Fristen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Indien 2026: Monatlicher Compliance-Kalender für US-Arbeitgeber

Stellen die Fristen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Indien Ihre Personal- und Finanzteams jeden Monat vor Probleme?

Verwaltung Compliance mit den Lohn- und Gehaltsvorschriften in Indien geht es nicht nur um Lohn- und Gehaltsabrechnung pünktlich. Es ist fünf verschiedene gesetzliche Verpflichtungen jeden Monat, die jeweils bei einer anderen Behörde eingereicht werden und für die jeweils eigene Gesetze zur Lohnsteuer und Sanktionsregelungen gelten. Versäumen Sie die TDS-Einzahlung auch nur um einen Tag, erhebt die Einkommensteuerbehörde Zinsen. Versäumen Sie die EPF-Beiträge zwei Monate lang, setzt die Employees' Provident Fund Organisation Ihr Unternehmen auf eine öffentliche Liste säumiger Arbeitgeber.

Dieser Kalender zur Compliance mit den Lohn- und Gehaltsvorschriften enthält alle Fristen, die Sie im Jahr 2026 einhalten müssen, sowie die jeweiligen Verpflichtungen sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer und die Strafen bei Nichteinhaltung der einzelnen Fristen.

Wann sind in Indien die monatlichen Fristen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung?

Jeden Monat gibt es fünf Fristen, die jeder Arbeitgeber mit Mitarbeitern in Indien beachten muss. Dazu gehören Gehaltszahlungen, Einkommensteuerabzüge, Beiträge zur Vorsorgekasse, Beiträge zur staatlichen Sozialversicherung für Arbeitnehmer sowie die Abführung der Gewerbesteuer.

Zwei Dinge sind hier besonders zu beachten. Erstens gilt für den Monat März eine Sonderregelung: Die von den März-Gehältern einbehaltene TDS muss bis zum 30. April eingezahlt werden, nicht wie üblich bis zum 7. April. Diese Regelung überrascht viele Unternehmen. Zweitens gilt die Gewerbesteuer nur in den Bundesstaaten, die diese erheben. Maharashtra, Karnataka und Westbengalen sind die häufigsten Standorte für die Einstellung von IT-Fachkräften, wobei die Sätze je nach Bundesstaat variieren.

Lesen Sie unseren Leitfaden zu Lohnsteuer in Indien für eine vollständige Aufschlüsselung nach Bundesstaaten.

Einen genauen Überblick darüber, wie sich die Gehaltsstruktur auf diese gesetzlichen Abzüge auswirkt, finden Sie in unserem Gehaltsstruktur in Indien Leitfaden.

Wann sind die vierteljährlichen Abgabefristen für die TDS-Erklärungen für das Geschäftsjahr 2026–27?

Zusätzlich zur monatlichen TDS-Einzahlung müssen Arbeitgeber vierteljährlich das Formular 138 (das gemäß dem Einkommensteuergesetz von 2025 das Formular 24Q ersetzt hat) einreichen. Dabei handelt es sich um die TDS-Erklärung für Löhne und Gehälter, eine Zusammenfassung aller Einkommensteuerbeträge, die im Laufe des Quartals von den Gehältern der Arbeitnehmer einbehalten wurden. Sie ist von der monatlichen Einzahlung getrennt und hat eigene Fälligkeitstermine.

Eine jährliche Verpflichtung, die es zu beachten gilt: Nach Einreichung des Berichts für das 4. Quartal müssen Arbeitgeber jedem Mitarbeiter bis zum 15. Juni des Folgejahres das Formular 130 (das gemäß dem Einkommensteuergesetz von 2025 das Formular 16 ersetzt hat) ausstellen. Das Formular 130 ist die TDS-Bescheinigung, die Mitarbeiter zur Einreichung ihrer persönlichen Einkommensteuererklärung verwenden. Das Versäumen dieser Frist führt bei der Steuererklärung zu Problemen für Ihr gesamtes Team in Indien, und es ist Ihre Pflicht als Arbeitgeber, dies korrekt zu erledigen.

Lesen Sie unseren Leitfaden zu Wie werden Mitarbeiter in Indien bezahlt? Weitere Informationen zur Abwicklung des gesamten Lohn- und Gehaltsabrechnungszyklus.

Wann sind in Indien die jährlichen Fristen für die Einreichung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen?

Das Geschäftsjahr in Indien läuft von April bis März und nicht von Januar bis Dezember. Das bedeutet, dass der Zeitraum von April bis Juni die anspruchsvollste Phase des Jahres in Bezug auf die Compliance ist, da sich die jährlichen gesetzlichen Meldungen zu den üblichen monatlichen Verpflichtungen hinzugesellen. Personal- und Finanzabteilungen, die in Indien die Lohn- und Gehaltsabrechnung verwalten, benötigen für diesen Zeitraum einen speziellen Kalender zur Compliance.

Der Labour Welfare Fund verdient besondere Erwähnung, da US-Arbeitgeber ihn fast immer übersehen. Der LWF ist ein auf Bundesstaatsebene gesetzlich vorgeschriebener Beitrag zur Förderung von Initiativen zum Wohle der Arbeitnehmer; er gilt unter anderem in Bundesstaaten wie Maharashtra, Karnataka, Andhra Pradesh und Tamil Nadu. Die Beitragshöhen und Fälligkeitstermine variieren von Bundesstaat zu Bundesstaat. In einigen Bundesstaaten wird der Beitrag halbjährlich erhoben, in anderen jährlich. Wenn Ihr Team in Indien über mehrere Bundesstaaten verteilt ist, müssen Sie mehrere LWF-Fristen im Rahmen der jeweils geltenden Labour Welfare Fund Acts im Auge behalten.

Das Gesetz über die Auszahlung von Bonuszahlungen gilt für Unternehmen mit 20 oder mehr Beschäftigten. Berechtigte Mitarbeiter, deren Einkommen unterhalb der Schwelle liegt, haben Anspruch auf eine gesetzliche Prämie in Höhe von mindestens 8,33 % des Gehalts, und die jährliche Erklärung muss innerhalb von acht Monaten nach Abschluss des Geschäftsjahres eingereicht werden, also bis zum 30. November für das Geschäftsjahr 2025/26.

Welche Strafen drohen bei Nichteinhaltung der Fristen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Indien?

Die indischen Vorschriften zur Lohnabrechnung sind nicht nachsichtig. Verzugszinsen auf gesetzlich vorgeschriebene Zahlungen fallen ab dem ersten Tag des Zahlungsverzugs an. Es gibt keine Nachfrist, und bei anhaltenden Verzögerungen gehen die Konsequenzen weit über finanzielle Strafen hinaus.

Die vom EPF gemäß dem „Employees Provident Funds and Miscellaneous Provisions Act“ verhängten Strafen beschränken sich nicht nur auf Zinsen. Die EPFO kann je nach Dauer des Zahlungsverzugs zusätzliche Strafschadensersatzzahlungen in Höhe von 5 % bis 25 % der ausstehenden Beträge erheben, und bei anhaltenden Zahlungsausfällen kann sie die Bankkonten des Unternehmens pfänden. Die EPFO führt zudem eine öffentliche Liste säumiger Arbeitgeber; sobald Ihr Unternehmen darauf steht, wird die Anwerbung von Spitzenkräften in Indien erheblich erschwert.

Was die Quellensteuer (TDS) betrifft, so stellt die Nichtabführung der TDS nach Abzug gemäß dem Einkommensteuergesetz von 2025 nicht nur einen finanziellen Verstoß dar, sondern auch eine Straftat. Geschäftsführer und Lohnbuchhalter müssen bei vorsätzlichen Verstößen mit strafrechtlicher Verfolgung rechnen. Häufige Fehler bei der Compliance mit den Lohnbuchhaltungsvorschriften, wie etwa die Behandlung der TDS-Frist als bloße Richtlinie, sind genau jene Fehler, die nachträgliche Prüfungen und Strafen nach sich ziehen, die sich über Monate hinweg summieren.

Möchten Sie nie wieder an die Frist für die Gehaltsabrechnung in Indien denken müssen?

Wisemonk erfasst jeden einzelnen davon für Sie – jeden Monat.

Sprechen Sie mit unseren Experten →

Welche Lohnunterlagen müssen US-Arbeitgeber aufbewahren?

Die Dokumentation der Lohn- und Gehaltsabrechnung in Indien ist gemäß den sich weiterentwickelnden Arbeitsgesetzen eine gesetzliche Verpflichtung und nicht nur eine bewährte Praxis. Die im November 2025 in Kraft getretenen Arbeitsgesetze schreiben nun digitale Lohn- und Gehaltsunterlagen vor; physische gesetzliche Register allein reichen nicht mehr aus. Auch für die Speicherung und den Zugriff auf Lohn- und Gehaltsdaten gelten strenge Datenschutzgesetze.

Gemäß dem Arbeitsgesetzbuch von 2025 müssen für eine ordnungsgemäße Lohnbuchführung die folgenden Unterlagen mindestens sieben Jahre lang aufbewahrt werden:

• Lohn- und Gehaltslisten sowie Unterlagen zur Gehaltsstruktur für jeden Mitarbeiter
• Monatliche Gehaltsabrechnungen, aus denen alle Lohnabzüge und gesetzlichen Beiträge hervorgehen
• Gesetzlich vorgeschriebene Zahlungsbescheide für EPF, ESI, TDS und Gewerbesteuer
• Quartalsmeldungen auf Formular 138 und TDS-Bescheinigungen auf Formular 130
• Zahlungsbelege und Empfangsbestätigungen für EPF- und ESI-Zahlungen
• Anwesenheitsaufzeichnungen und Berechnung von Überstundenzuschlägen
• Gesetzlich vorgeschriebene Register gemäß dem geltenden Gesetz über Geschäfte und Betriebe

Regelmäßige Lohn- und Gehaltsabrechnungsprüfungen sind das beste Instrument zur Compliance und zur Risikominimierung, das internationalen Arbeitgebern zur Verfügung steht. Nach unserer Erfahrung aus der Unterstützung von über 300 globalen Unternehmen bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung in Indien sind die Unternehmen, die bei behördlichen Prüfungen auffallen, fast immer diejenigen, die für die Lohn- und Gehaltsberechnungen Tabellenkalkulationen anstelle von geeigneten Lohn- und Gehaltsabrechnungssystemen oder -software verwenden. Passen Sie Ihre Lohnabrechnungssysteme jetzt an: Automatische Erinnerungen, integrierte Compliance-Kalender und die digitale Speicherung von Unterlagen bilden die Grundlage für die Verwaltung der Lohnabrechnung in Indien aus dem Ausland.

Eine umfassende Übersicht darüber, was für eine vorschriftsmäßige Lohn- und Gehaltsabrechnung in Indien erforderlich ist, finden Sie in unserem Leitfaden unter Compliance mit den Lohn- und Gehaltsvorschriften in Indien.

Erfüllen Sie die indischen Lohn- und Gehalts-Compliance-Vorschriften mit Wisemonk EOR

Wisemonk ist ein bewährter Employer of Record und Contractor of Record in IndienWir unterstützen über 300 internationale Unternehmen dabei, die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten, ihre Teams pünktlich zu bezahlen und keine gesetzlichen Fristen zu versäumen. Wir haben Gehaltsabrechnungen im Wert von über 20 Millionen US-Dollar für mehr als 2.000 Mitarbeiter in allen 28 indischen Bundesstaaten und 8 Unionsterritorien abgewickelt. Wir verfügen über eine Bewertung von 4,8/5 auf G2, basierend auf mehr als 261 verifizierten Bewertungen, und sind SOC 2- sowie ISO-zertifiziert.

Nach unserer Erfahrung die Lohn- und Gehaltsabrechnung für Hunderte von internationalen Unternehmen… bei Compliance-Prüfungen am stärksten ins Visier geraten diejenigen, die Fristen manuell verwalten. Unsere Plattform wurde entwickelt, um sicherzustellen, dass dies Ihrem Team niemals passiert.

So helfen wir Ihnen:

• EOR für 99 $ pro Mitarbeiter und Monat. Es ist keine indische Gesellschaft erforderlich. Wir werden zum rechtlichen Arbeitgeber, kümmern uns um alle monatlichen, vierteljährlichen und jährlichen Meldungen und zahlen die Gehälter in INR bis zum 7. des Monats aus. Die TDS-Meldung erfolgt gemäß Abschnitt 392(1). Formular 138 wird vierteljährlich eingereicht. Formular 130 wird jährlich bis zum 15. Juni eingereicht. Sie senden eine Rechnung.
• Lohn- und Gehaltsabrechnung im Verwaltungsservice für 49 $ pro Mitarbeiter und Monat. Sie verfügen bereits über eine lokale Niederlassung? Wir übernehmen für Sie den gesamten Lohnabrechnungszyklus, alle gesetzlich vorgeschriebenen Abgaben, die Einreichung von Compliance-Unterlagen sowie die Buchführung in jedem Bundesstaat, in dem Ihr Team tätig ist.
• Zahlungen an Auftragnehmer ab 19 $ pro Monat. Vorschriftsmäßige Einstufung von Auftragnehmern, Abwicklung von TDS, Rechnungsstellung und INR-Auszahlungen – so müssen Sie sich keine Sorgen um das Risiko einer falschen Einstufung machen.
• Zahlungen an Lieferanten. Verwalten und bezahlen Sie indische Lieferanten auf derselben Plattform, auf der Sie auch die Gehaltsabrechnung durchführen. Eine Rechnung, vollständige Transparenz, lückenlose Compliance.
• Automatisierung des Compliance-Kalenders. Unsere Plattform erfasst alle monatlichen, vierteljährlichen und jährlichen Fristen an all Ihren Standorten in Indien. TDS bis zum 7., EPF bis zum 15., ESI bis zum 15., Formular 138 vierteljährlich, Formular 130 bis zum 15. Juni. Automatische Erinnerungen und Einreichungen, damit keine Frist jemals manuell in Ihren Kalender eingetragen werden muss.
• Bereit für das Einkommensteuergesetz 2025.Als das neue Gesetz am 1. April 2026 in Kraft trat, hat unser System alle Paragraphencodes, Formularverweise und Einreichungsabläufe automatisch aktualisiert. Unsere Kunden mussten sich um nichts kümmern.
• Digitale Aktenführung. Wir bewahren alle Lohnunterlagen, gesetzlich vorgeschriebenen Zahlungsbelege, Gehaltsabrechnungen und Steuererklärungen sieben Jahre lang in digitaler Form auf, sodass sie jederzeit für eine Prüfung bereitstehen.
• Engagierter Personalmanager. Jeder Kunde erhält einen festen Ansprechpartner für das Onboarding, Mitarbeiteranfragen, Sozialleistungen und Fragen zur Gehaltsabrechnung. Keine Ticket-Warteschlangen, keine Chatbots.
• Personalbeschaffung und Einrichtung des GCC. Wir suchen, prüfen und führen Fachkräfte in den wichtigsten Städten Indiens durch Onboarding ein. Wenn Sie bereit sind zu expandieren, richten wir für Sie Global Capability Centers von A bis Z ein.

Unsere Plattform nutzt KI-gestützte Abwicklung, um Compliance-Verstöße zu erkennen, bevor sie das Portal erreichen. Wisemonk rechnet USD in INR mit einem Wechselkursaufschlag von unter 0,6 % um. Die meisten US-Banken berechnen 3 bis 5 %.

Sprechen Sie noch heute mit unseren Experten für Lohn- und Gehaltsabrechnung in Indien.

Kundenbewertung/Feedback zu Wisemonk:

„Ich schätze die Lohnabrechnungsfunktion sehr, mit der ich meine Mitarbeiter problemlos und fehlerfrei bezahlen kann. Innerhalb weniger Sekunden habe ich einen Überblick über die für alle Auszahlungen erstellten Rechnungen.“ - Mithun V. Mittelstand Lesen Sie die vollständige Bewertung auf G2 →

„Wisemonk hat erfolgreich hochqualifizierte Kandidaten vermittelt, was den Kunden beeindruckt hat. Das Team reagiert über Slack schnell auf die Wünsche und Änderungswünsche des Kunden. Außerdem arbeitet das Team über einen Rekrutierungs-Tracker in Google Sheets zusammen. Wisemonk kommuniziert per E-Mail und in virtuellen Besprechungen.“ - Dan Sampson Leiter der Entwicklungsabteilung, Cobu Lesen Sie die vollständige Bewertung auf Clutch →