, dass Unternehmen falsche Steuererklärungen einreichen oder letztendlich für Arbeiten haftbar gemacht werden, von denen sie annahmen, dass sie in die Zuständigkeit eines anderen fielen.

In diesem Leitfaden werden die Unterschiede zwischen Auftragnehmern und Subunternehmern in Bezug auf Aufgabenbereiche, Bezahlung, Steuern, Haftung und Versicherung detailliert erläutert, damit Sie jeden Mitarbeiter korrekt einordnen, entlohnen und absichern können.

Was ist ein Auftragnehmer?

Ein Auftragnehmer ist eine natürliche Person oder ein Unternehmen, die bzw. das direkt von einem Auftraggeber beauftragt wird, ein bestimmtes Projekt im Rahmen einer vertraglichen Vereinbarung durchzuführen, und zwar nicht als Festangestellte. Er bestimmt, wie die Arbeit ausgeführt wird, stellt seine eigenen Werkzeuge und Arbeitskräfte zur Verfügung und ist gegenüber dem Auftraggeber für das gesamte Projekt verantwortlich, auch für die Teile, die er an Dritte weitergibt.

Auftragnehmer sind in nahezu allen Branchen tätig, darunter Technologie, Gesundheitswesen, Finanzwesen, Marketing und Bauwesen. Der Begriff wird vor allem mit dem Bauwesen in Verbindung gebracht, wo ein Auftragnehmer (oft als Generalunternehmer bezeichnet) die gesamte Baustelle beaufsichtigt; dieselbe Struktur gilt jedoch auch, wenn ein Unternehmen einen Berater mit der Durchführung einer Markenumgestaltung oder eine Agentur mit der Leitung einer Kampagne beauftragt. Es ist zudem hilfreich zu wissen, wie sich ein Auftragnehmer von einem Festangestellte mit W-2-Status und aus einem Selbstständiger, da sich die Bezeichnungen zwar überschneiden, die Verpflichtungen jedoch nicht.

Was ist ein Subunternehmer?

Ein Subunternehmer ist eine Person oder ein Unternehmen, die bzw. das von einem Auftragnehmer – und nicht vom Endkunden – beauftragt wird, einen bestimmten Teil eines größeren Projekts auszuführen. Subunternehmer bringen die vom Auftragnehmer benötigten Fachkenntnisse mit, arbeiten unter dessen Anleitung und nach dessen Zeitplan und werden vom Auftragnehmer und nicht vom Kunden bezahlt. Ein Subunternehmer ist im Grunde genommen eine Art Auftragnehmer, der in der Kette eine Stufe tiefer angesiedelt ist.

Ein Subunternehmer akquiriert den Auftraggeber nicht selbst. Der Auftrag wird ihm vom Hauptauftragnehmer vermittelt. Bei einem Hausumbau beauftragt ein Generalunternehmer einen Klempner und einen Elektriker als Subunternehmer.

Bei einem Website-Projekt kann ein Hauptauftragnehmer einen Grafikdesigner und einen Texter als Subunternehmer beauftragen. Eine ausführlichere Darstellung, wie sich diese Rollen im Vergleich zu festangestellten Mitarbeitern unterscheiden, finden Sie in unserem Leitfaden unter Subunternehmer vs. freier Auftragnehmer vs. Arbeitnehmer.

Was ist der Unterschied zwischen einem Auftragnehmer und einem Subunternehmer?

Ein Auftragnehmer schließt einen Vertrag direkt mit dem Auftraggeber ab und wird vom Auftraggeber bezahlt. Ein Subunternehmer schließt einen Vertrag mit dem Auftragnehmer ab und wird vom Auftragnehmer bezahlt. Allein diese Tatsache bestimmt alle weiteren Unterschiede, darunter den Leistungsumfang, die Haftung, den Kontakt zum Auftraggeber und die Frage, welche Partei das Steuerformular ausstellt.

Bei Wisemonk, wir kümmern uns um das globale Onboarding für mehr als 300 Unternehmen und haben bei der Einstellung von über 2.000 Mitarbeitern Lohn- und Gehaltsabrechnungen in Höhe von über 20 Millionen US-Dollar abgewickelt; bei all diesen Aufgaben ist die Frage, wer wen bezahlt, der entscheidende Faktor, der fast alles andere bestimmt.

Es ist zudem sinnvoll, beide von benachbarten Kategorien wie der Leiharbeitnehmer und aus dem Unterscheidung zwischen Leiharbeitnehmer und Auftragnehmer, was oft mit eben diesem Vergleich verwechselt wird.

Was sind die täglichen Aufgaben der einzelnen Positionen?

Ein Hauptauftragnehmer verwaltet den gesamten Umfang eines Projekts, während ein Subunternehmer einen bestimmten, spezialisierten Teil davon ausführt. Der Hauptauftragnehmer plant, koordiniert Ressourcen und Zeitpläne, beauftragt und bezahlt Subunternehmer, verwaltet das Budget und sorgt dafür, dass das Projekt von Anfang bis Ende planmäßig verläuft.

Der Subunternehmer legt Wert darauf, die ihm übertragenen Arbeiten gemäß den Vorgaben, termingerecht und im Rahmen des vereinbarten Budgets auszuführen.

Allgemeine Aufgaben eines Auftragnehmers:

• Verhandlung des Vertrags und Festlegung der Projektziele gemeinsam mit dem Kunden
• Beschaffung der Materialien und Bereitstellung der für das Projekt erforderlichen Arbeitskräfte
• Einstellung, Einsatzplanung und Leitung von Subunternehmern für spezielle Aufgaben
• Überwachung des täglichen Betriebs im Rahmen eines Auftrags oder Projekts
• Überwachung des Zeitplans, der Zahlungen und des Cashflows

Übliche Aufgaben eines Subunternehmers:

• Einhaltung der Bestimmungen des Unterauftragsvertrags
• Regelmäßige Kommunikation mit dem Auftragnehmer
• Sich bei Bedarf an Änderungen des Umfangs oder des Vorgehens anzupassen
• Ihre Arbeit innerhalb der vereinbarten Frist abschließen
• Das zugewiesene Budget für ihren Anteil einhalten

Eine klare Abgrenzung der Aufgabenbereiche auf beiden Seiten beginnt bereits bei den Formalitäten; daher empfiehlt es sich, unseren Leitfaden zum Thema Arbeitsverträge sowie die Einzelheiten eines Vertrag für freiberufliche Dienstleister.

Welche Arten von Arbeiten übernehmen Auftragnehmer und Subunternehmer?

Hauptauftragnehmer übernehmen die Leitungs- und Koordinationsaufgaben und legen fest, welche Arbeiten von wem ausgeführt werden, während Subunternehmer die spezialisierten, praktischen Arbeiten übernehmen.

Die Aufgabe des Auftragnehmers besteht darin, das Projekt wie ein Unternehmen zu führen: Kostenkalkulation, Budgetierung, Marketing, Delegation von Aufgaben und Lösung von Problemen. Die Aufgabe des Subunternehmers besteht darin, ein bestimmtes Handwerk oder eine bestimmte Fachkompetenz auf einen Teil dieses Projekts anzuwenden.

Subunternehmer sind in der Regel auf folgende Bereiche spezialisiert:

• Elektroarbeiten, beispielsweise die Montage von Leuchten
• Tischlerarbeiten, wie beispielsweise das Erneuern von Fußböden
• Maler- und Fliesenarbeiten
• Sanitär
• Einbau von Haushaltsgeräten
• Rasenpflege und Gartengestaltung
• In Projekten außerhalb des Bauwesens: Grafikdesign, Texterstellung, Softwareentwicklung, Netzwerksicherheit oder Cybersicherheit

Da Sie nun wissen, welche Aufgaben die einzelnen Mitarbeiter übernehmen, besteht der nächste Schritt darin, die Reihenfolge zu verstehen, in der sie hinzugezogen werden.

Wie werden Auftragnehmer und Subunternehmer beauftragt?

Die Einstellung erfolgt in einer festgelegten Reihenfolge, und diese Reihenfolge bestimmt, wer welche Aufgaben übernimmt.

Der Auftraggeber beauftragt zunächst den Auftragnehmer; dieser beauftragt dann je nach Bedarf Subunternehmer. Der Bauherr wählt einen Auftragnehmer auf der Grundlage seiner bisherigen Leistungen bei Projekten dieser Art aus und vertraut darauf, dass dieser qualifizierte Fachkräfte hinzuzieht. Der Auftragnehmer recherchiert anschließend, prüft die Eignung und handelt die Konditionen mit den Subunternehmern aus, die erst nach Beginn der Projektarbeiten hinzukommen.

Diese Abfolge ist auch der Grund dafür, dass der Bauherr in der Regel kaum Einfluss darauf hat, welche Subunternehmer zum Einsatz kommen. Er wählt den Hauptauftragnehmer aus; der Hauptauftragnehmer wählt die Subunternehmer aus.

Der Übersichtlichkeit halber werden die Begriffe in den meisten formellen Verträgen großgeschrieben, wobei „Auftragnehmer“ für die Partei mit der direkten Beziehung zum Eigentümer und „Subunternehmer“ für alle Personen verwendet wird, die der Auftragnehmer hinzuzieht, einschließlich der eigenen Subunternehmer eines Subunternehmers. Falls Sie einen dieser Mitarbeiter selbst beim Onboarding einstellen, bietet unser Leitfaden zum Onboarding von Auftragnehmern führt Sie Schritt für Schritt durch den Vorgang.

Wie werden Auftragnehmer und Subunternehmer bezahlt?

Ein Auftragnehmer wird in der Regel vom Auftraggeber auf der Grundlage eines Pauschalbetrags oder eines meilensteinbasierten Zahlungsplans vergütet und ist dafür verantwortlich, die Subunternehmer aus diesen Mitteln zu bezahlen. Ein Subunternehmer wird vom Auftragnehmer für die von ihm konkret erbrachten Leistungen vergütet, wobei die Bedingungen im Subunternehmervertrag festgelegt sind.

Beide Parteien vereinbaren ihre eigenen Konditionen. Bei Wisemonk, wo wir für mehr als 300 globale Unternehmen Gehaltszahlungen in Höhe von über 20 Millionen US-Dollar abwickeln, haben wir anhand von Tausenden grenzüberschreitender Zahlungen festgestellt, dass die reibungslosesten Geschäftsbeziehungen diejenigen sind, bei denen diese Zahlungskette bereits vor Beginn der Arbeiten schriftlich festgehalten wird.

Diese Zahlungskette birgt ein reales Risiko, das es zu berücksichtigen gilt: Ein Subunternehmer erhält seine Zahlung oft erst, nachdem der Auftragnehmer die Zahlung vom Bauherrn erhalten hat. Wenn der Bauherr nur zögerlich zahlt, muss der Subunternehmer warten.

Bei komplexen Projekten, bei denen Subunternehmer ihre eigenen Unter-Subunternehmer beauftragen, summieren sich diese Verzögerungen und vertraglichen Verpflichtungen weiter unten in der Kette. Informationen zur Abwicklung der Bezahlung dieser Arbeitnehmer finden Sie in unseren Hinweisen zu So bezahlen Sie Auftragnehmer mit 1099-Formular, Lohn- und Gehaltsabrechnung für Auftragnehmer, Lohnabrechnung für Auftragnehmer, und So erstellen und versenden Sie eine Rechnung.

Das Thema Zahlungen führt direkt zu der Frage, an der die meisten Unternehmen scheitern: Steuern.

Gilt ein Subunternehmer steuerlich als selbstständiger Unternehmer?

Ein Subunternehmer ist eine besondere Form eines unabhängigen Auftragnehmers, und beide werden von der IRS als Nicht-Arbeitnehmer behandelt. Der praktische Unterschied besteht darin, wer das Steuerformular ausstellt.

Der Auftraggeber stellt dem Auftragnehmer ein Formular 1099-NEC aus, und der Auftragnehmer stellt jedem Subunternehmer, an den er im Laufe des Jahres 600 Dollar oder mehr gezahlt hat, ein separates Formular 1099-NEC aus, gemäß Leitlinien der US-Steuerbehörde (IRS) zur Einstufung von Arbeitnehmern.

Bevor Sie eine der beiden Zahlungen vornehmen, besorgen Sie sich bitte ein ausgefülltes Formular W-9, damit Sie den offiziellen Namen und die Steuer-ID zur Hand haben, die für die Einreichung erforderlich sind. Um mehr über die betreffenden Formulare zu erfahren, lesen Sie bitte unsere Leitfäden zu Was ein 1099-Auftragnehmer ist, Einreichung der Steuererklärung für einen Selbstständigen, W-9 im Vergleich zu W-2, das Formular W-8BEN für Zahlungsempfänger außerhalb der USA sowie IRS-Formular 1096.

Sowohl Auftragnehmer als auch Subunternehmer zahlen ihre eigene Einkommensteuer und Selbstständigenabgabe, und keiner von beiden erhält die Leistungen, die ein W-2-Angestellter erhält.

Die steuerliche Behandlung hängt von der Einstufung ab, und über diese entscheidet die IRS, nicht Sie.

Anhand welcher Kriterien entscheidet die IRS, ob ein Arbeitnehmer als Auftragnehmer oder als Angestellter einzustufen ist?

Die US-Steuerbehörde (IRS) berücksichtigt drei Faktoren: die Kontrolle über die Arbeitsweise (bestimmt das Unternehmen, wie die Arbeit ausgeführt wird), die finanzielle Kontrolle (trägt der Arbeitnehmer seine eigenen Kosten und stellt er Rechnungen für den Auftrag aus) sowie die Beziehung zwischen den Parteien (liegt ein schriftlicher Vertrag vor, und handelt es sich um projektbezogene oder fortlaufende Tätigkeiten).

Übt ein Unternehmen eine Kontrolle auf Mitarbeiterebene aus, kann die IRS den Arbeitnehmer unabhängig von der verwendeten Bezeichnung neu einstufen. Die vollständigen Kriterien können Sie auf der Seite des IRS zur Definition des Begriffs „unabhängiger Auftragnehmer“.

Aus diesem Grund reicht die Unterscheidung zwischen Auftragnehmer und Subunternehmer allein nicht aus. Ein Arbeitnehmer, den Sie als Auftragnehmer bezeichnen, den Sie aber wie einen Mitarbeiter kann neu eingestuft werden, wodurch Sie Nachzahlungen und Strafen riskieren.

Zu den damit verbundenen Randfällen, die Sie kennen sollten, gehören unter anderem die gesetzlich angestellter Mitarbeiter, das Null-Stunden-Vertrag, und gemeinsame Beschäftigung. (Dies entspricht den aktuellen Vorgaben der US-Bundesbehörden; da sich die Vorschriften ändern können, sollten Sie Ihre konkrete Situation mit einem Steuerberater klären.)

Diese Regeln treten am häufigsten in einer Handvoll Branchen auf, in denen dieses Modell Standard ist.

In welchen Branchen werden Auftragnehmer und Subunternehmer am häufigsten eingesetzt?

Überall dort, wo Projekte in Phasen unterteilt werden oder Fachleute benötigt werden, kommt diese Struktur zum Tragen.

Das Bauwesen ist das klassische Beispiel, doch dasselbe Modell findet sich auch in kreativen, technischen und dienstleistungsbezogenen Bereichen, wo immer eine federführende Partei mehrere Spezialisten im Rahmen separater Vereinbarungen koordiniert.

Branchen, die in hohem Maße auf diese Struktur angewiesen sind:

• Bauwesen, Umbau und das Bauhandwerk
• Marketing-, Werbe- und Kreativagenturen
• IT, Softwareentwicklung und Cybersicherheit
• Veranstaltungsplanung und -durchführung
• Reinigungs-, Wartungs- und Gebäudemanagementdienstleistungen

In jeder dieser Branchen taucht letztendlich dieselbe Frage auf: Wenn etwas schiefgeht, wer kommt dann dafür auf?

Wer haftet, wenn etwas schiefgeht?

Der Auftragnehmer haftet gegenüber dem Auftraggeber für das gesamte Projekt, einschließlich der von einem Subunternehmer ausgeführten Teile. Der Subunternehmer haftet gegenüber dem Auftragnehmer, jedoch nicht direkt gegenüber dem Auftraggeber. Sollte ein Problem auftreten, kann der Auftraggeber den Auftragnehmer verklagen, der seinerseits den für diese konkrete Arbeit verantwortlichen Subunternehmer in Regress nehmen kann.

Da der Auftragnehmer das gegenüber dem Kunden bestehende Risiko trägt, hat er ein starkes Interesse daran, Subunternehmer sorgfältig zu prüfen und in jedem Unterauftrag klare Bedingungen festzulegen.

Keine der beiden Parteien ist Arbeitnehmer eines Vertragspartners, sodass jede Partei die Verantwortung für ihre eigene Arbeit trägt. Nähere Informationen hierzu finden Sie in unserem Leitfaden zum Thema Haftpflichtversicherung für selbstständige Auftragnehmer.

Gerade wegen der Haftung benötigen beide Parteien eine eigene Versicherung, anstatt sich auf die Versicherung eines Dritten zu verlassen.

Welche Versicherungen benötigen Auftragnehmer und Subunternehmer?

Die genaue Zusammensetzung hängt von der Branche und den Anforderungen des Kunden ab, doch am häufigsten kommen folgende Versicherungen zum Tragen: allgemeine Haftpflichtversicherung, Berufshaftpflichtversicherung (E&O), Cyber-Haftpflichtversicherung, Bürgschaften und Arbeitsunfallversicherung. Viele Kunden verlangen vor Vertragsunterzeichnung einen Nachweis über den Versicherungsschutz.

Wie sich diese in der Regel je nach Funktion auswirken:

• Allgemeine Haftpflicht: Die Grundversicherung für beide Bereiche, die Sachschäden Dritter, Personenschäden und Werbeschäden abdeckt. Viele Kundenverträge und gewerbliche Mietverträge schreiben dies vor.
• Berufshaftpflichtversicherung (E&O): schützt vor Ansprüchen aufgrund verspäteter, unvollständiger oder fehlerhafter Arbeiten. Auftragnehmer sollten in Erwägung ziehen, ihre Versicherungspolice auf Subunternehmer auszuweiten, da sie letztendlich für diese Arbeiten verantwortlich sind.
• Cyber-Haftpflicht: wichtig für Auftragnehmer und Subunternehmer, die mit sensiblen Daten umgehen, wie beispielsweise Softwareentwickler oder Datenspezialisten, und sich mit Datenschutzverletzungen und Cyberangriffen befassen.
• Bürgschaften: Dies wird in der Regel von Hauptauftragnehmern verlangt, nicht von Subunternehmern. Die Bürgschaft gewährleistet, dass der Hauptauftragnehmer das Projekt fertigstellt, und alle an Subunternehmer vergebenen Arbeiten sind dadurch abgedeckt.
• Arbeitsunfallversicherung: Dies wird manchmal vom Auftraggeber oder durch staatliche Gesetze für risikoreichere Tätigkeiten wie Dachdeckerarbeiten vorgeschrieben, selbst für Personen, die nicht bei Ihnen angestellt sind.

Verfügt ein Subunternehmer nicht über einen eigenen Versicherungsschutz, kann ein Auftragnehmer ihn in der Regel als mitversicherten in seine Police aufnehmen, indem er sich unter Angabe des Namens und der Geschäftsdaten des Subunternehmers an den Versicherer wendet.

Auftragnehmer, die regelmäßig Subunternehmer beauftragen, können einen pauschalen Zusatz zur Mitversicherung nutzen, um den Versicherungsschutz auf alle Subunternehmer auszuweiten, ohne jeden einzelnen namentlich zu nennen.

Die Versicherung spiegelt die unterschiedlichen Risiken wider, die mit den jeweiligen Positionen verbunden sind, ebenso wie die jeweiligen Vergütungen.

Wie groß sind die Unterschiede bei Gehalt und Verdienst?

In den Vereinigten Staaten verdienen Generalunternehmer ein durchschnittliches Grundgehalt von etwa 121.492 US-Dollar pro Jahr, während Subunternehmer durchschnittlich etwa 71.736 US-Dollar pro Jahr verdienen; allerdings variieren beide Beträge stark je nach Gewerbezweig, Standort, Berufserfahrung und dem Umfang der übernommenen Aufträge, wie aus den von der US-Behörde für Arbeitsstatistik.

Dieser Unterschied spiegelt wider, wofür die jeweilige Rolle vergütet wird. Ein Auftragnehmer wird für die Leitung des gesamten Projekts, die Übernahme des Kundenrisikos und die Führung von Mitarbeitern vergütet. Ein Subunternehmer wird für einen festgelegten Umfang spezialisierter Arbeiten bezahlt.

Ein Subunternehmer kann seine Einnahmen häufig steigern, indem er sich ein stabiles Netzwerk von Auftraggebern aufbaut, die für Folgeaufträge wieder auf ihn zurückkommen, und indem er seine eigene Buchhaltung ordnungsgemäß führt, einschließlich seiner Lohnabrechnungen und ob sie dies tun sollten eine GmbH gründen.

Wie viel Sie verdienen können, hängt eng mit den Fähigkeiten und Qualifikationen zusammen, die für die jeweilige Position erwartet werden.

Welche Qualifikationen und Lizenzen sind für die jeweilige Position erforderlich?

Selbstständige Handwerker benötigen sowohl fachliche Kenntnisse als auch betriebswirtschaftliche Kompetenzen: Marketing, Budgetierung, Lohnabrechnung, Terminplanung und Delegation von Aufgaben. Oftmals ist hierfür eine Gewerbeerlaubnis erforderlich, deren Anforderungen je nach Bundesland und Gewerbezweig variieren.

Subunternehmer benötigen fundiertes Fachwissen in ihrem jeweiligen Bereich und verfügen häufig über berufsspezifische Zertifizierungen oder Lizenzen, beispielsweise im Sanitär-, Elektro- oder Tischlerhandwerk.

Beiden sind Kernkompetenzen wie Kommunikation, Problemlösung und die Einhaltung von Fristen gemeinsam. Der Unterschied liegt in der Breite gegenüber der Tiefe: Der Auftragnehmer deckt das gesamte Projekt und das dahinterstehende Unternehmen ab, während sich der Subunternehmer intensiv auf ein Fachgebiet konzentriert.

In den meisten Bundesländern müssen sowohl Generalunternehmer als auch Subunternehmer über eine eigene Zulassung und Versicherung verfügen, bevor sie sich um einen Auftrag bewerben können, und beide sollten wissen, wie Landesbesteuerungsvorschriften gelten, wenn sie über Landesgrenzen hinweg tätig sind.

Diese Abwägungen hinsichtlich Qualifikation und Vergütung ergeben für jeden Karriereweg eine klare Aufstellung von Vor- und Nachteilen.

Was sind die Vor- und Nachteile der jeweiligen Position?

Für den Arbeitnehmer bedeutet die Tätigkeit als Auftragnehmer mehr Selbstbestimmung und ein höheres Verdienstpotenzial, jedoch auch mehr Verantwortung. Für einen Subunternehmer bedeutet dies regelmäßigere Arbeit und geringere Gemeinkosten, jedoch weniger Unabhängigkeit und eine geringere Vergütung.

Für das einstellende Unternehmen geht es bei der Entscheidung darum, inwieweit Sie die Koordination selbst übernehmen möchten und inwieweit Sie diese einem Auftragnehmer überlassen möchten.

Vorteile einer Tätigkeit als Selbstständiger: die Auswahl der Kunden und Projekte, die Sie annehmen möchten, die Festlegung Ihrer eigenen Honorare, die Entscheidung, mit welchen Subunternehmern Sie zusammenarbeiten möchten, sowie die Tatsache, dass Sie mehr Zeit mit Verwaltungsaufgaben als mit körperlicher Arbeit verbringen.

Vorteile einer Tätigkeit als Subunternehmer: weniger direkter Kundenkontakt und keine Preisverhandlungen mit dem Endkunden, ein gleichmäßigerer Arbeitsfluss durch bewährte Auftragnehmer sowie die Freiheit, Ihren Zeitplan zwischen den einzelnen Aufträgen selbst zu gestalten.

Unabhängig davon, für wen Sie sich entscheiden, hängt der Erfolg der Zusammenarbeit davon ab, wie Sie diese Person einstellen.

Wie beauftragen Sie einen Auftragnehmer oder Subunternehmer ordnungsgemäß?

Die folgenden Maßnahmen verringern sowohl das Qualitätsrisiko als auch das Risiko einer falschen Einstufung, das mit dem Einsatz von Nicht-Mitarbeitern einhergeht.

1. Überprüfen Sie Genehmigungen und Lizenzen damit der Arbeitnehmer die Arbeit rechtmäßig ausführen kann und die örtlichen Vorschriften erfüllt.

2. Überprüfen Sie Empfehlungen und Bewertungen, darunter ehemalige Kunden und Plattformen wie das Better Business Bureau.

3. Holen Sie sich detaillierte Kostenvoranschläge ein Aufschlüsselung von Arbeitsaufwand, Material und einem realistischen Zeitplan.

4. Legen Sie klare Vertragsbedingungen fest, Geltungsbereich, Zahlungsplan, Fristen sowie die Vorgehensweise bei Änderungen und Streitigkeiten. Fügen Sie eine schriftliche Vereinbarung mit Subunternehmern bei, falls der Auftragnehmer Dritte beauftragen wird.

5. Ein W-9-Formular einholen und den Versicherungsschutz bestätigen vor jeder Zahlung, damit Sie die Unterlagen korrekt einreichen und sich vor Haftungsansprüchen schützen können.

Sollten Ihre Auftragnehmer oder Subunternehmer ihren Sitz in einem anderen Land haben, finden Sie unsere Referenzen unter Einstellung und Bezahlung internationaler freiberuflicher Auftragnehmer, Bewährte Verfahren für die Bezahlung von Auftragnehmern im Ausland, Einstellung internationaler Mitarbeiter, Vergütung internationaler Mitarbeiter, und die Auswahl eines globale Stellenplattform die grenzüberschreitenden Einzelheiten zu regeln.

Wenn Sie diese Schritte überspringen, kommt das größte Risiko in diesem gesamten Zusammenhang zum Tragen.

Was geschieht, wenn Sie einen Auftragnehmer oder Subunternehmer falsch einstufen?

Die falsche Einstufung eines Auftragnehmers oder Subunternehmers als Arbeitnehmer oder die Behandlung eines Arbeitnehmers als Auftragnehmer kann Strafen seitens der US-Steuerbehörde (IRS), Steuernachzahlungen und erforderliche Korrekturen nach sich ziehen.

Das Risiko steigt, wenn Unternehmen die Art und Weise der Arbeitsausführung kontrollieren, das W-9-Formular nicht einholen oder das falsche Steuerformular ausstellen. Die Einstufung richtet sich nach dem Arbeitsverhältnis und nicht nach der Bezeichnung im Vertrag.

Die Sicherheitsvorkehrungen sind einfach, lassen sich jedoch bei einer schnellen Einstellung leicht übersehen: Legen Sie den Umfang der Tätigkeit klar in einer schriftlichen Vereinbarung fest, vermeiden Sie es, den unabhängigen Arbeitskräften vorzuschreiben, wie sie ihre Arbeit ausführen sollen, überprüfen Sie jede Geschäftsbeziehung mindestens einmal jährlich und führen Sie ordnungsgemäße Aufzeichnungen über Verträge und Zahlungen.

Eine Beziehung, die als Auftragnehmerverhältnis beginnt, kann sich im Laufe der Zeit in Richtung eines Angestelltenverhältnisses entwickeln; in diesem Fall Risiko einer falschen Einstufung von Auftragnehmern erscheint, und wenn sich viele Unternehmen dafür entscheiden, einen Auftragnehmer in einen Arbeitnehmer umwandeln.

Gerade wenn es darum geht, ein solches Ergebnis grenzüberschreitend zu vermeiden, beweist sich ein spezialisierter Partner als unverzichtbar.

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