Anticipo salarial: cómo funciona, normas y cómo configurarlo

¿Qué ocurre cuando un empleado valioso solicita un anticipo de su nómina? ¿Puede usted aceptarlo sin que ello genere problemas fiscales o relacionados con la legislación laboral?

Un anticipo salarial le permite abonar a un empleado el salario que ya ha devengado antes de la fecha de pago y, posteriormente, recuperar dicho importe de una nómina futura. Si se gestiona adecuadamente, fomenta la fidelidad y evita que su equipo incurra en deudas con altos costes. Si se gestiona de forma descuidada, puede generar problemas relacionados con las retenciones y el salario mínimo.

Esta guía está dirigida a los empresarios de EE. UU. En ella explicamos en qué consiste un anticipo de nómina, si es legal, cómo se grava, cómo elaborar una política y un procedimiento al respecto, y las alternativas que conviene valorar antes de aprobarlo.

¿Qué es un anticipo de nómina?

Un anticipo de nómina, también denominado anticipo salarial o anticipo de sueldo, es un acuerdo a corto plazo y, por lo general, sin intereses, mediante el cual una empresa abona a un empleado una parte de su salario ya devengado o que le corresponde en el futuro antes de la fecha prevista de pago, para luego deducir dicha cantidad de una o varias nóminas futuras.

Dado que se deduce directamente de la nómina, no interviene ningún prestamista externo, no se realiza ninguna comprobación de solvencia y, por lo general, no se aplican comisiones. El único cambio real para el empleado es que su próximo sueldo será menor, por lo que es fundamental informar con claridad sobre el próximo período de pago asuntos.

Los anticipos se confunden a menudo con los préstamos y las aplicaciones de pago, por lo que resulta útil compararlos uno al lado del otro.

¿En qué se diferencia un anticipo de nómina de un préstamo rápido o del acceso al salario devengado?

Un anticipo de nómina lo concede su empresa sin intereses y se devuelve con la siguiente nómina. Un préstamo rápido lo concede un prestamista externo a un tipo de interés muy elevado. El acceso al salario devengado (EWA) es una versión, a través de una aplicación, del anticipo de nómina, mientras que un préstamo para empleados es un acuerdo de mayor cuantía y a más largo plazo con condiciones formales.

Para que se haga una idea de por qué las alternativas pueden resultar perjudiciales, un préstamo típico hasta el día de pago cuesta unos 15 dólares por cada 100 dólares prestados, lo que equivale a una TAE de aproximadamente el 400 % en calidad de cesión por dos semanas.

Una vez aclaradas las categorías, la siguiente pregunta es cómo se gestiona realmente un anticipo de nómina, desde la solicitud hasta su reembolso.

¿Cómo funciona un anticipo de nómina?

Un anticipo salarial se gestiona en tres fases: el empleado solicita un anticipo sobre el salario que ya ha devengado, la empresa lo aprueba y libera los fondos, y posteriormente la empresa recupera el importe mediante deducciones automáticas de la siguiente nómina o de las siguientes.

A continuación se describe el proceso habitual desde la solicitud hasta la amortización:

1. Solicitud y aprobación: El empleado presenta una solicitud por escrito y el empresario confirma que el salario ya se ha devengado y que la persona cumple los requisitos de elegibilidad, como una antigüedad mínima.
2. Fondos emisores: Una vez aprobado, el importe se abona como un pago de nómina fuera de ciclo o a través de un proveedor, normalmente mediante ingreso directo, el mismo canal que utiliza para remuneración complementaria.
3. Reembolso: El importe acordado se deduce de una de las próximas nóminas, de conformidad con los términos firmados por ambas partes, por lo que la deducción es previsible y queda documentada.

La recuperación del dinero de forma transparente es donde la Compliance cobra mayor importancia, y funciona mejor cuando se realiza un seguimiento del reembolso como si se tratara de cualquier otra partida de su retenciones sobre el salario. Esto plantea las cuestiones jurídicas y fiscales que los empresarios se plantean a continuación.

¿Son legales los anticipos sobre el salario y cómo se gravan?

Sí. Los anticipos salariales son legales en todo el territorio de los Estados Unidos, siempre y cuando se ajusten a la Ley Federal de Normas Laborales Justas (FLSA) y a la normativa estatal en materia de deducciones salariales. En lo que respecta a los impuestos, un anticipo es simplemente un pago anticipado del salario, por lo que está sujeto al impuesto sobre la renta y a las retenciones salariales, tal y como se explica a continuación.

Hay tres aspectos que determinan si su anticipo cumple con la normativa: la legislación federal, la legislación estatal y el tratamiento fiscal.

¿Qué establece la legislación federal sobre los anticipos de nómina?

En virtud de la FLSA, los empresarios pueden adelantar el salario y recuperar el importe principal mediante deducciones de la nómina. El Ministerio de Trabajo considera que el reembolso de dicho capital equivale a la recuperación de un salario ya abonado, por lo que puede hacer que el importe del cheque sea inferior al salario mínimo federal de 7,25 dólares por hora. Sin embargo, cualquier interés o comisión que se añada a dicho importe constituye una deducción ordinaria que no puede hacer que la remuneración sea inferior al salario mínimo.

Dicha protección abarca pago de horas extras, que las tasas adicionales nunca pueden reducir. Además, varios estados añaden sus propias normas a estas.

¿Qué establecen las leyes estatales?

Muchos estados van más allá de lo establecido en la FLSA y exigen autorización por escrito del empleado antes de que se pueda deducir un pago anticipado, y algunos lo restringen incluso con el consentimiento del deudor. Estados como Nueva York y California son ejemplos habituales.

Una vez aclarada la cuestión de la legalidad, el último aspecto a tener en cuenta es cómo se refleja el anticipo en la declaración de la renta.

¿Cómo se gravan los anticipos sobre el salario?

Un anticipo de nómina estándar se grava como salario en el momento en que el empleado recibe el dinero, y no en la siguiente fecha de pago. Según la Norma de la recepción presunta del IRS, el impuesto federal sobre la renta y las cotizaciones a la FICA (Seguridad Social y Medicare) se retienen en el momento en que se abona el anticipo.

La excepción la constituye un préstamo auténtico. Si el acuerdo se documenta como un préstamo genuino, con un pagaré firmado, un tipo de interés establecido y un calendario de amortización fijo, se considerará un préstamo y no un salario hasta que el empleado lo haya devuelto. Saber Cómo funcionan los impuestos sobre la nómina Le ayuda a registrar correctamente cualquiera de los dos casos.

Llevar un registro preciso permite que el anticipo, la retención y la devolución coincidan en sus informes de nóminas y de fin de ejercicio, con la misma rigurosidad que aplica a Impuesto sobre la nómina frente al impuesto sobre la renta. Una vez aclaradas las normas, los empresarios avispados sopesan algunos factores prácticos antes de dar su visto bueno.

¿Qué aspectos deben tener en cuenta los empleadores antes de ofrecer un anticipo de nómina?

Antes de ofrecer anticipos, las empresas deben valorar la claridad de la política, el cumplimiento de la legislación laboral en materia salarial, la exactitud en materia fiscal y de presentación de informes, el impacto en el flujo de caja, la coherencia en los requisitos de elegibilidad, los límites de frecuencia y la confidencialidad. Cada uno de estos aspectos influye en la exactitud de la nómina y en la percepción de equidad que tiene su equipo respecto al programa.

Evalúe estos siete factores antes de aprobar la primera solicitud:

• Claridad de las políticas: Ponga por escrito los requisitos de acceso, los límites y las condiciones de reembolso para evitar confusiones o usos indebidos.
• Compliance: Asegúrese de que los reembolsos se ajusten a los límites establecidos por la FLSA y la legislación estatal, y compruebe que ninguna comisión reduzca el salario por debajo del salario mínimo.
• Fiscalidad y presentación de informes: Realice un seguimiento de las modificaciones en su sistema de nóminas para que las retenciones y las devoluciones sean siempre correctas, tal y como haría en el caso de Impuesto sobre la nómina.
• Repercusión en el flujo de caja: Evalúe en qué medida los anticipos frecuentes afectan a la liquidez de la empresa, especialmente en el caso de un equipo pequeño o en expansión.
• Equidad en el trato a los empleados: Aplique criterios coherentes para que las aprobaciones nunca den la impresión de ser un caso de favoritismo.
• Control de frecuencia: Limitar la frecuencia con la que se pueden solicitar anticipos para evitar la dependencia.
• Confidencialidad: Gestione las solicitudes de carácter financiero con discreción para preservar la confianza.

Equilibrar estos factores resulta más sencillo una vez que se pueden apreciar las ventajas y desventajas de la propia medida.

¿Cuáles son las ventajas y los inconvenientes de los anticipos sobre el salario?

Los anticipos sobre el salario ofrecen ventajas reales, alivio financiero para los empleados, ausencia de intereses y una mayor buena voluntad; sin embargo, también conllevan costes, dificultades de liquidez, riesgo de dependencia y una carga de Compliance que la empresa debe gestionar.

En la tabla que figura a continuación se comparan las principales ventajas con los inconvenientes.

Si los inconvenientes le parecen demasiado pesados, un proceso bien definido evita que los avances socaven la salario neto o su flujo de caja. A continuación le explicamos cómo llevarlo a cabo paso a paso.

¿Cómo pueden los empresarios tramitar un anticipo salarial paso a paso?

Para tramitar un anticipo salarial, establezca unas normas claras, acepte y revise la solicitud, compruebe los ingresos, firme un acuerdo, procese el pago, deduzca el importe a devolver de la siguiente nómina e informe al empleado de que su próxima nómina será inferior.

Siga estos siete pasos, desde la solicitud hasta el reembolso:

1. Establezca normas claras: Especifique quién puede solicitar un anticipo, cuál es el importe máximo y cómo se llevará a cabo el reembolso.
2. Acepte y revise la solicitud: Pida al empleado que indique el motivo, el importe y un plan de devolución.
3. Compruebe los requisitos y los ingresos: Compruebe que el salario ya se haya devengado, verifique si hay algún anticipo pendiente y confirme los datos de la persona clasificación de los empleados.
4. Firme un acuerdo previo: Documente el calendario de amortización, el consentimiento y los detalles de las deducciones, firmados tanto por el departamento de Recursos Humanos como por el empleado.
5. Realice el pago: Efectúe el pago mediante ingreso directo a través del software de nóminas o mediante un pago fuera de ciclo.
6. Deduzca el importe de la devolución: Aplique la deducción acordada en la próxima nómina, dentro de los límites establecidos por la legislación laboral, con carácter independiente de cualquier deducciones después de impuestos.
7. Comuníquese con claridad: Recuerde al empleado que la próxima nómina será menor y facilítele recursos sobre bienestar financiero o un plan previsto permiso de ausencia opción, si le resulta útil.

Un proceso repetible como este encaja de forma natural en la forma en que usted ya gestionar la nómina de una pequeña empresa, y solo funciona en el marco de un programa y una política establecidos por escrito.

¿Cómo se establece un programa y una política de anticipos salariales?

Poner en marcha un programa de anticipos sobre nómina implica definir su finalidad, establecer los requisitos de acceso y los límites, crear un flujo de trabajo para la aprobación y la devolución, redactar una política que incluya un acuerdo firmado, integrar el software de nóminas, formar a su equipo y supervisar su uso a lo largo del tiempo.

Vaya completando estos pasos uno tras otro. (Lea: Comparativa de programas de gestión de nóminas antes de elegir una herramienta.)

¿Cómo se definen los requisitos y los límites?

Establezca los requisitos de acceso en función del tipo de puesto, la antigüedad y la situación laboral, y fije un límite máximo, que suele oscilar entre el 30 % y el 50 % del salario devengado. Muchas empresas limitan los anticipos al personal fijo que haya superado el período de prueba, lo que también permite diferenciarlos del trato que se da a un empleado con contrato reglamentario o contratista. Una vez establecidos los requisitos de elegibilidad, el siguiente paso es el flujo de trabajo.

¿Qué debe incluir el proceso de aprobación y reembolso?

Documente quién aprueba las solicitudes, cómo se presentan y cómo se programa el reembolso, ya sea mediante una única deducción o a plazos. Mantener esta coherencia evita las disputas que pueden surgir en torno a cualquier cambio en la situación de una persona. indemnización. A continuación, plasme todo ello en un documento normativo.

¿Qué se incluye en la política y el acuerdo por escrito?

Elabore un documento normativo en el que se detallen los requisitos de acceso, el proceso de solicitud, las condiciones de devolución y el calendario, además de un acuerdo obligatorio que cada empleado deberá firmar antes de recibir los fondos. Esto protege a ambas partes y garantiza la transparencia de las condiciones. La automatización facilita, a su vez, la aplicación de dicha política.

¿Cómo se debe integrar un programa de nóminas?

Utilice un programa de gestión de nóminas que permita realizar pagos fuera de ciclo, realizar un seguimiento de los reembolsos y llevar a cabo comprobaciones de Compliance. Un sistema automatizado de nóminas Reduce los errores manuales y ofrece al departamento de RR. HH. una visión clara de los anticipos pendientes. Una vez configuradas las herramientas, forme al personal encargado de utilizarlas.

¿Cómo se forma al equipo y cómo se supervisa el programa?

Forme al personal de Recursos Humanos y de nóminas para que gestione las solicitudes de forma coherente y con tacto, y asegúrese de que la política sea fácil de encontrar en el manual. A continuación, supervise la frecuencia con la que se solicitan anticipos, aplicando el mismo cuidado que dedica a gestión de nóminas En general. Las solicitudes frecuentes pueden ser indicio de dificultades económicas más graves, que se pueden detectar gracias a unas buenas prácticas diarias.

¿Cuáles son las mejores prácticas para gestionar los anticipos de nómina?

Las mejores prácticas para gestionar los anticipos salariales consisten en contar con una política por escrito, un estricto cumplimiento de la legislación, la automatización de la gestión de nóminas, acuerdos firmados, el seguimiento del flujo de caja, la equidad y la confidencialidad, así como en combinar los anticipos con medidas de apoyo al bienestar financiero.

Estos siete hábitos garantizan la sostenibilidad de los avances:

1. Establezca una política por escrito: Defina los requisitos, los límites y las condiciones de reembolso para que nada quede en el aire.
2. Garantizar la Compliance: Cumpla con la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) y la normativa estatal, y asegúrese de que las comisiones nunca reduzcan el salario por debajo del salario mínimo.
3. Automatice el flujo de trabajo: Realice un seguimiento de los anticipos, los pagos fuera de ciclo y las devoluciones en su sistema de nóminas.
4. Exija la firma de acuerdos: Registre el calendario, el consentimiento y la gestión fiscal de cada anticipo.
5. Supervise el flujo de caja: Realice un seguimiento del total de anticipos pendientes para que nunca supongan una carga para la liquidez, tal y como ocurre con los anticipos no gestionados embargo de salario los pedidos pueden.
6. Actúe con imparcialidad y confidencialidad: Aplique criterios coherentes y trate cada solicitud con discreción.
7. Fomente el bienestar financiero: Combínelo con un programa de formación o de ayuda, junto con prestaciones como prestaciones complementarias que alivian el estrés relacionado con el dinero.

Aunque se trate de hábitos muy arraigados, los anticipos no siempre son la solución más adecuada, por lo que conviene comparar las alternativas.

¿Cuáles son las mejores alternativas a los anticipos sobre el salario?

Entre las mejores alternativas a los anticipos de nómina se incluyen el acceso al salario devengado, el pago a la carta, los préstamos para empleados, los préstamos del plan 401(k), la financiación de la asistencia sanitaria, los programas de bienestar financiero, los fondos de ayuda de emergencia y, como último recurso, los préstamos personales o los préstamos rápidos.

La demanda de estas opciones está aumentando. El valor de las transacciones de acceso anticipado al salario en EE. UU. se triplicó aproximadamente, pasando de 3.2 mil millones de dólares en 2018 a 9.5 mil millones de dólares en 2020, según el Banco de la Reserva Federal de Kansas City.

«A medida que evoluciona el mercado laboral, prestaciones como el «acceso al salario devengado» están pasando de ser ventajas opcionales a convertirse en factores diferenciadores significativos». - Tecnología financiera de nivel, en LinkedIn.

La tabla compara las alternativas más habituales y lo que ofrece cada una, desde el pago a través de una aplicación hasta Seguro médico respaldado por PEO.

Varias de estas opciones funcionan mejor cuando sus programas de prestaciones generales ya están bien gestionados, desde el seguimiento PTO para la gestión de las aportaciones para la jubilación. Si todavía está sopesando las opciones, contar con el socio adecuado le facilitará la decisión.

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