- La puesta en marcha de la gestión de nóminas en la India requiere inscripciones ante las autoridades públicas, una estructura salarial que cumpla con la normativa, la tramitación mensual de las nóminas y la presentación continua de la documentación exigida por la ley.
- Antes de procesar las nóminas, las empresas emergentes suelen necesitar estar inscritas en los registros del PAN, el TAN, el EPF, el ESI y el impuesto profesional (cuando proceda).
- Cada mes, las empresas deben calcular los salarios, deducir las cotizaciones al Fondo de Previsión de Empleados (EPF), al Seguro Social de Empleados (ESI), el impuesto profesional y la retención en origen (TDS), cuando proceda, y posteriormente ingresar dichas deducciones dentro de los plazos legales establecidos.
- Las empresas emergentes con una entidad en la India pueden gestionar las nóminas mediante programas informáticos, contables o proveedores especializados en nóminas. Las empresas extranjeras que no cuentan con una entidad en la India suelen recurrir a un Employer of Record (EOR) para contratar y pagar a sus empleados de conformidad con la normativa.
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¿Está listo para pagar el primer salario de su empleado en la India, pero no sabe por dónde empezar a gestionar la nómina?
La mayoría de los fundadores de startups dan por sentado que la gestión de nóminas se limita al pago de los salarios. No es así. Establecer el sistema de nóminas para una startup en la India implica obtener los registros oficiales pertinentes antes de poder tramitar legalmente una sola nómina, estructurar la remuneración de forma que cumpla con la normativa desde el primer día y gestionar las retenciones legales ante cinco organismos distintos cada mes a partir de entonces. El sistema de nóminas de la India no se parece en nada al de Estados Unidos.
Esta guía le explica paso a paso cómo configurar la gestión de nóminas para su equipo de la India, los registros obligatorios que debe realizar, cómo funcionan realmente los cálculos de las nóminas y en qué consiste la Compliance de forma continua.
Si desea hacerse una idea completa de cómo funciona la gestión de nóminas en la India, comience por consultar nuestra la nómina en la India guía. Si su empresa opera a nivel internacional, es importante que conozca en detalle los mecanismos de pago, Cómo pagar a los empleados en la India aborda en detalle los aspectos transfronterizos.
¿Cuál es el proceso paso a paso para poner en marcha la gestión de nóminas de una empresa emergente en la India?
La gestión de nóminas en la India parece sencilla hasta que se intenta llevarla a cabo. Detrás de la simple fórmula «pagar el salario y deducir los impuestos» se esconden seis niveles de Compliance, cada uno de ellos a cargo de una autoridad gubernamental diferente, cada uno con sus propios plazos y sus propias sanciones en caso de incumplimiento.
Así es como funciona realmente.
Paso 1: Inscríbase para cumplir con la normativa de Compliance
Antes de realizar cualquier pago, su empresa debe estar registrada ante las autoridades competentes. Sin ello, no podrá deducir impuestos legalmente, cumplir con sus obligaciones en virtud de la legislación laboral india ni tramitar una nómina conforme a la normativa.
- PAN y TAN - expedido por el Departamento de Impuesto sobre la Renta; el TAN es lo que le permite deducir y ingresar el TDS de los salarios de los empleados
- Inscripción en el Fondo de Previsión de los Trabajadores (EPF) - Es obligatorio una vez que se alcance la cifra de 20 empleados, incluidos los contratistas; deberá registrarse en el plazo de un mes desde que se supere dicho umbral; de lo contrario, se aplicarán cotizaciones atrasadas con carácter retroactivo.
- Inscripción en el Seguro Estatal de los Trabajadores (ESI) - Es obligatorio cuando se cuenta con 10 o más empleados que cumplan los requisitos y perciban 21 000 rupias al mes o menos; cubre el seguro médico y las prestaciones por incapacidad.
- Impuesto profesional - a nivel estatal; se aplica en Maharashtra, Karnataka y Bengala Occidental, entre otros
- Fondo de Bienestar Laboral (LWF) - obligatorio en determinados estados; los importes de las cotizaciones y las fechas de vencimiento varían
- Ley de comercios y establecimientos - Es obligatorio registrarse ante las autoridades estatales antes de firmar su primer contrato de trabajo; regula la jornada laboral, las vacaciones y los plazos de pago de los salarios con arreglo a la Ley de Pago de Salarios
Si utiliza un EOR, todos estos registros ya están en vigor. Se salta este paso por completo.
Descubra cómo Wisemonk EOR se encarga de la Compliance para empresas internacionales que contratan personal en la India.
Paso 2: Definir la estructura salarial
En la India, a los empleados se les contrata sobre la base del CTC (coste para la empresa), es decir, la remuneración total que la empresa destina a cada empleado por su contratación, y no lo que este percibe neto. Si se estructuran incorrectamente los componentes salariales, se generan problemas de eficiencia fiscal y de Compliance que salen a la luz meses más tarde.
| Componente | Fundamentos |
|---|---|
| Salario base | El salario base, el complemento DA y la asignación de permanencia deben sumar, en conjunto, al menos el 50 % de la remuneración total; cualquier importe que supere dicho porcentaje se considerará salario a efectos del Fondo de Previsión (PF) y de la indemnización por antigüedad. |
| Subsidio de alquiler de vivienda (HRA) | Entre el 40 % y el 50 % de los básicos |
| Subsidio especial | Saldo pendiente |
| Fondo de previsión de la empresa | 12 % del salario base (su coste, dentro del CTC) |
| Acumulación de la propina | ~4,81 % del salario base |
Una vez aplicadas las deducciones legales, el salario neto suele situarse entre el 70 % y el 80 % del salario bruto. La forma en que se estructure el salario base también influye en los tramos del impuesto sobre la renta que se aplican y en la cuantía en que los empleados pueden reducir su base imponible mediante las declaraciones.
Lea nuestro artículo completo Estructura salarial en la India guía con un ejemplo resuelto para cada nivel del CTC, o utilice el Calculadora de salarios de la India para elaborar la estructura adecuada antes de enviar una oferta.
Paso 3: Recopilar los datos esenciales de los empleados
Necesita documentos específicos de cada empleado antes de que se active la nómina. Si falta alguno de estos datos esenciales de los empleados, la retención de impuestos se calculará de forma errónea desde el primer mes.
- Número de la tarjeta PAN, número de Aadhaar y datos de la cuenta bancaria
- La declaración del régimen fiscal —antiguo o nuevo— determina cómo se calcula la retención en origen (TDS) a lo largo de todo el año
- Formulario 12BB: declaraciones de inversiones en caso de que el empleado se acoja al régimen anterior
- Formulario 12B: datos sobre el salario y las retenciones en origen (TDS) del empleador anterior para los empleados que se incorporan a mitad de año
- Formulario de candidatura al EPF
Trate todos los datos de nóminas como información confidencial de los empleados desde el primer día, almacénelos de forma segura y limite el acceso a ellos dentro de su equipo.
Paso 4: Elija el sistema de nóminas adecuado
Sus opciones dependen de si dispone de una entidad en la India y de la capacidad real de su equipo para gestionar internamente la nómina.
Software de gestión de nóminas (Keka, greytHR, Zoho Payroll), el sistema de nóminas adecuado para empresas con más de 10 empleados y una entidad ya constituida; automatiza la retención en origen (TDS), la presentación de declaraciones al EPF/ESI y la generación de nóminas, y se integra con la mayoría de los sistemas de contabilidad. Excel ya no cumple con los Códigos Laborales de 2025, que exigen registros de nóminas en formato digital.
Más información: Los 10 mejores programas de gestión de nóminas de la India para 2026
Contable colegiado - Es adecuado para empresas de entre 5 y 10 empleados; gestiona la nómina de forma manual, lo cual resulta adecuado a pequeña escala.
Employer of Record - Es la mejor opción para externalizar íntegramente la gestión de nóminas cuando no se dispone de una entidad en la India; el proveedor de servicios de EOR se encarga de todos los trámites de registro, retenciones, presentaciones de documentos y registros de principio a fin. La externalización de la gestión de nóminas a este nivel supone una carga de Compliance interna nula.
En la fase inicial, la elección real se plantea entre un «Employer of Record» y su propia entidad en la India. La tabla que figura a continuación compara ambas opciones en función de los aspectos relevantes para la primera nómina. Para conocer los mecanismos de retención propios de cada una de estas opciones, consulte nuestra guía sobre PF, ESI y la gratificación para las empresas emergentes estadounidenses:
| Factor | Employer of Record (EOR) | Su propia entidad en la India |
|---|---|---|
| Tiempo transcurrido hasta la primera gestión de nóminas | Onboarding se pone en marcha en un plazo de entre 24 y 48 horas; no es necesario presentar ningún registro | Plazo: constitución de la sociedad, además de la obtención del PAN, el TAN, la inscripción en el EPF y el ESI, el pago del impuesto profesional y los registros de «Shops and Establishments» antes de la primera actividad legal. |
| Coste inicial | Sin costes de constitución; tarifa de EOR a partir de 99 $ por empleado al mes | Los costes de constitución de la sociedad, del agente registrado y de la auditoría anual, además de los gastos corrientes de nóminas |
| Registros de Compliance | Ya lo tiene en su poder la EOR, por lo que puede saltarse el paso 1 por completo | Usted mismo se encarga de tramitar y mantener todos los registros, y de volver a presentarlos cuando se produzcan cambios en la plantilla o en la situación de la empresa. |
| Volumen mensual de tramitación | La EOR se encarga de presentar los expedientes EPF, ESI, TDS y los ingresos y declaraciones del impuesto profesional; usted se limita a revisarlos, no a presentarlos. | Su equipo presenta documentos ante un máximo de cuatro organismos cada mes |
| Riesgo de establecimiento permanente | Los empleados están contratados por la EOR, no por su empresa extranjera | Una entidad registrada constituye en sí misma una presencia sujeta a impuestos; la exposición fiscal depende de cómo la controle su sede central |
| La mejor opción | Primeras contrataciones, o cualquier tamaño en el que no desee constituir una entidad independiente en la India | Plantilla numerosa, estable y a largo plazo; utilice la calculadora de comparación entre EOR y entidad que figura a continuación para determinar su umbral de rentabilidad |
Si opta por la vía del EOR, nuestra guía paso a paso sobre cómo los equipos estadounidenses gestionar la nómina en la India sin una entidad muestra cómo es el ciclo mensual una vez que su equipo esté en funcionamiento.
¿No está seguro de si una EOR o su propia entidad es la opción más adecuada para el tamaño de su equipo? Analice las cifras con nuestra Calculadora de EOR frente a la calculadora de entidades.
Paso 5: Realizar la nómina mensual
Cada vez que procese las nóminas, el ciclo de nóminas consiste en lo siguiente: registrar la asistencia, calcular el salario bruto, aplicar las deducciones salariales, calcular el salario neto, generar las nóminas y, a continuación, abonar los salarios en las cuentas bancarias de los empleados.
La remuneración de las horas extras debe ajustarse a las tarifas establecidas en la Ley de Salario Mínimo para el estado y la categoría de empleado correspondientes. Se debe pagar a cada empleado de forma precisa y puntual; los errores en este ámbito suponen tanto un riesgo legal como un problema de satisfacción de los empleados.
Utilice el Calculadora de costes de personal para conocer el coste total para la empresa antes de realizar su primera nómina.
Paso 6: Abonar las cotizaciones obligatorias
La tramitación de las nóminas y el pago de las cotizaciones obligatorias son dos trámites distintos con dos plazos distintos. El incumplimiento de la fecha de pago da lugar a intereses y sanciones, independientemente de que la tramitación de las nóminas se haya realizado correctamente.
| Obligación | Fecha de vencimiento |
|---|---|
| Pago del salario | El día 7 del mes siguiente |
| Depósito del TDS | Día 7 (30 de abril para los salarios de marzo) |
| EPF: cotizaciones tanto del empresario como del trabajador | El día 15 del mes siguiente |
| ESI | El día 15 del mes siguiente |
| Impuesto profesional | 15 (varía según el estado) |
La puntualidad en los pagos va más allá del mero cumplimiento normativo: los empleados pueden consultar en línea sus haberes acumulados en el Fondo de Previsión (EPF), y los retrasos minan la confianza. Mantenga registros precisos de nóminas para cada ingreso. Los retrasos en el pago del TDS acarrean un interés del 1,5 % mensual, y el incumplimiento de la obligación de ingresar el TDS ya retenido puede dar lugar a acciones judiciales en virtud de la Ley del Impuesto sobre la Renta de 2025.
Para obtener un desglose completo de todas las tarifas y sanciones, consulte nuestra Impuesto sobre la nómina en la India guía.
Paso 7: Presentar las declaraciones de nóminas
No basta con realizar el ingreso a tiempo; la normativa india en materia de nóminas exige la presentación de declaraciones independientes ante distintas autoridades a lo largo de cuatro ciclos.
- Mensual - Declaración del EPF presentada en el portal de la EPFO con cada ingreso
- Trimestral - Formulario 138 (anteriormente Formulario 24Q, la declaración de retenciones en origen sobre los salarios) presentado ante el Departamento de Impuestos sobre la Renta; el plazo para el cuarto trimestre vence el 31 de mayo
- Semestral - Declaración ESI presentada ante la ESIC en mayo y noviembre
- Anual - Formulario 130 (anteriormente Formulario 16), que debe entregarse a todos los empleados antes del 15 de junio
El pago y la presentación se controlan de forma independiente. El pago del TDS sin haber presentado la declaración trimestral del formulario 138 sigue constituyendo un motivo de sanción, y la notificación llega mucho después de que haya vencido el plazo.
Para consultar el calendario completo de Compliance, consulte nuestro Plazos para la gestión de nóminas en la India en 2026 guía.
¿Cuáles son los errores más comunes que cometen las empresas emergentes en la gestión de nóminas en la India?
Según nuestra experiencia al ayudar a más de 300 empresas internacionales a gestionar la nómina en la India, se repiten una y otra vez los mismos problemas, y la mayoría de ellos se pueden evitar.
- Aplazar la inscripción en el EPF hasta superar el umbral de los 20 empleados - Las cotizaciones atrasadas se aplican con carácter retroactivo a partir de la fecha en que superó el límite, y no a partir de la fecha en que finalmente se inscribió.
- Fijar el salario base más el complemento por coste de la vida (DA) por debajo del umbral salarial legal del 50 % - un riesgo habitual en materia de Compliance; según las disposiciones salariales vigentes desde noviembre de 2025, el salario base más el complemento por carestía de vida deben sumar, como mínimo, el 50 % de la remuneración total, y cualquier complemento que supere dicho porcentaje se considera salario, por lo que un salario base bajo eleva la base sobre la que se calculan las cotizaciones al Fondo de Previsión de los Empleados (EPF) y la indemnización por antigüedad.
- Clasificación errónea de los empleados como autónomos - Los errores en la clasificación de los empleados conllevan la obligación de pagar impuestos atrasados y sanciones; si una persona trabaja un horario fijo bajo su dirección, es probable que se considere empleado según la legislación india.
Utilice nuestro Comprobación de la clasificación errónea de los empleados si tiene dudas. - Considerar los depósitos y las presentaciones como una misma tarea - El hecho de ingresar el TDS a tiempo, pero no presentar la declaración del formulario 138, sigue constituyendo un incumplimiento de la normativa en materia de nóminas; ambos aspectos se controlan de forma independiente
- El uso de Excel para la gestión de nóminas cuando se superan los 5 empleados - Los errores en el cálculo manual de las nóminas se acumulan rápidamente, y los registros en Excel no cumplen con la obligación de llevar registros digitales establecida en los Códigos Laborales de 2025
- Errores en la declaración del régimen fiscal - Si se aplica de forma predeterminada el nuevo régimen a todos los empleados sin que conste ninguna declaración en el expediente, aquellos que deseaban acogerse al régimen anterior se encontrarán con un déficit fiscal inesperado al cierre del ejercicio y deberán abonar impuestos adicionales al presentar la declaración.
Estos errores suelen salir a la luz durante el proceso de diligencia debida de los inversores o en una inspección fiscal, pero rara vez se detectan en el momento en que se producen.
¿Cómo ayuda Wisemonk a las empresas emergentes a gestionar la nómina en la India?
Wisemonk es un Employer of Record de referencia de confianza en la India, ayudando a empresas internacionales a contratar, remunerar y gestionar a sus empleados en la India sin necesidad de constituir una entidad local. Nos encargamos de todos los aspectos de compliance en materia de nóminas, EPF, ESI, TDS, impuesto profesional, presentaciones reglamentarias y nóminas, para que su equipo reciba su remuneración de forma precisa y puntual, cada mes, sin que ello le suponga ninguna carga administrativa por su parte.
Ofrecemos tres servicios en función de cómo esté estructurado su equipo en la India:
- Employer of Record (EOR) a 99 dólares por empleado al mes - Nos convertimos en el empleador legal de su personal contratado en la India; nos encargamos de todo el proceso, de principio a fin, de los contratos de trabajo, la gestión de nóminas, el EPF, el ESI, el TDS, el impuesto profesional, las declaraciones reglamentarias y las nóminas. No es necesario constituir una entidad en la India.
- Gestión de nóminas - para empresas que ya cuentan con una entidad en la India y necesitan que se gestione la Compliance en materia de nóminas sin tener que crear un equipo interno.
- Pagos a contratistas (Agent of Record) al 6 % por cada pago al contratista - Para las empresas que pagan a contratistas independientes con sede en la India; nos encargamos de la gestión de contratos que cumplen con la normativa, de las retenciones TDS y de los pagos transfronterizos.
Cada cliente recibe un responsable de RR. HH. especializado, no una cola de tickets. Se encargan directamente de Onboarding, la nómina mensual, las consultas sobre Compliance y los asuntos relacionados con los empleados. Gracias a nuestra experiencia en la gestión de más de 20 millones de dólares en nóminas en la India para más de 2.000 empleados en más de 300 empresas, estructuramos el CTC para optimizar la eficiencia fiscal, cumplimos todos los plazos de presentación de declaraciones y conseguimos que su primera contratación figure en nómina en 48 horas.
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Opinión/comentario de un cliente de Wisemonk:
«Me encanta su función de nóminas, que me permite pagar a mi plantilla con facilidad y sin cometer errores. En tan solo unos segundos, puedo ver las facturas generadas para todos los pagos».
- Mithun V.
Segmento medio del mercado
«Wisemonk ha contratado con éxito a candidatos de gran calidad, lo que ha impresionado al cliente. El equipo responde con rapidez a las solicitudes y los cambios del cliente a través de Slack. Además, el equipo colabora mediante una hoja de seguimiento de la contratación en Google Sheets. Wisemonk se comunica por correo electrónico y mediante reuniones virtuales».
- Dan Sampson
Vicepresidente de Ingeniería de Cobu
Lea la reseña completa en Clutch →
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Preguntas frecuentes
¿Cómo se gestiona la nómina en la India?
Inscríbase en los registros PAN, TAN, EPF, ESI y del impuesto profesional antes de su primera contratación. A continuación, defina una estructura de CTC que cumpla con la normativa, recopile las declaraciones de los empleados, elija cómo gestionar las nóminas —mediante software, un contable colegiado (CA) o un proveedor de servicios de empleo (EOR)— y ejecute los ciclos mensuales que abarquen el cálculo del salario bruto, las deducciones legales, el salario neto, las nóminas y la transferencia del salario.
¿Cómo pagan los salarios las empresas emergentes?
La mayoría de las empresas emergentes en fase inicial recurren a un «Employer of Record» para pagar a sus primeros empleados en la India; no es necesario constituir una entidad y la gestión de nóminas se pone en marcha en 48 horas. Las empresas emergentes que ya cuentan con una entidad en la India suelen utilizar programas de gestión de nóminas como Wisemonk, Keka o greytHR, o bien subcontratan este servicio a un proveedor especializado en gestión de nóminas.
¿Cuál es la diferencia entre EOR y la gestión de nóminas en la India?
El servicio EOR está destinado a empresas que no cuentan con una entidad en la India; en este caso, el EOR actúa como empleador legal y se encarga de toda la gestión de nóminas y del Compliance. El servicio de gestión de nóminas está destinado a empresas que ya cuentan con una entidad en la India y necesitan un proveedor que se encargue de la tramitación de las nóminas y de la presentación de los documentos reglamentarios en su nombre.
¿Cómo se configura un sistema de nóminas para una pequeña empresa en la India?
Comience por las altas obligatorias: el Fondo de Previsión de Empleados (EPF) a partir de 20 empleados, el Seguro de Empleo (ESI) a partir de 10 y el Impuesto Profesional en los estados en los que sea aplicable. Elabore una estructura de remuneración total (CTC) que cumpla con la normativa, con un salario base que represente, como mínimo, el 50 % de la CTC; a continuación, elija un programa de gestión de nóminas o un proveedor de servicios de empleo (EOR), dependiendo de si dispone de una entidad en la India.
¿Cuál es el mejor programa de gestión de nóminas de la India?
Para las empresas emergentes que no cuentan con una entidad en la India, Wisemonk EOR es la opción más completa, ya que se encarga de la gestión de nóminas, la Compliance y los recursos humanos de principio a fin. En el caso de las empresas que ya cuentan con una entidad, Keka, greytHR y Zoho Payroll son soluciones muy utilizadas para automatizar la retención en origen (TDS), la presentación de declaraciones al EPF/ESI y la generación de nóminas.
¿Cómo gestionar la nómina en la India?
Registrar los datos de asistencia, calcular el salario bruto según la estructura CTC, aplicar las deducciones legales —el EPF al 12 % del salario base, el ESI al 0,75 %, el impuesto profesional y el TDS en función del régimen fiscal declarado—, generar las nóminas y, a continuación, transferir el salario neto antes del día 7 del mes siguiente. Ingrese las aportaciones al EPF y al ESI antes del día 15.
¿Qué es el CTC en la nómina de la India?
El CTC (coste para la empresa) es el importe total anual que una empresa destina a un empleado, incluyendo el salario base, la asignación para vivienda (HRA), las prestaciones, las aportaciones de la empresa al Fondo de Previsión de Empleados (EPF) y la acumulación de la indemnización por antigüedad. No se trata del salario neto que percibe el empleado; el salario neto, tras las deducciones legales, suele situarse entre el 70 % y el 80 % del CTC.
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