Compliance con la normativa sobre PF, ESI y gratificaciones para las empresas emergentes estadounidenses en la India

¿Qué obligaciones legales en materia de nóminas debe cumplir una startup estadounidense en la India?

Una empresa emergente estadounidense que cuente con personal en la India debe gestionar cinco conceptos obligatorios en cada ciclo de nómina: el EPF (fondo de previsión), el ESI (seguro médico estatal), la indemnización por antigüedad, la retención del impuesto sobre la renta (TDS) sobre el salario y el impuesto profesional. En esta página se explica paso a paso cómo se calcula y se abona cada uno de ellos, con ejemplos prácticos.

Hemos creado esta página como guía detallada de los mecanismos de nuestro Guía completa sobre la Compliance en materia de nóminas en la India, donde se expone el panorama completo, la tabla de tarifas y los errores más comunes. Si desea obtener una visión general y consultar el calendario de plazos, comience por ahí; si desea ver los cálculos concretos que hay detrás de cada aportación, quédese aquí.

Entre las más de 300 empresas a las que prestamos apoyo, las preguntas que recibimos casi nunca son «¿cuáles son las normas?», sino casi siempre «¿cuál es la cifra?». Por lo tanto, en Wisemonk, analizamos cada obligación con una cifra concreta, expresada en rupias indias y con el equivalente en dólares estadounidenses entre paréntesis, a un tipo de cambio aproximado de 95 rupias por dólar a fecha de agosto de 2026.

Dos de estos cinco conceptos son contributivos y se reparten entre el empresario y el empleado (EPF y ESI). La gratificación corre a cargo exclusivamente del empresario. La retención en origen (TDS) se deduce del propio salario del empleado. El impuesto profesional es un pequeño gravamen estatal. Si aún se encuentra en fase de constitución, nuestra guía sobre Cómo gestionar la nómina de una empresa emergente en la India abarca las inscripciones que se producen antes de todo esto.

¿Cómo funciona el EPF (fondo de previsión) para los empleados de una startup estadounidense que trabajan en la India?

El EPF es el fondo de jubilación obligatorio de la India, similar al plan 401(k) de EE. UU. El empleado aporta un 12 % y el empresario aporta otro 12 % del salario sujeto al fondo de previsión (PF), con un límite máximo de 15 000 rupias (unos 158 dólares) al mes. A continuación, ese 12 % del empleador se divide entre el plan de pensiones y el propio fondo, y es aquí donde la mayoría de las personas confunde el funcionamiento.

El Fondo de Previsión de los Trabajadores Lo gestiona la EPFO, y el desglose de la parte que corresponde al empresario es importante, ya que las dos mitades se ingresan en cuentas diferentes. A continuación se presenta el cálculo, paso a paso, para el salario máximo:

• Aportación del empleado: El 12 % de 15 000 rupias son 1 800 rupias (unos 19 dólares), que se deducen del salario del empleado.
• Aportación del empleador: un 12 % equivalente, es decir, otras 1.800 rupias, que se abonan además del salario como gasto de la empresa.
• La parte a cargo del empleador: De esas 1.800 rupias, 1.250 se destinan al Plan de Pensiones de los Empleados (EPS) y 550 se ingresan en la cuenta del Fondo de Previsión de los Empleados (EPF).

En total, se destinan 3.600 rupias al mes al fondo de previsión y a la pensión del empleado, hasta el límite salarial máximo. Las aportaciones correspondientes a los salarios superiores a 15.000 rupias son opcionales y dependen de su póliza, una decisión que se establece en el momento del Onboarding y no a mitad del ciclo.

La empresa abona la cotización conjunta antes del día 15 del mes siguiente; el anterior periodo de gracia de cinco días se suprimió en febrero de 2016, por lo que el día 15 es una fecha límite inamovible. Nuestra Guía sobre los plazos de gestión de nóminas en la India muestra cómo se sitúa este dato en comparación con el resto de declaraciones mensuales.

Dado que el EPF se calcula sobre la base del salario base más el complemento por carestía de vida, su estructura salarial determina directamente dicha cifra. Una estructura que cumpla con la normativa mantiene el salario base más el complemento por carestía de vida en un nivel igual o superior al 50 % de la remuneración total, que es el salario mínimo legal, y lograr que Estructura salarial en la India Es precisamente eso lo que garantiza que las prestaciones por desempleo y las gratificaciones se mantengan correctas durante los años posteriores.

¿Cómo funciona el ESI y a quiénes ampara?

El ESI es el seguro público de salud y discapacidad de la India. La empresa aporta el 3,25 % y el empleado el 0,75 % del salario bruto mensual, pero solo en el caso de los empleados que ganen 21 000 rupias (unos 220 dólares) al mes o menos. Su contratación es obligatoria a partir de 10 empleados, aunque algunos estados fijan ese umbral en 20 para las empresas no industriales.

Un Seguro estatal de los trabajadores La cotización se calcula sobre el salario bruto, no sobre el salario máximo del Fondo de Previsión (PF), lo cual suele generar confusión. A continuación se ofrece un ejemplo concreto con un salario bruto mensual de 20 000 rupias (unos 211 dólares):

• Aportación del empleado: El 0,75 % de 20 000 rupias son 150 rupias (unos 2 dólares), que se deducen del salario.
• Aportación del empleador: El 3,25 % de 20 000 rupias son 650 rupias (unos 7 dólares), que abona la empresa.
• Total del mes: Se destinan 800 rupias (unos 8 dólares) al plan de la ESIC.

Un empleado que gane más de 21 000 rupias al mes queda totalmente excluido del régimen del ESI, por lo que un aumento salarial a mitad de año puede hacer que una persona deje de estar acogida al régimen al inicio del siguiente período de cotización. Esta es una de las razones por las que comparamos el salario bruto con el umbral en cada ciclo, en lugar de hacerlo una sola vez en el momento de la contratación.

La empresa ingresa las cotizaciones al ESI en un plazo de 15 días a partir del final del mes. El régimen está gestionado por la ESIC y ofrece a los trabajadores afiliados asistencia médica, prestaciones por enfermedad y cobertura por discapacidad, razón por la cual se aplica específicamente al personal con salarios más bajos.

¿Cómo se calcula la propina y cuándo debe abonarse?

La gratificación es una indemnización a tanto alzado por antigüedad en el servicio, abonada exclusivamente por el empleador. Su importe equivale al último salario base percibido, más el complemento por carestía de vida, dividido entre 26, multiplicado por 15 y, a su vez, por el número de años completados. Se abona tras cinco años de servicio, y dicho requisito de cinco años no se aplica en caso de fallecimiento, invalidez o vencimiento de un contrato de duración determinada.

A propina El cálculo utiliza el número 26 como divisor, ya que considera que un mes equivale a 26 días laborables, y el número 15 porque el derecho corresponde a 15 días de salario por cada año completado. A continuación se muestra el cálculo para un empleado cuyo último salario básico más el complemento por coste de la vida (DA) ascendió a 52 000 rupias (aproximadamente 547 dólares) y que cuenta con seis años completados:

• La fórmula: (52 000 / 26) × 15 × 6.
• Primer paso: 52 000 rupias divididas entre 26 equivalen a 2 000 rupias al día.
• El resultado: 2.000 rupias × 15 × 6 equivalen a 180.000 rupias (aproximadamente 1.895 dólares), pagaderas a la salida.

Puede comprobar cualquier situación con nuestro calculadora de propinas en lugar de calcular el divisor manualmente. La cifra del 4,81 % que quizá haya visto citada no es un tipo legal; se trata de un cálculo de provisión mensual (15 dividido entre 26 dividido entre 12) que las empresas utilizan para contabilizar mensualmente el pasivo correspondiente al salario base.

La antigua Ley de Pago de Indemnizaciones por Antigüedad ha quedado integrada y sustituida por el Código de la Seguridad Social, y el límite máximo de 20 lakh de rupias (unos 21 000 dólares) es una cifra notificada por el Gobierno central en virtud de dicho Código, y no una cifra fijada en el propio texto del Código. La indemnización por antigüedad se abona como parte de la liquidación total y definitiva en la India cuando un empleado abandona la empresa, por lo que lo prevemos desde el primer día para evitar un impacto financiero al cumplirse los cinco años.

¿Cómo funciona la retención en origen (TDS) sobre los salarios en virtud de la Ley del Impuesto sobre la Renta de 2025?

El TDS salarial es el impuesto sobre la renta mensual que el empleador retiene de cada nómina, de conformidad con el artículo 392 de la Ley del Impuesto sobre la Renta de 2025 (anteriormente artículo 192, a partir de agosto de 2026). Debe calcular el impuesto anual del empleado según el régimen que haya elegido, dividirlo entre 12 y abonarlo antes del día 7 del mes siguiente; la retención correspondiente a marzo debe abonarse antes del 30 de abril.

A Impuesto retenido en origen La retención sobre el salario no es un porcentaje fijo; el importe depende totalmente de los ingresos anuales previstos del empleado y del régimen fiscal que le sea aplicable, por lo que no existe un tipo único que se pueda indicar. Lo que sí es fijo es el mecanismo y los trámites administrativos.

Hay dos formularios relacionados con la retención en origen sobre el salario (TDS): la declaración trimestral es el formulario 138 (anteriormente, el formulario 24Q) y el certificado anual que recibe el empleado es el formulario 130 (anteriormente, el formulario 16). Para conocer los tipos impositivos aplicables y los detalles del régimen, consulte nuestra guía específica sobre Impuesto sobre la nómina en la India; dejamos allí los cálculos de las escalas impositivas para que esta página se centre exclusivamente en los mecanismos de retención.

¿Y qué hay de los impuestos profesionales y otras exacciones estatales?

El impuesto profesional es un pequeño gravamen estatal que grava los ingresos por trabajo por cuenta ajena, que el empleador retiene y abona al gobierno estatal. No se trata de un impuesto central, por lo que el tipo impositivo y las fechas de vencimiento varían según el estado, y hay varios estados que no lo aplican en absoluto. El límite máximo constitucional es de 2.500 rupias (unas 26 dólares) al año.

Porque impuesto profesional Se establece estado por estado; así, un empleado de un estado debe abonarlo, mientras que uno de otro no, a partir de agosto de 2026. Las cantidades son reducidas, pero el registro y la presentación mensual o anual siguen siendo obligatorios, y los plazos de vencimiento se rigen por el calendario propio de cada estado, en lugar de por uno nacional.

¿Cuáles son, de un vistazo, los tipos y plazos aplicables al PF, al ESI, a la gratificación y al TDS?

A continuación se recogen, de forma resumida, todas las obligaciones legales en materia de nóminas para los empleados de una startup estadounidense en la India: el tipo de cotización, el límite máximo salarial, quién se hace cargo del pago y el plazo de ingreso. Utilícelo como referencia rápida y, a continuación, lea las secciones anteriores para conocer los cálculos detallados en los que se basan cada una de las cifras.

¿Cuáles son las sanciones por cometer errores en el cálculo del PF, el ESI, la gratificación o el TDS?

Cometer errores en estos aspectos resulta costoso y, en algunos casos, constituye un delito. Los retrasos en los ingresos al Fondo de Previsión de los Trabajadores (EPF) conllevan una indemnización del 1 % mensual, más un interés anual del 12 %. La retención del Fondo de Previsión (PF) que se deduce del salario pero nunca se ingresa constituye un delito. Los retrasos en la retención en origen (TDS) conllevan un interés mensual del 1,5 %, y el incumplimiento de las obligaciones da lugar a multas en virtud del Código de la Seguridad Social.

En lo que respecta específicamente al EPF, las indemnizaciones por retraso en el pago se fijan en un 1 % mensual (12 % anual) según el Boletín Oficial de junio de 2024, que sustituyó a la antigua escala variable del 5 % al 25 % que muchos artículos siguen citando. Además de la indemnización, se aplican intereses, con arreglo a la sección 7Q, a un tipo del 12 % anual sobre el importe atrasado.

El caso más grave es el de las cotizaciones al Fondo de Previsión (PF) que se deducen del salario de un empleado pero no se ingresan. Se trata de un delito tipificado en el artículo 14(1A) de la Ley del Fondo de Previsión (EPF), que conlleva una pena de prisión de entre 1 y 3 años y una multa de 10 000 rupias (unos 105 dólares). Este es el riesgo que surge en la diligencia debida de la Serie A, y es por ello que nuestra guía sobre Sanciones por clasificación errónea de los trabajadores en la India considera los fondos de previsión (PF) deducidos pero no ingresados como un pasivo a nivel de fundador, y no como un simple asiento contable.

Según el Código de la Seguridad Social, una primera infracción conlleva una multa de hasta 50 000 rupias (unos 526 dólares), que asciende a un máximo de 3 lakh de rupias (unos 3 158 dólares) en caso de reincidencia. Los retrasos en el pago de la retención en origen (TDS) son más sencillos de gestionar, pero siguen resultando costosos, ya que se aplica un interés del 1,5 % por cada mes o fracción de mes de retraso.

¿Cómo puede una startup estadounidense gestionar todo esto sin una entidad en la India?

No es necesario contar con una entidad en la India para llevar a cabo ninguna de estas gestiones. Un «Employer of Record» (EOR) se convierte en el único empleador legal de su equipo en la India y se encarga de todos los cálculos y trámites mencionados anteriormente bajo sus propios registros. No se trata de un «coempleo»; un único empleador legal asume toda la responsabilidad legal.

Un Employer of Record en la India Ya cuenta con los registros ante la EPFO, la ESIC y las autoridades fiscales, por lo que su equipo se incorpora a un sistema de nóminas ya existente y conforme a la normativa, en lugar de uno que tenga que crear desde cero. Hay un único empleador legal por trabajador, y ese es el EOR.

Si se está planteando si este acuerdo está siquiera permitido, consulte nuestra guía explicativa sobre si un EOR es legal en la India explica los fundamentos legales. Se trata de un modelo bien consolidado que evita la necesidad de constituir una filial con el único fin de contratar a un puñado de personas.

Dirigir su propia empresa implica asumir las cinco obligaciones mencionadas, además de los trámites de registro de la sociedad, lo que puede dar lugar a Riesgo de establecimiento permanente en la India que hace que su empresa matriz esté sujeta al impuesto de sociedades de la India.

Comparamos ambas rutas directamente en nuestro EOR frente a una entidad en la India guía, que es por donde suelen empezar la mayoría de los fundadores antes de tomar una decisión en un sentido u otro.

Para obtener una visión general de cómo se desarrolla realmente la publicación de esta revista mensual, consulte Cómo gestionan las empresas emergentes estadounidenses las nóminas en la India sin tener una entidad allí, que sigue a este mismo equipo a lo largo de un año completo de ciclos.

¿Cómo puede Wisemonk gestionar por usted la Compliance en materia de PF, ESI y propinas?

Nos encargamos de gestionar todo el proceso normativo por usted. Como Employer of Record con sede en la India, Wisemonk se convierte en el único empleador legal de sus empleados contratados en la India y se encarga de calcular, retener y presentar las cotizaciones al EPF y al ESI, así como la indemnización por antigüedad y la retención en origen del salario (TDS) en cada ciclo, de modo que pueda contratar personal en la India sin necesidad de constituir una entidad y sin asumir el riesgo de Compliance.

¿Por qué elegir Wisemonk para la Compliance en materia de PF, ESI y gratificaciones?

Wisemonk es una Employer of Record con sede en la India. Ayudamos a empresas internacionales a contratar, pagar y gestionar el talento en la India sin necesidad de constituir una entidad local. Prestamos servicio a más de 300 clientes internacionales y gestionamos a más de 2.000 empleados en toda la India, procesando más de 20 millones de dólares en nóminas anuales y con una valoración de 4,8/5 en G2. Las tarifas comienzan a partir de 99 dólares al mes por empleado, y el proceso de Onboarding dura entre 24 y 48 horas.

Esto es lo que nos encargamos de hacer por usted:

• Un único empleador legal: Actuamos como único Employer of Record para cada contratación en la India, por lo que no existe coempleo ni es necesario que usted constituya ninguna entidad.
• PF, ESI, la indemnización por cese y el TDS que se presentan en cada ciclo: Calculamos todas las cotizaciones y deducciones y las presentamos ante la EPFO, la ESIC y la Agencia Tributaria dentro de los plazos legales establecidos.
• Estructura salarial conforme a la normativa: Elaboramos cada oferta de tal forma que el salario base, sumado al complemento por carestía de vida, alcance el mínimo salarial legal del 50 %, respetando al mismo tiempo las cotizaciones al Fondo de Previsión (PF) y la indemnización por antigüedad.
• La paga extra se abona desde el primer día: La indemnización por antigüedad se va acumulando desde el primer mes, por lo que el pasivo queda financiado mucho antes de que se cumplan los cinco años.
• Área de responsabilidad (AOR) para contratistas: En los casos en los que contrate a autónomos, nos encargamos de gestionar los pagos a dichos autónomos de conformidad con la normativa, en calidad de su Agent of Record.

Cada caso lo gestiona nuestro equipo interno de la India, sin que se recurra a terceros. Ofrecemos servicios de EOR en la India y nos estamos expandiendo rápidamente hacia los mercados de EE. UU. y el Reino Unido.