Recursos Humanos frente a Nóminas en la India: funciones, diferencias y Compliance

¿Quién se encarga realmente de la gestión de nóminas cuando se contrata personal en la India: su equipo de recursos humanos o su equipo financiero? Es una de las primeras cuestiones a las que se enfrentan las empresas internacionales, y la respuesta determina en qué medida su operación en la India cumple con la normativa y cuál será su coste.

Los recursos humanos y la gestión de nóminas son dos funciones distintas que se complementan constantemente; sin embargo, en la India se rigen por leyes, plazos y autoridades gubernamentales diferentes. En esta guía se explica cuál es la función de cada una, en qué aspectos se solapan, a quién corresponde cada obligación legal y cuándo un único socio debe encargarse de ambas (a partir de julio de 2026).

¿Cuál es la diferencia entre los recursos humanos y la gestión de nóminas en la India?

El departamento de RR. HH. gestiona a su personal; el departamento de nóminas gestiona sus salarios. En la India, el departamento de RR. HH. se encarga de la contratación, Onboarding, el rendimiento, las relaciones con los empleados y la política en materia de legislación laboral, mientras que el departamento de nóminas se ocupa del cálculo de los salarios, las deducciones legales y el pago puntual y conforme a la normativa. Ambas funciones están relacionadas con Compliance, y precisamente por eso la línea divisoria entre ellas se difumina cuando se contrata personal en la India desde el extranjero.

Ambas áreas están estrechamente relacionadas: el departamento de Recursos Humanos decide qué salario se abona a un empleado y por qué, y el departamento de nóminas se encarga de que dicho pago se abone de forma correcta y conforme a la ley cada mes. Si desea conocer la perspectiva global —excluyendo la India— de esta misma distribución, lea nuestra guía complementaria sobre Nómina frente a RR. HH., mientras que este artículo se centra exclusivamente en el contexto de la India.

Para apreciar claramente la diferencia, resulta útil analizar cada función por separado, empezando por RR. HH.

¿Qué abarca la función de recursos humanos en la India?

El departamento de RR. HH. abarca todo el ciclo de vida del empleado, desde la captación de talento hasta una salida conforme a la normativa. En el contexto de la India, esto incluye la contratación, el Onboarding, la formación, la gestión del rendimiento, las relaciones con los empleados y las políticas en el lugar de trabajo que exigen sus obligaciones laborales.

Las principales responsabilidades en materia de recursos humanos de un equipo de la India se dividen en cinco ámbitos:

• Selección de personal y Onboarding: la búsqueda de candidatos, la gestión de ofertas y la incorporación de nuevos empleados; muchos equipos recurren a agencias de selección de personal en la India por la velocidad.
• Documentación: que cumpla con la normativa contratos de trabajo en la India y llevar registros precisos de los empleados.
• Política y cultura: edificio Políticas obligatorias de recursos humanos en la India que abarca las bajas, la jornada laboral y la conducta.
• Rendimiento y relaciones: evaluaciones, reclamaciones y retención del personal, ya que el tasa de abandono en la India es elevada en muchos sectores.
• Gestión de salidas: los plazos de preaviso, las autorizaciones y la liquidación final, todo ello determinado por Normativa sobre el plazo de preaviso en la India.

Cada una de ellas cuenta con una ventaja en materia de Compliance en la India, pero ninguna de ellas emite ni un solo cheque de nómina; esa es la función del departamento de nóminas.

Una vez contratadas e incorporadas las personas adecuadas, el departamento de nóminas se encarga de la gestión financiera.

¿Qué abarca la función de gestión de nóminas en la India?

La gestión de nóminas se encarga de calcular el salario acordado de un empleado Coste para la empresa (CTC) en un pago mensual conforme a la normativa. Calcula el salario bruto, aplica las deducciones legales y fiscales, emite nóminas, presenta las declaraciones y abona el salario neto puntualmente.

El proceso de gestión de nóminas de un empleado de la India consta de cuatro pasos que se repiten:

• Cálculo del salario bruto: salario base, Subsidio de alquiler de vivienda (HRA), y las demás prestaciones que conforman el CTC.
• Aplicar las deducciones: EPF, ESI (cuando proceda), impuesto profesional y retención en origen (TDS) sobre el salario.
• Abonar y documentar: abonar el salario neto y emitir nóminas; para obtener una estimación rápida, utilice nuestra calculadora de salario.
• Presentar y depositar: ingresar cada importe previsto por la ley a la autoridad competente antes de la fecha límite correspondiente.

Cometer un error en cualquiera de estos aspectos conlleva intereses y sanciones, por lo que el método es más importante que el esfuerzo; nuestra guía sobre cómo pagar a los empleados en la India explica paso a paso cómo funciona.

Lo más complicado de ese trabajo en la India es la Compliance, y determinar quién es el responsable es precisamente donde la mayoría de los empleadores extranjeros tropiezan.

¿Quién se encarga de la Compliance en la India: el departamento de Recursos Humanos o el de nóminas?

En la India, el departamento de nóminas se encarga de las obligaciones legales relacionadas con los aspectos económicos, mientras que el departamento de RR. HH. se ocupa de las obligaciones legales relacionadas con el personal. El departamento de nóminas se encarga del Fondo de Previsión de Empleados (EPF), el Seguro de Empleo (ESI), la retención en origen (TDS), el impuesto profesional, la indemnización por antigüedad y las primas legales; el departamento de RR. HH. se ocupa de los contratos, las políticas, los horarios de trabajo y las normas sobre permisos según la legislación laboral. Ambos deben actuar de forma coordinada, ya que un solo pago omitido o una clasificación errónea pueden acarrear sanciones para el mismo empleador.

La forma más clara de entender esta distinción es dividirla en función de quién se encarga de las deducciones y quién se encarga de los trámites, una división que se produce cada la nómina en la India La configuración debe ser la correcta.

¿Qué retenciones legales gestiona el sistema de nóminas?

El módulo de nóminas gestiona todas las deducciones y cotizaciones legales recurrentes en el proceso de liquidación de nóminas. Cada una de ellas tiene su propio tipo, umbral y plazo de ingreso (todas las cifras corresponden a julio de 2026).

Para consultar las definiciones que su equipo financiero puede compartir a nivel interno, véase:

• Fondo de Previsión (EPF): plan de ahorro para la jubilación al que contribuyen tanto el empleado como la empresa; puede consultar la definición completa en nuestra Fondo de Previsión (EPF) entrada del glosario.
• Seguro Estatal de los Trabajadores (ESI): cobertura médica y económica para el personal con salarios más bajos, tal y como se explica en Seguro Estatal de los Trabajadores (ESI).
• Impuesto sobre actividades profesionales: un pequeño impuesto estatal sobre los ingresos por trabajo, tal y como se define en nuestro Impuesto profesional entrada.
• Retención en origen sobre el salario: el impuesto sobre la renta retenido cada mes, contemplado en Retención fiscal en origen (TDS).

El departamento de nóminas se encarga de los cuatro aspectos, y cumplir correctamente con cada umbral y cada plazo supone la mayor parte del trabajo.

En virtud de la nuevo régimen fiscal para el ejercicio fiscal 2025-26, los asalariados no pagan impuesto sobre la renta hasta unos 13 400 dólares (1,275 lakh de rupias) una vez aplicadas la deducción estándar de 75 000 rupias y la bonificación prevista en el artículo 87A, lo que reduce la cuantía que realmente se retiene en nómina en concepto de TDS.

Esas son las deducciones; los trámites y las normas relativas al personal son competencia de Recursos Humanos.

¿Qué obligaciones en materia de Compliance siguen siendo competencia del departamento de RR. HH.?

El departamento de Recursos Humanos es el responsable de las obligaciones legales relacionadas con la relación laboral, más allá de los aspectos económicos. Esto incluye la elaboración de contratos que cumplan con la normativa, las políticas obligatorias en el lugar de trabajo, las normas sobre horarios laborales y horas extras, los derechos de vacaciones y la correcta clasificación de los trabajadores.

En la práctica, las obligaciones de Compliance del departamento de RR. HH. en la India incluyen:

• Contratos y ofertas: contratos de trabajo y cartas de oferta que se ajusten a la normativa estatal.
• Normativas y registros: los documentos exigidos por la normativa estatal sobre comercios y establecimientos y por los códigos laborales, que se enumeran en nuestra descripción general de Compliance normativa en materia de recursos humanos en la India.
• Permisos y vacaciones: crear una estructura legal, tal y como se explica en nuestra guía sobre Legislación sobre permisos en la India, para que el departamento de nóminas pueda procesarla posteriormente.
• Clasificación: asegurarse de que los empleados y los contratistas lleven la identificación adecuada para evitar Sanciones por clasificación errónea en la India.

Estas funciones determinan qué conceptos se pueden incluir en la nómina, por lo que deben estar correctas antes de que se realice cualquier proceso de cálculo.

Ambas partes endurecieron sus posturas tras la mayor reforma de la legislación laboral de la India en décadas, tema que abordaremos a continuación.

¿Cómo han cambiado los Códigos Laborales de la India de 2025 los recursos humanos y la gestión de nóminas?

La India ha sustituido 29 leyes laborales centrales por cuatro códigos laborales, que entrarán en vigor el 21 de noviembre de 2025 y que redefinirán el panorama normativo tanto para los recursos humanos como para la gestión de nóminas. El Código de Salarios, el Código de Relaciones Laborales, el Código de Seguridad Social y el Código de Seguridad y Salud en el Trabajo regulan ahora, respectivamente, los salarios, los conflictos laborales, las prestaciones y la seguridad en el lugar de trabajo.

Las normas a nivel estatal aún se están implantando (las Normas Centrales se publicaron el 8 de mayo de 2026, y la mayoría de los estados aún están ultimando las suyas a fecha de julio de 2026), por lo que le recomendamos que considere los códigos como un marco de referencia y que confirme los detalles específicos de cada estado antes de actuar. Puede consultar el marco normativo del propio Gobierno en la Ministerio de Trabajo y Empleo portal.

Estos códigos favorecen tanto a los trabajadores como al crecimiento, y sientan unas bases sólidas para una seguridad social universal, unos salarios justos y puntuales, unos lugares de trabajo más seguros, el reconocimiento oficial de sectores emergentes como el de los trabajadores por encargo y de las plataformas, y un mayor empoderamiento de Yuva y Nari Shakti.

El ministro de Trabajo de la Unión, Mansukh Mandaviya, según informa la agencia IANS.

Los cambios afectan de forma diferente a cada función, por lo que conviene analizarlas por separado.

¿Qué ha cambiado para el departamento de Recursos Humanos con la entrada en vigor de los nuevos códigos?

En lo que respecta a Recursos Humanos, los códigos estandarizan las definiciones y refuerzan las normas aplicables a los trabajadores. El concepto de «salario» cuenta ahora con una definición única en los cuatro códigos; el salario base debe ser, como mínimo, el 50 % de la remuneración total, y las normas relativas a las cartas de nombramiento, la jornada laboral y las bajas son más uniformes.

Los cambios más importantes en el ámbito de los recursos humanos:

• Definición de salario: Una definición única del salario implica que ya no se podrán utilizar los complementos para reducir la base legal.
• Cartas de nombramiento: lo que ahora se espera de todos los empleados, lo que refuerza las buenas prácticas ya existentes.
• Horario laboral y permisos: El Código de Seguridad y Salud en el Trabajo establece una semana laboral de 48 horas, con horas extras remuneradas al doble del salario, de conformidad con el el marco normativo del Código de Seguridad y Salud en el Trabajo del Gobierno.

Ninguno de estos aspectos es opcional, y cada uno de ellos influye directamente en la forma en que el sistema de nóminas calcula la remuneración.

Ese vínculo es precisamente la razón por la que también se modificó el apartado de nóminas.

¿Qué cambios se han producido en la gestión de nóminas con los nuevos códigos?

En lo que respecta a la nómina, los códigos y la nueva legislación fiscal modifican la base sobre la que se calcula la remuneración, así como los formularios que se presentan al respecto. Una base legal más elevada aumenta las cotizaciones al Fondo de Previsión (EPF) y la indemnización por antigüedad, y la nueva Ley del Impuesto sobre la Renta de la India de 2025 (que entrará en vigor el 1 de abril de 2026) renumera la retención en origen (TDS) sobre los salarios y cambia la denominación de los documentos principales.

Los cambios que afectan a la nómina y que deben tenerse en cuenta a la hora de planificar:

• Base de cotización más elevada: El umbral mínimo del 50 % del salario base aumenta el EPF y la indemnización por cese en muchas estructuras salariales.
• Nuevas referencias fiscales: La retención en origen sobre los salarios pasa a la sección 392 (antes sección 192), y el «ejercicio fiscal» sustituye al «ejercicio de liquidación» en virtud de la Ley del Impuesto sobre la Renta de 2025.
• Nuevos formularios: El formulario 130 sustituye al formulario 16 (el certificado de retención en origen sobre los salarios) y el formulario 138 sustituye al formulario 24Q (la declaración trimestral).

Se trata de procesos mecánicos, pero que no admiten errores, por lo que es necesario actualizar los calendarios y las plantillas de nóminas antes de la primera ejecución del ejercicio fiscal.

Una vez definidas las normas, la cuestión práctica es dónde se solapan realmente los ámbitos de Recursos Humanos y nóminas.

¿En qué aspectos se solapan los ámbitos de Recursos Humanos y nóminas en la India?

Los ámbitos de Recursos Humanos y nóminas se solapan siempre que los datos de los empleados se traducen en un pago. Las principales áreas comunes son los datos de Onboarding, las bajas y la asistencia, las prestaciones y las revisiones salariales; y los traspasos deficientes en estos puntos son los que provocan la mayoría de los errores en la gestión de nóminas.

Hay cuatro traspasos que requieren una coordinación rigurosa:

• Datos de Onboarding: El departamento de RR. HH. recopila el número PAN, los datos bancarios y las declaraciones fiscales que el departamento de nóminas necesita para tramitar el primer salario, una parte de nuestro lista de comprobación para Onboarding explica.
• Permisos y asistencia: El departamento de Recursos Humanos lleva un control de las bajas; el departamento de nóminas convierte los días sin percibir salario en deducciones.
• Ventajas: El departamento de RR. HH. diseña prestaciones como seguro médico colectivo en la India; el departamento de nóminas se encarga de gestionar las cotizaciones y los reembolsos.
• Revisiones salariales: El departamento de Recursos Humanos aprueba los aumentos salariales y los ascensos; el departamento de nóminas aplica las fechas de entrada en vigor y los posibles atrasos.

Cuando estos traspasos se realizan correctamente, se paga a los empleados como corresponde; cuando no es así, se producen brechas de Compliance, como lista de comprobación de Compliance está diseñado para prevenir.

El grado en que este solapamiento resulte perjudicial depende en gran medida de cómo se estructuren ambas funciones, lo cual, a su vez, viene determinado por el tamaño del equipo.

¿Cómo debería organizar los recursos humanos y la gestión de nóminas para su equipo de la India?

Organice sus recursos humanos y la gestión de nóminas en función del tamaño de los equipos y del carácter permanente de su presencia en la India. Los equipos pequeños combinan las funciones y externalizan la Compliance; los equipos más grandes las separan y centralizan la gestión de nóminas.

Una forma sencilla de tomar una decisión, basándose en el número de empleados:

1. Menos de 50 empleados: Uno o dos profesionales con formación generalista pueden encargarse conjuntamente de los recursos humanos y la gestión de nóminas, mientras que un socio externo se ocuparía de la Compliance y de la presentación de documentos.
2. De 50 a 200 empleados: dividirlas en funciones especializadas de recursos humanos y nóminas, y considerar empresas de externalización de nóminas en la India para la carga transaccional.
3. Más de 200 empleados: centralizar la gestión de nóminas para garantizar la coherencia, al tiempo que se mantiene el departamento de RR. HH. cerca de los equipos; a esta escala, un Constitución de sociedades en la India empieza a dar sus frutos.

La estructura adecuada es aquella que cumple todos los plazos legales, tanto si gestiona la nómina internamente, mediante externalización o dentro de una El CCG en la India.

Para la mayoría de las empresas que se establecen en la India, existe una vía más rápida que evita por completo la cuestión de la estructura.

¿En qué casos conviene recurrir a un EOR para gestionar los recursos humanos y la nómina en la India?

Recurra a un «Employer of Record» (EOR) cuando desee contratar personal en la India sin necesidad de constituir una entidad jurídica y quiera que la gestión de recursos humanos y nóminas se lleve a cabo de conformidad con la normativa desde el primer día. El EOR se convierte en el empleador legal, por lo que se hace cargo tanto de la documentación de los empleados como de las obligaciones legales en materia de nóminas, todo ello bajo un mismo paraguas.

Un EOR resulta la opción más adecuada para una rápida entrada en el mercado, equipos de tamaño pequeño a mediano y empresas que no cuentan con experiencia interna en la India. Si está valorando los distintos modelos, nuestro desglose de EOR frente a GCC frente a entidad Es una buena opción para su próxima lectura.

También resulta útil conocer la verdadera coste de un proyecto de EOR en la India antes de compararlo con la gestión de su propia empresa.

Ese es el modelo para el que se ha concebido un «Employer of Record», por lo que a continuación le explicamos cómo gestionamos ambas funciones para equipos internacionales.

¿Por qué las empresas internacionales eligen Wisemonk para la gestión de recursos humanos y nóminas en la India?

Wisemonk Es una empresa de EOR con sede en la India que permite a las empresas internacionales contratar, remunerar y gestionar el personal en la India sin necesidad de constituir una entidad local; además, nos encargamos conjuntamente de los recursos humanos y la gestión de nóminas para que no se produzca ningún contratiempo.

• Un único empleador legal: Actuamos como su Employer of Record en la India, la gestión de contratos, Onboarding y Compliance.
• Gestión integral de nóminas: Gestión integral de nóminas, incluyendo EPF, ESI, TDS y el impuesto profesional; consulte Cómo funciona la EOR en la India.
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Somos una empresa líder en EOR en la India y, en la actualidad, estamos ampliando nuestros servicios a EE. UU. y al Reino Unido.

¿Qué resultados han obtenido las empresas internacionales con Wisemonk en la India?

Las empresas recurren a nosotros para crear equipos en la India con rapidez y sin dejar de cumplir con la normativa, y ellas mismas lo explican mejor que nosotros. A continuación, les presentamos dos breves ejemplos en sus propias palabras.

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Recomiendo encarecidamente a Wisemonk. Nos ayudaron a ponernos en contacto con ingenieros e investigadores excepcionales de la India que aportan una contribución fundamental a nuestro equipo. Fue muy fácil trabajar con su equipo, que se mostró transparente en todo momento y desempeñó un papel decisivo a la hora de ayudarnos a crear un sólido equipo de producto en la India. - Krishna Ramachandran, cofundador, Onform.

El denominador común es que un único socio se encarga de la contratación, los recursos humanos y la gestión de nóminas, de modo que el cliente pueda centrarse en el producto. Puede analizar las cifras en El estudio de Wisemonk sobre la India.

Además, respondemos a las preguntas más frecuentes de las empresas internacionales en nuestra Preguntas frecuentes sobre la contratación en la India.