Was ist eine Beurlaubung? Ein Leitfaden für Arbeitgeber

Wie sorgen Sie dafür, dass ein Team weiter funktioniert, wenn ein wichtiger Mitarbeiter plötzlich für Wochen oder sogar Monate von der Arbeit fernbleiben muss? Eine Beurlaubung ist das Instrument, das dies ermöglicht, und wie Sie damit umgehen, wirkt sich auf die Compliance, die Arbeitsmoral Ihres Teams und die Frage aus, ob dieser Mitarbeiter im Unternehmen bleibt.

Bezahlter Urlaub ist mittlerweile Standard: Laut der Umfrage hatten im März 2025 80 % der Beschäftigten in der Privatwirtschaft Anspruch auf bezahlten Krankheitsurlaub, US-Behörde für Arbeitsstatistik. Eine formelle Beurlaubung unterliegt jedoch ganz anderen Regeln als der normale Urlaub oder ein Krankheitstag.

In diesem Leitfaden wird erläutert, was eine Freistellung ist, welche obligatorischen und freiwilligen Arten es gibt, welche Voraussetzungen für die Inanspruchnahme des FMLA gelten, wie lange eine Freistellung dauern kann, ob sie vergütet wird und welche bewährten Verfahren US-Arbeitgeber anwenden, um die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten und qualifizierte Mitarbeiter zu binden.

Was ist eine Beurlaubung?

Eine Freistellung ist eine vom Arbeitgeber genehmigte, längere Abwesenheit vom Arbeitsplatz aus einem wichtigen persönlichen Grund, wie beispielsweise einer schweren Erkrankung, einer Geburt, der Pflege eines Familienangehörigen oder dem Wehrdienst. Im Gegensatz zum regulären Urlaub dauert sie in der Regel mehrere Wochen oder Monate und kann je nach Grund und geltendem Recht bezahlt oder unbezahlt sein.

Bestimmte Urlaubsarten sind durch Bundes- oder Landesgesetze geschützt, während andere nach dem Ermessen des Arbeitgebers gewährt werden. Arbeitgeber bieten häufig freiwilligen Urlaub an, der über die gesetzlichen Mindestansprüche hinausgeht, als Teil der Sozialleistungen die dazu beitragen, Talente zu gewinnen und zu binden.

Bevor Sie eine Richtlinie festlegen, ist es hilfreich zu verstehen, inwiefern sich eine Beurlaubung von der bezahlten Freistellung unterscheidet, die Ihr Team bereits in Anspruch nimmt.

Inwiefern unterscheidet sich eine Beurlaubung von PTO?

Eine Beurlaubung gilt für längere, außergewöhnliche Abwesenheiten (oft Wochen oder Monate), während bezahlte Freistellung für kurze, routinemäßige Auszeiten wie Urlaub oder einen Krankheitstag vorgesehen ist. Bezahlte Freistellung ist fast immer vergütet und wird im Laufe der Zeit angesammelt, während eine Beurlaubung häufig unbezahlt ist und an ein bestimmtes, berechtigendes Ereignis gebunden ist.

Falls Sie noch dabei sind, die praktischen Aspekte Ihres Urlaubs zu planen, lesen Sie unseren Leitfaden zum Thema So berechnen Sie den PTO.

Nachdem dieser Unterschied nun klar ist, finden Sie hier die beiden Kategorien, in die jeder Urlaubsantrag fällt.

Welche Arten von Beurlaubungen gibt es?

Es gibt zwei Arten von Freistellungen: die vorgeschriebene Freistellung, zu deren Gewährung Arbeitgeber nach Bundes- oder Landesrecht verpflichtet sind, und die freiwillige Freistellung, die Arbeitgeber als Leistung nach eigenem Ermessen anbieten. Die vorgeschriebene Freistellung ist mit gesetzlichen Schutzmaßnahmen wie der Wiedereinstellung verbunden, während die freiwillige Freistellung ausschließlich den betrieblichen Richtlinien unterliegt.

Die folgende Tabelle bietet einen Überblick über die Unterschiede zwischen den beiden:

Jede Kategorie verdient eine genauere Betrachtung, beginnend mit dem Urlaub, zu dessen Gewährung Sie gesetzlich verpflichtet sind.

Was ist ein Pflichturlaub?

Zwangsurlaub ist eine Freistellung, die Arbeitgeber gesetzlich gewähren müssen. Die wichtigsten bundesrechtlichen Grundlagen sind das Gesetz über Familien- und Krankenurlaub (Family and Medical Leave Act, FMLA), das Gesetz zur Gleichstellung von Menschen mit Behinderungen (Americans with Disabilities Act, ADA) sowie das Gesetz über die Beschäftigungs- und Wiedereinstellungsrechte von Angehörigen der Streitkräfte (Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act, USERRA) für den Militärdienst. Viele Bundesstaaten sehen darüber hinaus eigene geschützte Urlaubsregelungen vor.

Zu den gängigen Formen des Pflichturlaubs gehören:

• FMLA-Freistellung: bis zu 12 Wochen unbezahlter, arbeitsplatzgeschützter Urlaub aus berechtigten medizinischen und familiären Gründen gemäß dem Gesetz über Familien- und Krankenurlaub.
• Freistellung aufgrund von Anpassungsmaßnahmen gemäß dem ADA: Unbezahlter Urlaub kann gemäß dem […] eine angemessene Vorkehrung im Zusammenhang mit einer Behinderung darstellen. Gesetz zur Gleichstellung von Menschen mit Behinderungen (Americans with Disabilities Act), manchmal sogar über die FMLA-Grenzen hinaus.
• Militärurlaub: Arbeitsplatzgeschützter Urlaub für Angehörige der Streitkräfte mit Anspruch auf Wiedereinstellung nach der Rückkehr, geschützt durch USERRA.
• Urlaubsregelungen auf Landes- und Kommunalebene: In vielen Bundesstaaten sind bezahlter Krankheitsurlaub, Familienurlaub oder Urlaub wegen Geschworenenpflicht vorgeschrieben, die über die Bundesvorschriften hinausgehen.

Auch wenn das Gesetz keine Freistellung vorschreibt, können Arbeitgeber diese dennoch freiwillig gewähren.

Was ist eine freiwillige Beurlaubung?

Freiwilliger Urlaub ist eine Freistellung, die ein Arbeitgeber nach eigenem Ermessen und ohne gesetzliche Verpflichtung gewährt. Da hierfür kein gesetzlicher Kündigungsschutz gilt, werden Anspruchsvoraussetzungen, Dauer und Vergütung ausschließlich durch die Unternehmensrichtlinien festgelegt. Arbeitgeber nutzen diese Möglichkeit, um ihre Mitarbeiter bei Lebensereignissen zu unterstützen und die Loyalität sowie die Mitarbeiterbindung zu stärken.

Arbeitgeber bieten in der Regel freiwilligen Urlaub aus folgenden Gründen an:

• Sabbaticals: längerer Erholungs- oder Bildungsurlaub für langjährige Mitarbeiter.
• Trauer: Zeit, um über die übliche betriebliche Trauerzeit hinaus zu trauern.
• Ausbildung: Freistellung zum Erwerb eines akademischen Grades, einer Zertifizierung oder zur beruflichen Weiterbildung.
• Persönliche Veränderungen: ein Umzug, ein Adoptionsverfahren oder die Notwendigkeit, eine Pflegeperson zu sein.

Da der freiwillige Urlaub im Ermessen des Arbeitgebers liegt, sind klare Anspruchsvoraussetzungen von Bedeutung, was die Frage aufwirft, wer überhaupt Anspruch auf FMLA hat.

Wer hat Anspruch auf eine Freistellung nach dem FMLA?

Um Anspruch auf FMLA-Freistellung zu haben, muss ein Arbeitnehmer mindestens 12 Monate lang bei einem unter diese Regelung fallenden Arbeitgeber beschäftigt gewesen sein und mindestens 1.250 Stunden in den vergangenen 12 Monaten, und an einem Standort mit 50 oder mehr Beschäftigten im Umkreis von 75 Meilen tätig sind. Ein unter diese Regelung fallender Arbeitgeber ist in der Regel ein privates Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten oder eine öffentliche Behörde bzw. eine Schule.

Über diese Schwellenwerte hinaus muss für die Freistellung ein berechtigter Grund vorliegen. Der FMLA umfasst:

1. Geburt und Bindungsbildung: die Geburt eines Kindes und die Zeit der Bindungsbildung im ersten Lebensjahr.
2. Adoption oder Pflegeunterbringung: die Unterbringung eines Kindes bei dem Mitarbeiter.
3. Familienpflege: die Pflege eines Ehepartners, eines Kindes oder eines Elternteils mit einer schweren Erkrankung.
4. Eigener Gesundheitszustand: eine schwerwiegende Erkrankung, die den Arbeitnehmer daran hindert, seine Tätigkeit auszuüben.
5. Militärische Notwendigkeit: Bedürfnisse, die sich aus dem aktiven Militärdienst eines Familienangehörigen ergeben.
6. Freistellung zur Pflege von Angehörigen im Militärdienst: bis zu 26 Wochen zur Pflege eines versicherten Angehörigen der Streitkräfte mit einer schweren Verletzung oder Erkrankung.

Die Erfüllung der Anspruchsvoraussetzungen ist nur die halbe Miete; Arbeitgeber entscheiden zudem, wann sie Urlaub gewähren, der nicht unter das FMLA fällt.

Wann sollten Sie eine freiwillige Beurlaubung gewähren?

Gewähren Sie freiwilligen Urlaub, wenn ein Mitarbeiter mit einer schwerwiegenden Situation konfrontiert ist, die zwar nicht unter das FMLA oder das Landesrecht fällt, aber dennoch eine Freistellung rechtfertigt, und wenn das Unternehmen die Abwesenheit verkraften kann. Eine wohlüberlegte Genehmigung schützt die Arbeitsmoral, signalisiert, dass Sie Ihre Mitarbeiter wertschätzen, und führt oft dazu, dass die Mitarbeiter engagierter an ihren Arbeitsplatz zurückkehren.

„Da ein Drittel der Beschäftigten das Bedürfnis verspürt, psychische Erkrankungen, Ängste oder stressbedingte Gründe für eine Krankschreibung zu verheimlichen, wird deutlich, dass psychische Gesundheit am Arbeitsplatz nach wie vor stark stigmatisiert ist.“ Dr. Hemal Desai, Global Medical Director bei Aetna International

Mitarbeiter beantragen häufig freiwilligen Urlaub aus folgenden Gründen:

• Hochschulbildung: um einen akademischen Grad oder ein Zertifikat zu erwerben.
• Trauerfall oder familiäre Umbrüche: eine längere Zeit nach einem Verlust oder einer einschneidenden Veränderung.
• Ein Sabbatical: eine neue Energie nach langjähriger Tätigkeit.
• Ein privater Umzug oder die Notwendigkeit, eine Pflegeperson zu betreuen: Unterstützung in einer Lebensumbruchphase.

Sobald Sie sich entschließen, Urlaub zu gewähren, stellt sich als Nächstes die praktische Frage, wie lange dieser dauern darf.

Wie lange kann eine Beurlaubung dauern?

Die Dauer hängt von der Art des Urlaubs und Ihren betrieblichen Regelungen ab. Im Rahmen des FMLA stehen Ihnen innerhalb eines Zeitraums von 12 Monaten bis zu 12 Wochen (26 Wochen bei Urlaub zur Pflege von Angehörigen im Militärdienst) zur Verfügung. Für Urlaub im Rahmen von ADA-Maßnahmen gibt es keine feste Obergrenze; die Dauer wird von Fall zu Fall geprüft, während freiwilliger Urlaub so lange dauert, wie es Ihre betrieblichen Regelungen zulassen – von einigen Tagen bis zu einem Jahr oder länger.

Nachstehend sind die typischen Dauerangaben nach Urlaubsart aufgeführt:

Die Laufzeiten sind nicht immer endgültig, was häufig zu folgender Frage führt: Kann der Urlaub verlängert werden?

Kann eine Beurlaubung verlängert werden?

Ja, eine Freistellung kann oft verlängert werden, dies hängt jedoch von der Art der Freistellung, Ihren Bestimmungen und den Umständen ab. Eine Freistellung nach dem FMLA dauert selten länger als 12 Wochen, wobei im Rahmen von ADA-Maßnahmen möglicherweise zusätzliche unbezahlte Freistellung erforderlich sein kann. Eine freiwillige Freistellung kann nach Ermessen des Arbeitgebers verlängert werden, sofern beide Seiten dem schriftlich zustimmen.

Behandeln Sie Erweiterungsanfragen je nach Typ unterschiedlich:

• FMLA-Freistellung: Verlängerungen über 12 Wochen hinaus sind selten, doch der ADA-Urlaub kann dort ansetzen, wo der FMLA-Urlaub endet.
• Freiwillige Beurlaubung: erweitern, wenn es die Situation erfordert und das Unternehmen dies zulässt.
• Militärurlaub: Verlängerungen erfolgen im Einklang mit der Dienstverpflichtung und den bundesweiten Vorschriften zur Wiederbeschäftigung.

Unabhängig davon, ob es sich um den regulären oder den verlängerten Urlaub handelt, wirft dieser die Frage auf, die sich jeder Arbeitnehmer als Erstes stellt: Werde ich bezahlt?

Erhalten Mitarbeiter während einer Beurlaubung ihr Gehalt?

In den USA sind die meisten gesetzlich vorgeschriebenen Freistellungen unbezahlt. Das FMLA schreibt keine Bezahlung vor, allerdings können Arbeitnehmer während dieser Zeit ihren angesammelten Urlaubsanspruch (PTO) in Anspruch nehmen. Einige Bundesstaaten schreiben bezahlten Familien- oder Krankheitsurlaub vor, und viele Arbeitgeber bieten bezahlten Eltern-, Krankheits- oder Erwerbsunfähigkeitsurlaub als Sozialleistung an. Ob eine Freistellung bezahlt wird, hängt von den geltenden gesetzlichen Bestimmungen und Ihren eigenen Richtlinien ab.

Arbeitgeber gestatten es ihren Mitarbeitern häufig, ihren angesammelten Urlaubsanspruch gleichzeitig mit unbezahlter Freistellung in Anspruch zu nehmen; unsere Aufschlüsselung von angestauter Urlaubsanspruch erläutert, wie Sie dies nachverfolgen können.

Die Vergütung während des Urlaubs wirkt sich ebenfalls auf die Quellensteuer aus; daher ist es hilfreich zu verstehen, wie Lohnabzüge weitermachen, während jemand abwesend ist.

Wenn es um Teilbezüge oder Sozialversicherungsbeiträge geht, gilt für einen Arbeitnehmer Folgendes: Nettogehalt Es kann zu Änderungen kommen; teilen Sie die Zahlen daher bitte vor Beginn des Urlaubs eindeutig mit.

Unbezahlte Zeiträume können zudem dazu führen, dass sich Arbeitgeber-Lohnsteuer und die Beiträge werden für den Zeitraum berechnet.

Der Zugang zu bezahltem Urlaub ist ungleich verteilt: Laut der Studie hatten im März 2023 nur 27 % der Beschäftigten in der Privatwirtschaft Anspruch auf bezahlten Familienurlaub, Amt für Arbeitsstatistik.

Klare Vergütungsregeln sind ein Teil eines übergeordneten Ziels: die optimale Verwaltung von Abwesenheiten – von der Beantragung bis zur Rückkehr.

Welche bewährten Vorgehensweisen gibt es für die Abwicklung einer Beurlaubung?

Der beste Weg, um mit Beurlaubungen umzugehen, besteht darin, schriftliche Richtlinien festzulegen, diese konsequent anzuwenden, jede Entscheidung zu dokumentieren und Führungskräfte darin zu schulen, Anträge mit Einfühlungsvermögen zu bearbeiten. Konsequenz schützt Sie rechtlich, und Einfühlungsvermögen stärkt die Arbeitsmoral und die Mitarbeiterbindung.

Beachten Sie die folgenden bewährten Vorgehensweisen:

1. Beachten Sie die Regeln: Halten Sie sich über die gesetzlichen Regelungen zu Freistellungen auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene auf dem Laufenden.
2. Erstellen Sie klare Richtlinien: Behandeln Sie in Ihrem Handbuch die Themen Anspruchsvoraussetzungen, Vergütung, Nachweispflicht und Schritte zur Wiederaufnahme der Arbeit.
3. Beurteilen Sie jeden Antrag anhand des jeweiligen Sachverhalts: Dokumentieren Sie die Entscheidung, um eine einheitliche und unvoreingenommene Behandlung zu gewährleisten.
4. Zugbegleiter: sie in die Lage versetzen, sensible Urlaubsfälle – von schweren Erkrankungen bis hin zu Trauerfällen – mit Feingefühl zu behandeln.
5. Versicherungsschutz und Wiedereintritt: eine Übergangslösung und eine strukturierte Rückführung zu vereinbaren, damit beide Seiten davon profitieren.

Mit den richtigen Hilfsmitteln lässt sich eine schriftliche Richtlinie wesentlich einfacher erstellen.

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Inwiefern wirkt sich eine Regelung zu Beurlaubungen auf die Mitarbeiterbindung aus?

Eine klare und großzügige Regelung für Freistellungen trägt unmittelbar zur Mitarbeiterbindung bei. Wenn Mitarbeiter aus gesundheitlichen oder familiären Gründen ohne Bedenken eine Auszeit nehmen können, kehren sie loyaler und produktiver zurück, und Arbeitssuchende legen bei der Wahl eines Arbeitgebers großen Wert auf Freistellungsleistungen. Die Betrachtung von Freistellungen als strategischen Vorteil und nicht nur als Verpflichtung senkt die Fluktuation.

Bezahlter Urlaub ist zudem ein Signal bei der Einstellung. Im Jahr 2025 hatten laut der Studie 81 % der Beschäftigten in der Privatwirtschaft Anspruch auf bezahlten Urlaub, Amt für Arbeitsstatistik, und Bewerber erwarten zunehmend großzügige Urlaubsregelungen.

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