Retenciones sobre el salario: cómo funcionan y qué retienen los empleadores estadounidenses (2026)

¿Por qué la cantidad que llega a la cuenta bancaria de un empleado es casi siempre inferior al salario que se acordó pagar? La diferencia la constituyen las retenciones de nómina: los impuestos, las cotizaciones a los planes de prestaciones y las cantidades ordenadas judicialmente que se retienen del salario bruto antes de emitir la nómina.

Para los empresarios estadounidenses, aplicar correctamente estas deducciones no es opcional. Si se omite una retención, un cambio en el tipo impositivo o un plazo de presentación, expondrá a su empresa a sanciones del IRS y a la insatisfacción de sus empleados.

En esta guía se detallan todos los tipos de retenciones salariales, las cifras relevantes para 2026, cómo calcular el salario neto y cómo garantizar que todo el proceso cumpla con la normativa.

¿Qué son las retenciones sobre el salario?

Las retenciones sobre el salario son las cantidades que un empresario retiene del salario de un empleado salario bruto para cubrir los impuestos, las prestaciones y otras obligaciones, de modo que el salario neto restante sea la cantidad que realmente percibe el empleado.

Algunas deducciones son obligatorias por ley, otras las elige el empleado y unas pocas las impone un tribunal. Todas ellas aparecen como una línea en la nómina del empleado nómina, y por eso es importante llevar un registro claro. Dado que las deducciones se clasifican claramente en categorías, la siguiente pregunta es cuáles son, en realidad, esas categorías.

¿Cuáles son los tipos de retenciones salariales?

Las retenciones salariales en EE. UU. se dividen en tres grupos: obligatorias, voluntarias y ordenadas por un tribunal. Cada grupo se rige por normas diferentes y ofrece un grado distinto de discrecionalidad al empleador. El grupo más amplio y menos negociable es el de las retenciones obligatorias, por lo que le recomendamos que empiece por ahí.

¿En qué consisten las retenciones obligatorias de la nómina?

Las retenciones obligatorias sobre la nómina son aquellas que la legislación federal, estatal y local le obliga a aplicar en cada nómina. Tres de ellas se aplican a la mayoría de los trabajadores de EE. UU.:

1. Impuesto federal sobre la renta: Esta retención se aplica en función de la situación del empleado Formulario W-4 y las tablas de retenciones del IRS. El importe varía en función de los ingresos y de las opciones de declaración que elija el empleado.
2. Impuestos sobre la renta estatales y locales: Esto varía según la ubicación. Florida y Texas no aplican ningún impuesto estatal sobre la renta, mientras que otros estados, como California, aplican tipos impositivos más elevados, y los empleados que trabajan en varios estados pueden encontrarse con normas de reciprocidad fiscal entre estados.
3. Impuestos FICA: Se retiene un 6,2 % en concepto de Seguridad Social sobre los salarios de hasta un Base salarial para 2026: 184 500 dólares, y un 1,45 % para Medicare sobre todos los salarios, con un un 0,9 % adicional del impuesto de Medicare sobre los salarios superiores a 200 000 dólares.

Estas tres cantidades están fijadas por ley y le dejan poco margen de maniobra. No obstante, los empleados también optan por que se les retengan otras cantidades, lo que nos lleva a las deducciones voluntarias.

¿En qué consisten las retenciones voluntarias de la nómina?

Las retenciones voluntarias de nómina son cantidades que un empleado decide que se le retengan, normalmente para prestaciones que forman parte de su paquete más amplio de paquete retributivo y, a menudo, reducen su base imponible. Las más habituales son:

• Aportaciones para la jubilación: Las aportaciones a los planes 401(k) o 403(b) antes de impuestos reducen la base imponible en el momento actual. El El límite para los empleados en 2026 es de 24 500 dólares, con una aportación adicional de 8.000 dólares para las personas de 50 años o más, y muchas empresas añaden una aportación equivalente.
• Primas de seguro médico, dental y oftalmológico: A menudo se deduce antes de impuestos, dependiendo del plan, lo que reduce la base imponible sujeta al impuesto sobre la renta y a las cotizaciones a la Seguridad Social (FICA).
• Cuentas de ahorro para gastos médicos (HSA) y cuentas de gastos flexibles (FSA): Importe en dólares, antes de impuestos, destinado a gastos médicos. Para el año 2026, el IRS ha fijado el límite de la cuenta de gastos médicos (FSA) en 3.400 dólares y los límites de la cuenta de ahorro para gastos médicos (HSA) en 4.400 dólares para particulares y en 8.750 dólares para familias.
• Seguros de vida y de invalidez: Cobertura ofrecida por la empresa a la que el empleado decide adherirse, que se deduce antes o después de impuestos, en función del plan.
• Otras elecciones: Cuotas sindicales, donaciones benéficas y prestaciones para el desplazamiento al trabajo, cuando se ofrezcan.

Dado que son los empleados quienes eligen estas opciones, es necesario contar con un consentimiento por escrito claro antes de retenerlas. Algunas de estas opciones también influyen en las primas y otros complementos salariales.

Lea: Remuneración complementaria: definición, tipos y normas

A diferencia de las retenciones obligatorias y voluntarias, existe una tercera categoría que se impone desde fuera del ámbito laboral: las retenciones ordenadas por un tribunal.

La devolución de un anticipo es una deducción voluntaria típica; consulte nuestra guía sobre anticipos sobre el salario para saber cómo configurarlo.

¿En qué consisten las retenciones salariales ordenadas por un tribunal?

Las retenciones salariales ordenadas por un tribunal son embargos salariales que debe aplicar cuando así lo ordene un tribunal o un organismo, para cubrir obligaciones tales como la pensión alimenticia, deudas de consumo pendientes o embargos fiscales. La legislación federal establece unos límites máximos sobre la cantidad que puede retener, y dichos límites son importantes:

• Deuda de los consumidores: En virtud de la Ley de Protección del Crédito al Consumidor, el embargo no puede superar el 25 % de los ingresos disponibles ni la cantidad en que los ingresos disponibles semanales superen 30 veces el salario mínimo federal (7,25 dólares por hora, es decir, 217,50 dólares a la semana), el que de ambos sea menor.
• Pensión alimenticia para los hijos y pensión compensatoria: Hasta el 50 % de los ingresos disponibles cuando el trabajador tenga a su cargo a otro cónyuge o a un hijo, y hasta el 60 % cuando no sea así, con un 5 % adicional en caso de que los pagos atrasados superen las 12 semanas.

Si comete un error al aplicar un embargo, puede verse obligado a pagar la cantidad que no haya retenido, en algunos casos además de pagos atrasados reclamaciones. Una vez definidas las tres categorías, la cuestión práctica es cómo se aplican estas deducciones en cada período de nómina.

¿Cómo funcionan realmente las retenciones de nómina en la práctica?

En la práctica, las retenciones sobre el salario se calculan en cada período de pago a partir de los ingresos del empleado, las opciones indicadas en el formulario W-4 y las prestaciones elegidas; a continuación, se retienen y se ingresan a la entidad correspondiente.

El impuesto federal sobre la renta se calcula según el formulario W-4 y las tablas del IRS; la cotización a la FICA es un porcentaje fijo sobre el salario imponible; y las deducciones voluntarias son las cantidades fijas que ha seleccionado el empleado. Lo que queda tras todas las deducciones es el salario del empleado salario neto.

Una vez retenidos, deberá remitir los importes al IRS y a los organismos estatales o locales según sus calendarios, y realizar la conciliación de todo ello al final del ejercicio. La mayoría de los equipos gestionan este proceso a través de un sistema automatizado de nóminas para reducir los errores manuales. Una vez que se sabe cómo se aplican las deducciones, la pregunta que se hace todo empleado es cuánto le queda, es decir, su salario neto.

Lea: La gestión de nóminas: en qué consiste y cómo llevarla a cabo

¿Cómo se calcula el salario neto de un empleado?

El salario neto es el salario bruto menos todas las deducciones obligatorias, voluntarias y ordenadas por un tribunal; en la práctica, el cálculo se realiza en cinco pasos:

1. Calcule la remuneración bruta correspondiente al período (el salario anual dividido entre los períodos de pago, o el salario por hora multiplicado por las horas trabajadas, más las horas extras o las primas, si las hubiera).
2. Reste las deducciones obligatorias: el impuesto federal sobre la renta, los impuestos estatales y locales, la Seguridad Social y Medicare.
3. Reste las deducciones voluntarias: plan de jubilación, primas de seguro y los importes de la cuenta de ahorro para gastos médicos (HSA) o la cuenta de gastos flexibles (FSA).
4. Aplique las deducciones ordenadas por un tribunal, dentro de los límites federales indicados anteriormente.
5. Calcular el salario neto, es decir, la cantidad que se ingresa en la cuenta del empleado.

A continuación se muestra cómo quedaría en el caso de un empleado con un salario de 60 000 dólares que cobra dos veces al mes:

La retención real varía en función del formulario W-4 de cada empleado y del estado en el que resida, por lo que debe considerarse esto como un ejemplo ilustrativo y no como un resultado fijo. La cantidad neta que se lleva a casa es lo que determina la percepción que tienen los empleados de su salario, y resulta útil tener claro en qué se diferencian las cotizaciones sociales del impuesto sobre la nómina que el empleado declara cada año.

Lea: Impuesto sobre la nómina frente al impuesto sobre la renta: las diferencias clave.

¿Cómo afectan las retenciones de nómina al salario neto de los empleados?

Las retenciones salariales determinan la diferencia entre el salario bruto y el salario neto, y el momento en que se aplica cada retención influye en la cuantía de los impuestos que debe pagar un empleado. Las retenciones antes de impuestos (plan 401(k) tradicional, la mayoría de las primas de seguro médico, cuentas de ahorro para gastos médicos [HSA]) se deducen antes de aplicar los impuestos y reducen la base imponible. Las deducciones posteriores al impuesto (aportaciones a cuentas Roth, algunas primas por incapacidad, cuotas sindicales) se aplican tras el cálculo del impuesto y no reducen la cuota tributaria.

El salario neto también varía en función de las horas extras, las primas y otros conceptos remuneración variable. Cuanto más claro lo tenga todo esto, menos reclamaciones sobre nóminas tendrá que atender.

Véase: En qué consiste un «gross-up» y cuándo se debe utilizar

Dado que estas cantidades se deducen del sueldo del empleado, la empresa asume una responsabilidad jurídica real de que sean correctas.

¿Cuáles son las obligaciones del empresario en materia de retenciones sobre la nómina?

Como empresario, usted tiene la responsabilidad legal de retener los importes correctos, ingresarlos a tiempo y declararlos con precisión. En la práctica, esto implica cuatro obligaciones permanentes:

1. Retenga la cantidad correspondiente de cada nómina en función de los ingresos, la situación fiscal y las opciones elegidas.
2. Abone puntualmente los impuestos retenidos y las cotizaciones a la Seguridad Social al IRS, a los organismos estatales y locales, y a los proveedores.
3. Lleve un registro preciso, incluyendo nóminas devengadas, de modo que sus libros y sus registros coincidan.
4. Emitir un informe anual Formulario W-2 a cada empleado, en el que se resuman los ingresos y las deducciones del año.

Si su actividad se extiende a varios estados o países, decida con antelación cómo estructurar dicha función; por ejemplo, si conviene gestionar gestión centralizada de nóminas en todas las sedes. Esa decisión determina la forma en que gestionará la Compliance a medida que su empresa crezca.

Véase: La nómina descentralizada, explicada & En qué consiste la gestión de nóminas a nivel mundial

Incluso los empresarios más cuidadosos pueden cometer errores, por lo que resulta útil saber en qué aspectos suelen producirse los errores en las retenciones de nómina.

¿Cuáles son los errores más habituales en las retenciones de nómina que conviene evitar?

Los errores más habituales en las retenciones salariales son las retenciones incorrectas, el incumplimiento de los plazos, la falta de comunicación y la clasificación errónea de los trabajadores. Preste atención a cada uno de ellos:

• Retención de impuestos incorrecta: Un formulario W-4 desactualizado o cumplimentado incorrectamente da lugar a una retención insuficiente o excesiva, lo que genera frustración entre los empleados y complica las operaciones de fin de año.
• Plazos incumplidos: Los retrasos en el pago de los impuestos retenidos dan lugar a sanciones e intereses del IRS que aumentan rápidamente.
• Falta de comunicación: Modificar una deducción sin informar al empleado socava la confianza y genera conflictos.
• Clasificación errónea de los trabajadores: Si se considera a un empleado como un colaborador autónomo, se elude la obligación de retener impuestos, por lo que es importante conocer los límites antes de contratar a alguien contratistas independientes.

En el caso de los equipos con una gran presencia de contratistas, un Agent of Record puede absorber parte de este riesgo.

Lea: Qué hace un Contractor of Record

Evitar estos errores resulta mucho más sencillo si se cuenta con el sistema adecuado y, a menudo, con el socio adecuado.

¿Cómo puede gestionar con precisión las retenciones de nómina?

Podrá gestionar las retenciones salariales con precisión combinando un software de nóminas fiable con procesos internos claros y delegando la tarea a especialistas cuando la gestión de nóminas abarque varios estados o países. Existen tres vías habituales.

En primer lugar, el software. Para un equipo que opera en un solo país, un software moderno de gestión de nóminas automatiza los cálculos de las retenciones, señala los cambios en los tipos impositivos y presenta las declaraciones a tiempo. Si está eligiendo una herramienta, nuestra comparativa de Paylocity frente a ADP Es un buen punto de partida.

Lea: Las 10 mejores alternativas a Rippling

En segundo lugar, la externalización. Cuando se acumula el trabajo manual, muchos equipos optan por externalización de la gestión de nóminas De este modo, un proveedor se encarga de todo el proceso por ellos.

Lea: En qué consiste la externalización de procesos empresariales

En tercer lugar, la expansión internacional. En el momento en que se remunera a personal de otro país, el panorama cambia, y la primera decisión que hay que tomar es qué modelo se adapta mejor. Nuestra guía sobre EOR frente a la nómina expone las ventajas y desventajas.

Lea: Guía mundial sobre nóminas para 2026 & Cómo gestionar la nómina de un equipo internacional

Las definiciones también son importantes en este caso, ya que las siglas ocultan diferencias reales en cuanto a quién es el empleador legal. Comencemos por lo que es un Employer of Record es, en realidad.

Véase: Qué es una organización profesional de gestión de personal (PEO) , Qué cubre un contrato marco de servicios (MSA) & Buenas prácticas para el pago a contratistas en el extranjero

Sea cual sea la vía que elija, el objetivo es el mismo: que todas las deducciones sean correctas, que todas las declaraciones se presenten a tiempo y que a todos los empleados se les pague lo que les corresponde. Si prefiere no encargarse de nada de eso internamente, ahí es precisamente donde un socio especializado en nóminas demuestra su valía.

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