- Ein EOR-Anbieter stellt in Ihrem Auftrag Arbeitnehmer im Ausland rechtmäßig ein, kümmert sich um alle Verträge, die Gehaltsabrechnung und die Compliance, während Sie die Kontrolle über die eigentliche Arbeit, die Leistung und die Leitung des Teams behalten.
- Sobald Sie einen Bewerber ausgewählt haben, entwirft der EOR einen den lokalen Vorschriften entsprechenden Vertrag, meldet den Mitarbeiter bei den örtlichen Steuerbehörden an, richtet die Gehaltsabrechnung in der Landeswährung ein und meldet ihn für die gesetzlich vorgeschriebenen Sozialleistungen an, sodass die Mitarbeiter innerhalb von 5 bis 10 Werktagen ihren Dienst antreten können.
- Jeden Monat berechnet der EOR die Steuern, zieht die gesetzlichen Beiträge ab, bezahlt die Mitarbeiter in der Landeswährung, erledigt die Meldungen bei den lokalen Behörden und sendet Ihnen eine Rechnung über die gesamten Beschäftigungskosten.
- Wenn Sie beschließen, ein Arbeitsverhältnis zu beenden, berechnet der EOR die Kündigungsfristen, wickelt die Endabrechnungen ab, kümmert sich um die gesetzlich vorgeschriebene Abfindung und reicht alle erforderlichen Unterlagen ein, sodass Ihr Unternehmen während des gesamten Prozesses rechtlich abgesichert ist.
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In den meisten Leitfäden wird erläutert, was ein „Employer of Record“ ist. Nur sehr wenige erklären jedoch, wie dies in den einzelnen Phasen konkret abläuft, was hinter den Kulissen geschieht, wer welche Aufgaben übernimmt und wofür Sie während des gesamten Beschäftigungszyklus verantwortlich bleiben. Dieser Artikel behandelt all diese Aspekte.
Wenn Sie einen umfassenden Überblick darüber benötigen, was ein „Employer of Record“ ist und warum Unternehmen auf einen solchen zurückgreifen, beginnen Sie mit unserem Umfassender Leitfaden zum Thema „Employer of Record“ Zunächst einmal: Dieser Artikel knüpft an den vorherigen an und behandelt den gesamten Prozess von der Kandidatenauswahl bis zum Ausscheiden aus dem Unternehmen, wobei für jeden Schritt konkrete Zeitrahmen angegeben werden.
Wie funktioniert ein „Employer of Record“ Schritt für Schritt?
Da wir bereits über 300 Unternehmen mit unseren „Employer of Record“-Dienstleistungen unterstützt haben, wissen wir genau, was in jeder Phase des Prozesses geschieht – nicht nur, wie die einzelnen Schritte heißen, sondern auch, was hinter den Kulissen abläuft, wo es zu Verzögerungen kommen kann und worauf Sie als Kundenunternehmen achten müssen.
Um zu verstehen, wie das „Employer of Record“-Modell funktioniert, muss man zunächst ein Kernkonzept kennen: Der EOR stellt die Mitarbeiter rechtlich in Ihrem Namen ein. Er wird zum rechtlich eingetragenen Arbeitgeber gegenüber den lokalen Steuerbehörden und Arbeitsaufsichtsbehörden im Land des Mitarbeiters, während Sie die volle operative Kontrolle über die Arbeit, die Ausrichtung und die Leistung Ihres Teams behalten.
Dies ermöglicht es Unternehmen, Mitarbeiter im Ausland zu Onboarden, ohne in jedem Markt eine Auslandsgesellschaft oder eine lokale Niederlassung gründen zu müssen, was diese Lösung zu einer der kostengünstigsten Möglichkeiten für die internationale Personalbeschaffung und die globale Expansion in neue Märkte macht.
Am „Employer of Record“-Modell sind drei Parteien beteiligt: Ihr Unternehmen, der EOR und der Arbeitnehmer. Sowohl der Arbeitnehmer als auch Ihr Unternehmen stehen in einer Beziehung zum EOR, allerdings zu sehr unterschiedlichen Zwecken. Der EOR übernimmt die gesamte Personalverwaltung sowie die Arbeitgeberpflichten in rechtlicher und Compliance-bezogener Hinsicht. Sie kümmern sich um alle Aspekte, die die eigentliche Arbeit betreffen.
Der gesamte Prozess dauert in der Regel 5 bis 10 Werktage, von der Auswahl des Bewerbers bis zum ersten Arbeitstag. Die Zuständigkeiten zwischen Ihnen und dem EOR verteilen sich wie folgt:
| Bühne | Was die EOR abdeckt | Was Sie bearbeiten |
|---|---|---|
| Auswahl der Bewerber | Nichts | Vorstellungsgespräche führen, bewerten, auswählen |
| Vertragsgestaltung | Ein den örtlichen Vorschriften entsprechender Arbeitsvertrag | Prüfen und genehmigen |
| Onboarding | Dokumentation, Hintergrundüberprüfungen, rechtliche Rahmenbedingungen | Weisen Sie den neuen Mitarbeiter über die Regelung ein |
| Einrichtung der Lohnabrechnung und der Sozialleistungen | Steueranmeldung, Lohnabrechnung, Anmeldung zu Sozialleistungen | Bestätigen Sie die Vergütung und die Zusatzleistungen |
| Dauerbeschäftigung | Lohnabrechnung, Steuererklärungen, aktuelle Informationen zur Compliance, Personalangelegenheiten | Arbeitsausrichtung, Leistung, Beförderungen |
| Austritt | Rechtliche Kündigung, endgültige Abwicklung, Dokumentation | Treffen Sie die Entscheidung über die Kündigung |
Schritt 1: Sie wählen den Kandidaten aus (Tag 1–2)
Der Einstellungsprozess liegt vollständig in Ihrer Hand. Der Employer of Record spielt bei der Personalbeschaffung, der Kandidatensuche oder der Bewertung von Bewerbern keine Rolle. Sie identifizieren, führen Vorstellungsgespräche und treffen Ihre Auswahl aus globalen Talentpools – genau so, wie Sie es bei jeder direkten Einstellungsentscheidung tun würden.
Sobald Sie einen Kandidaten gefunden haben, teilen Sie dem EOR dessen Daten, die vereinbarte Vergütung und den geplanten Arbeitsbeginn mit. In dieser Phase berät der EOR Sie zu den lokalen Marktnormen, den vorgeschriebenen Arbeitgeberbeiträgen und den Gesamtkosten der Beschäftigung im Land des Arbeitnehmers. Dabei handelt es sich nicht um eine Steuerberatung oder um rechtliche oder steuerliche Beratung zu Ihrer gesamten Unternehmensstruktur – es ist eine praktische Orientierungshilfe zu den Beschäftigungskosten, die speziell auf diese Einstellung zugeschnitten ist.
Dieser Beratungsschritt ist wichtiger, als die meisten Unternehmen erwarten. Die Vereinbarung einer Vergütung ohne Berücksichtigung der gesetzlichen Arbeitgeberbeiträge im jeweiligen Land ist einer der häufigsten Fehler in der Anfangsphase der internationalen Personalbeschaffung. Ein kompetenter „Employer of Record“ weist im Vorfeld darauf hin, sodass es bei der ersten Rechnung keine Überraschungen gibt.
Schritt 2: EOR erstellt den Arbeitsvertrag (Tag 1–2)
Der EOR erstellt einen lokal konformen Arbeitsvertrag in der für das Land des Arbeitnehmers vorgeschriebenen Rechtsform. Dies ist einer der entscheidenden Schritte in diesem Prozess und ein besonders deutliches Beispiel dafür, warum die Pflichten des Arbeitgebers nicht einfach auf eine generische ausländische Arbeitgebervereinbarung oder eine Personalvermittlungsagentur übertragen werden können.
Der Arbeitsvertrag regelt Kündigungsfristen, Kündigungsklauseln, gesetzliche Leistungsansprüche, Bedingungen für die Probezeit, Arbeitszeiten, Geheimhaltungspflichten sowie die Übertragung von geistigem Eigentum. Die Klausel zum geistigen Eigentum verdient besondere Beachtung: Sie muss ausdrücklich vorsehen, dass alle vom Mitarbeiter geschaffenen Rechte am geistigen Eigentum auf Ihr Unternehmen übertragen werden, nicht auf den EOR. Fehlt diese Klausel oder ist sie mehrdeutig, könnte das geistige Eigentum Ihres Unternehmens bei der juristischen Person des EOR und nicht bei Ihnen selbst liegen. Überprüfen Sie dies stets, bevor der Mitarbeiter den Vertrag unterzeichnet.
Ein Vertrag, der die lokalen gesetzlichen Anforderungen nicht erfüllt, wird nicht einfach ungültig. Nach den meisten arbeitsrechtlichen Vorschriften gilt standardmäßig die für den Arbeitnehmer günstigste Auslegung, was großzügigere Kündigungsfristen, höhere Abfindungen und zusätzliche gesetzliche Ansprüche bedeutet, als Sie beabsichtigt hatten. Dies von Anfang an richtig zu regeln, ist ein zentraler Bestandteil der Dienstleistungen eines professionellen „Employer of Record“.
Sie prüfen und genehmigen den Vertrag, bevor er dem Mitarbeiter vorgelegt wird. Sobald beide Parteien unterzeichnet haben, ist der EOR als offizieller Arbeitgeber of Record für diese Person in diesem Rechtsgebiet rechtlich verantwortlich.
Schritt 3: EOR führt das Onboarding des Mitarbeiters durch (Tag 1–3)
Nach Unterzeichnung des Arbeitsvertrags kümmert sich der EOR um alle erforderlichen Maßnahmen zum Onboarding vor Arbeitsantritt. Dazu gehören Hintergrundüberprüfungen, die Überprüfung der Arbeitsberechtigung sowie die Einholung aller erforderlichen Unterlagen vor dem ersten Arbeitstag des Mitarbeiters. Der EOR übernimmt in dieser Phase die gesamte Personalverwaltung, sodass Sie Mitarbeiter zügig einarbeiten können, ohne sich vor Ort mit den jeweiligen länderspezifischen Anforderungen vertraut machen zu müssen.
In der Praxis bedeutet dies, dass die Steueridentifikationsdaten des Mitarbeiters, die Bankverbindung für die Gehaltsabrechnung sowie alle länderspezifischen, von den lokalen Behörden vorgeschriebenen Formulare erfasst werden müssen. Die Anforderungen variieren je nach Arbeitsrecht und Rechtsordnung erheblich. In einigen Ländern reicht eine einzige Registrierung aus. In anderen sind mehrere gesetzlich vorgeschriebene Registrierungen bei verschiedenen Behörden erforderlich, bevor ein Mitarbeiter rechtmäßig seine Arbeit aufnehmen kann.
Eines sollten Sie Ihrem neuen Mitarbeiter vom ersten Tag an klar vermitteln: Er ist rechtlich gesehen beim EOR angestellt, nicht bei Ihrem Unternehmen. Bei Fragen zur Compliance und zur Gehaltsabrechnung wendet er sich an den EOR. Bei allen Angelegenheiten, die seine eigentliche Arbeit betreffen, wendet er sich an Sie. Ein zuverlässiger EOR stellt sicher, dass der Mitarbeiter vom ersten Tag an einen festen Ansprechpartner in der Personalabteilung in seiner Landessprache und Zeitzone hat, was für ein positives Onboarding von entscheidender Bedeutung ist.
Schritt 4: EOR richtet die Gehaltsabrechnung und die Sozialleistungen ein (Tag 3–4)
Die Gehaltsabrechnung wird in der Landeswährung des Mitarbeiters konfiguriert, wobei die korrekten Einkommensteuern, lokalen Steuern und gesetzlichen Abzüge berücksichtigt werden. Da sich die Steuersätze, die Sozialversicherungssysteme, die Verpflichtungen im Rahmen der Arbeitsunfallversicherung sowie die Anforderungen an die Verwaltung von Sozialleistungen je nach Zielland und lokalen Vorschriften erheblich unterscheiden, erfolgt diese Konfiguration länderspezifisch und nicht anhand von Vorlagen.
In dieser Phase werden die gesetzlich vorgeschriebenen Sozialleistungen angemeldet, darunter Krankenversicherung, Altersvorsorge und alle weiteren Leistungen, die gemäß den lokalen Arbeitsgesetzen im Land des Mitarbeiters vorgeschrieben sind. Der EOR-Anbieter führt die Steueranmeldung bei den zuständigen lokalen Behörden unter seiner eigenen ausländischen juristischen Person durch, nicht unter Ihrer. Dies ist der grundlegende Unterschied zwischen EOR-Dienstleistungen und einer Professional Employer Organization (PEO): Bei einer PEO müssen Sie bereits über eine lokale juristische Person im jeweiligen Land verfügen, während ein EOR-Anbieter vollständig über seine eigene etablierte rechtliche Präsenz agiert.
Der Mitarbeiter erhält seine erste Gehaltsabrechnung vom EOR. Es empfiehlt sich, dies im Voraus mitzuteilen, damit der Mitarbeiter nicht überrascht ist, wenn auf seinem ersten Gehaltsbeleg ein ihm unbekannter Firmenname erscheint.
Schritt 5: Der Mitarbeiter nimmt seine Arbeit auf (ab dem 5. Tag)
Ab dem fünften Tag ist der Mitarbeiter vollständig durch das Onboarding durchlaufen und beginnt, mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten. Er untersteht Ihnen in operativer Hinsicht, hält sich an Ihre Prozesse und integriert sich in Ihre Unternehmenskultur. Der EOR ist sein rechtlicher Arbeitgeber in Bezug auf alle Compliance- und Personalverwaltungsangelegenheiten, doch Sie sind in jeder wesentlichen Hinsicht des Arbeitsverhältnisses sein praktischer Arbeitgeber.
Die Aufteilung der Arbeitgeberpflichten ist ab diesem Zeitpunkt eindeutig:
Sie sind verantwortlich für: die tägliche Arbeitsgestaltung, die Projektabwicklung, Leistungsbeurteilungen, Beförderungsentscheidungen und die Unternehmenskultur.
Die EOR ist zuständig für: Anfragen zur Gehaltsabrechnung, Fragen zu Sozialleistungen, Compliance mit Personalvorschriften, Aktualisierungen von Arbeitsverträgen sowie die Sicherstellung der Compliance mit lokalen Vorschriften bei Gesetzesänderungen.
Genau dies macht das „Employer of Record“-Modell sowohl rechtlich fundiert als auch operativ praktikabel für Unternehmen, die ihre globale Belegschaft über mehrere Rechtsordnungen hinweg verwalten. Es entlastet Ihr Team vollständig von rechtlichen und administrativen Aufwendungen und fungiert als eine Form des HR-Outsourcings für die Bereiche Compliance und Personalverwaltung, während die volle Kontrolle über die eigentliche Arbeit bei Ihnen verbleibt.
Schritt 6: Der laufende monatliche Abrechnungszyklus
Jeden Monat führt der EOR den gesamten Lohnabrechnungszyklus durch. Hier erfahren Sie, was die Lohnabrechnung hinter den Kulissen konkret beinhaltet:
Der EOR berechnet das Bruttogehalt jedes Mitarbeiters und führt alle gesetzlich vorgeschriebenen Abzüge durch, einschließlich Einkommensteuer, Sozialversicherungsbeiträge und etwaiger weiterer lokaler Steuern, die in der jeweiligen Gerichtsbarkeit des Mitarbeiters erforderlich sind. Die Arbeitgeberbeiträge werden separat berechnet und zu den Gesamtbeschäftigungskosten hinzugerechnet. Das Nettogehalt wird am vereinbarten Auszahlungstermin in der Landeswährung ausgezahlt. Der Mitarbeiter entrichtet seine Steuern über den vom EOR vorgenommenen Steuerabzug selbst, sodass keine Situation entsteht, in der der Mitarbeiter seine Steuern auf das Arbeitseinkommen separat verwalten muss.
Gleichzeitig meldet der EOR alle Lohnsteuern und gesetzlichen Beiträge bei den lokalen Behörden, wickelt alle Steuererklärungen im Namen seiner eigenen ausländischen Gesellschaft ab und stellt den Mitarbeitern Gehaltsabrechnungen und Steuerunterlagen aus. Das Kundenunternehmen erhält eine Rechnung über die gesamten Beschäftigungskosten: Bruttogehalt, alle gesetzlichen Arbeitgeberbeiträge sowie die Gebühr für die EOR-Verwaltungsdienstleistungen.
Durch diesen monatlichen Prozess entfällt für Sie die Notwendigkeit, eine lokale Infrastruktur für die Lohn- und Gehaltsabrechnung aufzubauen, die Beziehungen zu den lokalen Steuerbehörden zu pflegen oder die fortlaufende Compliance mit den Meldepflichten in mehreren Ländern sicherzustellen. Die üblichen Kostenstrukturen von EOR-Anbietern machen diese Lösung deutlich kostengünstiger als die Alternative, in jedem Markt, in dem Sie Mitarbeiter einstellen möchten, eine ausländische Gesellschaft zu gründen.
Schritt 7: Laufendes Personallebenszyklusmanagement
Über die monatliche Gehaltsabrechnung hinaus verwaltet der EOR den gesamten Beschäftigungszyklus Ihrer internationalen Mitarbeiter. Gehaltsänderungen und Beförderungen werden von Ihnen veranlasst und vom EOR durch formelle Anpassungen umgesetzt, die den lokalen Arbeitsgesetzen entsprechen. Das Urlaubsmanagement funktioniert ähnlich: Der EOR erfasst die gesetzlichen Ansprüche und stellt die Compliance mit den lokalen Vorschriften durch die Personalabteilung sicher, während Sie sich um die individuellen Genehmigungen kümmern.
Einer der wertvollsten Aspekte der laufenden „Employer of Record“-Dienstleistungen ist das Management der Compliance. Wenn sich lokale Arbeitsgesetze, Einkommensteuersätze oder gesetzliche Beitragspflichten ändern, aktualisiert der EOR alle entsprechenden Daten automatisch für die gesamte weltweite Belegschaft Ihres Unternehmens und benachrichtigt Sie darüber. Sie benötigen keine lokalen Fachkenntnisse über die Arbeitsgesetze der einzelnen Länder, um die Vorschriften einzuhalten. Diese fortlaufende Compliance-Funktion liegt vollständig in der Verantwortung des EOR, der Compliance-Herausforderungen angeht, bevor sie zu einem rechtlichen Risiko für Ihr Unternehmen werden.
Die Leistungsbeurteilung und Kündigungsentscheidungen liegen weiterhin vollständig in Ihrer Verantwortung. Der EOR bewertet keine Mitarbeiter und trifft keine Entscheidungen über deren Beschäftigungsverhältnis. Wenn Sie sich für eine Änderung entscheiden, führt der EOR die rechtlichen Schritte durch.
Was geschieht, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt: Der Offboarding-Prozess beim EOR
Das Offboarding über einen „Employer of Record“ ist einer der wichtigsten Aspekte des Prozesses, den Sie verstehen sollten, bevor Sie einen Vertrag mit einem EOR-Anbieter abschließen. Fehler in diesem Bereich bergen erhebliche rechtliche Risiken für Ihr Unternehmen.
Wenn Sie beschließen, einem Mitarbeiter zu kündigen, teilen Sie diese Entscheidung dem EOR mit. Der EOR kümmert sich dann um die gesamte rechtliche Abwicklung:
| Schritt im Rahmen des Offboardings | Wer ist dafür zuständig? | Typischer Zeitplan |
|---|---|---|
| Kündigungsbescheid | Kundenunternehmen | Sofort |
| Berechnung der Kündigungsfrist | EOR auf der Grundlage der örtlichen Arbeitsgesetze und Vertragsbedingungen | Tag 1 |
| Berechnung der endgültigen Abrechnung | EOR, einschließlich Gehalt, angesammelter Urlaubstage und gesetzlicher Abfindung | Tag 1–3 |
| Unterlagen zur Kündigung | EOR, gegebenenfalls bei den örtlichen Behörden eingereicht | Tag 1–5 |
| Abschließende Lohn- und Gehaltsabrechnung | EOR | Pro lokalem Abrechnungszyklus |
| Übergabe der Personalakten | EOR übermittelt Unterlagen an das Kundenunternehmen | Nach dem Ausscheiden |
Das rechtliche Risiko bei Kündigungen im internationalen Kontext liegt fast ausschließlich in der Kündigungsfrist und der Berechnung der Abfindung. In vielen Ländern gelten gesetzliche Abfindungs- und Kündigungsfristen, die deutlich großzügiger sind als die in einem Vertrag festgelegten Bedingungen. Nach dem lokalen Arbeitsrecht hat der Arbeitnehmer Anspruch auf die für ihn günstigere Regelung – entweder die vertraglichen oder die gesetzlichen Bedingungen.
Wenn Sie den Prozess des EOR korrekt befolgen, ist der EOR rechtlich dafür verantwortlich, die Kündigung unter Einhaltung der örtlichen Compliance durchzuführen. Ihr Unternehmen ist somit vor rechtlichen Risiken geschützt, die entstehen können, wenn in einem fremden Land, in dem Sie keine eigene Niederlassung haben, Fehler bei der Abwicklung auftreten.
Wie gestaltet sich die Mitarbeitererfahrung über den gesamten Zeitraum hinweg?
Die Mitarbeitererfahrung im Rahmen einer „Employer of Record“-Vereinbarung wirkt sich auf Ihre Arbeitgebermarke und die Mitarbeiterbindung Ihres Teams aus. Mitarbeiter, die diese Vereinbarung nicht verstehen, verlieren frühzeitig das Interesse. Hier erfahren Sie, was ein Mitarbeiter in jeder Phase erlebt:
- Arbeitsvertrag: mit der EOR unterzeichnet, in dem diese als rechtlicher Arbeitgeber benannt wird
- Lohnabrechnungen und Steuerunterlagen: ausgestellt von der EOR im Rahmen ihrer eigenen ausländischen Gesellschaft
- Verwaltung von Sozialleistungen: Krankenversicherung, Altersvorsorge, gesetzliche Sozialleistungen, die über den EOR angemeldet und verwaltet werden
- Anfragen zu Personalwesen und Gehaltsabrechnung: gerichtet an die Personalabteilung der EOR
- Tägliche Arbeit: vollständig von Ihnen gesteuert, einschließlich Projekte, Leistung und berufliche Weiterentwicklung
Das Risiko einer Entfremdung ist real. Mitarbeiter, die ihre erste Gehaltsabrechnung von einem ihnen unbekannten Unternehmen erhalten oder sich nicht sicher sind, ob sie sich für einen Urlaubsantrag an den EOR oder an ihr eigentliches Team wenden sollen, können Unsicherheit darüber empfinden, wer der richtige „Employer of Record“ für ihre Belange ist. Diese Unsicherheit wirkt sich auf das Engagement und die Mitarbeiterbindung aus, insbesondere in den ersten 90 Tagen.
Gute EOR-Anbieter gehen proaktiv auf Compliance-Herausforderungen im Zusammenhang mit der Mitarbeiterkommunikation ein. Sie stellen sicher, dass sowohl der Mitarbeiter als auch Ihr Team die Vereinbarung klar verstehen, weisen dem Mitarbeiter einen festen Ansprechpartner in der Personalabteilung in seiner Landessprache und Zeitzone zu und sorgen dafür, dass die Drei-Parteien-Struktur nahtlos und nicht verwirrend wirkt. Wenn dies gut gehandhabt wird, nehmen die meisten Mitarbeiter kaum einen praktischen Unterschied zwischen einer direkten Anstellung und einer Beschäftigung über einen „Employer of Record“ wahr.
Wie geht ein EOR mit Compliance um, wenn sich die lokalen Gesetze ändern?
Dies ist der Aspekt der Funktionsweise des „Employer of Record“, den die meisten Leitfäden gänzlich auslassen, und er stellt einen der praktisch wertvollsten Aspekte dieser Regelung für Unternehmen dar, die ihre globale Belegschaft in neuen Märkten mit unterschiedlichen arbeitsrechtlichen Bestimmungen verwalten.
Lokale Arbeitsgesetze, Einkommensteuersätze und gesetzliche Beitragspflichten sind nicht statisch. Mindestlöhne werden angepasst. Sozialversicherungsbeiträge ändern sich. Neue gesetzliche Urlaubsansprüche werden eingeführt. Die Vorschriften für Kündigungsfristen werden überarbeitet. Diese Herausforderungen hinsichtlich der Compliance treten in den Zielländern ständig auf und erfordern spezielle lokale Fachkenntnisse, um sie korrekt zu bewältigen.
Ein „Employer of Record“ (EOR) übernimmt all dies im Rahmen seiner Kernleistungen. Das Compliance-Team des EOR überwacht gesetzliche Änderungen in allen Ländern, in denen Ihre Mitarbeiter tätig sind. Wenn sich eine Änderung auf die Lohnabrechnung, gesetzliche Sozialleistungen oder Arbeitsverträge auswirkt, setzt der EOR die Aktualisierung automatisch um und informiert Sie darüber, was sich geändert hat und warum. Sie benötigen weder internes Fachwissen vor Ort noch Personal-Outsourcing-Vereinbarungen in jedem einzelnen Land. Diese gesamte laufende Compliance-Aufgabe wird vom EOR übernommen.
Konkrete Auslöser, die automatische Aktualisierungen der Compliance-Vorgaben auslösen:
- Erhöhungen des Mindestlohns, die eine Neuberechnung der Lohnabrechnung erfordern
- Änderungen der Sozialversicherungsbeiträge oder Einkommensteuer-Beitragssätze
- Neue gesetzliche Urlaubsansprüche, die im Rahmen der überarbeiteten lokalen Arbeitsgesetze eingeführt wurden
- Aktualisierte Kündigungsfristen, die sich auf Arbeitsverträge auswirken
- Änderungen bei den Beitragspflichten zur Krankenversicherung oder zur Altersvorsorge
Fragen Sie bei der Bewertung von EOR-Anbietern gezielt danach, wie diese die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bei Gesetzesänderungen sicherstellen, wie schnell Aktualisierungen umgesetzt werden und ob sie über spezielle Teams zur Compliance mit fundierter lokaler Expertise in Ihren Zielländern verfügen. Der Unterschied zwischen einer starken globalen Beschäftigungsplattform und einem einfachen Lohnabrechnungsdienstleister hängt oft ausschließlich von dieser Fähigkeit zur kontinuierlichen Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ab.
Erste Schritte mit Wisemonk EOR
Wisemonk ist ein bewährtes Employer of Record Wir unterstützen globale Unternehmen dabei, internationale Mitarbeiter einzustellen, zu vergüten und zu verwalten, ohne in jedem Markt eine Auslands- oder lokale Niederlassung gründen zu müssen.
Mit über 300 betreuten Unternehmen, mehr als 2.000 verwalteten Mitarbeitern und einer weltweit abgewickelten Lohnsumme von über 20 Mio. US-Dollar kümmern wir uns durchgängig um jeden Schritt des „Employer of Record“-Prozesses.
Wir kümmern uns um Folgendes, damit Sie sich ganz auf die weltweite Belegschaft und die internationalen Talente Ihres Unternehmens konzentrieren können:
- Schnelles Onboarding: Wir führen neue Mitarbeiter innerhalb weniger Tage mit rechtskonformen Arbeitsverträgen durch das Onboarding ein – ohne dass eine ausländische Gesellschaft erforderlich ist und ohne Verwaltungsaufwand für Ihr internes Team
- Monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung: Wir übernehmen den gesamten Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung, wenden die korrekten lokalen Steuern und Einkommensteuern an, verwalten die gesetzlichen Sozialabgaben und sorgen für pünktliche Zahlungen in der Landeswährung, sodass Ihre Mitarbeiter sich niemals selbst um die Steuern auf ihr Arbeitseinkommen kümmern müssen
- Laufende Compliance: Wir beobachten gesetzliche Änderungen in allen Zielländern, passen Arbeitsverträge, die Lohnabrechnung und die Verwaltung von Sozialleistungen automatisch an und gewährleisten das ganze Jahr über die Einhaltung der Vorschriften, damit Compliance-Herausforderungen niemals zu einem rechtlichen Risiko werden.
- Verwaltung von Sozialleistungen: Wir kümmern uns um die Anmeldung und Verwaltung von Krankenversicherungen, Altersvorsorgeplänen und wettbewerbsfähigen Leistungspaketen für Ihre weltweiten Mitarbeiterpools und erfüllen dabei alle Arbeitgeberpflichten gemäß den lokalen Arbeitsgesetzen
- HR-Outsourcing im Bereich der Personalverwaltung: Wir bearbeiten Mitarbeiteranfragen in deren jeweiligen Landessprache und Zeitzone und kümmern uns um die Compliance, damit sich Ihr Team auf die internationale Personalbeschaffung und das globale Wachstum konzentrieren kann
- Datensicherheit: Wir halten strenge Datensicherheitsstandards und vertragliche Schutzmaßnahmen ein, um Ihre Mitarbeiterdaten und Unternehmensinformationen zu schützen
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Weiterführende Anleitungen zur Personalbeschaffung in Indien ohne eigene Niederlassung: Geschäftstätigkeit in Indien ohne eigene Gesellschaft, Gründung einer Gesellschaft in Indien nach der Serie-A-Finanzierungsrunde, Geschäftstätigkeit in Indien vor der Gründung einer Tochtergesellschaft, ein langfristig in Indien tätiges Team ohne Tochtergesellschaft, Die vorschriftsmäßige Einstellung von Mitarbeitern in Indien im Homeoffice, Personalbeschaffung in Indien unter Einhaltung der HIPAA-Vorschriften, Ein Leitfaden für Gründer zur Personalbeschaffung in Indien, Stellenausschreibung für die Überschneidung mit der US-EST-Zeitzone, Zusammenarbeit zwischen den Produktteams in Großbritannien und Indien, die Steuerung von Sprint-Zyklen in Indien und Australien, eine „Remote-First“-Entwicklungskultur mit Indien, Einstellung von Plattform-Ingenieuren in Indien, Outsourcing in Indien im Vergleich zur direkten Einstellung, Weiterbeschäftigung eines US-Mitarbeiters, der nach Indien versetzt wird, Indische Entwickler langfristig an das Unternehmen zu binden, Unterzeichnung eines EOR-Vertrags für Indien ohne Bindungsfrist, Wechseln Sie Ihren EOR zu Wisemonk, und ESOPs für Mitarbeiter in Indien.
Häufig gestellte Fragen
Weiß der Mitarbeiter, dass er bei einem EOR beschäftigt ist?
Ja, und gesetzlich sind sie dazu verpflichtet. Der EOR ist im Arbeitsvertrag als rechtlicher Arbeitgeber genannt. In der Praxis bemerken die Mitarbeiter im Arbeitsalltag kaum einen Unterschied, da ihre Arbeit, ihr Vorgesetzter und ihr Team unverändert bleiben. Eine klare Kommunikation über die Dreiparteienvereinbarung vom ersten Tag an beugt Verwirrung vor und gewährleistet ein frühzeitiges Engagement.
Wer ist rechtlich verantwortlich, wenn gegen arbeitsrechtliche Vorschriften verstoßen wird?
Der EOR fungiert als offizieller Employer of Record. Sollte ein Verstoß gegen die Compliance auftreten, sei es durch eine fehlerhafte Quellensteuer oder die Nichtzahlung einer gesetzlich vorgeschriebenen Leistung, so trägt der EOR die rechtliche Verantwortung und die finanzielle Haftung – nicht das Kundenunternehmen –, vorausgesetzt, das Kundenunternehmen hat korrekte Angaben gemacht und in gutem Glauben gehandelt.
Kann ich über einen EOR freiberufliche Dienstleister beauftragen?
Nein. Ein „Employer of Record“ (EOR) beschäftigt Arbeitnehmer rechtlich als Festangestellte im Rahmen von Arbeitsverträgen, die den lokalen Vorschriften entsprechen. Selbstständige Auftragnehmer sind selbstständig tätig und werden im Rahmen einer separaten Vereinbarung zur Verwaltung von Auftragnehmern abgewickelt. Einige EOR-Anbieter bieten beide Dienstleistungen an, doch handelt es sich dabei um rechtlich unterschiedliche Modelle mit unterschiedlichen Arbeitgeberpflichten und Compliance-Verpflichtungen.
Wie schnell kann ich Mitarbeiter über einen EOR für das Onboarding einstellen?
Sobald Sie einen Kandidaten ausgewählt und sich auf die Vergütung geeinigt haben, stellen die meisten EOR-Anbieter innerhalb von 3 bis 7 Werktagen einen Arbeitsvertrag aus und beginnen mit dem Onboarding. Im Vergleich dazu dauert die Gründung von juristischen Personen oder einer ausländischen Gesellschaft in einem neuen Land 3 bis 9 Monate, was das „Employer of Record“-Modell zum kostengünstigsten Ansatz für die internationale Personalbeschaffung in der Anfangsphase macht.
Inwiefern unterscheidet sich ein EOR von einer Personalvermittlungsagentur oder einer Professional Employer Organization?
Eine Personalvermittlungsagentur vermittelt Leiharbeitskräfte für kurzfristigen Bedarf, übernimmt jedoch keine laufenden Arbeitgeberpflichten oder Verpflichtungen zur Compliance. Eine Professional Employer Organization (PEO) agiert als Mitarbeitgeber, setzt jedoch voraus, dass Sie bereits über eine lokale Niederlassung im selben Land verfügen. Ein „Employer of Record“ ist der alleinige rechtliche Arbeitgeber, der rechtlich für die gesamte Personalverwaltung, die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die fortlaufende Compliance verantwortlich ist, ohne dass Ihrerseits eine bestehende lokale oder ausländische Niederlassung erforderlich ist.
Was geschieht, wenn ich einen über einen EOR eingestellten Mitarbeiter kündigen möchte?
Sie treffen die Entscheidung über die Kündigung und teilen diese dem EOR mit. Der EOR übernimmt die vollständige rechtliche Abwicklung, berechnet die gesetzliche Kündigungsfrist, ermittelt die Abfindung einschließlich des angesammelten Urlaubs und etwaiger gesetzlicher Abfindungszahlungen, bearbeitet alle erforderlichen Unterlagen und kümmert sich um die Einreichung bei den örtlichen Behörden. Ihr rechtliches Risiko wird während des gesamten Prozesses vom EOR gesteuert, wodurch sichergestellt wird, dass der Prozess den lokalen Arbeitsgesetzen im Land des Arbeitnehmers entspricht.
Ist die Inanspruchnahme eines „Employer of Record“ im Vergleich zur Gründung einer lokalen Gesellschaft kosteneffizient?
Ja. Die Gründung einer lokalen Gesellschaft kostet 15.000 bis 50.000 US-Dollar und dauert 3 bis 9 Monate. Durch die Beauftragung eines „Employer of Record“ entfallen diese Kosten vollständig, was die Lösung für Unternehmen, die weniger als 15 Mitarbeiter in einem neuen Markt einstellen, deutlich kostengünstiger macht. Weiterlesen: „Employer of Record“ oder eigene Gesellschaft im Jahr 2026: Was ist die richtige Wahl für Sie?
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