Aditya Nagpal
Verfasst von
Kategorie Workplace und Legal Compliance
Lesezeit 14 Min. Lesezeit
Veröffentlicht 28. Juni 2026
Zuletzt aktualisiert 4. August 2026

Selbstständige vs. unabhängige Auftragnehmer: Ein Leitfaden für die USA im Jahr 2026

Is an Independent Contractor Self-Employed?
TL;DR
  • Jeder unabhängige Auftragnehmer ist selbstständig, aber nicht jeder Selbstständige ist ein unabhängiger Auftragnehmer. Der Begriff „Auftragnehmer“ beschreibt eine Kundenbeziehung, „selbstständig“ beschreibt die Art und Weise, wie Sie Ihr Einkommen erzielen, und Auftragnehmer stellen eine Untergruppe davon dar.
  • Beide reichen das Formular „Schedule C“ ein und zahlen 15,3 % Selbstständigensteuer, sobald ihr Nettoeinkommen 400 US-Dollar erreicht; jedoch erhalten nur Auftragnehmer das Formular 1099-NEC, und für das Jahr 2026 wird dieses Formular bereits ab einer an sie gezahlten Summe von 2.000 US-Dollar ausgestellt, nicht mehr wie bisher ab 600 US-Dollar.
  • Die US-Steuerbehörde (IRS) berücksichtigt dabei die Verhaltenskontrolle, die finanzielle Kontrolle und die Art der Beziehung, während das US-Arbeitsministerium (DOL) im Rahmen des FLSA einen Wirtschaftlichkeits-Test anwendet; somit kann ein Arbeitnehmer steuerrechtlich als Auftragnehmer und lohnrechtlich als Arbeitnehmer gelten.
  • Das Risiko einer falschen Einstufung ist gesetzlich geregelt: Gemäß Abschnitt 3509 des IRC ist die Haftung auf 1,5 % der Löhne zuzüglich 20 % der FICA-Beiträge begrenzt, wenn ein 1099-Formular eingereicht wurde, und verdoppelt sich auf 3 % bzw. 40 %, wenn kein 1099-Formular eingereicht wurde.

Sind Sie sich immer noch unsicher, wo ein Arbeitnehmer auf der Skala zwischen Selbstständigkeit und freier Mitarbeit einzuordnen ist? Nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf.

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Sie stellen jemanden als unabhängigen Auftragnehmer ein. Ihr Steuerberater bezeichnet diese Person als Selbstständigen. Ihr Rechtsanwalt fragt, welche der beiden Bezeichnungen Sie gemeint haben. Sie alle drei beschreiben dieselbe Person, doch nur einer dieser Begriffe ist mit einer rechtlichen Definition verbunden.

Jeder unabhängige Auftragnehmer ist selbstständig. Nicht jeder Selbstständige ist jedoch ein unabhängiger Auftragnehmer. Allein diese Asymmetrie entscheidet darüber, welche Formulare eingereicht werden müssen, wer Sozialversicherungs- und Medicare-Beiträge zu entrichten hat und ob ein Arbeitnehmer, den Sie bisher auf der Grundlage eines 1099-Formulars bezahlt haben, später geltend machen kann, dass er die gesamte Zeit über als Angestellter tätig war.

Bei Wisemonk haben wir mehr als 2.000 Mitarbeiter für über 300 Unternehmen vermittelt und Lohnsummen in Höhe von über 20 Mio. US-Dollar sowohl im Rahmen von Arbeitsverhältnissen als auch von freiberuflichen Tätigkeiten abgewickelt; daher ist dies die Frage, die uns Finanz- und Personalabteilungen am häufigsten stellen. Dieser Leitfaden beantwortet diese Frage so, wie es die US-Steuerbehörde (IRS), das Arbeitsministerium und die Gerichte tun – unter Berücksichtigung der Regeländerungen für das Jahr 2026, die in den meisten veröffentlichten Leitfäden noch nicht berücksichtigt wurden.

Ist ein unabhängiger Auftragnehmer selbstständig?

Ja. Die US-Steuerbehörde (IRS) behandelt jeden unabhängigen Auftragnehmer als Selbstständigen, da ein Auftragnehmer sein Einkommen außerhalb eines Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnisses erzielt und seine Steuern selbst abführt. Die Selbstständigkeit ist die übergeordnete Kategorie. Die Tätigkeit als unabhängiger Auftragnehmer ist eine Form der Selbstständigkeit, die dadurch gekennzeichnet ist, dass ein Auftraggeber Sie im Rahmen eines Vertrags mit der Erbringung eines bestimmten Ergebnisses beauftragt.

„Wenn Sie ein Unternehmer oder Auftragnehmer sind, der Dienstleistungen für andere Unternehmen erbringt, gelten Sie in der Regel als selbstständig.“ - Internal Revenue Service: Selbstständiger (Freiberufler) oder Angestellter?

Das Gegenteil trifft nicht zu. Eine Bäckereibesitzerin, die an jeden verkauft, der in ihr Geschäft kommt, ist selbstständig und reicht denselben Anhang C ein; da jedoch kein Kunde sie mit der Erbringung einer bestimmten Leistung beauftragt hat, gilt sie nicht als unabhängige Auftragnehmerin. Diese Bezeichnung trifft nur dann zu, wenn jemand ein bestimmtes Ergebnis von Ihnen erwirbt.

→ Siehe: Was ist ein selbstständiger Auftragnehmer?

Was ist der Unterschied zwischen einem Selbstständigen und einem freiberuflichen Auftragnehmer?

Der Begriff „Selbstständiger“ beschreibt, wie Sie Ihr Einkommen erzielen: Sie arbeiten für sich selbst statt für einen Arbeitgeber. Der Begriff „unabhängiger Auftragnehmer“ bezeichnet eine Arbeitsbeziehung innerhalb dieser Kategorie, bei der ein Auftraggeber Sie im Rahmen eines Vertrags für eine festgelegte Leistung beauftragt. Die steuerliche Behandlung auf Bundesebene ist identisch. Die Beziehung zum Auftraggeber, der Verwaltungsaufwand und das Risiko einer falschen Einstufung unterscheiden sich jedoch.

Die beiden Begriffe lassen sich klar voneinander abgrenzen, sobald man sie anhand der Kriterien vergleicht, die Einfluss darauf haben, welche Steuererklärung Sie einreichen und welche Steuer Sie schulden:

Selbstständige und freiberufliche Auftragnehmer im Vergleich anhand von sieben Dimensionen
DimensionSelbstständigSelbstständiger Auftragnehmer
Was das Wort beschreibtSteuerlicher Status: Sie erzielen Einkünfte außerhalb eines ArbeitsverhältnissesEin Arbeitsverhältnis: Ein Auftraggeber beauftragt Sie vertraglich mit der Erbringung eines bestimmten Ergebnisses
Wer kauft bei Ihnen ein?Kunden oder die breite Öffentlichkeit, oft in großer Zahl gleichzeitigNamentlich genannte Kunden, in der Regel im Rahmen eines unterzeichneten Leistungsumfangs
Typischer AufbauEinzelunternehmen, Personengesellschaft, GmbH oder Aktiengesellschaft; darf Mitarbeiter beschäftigenIn der Regel Einzelunternehmer oder Ein-Personen-GmbH; beschäftigt selten Mitarbeiter
ErtragsausweisAnhang C aus Ihren eigenen Büchern; es ist möglich, dass Sie überhaupt keine Informationserklärung erhaltenAnhang C sowie das Formular 1099-NEC für jeden Kunden, der den Meldeschwellenwert überschreitet
Selbstständigenabgabe15,3 % auf einen Nettogewinn von 400 Dollar oder mehrUnverändert: 15,3 % auf einen Nettogewinn von 400 Dollar oder mehr
KlassifizierungsrisikoBescheidenheit ist gefragt, wenn Sie im öffentlichen Dienst tätig sind; niemand behauptet, Ihr Arbeitgeber zu seinTatsächlich: Der Kunde kann nach den Kriterien des IRS oder des FLSA als Ihr Arbeitgeber eingestuft werden.
Wer trägt das Risiko?Sie alleinSie und das einstellende Unternehmen, das Steuernachzahlungen und Strafzuschläge zu leisten hat, falls der Anruf unberechtigt war

Lesen Sie die Tabelle in den letzten beiden Zeilen von oben nach unten, und der praktische Aspekt wird deutlich: Die Spalte „Steuer“ ist bei beiden gleich, und alle Unterschiede ergeben sich daraus, ob ein bestimmter Kunde ein bestimmtes Ergebnis von Ihnen erwirbt.

Der Vergleich, bei dem es um echtes Geld geht, ist jedoch nicht dieser. Es ist die Unterscheidung zwischen einem Auftragnehmer und einem Arbeitnehmer, die wir in Selbstständiger Auftragnehmer vs. Arbeitnehmer: So erkennen Sie den Unterschied, bevor es die Steuerbehörde tut.

Was bedeutet „selbstständig“ gemäß den Vorschriften der US-Steuerbehörde (IRS)?

Sie gelten als selbstständig, wenn Sie ein Gewerbe oder ein Unternehmen auf eigene Rechnung betreiben und nicht als Angestellter eines anderen. Die US-Steuerbehörde IRS legt hierfür drei Voraussetzungen fest, wobei die Erfüllung einer davon ausreicht. Für die Anerkennung dieses Status sind weder eine Registrierung noch ein Firmenname noch die Eintragung einer juristischen Person erforderlich.

„Sie üben eine gewerbliche oder unternehmerische Tätigkeit als Einzelunternehmer oder als selbstständiger Auftragnehmer aus. Sie sind Gesellschafter einer Personengesellschaft, die eine gewerbliche oder unternehmerische Tätigkeit ausübt. Sie sind anderweitig selbstständig tätig (einschließlich einer Teilzeitbeschäftigung oder als Gig-Arbeiter).“ - Internal Revenue Service, Steuerzentrum für Selbstständige

Der Schwellenwert liegt bei 400 Dollar. Sobald Ihr Nettoeinkommen aus selbständiger Tätigkeit innerhalb eines Jahres 400 Dollar erreicht, müssen Sie eine Steuererklärung einreichen und Selbstständigensteuer entrichten – selbst wenn es sich bei der Tätigkeit um ein Nebenprojekt am Wochenende handelte und selbst wenn Ihnen kein Kunde jemals ein Formular zugesandt hat. Diese Schwelle hängt in keiner Weise davon ab, wie das Einkommen bezeichnet wurde.

Arbeitgeber, die zum ersten Mal mit dieser Kategorie in Berührung kommen, möchten in der Regel die Perspektive der Arbeitgeberseite kennenlernen, die wir in Leitfaden für 1099-Auftragnehmer: Alles, was Arbeitgeber wissen müssen (2026).

Was ist ein selbstständiger Auftragnehmer?

Ein unabhängiger Auftragnehmer ist ein Selbstständiger, der von einem Auftraggeber mit der Erbringung eines festgelegten Ergebnisses beauftragt wird und dabei die Kontrolle darüber behält, wie die Arbeit ausgeführt wird. Er legt seine Honorare selbst fest, stellt seine eigenen Arbeitsmittel bereit, betreut in der Regel mehrere Auftraggeber und erhält keine der Sozialleistungen oder den arbeitsrechtlichen Schutz, die mit einem Arbeitsverhältnis verbunden sind.

„Grundsätzlich gilt: Eine Person gilt als selbstständiger Auftragnehmer, wenn der Auftraggeber lediglich das Recht hat, das Ergebnis der Arbeit zu kontrollieren oder zu lenken, nicht jedoch, was genau zu tun ist und wie dies zu geschehen hat.“ - Internal Revenue Service, Thema Nr. 762: Selbstständiger Auftragnehmer vs. Arbeitnehmer

Beachten Sie, was in der Regelung nicht erwähnt wird. Sie enthält keinerlei Angaben zu Berufsbezeichnungen, zur Dauer des Auftragsverhältnisses oder dazu, welches Formular ausgestellt wurde. Die Ausstellung eines 1099-Formulars macht jemanden noch nicht zu einem Auftragnehmer, und eine unterzeichnete Vereinbarung, in der diese Bezeichnung verwendet wird, hat keinerlei Gewicht, wenn die tatsächliche Zusammenarbeit im Alltag dem widerspricht.

→ Lesen Sie: Arbeitsvertrag vs. Vertrag mit einem freiberuflichen Auftragnehmer

Welche Selbstständigen gelten nicht als unabhängige Auftragnehmer?

Jeder Selbstständige, der kein vertraglich vereinbartes Ergebnis an einen namentlich genannten Auftraggeber verkauft. Dies umfasst Einzelhändler, Produktanbieter, Gesellschafter einer Firma, Vermieter sowie alle Personen, deren Kunden die breite Öffentlichkeit sind und nicht ein Auftraggeber mit einem Auftrag. Sie reichen dieselben Steuerformulare ein und sind keinem Risiko einer falschen Einstufung ausgesetzt.

Die meisten veröffentlichten Vergleiche beschränken sich auf die Definition und nennen die Fälle nie namentlich. Diese fünf sind diejenigen, die in der Praxis vorkommen:

  • Einzelhändler und Produktanbieter: Eine Bäckerei, ein Online-Shop, ein Marktstand. Die Einnahmen stammen aus vielen kleinen Transaktionen und nicht aus einem Vertrag, sodass kein Kunde jemals als Arbeitgeber eingestuft werden kann.
  • Partner in einer Kanzlei: Ein Partner in einer Anwalts- oder Wirtschaftsprüfungskanzlei ist selbstständig tätig und erhält ein Formular „Schedule K-1“ anstelle eines Formulars „1099-NEC“. Die Partnerschaft ist nicht sein Mandant.
  • Unternehmer mit Beschäftigten: Sobald Sie Mitarbeiter einstellen und die Lohnabrechnung durchführen, sind Sie ein Arbeitgeber, der zufällig selbstständig ist. Die Bezeichnung „Auftragnehmer“ trifft auf diese Betriebsform nicht mehr zu.
  • Anleger und Vermieter: Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung werden in eigenen Anlagen ausgewiesen und unterliegen häufig überhaupt nicht der Selbstständigensteuer – ein Unterschied, den viele Ratgeber falsch darstellen.
  • Gesetzlich als Arbeitnehmer und gesetzlich als Nicht-Arbeitnehmer geltende Personen: Im Steuergesetz festgeschriebene eng gefasste Kategorien, wie beispielsweise bestimmte Fahrer, Versicherungsagenten und Direktverkäufer, die Vorrang vor der üblichen Common-Law-Auslegung haben.

Das Muster ist bei allen fünf Fällen dasselbe. Wenn Sie von niemandem mit der Herstellung eines bestimmten Produkts beauftragt wurden, besteht für eine Agentur kein Anlass zur Neueinstufung, weshalb diese Arbeitnehmer in Fällen von falscher Einstufung überhaupt nur selten vorkommen.

Eine damit zusammenhängende Abgrenzung sorgt ebenso häufig für Verwirrung – nämlich die zwischen einem Auftragnehmer und den Personen, die dieser wiederum beschäftigt –, und wir haben dies in Auftragnehmer vs. Subunternehmer: Die wichtigsten Unterschiede.

Ist ein Einzelunternehmer dasselbe wie ein freiberuflicher Auftragnehmer?

Nein, obwohl es sich in der Regel um dieselbe Person handelt. „Einzelunternehmer“ bezeichnet eine Unternehmensform, nämlich die standardmäßige Rechtsform für ein nicht eingetragenes Ein-Personen-Unternehmen. „Unabhängiger Auftragnehmer“ bezeichnet hingegen ein Arbeitsverhältnis. Das eine beschreibt, was Ihr Unternehmen ist; das andere beschreibt, wer Sie bezahlt und zu welchen Bedingungen.

Vier Begriffe werden im alltäglichen Sprachgebrauch synonym verwendet, haben jedoch vier unterschiedliche Bedeutungen. Wenn man sie nebeneinanderstellt, lässt sich der Großteil der Verwirrung auf einen Schlag beseitigen:

Was die einzelnen Bezeichnungen konkret bedeuten und wer sie vergibt
BezeichnungWas darin beschrieben wirdWer entscheidet darüber?Können Sie das ändern?
SelbstständigIhre steuerliche Situation: Einkünfte aus nicht erwerbsmäßiger TätigkeitDie US-Steuerbehörde (IRS) geht von den Umständen Ihres Einkommens ausNur indem man in ein Arbeitsverhältnis mit jemandem tritt
EinzelunternehmerIhre Unternehmensform: nicht eingetragene Gesellschaft, ein EigentümerSie gelten standardmäßig als solche, sofern Sie keinen Antrag auf Gründung einer juristischen Person stellenJa, durch die Gründung einer GmbH oder einer Aktiengesellschaft
Selbstständiger AuftragnehmerIhre Beziehung zu einem zahlenden KundenDie IRS, das DOL und die Gerichte – ausgehend von den SachverhaltenNein, nicht allein durch eine Vereinbarung
FreiberuflerEin umgangssprachlicher Begriff, der sich vor allem auf kreative und berufliche Tätigkeiten bezieht„Niemand“: Dies hat weder rechtliche noch steuerliche Bedeutung.Nicht zutreffend

Die vierte Spalte ist besonders wichtig. Sie können Ihre Unternehmensstruktur gegen Zahlung einer Anmeldegebühr ändern. Sie können Ihre Einstufung jedoch nicht ändern, indem Sie ein anderes Wort in einen Vertrag einfügen, da die Behörden den Sachverhalt prüfen und nicht den Wortlaut der Unterlagen.

→ Lesen Sie: Subunternehmer vs. Arbeitnehmer: Die wichtigsten rechtlichen Unterschiede im Überblick

Sind Freiberufler und Gig-Arbeiter selbstständige Auftragnehmer?

„Freelancer“ ist eine umgangssprachliche Bezeichnung für einen selbstständigen Auftragnehmer und ist mit keiner gesonderten steuerlichen oder rechtlichen Behandlung verbunden. Gig-Worker werden von den Plattformen, über die sie tätig sind, als Auftragnehmer eingestuft; diese Einstufung ist jedoch die am häufigsten gerichtlich umstrittene Frage im US-Arbeitsrecht und variiert mittlerweile je nach Bundesstaat und Branche.

Kalifornien dient hier als Fallbeispiel. Mit dem im Jahr 2020 in Kraft getretenen Gesetzentwurf „Assembly Bill 5“ wurde ein strenger dreiteiliger ABC-Test in das Landesrecht aufgenommen, wodurch eine große Zahl von Gig-Workern als Arbeitnehmer neu eingestuft wurde. Die später im selben Jahr von den Wählern verabschiedete „Proposition 22“ nahm dann Fahrer von App-basierten Mitfahr- und Lieferdiensten wieder aus dieser Regelung heraus.

Diese Ausnahmeregelung hat die Anfechtung überstanden. Der Oberste Gerichtshof von Kalifornien bestätigte am 25. Juli 2024 die Verfassungsmäßigkeit von Proposition 22 in Castellanos gegen den Staat Kalifornien, sodass App-basierte Fahrer, die die entsprechenden Voraussetzungen erfüllen, in diesem Bundesstaat weiterhin als selbstständige Auftragnehmer gelten.

Bei dieser Erkenntnis geht es nicht wirklich um Kalifornien. Vielmehr geht es darum, dass die Einstufung von Gig-Arbeitern nun auf Landesebene, Branche für Branche, nach einem Zeitplan erfolgt, der nicht durch Bundesvorschriften geregelt ist. Daher muss jeder, der Plattformarbeiter beschäftigt, die Rechtslage des jeweiligen Bundeslandes beachten, in dem er tatsächlich tätig ist, und nicht die bundesstaatliche Regelung.

→ Lesen Sie: Zeitarbeitskraft vs. Auftragnehmer: Unterschiede in Bezug auf die IRS und die Besteuerung 2026

Welche Unternehmensformen nutzen Selbstständige?

Das Einzelunternehmen ist die Standardform und gilt automatisch, sobald Sie Einnahmen erzielen, ohne dass eine Anmeldung erforderlich ist. Die Alternativen sind eine Personengesellschaft, eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder eine Aktiengesellschaft, die jeweils aus Gründen des Haftungsschutzes, der steuerlichen Behandlung oder der Möglichkeit, Gesellschafter aufzunehmen, gewählt werden.

Vier Rechtsformen decken nahezu alle Selbstständigen in den Vereinigten Staaten ab:

  • Einzelunternehmen: Keine Steuererklärung, keine eigenständige Rechtspersönlichkeit. Der Gewinn fließt direkt in Ihre persönliche Steuererklärung (Anhang C), und Ihr Privatvermögen ist den geschäftlichen Verbindlichkeiten ausgesetzt.
  • Partnerschaft: Zwei oder mehr Eigentümer, die sich Gewinn, Verlust und Haftung teilen. Jeder Gesellschafter erhält ein Formular K-1 und gibt seinen Anteil in seiner eigenen Steuererklärung an.
  • Gesellschaft mit beschränkter Haftung: Trennt das Privatvermögen von den geschäftlichen Verbindlichkeiten und bewahrt gleichzeitig die Durchlaufbesteuerung. Eine Ein-Personen-LLC wird standardmäßig wie ein Einzelunternehmen besteuert.
  • S-Corporation oder C-Corporation: Hinzu kommen Lohnabrechnung, Steuererklärungen und Verwaltungsaufwand; dies lohnt sich erst, wenn das Einkommen so hoch ist, dass die Einsparungen bei der Selbstständigensteuer die Kosten überwiegen.

Keine dieser vier Maßnahmen hat Auswirkungen auf Ihre Einstufung. Eine LLC kann Ihr Eigenheim vor Streitigkeiten mit Kunden schützen, verhindert jedoch nicht, dass die Steuerbehörde (IRS) oder das Arbeitsministerium zu dem Schluss kommen, dass die Person, die Sie bezahlt, tatsächlich Ihr Arbeitgeber ist.

→ Lesen Sie: 1099 vs. LLC (2026): Steuern, Haftung und welche Variante Ihnen mehr Einsparungen bringt

Sind Sie sich nicht sicher, ob es sich bei Ihrer nächsten Einstellung um einen Auftragnehmer oder einen Arbeitnehmer handelt?

Wir führen beim Onboarding Einstufungsprüfungen durch, stellen den entsprechenden Vertrag aus und holen die erforderlichen Steuerformulare ein, bevor die erste Zahlung erfolgt.

Anhand welcher Kriterien entscheidet die IRS, ob es sich bei einem Arbeitnehmer um einen Angestellten oder um einen selbstständigen Auftragnehmer handelt?

Die IRS wendet einen auf dem Common Law basierenden Prüfmaßstab an, der auf drei Beweiskategorien beruht: Verhaltenskontrolle, finanzielle Kontrolle und die Art der Beziehung. Es gibt weder eine Checkliste noch eine Punktbewertung. Die Behörde bewertet die Beziehung in ihrer Gesamtheit, und kein einzelner Faktor ist für sich genommen ausschlaggebend.

Verhaltenskontrolle

Hat das Unternehmen die Kontrolle darüber – oder das Recht darauf –, was der Arbeitnehmer tut und wie er es tut? Schulungen, festgelegte Arbeitszeiten, vorgeschriebene Arbeitsmittel und detaillierte Anweisungen deuten allesamt auf ein Arbeitsverhältnis hin. Ein Auftragnehmer wählt seine Arbeitsweise selbst und wird anhand des Ergebnisses beurteilt. Das Recht auf Kontrolle gilt auch dann, wenn es nie ausgeübt wird.

Finanzkontrolle

Wer trägt das unternehmerische Risiko? Echte Investitionen in Ausrüstung, nicht erstattete Ausgaben, die reale Möglichkeit eines Verlusts sowie die Freiheit, Dienstleistungen auf dem freien Markt anzubieten, deuten allesamt auf den Status als Auftragnehmer hin. Erstattete Kosten, ein fester Stundensatz ohne Verlustrisiko und eine Ausschließlichkeitsklausel deuten hingegen in die entgegengesetzte Richtung.

Art der Beziehung

Liegt ein schriftlicher Vertrag vor, werden Sozialleistungen wie bei einem Angestellten gewährt, ist die Vereinbarung unbefristet und ist die Tätigkeit von zentraler Bedeutung für das, was das Unternehmen verkauft? Dauerhaftigkeit und Integration deuten auf ein Arbeitsverhältnis hin. Projektbezogene, eher nebensächliche Tätigkeiten deuten hingegen auf eine freiberufliche Tätigkeit hin. Die Bezeichnung des Vertrags an sich hat hier nahezu keine Bedeutung.

Zwei weitere Regeln stellen viele Menschen vor ein Problem. Ein Remote-Mitarbeiter gilt weiterhin als Angestellter, wenn das Unternehmen Einfluss darauf nimmt, wie die Arbeit erledigt wird, da der Arbeitsort bei dieser Prüfung nie eine Rolle gespielt hat. Und die Arbeit vom eigenen Heimbüro aus ist in keiner Hinsicht ein entscheidendes Kriterium.

Sollte die Antwort tatsächlich unklar sein, kann jede der Parteien einen Antrag stellen Formular SS-8 und die IRS um eine Entscheidung über den Status zu ersuchen. Den eigenen Leitlinien der Behörde zufolge kann die Entscheidung mindestens sechs Monate in Anspruch nehmen; es handelt sich also eher um ein Planungsinstrument als um eine Antwort auf eine dringende Frage.

→ Siehe: Was versteht man unter einer falschen Einstufung von Arbeitnehmern?

Inwiefern unterscheidet sich der DOL-Test vom IRS-Test?

Anhand des IRS-Tests wird entschieden, wer Lohnsteuer zu entrichten hat. Anhand des Tests des Arbeitsministeriums wird entschieden, wem gemäß dem Fair Labor Standards Act Mindestlohn und Überstundenzuschläge zustehen. Es handelt sich um getrennte Gesetze mit getrennten Prüfkriterien, weshalb ein und derselbe Arbeitnehmer steuerlich als Auftragnehmer und lohnrechtlich gleichzeitig als Arbeitnehmer gelten kann.

Dieser zweite Test ist derjenige, der derzeit im Fokus steht. Die endgültige Regelung von 2024, die am 11. März 2024 in Kraft trat, sah eine Analyse der wirtschaftlichen Gegebenheiten anhand von sechs Faktoren vor, die in ihrer Gesamtheit zu gewichten sind, wobei kein einzelner Faktor ausschlaggebend ist, und diese Regelung ist nach wie vor gültig.

Dies entspricht jedoch nicht der Vorgehensweise der Ermittler. Gemäß Meldung zur Unterstützung vor Ort Nr. 2025-1In einem am 1. Mai 2025 erlassenen Schreiben wurden die Mitarbeiter der Abteilung für Löhne und Arbeitszeiten angewiesen, die Regelung von 2024 bei Durchsetzungsmaßnahmen nicht mehr anzuwenden und stattdessen die früheren Leitlinien zu befolgen.

Das Ministerium ging daraufhin noch einen Schritt weiter. Am 26. Februar 2026 hat es kündigte einen Regelungsvorschlag an die Verordnung von 2024 vollständig aufzuheben und durch einen fünfteiligen Wirtschaftlichkeits-Test zu ersetzen, bei dem zwei Kernfaktoren besonders stark gewichtet werden: die Art und der Umfang der Kontrolle über die Arbeit sowie die Möglichkeit des Arbeitnehmers, Gewinne zu erzielen oder Verluste zu erleiden.

Der Vorschlag wurde am 27. Februar 2026 im Federal Register veröffentlicht, und die Frist für Stellungnahmen endete am 28. April 2026. Stand August 2026 handelt es sich weiterhin um einen Vorschlag, nicht um eine endgültige Regelung, und die Seite des Ministeriums zum Thema Rechtsetzung bleibt die erste Anlaufstelle, die Sie konsultieren sollten, bevor Sie sich auf eine veröffentlichte Zusammenfassung verlassen.

Hier ist der Punkt, den fast jeder Artikel außer Acht lässt: Eine Nichtdurchsetzung ist keine Aufhebung. Die Regelung von 2024 gilt weiterhin für private Klagen, sodass ein Arbeitnehmer, der wegen nicht bezahlter Überstunden klagt, sich auf einen Sechs-Faktoren-Test berufen kann, den das Arbeitsministerium (DOL) selbst bei seinen eigenen Ermittlungen nicht mehr anwendet.

Auch die Gerichte messen der Behörde weniger Rückhalt bei als früher. In Loper Bright Enterprises gegen Raimondo, mit Urteil vom 28. Juni 2024 hat der Oberste Gerichtshof die Chevron-Doktrin aufgehoben, sodass ein Richter nicht mehr verpflichtet ist, sich an die jeweils geltende Fassung der Vorschrift zu halten.

Es können daher gleichzeitig drei Tests auf einen Arbeitnehmer angewendet werden, wobei jeder eine andere Frage stellt und jeweils zu einer eigenen Antwort gelangt:

Die drei Einstufungskriterien, anhand derer ein US-amerikanischer Arbeitnehmer gleichzeitig bewertet werden kann
VergleichIRS-Prüfung nach dem Common LawDOL-RealitätscheckABC-Test des Bundesstaates (Kalifornien)
Was darin geregelt wirdBundessteuer auf Löhne und Gehälter sowie QuellensteuerMindestlohn und Überstunden gemäß dem FLSALohnverordnungen der Bundesländer, Arbeitsgesetzbuch und Arbeitslosenversicherung
AufbauDrei Kategorien von Beweisen, die in ihrer Gesamtheit gewichtet werdenSechs Faktoren gemäß der Regelung von 2024; fünf für 2026 vorgeschlagenDrei Bedingungen, die alle drei erfüllt sein müssen
Die KernfrageHat der Kostenträger die Kontrolle darüber, was getan wird und wie es getan wird?Ist der Arbeitnehmer wirtschaftlich abhängig oder selbstständig tätig?Kann der Arbeitgeber alle drei Voraussetzungen nachweisen?
StandardannahmeKeine: Die Fakten entscheidenKeine: Die Gesamtheit entscheidetMitarbeiter, sofern die einstellende Stelle dies nicht widerlegt
Stand im August 2026Stabil und unverändertIm Wandel: Die Regelung von 2024 wird seit Mai 2025 nicht mehr durchgesetzt; im Februar 2026 wurde ihre Aufhebung vorgeschlagenGültig, unter Berücksichtigung der Ausnahmeregelung gemäß Proposition 22 für Fahrer von App-basierten Fahrdiensten

Die dritte Spalte ist die strengste der drei. Unter § 2775 des kalifornischen Arbeitsgesetzbuchs, wird davon ausgegangen, dass ein Arbeitnehmer als Angestellter gilt, es sei denn, der Auftraggeber weist nach, dass die betreffende Person keiner Weisungsbefugnis unterliegt, Tätigkeiten außerhalb des üblichen Geschäftsbetriebs des Auftraggebers ausübt und üblicherweise einer selbständigen Tätigkeit gleicher Art nachgeht.

Bedingung B ist diejenige, die am häufigsten nicht erfüllt wird. Ein Softwareunternehmen, das einen Softwareentwickler beauftragt, kann nicht ohne Weiteres geltend machen, dass die Tätigkeit außerhalb seines üblichen Geschäftsbetriebs liegt, ganz gleich, wie unabhängig die Vereinbarung in jeder anderen Hinsicht auch erscheinen mag.

→ Lesen Sie: Mitarbeiterklassifizierung und EOR: Ein globaler Leitfaden (2026)

Wie funktioniert das Steuersystem für Selbstständige und freiberufliche Dienstleister?

Genau so. Sobald der Nettogewinn aus selbständiger Tätigkeit 400 Dollar erreicht, müssen beide eine Selbstständigensteuer in Höhe von 15,3 % entrichten, die sich aus 12,4 % für die Sozialversicherung und 2,9 % für Medicare zusammensetzt, und beide geben ihren Geschäftsgewinn in Anhang C an. Die Einkommensteuer wird zusätzlich dazu berechnet.

Die 15,3 % werden nicht auf Ihren gesamten Gewinn angewandt. Pro IRS-Thema Nr. 554, beträgt der der Selbstständigensteuer unterliegende Betrag 92,35 % des Nettoeinkommens, und Sie können die Hälfte der sich daraus ergebenden Steuer bei der Ermittlung des bereinigten Bruttoeinkommens abziehen.

Der Sozialversicherungsanteil wird ab einer bestimmten Obergrenze nicht mehr weiter erhoben. Für das Jahr 2026 liegt diese Obergrenze bei 184.500 Dollar, gegenüber 176.100 US-Dollar im Jahr 2025. Für den Medicare-Anteil gilt keinerlei Obergrenze, und ab einem Einkommen von 200.000 US-Dollar für Alleinstehende bzw. 250.000 US-Dollar für gemeinsam veranlagte Ehepaare wird eine zusätzliche Medicare-Steuer in Höhe von 0,9 % erhoben.

Auf eine konkrete Zahl bezogen ergibt sich bei einem Gewinn von 80.000 $ Folgendes:

Selbstständigenabgabe auf einen Nettogewinn von 80.000 US-Dollar für das Steuerjahr 2026
SchrittBerechnungBetrag
In Anhang C ausgewiesener JahresüberschussUmsatz abzüglich abzugsfähiger Betriebsausgaben80.000,00 $
Selbstständigensteuerpflichtiges Nettoeinkommen80.000 $ × 92,35 %73.880,00 $
Sozialversicherungsanteil (unterhalb der Obergrenze von 184.500 Dollar)73.880 $ × 12,4 %9.161,12 $
Medicare-Anteil (ohne Obergrenze)73.880 $ × 2,9 %2.142,52 $
Gesamtsteuer für Selbstständige73.880 $ × 15,3 %11.303,64 $
Selbstbehalt zur Hälfte, oberhalb der Steuergrenze geltend gemacht11.303,64 $ / 25.651,82 $

Diese 11.303,64 Dollar sind der Betrag, den ein selbstständiger Unternehmer im ersten Jahr nicht in seinem Budget einplant, da ein Arbeitnehmer davon immer nur die Hälfte auf seiner Gehaltsabrechnung sieht. Die Einkommensteuer wurde zu diesem Zeitpunkt der Berechnung noch nicht berücksichtigt.

„Wenn Sie 996 arbeiten, werden Ihre Sozialversicherungsbeiträge (SS) und FICA-Beiträge nicht mehr von Ihrem Arbeitgeber übernommen.“ - Ein Mitarbeiter von Meta, der im Juli 2025 im Kanal „White House & Policy“ auf Team Blind einen Beitrag veröffentlichte

Da Ihnen dieser Betrag von niemandem einbehalten wird, muss er in Raten gezahlt werden. Wer davon ausgeht, dass er für das Jahr 1.000 Dollar oder mehr schulden wird, leistet vierteljährliche Vorauszahlungen mittels Formular 1040-ES, und werden diese Fristen versäumt, wird eine Strafe wegen Unterzahlung fällig, selbst wenn der gesamte Betrag im April beglichen wird.

Auf der anderen Seite der Bilanz gibt es echte Entlastung. Betriebsausgaben werden vor der Gewinnberechnung abgezogen, und berechtigte Einzelunternehmer können zudem den Abzug für qualifizierte gewerbliche Einkünfte in Höhe von bis zu 20 % des qualifizierten Geschäftseinkommens, auf das kein W-2-Angestellter Anspruch hat.

Ein Hinweis zu diesem Steuerabzug: Durch den „One Big Beautiful Bill Act“ von 2025 wurden das Auslaufen der Regelung sowie die Stufen für die schrittweise Einführung geändert; die Leitfaden-Seite der IRS wurde jedoch noch nicht entsprechend aktualisiert. Bitte klären Sie daher die aktuellen Schwellenwerte mit einem Steuerberater ab, bevor Sie sich auf einen veröffentlichten Wert verlassen.

→ Lesen Sie: Steuern für Selbstständige: Ein Leitfaden für die USA 2026

Informationen zur Arbeitgeberseite derselben Berechnung und dazu, wie sich diese in dem Moment ändert, in dem ein Arbeitnehmer neu eingestuft wird, finden Sie unter Was ist die Lohnsteuer? Ein Leitfaden für US-Arbeitgeber zu Sätzen und Vorschriften.

Welche Steuerformulare reichen freiberufliche Dienstleister und Selbstständige ein?

Beide reichen den Anhang C für den Gewerbgewinn, den Anhang SE für die Selbstständigensteuer und das Formular 1040-ES für vierteljährliche Vorauszahlungen ein. Der einzige wirkliche Unterschied besteht in der Informationsmeldung: Ein unabhängiger Auftragnehmer erhält von Auftraggebern, die den Meldeschwellenwert überschreiten, das Formular 1099-NEC, während ein selbstständiger Einzelhändler unter Umständen gar keine Bescheinigung erhält.

Dieser Schwellenwert hat sich für das Jahr 2026 geändert, und es handelt sich dabei um die derzeit veraltetste Angabe im Internet. Der „One Big Beautiful Bill Act“ hat die Meldeschwelle für die Formulare 1099-NEC und 1099-MISC für Zahlungen, die ab dem 1. Januar 2026 geleistet werden, von 600 auf 2.000 Dollar angehoben; danach erfolgt eine jährliche Anpassung an die Inflationsrate.

„Reichen Sie das Formular 1099-NEC („Vergütung für Nicht-Arbeitnehmer“) für jede Person ein, an die Sie im Rahmen Ihrer Geschäftstätigkeit im Laufe des Jahres mindestens 2.000 US-Dollar in Form von … gezahlt haben …“ - Internal Revenue Service, Anweisungen zu den Formularen 1099-MISC und 1099-NEC

Daraus ergeben sich zwei Aspekte, die Unternehmen oft überraschen. Die alte 600-Dollar-Regelung gilt weiterhin für Zahlungen im Jahr 2025, sodass die beiden Jahre auf unterschiedlichen Schwellenwerten ausgewiesen werden. Zudem variieren die Vorschriften der einzelnen Bundesstaaten, sodass eine Zahlung unterhalb des Bundesgrenzwerts liegen und dennoch eine Meldepflicht auf Landesebene auslösen kann.

Ein Arbeitnehmer ist unabhängig davon, ob ein Formular eintrifft oder nicht, zur Abgabe von Einkommenssteuer verpflichtet, weshalb die Änderung des Freibetrags die Steuerlast für niemanden um auch nur einen Cent verringert. Nachfolgend finden Sie die vollständige Liste der erforderlichen Unterlagen sowie die jeweiligen Verantwortlichen für die einzelnen Dokumente:

Steuerformulare für Selbstständige und Freiberufler mit den Grenzwerten und Fristen für das Jahr 2026
FormularWer ist dafür zuständig?WennSchwellenwert
Formular W-9Ein US-amerikanischer Auftragnehmer übergibt es dem KundenVor der ersten ZahlungEin beliebiger Betrag
Formular W-8BENEin nicht in den USA ansässiger Auftragnehmer übergibt es dem AuftraggeberVor der ersten ZahlungEin beliebiger Betrag
Formular 1099-NECDer Auftraggeber stellt sie dem Auftragnehmer und der IRS aus31. Januar, an beide, in Papierform oder elektronisch2.000 Dollar, die im Jahr 2026 gezahlt wurden
Anhang CDer Arbeitnehmer reicht den Vordruck mit dem Formular 1040 einMit dem JahresberichtJegliche gewerblichen Einkünfte
Anhang SEDer Arbeitnehmer reicht den Antrag mit dem Formular 1040 einMit dem Jahresbericht400 Dollar Nettogewinn
Formular 1040-ESDer Arbeitnehmer zahlt den Betrag direkt einVier Raten über das Jahr verteiltRechnen damit, 1.000 Dollar oder mehr schulden zu müssen
Formular SS-8Eine der beiden Parteien ersucht die IRS um eine Entscheidung über den StatusJederzeit; planen Sie sechs Monate oder mehr einKeine
Formular 8919Ein falsch eingestufter Arbeitnehmer meldet nicht eingezogene FICA-BeiträgeMit dem JahresberichtKeine

Lesen Sie die mittlere Spalte, und die Aufteilung wird deutlich: Der Kunde besitzt zwei Formulare, der Mitarbeiter den Rest, und nur eine Zeile in der Tabelle verschiebt sich, wenn sich der Meldeschwellenwert ändert.

→ Siehe: Was ist ein W-9-Formular?

→ Siehe: Was ist das Formular 1099?

Die beiden Erfassungsformen stehen an entgegengesetzten Enden der Klassifizierungsentscheidung, und wir stellen sie einander gegenüber in W9 vs. W2 (2026): Unterschiede, Verwendungszwecke, Leitfaden zu den IRS-Vorschriften.

Bei Zahlungen an Personen außerhalb der Vereinigten Staaten stellt sich eine Frage zur Quellensteuer, die in den inländischen Formularen nie zur Sprache kommt; diese wird behandelt in W-8BEN-Formulare: Leitfaden für Arbeitgeber zur Beschäftigung ausländischer Auftragnehmer.

→ Lesen Sie: Steuerformular für Selbstständige: Leitfaden zur Einreichung des Formulars 2026

Zwischen diesen jährlichen Meldungen liegt es in Ihrer eigenen Verantwortung, lückenlos zu dokumentieren, was wann verdient wurde; dies ist die Aufgabe eines Lohnabrechnung für Selbstständige.

Was ist der Unterschied zwischen einem selbstständigen Auftragnehmer und einem Arbeitnehmer?

Ein Arbeitnehmer befolgt Anweisungen, was er zu tun hat und wie er es zu tun hat, seine Steuern werden an der Quelle einbehalten, er erhält ein W-2-Formular und hat Anspruch auf Arbeitgeberleistungen. Ein selbstständiger Auftragnehmer bestimmt die Vorgehensweise selbst, stellt Rechnungen für das erzielte Ergebnis aus, reicht seine Steuererklärung selbst ein und erhält ein 1099-NEC-Formular. Dies ist der Unterschied, der mit finanziellen Konsequenzen verbunden ist.

Der Aspekt, den die meisten Ratgeber außer Acht lassen, ist, worauf ein Auftragnehmer eher in rechtlicher Hinsicht als in steuerlicher Hinsicht verzichtet. Vier Schutzbestimmungen des Bundes gelten für selbstständige Auftragnehmer in der Regel überhaupt nicht:

  • Gesetz über faire Arbeitsbedingungen (Fair Labor Standards Act): Es gibt weder einen bundesweiten Mindestlohn noch einen Überstundenzuschlag, unabhängig davon, wie viele Stunden der Auftrag dauert.
  • Titel VII des Bürgerrechtsgesetzes: Der bundesrechtliche Schutz vor Diskriminierung am Arbeitsplatz ist auf Arbeitnehmer ausgerichtet, sodass die Rechtsmittel eines Auftragnehmers in der Regel stattdessen im Vertragsrecht zu finden sind.
  • Gesetz über Familien- und Krankenurlaub: Es besteht kein Anspruch auf arbeitsplatzgeschützten Urlaub, da kein Arbeitsplatz im gesetzlichen Sinne vorliegt, der geschützt werden müsste.
  • Arbeitslosenversicherung und Arbeitsunfallversicherung: Es werden keine Arbeitgeberbeiträge gezahlt, sodass bei Arbeitsausfall oder einem Arbeitsunfall keines der beiden Sicherheitsnetze zur Verfügung steht.

Genau diese vier Punkte sind der Grund dafür, dass eine falsche Einstufung so streng geahndet wird. Jemanden als Auftragnehmer zu bezeichnen, verschiebt nicht nur die Steuerpflicht, sondern entzieht einer Person, die einen gesetzlichen Anspruch darauf hatte, eine ganze Ebene des gesetzlichen Schutzes.

Bevor wir fortfahren, muss noch ein Begriff geklärt werden. Ein W-2-Auftragnehmer ist kein 1099-Auftragnehmer: Ersterer ist ein kurzfristig Beschäftigter, bei dem Steuern einbehalten werden, und ist daher ein W-2-Arbeitnehmer für alle rechtlichen Zwecke.

→ Lesen Sie: Was ist ein „gesetzlich anerkannter Arbeitnehmer“? Definition, steuerliche Auswirkungen

Unternehmen, die Auftragnehmern Leistungen anbieten möchten, ohne dabei ein Arbeitsverhältnis zu begründen, haben weniger Möglichkeiten, als sie erwarten. Diese Möglichkeiten stellen wir in 1099 Sozialleistungen: Was Auftragnehmer erhalten und was Arbeitgeber im Jahr 2026 anbieten können.

Welche Risiken bestehen bei einer falschen Einstufung eines Arbeitnehmers?

Nachzahlungen von Lohnsteuern einschließlich Zinsen, gesetzlich festgelegte Strafen gemäß der Abgabenordnung, zivilrechtliche Strafen auf Landesebene, private Klagen wegen nicht vergüteter Überstunden sowie rückwirkende Leistungsansprüche. Das Risiko liegt beim beschäftigenden Unternehmen, nicht beim Arbeitnehmer, und es wird pro Arbeitnehmer und nicht pro Vorfall berechnet.

„10 bis 30 Prozent der Arbeitgeber (oder mehr) stufen ihre Mitarbeiter fälschlicherweise als Selbstständige ein.“ - National Employment Law Project, Oktober 2020
„Sollten Sie fälschlicherweise als selbstständiger Auftragnehmer eingestuft werden, können Ihnen Leistungen und Schutzmaßnahmen vorenthalten werden, auf die Arbeitnehmer gesetzlich Anspruch haben.“ - Chris Thorne, SHRM-SCP, in einem Beitrag auf LinkedIn, Januar 2022

Die Datenlage auf Bundesebene ist lückenhafter, als sie sein sollte. Die letzte umfassende Schätzung der IRS, über die die Rechnungshof der Bundesregierung, bezog sich auf das Steuerjahr 1984 und ergab, dass rund 15 % der Arbeitgeber 3,4 Millionen Arbeitnehmer falsch einstuften; daher liegen keine aktuellen offiziellen Zahlen vor, auf die man sich stützen könnte.

Genau ist hingegen die Berechnung, sobald eine Fehlzuordnung festgestellt wird. Es handelt sich hierbei um die gesetzlich festgelegten Sätze, nicht um die gerundeten Zahlen, die in Blogs zum Thema Personalbeschaffung kursieren:

Gesetzlich vorgeschriebenes Risiko einer falschen Einstufung für einen US-Arbeitgeber, nach Quelle
ExpositionSatz oder BetragRechtsgrundlage
Keine Einbehaltung der Einkommensteuer, wenn ein Formular 1099 eingereicht wurde1,5 % des Lohns§ 3509(a) des IRC
Keine Einbehaltung der FICA-Abgaben für Arbeitnehmer, wenn ein 1099-Formular eingereicht wurde20 % der Mitarbeiteranteile§ 3509(a) des IRC
Keine Einbehaltung der Einkommensteuer, da kein Formular 1099 eingereicht wurde3 % der Löhne§ 3509(b) des IRC
Keine Einbehaltung der FICA-Abgaben für den Arbeitnehmer, da kein Formular 1099 eingereicht wurde40 % der Mitarbeiteranteile§ 3509(b) des IRC
Vorsätzliche Falscheinstufung in Kalifornien5.000 bis 15.000 Dollar pro Verstoß§ 226.8 des kalifornischen Arbeitsgesetzbuchs
Ein entsprechendes Muster oder eine entsprechende Praxis in Kalifornien10.000 bis 25.000 Dollar pro Verstoß§ 226.8 des kalifornischen Arbeitsgesetzbuchs

Die in den ersten vier Zeilen angegebenen Obergrenzen stammen aus 26 U.S. Code, § 3509, und es handelt sich dabei eher um eine Erleichterungsregelung als um eine Strafregelung. Sie finden keine Anwendung, wenn der Arbeitgeber die Einbehaltungspflicht vorsätzlich missachtet hat; in diesem Fall ist die gesamte ausstehende Verbindlichkeit fällig.

Die letzten beiden Zeilen beziehen sich auf Landesrecht, nicht auf Bundesrecht. Der als allgemeine Bundesstrafe angegebene Betrag zwischen 5.000 und 25.000 US-Dollar ist tatsächlich § 226.8 des kalifornischen Arbeitsgesetzbuchs, und es gliedert sich in zwei Bereiche: Der obere gilt ausschließlich für ein Muster oder eine Vorgehensweise.

Eine Prüfung ist nicht die einzige Möglichkeit, wie dies ans Licht kommt. Ein Arbeitnehmer, der der Ansicht ist, falsch eingestuft worden zu sein, kann Formular 8919 nur den Arbeitnehmeranteil an der FICA-Abgabe zu zahlen und den Rest zurückzufordern, wobei diese Einreichung den Arbeitgeber regelmäßig in den Fokus der IRS rückt, ohne dass zuvor eine Prüfung stattgefunden hat.

→ Lesen Sie: Haftpflichtversicherung für Selbstständige: Ein Leitfaden für das Jahr 2026

Wie korrigiert man eine falsche Einstufung eines Arbeitnehmers?

Stufen Sie den Arbeitnehmer neu ein, informieren Sie ihn darüber, reichen Sie berichtigte Steuererklärungen ein, zahlen Sie die rückständigen Lohnsteuern ein und lassen Sie sich hinsichtlich möglicher rechtlicher Risiken auf Landesebene beraten, bevor Sie irgendetwas unternehmen. Erst zu handeln und erst danach zu dokumentieren – genau das macht aus einem behebbaren Fehler einen Beweis für Vorsatz.

Fünf Schritte in dieser Reihenfolge:

  1. Halten Sie inne und betrachten Sie es einmal genauer: Ermitteln Sie, wie viele Arbeitnehmer betroffen sind und für welchen Zeitraum, da die Verbindlichkeit pro Arbeitnehmer und pro Jahr berechnet wird.
  2. Neuklassifizierung und Benachrichtigung: Nehmen Sie den Mitarbeiter in die Gehaltsabrechnung auf und teilen Sie ihm schriftlich mit, was sich ändert und ab wann dies gilt.
  3. Korrigierte Steuererklärungen einreichen: Stellen Sie das Formular W-2 für die betroffenen Zeiträume aus und korrigieren Sie alle bereits eingereichten Informationserklärungen zu denselben Zahlungen.
  4. Die Steuerrückstände überweisen: Zahlen Sie den Arbeitgeberanteil an der Sozialversicherung und Medicare sowie die eigentlich hätten einbehaltenen Abzüge zuzüglich Zinsen.
  5. Bitte prüfen Sie die Risiken in den einzelnen Bundesländern separat: Ansprüche auf staatliche Lohnzahlungen, Arbeitslosenversicherung und Arbeitsunfallversicherung unterliegen eigenen Prüfkriterien und eigenen Verjährungsfristen.

Wenn man in dieser Reihenfolge vorgeht, entfällt der größte Teil der Kosten auf Steuernachzahlungen und nicht auf Strafzahlungen – und genau darin liegt der Unterschied zwischen einem kostspieligen Quartal und einem, das die Existenz Ihres Unternehmens gefährdet.

Es gibt zudem einen freiwilligen Weg. Das „Voluntary Classification Settlement Program“ ermöglicht es einem berechtigten Arbeitgeber, Arbeitnehmer mit Wirkung für die Zukunft neu einzustufen und im Gegenzug eine teilweise Befreiung von der Bundesbeschäftigungssteuer zu erhalten; der Antrag darauf wird gestellt bei Formular 8952. Voraussetzung für die Anspruchsberechtigung ist eine einheitliche Behandlung ähnlicher Arbeitnehmer in der Vergangenheit sowie die ordnungsgemäße Einreichung aller erforderlichen Unterlagen.

→ Lesen Sie: So bezahlen Sie 1099-Mitarbeiter: Ein umfassender Leitfaden für Arbeitgeber 2026

Wie kann ein Selbstständiger seinen Status als unabhängiger Auftragnehmer sichern?

Indem Sie eher wie ein Unternehmen als wie ein Angestellter auftreten. Die Einstufung erfolgt auf der Grundlage von Fakten, daher beruht der Schutz auf Ihrem Verhalten: mehrere Kunden, Ihre eigenen Arbeitsmittel, Ihr eigener Zeitplan, Rechnungen anstelle von Stundenzetteln und eine lückenlose Dokumentation, die auch einer Überprüfung zwei Jahre später standhalten würde.

Sechs Gewohnheiten leisten den größten Beitrag, und sie kommen dem einstellenden Unternehmen ebenso zugute wie dem Arbeitnehmer:

  1. Mehr als einen Mandanten betreuen: Die wirtschaftliche Abhängigkeit von einem einzigen Kostenträger ist der Faktor, dem in der Analyse des Arbeitsministeriums das größte Gewicht beigemessen wird.
  2. Bestimmen Sie Ihre Arbeitsweise und Ihre Arbeitszeiten selbst: Akzeptieren Sie Fristen und Vorgaben, lehnen Sie jedoch vorgeschriebene Arbeitszeiten und festgelegte Schritt-für-Schritt-Verfahren ab.
  3. Verwenden Sie Ihre eigene Ausrüstung: Echte Investitionen in Arbeitsmittel sind ein direkter Beweis dafür, dass die finanzielle Kontrolle bei Ihnen und nicht beim Kunden liegt.
  4. Rechnung, bitte keine Arbeitszeitnachweise einreichen: Die Abrechnung von Leistungen lässt sich als geschäftliche Transaktion interpretieren; die Erfassung von Arbeitsstunden zur Genehmigung lässt sich als Beschäftigungsverhältnis interpretieren.
  5. Das Geld trennen: Ein eigens dafür eingerichtetes Geschäftskonto und ordnungsgemäß geführte Bücher lassen das Gewerbe wie das eigenständige Unternehmen erscheinen, nach dem die dritte ABC-Bedingung fragt.
  6. Halten Sie den Umfang schriftlich fest: Ein Vertrag kann eine Vereinbarung, die den Charakter eines Arbeitsverhältnisses aufweist, nicht retten, doch das Fehlen eines solchen Vertrags ist das Erste, was einem Ermittler auffällt.

Keiner der sechs Punkte stellt eine Lücke dar. Jeder einzelne macht lediglich die wahre Natur der Vereinbarung deutlich, was letztlich das ist, was jeder der drei Prüfmaßstäbe eigentlich zu ermitteln versucht.

→ Lesen Sie: So führen Sie das Onboarding von freiberuflichen Mitarbeitern durch: Checkliste für das Jahr 2026

Inwiefern unterstützt Wisemonk Sie dabei, Arbeitskräfte vorschriftsmäßig einzustufen, unter Vertrag zu nehmen und zu entlohnen?

Wisemonk ist ein führender „Employer of Record“ (EOR), der globale Unternehmen dabei unterstützt, Mitarbeiter einzustellen, zu vergüten und zu verwalten, ohne dass eine lokale Niederlassung gegründet werden muss. Wir vereinfachen komplexe Personalprozesse, damit Sie sich auf die Strategie konzentrieren können – statt auf die Verwaltung.

Fehler bei der Einstufung von Mitarbeitern gehören zu den kostspieligsten Fehlern, und es ist äußerst schwierig, diese unter Zeitdruck korrekt vorzunehmen. Mehr als 300 Kunden weltweit verwalten über uns eine jährliche Lohnsumme von über 20 Mio. US-Dollar und mehr als 2.000 Mitarbeiter; wir verfügen über eine Bewertung von 4,8/5 auf G2, und EOR-Dienstleistungen sind bereits ab 99 US-Dollar pro Mitarbeiter und Monat erhältlich.

So unterstützen wir Unternehmen dabei, Arbeitskräfte effektiver einzustufen, unter Vertrag zu nehmen und zu entlohnen:

  • Klassifizierungsprüfungen beim Onboarding: Wir prüfen die Zusammenarbeit vor der ersten Zahlung und nicht erst nach einer Prüfung.
  • Von einem lokalen Rechtsbeistand geprüfte Verträge: Arbeitsverträge und Verträge mit Auftragnehmern, die entsprechend der Rechtsordnung des Landes, in dem die Tätigkeit ausgeübt wird, abgefasst sind.
  • Erfassung und Einreichung von Steuerformularen: Die Formulare W-9 und W-8BEN werden im Vorfeld zusammengestellt, und die Jahresend-Informationserklärungen werden für Sie erledigt.
  • Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie Zahlungen an Auftragnehmer aus einer Hand: Beide Arbeitnehmergruppen werden nach demselben Zeitplan vergütet, wobei die Währungsumrechnung und die gesetzlich vorgeschriebene Berichterstattung bereits integriert sind.
  • Onboarding, Sozialleistungen und Ausstattung: Alles, was dafür sorgt, dass aus einem unterzeichneten Vertrag eine Person wird, die tatsächlich vom ersten Tag an mit der Arbeit beginnen kann.

Diese fünf Elemente zusammen bedeuten, dass die Einstufungsentscheidung, die damit verbundenen Verwaltungsvorgänge und die anschließende Zahlung alle in einem einzigen System statt in drei verschiedenen Systemen abgewickelt werden.

Wir planen unsere Expansion in weitere Märkte, sodass Sie bereits heute einen zuverlässigen Partner für Ihre Geschäftsabläufe und für Ihre künftige, weltweit ausgerichtete Personalbeschaffung an Ihrer Seite haben.

Falls Sie noch abwägen, welche Route für einen bestimmten Auftrag am besten geeignet ist, werden die Vor- und Nachteile nebeneinander in Selbstständiger Auftragnehmer vs. EOR-Mitarbeiter: Leitfaden für die USA.

Stellen Sie sicher, dass die Klassifizierung korrekt ist, bevor die erste Zahlung erfolgt

Verwalten Sie Auftragnehmer und Mitarbeiter über eine einzige Plattform mit integrierten Einstufungsprüfungen, den richtigen Verträgen und den richtigen Steuerformularen.

Was sagen Kunden über die Zusammenarbeit mit Wisemonk?

Drei kurze Fallbeispiele, die jeweils in den eigenen Worten des Kunden und nicht in unseren eigenen geschildert werden.

Einstellung von Mitarbeitern und Auftragnehmern ohne lokale Niederlassung

Das Problem: Die Einbindung sowohl von Mitarbeitern als auch von Auftragnehmern aus der Ferne, ohne lokales Bankkonto und ohne lokale Gesellschaft, über die die Gehaltsabrechnung abgewickelt werden könnte. Das Ergebnis:

„Mit Wisemonk können wir die richtigen Fachkräfte (Mitarbeiter und freiberufliche Kräfte) aus der Ferne einstellen und die Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen sowie Zuwendungen in der jeweiligen Landeswährung abwickeln, ohne dass wir ein lokales Bankkonto oder gar eine lokale Niederlassung benötigen. Ihre Wechselkurse gehören zu den günstigsten, und ihre Steuerstrukturen sorgen dafür, dass sowohl wir als auch die Mitarbeiter davon profitieren!“ - Sameer S., Mitbegründer, in einem Beitrag auf G2.

Entlastung des Personalteams bei Vertragsangelegenheiten und Compliance-Fragen

Das Problem: Ein Personalteam, das seine Zeit mit Verträgen, Zahlungen und Compliance verbringt, anstatt sich um die Belegschaft zu kümmern, für deren Betreuung es eigentlich eingestellt wurde. Das Ergebnis:

„Wisemonk ist ein außergewöhnliches Produkt, das uns bei der Verwaltung unserer Remote-Mitarbeiter unterstützt. Dank dieser Lösung können sich unsere Personalteams nun stärker auf das Wohlergehen der Mitarbeiter konzentrieren, anstatt sich um Verträge, Zahlungen und Compliance kümmern zu müssen. Die nahtlose Benutzeroberfläche, die wettbewerbsfähigen Devisenkurse und der reaktionsschnelle Support machen Wisemonk für uns zur ersten Wahl.“ - Neeraj S., Vorstandsvorsitzender, in einer Bewertung zu Wisemonk auf G2.

Ein weltweit verteiltes Team mit dem Budget eines Kleinunternehmens beschäftigen

Das Problem: Ein kleines Unternehmen mit Mitarbeitern, die über den ganzen Globus verteilt sind, und ohne Möglichkeit, die Betriebskosten jedes Landes, in dem diese tätig sind, zu decken. Das Ergebnis:

„Wisemonk lässt sich einfach einrichten und nutzen. Wir haben erfolgreich ausländische Mitarbeiter eingestellt und verwaltet. Die Mitarbeiter von Wisemonk bieten hervorragende Unterstützung. Da unsere Mitarbeiter über den ganzen Globus verstreut sind und wir als kleines Unternehmen die hohen Betriebskosten in allen Ländern nicht tragen können, ermöglicht Wisemonk es uns, Mitarbeiter grenzüberschreitend einzustellen.“ - Deep B., Geschäftsführer von ContextQA, in seiner Bewertung von Wisemonk auf G2.

Häufig gestellte Fragen

Ist ein unabhängiger Auftragnehmer selbstständig?

Ja. Die US-Steuerbehörde (IRS) behandelt jeden unabhängigen Auftragnehmer als Selbstständigen, da ein Auftragnehmer sein Einkommen außerhalb eines Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnisses erzielt. Das bedeutet, dass auf Nettoeinkünfte von 400 US-Dollar oder mehr eine Selbstständigensteuer anfällt, der Unternehmensgewinn in Anhang C anzugeben ist und die Steuer selbst in Anhang SE berechnet wird.

Was ist der Unterschied zwischen einem Selbstständigen und einem freiberuflichen Auftragnehmer?

Der Begriff „Selbstständiger“ beschreibt die Art und Weise, wie Sie Ihr Einkommen erzielen, indem Sie für sich selbst und nicht für einen Arbeitgeber arbeiten. Der Begriff „unabhängiger Auftragnehmer“ bezeichnet ein Verhältnis innerhalb dieser Kategorie, bei dem ein Auftraggeber Sie im Rahmen eines Vertrags beauftragt, ein definiertes Ergebnis zu liefern. Die steuerliche Behandlung ist identisch; das Einstufungsrisiko hingegen nicht.

Sind alle Selbstständigen freiberuflich tätig?

Nein. Alle unabhängigen Auftragnehmer sind selbstständig, doch Einzelhändler, Gesellschafter einer Firma, Vermieter und Unternehmer mit eigenem Personal sind selbstständig, ohne im Rahmen eines Kundenvertrags tätig zu sein. Sie reichen dieselben Formulare ein und sind fast gar nicht dem Risiko der Scheinselbstständigkeit ausgesetzt, wie es bei einem Auftragnehmer der Fall ist.

Wann muss ein Kunde im Jahr 2026 ein Formular 1099-NEC ausstellen?

Bei Zahlungen in Höhe von 2.000 US-Dollar oder mehr an einen Auftragnehmer im Jahr 2026 – eine Anhebung gegenüber dem seit langem geltenden Schwellenwert von 600 US-Dollar –, wobei dieser Wert ab 2027 an die Inflationsrate angepasst wird. Das Formular ist bis zum 31. Januar sowohl beim Empfänger als auch beim IRS einzureichen. Für Zahlungen im Jahr 2025 gilt weiterhin der alte Schwellenwert von 600 US-Dollar; die Vorschriften der einzelnen Bundesstaaten variieren.

Zahlen Selbstständige mehr Steuern als Arbeitnehmer?

Was die Lohnsteuern betrifft, ja. Selbstständige zahlen die volle Selbstständigensteuer in Höhe von 15,3 %, anstatt sich diese mit einem Arbeitgeber zu teilen. Sie gleichen einen Teil davon aus, indem sie Betriebsausgaben abziehen, die Hälfte der Selbstständigensteuer vor Steuern absetzen und die Steuer auf 92,35 % des Nettoeinkommens statt auf den gesamten Betrag entrichten.

Ist ein Freiberufler dasselbe wie ein selbstständiger Auftragnehmer?

Aus steuerlichen und rechtlichen Gründen: Ja. „Freelancer“ ist ein umgangssprachlicher Begriff, der vor allem im kreativen und freiberuflichen Bereich verwendet wird und im Steuerrecht keine gesonderte Behandlung findet. Beide sind selbstständig, beide reichen das Formular „Schedule C“ ein, und beide erhalten von Auftraggebern, die den Meldeschwellenwert überschreiten, das Formular 1099-NEC.

Wendet das Arbeitsministerium denselben Einstufungstest an wie die Steuerbehörde (IRS)?

Nein, und dieser Unterschied ist von Bedeutung. Die IRS wendet bei der Lohnsteuer einen „Common-Law-Kontrolltest“ an. Das DOL wendet im Rahmen des FLSA einen „Test der wirtschaftlichen Realität“ für den Mindestlohn und Überstunden an. Die Regelung aus dem Jahr 2024 wurde seit Mai 2025 nicht mehr durchgesetzt, und ein im Februar 2026 veröffentlichter Aufhebungsvorschlag war im August 2026 noch immer nicht endgültig beschlossen.

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