Entrepreneur ou sous-traitant : principales différences

Vous faites appel à une aide extérieure et vous ne savez pas si la personne que vous engagez est un prestataire ou un sous-traitant ?

Ces deux termes sont souvent utilisés de manière interchangeable, mais ils se situent à des maillons différents d'une même chaîne, et les confondre est l'une des raisons les plus courantes pour lesquelles les entreprises remplissent des formulaires fiscaux erronés ou se retrouvent tenues responsables de travaux dont elles pensaient que la propriété revenait à quelqu'un d'autre.

Ce guide présente en détail les différences entre les entrepreneurs et les sous-traitants en termes de fonctions, de rémunération, de fiscalité, de responsabilité et d'assurance, afin que vous puissiez classer, rémunérer et protéger correctement chaque travailleur.

Qu'est-ce qu'un entrepreneur ?

Un prestataire est une personne physique ou morale engagée directement par un client pour réaliser un projet spécifique dans le cadre d'un contrat, et non en tant que Salarié à temps plein. Il gère lui-même la manière dont le travail est effectué, fournit ses propres outils et sa main-d'œuvre, et est responsable devant le client de l'ensemble du projet, y compris des parties qu'il confie à un tiers.

Les prestataires interviennent dans presque tous les secteurs, notamment la technologie, la santé, la finance, le marketing et le bâtiment. Ce terme est surtout associé au secteur de la construction, où un entrepreneur (souvent appelé « entrepreneur général ») supervise l’ensemble du chantier, mais le même principe s’applique lorsqu’une entreprise fait appel à un consultant pour mener à bien une refonte de marque ou à une agence pour gérer une campagne. Il est également utile de savoir en quoi un entrepreneur diffère d’un Salarié à temps plein déclaré sur un formulaire W-2 et d'un travailleur indépendant, car si les appellations se recoupent, ce n'est pas le cas des obligations.

Qu'est-ce qu'un sous-traitant ?

Un sous-traitant est une personne physique ou morale engagée par un prestataire, et non par le client final, pour réaliser une partie spécifique d'un projet plus vaste. Il apporte les compétences spécialisées dont le prestataire a besoin, travaille sous la direction et selon le calendrier de ce dernier, et est rémunéré par le prestataire plutôt que par le client. Un sous-traitant est simplement un type de prestataire situé un échelon plus bas dans la chaîne.

Un sous-traitant ne va pas à la recherche de clients pour les convaincre. Ce sont les travaux qui lui sont confiés par l'entrepreneur principal. Dans le cadre d'une rénovation de maison, un entrepreneur général fait appel à un plombier et à un électricien en tant que sous-traitants.

Dans le cadre d'un projet de site web, un maître d'œuvre peut faire appel à un graphiste et à un rédacteur en sous-traitance. Pour une analyse plus détaillée de la différence entre ces rôles et ceux des collaborateurs permanents, vous pouvez consulter notre guide sur sous-traitant, prestataire indépendant ou salarié.

Quelle est la différence entre un entrepreneur et un sous-traitant ?

Un prestataire passe un contrat directement avec le client et est rémunéré par ce dernier. Un sous-traitant passe un contrat avec le prestataire et est rémunéré par ce dernier. Ce simple fait est à l'origine de toutes les autres différences, notamment en ce qui concerne l'étendue des prestations, la responsabilité, les relations avec le client et la partie chargée d'émettre le formulaire fiscal.

À Wisemonk, nous gérons l'Onboarding à l'échelle mondiale de plus de 300 entreprises et avons traité plus de 20 millions de dollars de paie tout en intégrant plus de 2 000 salariés ; dans le cadre de ce travail, la question de savoir « qui paie qui ? » est le critère déterminant pour presque tout le reste.

Il convient également de distinguer ces deux catégories des catégories voisines telles que la travailleur intérimaire et à partir de la Distinction entre travailleur intérimaire et prestataire indépendant, que l'on confond souvent avec cette même comparaison.

En quoi consistent les tâches quotidiennes de chaque poste ?

Un maître d'œuvre gère l'ensemble d'un projet, tandis qu'un sous-traitant en exécute une partie spécifique. Le maître d'œuvre planifie le projet, coordonne les ressources et les échéances, recrute et rémunère les sous-traitants, gère le budget et veille au bon déroulement du projet du début à la fin.

Le sous-traitant s'attache à réaliser les travaux qui lui sont confiés conformément au cahier des charges, dans les délais impartis et dans les limites du budget convenu.

Responsabilités courantes d'un entrepreneur :

• Négocier le contrat et définir les objectifs du projet avec le client
• Se procurer les matériaux et fournir la main-d'œuvre nécessaire au projet
• Recrutement, planification des horaires et gestion des sous-traitants pour des tâches spécialisées
• Suivi des opérations quotidiennes dans le cadre d'une mission ou d'un projet
• Supervision du calendrier, des paiements et de la trésorerie

Responsabilités courantes d'un sous-traitant :

• Respect des conditions du contrat de sous-traitance
• Communiquer régulièrement avec le prestataire
• S'adapter aux changements de périmètre ou de procédure, le cas échéant
• Réaliser leur travail dans les délais convenus
• Respecter le budget qui leur a été alloué pour leur partie du projet

Pour que les deux parties aient une vision claire du périmètre du projet, il faut commencer par les formalités administratives ; il est donc utile de consulter notre guide sur contrats de travail ainsi que les spécificités d'un contrat de prestataire indépendant.

Quels types de travaux les entrepreneurs et les sous-traitants réalisent-ils ?

Les entrepreneurs se chargent des tâches de gestion et de coordination, en déterminant les travaux à réaliser et les personnes qui les effectueront, tandis que les sous-traitants se chargent des travaux spécialisés et pratiques.

Le rôle de l'entrepreneur consiste à gérer le projet comme une entreprise : établir des devis, établir un budget, assurer la promotion, déléguer et résoudre les problèmes. Le rôle du sous-traitant consiste à mettre en œuvre un métier ou une compétence spécifique pour une partie de ce projet.

Les sous-traitants sont généralement spécialisés dans des domaines tels que :

• Travaux d'électricité, par exemple l'installation de luminaires
• Travaux de menuiserie, tels que le remplacement des planchers
• Peinture et carrelage
• Plomberie
• Installation d'appareils électroménagers
• Entretien des pelouses et aménagement paysager
• Dans le cadre de projets hors du secteur du bâtiment : conception graphique, rédaction, développement de logiciels, sécurité des réseaux ou cybersécurité

Une fois que vous connaissez les tâches de chacun, l'étape suivante consiste à comprendre l'ordre dans lequel ils interviennent.

Comment les entrepreneurs et les sous-traitants sont-ils recrutés ?

Le recrutement s'effectue selon un ordre précis, et c'est cet ordre qui détermine qui contrôle quoi.

Le client engage d'abord l'entrepreneur, puis celui-ci fait appel à des sous-traitants selon les besoins. Le maître d'ouvrage choisit un entrepreneur en fonction de son expérience dans ce type de projet et lui fait confiance pour recruter des spécialistes qualifiés. L'entrepreneur procède ensuite à la recherche, à la sélection et à la négociation des conditions avec les sous-traitants, qui rejoignent l'équipe une fois le projet lancé.

C'est également pour cette raison que le maître d'ouvrage n'a généralement guère son mot à dire sur le choix des sous-traitants. C'est lui qui choisit l'entrepreneur ; c'est l'entrepreneur qui choisit les sous-traitants.

Par souci de clarté, la plupart des contrats officiels utilisent des termes en majuscules, en désignant par « Prestataire » la partie qui entretient une relation directe avec le propriétaire et par « Sous-traitant » toute personne engagée par le Prestataire, y compris les sous-traitants de ce dernier. Si vous effectuez l’Onboarding de l’un de ces travailleurs vous-même, notre Guide d'Onboarding des prestataires vous guide pas à pas.

Comment les entrepreneurs et les sous-traitants sont-ils rémunérés ?

Un entrepreneur est généralement rémunéré par le client selon un montant forfaitaire ou un échéancier basé sur des étapes clés, et il est chargé de payer les sous-traitants à partir de cette somme. Un sous-traitant est rémunéré par l'entrepreneur pour les travaux spécifiques qu'il a réalisés, selon les conditions fixées dans le contrat de sous-traitance.

Les deux parties négocient leurs propres tarifs. Chez Wisemonk, où nous traitons plus de 20 millions de dollars de paie pour plus de 300 entreprises internationales, nous avons constaté, à travers des milliers de paiements transfrontaliers, que les collaborations les plus transparentes sont celles où cette chaîne de paiement est clairement définie avant le début de toute prestation.

Cette chaîne de paiement engendre un risque concret qu’il convient d’anticiper : un sous-traitant n’est souvent payé qu’une fois que l’entrepreneur a lui-même reçu le paiement du maître d’ouvrage. Si ce dernier tarde à payer, le sous-traitant doit patienter.

Dans le cadre de projets complexes où les sous-traitants font appel à leurs propres sous-sous-traitants, ces retards et ces obligations contractuelles s'accumulent tout au long de la chaîne. Pour en savoir plus sur les modalités de rémunération de ces travailleurs, veuillez consulter nos références sur Comment rémunérer les prestataires déclarés sur le formulaire 1099 ?, services de gestion de la paie pour les entrepreneurs, paie des prestataires, et Comment créer et envoyer une facture.

La question du paiement nous amène directement à celle qui pose le plus de problèmes aux entreprises : les impôts.

Un sous-traitant est-il considéré comme un prestataire indépendant sur le plan fiscal ?

Un sous-traitant est un type particulier de prestataire indépendant, et les deux sont considérés comme des personnes non salariées par l'IRS. La différence concrète réside dans l'organisme chargé de délivrer le formulaire fiscal.

Le client remet un formulaire 1099-NEC au prestataire, et ce dernier remet un formulaire 1099-NEC distinct à chaque sous-traitant auquel il a versé 600 dollars ou plus au cours de l'année, conformément à Directives de l'IRS concernant la classification des travailleurs.

Avant d'effectuer l'un ou l'autre de ces paiements, veillez à obtenir un formulaire W-9 dûment rempli afin de disposer du nom légal et du numéro d'identification fiscale nécessaires à la déclaration. Pour en savoir plus sur les formulaires concernés, consultez nos guides sur Qu'est-ce qu'un prestataire 1099 ?, remplir la déclaration d'impôts d'un travailleur indépendant, Formulaire W-9 ou W-2, le Formulaire W-8BEN pour les bénéficiaires non américains, et Formulaire 1096 de l'IRS.

Les entrepreneurs et les sous-traitants s'acquittent chacun de leur propre impôt sur le revenu et cotisation sociale des travailleurs indépendants, et aucun des deux ne reçoit les avantages dont bénéficie un salarié déclaré sur un formulaire W-2.

Le traitement fiscal dépend de la classification, et c'est l'IRS qui détermine cette classification, et non vous.

Comment l'IRS détermine-t-il si un travailleur est un prestataire indépendant ou un salarié ?

L'IRS prend en compte trois facteurs : le contrôle comportemental (l'entreprise détermine-t-elle la manière dont le travail est effectué ?), le contrôle financier (le travailleur prend-il en charge ses propres frais et facture-t-il la prestation ?) et la nature de la relation entre les parties (existe-t-il un contrat écrit, et le travail est-il lié à un projet précis ou s'agit-il d'une collaboration continue ?).

Si une entreprise exerce un contrôle au niveau de ses salariés, l'IRS peut reclasser le travailleur, quelle que soit la désignation utilisée. Vous pouvez consulter l'ensemble des critères sur le Page de l'IRS consacrée à la définition du statut de travailleur indépendant.

C’est pourquoi la simple distinction entre « prestataire » et « sous-traitant » ne suffit pas. Un travailleur que vous qualifiez de « prestataire » mais que vous traitez comme un salarié peut faire l'objet d'une reclassification, ce qui vous exposerait à des arriérés d'impôts et à des pénalités.

Parmi les cas limites connexes qu'il est utile de connaître, on peut citer les salarié de droit, le contrat « zéro heure », et co-emploi. (Ces informations reflètent les directives fédérales américaines en vigueur ; la réglementation pouvant évoluer, veuillez vérifier votre situation particulière auprès d'un conseiller fiscal.)

Ces règles s'appliquent le plus souvent dans quelques secteurs d'activité où le modèle est standard.

Quels sont les secteurs qui ont le plus recours aux prestataires et aux sous-traitants ?

Cette structure apparaît dès lors que les projets se divisent en phases ou nécessitent l'intervention de spécialistes.

Le secteur de la construction en est l’exemple par excellence, mais ce même modèle s’applique aux métiers créatifs, techniques et de services dès lors qu’une partie principale coordonne plusieurs spécialistes dans le cadre de contrats distincts.

Les secteurs qui dépendent fortement de cette structure :

• Construction, rénovation et métiers du bâtiment
• Agences de marketing, de publicité et de création
• Informatique, développement de logiciels et cybersécurité
• Organisation et réalisation d'événements
• Services de nettoyage, d'entretien et de gestion des installations

Dans chacun de ces secteurs, la même question finit par se poser : si un problème survient, qui paie ?

Qui est responsable lorsqu'un problème survient ?

L'entrepreneur est responsable envers le client pour l'ensemble du projet, y compris les parties réalisées par un sous-traitant. Le sous-traitant est responsable envers l'entrepreneur, mais pas directement envers le client. En cas de problème, le client peut intenter une action en justice contre l'entrepreneur, qui peut à son tour se retourner contre le sous-traitant responsable de ce travail spécifique.

Étant donné que c'est le prestataire qui assume le risque vis-à-vis du client, il a tout intérêt à sélectionner rigoureusement ses sous-traitants et à définir des conditions claires dans chaque contrat de sous-traitance.

Aucune des deux parties n'est salariée de la personne avec laquelle elle passe un contrat ; chacune assume donc la responsabilité de son propre travail. Vous trouverez plus de détails à ce sujet dans notre guide intitulé assurance responsabilité civile des travailleurs indépendants.

C'est précisément pour des raisons de responsabilité civile que les deux parties doivent souscrire leur propre assurance plutôt que de compter sur celle d'autrui.

De quelles assurances les entrepreneurs et les sous-traitants ont-ils besoin ?

La composition exacte dépend du secteur d'activité et des exigences du client, mais les assurances les plus courantes sont la responsabilité civile générale, la responsabilité civile professionnelle (E&O), la responsabilité civile liée à la cybersécurité, les cautions et l'assurance accidents du travail. De nombreux clients exigent une attestation de couverture avant de signer.

Voici comment ces principes s'appliquent généralement selon les fonctions :

• Responsabilité civile générale : la police d'assurance de base pour ces deux types de risques, couvrant les dommages matériels causés à des tiers, les dommages corporels et les préjudices publicitaires. De nombreux contrats clients et baux commerciaux l'exigent.
• Responsabilité civile professionnelle (E&O) : vous protège contre les réclamations liées à des retards, à des travaux incomplets ou à des erreurs. Les entrepreneurs devraient envisager d'étendre leur police d'assurance aux sous-traitants, car ce sont eux qui sont en dernier ressort responsables de ces travaux.
• Responsabilité civile liée aux risques informatiques : C'est un aspect important pour les prestataires et sous-traitants traitant des données sensibles, tels que les développeurs de logiciels ou les spécialistes des données, en matière de gestion des violations de données et des cyberattaques.
• Cautionnements : généralement exigée des entrepreneurs, et non des sous-traitants. Cette caution garantit que l'entrepreneur mènera le projet à bien, et les travaux confiés à des sous-traitants sont couverts par celle-ci.
• Indemnisation des accidents du travail : parfois exigée par le client ou par la législation régionale pour les métiers à haut risque tels que la couverture, même pour les personnes qui ne sont pas salariées.

Si un sous-traitant ne dispose pas de sa propre couverture d'assurance, un entrepreneur peut généralement l'ajouter à sa police en tant qu'assuré supplémentaire, en contactant l'assureur et en lui communiquant le nom et les coordonnées professionnelles du sous-traitant.

Les entrepreneurs qui font régulièrement appel à des sous-traitants peuvent utiliser une clause d'assurance complémentaire globale pour étendre la couverture à tous les sous-traitants sans avoir à les désigner individuellement.

L'assurance tient compte des différents risques liés à chaque poste, tout comme la rémunération de chacun.

Quelles sont les différences en matière de salaire et de revenus ?

Aux États-Unis, les entrepreneurs généraux perçoivent un salaire de base moyen d'environ 121 492 dollars par an, tandis que celui des sous-traitants s'élève en moyenne à environ 71 736 dollars par an ; toutefois, ces montants varient considérablement en fonction du secteur d'activité, de la région, de l'expérience et du volume de travail pris en charge, selon les chiffres communiqués par le Bureau américain des statistiques du travail.

Cette différence reflète ce pour quoi chaque rôle est rémunéré. Un maître d'œuvre est rémunéré pour diriger l'ensemble du projet, assumer les risques liés au client et encadrer d'autres intervenants. Un sous-traitant est rémunéré pour un périmètre défini de travaux spécialisés.

Un sous-traitant peut souvent augmenter ses revenus en se constituant un réseau solide de donneurs d'ordre qui lui confient régulièrement des missions, et en gérant rigoureusement ses propres formalités administratives, notamment ses bulletins de paie et s'ils devraient créer une SARL.

Votre rémunération est étroitement liée aux compétences et aux qualifications requises pour chaque poste.

Quelles sont les compétences et les certifications requises pour chaque poste ?

Les entrepreneurs doivent posséder à la fois des connaissances techniques et des compétences en gestion d'entreprise : marketing, établissement de budgets, gestion de la paie, planification et délégation. Ces compétences s'appuient souvent sur une licence d'entrepreneur dont les conditions d'obtention varient selon les États et les corps de métier.

Les sous-traitants doivent posséder une expertise approfondie et spécialisée dans leur domaine et sont souvent titulaires de certifications ou de licences spécifiques à leur métier, telles que des qualifications en plomberie, en électricité ou en menuiserie.

Les deux partagent des compétences fondamentales telles que la communication, la résolution de problèmes et le respect des délais. La différence réside dans l'étendue par opposition à la profondeur : le prestataire intervient sur l'ensemble du projet et de l'activité qui le sous-tend, tandis que le sous-traitant se concentre sur un domaine de spécialité précis.

Dans la plupart des États, tant les entrepreneurs généraux que les sous-traitants doivent être titulaires de leur propre licence et souscrire leur propre assurance avant de soumissionner pour des travaux, et les uns comme les autres doivent comprendre comment règles fiscales régionales s'appliquent lorsqu'ils exercent leur activité au-delà des frontières d'un État.

Ces compromis en matière de compétences et de rémunération se traduisent par un ensemble clair d'avantages et d'inconvénients pour chaque parcours.

Quels sont les avantages et les inconvénients de chaque poste ?

Pour le salarié, le statut d'indépendant offre davantage de contrôle et un potentiel de revenus plus élevé, mais implique également davantage de responsabilités. Pour un sous-traitant, cela signifie un travail plus régulier et moins de frais généraux, mais aussi moins d'indépendance et une rémunération inférieure.

Pour l'entreprise qui recrute, le choix consiste à déterminer dans quelle mesure vous souhaitez vous charger vous-même de la coordination ou la confier à un prestataire.

Avantages du statut d'entrepreneur : choisir les clients et les projets que vous souhaitez accepter, fixer vos propres tarifs, décider avec quels sous-traitants vous souhaitez travailler, et consacrer davantage de temps à la gestion qu'au travail manuel.

Avantages liés au statut de sous-traitant : moins de contacts directs avec les clients et aucune négociation tarifaire avec le client final, un flux de travail plus régulier provenant de prestataires de confiance, ainsi que la liberté de gérer votre emploi du temps entre deux missions.

Quel que soit le prestataire que vous décidiez d'engager, la manière dont vous le recrutez déterminera si la collaboration tiendra la route.

Comment engager correctement un entrepreneur ou un sous-traitant ?

Les mesures ci-dessous permettent de réduire à la fois le risque lié à la qualité et le risque de classification erronée qui découle du recours à des collaborateurs externes.

1. Vérifier les autorisations et les licences afin que le salarié puisse exercer légalement son activité et respecte les normes locales.

2. Consultez les recommandations et les avis, notamment d'anciens clients et des plateformes telles que le Better Business Bureau.

3. Obtenez des devis détaillés en détaillant la main-d'œuvre, les matériaux et un calendrier réaliste.

4. Définissez des conditions contractuelles claires, le champ d'application, le calendrier de paiement, les délais, ainsi que les modalités de gestion des modifications et des litiges. Joignez un contrat écrit de sous-traitance si l'entrepreneur prévoit de faire appel à des tiers.

5. Obtenir un formulaire W-9 et vérifier la couverture d'assurance avant tout paiement, afin que vous puissiez effectuer vos déclarations correctement et vous prémunir contre toute responsabilité.

Si vos prestataires ou sous-traitants sont implantés dans un autre pays, nos références sur recrutement et rémunération de prestataires indépendants étrangers, bonnes pratiques en matière de paiement des prestataires étrangers, recrutement de collaborateurs internationaux, rémunération des salariés internationaux, et choisir un plateforme mondiale de recrutement traiter les aspects transfrontaliers.

Si vous ne respectez pas ces étapes, c'est le risque le plus coûteux de toute cette question qui entre alors en jeu.

Que se passe-t-il si vous classez à tort un prestataire ou un sous-traitant ?

Le fait de classer à tort un prestataire ou un sous-traitant comme salarié, ou de traiter un salarié comme un prestataire, peut entraîner des pénalités de l'IRS, des arriérés d'impôts et l'obligation de rectifier la situation.

Le risque s'accroît lorsque les entreprises contrôlent la manière dont le travail est effectué, omettent de demander le formulaire W-9 ou fournissent un formulaire fiscal erroné. La classification est déterminée par la relation de travail, et non par l'intitulé figurant sur le contrat.

Ces mesures de protection sont simples, mais il est facile de les négliger lorsque le recrutement se fait à la hâte : définissez clairement le périmètre de la mission dans un accord écrit, évitez de donner des instructions sur la manière dont les travailleurs indépendants effectuent leur travail, réexaminez chaque relation au moins une fois par an et conservez des registres précis des contrats et des paiements.

Une relation qui débute sous la forme d'une mission en tant que prestataire peut, avec le temps, évoluer vers un statut de salarié, et c'est à ce moment-là que risque lié à une classification erronée des prestataires apparaît et alors que de nombreuses entreprises choisissent de transformer un prestataire en salarié.

C'est précisément pour éviter ce genre de situation au niveau international qu'un partenaire spécialisé a toute sa raison d'être.

Comment Wisemonk peut vous aider

Wisemonk est un Prestataire de services de gestion des ressources humaines (EOR) basé en Inde. Nous vous aidons à recruter, à rémunérer et à gérer vos collaborateurs sans avoir à supporter les frais liés à la création d'une entité locale.

Grâce à notre Contractor of Record et Agent of Record En matière de services, nous nous chargeons de la rédaction de contrats de sous-traitance conformes, du versement rigoureux des rémunérations et de la classification des travailleurs, afin que vous évitiez tout risque d'erreur de classification et les sanctions qui en découlent.

Nous avons accompagné plus de 300 entreprises internationales, gérons plus de 2 000 collaborateurs et traitons plus de 20 millions de dollars de paie, avec une note de 4,8/5 sur G2.

Nous sommes l'un des principaux prestataires de services EOR en Inde, et nous étendons actuellement nos activités aux États-Unis et au Royaume-Uni afin de vous offrir un partenaire fiable tant pour vos opérations en Inde que pour l'ensemble de votre processus de recrutement à l'international.

Ce que disent nos clients

« Wisemonk a véritablement changé la donne dans la gestion de nos ressources humaines à l'international. Cette plateforme est facile à utiliser, offre une intégration transparente et bénéficie d'un excellent service client, ce qui nous permet de gagner un temps considérable et de réduire nos efforts. De la paie internationale aux avantages sociaux en passant par le matériel, Wisemonk gère tout cela grâce à une gamme de fonctionnalités qui simplifient nos opérations. » — Deepika M., Collaborateur - Gestion des talents chez Acolyte Group Pour en savoir plus, rendez-vous sur G2