Impuesto sobre la nómina frente al impuesto sobre la renta: lo que deben pagar los empresarios estadounidenses en 2026
- El Impuesto sobre la nómina financia la Seguridad Social, Medicare y el subsidio de desempleo; el impuesto sobre la renta financia el funcionamiento general de la Administración. Esa única diferencia determina quién paga y cómo se presenta la declaración.
- La cotización a la FICA se reparte de la siguiente manera: un 6,2 % para la Seguridad Social por cada parte (hasta la base salarial de 184 500 dólares en 2026), más un 1,45 % para Medicare por cada parte, con un 0,9 % adicional para Medicare sobre los salarios de los empleados que superen los 200 000 dólares.
- El impuesto federal sobre la renta es responsabilidad del empleado; usted solo debe retenerlo utilizando su formulario W-4 y los tramos impositivos de 2026 (del 10 % al 37 %). El FUTA y el SUTA, por el contrario, son responsabilidad exclusiva del empleador.
- Debe calcular, retener, ingresar a través del EFTPS y presentar ambos impuestos: el formulario 941 trimestralmente, el formulario 940 correspondiente al FUTA y los formularios W-2 al final del ejercicio. Los ingresos fuera de plazo conllevan sanciones de entre el 2 % y el 15 %.
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De cada nómina que se abona se retienen dos impuestos distintos, así que, ¿por qué tantos empresarios siguen tratándolos como si fueran uno solo?
La respuesta breve: el Impuesto sobre la nómina y el impuesto sobre la renta financian conceptos distintos, se rigen por normas diferentes y la carga fiscal recae sobre sujetos distintos. El Impuesto sobre la nómina es una contribución compartida destinada a la Seguridad Social, Medicare y el seguro de desempleo.
El impuesto sobre la renta es una obligación que recae sobre el propio empleado en relación con sus ingresos, y usted simplemente se encarga de retenerlo. Si confunde ambos conceptos, se expone a sanciones, intereses y una inspección fiscal, por lo que le conviene tener muy clara la distinción antes de su próxima nómina.
¿Cuál es la diferencia entre el Impuesto sobre la nómina y el impuesto sobre la renta?
El Impuesto sobre la nómina financia programas sociales específicos y se reparte entre usted y su empleado; el impuesto sobre la renta financia las operaciones generales de la Administración y lo paga íntegramente el empleado, mientras que usted actúa únicamente como recaudador. Ese reparto determina quién paga, cómo se calcula el impuesto y qué formularios debe presentar. En la tabla que figura a continuación se comparan ambos impuestos.
| Categoría | Impuesto sobre la nómina | Impuesto sobre la renta |
|---|---|---|
| ¿Quién paga? | A cargo de ambas partes: el empleador y el empleado, además de algunos impuestos que recaen exclusivamente sobre el empleador | Solo para empleados (usted realiza la retención en su nombre) |
| Objetivo | Financia la Seguridad Social, Medicare y el subsidio de desempleo | Financia las actividades de los gobiernos federal, autonómico y local |
| Basado en | Un porcentaje fijo del salario, con límites máximos para algunos impuestos | Nivel de ingresos, tramos impositivos y opciones del formulario W-4 |
| Su función | Retener la cuota del empleado, abonar la cuota del empresario y presentar las declaraciones de nóminas | Retenga el importe correcto, abónelo y declárelo en el formulario W-2 |
| Formularios | Formulario 941 (trimestral), formulario 940 (FUTA), formularios estatales | Formulario W-2 (de fin de año), formularios de impuestos sobre la renta estatales y locales |
| Tarifas | 15,3 % de cotizaciones combinadas a la FICA (7,65 % por cada parte), más las cotizaciones a la FUTA y la SUTA | Entre el 10 % y el 37 % a nivel federal, además de los impuestos estatales y locales |
Una vez aclarado este contraste tan marcado, comencemos por el impuesto del que usted es contribuyente directo: el Impuesto sobre la nómina.
¿Qué es el Impuesto sobre la nómina y quién lo paga?
El Impuesto sobre la nómina es un impuesto relacionado con el empleo que está directamente vinculado a los salarios, y usted mismo abona una parte de él. En EE. UU. se clasifica en tres categorías: FICA (Seguridad Social y Medicare), el impuesto federal por desempleo (FUTA) y el impuesto estatal por desempleo (SUTA). A continuación se explica cómo funciona cada uno de ellos.
¿Cómo funcionan la Seguridad Social y Medicare (FICA)?
El FICA es la parte que se reparte a partes iguales entre usted y su empleado. Los detalles para el año 2026 se desglosan de la siguiente manera:
- Seguridad Social: Un 6,2 % a cargo del empleado y un 6,2 % a su cargo, sobre el salario hasta el importe anual de Base salarial de la Seguridad Social, lo que equivale a 184 500 dólares en 2026. Los ingresos que superen ese límite máximo no están sujetos a cotizaciones a la Seguridad Social.
- Medicare: Un 1,45 % por cada parte, sin límite salarial.
- Medicare complementario: un 0,9 % adicional sobre los salarios de los empleados que superen los 200 000 dólares al año, que se retiene únicamente al empleado, sin aportación equivalente por parte del empresario (Tema 751 del IRS).
En conjunto, la cotización estándar del FICA asciende al 15,3 % de los salarios sujetos a cotización, es decir, un 7,65 % por cada parte. En cuanto a la parte correspondiente a Medicare adicional, el IRS deja claro quién debe hacerse cargo de dicha obligación:
Los empleadores son responsables de retener el impuesto adicional de Medicare del 0,9 % sobre los salarios de una persona que superen los 200 000 dólares en un año natural.
Servicio de Impuestos Internos, Tema n.º 751. Esa estructura compartida del FICA es lo que la mayoría de la gente entiende por «Impuesto sobre la nómina», pero junto a ella existen otros dos impuestos que recaen exclusivamente sobre el empleador.
¿Qué es el FUTA?
El FUTA es un impuesto federal por desempleo que paga únicamente la empresa. El tipo nominal es del 6,0 % sobre los primeros 7.000 dólares del salario de cada empleado, pero la deducción por los impuestos estatales por desempleo suele reducir el tipo efectivo al 0,6 %, lo que supone unos 42 dólares por empleado al año. Los empleados nunca contribuyen a este impuesto, lo que nos lleva a su equivalente a nivel estatal.
¿Qué es SUTA?
El SUTA es el impuesto estatal sobre el desempleo, que en la mayoría de los estados también corre a cargo del empresario. Cada estado establece su propio tipo impositivo y su propia base salarial, y su tipo varía en función de su sector y de su historial de despidos, por lo que no hay dos empresarios que paguen exactamente lo mismo. Algunos estados también recaudan una pequeña cuota a cargo del empleado. Además de estos, en algunos lugares se añaden gravámenes locales.
¿Existen impuestos locales sobre la nómina?
Sí. Algunas ciudades y estados aplican sus propios gravámenes sobre las nóminas, como los impuestos destinados al transporte público o a las bajas remuneradas, y estos varían considerablemente según la localidad. Una vez deducido el Impuesto sobre la nómina, la otra mitad de la nómina corresponde al impuesto sobre la renta, que se rige por una lógica totalmente diferente.
¿Qué es el impuesto sobre la renta y quién lo paga?
El impuesto sobre la renta es el impuesto que grava los ingresos de un empleado, y su responsabilidad recae íntegramente en el propio empleado. Su única obligación consiste en retener el importe correcto y abonarlo; en ningún caso debe pagarlo como gasto de la empresa, tal y como ocurre con la aportación paralela al FICA. Puede aplicarse en hasta tres niveles.
¿Cómo funciona la retención del impuesto federal sobre la renta?
Las retenciones federales se calculan en función del formulario W-4 del empleado y de los métodos del IRS que figuran en la Publicación 15-T. El Escalas impositivas federales de 2026 oscilan entre el 10 % y el 37 % y se aplican tras la deducción estándar, que en 2026 asciende a 16 100 dólares para los contribuyentes solteros y a 32 200 dólares para los matrimonios que presentan una declaración conjunta. Usted ingresa lo retenido según un calendario establecido y lo declara en la declaración de cada empleado Formulario W-2. A continuación, las normas estatales.
¿Y qué hay del impuesto sobre la renta estatal?
La mayoría de los estados también exigen la retención de impuestos sobre la renta, algunos a un tipo fijo y otros según tramos impositivos. Nueve estados (Alaska, Florida, Nevada, Nuevo Hampshire, Dakota del Sur, Tennessee, Texas, Washington y Wyoming) no gravan los ingresos salariales, aunque pueden aplicarse impuestos locales. Esa capa local es la última pieza del rompecabezas.
¿Y qué hay del impuesto sobre la renta municipal?
Algunas jurisdicciones, como la ciudad de Nueva York y Filadelfia, aplican un impuesto local sobre la renta a los residentes, a quienes se desplazan diariamente al trabajo o a cualquier persona que trabaje dentro de los límites de la ciudad. Una vez definidos ambos impuestos, la forma más clara de apreciar la diferencia es hacer los cálculos con una nómina real.
¿Cómo se calcula el Impuesto sobre la nómina de una nómina?
El Impuesto sobre la nómina es un porcentaje fijo del salario, por lo que el cálculo es previsible. Tomemos como ejemplo a un empleado que percibe 5.000 dólares en salario bruto por un período quincenal, cifra que aún se encuentra por debajo de la base salarial de la Seguridad Social. La parte correspondiente a la FICA queda así.
| Componente | Tasa | Pagos a los empleados | Lo paga la empresa |
|---|---|---|---|
| Seguridad Social | 6,2 % | 310,00 $ | 310,00 $ |
| Medicare | 1,45 % | 72,50 dólares | 72,50 dólares |
| Total de FICA | n/a | 382,50 dólares | 382,50 dólares |
Además del FICA, debe abonar el FUTA al 0,6 % hasta que la remuneración acumulada del empleado en lo que va de año supere los 7.000 dólares —aproximadamente 42 dólares al año—, más el SUTA según el tipo impositivo de su estado. Ninguna de estas cantidades se deduce de la nómina del empleado. El impuesto sobre la renta, por el contrario, no es un tipo fijo, por lo que el cálculo es bastante diferente.
¿Qué importe del impuesto sobre la renta se retiene?
El impuesto sobre la renta depende de los ingresos, de la situación fiscal y del formulario W-4, y no se aplica un tipo único fijo. Tomemos como ejemplo a una persona soltera que gana 60 000 dólares al año. Tras aplicar la deducción estándar de 2026, que asciende a 16 100 dólares, la base imponible es de 43 900 dólares, y los tramos impositivos se aplican de forma escalonada:
- El 10 % de los primeros 12 400 dólares = 1 240 dólares
- El 12 % de los 31 500 dólares restantes = 3 780 dólares
- Impuesto federal sobre la renta total = 5.020 dólares, lo que supone aproximadamente el 8,4 % del salario bruto
La retención real en nómina se basa en las tablas de la Publicación 15-T y en el formulario W-4 del empleado, en lugar de en esta cifra exacta; sin embargo, el cálculo de los tramos impositivos es lo que dichas tablas aproximan a lo largo de un año. Conocer ambos cálculos solo resulta útil si además cumple con las obligaciones de declaración que conllevan.
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¿Cuáles son las obligaciones del empresario en materia de nóminas e impuestos sobre la renta?
Como empresario, usted debe calcular, retener, ingresar y declarar ambos impuestos. En la práctica, esto se divide en cuatro tareas recurrentes:
- Registrar y clasificar: Obtenga un EIN y clasifique correctamente a cada trabajador como empleado o como contratista; lo correcto Formulario fiscal para autónomos Depende de esa decisión, y una clasificación errónea sale cara.
- Retención y ingreso: Retenga la parte correspondiente al empleado del FICA y del impuesto sobre la renta, sume la parte del FICA a cargo del empresario, junto con el FUTA y el SUTA, y realice el ingreso a través del EFTPS según el calendario que se le haya asignado.
- Archivo e informe: Presente el formulario 941 trimestralmente, el formulario 940 anualmente para el FUTA, entregue a cada empleado un formulario W-2 y presente el formulario 1099-NEC para los contratistas, además de los formularios estatales equivalentes.
- Lleve un registro: Conserve los formularios W-4, W-2 e I-9, así como las confirmaciones de ingreso, durante al menos cuatro años por si se produjera una inspección fiscal.
Si le parece demasiado trabajo hacerlo manualmente, nuestras guías sobre gestión de nóminas y sistemas automatizados de gestión de nóminas profundizar más, y un Formulario 1099 Esta guía le ayuda a aclarar los trámites administrativos relacionados con los contratistas. Realizar estas gestiones a tiempo es lo que le permite evitar sanciones.
¿Qué sanciones se aplican en caso de cometer un error?
La mayoría de las sanciones relacionadas con las nóminas se deben a ingresos tardíos o incorrectos, y el IRS multa por incumplimiento de la obligación de depósito varía en función del retraso en el pago:
| Cuánto se ha retrasado el pago | Sanción |
|---|---|
| Entre 1 y 5 días naturales de retraso | El 2 % del depósito pendiente de pago |
| Entre 6 y 15 días naturales de retraso | El 5 % del depósito pendiente de pago |
| Con más de 15 días naturales de retraso | El 10 % del depósito pendiente de pago |
| Más de 10 días después de la primera notificación del IRS | El 15 % del depósito pendiente de pago |
Los porcentajes se acumulan rápidamente y, además, se aplican intereses, por lo que la penalización más económica es aquella que nunca se llega a incurrir. Basta con adoptar unos cuantos hábitos para que eso se convierta en la norma.
¿Cómo pueden las empresas cumplir con la normativa?
Cumplir con la normativa consiste, sobre todo, en crear un sistema fiable, más que en actuar a toda prisa cuando llega el momento de presentar las declaraciones. Estos hábitos permiten a la mayoría de los empresarios evitar sanciones:
- Automatice las tareas rutinarias: Uso software de gestión de nóminas que mantiene actualizadas las tablas y los tipos impositivos; comparativas como Paylocity frente a ADP y lo mejor Alternativas a Paychex constituyen un punto de partida útil.
- Haga una autoevaluación: Compruebe la clasificación de los trabajadores, la exactitud de las retenciones y los plazos de ingreso según un calendario establecido.
- Clasifique con cuidado: Vuelva a comprobar la situación laboral de los trabajadores cada vez que cambie su puesto; nuestra guía sobre contratación y pago de contratistas aborda las zonas grises.
- No se pierda ninguna cita: Configure recordatorios para los plazos de presentación de los formularios 941 y 940, los pagos y la emisión de los formularios W-2.
- Mantenga las cifras actualizadas: Actualice cada año los formularios W-4 y las cifras de la base salarial, ya que el límite máximo y los tramos de la Seguridad Social varían anualmente.
Para los equipos que pagan a sus empleados en más de un lugar, nuestro Guía sobre la gestión de nóminas a nivel mundial y el desglose de EOR frente a la nómina Explique cómo cambia el modelo a medida que se amplía la escala. Si prefiere explorar primero los temas relacionados, las guías que figuran a continuación ofrecen información más detallada.
¿Cómo puede ayudarle Wisemonk a gestionar las nóminas y a cumplir con la normativa?
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Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencia el Impuesto sobre la nómina del impuesto sobre la renta en cuanto a quién lo paga?
El Impuesto sobre la nómina se reparte: tanto los empresarios como los trabajadores pagan cada uno una parte de la Seguridad Social y de Medicare, y son únicamente los empresarios quienes pagan los impuestos federales y estatales por desempleo. El impuesto sobre la renta es una obligación del trabajador sobre sus ingresos; el empresario se limita a retenerlo de cada nómina y a ingresarlo a las autoridades fiscales.
¿Cuáles son los tipos impositivos de la Seguridad Social y de Medicare para el año 2026?
Para el año 2026, la Seguridad Social asciende al 6,2 % a cargo del empleado y al 6,2 % a cargo del empresario sobre los salarios de hasta 184 500 dólares. Medicare supone un 1,45 % a cargo de cada parte, sin límite salarial, más un 0,9 % adicional retenido a los empleados sobre los salarios superiores a 200 000 dólares. La tasa estándar combinada de la FICA es del 15,3 % de los salarios cubiertos.
¿Hay estados en los que no se aplique el impuesto sobre la renta?
Hay nueve estados que no aplican el impuesto sobre la renta a los salarios: Alaska, Florida, Nevada, Nuevo Hampshire, Dakota del Sur, Tennessee, Texas, Washington y Wyoming. El Impuesto sobre la nómina, como el de la Seguridad Social y Medicare, es federal, por lo que se aplica en todos los estados; además, algunas ciudades imponen un impuesto local sobre la renta, independientemente de la normativa estatal.
¿Qué ocurre si no cumplo el plazo de ingreso del Impuesto sobre la nómina?
El incumplimiento del plazo de ingreso federal da lugar a una sanción por incumplimiento de la obligación de ingreso impuesta por el IRS, que oscila entre el 2 % y el 15 % del importe no abonado, en función del retraso, además de intereses y la posible exposición a una auditoría. Si se subsana el ingreso con rapidez, la sanción se mantendrá en el extremo inferior de ese rango.
¿Pueden deducirse el Impuesto sobre la nómina y el impuesto sobre la renta de la misma nómina?
Sí. La Seguridad Social, Medicare y el impuesto sobre la renta suelen retenerse de la misma nómina, pero tienen finalidades distintas. El Impuesto sobre la nómina financia programas sociales específicos, mientras que el impuesto sobre la renta se destina a los ingresos generales del Estado, por lo que se declaran y se liquidan por separado.
¿Debo realizar la retención de impuestos sobre la renta a los empleados que ganan muy poco?
En la mayoría de los casos, sí, aunque el importe puede ser reducido o nulo una vez aplicadas la deducción estándar y las opciones indicadas en el formulario W-4 del empleado. Las tablas de retención de la Publicación 15-T tienen en cuenta automáticamente los ingresos bajos, por lo que debe seguir dichas tablas en lugar de omitir la retención.
¿El Impuesto sobre la nómina es lo mismo que el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia?
No, pero cubren los mismos programas. El impuesto sobre el trabajo por cuenta propia corresponde a las cotizaciones a la Seguridad Social y a Medicare de las personas que trabajan por cuenta propia y, dado que no hay un empleador con quien repartirlas, pagan ambas mitades, es decir, un 15,3 % hasta la base salarial de la Seguridad Social. En el caso de los empleados, ese 15,3 % se divide a partes iguales entre el trabajador y el empleador.
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