Lista de comprobación para el Onboarding de empleados en la India

Cómo realizar el Onboarding de empleados en la India: lista de comprobación sobre aspectos legales, nóminas y Compliance

Contratación de empleados en la India esa es la parte fácil. El verdadero reto comienza cuando hay que incorporar a los nuevos empleados, ya que el Onboarding en la India no se limita a enviar correos electrónicos de bienvenida y a entregar ordenadores portátiles. Implica requisitos legales, las altas en la nómina, las obligaciones fiscales y las prestaciones legales que entran en vigor incluso antes de que su nuevo empleado se presente el primer día.

Hemos ayudado a más de 300 empresas internacionales a incorporar a empleados indios en todos los estados, y el patrón es siempre el mismo: las empresas que gestionan correctamente el Onboarding desde el principio evitan el 90 % de los riesgos de Compliance que afectan a otras empresas al cabo de seis meses.

A continuación le indicamos el proceso exacto, paso a paso, que le recomendamos:

Fase 1: Preparación previa a la incorporación (antes del primer día)

Es aquí donde la mayoría de las empresas internacionales cometen un error. El periodo comprendido entre la aceptación de la oferta y la fecha de incorporación no es un periodo de inactividad. Es el momento en el que se deben gestionar los trámites legales y administrativos para que el primer día transcurra sin problemas, en lugar de ser caótico.

1. Organice adecuadamente su estructura jurídica de contratación

Antes de poder incorporar a cualquier persona, necesita disponer de un medio para contratarla legalmente en la India.

Tiene tres opciones:

1. Constitución de una entidad local (filial o sucursal)
2. Utilizando un Employer of Record (EOR)
3. Contratación de contratistas

Si no dispone de una entidad jurídica en la India, un EOR actúa como empleador legal y se encarga, en su nombre, de los contratos de trabajo, la gestión de nóminas, la presentación de declaraciones fiscales y el cumplimiento de Compliance. Esta es la vía que suelen seguir la mayoría de los empleadores extranjeros a la hora de formar equipos de tamaño pequeño o mediano.

2. Emitir la carta de nombramiento y el contrato de trabajo

En Legislación laboral de la India, concretamente la Ley de Tiendas y Establecimientos y la Ley de Contratos de la India, todo empleado debe recibir un contrato de trabajo por escrito. Esto no es opcional.

Su contrato debe incluir: el cargo y la estructura jerárquica, el desglose de la remuneración (salario base, asignación para gastos de vivienda, complementos), la jornada laboral (normalmente 48 horas semanales según la mayoría de las leyes laborales estatales), los derechos de permiso, el plazo de preaviso, los procedimientos de rescisión y cualquier cláusula de confidencialidad o de propiedad intelectual.

Un aspecto que suele plantear dificultades a muchos empleadores internacionales es que, según la legislación laboral de la India (que entrará en vigor en noviembre de 2025), el salario base debe ser, como mínimo, el 50 % del CTC (coste para la empresa) total. Esto modifica directamente la forma en que se estructuran las aportaciones al fondo de previsión, la indemnización por antigüedad y los costes generales de contratación.

3. Recopilar los documentos de Onboarding

Solicite copias digitales de los siguientes documentos a su nuevo empleado:

• Tarjeta PAN (obligatoria a efectos del impuesto sobre la renta y de la retención en origen)
• Tarjeta Aadhaar (necesaria para la inscripción en el EPF; se vincula al Número de Cuenta Universal del empleado)
• Títulos académicos y justificantes de experiencia laboral previa
• Datos de la cuenta bancaria para el pago del salario en INR
• Formulario 16 de su anterior empresa (si se incorpora a mitad de año, esto ayuda a calcular con precisión las deducciones fiscales)

4. Iniciar la verificación de antecedentes

Verificación de antecedentes Son legales en la India, pero debe obtener el consentimiento informado por escrito del empleado antes de realizar cualquier comprobación. Esto incluye la verificación de la identidad, el historial laboral y las titulaciones académicas. Prescindir del consentimiento supone un riesgo de incumplimiento de Compliance que es mejor evitar.

5. Consiga que se firme el acuerdo de confidencialidad

Si el puesto implica el acceso a datos confidenciales, información de clientes o propiedad intelectual relacionada con los productos, asegúrese de que se firme el acuerdo de confidencialidad durante la fase previa a la incorporación. No espere hasta el primer día.

6. Configuración de los sistemas informáticos y del acceso

Configure el correo electrónico de la empresa, asigne los ordenadores portátiles u otros dispositivos y conceda acceso al software antes de la fecha de incorporación. En el caso del personal indio que trabaje a distancia, envíe el equipo con la antelación suficiente para tener en cuenta los plazos de entrega en las distintas ciudades de la India.

7. Envíe un mensaje de bienvenida

Envíe un correo electrónico de bienvenida con el programa del primer día, la presentación de los miembros del equipo y cualquier material de lectura (manual de la empresa, política de permisos, código de conducta). Esto reduce la ansiedad del primer día y transmite la idea de que su proceso de selección está bien organizado.

Fase 2: Día 1 (Orientación y trámites de Compliance)

El primer día debería resultar acogedor, no abrumador. Sin embargo, también es el momento en el que se ultiman los trámites administrativos fundamentales relacionados con las nóminas y la Compliance.

1. Entregue un kit de bienvenida

No es necesario que sea nada extravagante. Un kit de bienvenida que incluya el manual del empleado, artículos promocionales de la empresa y un horario claro para la primera semana contribuye en gran medida a la satisfacción de los empleados y a su implicación desde el principio.

2. Rellenar los formularios de Compliance

Esta es la parte que distingue la contratación de empleados en la India y en la que la mayoría de los empleadores extranjeros necesitan orientación:

• EPF (Fondo de Previsión de los Trabajadores): Pida al empleado que rellene el formulario 11 (formulario de declaración para la inscripción en el Fondo de Previsión) y el formulario 2 (datos del beneficiario). La afiliación al Fondo de Previsión (EPF) es obligatoria cuando su organización cuenta con 20 o más empleados. Tanto el empleador como el empleado aportan el 12 % del salario base. Una parte del 8,33 % que aporta el empleador se destina al Plan de Pensiones de los Empleados, con un límite máximo de 15 000 rupias al mes de salario base para el cálculo de la pensión.
• ESI (Seguro Estatal de los Trabajadores): Pida al empleado que rellene el Formulario 1 (declaración con los datos personales y de las personas a su cargo). El ESI se aplica cuando se cuenta con 10 o más empleados (20 en algunos estados, como Maharashtra), y cubre a quienes perciben hasta 21 000 rupias al mes en bruto (25 000 rupias para los empleados con discapacidad). El empleador aporta el 3,25 % y el empleado, el 0,75 %.
• Propina: Recoja el formulario de solicitud de indemnización por despido. De conformidad con la Ley de Pago de Indemnizaciones por Despido, los empleados tienen derecho a percibir una indemnización por despido tras 5 años de servicio ininterrumpido. Presentar la solicitud con antelación es una buena práctica para garantizar la Compliance.

3. Abrir o vincular una cuenta de nómina

Emitir una carta de solicitud bancaria para que el empleado pueda abrir una cuenta salarial de empresa si fuera necesario. En la India, el pago de los salarios se realiza en INR mediante transferencia bancaria, y gestión de nóminas Es necesario facilitar datos bancarios verificados.

4. Integración en la oficina (para los empleados contratados para trabajar en la sede)

Realice una breve visita guiada por las oficinas, presénteles al equipo y a su superior directo, y explíqueles cómo funciona el día a día. En el caso del personal indio que trabaja a distancia, una videollamada con el equipo y el superior cumple la misma función.

Fase 3: Primera semana (Formación y cultura)

La primera semana se centra en lograr que su nuevo empleado sea productivo, al tiempo que se cumplen los requisitos legales de formación específicos de la India.

1. Formación obligatoria sobre POSH

Se trata de un requisito legal, no de algo «que estaría bien tener». En virtud de la Ley de Prevención del Acoso Sexual (2013), toda organización con 10 o más empleados debe constituir un Comité Interno de Quejas e impartir formación de sensibilización sobre la POSH. El incumplimiento conlleva multas de hasta 50 000 rupias en la primera infracción. En caso de reincidencia, puede dar lugar a la revocación de las licencias comerciales.

Asegúrese de que todos los nuevos empleados realicen esta formación durante su primera semana.

2. Asigne un compañero de Onboarding

Esto resulta especialmente importante para los empleados indios que se incorporan a empresas extranjeras. La integración cultural es fundamental. Un compañero de Onboarding (a ser posible, alguien que ya esté familiarizado con el estilo de trabajo de la empresa) ayuda al nuevo empleado a familiarizarse con las normas de comunicación, el protocolo en las reuniones y las expectativas del lugar de trabajo. Se trata de aspectos prácticos que influyen directamente en la rapidez con la que una persona alcanza su pleno rendimiento.

3. Establezca la claridad de las funciones mediante indicadores clave de rendimiento (KPI) y objetivos a 30, 60 y 90 días

No deje que su nuevo empleado tenga que adivinar en qué consiste el éxito. Defina unos indicadores clave de rendimiento claros y establezca hitos para los primeros 30, 60 y 90 días. Este es también el momento de acordar el horario de trabajo, las preferencias de comunicación (especialmente entre diferentes zonas horarias en el caso de los equipos a distancia) y los flujos de trabajo para la presentación de informes.

4. Realizar la sesión de orientación sobre seguridad en el trabajo

De conformidad con el Código de Seguridad, Salud y Condiciones Laborales, los empresarios son responsables del cumplimiento de las normas de seguridad en el lugar de trabajo. Esto incluye informar a los empleados sobre los protocolos de seguridad y, en el caso de los empleados mayores de 40 años, garantizarles el acceso a revisiones médicas anuales.

Fase 4: Asistencia continua (hasta 90 días)

El Onboarding no termina tras la primera semana. En la India, el Periodo de prueba suele durar entre 3 y 6 meses, y es durante este periodo cuando se decide si se retiene a un buen empleado o se le pierde por un seguimiento deficiente.

1. Organice reuniones periódicas individuales

Las reuniones semanales o quincenales entre el empleado y su responsable durante los primeros 90 días son fundamentales. Aproveche estas reuniones para abordar los retos, ofrecer comentarios constructivos y corregir el rumbo a tiempo. Los estudios demuestran sistemáticamente que los empleados que mantienen contactos periódicos durante el proceso de Onboarding tienen muchas más probabilidades de permanecer en la empresa más allá del primer año.

2. Establezca un ciclo de retroalimentación durante el Onboarding

Alrededor de los 30 y los 60 días, recabe la opinión del nuevo empleado sobre su experiencia de Onboarding. ¿Qué ha funcionado bien? ¿Qué le ha resultado confuso? ¿Qué echa en falta? Esto no solo sirve para medir la satisfacción del empleado, sino que le ayudará a mejorar el proceso para cada nueva contratación en la India.

3. Realizar un seguimiento de los hitos del período de prueba y confirmar la contratación

La mayoría de los contratos de trabajo en la India incluyen un período de prueba de entre 3 y 6 meses. Durante este tiempo, supervise el rendimiento en relación con los objetivos de los días 30, 60 y 90 que haya establecido en la primera semana. Al finalizar el periodo de prueba, emita una carta de confirmación formal. Según la legislación laboral india, los procedimientos de despido durante el periodo de prueba son más sencillos (normalmente, un preaviso de entre 7 y 14 días), pero una vez confirmado el contrato, los empleados gozan de plena protección en virtud del Código de Relaciones Laborales, lo que incluye los plazos de preaviso y los requisitos en materia de indemnización por despido.

4. Asegúrese de que la gestión de nóminas se desarrolle sin problemas

A estas alturas, la gestión de su nómina ya debería funcionar de forma automática, pero compruebe que todo esto se lleva a cabo sin omisiones:

• El TDS (impuesto retenido en origen) deberá abonarse antes del día 7 de cada mes. Los retrasos en el pago conllevan un interés mensual del 1,5 %, además de una multa de 200 rupias al día.
• Las cotizaciones al EPF deben abonarse antes del día 15. Los pagos atrasados devengan un interés anual del 12 %, además de una indemnización de hasta el 25 %.
• Las cotizaciones al ESI se abonarán antes del día 21 para los empleados que cumplan los requisitos.
• El impuesto profesional se retiene en los estados en los que es aplicable (no todos los estados lo aplican; Delhi y Haryana no lo hacen). La cuota máxima anual es de 2.500 rupias por empleado.
• Las nóminas se generan y se distribuyen a finales de mes.

5. Compruebe que todas las prestaciones legales estén activas

Compruebe de nuevo que el empleado esté debidamente afiliado al fondo de previsión, al seguro estatal de empleados (si procede) y al seguro médico. Confirme asimismo que los derechos a la baja por maternidad (26 semanas de baja remunerada en virtud de la Ley de Prestaciones por Maternidad para los dos primeros hijos) y el derecho a la prima (un mínimo del 8,33 % en virtud de la Ley de Pago de Primas para los empleados que cumplan los requisitos) se reflejen correctamente en el sistema de gestión de prestaciones.

Breve nota sobre la Compliance fiscal para los empleadores extranjeros

Aunque no tenga presencia física en la India, sus obligaciones fiscales siguen siendo aplicables. La retención en origen (TDS) es obligatoria para cualquier empleador legal que abone salarios a trabajadores indios, ya sea su entidad local o un socio EOR.

Necesita un número de cuenta de deducción fiscal (TAN) para retener y ingresar el impuesto sobre la renta. Las declaraciones trimestrales de retención en origen (TDS) deben presentarse mediante el formulario 24Q, y está obligado a expedir el formulario 16 a cada empleado una vez al año.

La cotización profesional varía según el estado y depende de la ubicación. Además, si sus empleados se encuentran por debajo del umbral salarial establecido por el ESI, tanto las cotizaciones del empleador como las del empleado deben abonarse mensualmente sin falta.

Cometer errores en este ámbito no solo conlleva multas. Esto genera Riesgo de establecimiento permanente (EP), lo que puede dar lugar a obligaciones fiscales en materia de impuesto de sociedades en la India para su empresa matriz.

Empiece a utilizar Wisemonk EOR

Si algo ha quedado claro al leer esta lista de comprobación, es que el Onboarding de empleados en la India no es algo que deba ir resolviendo sobre la marcha.

Entre los contratos de trabajo, que varían según el estado, la legislación laboral con plazos mensuales estrictos, la inscripción en las prestaciones obligatorias y la normativa fiscal que se aplica incluso sin una entidad local, los riesgos de incumplimiento se acumulan rápidamente. Y para los empleadores internacionales, un solo paso en falso puede acarrear consecuencias que van desde el pago de atrasos hasta el riesgo de que se considere un Establecimiento permanente.

Eso es exactamente lo que Wisemonk se encarga de ello por usted.

Somos el empleador legal en la India de más de 300 empresas internacionales y gestionamos a más de 2.000 empleados en todos los estados. Desde la redacción de contratos de trabajo que cumplan con la normativa hasta realización de la gestión de nóminas, la presentación de la retención en origen (TDS), la gestión de las cotizaciones al fondo de previsión y al seguro estatal de los empleados, así como la gestión de las prestaciones: nos encargamos de todo el proceso de Compliance para que usted pueda centrarse en formar su equipo.

Lo que obtiene con Wisemonk EOR:

• Onboarding en menos de 3 días: Los contratos de trabajo, las inscripciones obligatorias, la recopilación de documentación y la configuración informática se gestionan antes del primer día.
• Gestión integral de nóminas: El pago de los salarios, los ingresos del TDS, las cotizaciones al EPF y al ESI, el impuesto profesional y la emisión del formulario 16: todos los plazos, todos los meses.
• Compliance total: Legislación laboral estatal, códigos laborales, implantación del POSH, procedimientos de despido y gratificaciones, en todos los estados de la India.
• Precios transparentes: A partir de 99 dólares por empleado al mes. Sin comisiones ocultas ni recargos por cambio de divisa.

Tanto si va a contratar a su primer empleado en la India como si va a ampliar su plantilla hasta los 50 empleados, no debería tener que convertirse en un experto en la legislación laboral india para hacerlo correctamente.

Póngase en contacto con nosotros hoy mismo e incorpore a su equipo de la India de acuerdo con la normativa, a partir de esta semana.