Plazos de gestión de nóminas en la India para 2026: calendario mensual de Compliance para empleadores estadounidenses

¿Los plazos de gestión de nóminas en la India suponen un obstáculo para sus equipos de RR. HH. y finanzas cada mes?

Gestión Compliance con la normativa sobre nóminas en la India no se trata solo de gestión de nóminas a tiempo. Es cinco obligaciones legales distintas cada mes, cada una de ellas registrada ante una autoridad diferente y regida por su propia legislación en materia de nómina y su propio régimen sancionador. Si se retrasa el ingreso del TDS tan solo un día, la Agencia Tributaria comenzará a aplicar intereses. Si se dejan de abonar las cotizaciones al EPF durante dos meses, la Organización del Fondo de Previsión de los Trabajadores incluirá a su empresa en una lista pública de empresas morosas.

Este calendario de Compliance en materia de nóminas recoge todos los plazos que debe respetar en 2026, las obligaciones tanto de la empresa como del empleado, y las sanciones por incumplir cada uno de ellos.

¿Cuáles son los plazos mensuales para la presentación de las nóminas en la India?

Cada mes hay cinco plazos que todo empresario con personal en la India debe tener en cuenta. Estos abarcan el pago de los salarios, las retenciones del impuesto sobre la renta, las aportaciones al fondo de previsión, las cotizaciones al seguro estatal de los trabajadores y el pago del impuesto profesional.

Hay dos aspectos que conviene destacar aquí. En primer lugar, existe una norma especial para el mes de marzo: el TDS retenido de los salarios de marzo debe ingresarse antes del 30 de abril, y no antes del 7, como es habitual. Esto suele pillar desprevenidas a muchas empresas. En segundo lugar, el impuesto profesional solo se aplica en los estados que lo recaudan: Maharashtra, Karnataka y Bengala Occidental son los más habituales para la contratación en el sector tecnológico, y los tipos varían según el estado.

Consulte nuestra guía sobre Impuesto sobre la nómina en la India para consultar un desglose completo estado por estado.

Para obtener una visión clara de cómo la estructura salarial influye en estas retenciones legales, consulte nuestro Estructura salarial en la India guía.

¿Cuáles son los plazos de presentación trimestral del TDS para el ejercicio fiscal 2026-27?

Además del ingreso mensual del TDS, los empleadores deben presentar el formulario 138 (que sustituyó al formulario 24Q en virtud de la Ley del Impuesto sobre la Renta de 2025) cada trimestre. Se trata de la declaración del TDS sobre los salarios, un resumen de todo el impuesto sobre la renta retenido de los salarios de los empleados durante el trimestre. Es independiente del ingreso mensual y tiene sus propias fechas de vencimiento.

Una obligación anual que conviene destacar: una vez presentado el informe del cuarto trimestre, las empresas deben entregar el formulario 130 (que sustituyó al formulario 16 en virtud de la Ley del Impuesto sobre la Renta de 2025) a todos los empleados antes del 15 de junio del año siguiente. El formulario 130 es el certificado de retención en origen (TDS) que utilizan los empleados para presentar sus declaraciones de la renta. El incumplimiento de este plazo puede acarrear problemas para todo su equipo en la India a la hora de presentar la declaración de la renta, y es su obligación, como empleador, asegurarse de que todo se haga correctamente.

Consulte nuestra guía sobre Cómo pagar a los empleados en la India Para obtener más información sobre la gestión del ciclo completo de nóminas.

¿Cuáles son los plazos anuales para la presentación de las nóminas en la India?

El ejercicio fiscal de la India va de abril a marzo, y no de enero a diciembre. Esto significa que el periodo comprendido entre abril y junio es el más exigente del año en materia de Compliance, ya que las declaraciones legales anuales se suman a las obligaciones mensuales habituales. Los equipos de recursos humanos y finanzas que gestionan las nóminas en la India necesitan un calendario específico de Compliance para este periodo.

Merece la pena destacar específicamente el Fondo de Bienestar Laboral (LWF), ya que los empleadores estadounidenses casi siempre lo pasan por alto. El LWF es una contribución obligatoria a nivel estatal destinada a respaldar iniciativas de bienestar de los trabajadores, y se aplica en estados como Maharashtra, Karnataka, Andhra Pradesh y Tamil Nadu, entre otros. Los importes de las cotizaciones y las fechas de vencimiento varían según el estado. Algunos estados la recaudan semestralmente, otros anualmente. Si su equipo en la India se encuentra repartido por varios estados, deberá hacer un seguimiento de múltiples plazos del LWF, de acuerdo con las Leyes del Fondo de Bienestar Laboral aplicables en cada lugar.

La Ley de Pago de Bonificaciones se aplica a las empresas con 20 o más empleados. Los empleados que cumplan los requisitos y cuyos ingresos sean inferiores al umbral tienen derecho a una bonificación legal de al menos el 8,33 % de su salario, y la declaración anual debe presentarse en un plazo de ocho meses a partir del cierre del ejercicio financiero, es decir, antes del 30 de noviembre para el ejercicio 2025-26.

¿Qué sanciones se aplican por incumplir los plazos de pago de las nóminas en la India?

La normativa laboral de la India no es indulgente. Los intereses por retrasos en los pagos obligatorios se calculan a partir del primer día de incumplimiento. No existe periodo de gracia y, en caso de retrasos prolongados, las consecuencias van mucho más allá de las sanciones económicas.

Las indemnizaciones por daños y perjuicios del EPF, en virtud de la Ley de Fondos de Previsión de los Trabajadores y Disposiciones Varias, no se limitan a los intereses. La EPFO puede imponer indemnizaciones punitivas adicionales de entre el 5 % y el 25 % de los atrasos, en función de la duración del retraso, y, en caso de incumplimientos continuados, puede embargar las cuentas bancarias de la empresa. La EPFO también mantiene una lista pública de empresas morosas; una vez que su empresa figure en ella, resultará considerablemente más difícil contratar a los mejores profesionales de la India.

En lo que respecta al TDS, el incumplimiento de la obligación de ingresar el TDS tras su retención constituye un delito según la Ley del Impuesto sobre la Renta de 2025, y no solo una infracción de carácter económico. Los consejeros y los responsables de nóminas pueden ser objeto de acciones penales por incumplimientos deliberados. Los errores habituales en el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con las nóminas, como considerar el TDS como un plazo no vinculante, son precisamente los que dan lugar a auditorías retroactivas y sanciones que se acumulan a lo largo de los meses.

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¿Qué registros de nóminas deben llevar los empresarios estadounidenses?

La documentación relativa a las nóminas en la India es un requisito legal en virtud de la legislación laboral en constante evolución, y no solo una buena práctica. Los Códigos Laborales que entraron en vigor en noviembre de 2025 exigen ahora registros digitales de las nóminas; los registros físicos obligatorios ya no son suficientes por sí solos. Además, se aplican estrictas leyes de protección de datos en lo que respecta al almacenamiento y el acceso a los datos de las nóminas.

Para llevar un registro adecuado de las nóminas, es necesario conservar los siguientes documentos durante un mínimo de siete años, de conformidad con los Códigos Laborales de 2025:

• Registros de nóminas y de la estructura salarial de cada empleado
• Nóminas mensuales en las que figuran todas las deducciones salariales y las cotizaciones obligatorias
• Recibos de pago reglamentarios correspondientes al Fondo de Previsión de los Trabajadores (EPF), el Seguro de la Industria (ESI), la retención en origen (TDS) y el impuesto profesional
• Declaraciones trimestrales del formulario 138 y certificados de retención en origen (TDS) del formulario 130
• Recibos de pago del EPF y del ESI y acuses de recibo
• Registros de asistencia y cálculos de las horas extras
• Registros obligatorios en virtud de la Ley de comercios y establecimientos aplicable

Las auditorías periódicas de nóminas son la mejor herramienta de Compliance y prevención de riesgos de la que disponen los empleadores internacionales. Según nuestra experiencia al ayudar a más de 300 empresas internacionales con la gestión de nóminas en la India, las empresas que son objeto de actas en las auditorías reglamentarias son casi siempre aquellas que utilizan hojas de cálculo para los cálculos de nóminas en lugar de sistemas o programas informáticos específicos para ello. Adapte sus sistemas de nóminas ahora mismo: los recordatorios automáticos, los calendarios de Compliance integrados y el almacenamiento digital de registros constituyen la base para gestionar las nóminas en la India desde el extranjero.

Para obtener un desglose completo de todo lo que implica gestionar una nómina conforme a la normativa en la India, consulte nuestra guía sobre Compliance en materia de nóminas en la India.

Inicie su andadura en la Compliance en materia de nóminas en la India a través de Wisemonk EOR

Wisemonk es una empresa de confianza Employer of Record y Contractor of Record en la India, ayudando a más de 300 empresas internacionales a cumplir con la normativa, a pagar puntualmente a sus equipos y a no incumplir nunca ningún plazo legal. Hemos gestionado más de 20 millones de dólares en nóminas para más de 2.000 empleados en los 28 estados de la India y los 8 territorios de la Unión. Contamos con una valoración de 4,8/5 en G2, basada en más de 261 opiniones verificadas, y disponemos de las certificaciones SOC 2 e ISO.

Según nuestra experiencia gestionar las nóminas de cientos de empresas de todo el mundo, los que se ven más afectados en las auditorías de Compliance son aquellos que gestionan los plazos de forma manual. Nuestra plataforma se ha diseñado para garantizar que eso nunca le suceda a su equipo.

Así es como le ayudamos:

• EOR a 99 dólares por empleado al mes. No es necesaria ninguna entidad en la India. Nosotros nos convertimos en el empleador legal, nos encargamos de todas las declaraciones mensuales, trimestrales y anuales, y abonamos los salarios en INR antes del día 7. El TDS se declara en virtud del artículo 392(1). El formulario 138 se presenta trimestralmente. El formulario 130 se presenta anualmente antes del 15 de junio. Usted envía una sola factura.
• Gestión de nóminas por 49 dólares al mes por empleado. ¿Ya dispone de una entidad local? Nos encargamos de todo el ciclo de nóminas, de todos los pagos obligatorios, de las declaraciones de Compliance y del mantenimiento de registros en todos los estados en los que se encuentre su equipo.
• Pagos a contratistas a partir de 19 $ al mes. Clasificación de contratistas conforme a la normativa, gestión de los TDS, facturación y pagos del INR, para que el riesgo de clasificación errónea no sea su responsabilidad.
• Pagos a proveedores. Gestione y pague a sus proveedores indios en la misma plataforma en la que gestiona las nóminas. Una sola factura, visibilidad total y pleno Compliance.
• Automatización del calendario de Compliance. Nuestra plataforma realiza un seguimiento de todos los plazos mensuales, trimestrales y anuales en todas sus sedes de la India. El TDS antes del día 7, el EPF antes del día 15, el ESI antes del día 15, el formulario 138 trimestral y el formulario 130 antes del 15 de junio. Recordatorios y presentaciones automatizados para que ningún plazo tenga que anotarse manualmente en su calendario.
• Lista para la Ley del Impuesto sobre la Renta de 2025.Cuando la nueva ley entró en vigor el 1 de abril de 2026, nuestro sistema actualizó automáticamente todos los códigos de sección, las referencias a los formularios y los procesos de tramitación. Nuestros clientes no tuvieron que hacer absolutamente nada.
• Gestión digital de registros. Conservamos digitalmente todos los registros de nóminas, los formularios de pago obligatorios, las nóminas y las declaraciones durante siete años, listos para una auditoría en cualquier momento.
• Responsable de Recursos Humanos. Cada cliente dispone de una única persona de contacto para el Onboarding, las consultas de los empleados, las prestaciones y las consultas sobre nóminas. Sin colas de tickets ni chatbots.
• Contratación y configuración del GCC. Nos encargamos de buscar, seleccionar y realizar el Onboarding de talento en las principales ciudades de la India. Cuando esté listo para expandirse, le ayudamos a poner en marcha Centros de Capacidades Globales de principio a fin.

Nuestra plataforma utiliza una ejecución basada en inteligencia artificial para detectar incumplimientos normativos antes de que lleguen al portal. Wisemonk convierte dólares estadounidenses a rupias indias con un margen de cambio inferior al 0,6 %. La mayoría de los bancos estadounidenses aplican un margen de entre el 3 % y el 5 %.

Póngase en contacto hoy mismo con nuestros expertos en nóminas de la India.

Opinión/comentario de un cliente de Wisemonk:

«Me encanta su función de nóminas, que me permite pagar a mi plantilla fácilmente y sin cometer errores. En tan solo unos segundos, puedo ver las facturas generadas para todos los pagos». - Mithun V. Segmento medio del mercado Lea la reseña completa en G2 →

«Wisemonk ha contratado con éxito a candidatos de gran calidad, lo que ha impresionado al cliente. El equipo responde con rapidez a las solicitudes y los cambios del cliente a través de Slack. Además, el equipo colabora mediante una hoja de cálculo de Google Sheets en la que se realiza un seguimiento del proceso de contratación. Wisemonk se comunica por correo electrónico y mediante reuniones virtuales». - Dan Sampson Vicepresidente de Ingeniería, Cobu Lea la reseña completa en Clutch →