Arbeitserlaubnis in den USA: Was jeder Arbeitgeber wissen muss

Können Sie diese Person am Montag rechtmäßig in Ihre Lohnliste aufnehmen? Hinter jedem Arbeitsvertrag, den ein US-amerikanischer Arbeitgeber unterzeichnet, steht diese eine Frage, und eine falsche Entscheidung kann zu Geldstrafen, erzwungenen Kündigungen und dem Verlust von Fachkräften führen. Die Arbeitserlaubnis ist die rechtliche Genehmigung, die darüber entscheidet, wen Sie einstellen dürfen, wie schnell dies geschehen kann und mit welchem Risiko dies verbunden ist.

In diesem Leitfaden wird erläutert, was eine Arbeitserlaubnis ist, wer sie benötigt, welche wichtigsten Visum- und Dokumententypen es gibt und wie US-Arbeitgeber diese im Jahr 2026 genau überprüfen und verwalten. Beginnen Sie mit der Definition.

Was ist eine Arbeitserlaubnis, und warum ist sie für Arbeitgeber von Bedeutung?

Eine Arbeitserlaubnis ist die gesetzliche Genehmigung, die eine Regierung erteilt und die es einer Person ermöglicht, in einem bestimmten Land zu arbeiten. In den USA sind Staatsbürger und Personen mit rechtmäßigem Daueraufenthaltsstatus (Inhaber einer Green Card) automatisch zum Arbeiten berechtigt.

Alle anderen – vom H-1B-Ingenieur bis hin zu einem ausländischen Hochschulabsolventen – müssen sich zunächst eine Genehmigung in Form eines Visums, einer Green Card oder einer Arbeitserlaubnis (EAD) beschaffen, bevor sie für ihre Arbeit bezahlt werden können.

In jedem Geschäftsjahr beläuft sich der Betrag auf etwa 140.000 Einwanderungsvisa auf der Grundlage einer Beschäftigung stehen qualifizierten Bewerbern nach US-Recht zur Verfügung; wir möchten Sie daran erinnern, dass die zulässige Einstellung über begrenzte, regulierte Wege erfolgt.

Dies ist von Bedeutung, da nicht nur der Arbeitnehmer, sondern auch der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet ist, dies zu überprüfen. Wenn Sie eine Person einstellen, die nicht berechtigt ist, drohen Ihnen zivilrechtliche Sanktionen, bei vorsätzlichen Verstößen sogar strafrechtliche Konsequenzen sowie der plötzliche Verlust eines Mitarbeiters mitten im Projekt.

Bei einigen Neueinstellungen ist zudem ein Arbeitgeber erforderlich Visumsponsoring um überhaupt eine Zulassung zu erhalten, was das Angebot mit zusätzlichen Kosten und Zeitaufwand verbindet.

Bevor Sie jemanden überprüfen können, müssen Sie wissen, wer tatsächlich eine Berechtigung benötigt.

Wer benötigt eine Arbeitserlaubnis, um in den USA zu arbeiten?

Wer kein US-Staatsbürger oder rechtmäßiger Daueraufenthaltsberechtigter ist, benötigt in der Regel eine Arbeitserlaubnis, um in den USA beschäftigt zu werden. Dies gilt für die meisten ausländischen Staatsangehörigen, unabhängig davon, ob sie direkt als Arbeitnehmer eingestellt oder als internationale Bauunternehmen.

Zu den Personen, die am häufigsten eine Arbeitserlaubnis benötigen, gehören:

• Ausländische Fachkräfte und Spezialisten mit arbeitgebergestützten Visa
• Ausländische Studierende, die während oder nach ihrem Studium arbeiten (OPT und CPT)
• Flüchtlinge und Personen, denen Asyl gewährt wurde
• Zeitarbeitskräfte und Saisonarbeitskräfte in zugelassenen Kategorien
• Ehepartner und unterhaltsberechtigte Angehörige bestimmter Visuminhaber
• Personen mit außergewöhnlichen Fähigkeiten in ihrem Fachgebiet

Der rote Faden ist einfach: Wenn ein Arbeitnehmer weder Staatsbürger noch Inhaber einer Green Card ist, ist davon auszugehen, dass eine Arbeitserlaubnis erforderlich ist, bis ein Dokument das Gegenteil belegt. Das ist auch der Grund, warum wie Sie die einzelnen Mitarbeiter einordnen ist ebenso wichtig wie die Art des Visums, das sie besitzen.

Um einen umfassenderen Überblick zu erhalten, lesen Sie unseren Leitfaden zu Einstellung internationaler Mitarbeiter führt Sie durch den Prozess aus Sicht des Arbeitgebers.

Es ist zudem hilfreich zu erkennen, wann jemand aufrichtig ist selbstständig anstatt Ihres Mitarbeiters, da sich durch diese Änderung sowohl die Befugnisse als auch die steuerlichen Pflichten ändern.

Da diese beiden Begriffe hier oft synonym verwendet werden, ist es hilfreich, sie voneinander abzugrenzen.

Was ist der Unterschied zwischen einer Arbeitserlaubnis und einer Arbeitsgenehmigung?

Die Arbeitserlaubnis ist das allgemeine gesetzliche Recht auf Arbeit; eine Arbeitsgenehmigung ist eine konkrete Ausprägung dieses Rechts. In den USA ist die gängigste Arbeitsgenehmigung das „Employment Authorization Document“ (EAD), eine von der USCIS ausgestellte Karte, die belegt, dass eine Person arbeiten darf, solange sie einen berechtigten Aufenthaltsstatus besitzt oder auf die Entscheidung über einen anhängigen Antrag wartet.

Einfach ausgedrückt: Alle Arbeitsgenehmigungen stellen eine Arbeitserlaubnis dar, aber nicht jede Arbeitserlaubnis ist eine Arbeitsgenehmigung. Eine Green Card, ein an einen Arbeitgeber gebundenes H-1B-Visum und eine EAD sind allesamt Formen der Arbeitserlaubnis, doch nur einige davon fungieren als eigenständige Genehmigungen. In der folgenden Tabelle werden beide nebeneinander dargestellt.

Unabhängig davon, ob es sich bei der Person um einen W-2-Arbeitnehmer oder einen anderen Status innehat, muss der Arbeitgeber die Berechtigung dennoch auf dieselbe Weise nachweisen.

Die nächste Frage lautet: Welche konkreten Genehmigungsarten werden Ihnen in der Praxis tatsächlich begegnen?

Welche Hauptarten von Arbeitserlaubnissen gibt es in den USA?

Arbeitsgenehmigungen in den USA lassen sich in einige wenige Kategorien einteilen: vom Arbeitgeber gestützte Nicht-Einwanderungsvisa, eine dauerhafte Aufenthaltsgenehmigung sowie eigenständige Arbeitsgenehmigungen. Die jeweilige Kategorie bestimmt, wie lange eine Person arbeiten darf, ob die Genehmigung an einen bestimmten Arbeitgeber gebunden ist und wie sie verlängert werden kann.

Dies sind die Typen, denen Arbeitgeber am häufigsten begegnen.

Für die meisten dieser Verfahren sind ein Stellenangebot und die Mitwirkung des Arbeitgebers erforderlich, sodass sie sich unmittelbar auf Ihren Einstellungszeitplan auswirken. Bei Stellen, die Sie stattdessen mit externen Kräften besetzen, gelten andere Regelungen, nämlich 1099 Auftragnehmer sowie ihre eigenen Steuerunterlagen.

Unabhängig davon, welche Art vorliegt, weist der Arbeitgeber dies auf dieselbe Weise nach: anhand der Unterlagen auf dem Formular I-9.

Welche Unterlagen belegen die Arbeitserlaubnis auf dem Formular I-9?

Auf dem Formular I-9 weist ein Arbeitnehmer seine Berechtigung entweder durch ein Dokument aus Liste A (Identität und Arbeitserlaubnis in einem) oder durch eine Kombination aus einem Dokument aus Liste B (Identität) und einem Dokument aus Liste C (Arbeitserlaubnis) nach. Der Arbeitgeber prüft die Originale und erfasst sie.

Die zulässigen Dokumente lassen sich in drei Listen unterteilen:

• Liste A (Identität und Berechtigung zusammen): ein US-Reisepass, eine Permanent Resident Card (Green Card) oder ein ausländischer Reisepass mit einem I-551-Stempel oder einer EAD.
• Liste B (nur Identitätsangaben): einen staatlichen Führerschein oder einen von einer Behörde ausgestellten Lichtbildausweis.
• Liste C (nur zur Genehmigung): eine Sozialversicherungskarte ohne Arbeitsbeschränkungen oder eine US-Geburtsurkunde.

Studierende, die sich im OPT- oder CPT-Programm befinden, legen in der Regel eine EAD oder ein I-20-Formular vor; Minderjährigen stehen nur begrenzte Alternativen zur Verfügung. Das Zusammenstellen der richtigen Unterlagen ist Teil eines ordnungsgemäßen Onboarding-Prozess für jeden neuen Mitarbeiter.

Die Arbeitserlaubnis ist von der steuerlichen Anmeldung getrennt, doch beide Schritte erfolgen parallel im Rahmen des Onboardings. Ein neuer Mitarbeiter füllt zudem ein Formular W-4 damit Sie die Bundessteuer korrekt einbehalten können.

Wenn Sie anstelle von Mitarbeitern ausländische Auftragnehmer beauftragen, entspricht der entsprechende Verwaltungsaufwand einem Formular W-8BEN anstelle eines I-9-Formulars.

Mitarbeiter hingegen erhalten eine Lohnabrechnung in jeder Abrechnungsperiode, aus der die Abzüge und das Nettogehalt hervorgehen.

Die Unterscheidung zwischen Arbeitnehmern und Auftragnehmern wirkt sich auch auf die Formulare zum Jahresende aus, und unsere W-9 im Vergleich zu W-2 In der Erläuterung wird erläutert, welche Regelung gilt.

Auch die Auftragnehmer kümmern sich selbst um Steuern für Selbstständige, die der Arbeitgeber nicht einbehält.

Dokumente allein reichen nicht aus. Sie müssen diese im Rahmen eines ordnungsgemäßen Verfahrens überprüfen.

Wie überprüfen US-Arbeitgeber die Arbeitserlaubnis?

US-Arbeitgeber überprüfen die Arbeitserlaubnis mithilfe von zwei Instrumenten: dem Formular I-9, das für jede Neueinstellung vorgeschrieben ist, und E-Verify, das für die meisten Arbeitgeber optional, für einige jedoch verpflichtend ist. Zusammen stellen sie sicher, dass die von einem Arbeitnehmer vorgelegten Dokumente echt sind und dass die Person zur Ausübung einer Erwerbstätigkeit berechtigt ist.

Beginnen Sie mit dem Formular, das kein Arbeitgeber überspringen darf.

Was ist das Formular I-9 und wann muss es ausgefüllt werden?

Das Formular I-9 ist das bundesweite Formular zur Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung, das jeder US-Arbeitgeber seit November 1986 für jeden neu eingestellten Mitarbeiter ausfüllen muss. Der Mitarbeiter füllt Abschnitt 1 am oder vor seinem ersten Arbeitstag aus, und der Arbeitgeber füllt Abschnitt 2 innerhalb von drei Werktagen nach dem Arbeitsbeginn aus, nachdem er die Unterlagen persönlich oder im Rahmen eines zugelassenen Fernverfahrens geprüft hat.

Sie müssen jedes I-9-Formular drei Jahre ab dem Einstellungsdatum oder ein Jahr nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses – je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt – aufbewahren und es auf Verlangen von Bundesinspektoren vorlegen. Die vollständigen Anweisungen finden Sie auf der USCIS-I-9-Seite.

Anwälte sind hervorragend in der linken Spalte. Die rechte Spalte wird von ihnen in der Regel nicht bearbeitet. Sie sehen Ihre I-9-Formulare nicht, aktualisieren diese nicht und gleichen die Termine für die erneute Überprüfung nicht mit Ihrem HRIS ab.

Diese Warnung stammt von einem Analyse der Compliance der I-9-Vorschriften für H-1B-Arbeitgeber, verdeutlicht die häufigste Schwachstelle: Niemand ist für die erneute Überprüfung zuständig, sodass abgelaufene Berechtigungen unerkannt bleiben.

Das Formular I-9 bildet die Grundlage. E-Verify ist die zusätzliche Stufe, die manche Arbeitgeber darüber legen müssen.

Was ist E-Verify, und wann ist dessen Nutzung vorgeschrieben?

E-Verify ist ein kostenloses, webbasiertes System, das die Angaben auf dem Formular I-9 mit den Daten der Sozialversicherungsbehörde und des Ministeriums für Innere Sicherheit abgleicht. Für die meisten privaten Arbeitgeber ist die Teilnahme freiwillig, für Auftragnehmer der Bundesregierung, deren Verträge die E-Verify-Klausel der Federal Acquisition Regulation (FAR) enthalten, sowie für Arbeitgeber in Bundesstaaten, in denen dies vorgeschrieben ist, ist die Teilnahme jedoch verpflichtend.

In der Regel sind Sie verpflichtet, E-Verify zu nutzen, wenn:

• Sie haben einen Bundesauftrag mit der E-Verify-Klausel gemäß FAR (Anmeldung innerhalb von 30 Tagen nach Auftragsvergabe, anschließende Überprüfung neuer Mitarbeiter innerhalb von 90 Tagen).
• Ihr Bundesland schreibt dies vor, häufig als Voraussetzung für den Erhalt einer Gewerbeberechtigung.
• Dies ist aufgrund einer gerichtlichen Anordnung oder eines gerichtlichen Vergleichs erforderlich.

Abgesehen von diesen Fällen ist E-Verify eine Option, auch wenn viele Arbeitgeber das System ohnehin einsetzen, um das Risiko zu verringern, einen nicht berechtigten Arbeitnehmer einzustellen.

Ein Hinweis: Der Einsatz von Mitarbeitern eines anderen Unternehmens entbindet Sie nicht von Ihren Pflichten; bitte beachten Sie dies. gemeinsame Beschäftigung bevor Sie Personal gemeinsam einsetzen.

Die Überprüfung bei der Einstellung ist nur die halbe Miete. Die Genehmigung kann ablaufen, und im Jahr 2026 wurden die Regeln dahingehend geändert, wie es danach weitergeht.

Was geschieht, wenn die Arbeitserlaubnis eines Arbeitnehmers abläuft?

Wenn die Arbeitserlaubnis abläuft, muss der Arbeitgeber diese spätestens am Ablaufdatum anhand von Anhang B des Formulars I-9 erneut überprüfen, und der Arbeitnehmer muss einen aktuellen Nachweis vorlegen. Ist dies nicht möglich, dürfen Sie den Arbeitnehmer in der Regel nicht weiterbeschäftigen, bis die Arbeitserlaubnis wiederhergestellt ist.

Hier liegt die Änderung, die viele Arbeitgeber nach wie vor übersehen. Jahrelang führte die fristgerechte Einreichung eines Antrags auf Verlängerung der EAD zu einer automatischen Verlängerung um bis zu 540 Tage, wodurch die Arbeitserlaubnis des Arbeitnehmers während der Bearbeitung des Verlängerungsantrags durch die USCIS aufrechterhalten blieb.

Das DHS hat diese automatische Verlängerung für Verlängerungsanträge, die am oder nach dem 30. Oktober 2025 eingereicht werden, aufgehoben. Für vor diesem Datum eingereichte Verlängerungsanträge gilt die Verlängerung weiterhin, für neue Anträge jedoch nicht, gemäß der Verordnung im Bundesregister.

In der Praxis bedeutet dies, dass Sie nicht mehr davon ausgehen können, dass eine anstehende Verlängerung die Arbeitserlaubnis einer Person aufrechterhält. Verfolgen Sie jedes Ablaufdatum selbst nach, denn eine abgelaufene EAD ohne gültige Verlängerung bedeutet, dass die betreffende Person nicht zur Arbeit berechtigt ist.

All diese Reibungsverluste wirken sich direkt darauf aus, wie schnell und kostengünstig Sie Personal einstellen können.

Inwiefern wirkt sich die Arbeitserlaubnis auf die Geschwindigkeit und die Kosten der Personalbeschaffung aus?

Die Arbeitserlaubnis hat direkten Einfluss auf Ihren Einstellungszeitplan, Ihr Budget und Ihre Reichweite. Die Beantragung von gesponserten Visa kann Monate dauern und Tausende an Antrags- und Anwaltskosten verursachen, was die Unterbreitung von Stellenangeboten verzögert und kleinere Arbeitgeber, die um dieselben Fachkräfte konkurrieren, aus dem Rennen werfen kann.

Im Rahmen unserer Tätigkeit, bei der wir Unternehmen dabei unterstützen, weltweit Mitarbeiter einzustellen, zeigen sich die Auswirkungen in der Regel auf vier Arten:

• Zeitleiste: Anträge und Genehmigungen können den Zeitrahmen bis zum Baubeginn um Wochen oder Monate verlängern.
• Kosten: Behördengebühren, die beschleunigte Bearbeitung und rechtliche Unterstützung erhöhen die tatsächlichen Kosten einer Neueinstellung. Die beschleunigte Bearbeitung garantiert bei vielen Anträgen gegen eine zusätzliche Behördengebühr eine Entscheidung innerhalb von 15 Kalendertagen.
• Reichweite: Strenge Kategorien und jährliche Obergrenzen (wie beispielsweise bei der H-1B-Lotterie) schränken ein, wen Sie wann einstellen können.
• Compliance-Risiko: Für jede genehmigte Einstellung sind nach wie vor korrekte I-9-Formulare, eine fristgerechte Nachüberprüfung sowie ein einwandfreies Führungszeugnis erforderlich.

Für viele US-Unternehmen lautet die Erkenntnis, dass die interne Abwicklung und Nachverfolgung von Arbeitsgenehmigungen zeitaufwendig ist, während die Beschaffung derselben Fachkräfte über einen Partner, der bereits Mitarbeiter im Ausland beschäftigt, schneller und mit geringerem Risiko verbunden ist.

Die Autorisierung ist ebenfalls eine globale Mobilität Eine Frage, die sich immer dann stellt, wenn Sie vorhandenes Personal über Landesgrenzen hinweg versetzen.

Wenn Sie vorhaben, im Ausland zu expandieren, sollten Sie dies mit einer klaren globale Expansionsstrategie anstatt einer Reihe von Einmal-Einstellungen.

Und sobald die Menschen mit an Bord sind, Vergütung internationaler Mitarbeiter „Compliantly“ ist eine Disziplin für sich.

Auch die Personalstärke spielt eine Rolle, da Ihre Anzahl der Vollzeitäquivalente (VZÄ) hat Auswirkungen auf die Leistungen und die Meldepflichten.

Wie kann Wisemonk Ihnen dabei helfen, Mitarbeiter einzustellen und die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten?

Wisemonk ist ein in Indien ansässiger „Employer of Record“. Wir übernehmen für Ihr Team die rechtlichen Aspekte der Beschäftigung, die Lohnabrechnung, die Sozialleistungen und die Compliance, sodass Arbeitsgenehmigungen, Steuerformulare und Unterlagen vom ersten Tag an korrekt abgewickelt werden und nicht zu Ihrem Problem werden.

So unterstützen wir Arbeitgeber dabei, Mitarbeiter einzustellen, ohne sich um Genehmigungen und Compliance kümmern zu müssen:

• Wir treten über unsere Employer of Record Dienstleistung, sodass Sie den Mitarbeiter erhalten, ohne Eigentümer des Unternehmens zu sein oder die entsprechenden Unterlagen einreichen zu müssen.
• Wir sorgen für ein vorschriftsmäßiges Onboarding, Vertragsabwicklung und Arbeitgeber-Lohnsteuer damit bei der Anmietung nichts übersehen wird.
• Wir stufen die Arbeitnehmer korrekt ein und vermeiden dabei die Auftragnehmer vs. Arbeitnehmer Fehler, die zu Strafen führen.
• Benötigen Sie stattdessen externe Mitarbeiter? Unser Contractor of Record Der Dienst bezahlt und dokumentiert die Auftragnehmer unter Einhaltung der geltenden Vorschriften.
• Wir entwickeln und verwalten wettbewerbsfähige Leistungspakete für Mitarbeiter im Rahmen des Arbeitsverhältnisses.
• Wir kümmern uns auch um die Extras, darunter Nebenleistungen die Ihnen dabei helfen, Mitarbeiter zu gewinnen und zu binden.
• Wir erstellen vorschriftsmäßige Entwürfe Arbeitsverträge für jede Einstellung, mit den entsprechenden Schutzmaßnahmen.
• Wir verwalten Freistellungen, darunter Beurlaubung die Abwicklung, sodass die Führungskräfte dies nicht tun müssen.
• Wenn ein Einsatz endet, sorgen wir für einen reibungslosen Abschluss und unterstützen Sie dabei einen Mitarbeiter entlassen richtig.
• Falls Sie verschiedene Modelle vergleichen möchten, stellen wir Ihnen eine Aufschlüsselung bereit So funktioniert ein „Employer of Record“ von Anfang bis Ende.
• Müssen Sie Stellen schnell besetzen? Wir können Ihnen dabei helfen Outsourcing des Rekrutierungsprozesses neben der Erwerbstätigkeit.

Die Kosten sind transparent und auf unserer Preisgestaltung Seite, ohne dass später überraschende Gebühren anfallen.

Das ist keine Theorie. Hier schildert ein Kunde seine Erfahrungen in seinen eigenen Worten.

Das Team von Wisemonk spielte eine entscheidende Rolle dabei, uns bei der Suche nach Fachkräften mit speziellen Kompetenzen im Bereich B2B-SaaS-Marketing zu unterstützen. Es gelang uns, das Team innerhalb von vier Monaten aufzubauen und erfahrene Fachkräfte von führenden B2B-SaaS-Marken einzustellen … Sie sind ein hervorragender Partner, der integrierte Dienstleistungen in den Bereichen EOR sowie Personalbeschaffung und -einstellung anbietet, und ich würde sie jedem B2B-SaaS-Anbieter empfehlen. - Saurabh Sharma, Chief Marketing Officer bei OneReach. Lesen Sie den vollständigen Artikel Fallstudie zu OneReach.ai Weitere Informationen finden Sie hier.

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