La importancia de las comprobaciones de antecedentes para los empleadores: una guía completa para 2026
- El 95 % de las empresas estadounidenses realizan comprobaciones de antecedentes antes de contratar, y un estudio de ResumeLab de 2023 reveló que el 70 % de los trabajadores estadounidenses admiten haber mentido en su currículum en algún momento.
- El hecho de omitir las comprobaciones expone a los empresarios a demandas por contratación negligente, violencia en el lugar de trabajo, robos, fraudes, sanciones normativas y graves daños a su reputación.
- Las comprobaciones estándar abarcan la identidad, los antecedentes penales, la experiencia laboral, la formación académica, el historial crediticio, las referencias, los análisis de detección de drogas y, en el caso de las contrataciones internacionales, las listas de sanciones.
- La FCRA exige el consentimiento por escrito y las notificaciones de medidas desfavorables, mientras que las normas de la EEOC y las leyes estatales (la política de «ban-the-box» y los límites a la verificación de antecedentes crediticios) determinan lo que los empleadores pueden solicitar.
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¿Y si el empleado con mayor antigüedad al que acaba de ascender se hubiera inventado la mitad de su currículum? Esto ocurre con mucha más frecuencia de lo que la mayoría de los empresarios creen.
Una encuesta realizada por ResumeLab en 2023 a 1.900 trabajadores estadounidenses reveló que el 70 % ha mentido en algún momento en su currículum, y que el 37 % miente con frecuencia, mientras que otra encuesta de 2025 Estudio de ResumeBuilder Según un estudio, el 24 % de los estadounidenses ha mentido en su currículum y el 64 % de quienes lo han hecho cree que esa falta de honestidad les ha ayudado a progresar profesionalmente.
Si a esto le sumamos que el 95 % de las empresas estadounidenses realizan ahora comprobaciones de antecedentes antes de presentar una oferta definitiva, el panorama queda claro: la verificación ya no es opcional.
En esta guía se explica por qué son importantes las verificaciones de antecedentes, qué aspectos abarcan, cómo llevarlas a cabo sin infringir las normas de la FCRA o la EEOC, qué revelan (y qué no) y cómo gestiona Wisemonk la selección de candidatos para contrataciones a nivel internacional. Para consultar la guía de contratación más amplia, lea nuestro documento completo Blog sobre contratación y captación de talento.
¿En qué consiste una verificación de antecedentes?
La verificación de antecedentes es el proceso que utilizan los empleadores para comprobar la identidad, las cualificaciones y el historial de un candidato antes de formalizar su contratación. Por lo general, se recurre a registros públicos, sistemas judiciales, agencias de información crediticia, instituciones educativas, empleadores anteriores y, en el caso de las contrataciones transfronterizas, a bases de datos internacionales sobre sanciones y antecedentes penales. El alcance de dicha verificación depende del puesto, el sector y la legislación aplicable.
Las empresas suelen realizar comprobaciones tras presentar una oferta condicional, pero antes de la fecha de incorporación del candidato. La Asociación Profesional de Verificación de Antecedentes (Professional Background Screening Association) señala que el 95 % de las empresas estadounidenses someten a verificación a los nuevos empleados, y que esta práctica se está extendiendo cada vez más a lo largo de todo el ciclo de vida laboral, no solo en el momento de la contratación. Consulte nuestro entrada del glosario sobre la verificación de antecedentes para una consulta rápida.
¿Por qué son importantes las comprobaciones de antecedentes para los empleadores?
En Wisemonk, hemos prestado apoyo en el proceso de Onboarding a nivel mundial a más de 300 empresas, y una verificación omitida es uno de los motivos más habituales por los que una contratación que, en principio, parecía sólida acaba fracasando en los primeros 90 días. Las comprobaciones de antecedentes constituyen el filtro más fiable entre su proceso de selección y los riesgos legales, financieros y de reputación que conlleva una mala contratación.
Ofrecen protección frente a siete categorías distintas de riesgo, cada una de ellas lo suficientemente importante como para justificar por sí sola el coste.
Verificación de la información de los candidatos y detección de fraudes en los currículos
Un informe de First Advantage de 2022 reveló discrepancias en el 11,2 % de las solicitudes relacionadas con el empleo y en el 8,6 % de las relacionadas con la formación, incluso cuando los candidatos sabían que se iban a realizar comprobaciones. La cobertura en HR Dive y el Oficina de Políticas de la Universidad de Carolina del Norte expone casos reales, como el del antiguo portavoz de Walmart, David Tovar, quien dimitió después de que una comprobación de diligencia debida revelara que había utilizado un título universitario falso durante casi dos décadas.
Un proceso de verificación adecuado permite detectar estas carencias antes de que se produzcan las contrataciones. Para obtener más información, consulte nuestra guía sobre el los errores más comunes en la contratación.
Cómo evitar demandas por contratación o mantenimiento en el puesto de trabajo con negligencia
Los empleadores pueden ser considerados directamente responsables cuando un empleado causa un perjuicio si no se actuó con la diligencia debida durante el proceso de contratación. A esto se le denomina «contratación negligente».
Una doctrina relacionada, la «retención negligente», se aplica cuando un empresario tiene conocimiento de un peligro tras la contratación y, aun así, mantiene al empleado en el mismo puesto. Ambas varían según el estado, y las indemnizaciones suelen ascender a cifras de seis y siete dígitos.
Un registro documental que acredite que se han cumplido los procedimientos de diligencia debida constituye la mejor defensa frente a cualquiera de estas reclamaciones. Consulte la referencia al respecto en nuestra guía sobre riesgos relacionados con el coempleo.
Mejorar la seguridad en el lugar de trabajo y reducir la violencia, los robos y el fraude
La verificación de antecedentes penales permite descartar a aquellos candidatos cuyo historial indique un riesgo de violencia en el lugar de trabajo, robo o fraude. Esto reviste especial importancia en los sectores de la sanidad, las finanzas, el transporte y la educación, así como en cualquier puesto que implique el contacto con personas vulnerables, dinero en efectivo o datos confidenciales.
Una selección adecuada, con el nivel de profundidad adecuado, garantiza un entorno de trabajo seguro para todas las personas que ya forman parte de él. Para conocer el contexto específico de cada sector, consulte en qué se diferencia el proceso de selección en la contratación en los sectores de tecnología financiera, SaaS, comercio minorista y comercio electrónico.
Proteger la reputación de la empresa y la imagen de marca
Una sola contratación errónea de gran repercusión puede echar por tierra años de trabajo en la construcción de la marca. Las comprobaciones de antecedentes son una forma discreta de proteger la marca que se amortiza con creces.
Detectar un perfil problemático antes de realizar la oferta evita que su marca se vea envuelta en una cobertura mediática negativa. Para obtener más información, consulte nuestra guía sobre reconocimiento de los empleados y señales culturales.
Garantizar la Compliance con la FCRA, la EEOC y la legislación estatal
El Ley de Informes Crediticios Justos, EEOC Las directrices y una lista cada vez más amplia de leyes estatales y municipales (la política de «ban-the-box», la prohibición de preguntar por el historial salarial y las restricciones a la verificación de la solvencia crediticia) regulan lo que los empleadores pueden preguntar y cómo deben hacerlo. Casi El 47 % de los empresarios afirman que no están seguros de que su proceso actual cumpla con toda la legislación aplicable.
Las comprobaciones documentadas facilitan enormemente la defensa de una decisión de contratación cuando llega una reclamación a su mesa. Para obtener más información, lea nuestro análisis de Clasificación W9 frente a W2 y Contratistas frente a empleados.
Reducir el coste de las contrataciones erróneas
SHRM señala que el coste total de una contratación errónea puede alcanzar los 240 000 dólares en algunos casos, mientras que el Departamento de Trabajo de EE. UU. Se calcula que una contratación errónea supone un coste de hasta el 30 % de los ingresos del empleado durante su primer año.
La encuesta anual de CareerBuilder, citada en la información publicada por la SHRM, sitúa la pérdida directa media por cada contratación errónea entre 14 900 y 17 000 dólares, y señala que el 74 % de los empresarios admite haber cometido al menos una.
Unos pocos cientos de dólares invertidos en pruebas de detección preventivas constituyen el seguro más económico que jamás contrate. Consulte nuestra desglose del coste por contratación para conocer todos los aspectos económicos.
Por qué las comprobaciones de antecedentes son más importantes en determinados sectores
Verificaciones de antecedentes en el ámbito sanitario. Los hospitales y las clínicas tienen la obligación legal de contratar a personas que no supongan un riesgo indebido para los pacientes. Los empleadores que omitan realizar comprobaciones exhaustivas se arriesgan a ser excluidos de los reembolsos de Medicare y Medicaid y se exponen a demandas por negligencia médica. La lista de exclusión de la OIG federal y las bases de datos de los colegios de enfermería estatales son fuentes habituales para la verificación de antecedentes.
Verificación de antecedentes en el ámbito educativo. Los responsables de los centros educativos deben proteger a los alumnos. Los recursos federales, como la Ley Adam Walsh y la Registro Nacional de Delincuentes Sexuales, junto con las normas estatales de selección de personal docente, son un requisito habitual para cualquier puesto que implique contacto con los alumnos.
Verificaciones de antecedentes en el sector de los servicios financieros. Los puestos que implican la gestión de fondos, cuentas o registros financieros confidenciales suelen requerir comprobaciones del historial crediticio, la presentación de la información exigida por la FINRA y un control de antecedentes penales más riguroso. La legislación estatal suele restringir el uso que se puede hacer de los informes crediticios. Consulte nuestros recursos para responsables financieros si desea obtener más información al respecto.
Verificación de antecedentes para organizaciones religiosas y sin ánimo de lucro. Las organizaciones religiosas y las entidades sin ánimo de lucro dedicadas a la juventud trabajan en estrecha colaboración con colectivos vulnerables. La consulta del registro nacional de delincuentes sexuales y de los antecedentes de tráfico contribuye a prevenir el abuso de menores, los robos, la malversación de fondos y el daño a la reputación.
Puestos relacionados con el transporte y la conducción. Las empresas que contratan a trabajadores para conducir se exponen a responsabilidades civiles si dichos trabajadores provocan accidentes. Es habitual consultar los antecedentes de conducción, realizar controles previos a la contratación según las normas del Departamento de Transporte (DOT) y comprobar periódicamente la vigencia de los permisos de conducir. Para obtener más información, lea nuestro Guía para la planificación estratégica de la plantilla.
Una verificación correcta para un puesto inadecuado sigue siendo una verificación incorrecta, por lo que debe asegurarse siempre de que la pantalla se ajuste a las responsabilidades reales.
¿En qué consiste una verificación de antecedentes previa a la contratación?
Una verificación de antecedentes previa a la contratación es un proceso de selección que se lleva a cabo tras una oferta de trabajo condicional, pero antes de la fecha de incorporación. Su objetivo es validar el currículum, confirmar la idoneidad para el puesto y detectar cualquier antecedente que pueda suponer un motivo de exclusión. Entre los aspectos que suele abarcar se incluyen:
- Verificación de la identidad y del número de la Seguridad Social
- Antecedentes penales (a nivel de condado, estatal, federal y, en ocasiones, internacional)
- Verificación de la situación laboral y la formación académica
- Pruebas de detección de drogas
- Comprobaciones en función del puesto (informes de solvencia, historiales de conducción)
- Verificación de referencias y comprobación de antecedentes sancionadores
La mayoría de las comprobaciones previas a la contratación concluyen en el plazo de una semana, aunque las búsquedas internacionales y la obtención de antecedentes penales detallados pueden llevar más tiempo.
La diferencia entre la selección previa a la contratación y la posterior a la misma es una de las decisiones más claras de su política de contratación. Para obtener más información, consulte nuestra descripción general de los servicios de selección de personal.
Verificación de antecedentes previa a la contratación frente a la realizada tras la contratación
Estas dos comprobaciones comparten el mismo nombre, pero tienen finalidades muy diferentes.
| Aspecto | Verificación previa a la contratación | Comprobación posterior a la contratación |
|---|---|---|
| Calendario | Tras recibir una oferta condicional, antes de la fecha de incorporación | Una vez iniciada la relación laboral, de forma periódica o en caso de cambio de puesto |
| Objetivo | Comprobar el currículum y confirmar la idoneidad para el puesto | Garantizar la Compliance y la seguridad en el lugar de trabajo de forma continua |
| Ámbito de aplicación | Identidad, antecedentes penales, empleo, formación académica, pruebas de detección de drogas | Antecedentes penales actualizados, pruebas de detección de drogas, renovaciones de permisos de conducir |
| Reglamento | FCRA, EEOC, leyes estatales | La FCRA sigue siendo de aplicación, además de las normas de concesión de licencias del sector |
| Uso habitual | Cada contratación externa | Finanzas, sanidad, transporte, promociones, traspasos |
Utilice ambos y su programa de detección abarcará todo el periodo de empleo. Consulte nuestra Resumen sobre los trabajadores temporales y el Desglose entre trabajadores temporales y autónomos para conocer el contexto relacionado.
¿En qué consiste una verificación de antecedentes?
Según nuestra experiencia en la gestión de más de 20 millones de dólares en nóminas mensuales y en el Onboarding de más de 2.000 empleados, la combinación adecuada de comprobaciones rara vez es la misma en dos ocasiones. La mayoría de las comprobaciones de antecedentes combinan varios tipos de registros, y la combinación adecuada depende del puesto, el sector y la jurisdicción.
Verificación de la identidad y del número de la Seguridad Social
Verifica el nombre completo, el número de la Seguridad Social y las direcciones actuales y anteriores. Esta es la base de todas las demás comprobaciones.
Verificación de antecedentes penales
Realiza búsquedas en bases de datos a nivel comarcal, estatal, federal y (cuando proceda) internacional para detectar delitos menores, delitos graves, acusaciones pendientes, condenas y registros de delincuentes sexuales. Las empresas deben seguir las directrices de la EEOC sobre la evaluación individualizada antes de descartar a cualquier persona basándose en sus antecedentes.
Verificación de la trayectoria laboral
Verifica los cargos, las fechas, las responsabilidades y los motivos de la salida del puesto poniéndose en contacto con antiguos empleadores o recurriendo a servicios de verificación. Es aquí donde se detecta la mayor parte del fraude en los currículos. Para obtener más información, lea nuestro Guía sobre los errores más comunes en la contratación.
Verificación de la formación académica y las titulaciones
Verifica títulos, diplomas, licencias profesionales y certificaciones poniéndose en contacto directamente con las instituciones o mediante plataformas de verificación de terceros. Consulte nuestra Entrada del glosario sobre el Onboarding de empleados para saber cómo encaja esto en el flujo de trabajo general.
Verificación del historial crediticio (en función del puesto)
Se utiliza en el ámbito de las finanzas, la contabilidad y en puestos de trabajo que implican el manejo de dinero o de datos financieros confidenciales. Varios estados y ciudades (California, Nueva York, Illinois, Colorado y otros) restringen el uso de los informes de crédito por parte de las empresas.
Verificación del historial de conducción
Consulta el estado del permiso de conducir, su validez, las infracciones de tráfico, los casos de conducción bajo los efectos del alcohol, las suspensiones y los accidentes. Es un requisito estándar para los conductores profesionales, el personal de reparto y los representantes de ventas que utilizan vehículos de la empresa.
Verificación de referencias
Conversaciones con antiguos supervisores o compañeros de trabajo para evaluar el rendimiento, la fiabilidad y la idoneidad para una nueva contratación. Para obtener más información, consulte nuestro Guía de selección de personal de ciclo completo.
Pruebas de detección de drogas
A menudo se trata de un análisis de 5 o 10 parámetros, habitual en puestos de trabajo críticos para la seguridad, el sector del transporte, la sanidad y la contratación pública federal. Actualmente, algunos estados restringen las pruebas de detección de marihuana previas a la contratación.
Análisis de las redes sociales y de la huella digital
Algunas empresas revisan las redes sociales públicas en busca de señales de alerta, como acoso, violencia, discurso de odio o contenido inapropiado. Si se lleva a cabo de forma adecuada a través de un tercero, con criterios coherentes y una política clara por escrito, resulta justificable. Sin embargo, si se realiza de manera superficial mediante un motor de búsqueda, supone un riesgo de discriminación y de vulneración de la privacidad.
Sanciones a nivel mundial y comprobaciones de antecedentes a escala internacional
En el caso de las contrataciones transfronterizas, las empresas comprueban si los candidatos figuran en las listas de sanciones de la OFAC, la ONU, la UE e Interpol. Las comprobaciones de antecedentes penales internacionales varían considerablemente de un país a otro, y las normas sobre consentimiento difieren en función del RGPD, la PDPA, la LGPD y otros regímenes regionales de protección de datos. Consulte nuestra descripción general sobre el «Agent of Record» para conocer las estructuras transfronterizas relacionadas.
Otros registros que podrían aparecer
Expedientes de quiebras y de los tribunales civiles (dentro de los límites establecidos por la FCRA), expedientes de inmigración y de autorización laboral (formulario I-9 y E-Verify), y validación de licencias profesionales a través de los organismos estatales competentes. Para conocer la clasificación de pagos que suele ir acompañada de estas comprobaciones, consulte nuestro Guía para la constitución de una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) dedicada a la contratación de obras.
La lista parece larga, pero la combinación concreta que necesita viene determinada por el puesto, el sector y la legislación.
¿Qué es lo que no revelan las comprobaciones de antecedentes?
Las comprobaciones de antecedentes habituales no suelen revelar:
- Expedientes sellados: Los expedientes judiciales sellados no son visibles para los empleadores.
- Condenas eliminadas del registro: Los registros que se han eliminado legalmente no aparecen.
- Antecedentes penales juveniles: La mayoría de las leyes estatales protegen los antecedentes de antes de cumplir los 18 años.
- Expedientes militares: Para ello es necesario realizar una comprobación independiente, que debe solicitarse expresamente.
- Detenciones sin condenas: Muchos estados y las directrices de la EEOC prohíben el uso de antecedentes que se refieran únicamente a detenciones.
- Infracciones leves: Las multas de aparcamiento y los asuntos civiles de menor importancia no suelen salir a la luz.
Cualquier persona que contrate a alguien para un puesto de responsabilidad debería saber hasta dónde llega el informe oficial. Consulte nuestro entrada del glosario sobre medidas disciplinarias sobre cómo abordar internamente los casos dudosos.
¿Hasta cuándo se remontan las comprobaciones de antecedentes?
En virtud de la Ley de Informes Crediticios Justos, las acciones civiles que no hayan dado lugar a condena, los embargos fiscales, las quiebras y el historial crediticio pueden figurar en una verificación previa a la contratación durante un máximo de siete años. Las condenas penales pueden figurar de forma indefinida en virtud de la legislación federal, aunque varios estados imponen límites más estrictos.
California, Nueva York, Massachusetts y otros estados limitan a siete años el período de tiempo durante el que se pueden tener en cuenta las condenas penales para la mayoría de los puestos de trabajo. Algunos estados también establecen un plazo máximo desde la comisión de un delito para que este no pueda tenerse en cuenta en una decisión de contratación.
En caso de duda, lo más seguro es partir de la base de que la legislación estatal más estricta se aplica a todas las contrataciones. Para obtener más información sobre los plazos de preaviso, consulte nuestro Guía sobre la indemnización por falta de preaviso.
¿Cuánto tiempo tarda una verificación de antecedentes?
La mayoría de las comprobaciones previas a la contratación se completan en un plazo de entre dos y cinco días laborables, mientras que las comprobaciones exhaustivas tardan, de media, alrededor de una semana. Los plazos habituales son los siguientes:
- Verificación de identidad: en tan solo 90 segundos con las herramientas modernas
- Verificación de la formación académica y la experiencia laboral: de uno a cuatro días laborables
- Antecedentes penales a nivel comarcal y estatal: de uno a tres días laborables
- Antecedentes penales federales: de dos a cinco días laborables
- Pruebas de detección de drogas: De uno a tres días laborables para los resultados de los análisis de laboratorio
- Verificaciones de antecedentes penales a nivel internacional: de una a cuatro semanas, dependiendo del país
- Expedientes judiciales con atrasos o cuya consulta se realiza de forma manual: hasta dos semanas
Indique a los candidatos que el plazo es de unos cinco días laborables; la mayoría de los cheques se ingresarán dentro de ese plazo. Para ver cómo funciona en la práctica, lea nuestro Guía para la gestión de equipos a distancia y nuestro Buenas prácticas para el Onboarding de personal en EOR.
Cómo realizar una verificación de antecedentes de un empleado, paso a paso
Cada etapa se ha establecido por un motivo concreto relacionado con la Compliance o el riesgo, y omitir cualquiera de ellas supone un riesgo legal.
1. Realice una oferta condicional
La mejor práctica consiste en realizar la verificación únicamente tras haber formulado una oferta de empleo condicional. De este modo se cumplen las expectativas de la EEOC y se informa al candidato de lo que va a suceder.
Si omite este paso, el resto del proceso conlleva un mayor riesgo jurídico. Consulte nuestra Guía sobre contratos de trabajo en cuanto a lo que debería incluir la oferta.
2. Obtener el consentimiento por escrito del candidato
La FCRA exige que se informe por escrito y de forma independiente de que se llevará a cabo una verificación de antecedentes, además de contar con la autorización por escrito del candidato. Dicha información no puede quedar oculta en el formulario de solicitud de empleo.
Un formulario de consentimiento claro e independiente es el documento de Compliance más importante que elaborará. Para obtener más información, lea nuestro entrada del glosario sobre la política de protección de datos.
3. Verificar la identidad
Confirme el nombre, el número de la Seguridad Social y las direcciones actuales y anteriores. Esto garantiza que todas las comprobaciones posteriores se refieran a la persona correcta y evita confusiones de identidad en las bases de datos.
Si se lleva a cabo correctamente la verificación de identidad, se podrá confiar en todos los informes posteriores. Consulte nuestra glosario sobre lo que se entiende por «empleado» a nivel mundial.
4. Comprobar el historial laboral
Póngase en contacto con sus antiguos empleadores o utilice un servicio de verificación para confirmar los cargos ocupados, las fechas de empleo, las responsabilidades y los motivos por los que dejó el puesto.
Bastan tres llamadas o un buen servicio de verificación para subsanar la mayoría de las deficiencias. Para obtener más información, lea nuestro Guía para la selección de proveedores de EOR.
5. Comprobar la formación y las titulaciones
Verifique los títulos, las certificaciones y las licencias con las instituciones emisoras o a través de servicios de terceros verificados.
Una credencial verificada en la fuente tiene el valor de diez en un currículum. Para saber cómo se integra esto con el software de selección de personal, lea nuestro Guía sobre software de captación de talento.
6. Realizar comprobaciones de antecedentes penales
Realice búsquedas en las bases de datos penales pertinentes a nivel de condado, estatal, federal y (cuando proceda) internacional. Siga las directrices de la EEOC sobre la evaluación individualizada antes de adoptar cualquier medida desfavorable.
Combine siempre la búsqueda con una evaluación individualizada; nunca la utilice como criterio de exclusión general. Consulte nuestra Guía sobre la clasificación de los trabajadores para conocer el contexto normativo correspondiente de Compliance.
7. Comprobar las referencias
Hable con antiguos superiores o compañeros de trabajo para evaluar el rendimiento, la fiabilidad y la compatibilidad cultural. Deje constancia de las conversaciones.
Las referencias pueden inclinar la balanza a favor o en contra a la hora de tomar una decisión de contratación, por lo que es importante recopilar los detalles y la fuente. Consulte nuestro módulo sobre capacidades de selección de personal para saber cómo los equipos amplían este trabajo.
8. Realizar comprobaciones en función del rol
Incluya informes de solvencia para puestos financieros, historiales de conducción para puestos relacionados con vehículos, pruebas de detección de drogas cuando sea necesario y la verificación de sanciones para las contrataciones transfronterizas.
9. Gestionar adecuadamente las medidas disciplinarias
Si el informe revela algún dato que pueda dar lugar a una decisión de no contratación, la FCRA exige que se envíe una notificación previa a la medida adversa (junto con una copia del informe y la información sobre los derechos del candidato), que se respete un plazo de espera para que el candidato pueda presentar sus alegaciones y, posteriormente, que se envíe una notificación definitiva de la medida adversa en caso de que se proceda a aplicarla.
Si se sigue correctamente el procedimiento de medidas disciplinarias, la decisión de no contratar seguirá siendo defendible. Para garantizar un proceso de baja sin complicaciones en caso de que, posteriormente, la contratación no resulte satisfactoria, lea nuestro Guía sobre el proceso de salida de la empresa.
Compliance con la FCRA y la EEOC: lo que todo empresario debe saber
The compliance with background check regulations is based on two federal pillars, to which a growing number of state and local laws are added.
Ley de Informes Crediticios Justos (FCRA)
La FCRA es la ley más importante que regula el funcionamiento de la verificación de antecedentes por parte de terceros. Establece las normas que rigen la forma en que las agencias de información crediticia gestionan los datos de antecedentes. Los empleadores deben:
- Facilite información por escrito, en un documento independiente, antes de solicitar un cheque
- Obtenga la autorización por escrito del candidato
- Si se está considerando la denegación, facilite una notificación previa a la adopción de medidas desfavorables, el informe y un resumen de los derechos que establece la FCRA.
- Espere un plazo razonable (normalmente cinco días laborables) para que el candidato presente una reclamación
- Envíe una notificación definitiva de medida disciplinaria si la decisión es definitiva.
Cada paso de la FCRA tiene por objeto proteger el derecho del candidato a impugnar y el derecho del empleador a actuar. Para obtener más información, lea nuestro Guía de seguridad de datos de EOR.
Compliance con la normativa de la EEOC
En EEOC De acuerdo con las directrices, los empleadores no pueden ordenar la realización de comprobaciones de antecedentes por motivos de raza, origen nacional, color, sexo, religión, discapacidad, información genética o edad (a partir de los 40 años). El uso de los antecedentes penales debe estar relacionado con el puesto de trabajo y ser coherente con las necesidades de la empresa, y los empleadores deben realizar una evaluación individualizada antes de descartar a un candidato basándose en dichos antecedentes.
Tratar a todos los solicitantes por igual es la postura jurídica más segura. Para obtener más información, consulte nuestra guía sobre elaborar estrategias eficaces de recursos humanos.
Legislación estatal y local: «ban-the-box», comprobaciones de solvencia crediticia, historial salarial
Más de 37 estados de EE. UU. y más de 150 ciudades y condados cuentan con leyes de «ban-the-box» que restringen los casos en los que los empleadores pueden preguntar por los antecedentes penales. California, Nueva York, Illinois, Colorado y otros estados limitan el uso de la verificación de solvencia crediticia para puestos no financieros. Algunas jurisdicciones prohíben por completo las preguntas sobre el historial salarial.
Una matriz que abarque los 50 estados siempre es mejor que una única política. Consulte nuestro Mejores prácticas en materia de Compliance en el ámbito de los recursos humanos y nuestro Guía comparativa entre días festivos flexibles y días de permiso remunerado para las decisiones políticas de cada estado vecino.
El procedimiento de medidas disciplinarias
Si una verificación de antecedentes da lugar a una decisión de no contratación, la FCRA exige un riguroso proceso de dos pasos: una notificación previa a la decisión desfavorable, que incluya el informe y el «Resumen de derechos» de la FCRA, y, a continuación, una notificación definitiva de la decisión desfavorable una vez finalizado el plazo para presentar reclamaciones. Saltarse cualquiera de estos pasos constituye uno de los incumplimientos normativos más habituales y una de las principales fuentes de riesgo de demandas colectivas.
Los cronogramas documentados y los modelos de notificación constituyen la mejor defensa frente a una demanda colectiva. Consulte nuestra guía sobre despido de un empleado a través de una EOR.
¿Cuáles son las señales de alerta más habituales en una verificación de antecedentes?
Entre los hallazgos más frecuentes se incluyen:
- Condenas penales directamente relacionadas con el puesto
- Los resultados positivos en controles antidopaje, siempre que dichos controles fueran legales,
- Lagunas o incoherencias significativas en el historial laboral
- Títulos y credenciales falsos o imposibles de verificar
- Múltiples infracciones de tráfico relacionadas con la conducción
- Antecedentes crediticios desfavorables para puestos financieros en los que sea lícito comprobarlos
- Referencias negativas de antiguos superiores
- Sanciones o inclusiones en listas de vigilancia en el caso de contrataciones transfronterizas
Cada señal merece una evaluación individualizada antes de tomar medidas. Consulte nuestra Guía de Onboarding de contratistas sobre cómo gestionar las situaciones dudosas durante el Onboarding.
¿La verificación de antecedentes es un proceso que solo se realiza una vez?
Las comprobaciones de antecedentes son cada vez más continuas, en lugar de realizarse una sola vez. Las circunstancias de las personas cambian tras su contratación, y los puestos en los sectores financiero, sanitario, del transporte y de los contratistas públicos suelen requerir nuevas comprobaciones periódicas.
En la actualidad, muchas empresas llevan a cabo revisiones anuales someras, y realizan comprobaciones más exhaustivas cada dos a cinco años o cuando se produce un ascenso a un puesto de responsabilidad. Cada comprobación posterior sigue requiriendo el consentimiento por escrito del candidato.
La supervisión continua se está convirtiendo en la nueva norma para los puestos de alta confianza. Para obtener más información, consulte nuestra guía sobre Gestión de riesgos en la recuperación mejorada de petróleo (EOR).
Cómo elegir un proveedor de servicios de verificación de antecedentes
Tenga en cuenta estos diez criterios:
- Acreditación de la PBSA (Asociación Profesional de Verificación de Antecedentes)
- Compliance documentada de la FCRA y soporte para los procesos de gestión de medidas disciplinarias
- Ajustamiento a la normativa de la EEOC y apoyo personalizado en materia de evaluación
- Integraciones entre el sistema de selección de personal (ATS) y el sistema de información de recursos humanos (HRIS) (Greenhouse, Workday, Lever, BambooHR y otras plataformas similares)
- Paquetes de cheques personalizables por función y sector
- Alta seguridad de los datos (SOC 2 Tipo II, ISO 27001, cumplimiento del RGPD)
- Cobertura mundial con redes de verificación en el propio país
- Plazo de entrega rápido y transparente con visibilidad del SLA
- Asistencia en materia de reclamaciones y experiencia de los candidatos
- Precios con todo incluido sin comisiones ocultas por cada cheque
Evite a los proveedores que se basen exclusivamente en búsquedas de antecedentes penales en bases de datos sin verificación judicial. Las comprobaciones basadas únicamente en bases de datos no detectan los antecedentes recientes o locales y suponen un riesgo en relación con la Ley de Informes de Crédito Justos (FCRA).
Elija el proveedor que mejor se adapte a su perfil de riesgo, no el más barato. Si desea conocer los procesos de selección integrados junto con el Onboarding a través de un Employer of Record, consulte nuestra página de precios y nuestra plataforma de Contractor-of-Record.
Verificación de antecedentes para contrataciones internacionales y a distancia
De los más de 2.000 empleados que hemos incorporado para más de 300 clientes, tanto empresas en fase de crecimiento como grandes empresas, la contratación transfronteriza es el ámbito en el que la mayoría de los empleadores estadounidenses tienen más dificultades a la hora de realizar las comprobaciones de antecedentes.
La normativa varía considerablemente de un país a otro, y los criterios relativos al consentimiento, el alcance y los plazos de respuesta establecidos en el RGPD (UE), la PDPA (Singapur), la LGPD (Brasil) y otros regímenes similares difieren de las normas estadounidenses. Entre los retos más comunes se encuentran:
- En muchas jurisdicciones, es posible que los particulares no puedan acceder a los antecedentes penales.
- Los expedientes académicos suelen requerir redes de verificación en el propio país
- La verificación de la experiencia laboral puede llevar tiempo cuando las empresas en las que se ha trabajado anteriormente son pequeñas o han cerrado
- Las normas relativas al consentimiento, la transferencia de datos y la conservación de los mismos son más estrictas que las previstas en la FCRA
Un socio especializado elimina las dificultades que plantea la contratación internacional a gran escala. Para obtener más información, lea nuestro Guía de estrategia de expansión global, nuestro Guía sobre la remuneración de los empleados internacionales, así como nuestra descripción general sobre cómo encontrar, contratar y gestionar el talento.
Cómo ayuda Wisemonk en la verificación de antecedentes
Wisemonk es un EOR, originario de la India. Ayudamos a contratar, gestionar, pagar e implementar equipos internacionales a través de una plataforma integral que abarca servicios de Employer of Record, gestión de contratistas, gestión de nóminas y pagos a autónomos.
Más de 300 empresas de todo el mundo confían en nosotros para gestionar a más de 2.000 empleados y una nómina mensual superior a los 20 millones de dólares; nos encargamos de la verificación de antecedentes, los procesos de consentimiento conformes con la FCRA, la validación de la formación y la experiencia laboral, la comprobación de antecedentes penales, la verificación de sanciones y la comprobación de credenciales para cada nuevo empleado que incorporamos en el proceso de Onboarding.
Nuestros equipos locales llevan a cabo las verificaciones directamente con universidades, empresas y organismos públicos, por lo que los informes son precisos y contrastables, y no se basan únicamente en bases de datos. Compliance con la FCRA, la EEOC, el RGPD y las normativas regionales en materia de privacidad está integrado en el flujo de trabajo.
Wisemonk cuenta con una valoración de 4,8/5 en G2 y nuestra precios El precio parte de 99 dólares al mes por empleado, sin gastos adicionales por la verificación de antecedentes en la mayoría de los paquetes. También puede consultar las opiniones de nuestros clientes, entre los que se incluyen startups, pymes y empresas en expansión, grandes empresas y agencias de software.
Somos uno de los proveedores de servicios de EOR más sólidos de la India. Conocemos la legislación laboral india, la gestión de nóminas y la Compliance, ya que es en lo que trabajamos a diario, y estamos planificando nuestra expansión a futuros mercados, como Estados Unidos y el Reino Unido.
¿Está listo para contratar con confianza en el extranjero?
Póngase en contacto con nosotros para tratar temas como la realización de comprobaciones de antecedentes, la gestión de Compliance y el Onboarding integral de equipos internacionales.
Preguntas frecuentes
¿Por qué son importantes las comprobaciones de antecedentes para los empleadores?
Las comprobaciones de antecedentes verifican la identidad, las cualificaciones, los antecedentes penales y el historial laboral. Protegen a los empleadores frente a demandas por contratación negligente, violencia en el lugar de trabajo, fraude y daños a la reputación, al tiempo que garantizan el cumplimiento de la FCRA y la EEOC. Alrededor del 95 % de los empleadores estadounidenses las realizan antes de formalizar las ofertas de empleo, lo que las convierte en una práctica habitual para cualquier puesto.
¿En qué consiste una verificación de antecedentes típica?
Una verificación de antecedentes estándar abarca la comprobación de la identidad, los antecedentes penales, el historial laboral, la formación académica, las licencias profesionales, las referencias y, cuando proceda, los informes de solvencia crediticia, los antecedentes de conducción y las pruebas de detección de drogas. En el caso de las contrataciones transfronterizas, también incluye la comprobación de sanciones y las bases de datos penales internacionales. El alcance varía en función del puesto, el sector y la jurisdicción.
¿Están obligados legalmente los empleadores a obtener el consentimiento para realizar comprobaciones de antecedentes?
Sí. La Ley de Informes Crediticios Justos (FCRA) exige a los empleadores que faciliten una notificación por escrito independiente y obtengan la autorización por escrito del candidato antes de realizar una verificación de antecedentes a través de un tercero. El incumplimiento de este proceso de consentimiento en dos fases constituye uno de los motivos más habituales de las demandas colectivas en virtud de la FCRA en Estados Unidos.
¿Hasta cuándo suelen remontarse las comprobaciones de antecedentes?
En virtud de la FCRA, los antecedentes civiles no relacionados con condenas, los embargos fiscales, las quiebras y el historial crediticio pueden figurar en los informes durante siete años. Las condenas penales pueden figurar en los informes de forma indefinida en virtud de la legislación federal, aunque California, Nueva York, Massachusetts y otros estados limitan los antecedentes penales que pueden figurar en los informes a siete años para la mayoría de los puestos.
¿Cuánto tiempo tarda en completarse una verificación de antecedentes?
La mayoría de las comprobaciones de antecedentes previas a la contratación se completan en un plazo de entre dos y cinco días laborables. La verificación de la identidad puede llevar unos minutos, mientras que la verificación de la experiencia laboral y la formación suele tardar entre uno y cuatro días. Los antecedentes penales internacionales o las jurisdicciones con retrasos en los procedimientos judiciales pueden alargar el plazo total hasta dos o incluso cuatro semanas en el caso de contrataciones internacionales complejas.
¿En qué consiste la contratación negligente y cómo ayudan a evitarla las comprobaciones de antecedentes?
La contratación negligente se produce cuando un empresario no actúa con la diligencia debida durante el proceso de selección y, posteriormente, un empleado causa daños a un compañero de trabajo, a un cliente o a un tercero. Una verificación documentada de los antecedentes, especialmente en el caso de puestos que impliquen contacto con el público o acceso a información sensible, constituye la defensa jurídica más sólida frente a las reclamaciones por contratación negligente y retención negligente.
¿Puede un candidato impugnar los resultados de una verificación de antecedentes?
Sí. De conformidad con la FCRA, si una verificación de antecedentes pudiera dar lugar a una decisión de no contratación, la empresa debe entregar una notificación previa a la medida adversa junto con el informe y un resumen de los derechos que establece la FCRA. El candidato dispone de un plazo razonable, normalmente de cinco días laborables, para impugnar cualquier inexactitud antes de que se adopte la medida definitiva.
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