Nómina de un trabajador autónomo: Guía sobre el formulario 1099 + plantilla

¿Reciben los autónomos nóminas? Es la primera pregunta que se plantean la mayoría de los autónomos y los fundadores que los contratan, y la respuesta sorprende a ambas partes.

En esta guía se explica qué es una nómina de un contratista independiente, qué datos debe incluir, cómo elaborarla, dónde puede obtener una plantilla gratuita y en qué se diferencia de la nómina de un empleado, de una factura y de la nómina de un contratista.

¿Quién se considera un trabajador autónomo? ¿Reciben nóminas?

Un contratista independiente es una persona que trabaja por cuenta propia y que presta servicios a un cliente en virtud de un contrato, en lugar de hacerlo como empleado, y que tiene control sobre cómo y cuándo se realiza el trabajo. No recibe nóminas de los clientes, como ocurre con los empleados que presentan el formulario W-2. En su lugar, elabora sus propias nóminas para documentar cada pago.

Los trabajadores autónomos abarcan desde desarrolladores de software y diseñadores hasta consultores, escritores y trabajadores por encargo. Dado que ningún empleador se encarga de gestionar su nómina, no se emiten nóminas automáticas, no se retienen impuestos ni se facilitan resúmenes de prestaciones.

El contratista es responsable de llevar un control de sus ingresos, de apartar el importe correspondiente a los impuestos y de llevar la contabilidad, una situación que el IRS detalla en su definición de un contratista independiente.

Un recibo de nómina 1099 elaborado por uno mismo cubre esa carencia; si el término en sí le resulta nuevo, consulte nuestra guía explicativa sobre qué es un contratista 1099 aborda los aspectos básicos. Y si no tiene claro si un trabajador es un autónomo o un empleado, puede consultar la prueba completa en nuestra guía sobre Trabajador autónomo frente a empleado.

En resumen, la nómina la elabora usted mismo, lo que plantea la siguiente pregunta obvia: ¿qué es realmente una nómina?

¿Qué es una nómina de un trabajador autónomo?

Una nómina de un contratista independiente es un documento que usted mismo elabora y en el que se recoge lo que un cliente le ha pagado por un proyecto concreto o un periodo de pago específico. También se conoce como nómina 1099, nómina de contratista o nómina de trabajador autónomo. A diferencia de la nómina de un empleado, se centra en el salario bruto, sin tener en cuenta las retenciones fiscales.

El «1099» proviene del formulario 1099-NEC, el formulario fiscal que utilizan los clientes para declarar sus ingresos anuales al IRS. Una nómina de autónomo recoge una transacción de pago en un formato claro y reconocible. No incluye impuestos retenidos por el empleador, ni deducciones de la Seguridad Social o de Medicare, ni partidas correspondientes a prestaciones, lo cual es justo lo contrario de lo que ocurre en el caso de un asalariado Empleado con formulario W-2.

La cantidad que figura en el talón suele ser la misma que se ingresa en su cuenta bancaria. Si desea conocer las diferencias entre trabajar por cuenta propia y estar en nómina, lea nuestro análisis detallado de La condición de autónomo frente a la de contratista independiente.

Una vez aclarada la definición, lo siguiente que se preguntan los fundadores es si la ley obliga a alguien a emitir uno.

¿Es obligatorio por ley presentar un recibo de pago 1099?

No existe ninguna ley federal que obligue a un cliente o a un contratista a emitir un recibo de pago por trabajos sujetos al formulario 1099. No hay ninguna disposición de la Ley de Normas Laborales Justas ni ninguna norma del IRS que lo exija. Lo que sí exige el IRS es algo distinto: cualquier empresa que pague a un contratista 600 dólares o más al año debe presentar el formulario 1099-NEC y enviar una copia al contratista antes del 31 de enero del año siguiente. Esa obligación de informar no es lo mismo que una nómina.

Unos pocos estados establecen normas de documentación para los contratistas, que trataremos más adelante; sin embargo, fuera de esos casos, un recibo de nómina es más una cuestión de comodidad que una obligación legal. Es una comodidad que merece la pena, ya que solo lleva unos minutos y facilita enormemente la declaración de la renta, las solicitudes de préstamo y la resolución de litigios.

Las empresas no están obligadas legalmente a entregar un recibo a los contratistas, aunque muchas lo hacen; si gestiona pagos a gran escala, nuestro pagos a los contratistas Este resumen muestra cómo unos antecedentes limpios protegen a ambas partes.

Así pues, considere el recibo de nómina como una medida de buena gestión, más que como una obligación, y las ventajas le resultarán evidentes en cuanto comprenda por qué los contratistas los conservan.

¿Por qué debe conservar las nóminas de los trabajadores autónomos?

Conservar las nóminas proporciona a los autónomos el historial documental que, normalmente, ofrecería el departamento de nóminas de una empresa. Unos registros sólidos permiten presentar la declaración de la renta con precisión, acreditar los ingresos al solicitar un crédito, resolver rápidamente las disputas sobre pagos y demostrar un historial de ingresos estable. Para las empresas que pagan a los autónomos, esos mismos registros simplifican las auditorías y la elaboración de presupuestos.

He aquí por qué merece la pena llevar un registro sistemático:

• Justificante de ingresos: Las entidades crediticias, los propietarios y los gestores de préstamos aceptan las nóminas generadas por uno mismo como prueba de ingresos, sobre todo si se acompañan de extractos bancarios y declaraciones de la renta de años anteriores. Una serie constante de nóminas indica estabilidad en los ingresos, al igual que lo hace la nómina de un empleado, lo cual es importante a la hora de solicitar hipotecas, alquileres, préstamos para la compra de vehículos y líneas de crédito.
• Presentación correcta de la declaración de impuestos: Las nóminas le permiten realizar un seguimiento de los ingresos brutos y los impuestos estimados a lo largo del año, para luego cotejarlos con los formularios 1099-NEC que los clientes envían en enero. Detectar a tiempo cualquier discrepancia evita las sanciones por pago insuficiente y el escrutinio del IRS.
• Resolución de litigios: Si un cliente cuestiona un importe o una fecha, un resguardo fechado vinculado a una factura resuelve el asunto rápidamente y mantiene una relación transparente. Lo mismo se aplica cuando gestiona pagos a autónomos a varias personas a la vez.
• Transparencia financiera y gestión: Los recibos bien organizados proporcionan a ambas partes un registro claro de los pagos, facilitan la elaboración de presupuestos y simplifican la contabilidad de fin de año para los contratistas que no cuentan con un equipo de nóminas que les respalde.

Un recibo de nómina 1099 sirve como prueba de ingresos, ya que muestra los ingresos recientes y verificables por período de pago, además de los totales acumulados en lo que va de año, que son precisamente las cifras que utilizan los evaluadores de riesgos para confirmar la estabilidad de los ingresos. Asimismo, aporta detalles que un extracto bancario por sí solo no ofrece, como el servicio prestado y el cliente que le paga.

En pocas palabras, un buen resumen es lo que marca la diferencia entre demostrar sus ingresos en cuestión de segundos y tener que reconstruirlos bajo presión.

¿Cómo es una nómina de un trabajador autónomo?

Una nómina 1099 es más sencilla que la de un empleado. No incluye líneas de retenciones, ni deducciones por prestaciones, ni aportaciones a planes de jubilación gestionadas por un empresa de gestión de nóminas. Suele ser un documento de una página que incluye un bloque de identificación en la parte superior, una tabla de servicios e ingresos en la parte central y un resumen de totales en la parte inferior.

Este modelo tiene carácter meramente informativo. No es un documento legal y no sustituye a las facturas, al formulario 1099-NEC ni a los registros contables que se requieren para la presentación de su declaración de impuestos.

Teniendo en cuenta la estructura del documento, el siguiente paso consiste en determinar qué campos son los más importantes.

¿Cuáles son los elementos fundamentales de una nómina de un trabajador autónomo?

Tras haber gestionado el Onboarding a nivel mundial de Wisemonk Tras analizar más de 300 empresas, hemos constatado que hay tres o cuatro campos que revisten mayor importancia cuando se examina una nómina: el número de identificación fiscal (EIN) del cliente, el período de pago, el importe bruto y el total acumulado del año. El resto de campos sirven de complemento a estos. Una nómina completa de un trabajador autónomo debe incluir los siguientes campos.

• Datos del contratista: Nombre completo legal, razón social (si la hubiera), dirección postal y número de identificación fiscal. Utilice un EIN siempre que sea posible; si tiene que utilizar un SSN, oculte todos los dígitos excepto los cuatro últimos.
• Información del cliente (fundamental): La denominación social, la dirección y el número de identificación fiscal (EIN) de la empresa. Esto es lo que permite que el resguardo sea verificable para una entidad crediticia.
• Período de pago: Las fechas de inicio y finalización de los trabajos objeto de la factura, tal y como figuran en la misma.
• Fecha de pago: La fecha en la que el dinero se abonó efectivamente en su cuenta.
• Descripción de los servicios: Un resumen concreto del trabajo, como el proyecto, el resultado o las horas.
• Salario: Tarifa por hora en función de las horas trabajadas, o una tarifa fija por proyecto.
• Salario bruto: Beneficios totales antes de cualquier ajuste.
• Deducciones y reembolsos: Cualquier comisión de la plataforma, gasto, bonificación o ajuste contractual, detallados con claridad.
• Salario neto: El importe final recibido, que suele equivaler al importe bruto en el caso de los contratistas.
• Totales acumulados en lo que va de año (YTD) (fundamentales): El total acumulado de lo que ese cliente le ha pagado este año, dato imprescindible para la declaración de la renta y la verificación de ingresos.
• Referencia de la factura y de la orden de compra: El número de factura, así como la referencia de la orden de compra —si el cliente la utiliza—, vinculan el talón a la contratación.
• Opcional, pero útil: Forma de pago (transferencia bancaria, ACH, PayPal, Stripe), el logotipo de la empresa y una breve nota indicando que no se han retenido impuestos.

Si se encarga de esto para un grupo de personas en lugar de para usted mismo, nuestro Contractor of Record Este servicio garantiza que estos campos sean coherentes en cada pago. Si rellena correctamente estos campos, el comprobante será válido ante cualquier entidad crediticia o auditor que lo revise.

¿Qué términos de la nómina debe conocer?

Hay algunos términos que aparecen en casi todas las nóminas de los autónomos, y conocerlos le permite mantener sus registros con precisión. Los cuatro más importantes son el salario bruto, el salario neto, los totales acumulados del año y las partidas fiscales que no se rigen por las mismas normas que las de los empleados. También puede consultar definiciones en lenguaje sencillo de cualquiera de estos términos en nuestra Glosario de RR. HH..

• Salario bruto: El importe total facturado y abonado antes de cualquier ajuste.
• Salario neto: La cantidad que ha recibido realmente. En la mayoría de los casos relacionados con el formulario 1099, esta cantidad equivale al importe bruto, ya que no se retiene nada.
• Desde principios de año (YTD): Sus ingresos acumulados procedentes de un cliente durante el año natural, la cifra que los prestamistas consultan en primer lugar y la que debe cotejar con el formulario 1099-NEC.
• «Retenciones» fiscales: En una nómina de contratista, el cliente no retiene nada. Usted mismo debe apartar dinero para el pago trimestral de los impuestos estimados. Si anota una estimación en la nómina, indíquelo claramente como «solo a efectos de control, no retenido».
• Impuesto sobre el trabajo por cuenta propia: La cotización conjunta a la Seguridad Social y a Medicare que abona íntegramente un contratista, que actualmente asciende al 15,3 %, se detalla a continuación.

Una vez que estos términos se le hayan interiorizado, la creación del esbozo en sí es, en su mayor parte, un proceso mecánico.

¿Cómo se elabora una nómina para un trabajador autónomo?

Según nuestra experiencia en la gestión de más de 20 millones de dólares en nóminas en Wisemonk, la forma en que configure su primera nómina determinará si la temporada de declaración de impuestos le lleva treinta minutos o treinta horas.

El proceso es muy sencillo: elija un formato, recopile los datos necesarios, establezca las fechas con precisión, describa el trabajo de forma detallada, organice los ingresos por orden, añada los totales acumulados en lo que va de año y, a continuación, revise el documento y guárdelo en formato PDF. Asegúrese de que los datos sean correctos antes de empezar a rellenar la plantilla.

Paso 1: Elija el formato en función del volumen de clientes

Si factura a entre 1 y 5 clientes al año, basta con una plantilla manual de Google Sheets o Excel. Si tiene entre 5 y 15 clientes, una plataforma de facturación sencilla le ahorrará tiempo. Si tiene más de 15, utilice un programa de contabilidad o externalice la gestión de los colaboradores. En la siguiente sección se analizan todas estas opciones.

Paso 2: Recopile primero la información necesaria

Reúna su nombre legal, la razón social, la dirección y el número de identificación fiscal; el nombre del cliente, su EIN y su dirección; el contrato firmado o la memoria de trabajo; el número de factura; la confirmación de pago del banco o del proveedor de servicios de pago; su total acumulado en lo que va de año para ese cliente; y cualquier reembolso o comisión. Mantenga una carpeta por cada cliente.

Paso 3: Defina con precisión el plazo y la fecha de pago

Haga coincidir exactamente el periodo de pago que figura en el recibo con el periodo de la factura. Fije la fecha de pago en el día en que se haya abonado el importe, no en el día en que el cliente haya indicado que lo pagó. Las entidades crediticias cotejan estos datos con los registros de ingresos, y una discrepancia de tan solo un día genera una duda que deberá aclarar.

Paso 4: Describa los servicios como si los estuviera leyendo un auditor

Sustituya «servicios prestados» por algo concreto, como «Asesoramiento estratégico, 25 horas a 200 dólares la hora, según el pliego de condiciones de fecha 14 de septiembre de 2025». De este modo, cada cifra tendrá una referencia, que es precisamente lo que desea ver un asegurador.

Paso 5: Introduzca los ingresos en el orden correcto

Indique primero el importe bruto, a continuación los ingresos adicionales o reembolsos, después las deducciones y, por último, el importe final abonado. Si el importe bruto y el neto coinciden, es algo habitual en los trabajos con formulario 1099; las líneas sirven simplemente para que el cálculo quede claro. Nunca califique una cifra de impuestos estimados como «retenida».

Paso 6: Sumar los totales acumulados del año y realizar la conciliación

Los totales acumulados del año hasta la fecha le permiten cotejar los pagos de cada cliente con el formulario 1099-NEC que emiten en enero. Detecte cualquier discrepancia en ese momento, y no en abril. Tres nóminas consecutivas que reflejen unos ingresos acumulados del año hasta la fecha estables tienen más peso para una entidad crediticia que cualquier dato puntual.

Paso 7: Revise el texto, guárdelo y archívelo

Compruebe ambos números de identificación fiscal, la fecha de pago comparándola con su extracto bancario, los importes brutos y netos hasta el céntimo, y la ortografía de ambos nombres legales. Guárdelo en formato PDF, no como archivo editable, utilizando un nombre coherente como AAAA-MM_nombredelcliente_stub.pdf, y consérvelo durante siete años.

En cuanto a la periodicidad, no existe una regla sobre la frecuencia con la que debe crearse un borrador. Genere uno cada vez que reciba un pago, ya sea semanalmente, quincenalmente, dos veces al mes, mensualmente o por proyecto, y adáptelo a su ritmo de facturación.

Crear el asiento contable el mismo día en que se liquida el pago es el único hábito que permite mantener los registros al día. Si prefiere no encargarse de ello usted mismo, nuestro calculadora de salario y el resto de nuestro herramientas gratuitas nos encargamos de los cálculos por usted. Siga estos pasos una sola vez y, a partir de entonces, cada nuevo esbozo le llevará solo unos minutos.

¿Dónde puede conseguir una plantilla o un generador gratuito de nóminas?

Dispone de tres formas prácticas de elaborar una nómina de autónomo: una plantilla manual gratuita, un generador de nóminas en línea o un programa de contabilidad. La elección adecuada depende del número de clientes a los que facture y de la frecuencia con la que necesite una nómina. Cada una de estas opciones genera el mismo documento reconocible; la diferencia radica en el grado de automatización de los cálculos y el formato.

• Plantilla gratuita para el manual (Hojas de cálculo de Google o Excel): Ideal para entre 1 y 5 clientes al año. Le ofrece un control total y no tiene ningún coste. Una buena plantilla para contratistas incluye espacio para los datos de la empresa y del contratista, referencias de facturas y órdenes de compra, una tabla de ingresos por partida con tarifa y horas, un campo para deducciones y una columna con el total acumulado del año.
• Generador de nóminas en línea: Un generador crea una nómina provisional en un par de minutos y gestiona automáticamente los cálculos de fechas, las notas fiscales y los totales acumulados del año. Estos servicios son adecuados para necesidades puntuales y ocasionales. Muchos ofrecen la primera nómina provisional de forma gratuita y, a continuación, cobran unos pocos dólares por cada nómina adicional, lo que resulta caro si se generan docenas al año.
• Software de contabilidad: Herramientas como QuickBooks Self-Employed, FreshBooks o Wave generan recibos a partir de los ingresos que ya ha introducido. Las funciones integradas de gestión de fechas y de impuestos se amortizan por sí solas si gestiona gestión de nóminas o pagos a los contratistas en numerosos clientes con periodicidad regular. Si desea consultar guías más detalladas sobre cómo gestionar la remuneración de un equipo distribuido, puede consultar nuestro guías y manuales prácticos.

Sea cual sea la opción que elija, el documento debería tener el mismo aspecto para cualquier persona que lo revise.

¿Cómo se crea una plantilla de nómina que sea fiable?

Una plantilla fiable convierte los datos introducidos en un borrador que nunca falla en las comprobaciones de las entidades crediticias o los auditores. Hay dos reglas de diseño que se encargan de la mayor parte del trabajo: separar los campos estáticos (el nombre de su empresa, el NIF, la lista de clientes) de los campos dinámicos (fechas, importes, servicios), y calcular cualquier cifra que se pueda derivar en lugar de introducirla manualmente. De este modo se evitan los errores tipográficos y se garantiza la coherencia de todos los resguardos.

En el caso de una plantilla de Google Sheets, organícelo de arriba abajo: una fila de título, un bloque de identificación con los datos del cliente y del contratista, una fila con el periodo de pago, una tabla de servicios con la descripción, la tarifa, horas y el importe; a continuación, el total bruto, los reembolsos, las deducciones, el importe final y una línea con el acumulado del año, y termine con una breve nota sobre el cumplimiento de la normativa fiscal. Mantenga un ancho de entre 6 y 7 columnas para que se imprima en una sola página.

Hay cuatro fórmulas que automatizan los cálculos: multiplicar la tarifa por las horas de cada partida, sumar las partidas para obtener el importe bruto, sumar el importe bruto a los reembolsos y restar las deducciones para obtener el importe final, y mantener el total acumulado del año (YTD) de forma manual, de modo que tenga que consultar el recibo anterior cada vez.

Formatee las columnas de dólares con dos decimales, resalte en negrita las filas «bruto» y «final», utilice una única fuente neutra y configure el área de impresión en una página. Añada validación de datos para que las fechas sean válidas y la fecha de pago sea igual o posterior al cierre del periodo.

Antes de darlo por bueno, pruebe con un ejemplo concreto (por ejemplo, 100 $ por 10 horas, más un reembolso de 50 $, menos una comisión de 25 $, lo que debería dar un total de 1.025 $) y exporte un PDF de prueba para confirmar que no se recorta nada en el móvil.

Para comparar cuánto le cuesta realmente un pago, puede consultar nuestra calculadora de costes de personal y el Calculadora de EOR frente a entidad.

Si lo diseña siguiendo esas reglas desde el principio, resultará difícil crear un esbozo defectuoso por error.

¿En qué se diferencia una nómina 1099 de la nómina de un empleado?

Un talón del formulario 1099 y un talón de nómina de un empleado tienen un aspecto similar, pero cumplen fines fiscales distintos. La diferencia fundamental radica en quién se encarga de los impuestos. Un empleador retiene los impuestos federales, estatales, de la Seguridad Social y de Medicare del salario de un empleado y los declara en un formulario W-2. Un contratista recibe el importe íntegro sin ninguna retención, se encarga de sus propios impuestos y realiza la conciliación con un formulario 1099-NEC.

A los empleados se les retienen los impuestos automáticamente. Los autónomos pagan impuestos estimados trimestralmente y, además del impuesto sobre la renta habitual, deben abonar el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. Para obtener más información sobre los trámites administrativos, puede consultar la comparación de los formularios en nuestra guía sobre Formulario W-9 frente al formulario W-2, y qué se considera un Empleado con formulario W-2.

Conocer este desglose es lo que garantiza la exactitud de su planificación fiscal y de su nómina.

¿En qué se diferencia una nómina de un contratista de una factura y de la nómina de la empresa?

Una nómina, una factura y la «gestión de nóminas de autónomos» son tres conceptos distintos. Una factura es una solicitud de pago que se envía antes de recibir el pago. Una nómina es un registro del pago que se elabora una vez que se ha transferido el dinero. La gestión de nóminas de autónomos es el proceso más amplio que utiliza una empresa para pagar a numerosos autónomos, emitir formularios y cumplir con la normativa.

Una factura indica: «Esto es lo que he hecho y lo que me debe». Un recibo de pago indica: «Esto se pagó, en esta fecha, por este trabajo», y añade sus totales acumulados en lo que va de año. Las entidades crediticias y los auditores quieren ambos documentos, además del extracto bancario que muestre los movimientos de dinero.

La regla general es la siguiente: primero emita la factura, reciba el pago y, a continuación, genere la nómina el mismo día en que se haga efectivo el pago. Si desea conocer el proceso completo de principio a fin, puede consultarlo en nuestra guía sobre Cómo contratar y pagar a los contratistas.

En el ámbito empresarial, la gestión de nóminas de los contratistas se refiere a la forma en que una empresa gestiona los pagos a múltiples contratistas y a los registros que acreditan el Compliance, lo cual constituye una tarea más amplia de la que se encarga un Agent of Record que cualquier otro fragmento.

Guarde los tres documentos en su archivo y su historial de ingresos quedará totalmente contrastado.

¿Cómo funcionan los impuestos y las cotizaciones por cuenta propia para los contratistas?

Los autónomos pagan sus propios impuestos, ya que los clientes no retienen nada. Usted debe pagar el impuesto sobre la renta habitual, además de impuesto sobre el trabajo por cuenta propia del 15,3 %, que asciende al 12,4 % para la Seguridad Social y al 2,9 % para Medicare, es decir, la parte combinada que normalmente correspondería al empresario y al trabajador. Usted mismo debe abonarla en cuotas trimestrales.

Haga pagos estimados de impuestos mediante el formulario 1040-ES, cuyo plazo de presentación suele ser el 15 de abril, el 15 de junio, el 15 de septiembre y el 15 de enero. Una práctica habitual consiste en apartar aproximadamente entre el 25 % y el 30 % de cada pago en una cuenta separada para que nunca se quede sin fondos a la hora de pagar la factura, y luego conciliar los importes en el formulario 1040 con el anexo C al final del año. El IRS Centro de impuestos para autónomos en él se detallan todas estas obligaciones, y además sus cotizaciones como trabajador autónomo contribuyen a la acumulación de sus futuras prestaciones de la Seguridad Social y de Medicare.

En el ámbito empresarial, la gestión de los pagos a los contratistas difiere de la gestión de las nóminas de los empleados. No se retiene el impuesto sobre la renta, ni las cotizaciones a la Seguridad Social, ni las de Medicare.

Su obligación consiste en abonar la cantidad acordada, llevar un registro preciso y emitir el formulario 1099-NEC a cualquier contratista al que se le haya pagado 600 dólares o más, enviándolo tanto a la Agencia Tributaria (IRS) como al contratista antes del 31 de enero.

El formulario 1099-NEC recoge el total anual, pero no los datos detallados de cada pago, y precisamente por eso es importante disponer de nóminas detalladas por pago para realizar una conciliación correcta.

Lleve un control de estas obligaciones en cada nómina y la temporada de la declaración de la renta no le deparará sorpresas.

¿Es obligatorio presentar nóminas para los contratistas con formulario 1099 en algún estado de EE. UU.?

En el caso de los auténticos trabajadores autónomos, la mayoría de los estados no exigen nóminas. Algunos establecen normas que conviene conocer si contrata a personal o trabaja en más de un estado. El mayor riesgo en estos estados suele ser la clasificación del trabajador, más que la propia nómina, por lo que es más importante que la situación laboral sea la correcta que el documento en sí.

• California cuenta con normas de clasificación estrictas en virtud de La ley AB5 y la prueba ABC. No es obligatorio entregar nóminas a los auténticos autónomos, pero los trabajadores clasificados erróneamente tienen derecho a recibir declaraciones salariales detalladas en virtud de Artículo 226 del Código Laboral.
• Nueva York exige contratos por escrito con condiciones de pago para la mayor parte de los trabajos por cuenta propia en el marco de la Ley «El trabajo autónomo no es gratis», que se extendió a todo el estado en 2024. El contrato cumple una función similar a la de una nómina.
• Illinois, Washington, y Massachusetts tienen sus propias normas de clasificación y, en algunos casos, exigen declaraciones de ingresos por escrito.

Si contrata a trabajadores autónomos en varios estados, consulte al departamento de trabajo correspondiente de cada estado y pida consejo a un experto sobre su situación concreta. Elaborar su propia nómina, en cualquier caso, no le supone ningún coste y le ofrece cobertura en todas partes, lo que la convierte en la opción más segura en todos los estados. Esta información tiene carácter orientativo y no constituye asesoramiento jurídico.

¿Qué errores habituales debe evitar en una nómina?

Entre los más de 2.000 empleados y colaboradores que hemos incorporado en el proceso de Onboarding de Wisemonk, seguimos observando siempre los mismos errores en las nóminas de los colaboradores. Evitar cada uno de ellos solo lleva unos minutos más, pero ahorra horas de idas y venidas durante una auditoría o una revisión de préstamos.

Lo más perjudicial es indicar que se han retenido impuestos cuando en realidad no se ha retenido nada, lo que un evaluador hipotecario podría interpretar como un acto fraudulento.

• Relación de los impuestos retenidos que no se retuvieron: Indicar «Impuesto federal retenido» en un recibo en el que el cliente le haya pagado la cantidad íntegra puede llevar a confusión. Si lleva un control de los impuestos estimados, indíquelo como «estimado, solo a efectos de control».
• Fechas de los períodos de nómina incoherentes: Si en la factura figura el periodo del 1 al 15 de octubre, pero en el talón figura del 28 de septiembre al 14 de octubre, tendrá que explicar esa discrepancia cada vez que alguien revise sus registros.
• Falta el número de identificación fiscal (EIN) del cliente: Las entidades crediticias verifican los datos del pagador, y un recibo en el que no figure el EIN del cliente parece poco convincente.
• Utilizar datos fiscales obsoletos o incorrectos: Si lleva un control de los impuestos estimados, utilice los tipos impositivos vigentes o una herramienta que los actualice, para que sus cifras coincidan con las de sus declaraciones.
• Importes redondeados o genéricos: Las cantidades sospechosamente redondas se marcan como sospechosas. Los pagos reales rara vez coinciden con cifras redondas, por lo que debe incluir los céntimos.
• Indicar su número de la Seguridad Social completo en cada nómina: Oculte todos los dígitos excepto los cuatro últimos, o utilice un EIN.
• Incumplimiento de la obligación de llevar registros: Guarde y organice todos los comprobantes. Un acumulado anual (YTD) congelado o que falte indica al revisor que no está realizando un seguimiento minucioso. Clasificar erróneamente al trabajador es la variante más costosa de esto; consulte nuestra guía sobre riesgo de clasificación errónea de los contratistas.

Si evita estos errores, su borrador se leerá exactamente como el documento profesional que se pretende que sea.

¿Cómo puede Wisemonk ayudarle con los pagos a los contratistas?

Wisemonk es un EOR, originario de la India. Le ayudamos a contratar, pagar y gestionar el personal sin los gastos que conlleva la creación de una entidad local.

En el caso de las empresas que realizan pagos a contratistas a gran escala, en lugar de a autónomos que gestionan sus propios registros, sustituimos el proceso manual de gestión de recibos por una documentación clara de cada pago, con precios transparentes Puede comprobarlo de antemano. Aquí es donde aportamos valor añadido.

• Registros de pago de cada transacción: Cada pago que tramitamos va acompañado de un registro descargable que sirve como equivalente al recibo de nómina del colaborador y como su registro de auditoría. Los pagos a colaboradores tienen un coste a partir de 19 dólares al mes, con un margen de cambio de divisas reducido.
• Acuerdos conformes y asistencia en materia de clasificación: Redactamos Contractor of Record acuerdos que recogen debidamente las condiciones de la colaboración, y le ayudamos a decidir si un puesto debe ser de colaborador externo o de empleado a tiempo completo a través de nuestro Employer of Record servicio, incluso cuando llega el momento de convertir a los contratistas en empleados.
• Pagos transfronterizos y divisas: Nos dedicamos a los servicios internacionales pagos a autónomos y pagos a los contratistas a tarifas competitivas, de modo que se les abone de forma fiable y puntual.
• Contratación y documentación de fin de año: Más allá de los pagos, le ayudamos a encontrar, remunerar y gestionar el talento, asistencia contratación, y mantenga registros claros y adaptados a sus necesidades de presentación de informes, de modo que la conciliación resulte sencilla a la hora de presentar la declaración de impuestos. Puede ver cómo funciona esto en nuestro casos prácticos.

Somos una empresa líder en servicios de EOR con sede en la India y estamos ampliando nuestros servicios a Estados Unidos, el Reino Unido y otros países, para que cuente con un socio de confianza en la gestión de los pagos a los contratistas, independientemente del lugar en el que trabaje su equipo.

Lo que dicen nuestros clientes:

«La plataforma para contratistas de Wisemonk nos ha sido de gran ayuda. Su equipo de atención al cliente siempre está ahí cuando lo necesitamos, y crear facturas es rápido y sencillo. Las notificaciones por correo electrónico facilitan el seguimiento de los pagos, y sus competitivos tipos de cambio nos permiten ahorrar dinero cada mes. Incluso nos ponen en contacto con un asesor fiscal que nos ofrece asistencia en la presentación de declaraciones a un precio asequible». — Jurel G, analista financiero de Beacon Funeral Partners, LLC, Más información en G2