Guía sobre el embargo de salario: guía para empleadores estadounidenses sobre el procedimiento y las protecciones

¿Qué hace usted cuando un tribunal le ordena que retenga una cantidad del salario de un empleado antes de que este llegue a recibirlo?

Eso es precisamente lo que supone un embargo de salario y, como empresario, es usted quien tiene la obligación legal de calcularlo, retenerlo y abonarlo. Si no lo gestiona correctamente, las sanciones recaerán sobre su empresa, no sobre el empleado.

En esta guía se explica cómo funciona el embargo de salario en Estados Unidos, qué importe se puede retener legalmente, qué derechos de protección conservan sus empleados y cómo cumplir con la normativa en cada paso.

¿En qué consiste el embargo de salario y por qué debería importarle a los empresarios?

El embargo de salario es un procedimiento legal mediante el cual una orden judicial o una directiva gubernamental obliga a un empresario a retener una parte determinada de los ingresos de un empleado y a remitirla directamente a un acreedor hasta que se haya saldado la deuda.

Entre los motivos más habituales se encuentran los impuestos federales o estatales impagados, los préstamos estudiantiles impagados, las pensiones alimenticias y las sentencias judiciales por deudas de consumo, como las de tarjetas de crédito o facturas médicas.

En este procedimiento, el empresario se denomina «tercero embargado», y esa denominación tiene un peso jurídico real: usted se convierte en el agente de cobro, actuando en cumplimiento de la orden junto con los demás retenciones sobre el salario que ya gestiona. Dado que el pedido llega a su bandeja de entrada de nóminas, y no a la de sus empleados, lo primero que debe comprender es la secuencia de acciones que esto pone en marcha.

¿Cómo funciona el proceso de embargo de salario para los empresarios?

Una vez que se recibe una orden de embargo, esta da lugar a una secuencia fija de obligaciones por parte del empleador, al igual que cualquier otro paso en cómo se gestiona la nómina. Por lo general, se requiere una orden judicial, con una excepción importante: la Agencia Tributaria de los Estados Unidos (IRS) puede embargar los salarios sin ella. El procedimiento habitual para los empleadores es el siguiente:

1. Reciba y revise el pedido: Confirme el nombre del empleado, el tipo y el importe de la deuda, las instrucciones de retención y el plazo para responder.
2. Notifique al empleado por escrito: Aunque no siempre es obligatorio por ley, entregar al empleado una copia de la orden y una explicación de las deducciones permite evitar posibles conflictos.
3. Calcule la retención: Aplique los límites federales y estatales correspondientes a los ingresos disponibles del empleado, no al salario bruto.
4. Retener de cada nómina: Deduzca el importe establecido en cada período de pago, según el calendario que fije la orden.
5. Envíe los fondos a tiempo: Envíe el importe retenido al acreedor o a la agencia indicados antes de la fecha límite señalada, mediante cheque o pago electrónico.
6. Gestiónelo para cerrarlo: Siga reteniendo el importe hasta que se salde la deuda, caduque la orden o reciba una notificación por escrito en la que se le indique que debe dejar de hacerlo.

Conserve registros con la fecha correspondiente de cada cálculo, pago y mensaje, ya que constituyen su defensa en caso de auditoría, y actúe con rigor gestión de nóminas convierte eso en algo habitual. Sin embargo, el término «embargo» abarca mucho más que los simples sueldos.

¿Cuáles son los distintos tipos de embargo de salario?

No todos los embargos se tramitan a través de la nómina: el embargo de salario es el que usted gestiona directamente, mientras que los embargos bancarios, sobre devoluciones de impuestos, sobre bienes inmuebles y sobre préstamos estudiantiles afectan al empleado por otras vías y solo le llegan a usted de forma indirecta.

Dado que los límites reducen el salario neto, conocer el salario neto aspectos. Las principales modalidades de embargo son:

• Embargo de salario: El tipo más habitual para los empleadores: una orden judicial o de una agencia por la que se exige deducir una parte de los ingresos y remitirla a un acreedor, con sujeción a los límites máximos establecidos a nivel federal y estatal.
• Embargo de cuenta bancaria (embargo bancario): Un acreedor bloquea y embarga fondos directamente de la cuenta bancaria del empleado; su nómina no se ve afectada, aunque el empleado pueda notar las consecuencias.
• Embargo de la devolución de impuestos: El IRS o un organismo estatal retiene una devolución de impuestos para cubrir impuestos pendientes de pago o una deuda con la Administración; no es necesario realizar ninguna gestión en materia de nóminas.
• Embargo de bienes o activos: Un acreedor embarga bienes materiales, como un vehículo, tras una resolución judicial; no afecta a su nómina.
• Embargo por préstamos estudiantiles: En el caso de un préstamo federal para estudios impagado, el Gobierno puede ordenar una retención salarial sin necesidad de una orden judicial, y usted debe deducirla como si se tratara de un embargo de salario.

Solo dos de ellos, el embargo del salario y el de los préstamos estudiantiles, se aplican directamente a su nómina. En la tabla que figura a continuación se comparan ambos, y basta con echar un vistazo a la nómina muestra exactamente a qué partida corresponde cada deducción.

¿Quién puede embargar legalmente el salario de un empleado?

Varias partes pueden iniciar legalmente un embargo, pero se reducen a una breve lista: acreedores con una sentencia judicial, organismos públicos, tribunales y entidades crediticias. Saber quién ha dictado la orden le permite conocer qué normas y límites se aplican y cuáles período de pago en la que comienza la retención. Entre las entidades que pueden embargar los salarios se incluyen:

• Acreedores judiciales: Las entidades emisoras de tarjetas de crédito, los proveedores de servicios sanitarios o cualquier empresa que obtenga una sentencia judicial por una deuda impagada.
• Organismos públicos: Las autoridades fiscales federales, estatales y locales, como el IRS, así como los organismos encargados de velar por el cumplimiento de las obligaciones de manutención de los hijos.
• Titulares de préstamos para estudios: El Gobierno federal o sus entidades gestoras en el caso de préstamos federales impagados; los prestamistas privados necesitan primero una sentencia judicial.
• Tribunales: Para cobrar multas pendientes de pago, costas judiciales o indemnizaciones por daños y perjuicios dictadas en procedimientos judiciales.
• Comunidades de propietarios: En algunos estados, en caso de cuotas o exacciones impagadas, una vez que se haya dictado sentencia.

Sea quien sea el solicitante, la legislación federal establece un límite máximo sobre la parte del salario a la que puede acceder, y ese límite supone un escollo para más empresas que cualquier otra parte del proceso, al igual que las normas que rigen su Impuesto sobre la nómina. Entonces, ¿qué parte del sueldo se puede considerar realmente legítima?

¿Qué parte del salario de un empleado se puede embargar?

En virtud del Título III de la Ley de Protección del Crédito al Consumidor, el importe máximo de un embargo de salario ordinario se limita al menor de los siguientes importes: el 25 % de los ingresos disponibles del empleado o la cantidad en que los ingresos disponibles semanales superen 30 veces el salario mínimo federal de 7,25 dólares, lo que equivale a 217,50 dólares a la semana, según la Ficha informativa n.º 30 del Ministerio de Trabajo.

Los ingresos disponibles son lo que queda tras las deducciones exigidas por ley, como los impuestos y la Seguridad Social; no se trata del salario bruto ni es lo mismo que las deducciones voluntarias. deducciones después de impuestos. No obstante, el límite exacto depende del tipo de deuda.

¿Cuál es el límite de las deudas de los consumidores?

En el caso de las deudas de consumo habituales, como las de tarjetas de crédito o las facturas médicas, se retiene el menor de los siguientes importes: el 25 % de los ingresos disponibles o la cantidad que supere los 217,50 dólares semanales.

Tomemos como ejemplo a un empleado con unos ingresos disponibles semanales de 600 dólares: el 25 % equivale a 150 dólares, mientras que la cantidad que supera las 30 veces el salario mínimo es de 600 dólares menos 217,50 dólares, es decir, 382,50 dólares.

Se le aplica la retención a la cifra más baja, por lo que esa semana se ingresan 150 dólares. Calcular correctamente el salario base requiere la misma disciplina que mantener el orden componentes de la nómina. Sin embargo, las obligaciones en materia de manutención pueden alcanzar importes mucho más elevados.

Hay un matiz que conviene tener en cuenta: las bonificaciones y las comisiones se incluyen en los ingresos disponibles, por lo que le recomendamos que compruebe cómo remuneración complementaria se procesa antes de realizar los cálculos.

¿Cuáles son los límites de la pensión alimenticia para los hijos y la pensión compensatoria?

La pensión alimenticia para los hijos y la pensión compensatoria pueden alcanzar el 50 % de los ingresos disponibles cuando el trabajador tiene a su cargo a otro cónyuge o a un hijo, o el 60 % cuando no es así, permitiéndose un 5 % adicional cuando los pagos llevan más de 12 semanas de retraso.

Estas órdenes también tienen prioridad: las federales Oficina de Servicios de Manutención Infantil Obliga a los empleadores a dar cumplimiento a una orden de retención por manutención infantil antes que a la mayoría de los demás embargos sobre el mismo salario. Los impuestos y los préstamos para estudios siguen, a su vez, unas normas diferentes.

¿En qué se diferencian las exacciones fiscales de los préstamos para estudios?

Los embargos fiscales federales y los embargos por préstamos estudiantiles quedan fuera de los límites porcentuales establecidos por la CCPA. Un embargo salarial del IRS no es un porcentaje fijo; el importe exento se establece en la Publicación 1494 del IRS en función de la situación fiscal y del número de personas a cargo, tal y como se indica en la Orientaciones del IRS sobre el embargo de salarios explica que, por lo tanto, se puede deducir prácticamente todo lo que supere dicho importe exento.

Los préstamos federales para estudios en situación de impago y otras deudas federales no fiscales pueden ser objeto de un embargo de hasta el 15 % del salario disponible mediante un embargo administrativo del salario, lo cual Ayuda Federal para Estudiantes puede dictar una orden sin acudir a los tribunales. Una vez aclarados los límites, la siguiente pregunta es si es posible impugnar una orden de algún modo.

¿Puede un empresario rechazar o ignorar una orden de embargo?

No. Una vez que reciba una orden de embargo válida, está obligado por ley a cumplirla, incluso si el empleado se opone, y deberá seguir realizando las retenciones hasta que se salde la deuda, caduque la orden o reciba una notificación por escrito para que cese dicha retención.

Si lo ignora o lo pospone, su empresa podría verse obligada a responder por el importe que no haya retenido, además de las multas, por lo que es una responsabilidad que recae directamente sobre usted obligaciones salariales radar. No obstante, el cumplimiento de esta norma no priva al empleado de sus derechos.

¿De qué protecciones legales disponen los trabajadores durante un embargo de salario?

El Título III de la CCPA protege a los empleados de dos formas concretas: establece un límite máximo sobre la cantidad de sus ingresos semanales que puede embargarse y le prohíbe despedirlos por el hecho de que se les haya embargado el salario a causa de una única deuda.

El incumplimiento deliberado de dicha norma contra la descarga conlleva una multa de hasta 1.000 dólares, de conformidad con el artículo 1674 del título 15 del Código de los Estados Unidos, por lo que despedir a un empleado Quien sea objeto de un embargo de salario necesita ayuda.

Sin embargo, esta protección es limitada: solo cubre la primera deuda, por lo que un segundo embargo independiente no la incluye, y los empleados siguen pudiendo impugnar una orden o solicitar una reducción por dificultades económicas. Las protecciones se vuelven más complejas cuando el trabajador no es, en absoluto, un empleado con formulario W-2.

¿Cómo deben gestionar las empresas los embargos de los ingresos de los contratistas con formulario 1099?

La legislación estándar sobre el embargo de salario no se aplica a un Contratista 1099 ya que no son empleados, pero existe una excepción importante: una orden de retención de ingresos por manutención de menores puede afectar a la remuneración de los contratistas, y algunos estados amplían el embargo a los contratistas también en el caso de deudas de consumo.

Dado que las normas dependen de la condición jurídica, asegúrese de que la distinción entre un empleado y un contratista autónomo se determine correctamente antes de que se reciba cualquier pedido, ya que una clasificación errónea puede hacer que el trabajador vuelva a estar sujeto a las normas de embargo de salario.

Dado que los contratistas perciben ingresos mediante el formulario 1099 en lugar de una nómina, considere cada pedido como una cuestión jurídica y confirme la normativa estatal antes de realizar cualquier retención; a continuación, incorpore este procedimiento en su forma de pagar a los contratistas 1099 para que no se le escape nada.

Además, ayuda a comprender el panorama general de impuestos para los trabajadores autónomos, ya que las obligaciones en materia de retenciones son muy distintas de las de un empleado con formulario W-2. Tanto si la orden se refiere a un empleado como a un colaborador externo, la opción más segura es contar con un sistema de nóminas diseñado para gestionarlo correctamente desde el primer momento.

¿Qué consecuencias económicas tiene cometer un error en un embargo de salario?

Cometer un error sale caro, y los profesionales de la gestión de nóminas lo afirman sin rodeos, sobre todo cuando una orden de embargo choca con las condiciones de su contratos de trabajo. Tal y como señala un especialista en Compliance de RR. HH. en LinkedIn:

«El incumplimiento de las órdenes de embargo puede acarrear sanciones que oscilan entre los 1.000 y los 10.000 dólares por infracción, en función de la legislación estatal». - Caitlin Kapolas
Lea la publicación en LinkedIn →

Las sanciones federales son específicas: despedir deliberadamente a alguien por un único embargo puede acarrear una multa de hasta 1.000 dólares, mientras que no retener el importe correspondiente suele suponer que el empresario quede en deuda por el dinero que debería haber abonado, y los estados añaden además sus propias sanciones. Ese riesgo es la razón por la que muchos empresarios recurren a un sistema automatizado de nóminas o un socio de gestión que garantice que todos los pedidos sean correctos y se entreguen a tiempo.

¿Cómo puede ayudarle Wisemonk a cumplir con la normativa en materia de nóminas y embargos?

Wisemonk es una Employer of Record con sede en la India que ayuda a las empresas internacionales a contratar personal, abonar los salarios y cumplir con la normativa; además, aplicamos esa misma rigurosidad en la gestión de nóminas a los aspectos más complejos del ámbito laboral estadounidense, como las órdenes de embargo y las retenciones. A continuación le explicamos cómo le ayudamos:

• Nómina y retenciones conformes a la normativa. Nosotros procesar las nóminas de forma precisa y aplicar las retenciones federales y estatales adecuadas, de modo que nunca se incumplan los límites máximos de embargo ni los plazos correspondientes.
• Cobertura para todo tipo de trabajadores. Tanto si contrata a Trabajadores con formularios W-2 y 1099, nos aseguramos de que la clasificación y los pagos se realicen correctamente.
• La gestión de nóminas a nivel mundial, todo en un solo lugar. Ejecutar gestión global de nóminas en distintos países sin tener que coordinar a distintos proveedores.
• Registros y preparación para auditorías. Cada cálculo, deducción y pago se documenta como parte de un proceso de nóminas repetible, por lo que siempre estará preparado para una auditoría.
• Asistencia especializada. Nuestro equipo detecta casos excepcionales, como pedidos múltiples, normas de prioridad y reclamaciones por dificultades económicas, antes de que le supongan un coste, lo cual constituye el verdadero valor de externalización de la gestión de nóminas a los especialistas.

Prestamos apoyo a empresas internacionales que contratan personal en la India a través de servicios de EOR, gestión de nóminas, gestión de contratistas y constitución de sociedades en el CCG. Actualmente estamos planificando nuestra expansión a nuevos mercados, entre los que se incluyen EE. UU. y el Reino Unido.

¿Qué opinan las empresas sobre la gestión de nóminas conforme a la normativa con Wisemonk?

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Esa fiabilidad es fundamental en las tareas en las que hay menos margen de error, y la retención por embargo de salario ocupa uno de los primeros puestos de esa lista.