Cómo gestionar las nóminas de un equipo internacional: una guía paso a paso

¿Es la primera vez que realiza pagos a personas en el extranjero? Nuestra Guía sobre la gestión de nóminas a nivel mundial explica cómo funciona el sistema de principio a fin, y nuestro Guía para la contratación de empleados internacionales trata sobre cómo elegir el modelo adecuado. Este artículo se centra en la gestión de la nómina en sí.

La contratación transfronteriza es la parte más sencilla. Solo tiene que acceder a un reserva de talento a nivel mundial, se hace una oferta y alguien acepta. Luego llega el día de pago, y pagar a esa persona según lo acordado en su propio país resulta ser un problema totalmente distinto. Gestión de las nóminas de un equipo internacional implica pagar a los empleados en más de un país, respetando al mismo tiempo la normativa fiscal, laboral y de la Seguridad Social de cada uno de ellos.

Lo difícil no es realizar el pago. Lo complicado es que cada país en el que contrata personal tiene su propia autoridad fiscal, su calendario de presentación de declaraciones, sus cotizaciones obligatorias y sus normas de clasificación de los trabajadores, y usted queda expuesto a riesgos en cuanto comete un error en cualquiera de estos aspectos.

Esta guía explica cómo gestionar correctamente la nómina internacional, cuál es su coste real y cuál es el error más común en el que caen la mayoría de las empresas que gestionan una nómina internacional por primera vez. Somos una empresa de gestión de nóminas con sede en la India, por lo que las cifras y las tendencias de costes que aquí se recogen proceden de las nóminas que gestionamos realmente para equipos internacionales, y no de la teoría.

¿Qué significa gestionar la nómina a nivel mundial?

La gestión global de nóminas es el proceso de abonar empleados internacionales en varios países en su moneda local, respetando en todo momento la normativa de cada país en materia de retención de impuestos, cotizaciones sociales y legislación laboral.

A diferencia de la gestión de nóminas a nivel nacional, en la que se sigue un único conjunto de normas, la gestión de nóminas a nivel internacional implica un proceso específico que cumple con la normativa de cada país en el que se encuentra su equipo. Las empresas la gestionan bien como un gestión centralizada de nóminas a través de un único proveedor o de un nómina descentralizada país por país. En cualquier caso, un equipo que abarca cinco países supone, en la práctica, cinco nóminas, cada una con sus propios trámites de alta, plazos y sanciones.

¿Por qué resulta más complicado pagar a una plantilla internacional que a una nacional?

Porque Compliance no se adapta automáticamente a su empresa. Cada país establece sus propias normas en materia de retención de impuestos, cotizaciones obligatorias, nóminas y periodicidad de los pagos, criterios de clasificación de los trabajadores, así como los plazos de presentación. Un proceso que es perfectamente legal en el país de origen puede dejar de cumplir con la normativa en el momento en que el empleado se encuentre en otro lugar.

Por eso, gestionar un plantilla distribuida es tanto un problema de Compliance como un Recursos Humanos internacionales Uno. La situación se complica aún más si se traslada al personal a otros países, donde movilidad global Estas normas suponen una carga adicional en materia de Compliance fiscal y de inmigración.

Detrás de todo esto se esconde un riesgo aún mayor. Para contratar a alguien en un país, normalmente se necesita una entidad jurídica en ese país. Si se remunera a un Empleado a tiempo completo sin disponer de ella, se puede generar un Establecimiento permanente, lo que puede exponer a su empresa al impuesto de sociedades y a sanciones retroactivas. Esta es la parte que se omite en el asesoramiento genérico sobre nóminas.

¿De qué opciones dispone para pagar a un equipo internacional?

Dispone de tres opciones viables, y la más adecuada depende del número de personas con las que cuente en cada país y de cuánto tiempo tenga previsto quedarse. Esta elección es fundamental en cualquier estrategia de expansión global. La comparación que figura a continuación muestra en qué casos resulta adecuado cada modelo.

Constituir una entidad jurídica propia tiene sentido cuando se cuenta con un equipo numeroso y permanente en un país, pero usted mismo debe hacerse cargo de todos los trámites y responsabilidades. Una Employer of Record ya cuenta con una entidad en el país y se convierte en su empleador legal, por lo que usted puede contratar personal sin necesidad de establecer una sede local, y el riesgo de incumplimiento de Compliance recae sobre ellos.

Involucrar a las personas como contratistas independientes solo funciona cuando la persona es verdaderamente autónoma y trabaja por proyectos, y aun así hay que presentar los formularios fiscales correspondientes para contratistas. Tenga en cuenta que un EOR no es un PEO o PEO global, que cuenta con empleados en régimen de cotización conjunta, pero que, aun así, requiere que disponga de su propia entidad. En el caso de las estructuras en las que solo participan contratistas, es posible que vea un Agent of Record o Contractor of Record gestionar la relación.

¿Cómo se gestiona la nómina internacional, paso a paso?

Una vez que haya elegido su modelo en cada país, el proceso sigue los mismos ocho pasos. Lo que varía de un país a otro son los detalles de cada uno de ellos.

1. Establecer el derecho legal a contratar: Registrar una entidad, designar a un EOR o confirmar la existencia de una relación auténtica con un contratista en el marco de un contrato marco de servicios en cada país antes de que se efectúe cualquier pago.
2. Recopilar y verificar la información de los trabajadores: Números de identificación fiscal, datos bancarios, documentos que acrediten el derecho a trabajar y los formularios específicos que exige cada país para considerar a una persona como un empleado en un contexto global.
3. Clasifique correctamente a cada trabajador: La distinción entre empleado y contratista es un criterio jurídico en la mayoría de los países, no una cuestión de preferencia. Nuestra Guía para la contratación y la remuneración de contratistas internacionales abarca los casos en los que se aplica el límite, y cometer un error al respecto es el error más habitual y más costoso en materia de nóminas a nivel mundial.
4. Establezca un calendario de pagos y un enfoque monetario que cumplan con la normativa: Algunos países exigen una frecuencia mínima de pago y que este se realice en la moneda local, por lo que debe decidir de antemano cómo va a financiar cada moneda.
5. Calcule la conversión de bruto a neto para cada país: Aplique la retención de impuestos sobre la renta local, las cotizaciones obligatorias del empleador y del empleado, así como cualquier otro gravamen local.
6. Ingrese el importe y abone en moneda local, dentro del plazo establecido: Es aquí donde los costes derivados del tipo de cambio aparecen de forma discreta.
7. Retener, presentar y remitir a cada autoridad: Abone los impuestos y las cotizaciones y presente las declaraciones correspondientes según el calendario de cada país.
8. Lleve registros que cumplan con la normativa de cada país y realice un seguimiento nóminas devengadas: Nóminas, documentos de declaración y registros de horas, que se conservan durante el plazo que exija la legislación de cada país.

El problema es que estos ocho pasos se llevan a cabo en paralelo en todos los países en los que opera. Si se omite uno solo en un país, la gestión de nóminas de ese país incumple la normativa, independientemente de lo impecable que sea el proceso en los demás. Esa precisión simultánea en cada país es la verdadera labor de la gestión global de nóminas, y es la razón por la que el coste y el modelo operativo revisten tanta importancia.

La gestión de nóminas también implica tramitar las solicitudes fuera de ciclo: nuestra guía sobre anticipo sobre el salario explica cómo procesarlos y recuperarlos.

¿Cuánto cuesta realmente gestionar una nómina internacional?

El precio de etiqueta rara vez es el precio real. La gestión de nóminas a nivel mundial tiene tres niveles de costes, y son dos de ellos los que suelen sorprender a las empresas.

En primer lugar, los costes sociales obligatorios. Las cotizaciones obligatorias a cargo del empresario se suman al salario bruto y varían considerablemente de un país a otro. En la India, por ejemplo, los empresarios aportan el 12 % del salario a la Fondo de Previsión de los Trabajadores (con un límite máximo salarial de 15 000 rupias) y un 3,25 % hasta Seguro Social de los Trabajadores para los empleados que ganen hasta 21 000 rupias al mes.

A modo de estimación aproximada, los complementos reglamentarios suelen oscilar entre el 15 % y el 20 % del salario para un puesto de nivel medio en muchos mercados, y esta cifra aumenta si se añade un seguro médico privado. Considere este rango como una referencia basada en la experiencia, no como una cifra fija, y verifique los datos de cada país antes de elaborar su presupuesto.

En segundo lugar, las comisiones por servicio. Si recurre a un EOR o externalización de la gestión de nóminas, debe contar con una cuota mensual por empleado. Según nuestra experiencia, los proveedores de servicios de EOR especializados en la India suelen cobrar entre 99 y 399 dólares por empleado al mes, mientras que las plataformas globales suelen cobrar entre 499 y 699 dólares por la misma contratación en la India. Gran parte de esa diferencia de precio se debe a la imagen de marca, y no a un mejor cumplimiento normativo local.

En tercer lugar, el margen de cambio, el que pasa desapercibido. Cada vez que convierte una divisa a pagar a alguien en el extranjero, se aplica un margen por encima del tipo de cambio medio de mercado, que suele oscilar entre el 2 % y el 10 %, y varía considerablemente en función de forma de pago y proveedor.

Según nuestra experiencia trabajando con empresas que se han cambiado a Wisemonk desde otros proveedores, los márgenes opacos en las operaciones de cambio de divisas y las comisiones inesperadas son la queja más habitual. En una nómina de gran volumen, un pequeño porcentaje de margen supone una cantidad considerable de dinero que nunca aparece como partida contable.

¿Le permite el software de gestión de nóminas a nivel mundial cumplir con la normativa?

No, y esa es precisamente la suposición que mete a las empresas en problemas. Los programas de gestión de nóminas y los agregadores calculan los salarios y transfieren el dinero, pero el software no es un empleador a efectos legales.

Si no dispone de una entidad propia ni de un EOR en un país, gestionar los pagos a través de una herramienta no le otorga el derecho legal a contratar personal en dicho país, ni elimina el riesgo de Establecimiento permanente o de clasificación errónea. El software se encarga de los cálculos; no asume la Compliance y responsabilidad legal. Para cumplir con la normativa, necesita contar con un empleador legal en cada país, ya sea su propia entidad registrada o un EOR que actúe en su nombre.

¿En qué casos conviene recurrir a una EOR en lugar de constituir una entidad propia?

Utilice una EOR cuando cuente con un equipo pequeño o recién creado en un país, y constituya su propia entidad una vez que dicho equipo sea lo suficientemente grande y estable como para justificar los gastos generales.

Las recomendaciones generales suelen situar el umbral de rentabilidad entre 40 y 50 empleados. Según nuestra experiencia, el umbral de rentabilidad real se alcanza mucho antes, a menudo en torno a los 10 o 15 empleados en un país, dependiendo de los salarios y del número de estados o regiones en los que opere. Por debajo de ese umbral, suele ser más rápido poner en marcha un servicio de EOR y, en términos globales, resulta más económico que gestionar su propia entidad y la nómina local.

¿Cómo le ayuda Wisemonk a gestionar la nómina a nivel internacional?

Prestamos apoyo a empresas internacionales que contratan personal en la India a través de servicios de EOR, gestión de nóminas, gestión de contratistas y constitución de sociedades en el CCG. Actualmente estamos planificando nuestra expansión a nuevos mercados, entre los que se incluyen EE. UU. y el Reino Unido.

Como su Employer of Record, nos convertimos en el empleador legal de su equipo, lo que le permite gestionar las nóminas de conformidad con la normativa sin necesidad de registrar una entidad local. Nos encargamos de todo el proceso, desde el cálculo del salario bruto al neto, pasando por las cotizaciones obligatorias, las retenciones de impuestos y la presentación de declaraciones, hasta los pagos en moneda local, de principio a fin, de modo que los trámites de cada país se realicen correctamente sin que usted tenga que ocuparse personalmente de los ocho pasos necesarios en cada mercado.

La diferencia que más destacan nuestros clientes es la transparencia en los precios: sin cuotas de alta ni depósitos de garantía. Podrá ver el coste total por empleado antes de comprometerse, lo que contrasta con el problema de las cuotas sorpresa que, en primer lugar, lleva a muchos equipos a cambiar de proveedor.

¿Qué opinan los clientes de Wisemonk?

Las empresas internacionales utilizan Wisemonk como su «Employer of Record» para formar y remunerar a sus equipos sin necesidad de constituir sociedades. A continuación, dos ejemplos en sus propias palabras:

El equipo de Wisemonk desempeñó un papel fundamental a la hora de ayudarnos a contratar personal con competencias especializadas en marketing de SaaS B2B. Pudimos formar el equipo en un plazo de cuatro meses y contratar a profesionales con experiencia procedentes de marcas de SaaS B2B de primer nivel, incluyendo puestos de SEO, marketing digital, desarrollo empresarial, marketing de producto, marketing de contenidos y estrategia de lanzamiento al mercado (GTM). Son un socio excelente que ofrece servicios integrados de EOR y selección de personal, y los recomendaría a cualquier proveedor de SaaS B2B. - Saurabh Sharma, director de marketing de OneReach

Recomiendo encarecidamente a Wisemonk. Nos han ayudado a entrar en contacto con ingenieros e investigadores excepcionales que aportan una contribución fundamental a nuestro equipo. Ha sido muy fácil trabajar con su equipo, han sido transparentes en todo momento y han desempeñado un papel decisivo a la hora de ayudarnos a crear un equipo de producto sólido. - Krishna Ramachandran, cofundador de Onform