Aditya Nagpal
Verfasst von
Kategorie Employer-of-Record-Services
Lesezeit 14 Min. Lesezeit
Veröffentlicht 31. März 2026
Zuletzt aktualisiert 4. August 2026

Compliance mit den Vorschriften für den Employer of Record: Verantwortlichkeiten und Risiken

Employer of Record compliance: responsibilities and risks
TL;DR
  • Die Compliance mit den EOR-Vorschriften umfasst sechs zentrale Risikobereiche: falsche Einstufung von Arbeitnehmern, Betriebsstätte, unrechtmäßige Kündigung, Fehler bei der Lohnsteuer, Datenschutzverstöße und fehlende Arbeitsunfallversicherung, die jeweils schwerwiegende finanzielle und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
  • Wenn ein EOR seinen Compliance-Verpflichtungen nicht nachkommt, trägt er als rechtlicher Arbeitgeber die primäre rechtliche Haftung; das Kundenunternehmen ist in der Regel geschützt, kann jedoch im Falle von Datenschutzverletzungen Reputationsschäden erleiden und einer sekundären Haftung unterliegen.
  • EORs, die in jedem Zielland eigene lokale juristische Personen unterhalten, gewährleisten eine strengere Compliance als solche, die auf Netzwerke von Drittpartnern zurückgreifen; die Rechenschaftspflicht bleibt zentralisiert, und die Reaktion auf behördliche Anforderungen erfolgt schneller.
  • Bevor Sie einen Vertrag mit einem EOR-Anbieter abschließen, erkundigen Sie sich ausdrücklich nach den Eigentumsverhältnissen des Unternehmens, der Verantwortung für die Lohnsteuer, den Verfahren zur Einstufung von Arbeitnehmern sowie den Datenschutzpraktiken; vage Antworten auf Fragen zur Compliance sind ein Warnsignal.

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Jeder „Employer of Record“ behauptet, für die Compliance zu sorgen. Nur sehr wenige erläutern jedoch, was dies in der Praxis tatsächlich bedeutet, welche rechtlichen und administrativen Verpflichtungen sie übernehmen, was geschieht, wenn etwas schiefgeht, und wie Sie beurteilen können, ob ein Anbieter tatsächlich über die erforderliche Fachkompetenz verfügt, um Ihr Unternehmen in jedem Markt, in dem Sie Personal einstellen, zu schützen.

In diesem Artikel wird all dies behandelt. Einen umfassenden Überblick darüber, was ein „Employer of Record“ ist und wie das Konzept funktioniert, finden Sie in unserem Umfassender Leitfaden zur EOR Zunächst einmal: Dieser Artikel befasst sich speziell mit der Compliance für den „Employer of Record“ – was diese umfassen, was sie verhindern und worauf Sie achten sollten, bevor Sie einen Vertrag mit einem Anbieter abschließen.

Was bedeutet die Compliance für den „Employer of Record“ eigentlich?

Da wir bereits über 300 internationale Unternehmen in verschiedenen Rechtsräumen mit unseren EOR-Dienstleistungen unterstützt haben, wissen wir genau, was die Compliance für den „Employer of Record“ in der Praxis bedeutet und inwieweit sich diese von Anbieter zu Anbieter unterscheiden.

Wenn ein Unternehmen Mitarbeiter über einen „Employer of Record“ (EOR) einstellt, findet eine wesentliche Verlagerung der Verantwortlichkeiten statt: Alle rechtlichen und administrativen Verpflichtungen im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis, den Lohnsteuern, den Arbeitsverträgen, den gesetzlichen Sozialleistungen, der Arbeitsunfallversicherung sowie der Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze gehen auf den EOR über.

Das Kundenunternehmen behält die volle Kontrolle über die tägliche Arbeitsabläufe, trägt jedoch als „Employer of Record“ keinerlei rechtliche Haftung. Die Compliance als „Employer of Record“ ist keine passive Angelegenheit, sondern erfordert die aktive Überwachung der sich ändernden lokalen Arbeitsgesetze, Steuergesetze und Arbeitsvorschriften sowie die fristgerechte Abgabe von Steuererklärungen bei den lokalen Behörden in jedem Land, in dem Ihre weltweite Belegschaft tätig ist.

Was sind die wesentlichen Compliance-Verpflichtungen eines „Employer of Record“?

Ein „Employer of Record“ (EOR) übernimmt den gesamten Umfang der rechtlichen und administrativen Verpflichtungen, die mit der Rolle als rechtlich eingetragener Arbeitgeber einhergehen. Im Folgenden wird erläutert, was die einzelnen Compliance-Verpflichtungen in der Praxis umfassen und welche schwerwiegenden Folgen Verstöße gegen diese Verpflichtungen nach sich ziehen können.

Compliance mit den Bestimmungen des Arbeitsvertrags

Die EOR entwirft und pflegt für jeden Mitarbeiter lokal konforme Arbeitsverträge, die Kündigungsfristen, Kündigungsklauseln, gesetzliche Ansprüche, die Übertragung von geistigem Eigentum sowie Geheimhaltungsverpflichtungen regeln. Dabei handelt es sich nicht um allgemeine Vorlagen; sie müssen die lokalen Gesetze und Arbeitsvorschriften widerspiegeln und in einigen Fällen in der Landessprache verfasst sein, um rechtlich durchsetzbar zu sein.

Arbeitsverträge müssen aktualisiert werden, sobald sich die lokalen arbeitsrechtlichen Vorschriften oder die lokalen Beschäftigungsvorschriften ändern. Ein unveränderter Vertrag führt zu einer rückwirkenden rechtlichen Haftung für den rechtlichen Arbeitgeber. In der EU müssen Arbeitsverträge der Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen entsprechen, die in allen Mitgliedstaaten spezifische Offenlegungspflichten vorschreibt. In föderalen Systemen wie den USA, Kanada und Australien variieren die Anforderungen an Arbeitsverträge auf Bundesstaats- oder Provinzebene; um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, sind für jeden Standort rechtsraumsspezifische Vertragsvorlagen erforderlich.

Compliance mit den Lohn- und Gehaltsvorschriften und grenzüberschreitende Lohn- und Gehaltsabrechnung

Die Compliance mit den Lohn- und Gehaltsvorschriften gehört zu den betrieblich komplexesten Aufgaben eines „Employer of Record“ (EOR). Der EOR übernimmt die Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung in der jeweiligen Landeswährung, wendet die korrekten Lohnsteuern und Steuereinbehaltungssätze an und führt alle gesetzlich vorgeschriebenen Abgaben fristgerecht an die lokalen Behörden ab.

Die Lohnsteuern variieren je nach Markt erheblich. Über die Einbehaltung der Einkommensteuer hinaus ist der EOR für die arbeitgeberseitigen Sozialversicherungsbeiträge, die Beiträge zur Arbeitsunfallversicherung, die Arbeitslosenversicherung sowie alle sonstigen gemäß den lokalen Arbeitsvorschriften erforderlichen Lohnsteuern verantwortlich. Eine fehlerhafte oder verspätete Steuererklärung führt in nahezu jedem Rechtsgebiet zu Strafen; der EOR trägt letztendlich die Verantwortung für die Richtigkeit und Pünktlichkeit der gesamten Lohnabrechnung.

Die Währungsumrechnung und der Zahlungszeitpunkt stellen ein verstecktes Risiko hinsichtlich der Compliance mit den Lohn- und Gehaltsvorschriften dar, das viele Unternehmen übersehen. Einige lokale Gesetze schreiben die Zahlung in Landeswährung innerhalb einer bestimmten Frist vor; wird diese Frist versäumt, entstehen Probleme bei der Compliance, selbst wenn der Gesamtbetrag korrekt ist.

Verwaltung gesetzlicher Sozialleistungen

Die EOR übernimmt die Verwaltung aller gesetzlich vorgeschriebenen Sozialleistungen für Arbeitnehmer, die gemäß den lokalen Rechtsvorschriften in den jeweiligen Rechtsordnungen erforderlich sind. Auf diese kann nicht verzichtet werden, und sie können nicht ersetzt werden; es handelt sich um gesetzliche Verpflichtungen und nicht um freiwillige Zusatzleistungen.

Die gesetzlich vorgeschriebenen Sozialleistungen für Arbeitnehmer variieren je nach Markt erheblich:

LandPflichtleistungenBeitragssätze
DeutschlandKrankenversicherung, Altersvorsorge, Arbeitslosenversicherung, Pflegeversicherung~40 % insgesamt (Arbeitgeber und Arbeitnehmer)
FrankreichSoziale Sicherheit, Gesundheit, Rente, Familie~45 % (Arbeitgeber und Arbeitnehmer zusammen)
BrasilienFGTS, 13. Monatsgehalt, INSS, FGTS-Abfindung~30 %+ Arbeitgeberbeiträge
GroßbritannienSozialversicherung, automatische Anmeldung zur Rentenversicherung13,8 % Arbeitgeberanteil an der Sozialversicherung + 3 % Rentenbeitrag
SingapurCPF-Beiträge, Abgabe zur Förderung der beruflichen Weiterbildung17 % Arbeitgeberbeitrag zum CPF
AustralienAltersvorsorge, Arbeitsunfallversicherung11 % Rentenbeitrag + landesspezifische Arbeitsunfallversicherung

Werden diese Leistungen nicht fristgerecht erbracht, hat dies Nachzahlungen, Bußgelder sowie in einigen Rechtsordnungen schwerwiegende Konsequenzen zur Folge, einschließlich einer strafrechtlichen Haftung des rechtlichen Arbeitgebers.

Einstufung von Arbeitnehmern und Arbeitsunfallversicherung

Der EOR stellt sicher, dass jeder Arbeitnehmer ab dem Zeitpunkt seiner Einstellung korrekt als Angestellter und nicht als selbstständiger Auftragnehmer eingestuft wird. Dies ist eine der folgenreichsten Compliance-Verpflichtungen des „Employer of Record“, da eine falsche Einstufung zu einer kumulativen rechtlichen Haftung führt, die in einigen Rechtsordnungen über einen Zeitraum von drei Jahren 135.000 US-Dollar pro Arbeitnehmer übersteigen kann und Nachzahlungen von Steuern, Strafen sowie rückwirkende Sozialleistungen umfasst.

Der Arbeitsunfallversicherungsschutz ist Teil dieser Compliance mit den Klassifizierungsvorschriften. Der EOR meldet die Arbeitsunfallversicherung im Namen des Kunden an und verwaltet sie in jedem Rechtsgebiet, in dem Mitarbeiter tätig sind – eine gesetzliche Verpflichtung, die in den meisten Märkten besteht und die für selbstständige Auftragnehmer in der Regel nicht gilt.

Mit der EU-Richtlinie zur Plattformarbeit wurde für Gig-Arbeiter in allen Mitgliedstaaten eine widerlegbare Vermutung des Arbeitverhältnisses eingeführt, wodurch die Compliance mit den Vorschriften zur Einstufung von Arbeitnehmern für Unternehmen, die in Europa Personal einstellen, komplexer geworden ist. EOR-Dienstleistungen, die fundierte Kenntnisse des EU-spezifischen Arbeitsrechts mitbringen, sind für Unternehmen, die in diese Märkte expandieren, unverzichtbar.

Compliance bei Kündigung und Ausscheiden aus dem Unternehmen

Die Kündigung gehört zu den Bereichen mit dem höchsten Risiko hinsichtlich der Compliance mit den Vorschriften für den „Employer of Record“. Das Arbeitsrecht in Märkten wie Deutschland, Frankreich, Brasilien und vielen anderen sieht strenge Kündigungsschutzbestimmungen, vorgeschriebene Kündigungsfristen sowie Anforderungen an die Berechnung der Abfindungen vor, die deutlich großzügiger sind, als viele Kundenunternehmen erwarten.

Der EOR ist rechtlich dafür verantwortlich, jede Kündigung ordnungsgemäß gemäß den lokalen arbeitsrechtlichen Bestimmungen durchzuführen – dies umfasst die Berechnung der gesetzlichen Kündigungsfristen, die Ermittlung der Abfindungsbeträge einschließlich angesammelter Urlaubstage und gesetzlicher Abfindungen, die Erstellung aller erforderlichen Steuerformulare und Kündigungsunterlagen sowie gegebenenfalls die Einreichung bei den zuständigen Behörden. Fehler bei der Durchführung führen zu schwerwiegenden Rechtsstreitigkeiten und finanzieller Haftung, die beim rechtlichen Arbeitgeber und nicht beim Kundenunternehmen liegt.

Compliance mit den Datenschutzbestimmungen

Der Datenschutz wird zu einer immer wichtigeren Verpflichtung für den Employer of Record im Hinblick auf die Compliance mit gesetzlichen Vorschriften. Die DSGVO in der EU, das LGPD in Brasilien, das PDPA in Singapur sowie entsprechende Rechtsrahmen in anderen Märkten sehen strenge gesetzliche Verpflichtungen hinsichtlich der Erhebung, Speicherung, Verarbeitung und grenzüberschreitenden Übermittlung von Mitarbeiterdaten vor.

Der EOR übernimmt dies im Auftrag des Kunden, indem er Datenverarbeitungsvereinbarungen pflegt, Sicherheitsvorkehrungen für den grenzüberschreitenden Datentransfer umsetzt, Hintergrundüberprüfungen unter Einhaltung der lokalen Datenschutzgesetze durchführt und sicherstellt, dass der gesamte Umgang mit Mitarbeiterdaten den gesetzlichen Anforderungen in den jeweiligen Rechtsordnungen entspricht. Ein EOR-Anbieter ohne fundierte Kenntnisse der lokalen Datenschutzbestimmungen begibt sich im Falle einer Datenpanne in rechtliche Haftung – sowohl für sich selbst als auch möglicherweise für das Kundenunternehmen.

Welche Compliance-Risiken werden durch einen „Employer of Record“ verringert?

Ein „Employer of Record“ (EOR) ermöglicht es Unternehmen, Mitarbeiter in neuen Märkten einzustellen und gleichzeitig die mit der internationalen Personalbeschaffung verbundenen Compliance-Risiken erheblich zu reduzieren. Folgendes soll durch die Compliance-Maßnahmen eines „Employer of Record“ konkret verhindert werden:

  • Falsche Einstufung von Arbeitnehmern: Die Beschäftigung von Mitarbeitern als selbstständige Auftragnehmer setzt Unternehmen dem Risiko von Steuernachzahlungen, Strafen und schwerwiegenden Konsequenzen aus, einschließlich einer erzwungenen Neueinstufung. EOR-Dienstleistungen beseitigen dieses Risiko, indem die Arbeitnehmer vom ersten Tag an formell unter der korrekten Einstufung beschäftigt werden und eine angemessene Arbeitsunfallversicherung sowie Sozialleistungen gewährleistet sind.
  • Risiko einer Betriebsstätte: Wenn Mitarbeiter im Ausland in Ihrem Namen Führungsaufgaben wahrnehmen, Verträge unterzeichnen oder Umsätze erzielen, können die Steuerbehörden davon ausgehen, dass Sie in diesem Land eine steuerpflichtige Unternehmenspräsenz unterhalten. Der EOR-Anbieter verhindert dies, indem er sicherstellt, dass alle Compliance-Verpflichtungen und administrativen Verpflichtungen bei seiner eigenen lokalen juristischen Person liegen und nicht bei Ihrem Unternehmen.
  • Haftung bei unrechtmäßiger Kündigung: Strenge arbeitsrechtliche Vorschriften in vielen Märkten führen dazu, dass eine nicht vorschriftsmäßige Beendigung des Arbeitsverhältnisses mit extrem hohen Kosten verbunden ist. EOR-Dienstleister wickeln die Beendigung des Arbeitsverhältnisses gemäß den lokalen arbeitsrechtlichen Bestimmungen ordnungsgemäß ab und entlasten das Kundenunternehmen somit von dieser rechtlichen Haftung.
  • Verstöße gegen den Datenschutz: Die DSGVO und vergleichbare Rechtsrahmen haben schwerwiegende Konsequenzen für den nicht konformen Umgang mit Mitarbeiterdaten – der EOR übernimmt im Auftrag des Kunden die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften.
  • Verstöße gegen die Lohnsteuer-Compliance: Verspätete oder fehlerhafte Lohnsteuern und Steuererklärungen führen zu behördlichen Prüfungen und Strafen. Der EOR kümmert sich fristgerecht um alle steuerlichen Meldepflichten in allen Rechtsordnungen, die unter seine weltweite Personalabdeckung fallen.
Compliance-RisikoMögliche FolgeWie EOR dies abmildert
Falsche Einstufung von ArbeitnehmernSteuerrückstände, Strafzahlungen, erzwungene NeuklassifizierungBeschäftigt Mitarbeiter vom ersten Tag an ordnungsgemäß als Angestellte
BetriebsstätteKörperschaftsteuerpflicht auf dem ausländischen MarktDas Arbeitsverhältnis besteht mit der lokalen juristischen Person von EOR
Unrechtmäßige KündigungRechtsstreitigkeiten, Nachzahlungen, RufschädigungEOR führt die Kündigung gemäß den örtlichen arbeitsrechtlichen Bestimmungen durch
Fehler bei der LohnsteuerBehördenprüfungen, Bußgelder, ZinsenEOR übernimmt die gesamte Abwicklung der Lohnsteuern und Steuererklärungen
Verletzung des DatenschutzesBußgelder gemäß DSGVO in Höhe von bis zu 4 % des weltweiten UmsatzesEOR unterhält Rahmenwerke für den vorschriftsmäßigen Umgang mit Daten
Fehlende ArbeitsunfallversicherungAufsichtsrechtliche Sanktionen, Haftung der MitarbeiterEOR registriert und verwaltet den Versicherungsschutz im Auftrag des Kunden

Was geschieht, wenn ein EOR seinen Compliance-Verpflichtungen nicht nachkommt?

Das ist die Frage, die sich jeder ernsthafte Käufer stellen sollte, und die in fast keinem Ratgeber klar beantwortet wird.

Wenn ein „Employer of Record“ (EOR) seinen Compliance-Verpflichtungen nicht nachkommt, verschieben sich die Verantwortlichkeiten auf bestimmte Weise. Als rechtlicher Arbeitgeber trägt der EOR die letztendliche Verantwortung und die primäre rechtliche Haftung für Compliance-Verstöße. Dies umfasst Verstöße gegen die Lohn- und Gehaltsabrechnung, fehlerhafte Quellensteuern, verspätete Abführung von Lohnsteuern, nicht konforme Arbeitsverträge sowie fehlende Sozialleistungen für Mitarbeiter. Das Kundenunternehmen haftet in der Regel nicht direkt für diese Verstöße – darin liegt der zentrale Vorteil des „Employer of Record“-Modells.

Das Kundenunternehmen ist jedoch nicht vollständig vor allen Konsequenzen geschützt. Compliance-Probleme auf EOR-Ebene können zu Betriebsstörungen in Ihrem Personalwesen führen, falls die EOR-Beziehung beendet werden muss, zu Reputationsschäden bei den betroffenen Mitarbeitern sowie in bestimmten Fällen – insbesondere bei Datenschutzverletzungen oder Sicherheitsverstößen – zu einer sekundären rechtlichen Haftung, die auch das Kundenunternehmen betrifft.

Verstöße gegen Compliance haben weitreichende Folgen, die leicht unterschätzt werden können. Eine einzige versäumte gesetzliche Meldung von Sozialleistungen kann eine umfassende Prüfung aller von diesem EOR in diesem Markt verwalteten Beschäftigungsunterlagen auslösen, was sich auf jedes Unternehmen auswirkt, das die Dienstleistungen dieses EOR in diesem Rechtsraum in Anspruch nimmt. Aus diesem Grund ist die Wahl eines EOR mit einer echten Infrastruktur zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften – und nicht nur einer Technologieplattform – eine Entscheidung im Rahmen des Risikomanagements und nicht lediglich eine Anbieterauswahl.

Szenario eines Verstoßes gegen die Compliance-VorschriftenWer trägt letztendlich die Verantwortung?Mögliche Folge
Falsch eingereichte LohnsteuernEOR als rechtlicher ArbeitgeberGeldbußen, Zinsen, Prüfung
Nicht konformer ArbeitsvertragEOR als rechtlicher ArbeitgeberRückwirkende Haftung, Rechtsstreitigkeiten
Fehlende ArbeitsunfallversicherungEOR als rechtlicher ArbeitgeberAufsichtsrechtliche Sanktionen
Datenschutzverletzung bei MitarbeiternEOR als Hauptziel, Kunde möglicherweise als NebenzielBußgelder gemäß DSGVO, rechtliche Haftung
Unrechtmäßige KündigungEOR als rechtlicher ArbeitgeberNachzahlungen, Rechtsstreitigkeiten

Inwiefern wirkt sich das Entitätsmodell eines EOR auf die Qualität der Compliance aus?

Nicht alle EOR-Anbieter (Employer of Record) bieten dieselben Dienstleistungen oder dieselbe Qualität bei der Compliance an. Der mit Abstand wichtigste strukturelle Faktor ist, ob der EOR-Anbieter über eine eigene lokale juristische Person in Ihrem Zielland verfügt oder über einen externen Partner operiert.

Modell einer lokalen juristischen Person in Eigenbesitz: Die EOR verfügt über eine eigene, im Land eingetragene juristische Person. Dies bedeutet direkte Beziehungen zu den lokalen Steuer- und Arbeitsbehörden, eine zentrale Verantwortlichkeit für alle Arbeitgeberpflichten sowie einheitliche Compliance-Standards, ohne dass der Verwaltungsaufwand über mehrere Parteien verteilt wird. Dies ist das Modell mit dem höchsten Compliance-Niveau und die Grundlage für echte Fachkompetenz im Bereich der lokalen Arbeitsvorschriften.

Modell mit Partnern oder externen Organisationen: EOR greift auf lokale Partnerunternehmen zurück, um Arbeitskräfte in Märkten einzustellen, in denen das Unternehmen keine eigene juristische Person vor Ort unterhält. Dies ermöglicht zwar eine breitere geografische Abdeckung, führt jedoch zu Uneinheitlichkeiten bei der Compliance, einer größeren Anzahl von Unterauftragsverarbeitern, mehr Übergaben zwischen den Organisationen und einer geringeren direkten Rechenschaftspflicht, wenn Probleme bei der Compliance auftreten. Jeder weitere Partner in der Kette stellt ein zusätzliches Compliance-Risiko dar.

Hybridmodell: Eine Mischung aus eigener und partnerschaftlicher Abdeckung, wie sie bei großen globalen EOR-Anbietern üblich ist. Die Qualität der Compliance variiert bei diesem Modell je nach Land: Sie ist hoch, wenn der EOR-Anbieter eigene Niederlassungen unterhält, und schwankt, wenn er auf Partner zurückgreift.

Für Unternehmen, die ihre weltweite Belegschaft in mehreren Ländern verwalten – darunter Märkte mit komplexen lokalen Arbeitsrechtsvorschriften wie Deutschland, Frankreich, Brasilien und Japan –, gewährleistet ein EOR-Anbieter mit eigenen Niederlassungen in den jeweiligen Rechtsordnungen eine deutlich zuverlässigere Compliance mit den „Employer of Record“-Vorschriften als ein Anbieter, der auf ein Netzwerk lokaler Partner zurückgreift.

Für die Compliance mit den EU-Vorschriften ist insbesondere die Präsenz von Unternehmenseinheiten in den einzelnen Mitgliedstaaten erforderlich, nicht lediglich ein einziger EU-Hauptsitz. Da sich das EU-Arbeitsrecht und die lokalen Arbeitsvorschriften in Frankreich, Deutschland, den Niederlanden, Spanien und anderen Mitgliedstaaten erheblich voneinander unterscheiden, kann eine einzige EU-Einheit keine echte lokale Fachkompetenz in Bezug auf die Compliance mit den Vorschriften in der gesamten Union gewährleisten.

FaktorLokale juristische Person in eigenem BesitzPartner-/Drittanbieter-Modell
RechenschaftspflichtEinzelpunktAuf die Partner verteilt
Fachkenntnisse im Bereich des lokalen RechtsDirekte, fundierte KenntnisseVariabel je nach Qualität des Partners
PrüfungssteuerungVollständigBeschränkt auf die eigene Aufsicht
Geschwindigkeit der ComplianceSchnellere Reaktion der AufsichtsbehördenAbhängig von den Zeitplänen der Partner
RisikomanagementNach untenMit jedem weiteren Partner steigt der Betrag

Welche Fragen zum Thema Compliance sollten Sie einem EOR stellen, bevor Sie einen Vertrag unterzeichnen?

Diese Fragen dienen dazu, die tatsächlichen Compliance-Fähigkeiten eines „Employer of Record“ (EOR) zu bewerten – und nicht nur dessen Verkaufsversprechen. Der EOR, der am konkretesten antwortet, hat die Nase vorn. Vage Antworten auf Compliance-Fragen sind an sich schon ein Warnsignal hinsichtlich der Compliance.

Zur Rechtsform und zur Eigentümerschaft von Unternehmen:

  • Verfügen Sie über eine lokale juristische Person in unserem Zielland oder greifen Sie auf einen externen Partner zurück?
  • Können Sie uns Muster für Arbeitsverträge zur Verfügung stellen, die den lokalen Vorschriften unserer spezifischen Zielmärkte entsprechen?
  • Wie schnell setzen Sie Aktualisierungen um, wenn sich die lokalen Arbeitsgesetze oder die lokalen Beschäftigungsvorschriften ändern?

Zur Compliance im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie zur Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung:

  • Wie gehen Sie bei der Abrechnung von Gehältern in mehreren Rechtsräumen mit unterschiedlichen Lohnsteuern und gesetzlichen Vorschriften vor?
  • Wer trägt letztendlich die Verantwortung, wenn eine Lohnsteuererklärung verspätet eingereicht oder ein Steuerformular fehlerhaft ausgefüllt wird?
  • Wie gewährleisten Sie die Compliance in Ländern, in denen sich das Arbeitsrecht auf Bundesstaats- oder Provinzebene unterscheidet?

Zur Einstufung von Arbeitnehmern und zur Arbeitsunfallversicherung:

  • Führen Sie vor der Einstellung jedes neuen Mitarbeiters eine formelle Überprüfung der Einstufung als Arbeitnehmer durch?
  • Wie wickeln Sie die Anmeldung zur Arbeitsunfallversicherung in den einzelnen Gerichtsbezirken im Auftrag des Mandanten ab?
  • Was geschieht, wenn Sie feststellen, dass ein Arbeitnehmer in einem bestimmten Markt nicht vorschriftsmäßig beschäftigt werden kann?

Zum Thema Datenschutz und Compliance mit den EU-Vorschriften:

  • Wie gehen Sie mit grenzüberschreitenden Datenübermittlungen von Mitarbeitern im Rahmen der DSGVO und gleichwertiger nationaler Gesetze um?
  • Verfügen Sie über fundierte Kenntnisse der datenschutzrechtlichen Vorschriften in jedem EU-Mitgliedstaat, in dem wir Mitarbeiter einstellen möchten?
  • Welche Datenverarbeitungsvereinbarungen bieten Sie an, und sind diese länderspezifisch?

Zur Bilanz im Bereich der Compliance:

  • Wurden Sie in irgendeinem Markt mit Verstößen gegen Compliance-Vorschriften oder behördlichen Maßnahmen konfrontiert?
  • Können Sie uns Referenzen von Unternehmen vorlegen, die Ihre Dienstleistungen im Bereich der Datenerfassung in unseren spezifischen Zielländern in Anspruch nehmen?
  • Dies stellt keine Steuerberatung und auch keine rechtliche oder steuerliche Beratung zu Ihrer gesamten Unternehmensstruktur dar – doch diese Fragen geben Ihnen einen besseren Einblick in die tatsächliche Tiefe der Compliance-Maßnahmen eines Anbieters als jede Verkaufspräsentation.

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Wisemonk ist ein bewährtes Employer of Record Wir unterstützen globale Unternehmen dabei, ihre Teams einzustellen, zu vergüten und zu verwalten und dabei alle gesetzlichen Vorschriften einzuhalten.

Mit über 300 betreuten Unternehmen, mehr als 2.000 verwalteten Mitarbeitern und einer weltweit abgewickelten Lohnsumme von über 20 Mio. US-Dollar übernehmen wir das gesamte Spektrum der Compliance-Verpflichtungen als „Employer of Record“, sodass Ihre Personal- und Rechtsabteilungen dies nicht tun müssen.

So gewährleisten wir in Ihrem Auftrag die Compliance für den „Employer of Record“:

  • Arbeitsverträge: Wir erstellen und pflegen lokal konforme Arbeitsverträge für jeden Rechtsraum, in dem wir Mitarbeiter beim Onboarding einstellen, und passen diese automatisch an, sobald sich die lokalen Gesetze ändern.
  • Verwaltung der Lohnabrechnung und der Lohnsteuern: Wir übernehmen die Abrechnung der Löhne und Gehälter in der jeweiligen Landeswährung, wenden die korrekten Sätze für die Quellensteuer an, reichen alle Lohnsteuern und Steuerformulare fristgerecht bei den lokalen Behörden ein und verwalten im Auftrag des Kunden die Sozialversicherungsbeiträge und die Beiträge zur Arbeitsunfallversicherung.
  • Verwaltung von Sozialleistungen: Wir melden alle gesetzlich vorgeschriebenen Sozialleistungen für Arbeitnehmer gemäß den lokalen Arbeitsvorschriften an und verwalten diese, um sicherzustellen, dass in jedem Markt alle Leistungsverpflichtungen erfüllt werden.
  • Einstufung von Arbeitnehmern und Arbeitsunfallversicherung: Wir führen bei jeder Neueinstellung formelle Einstufungsprüfungen durch und gewährleisten in allen Rechtsgebieten den Versicherungsschutz im Rahmen der Arbeitsunfallversicherung, wodurch wir rechtliche Haftungsrisiken und Compliance-Probleme bereits im Vorfeld minimieren.
  • Unterstützung bei der Compliance im Personalwesen: Unser Personalteam kümmert sich um Hintergrundüberprüfungen, Compliance beim Onboarding sowie alle administrativen Aufgaben, damit sich Ihr internes Personalteam ganz auf das Wachstum konzentrieren kann
  • Risikomanagement: Wir überwachen kontinuierlich die regulatorischen Anforderungen, die lokalen Arbeitsgesetze und die lokalen Rechtsvorschriften für die weltweite Belegschaft Ihres Unternehmens und sorgen so dafür, dass Sie das ganze Jahr über die Vorschriften einhalten, ohne dass Ihnen dabei der administrative Aufwand entsteht, dies selbst zu erledigen.
Sind Sie bereit, Risiken zu minimieren und Mitarbeiter einzustellen, wobei die Compliance mit allen gesetzlichen Vorschriften als Employer of Record von Anfang bis Ende für Sie übernommen wird? Sprechen Sie noch heute mit unserem Team.

Häufig gestellte Fragen

Trägt letztendlich der EOR oder das Kundenunternehmen die Verantwortung für Verstöße gegen die Compliance?

Der EOR ist der rechtliche Arbeitgeber und trägt die letztendliche Verantwortung für alle Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Compliance, einschließlich Lohnsteuer, Arbeitsunfallversicherung, Sozialleistungen für Mitarbeiter und der Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze. Das Kundenunternehmen haftet in der Regel nicht für Verstöße des EOR gegen diese Vorschriften, kann jedoch mit Reputations- und betrieblichen Konsequenzen rechnen. Datenschutzverletzungen können für beide Parteien eine sekundäre rechtliche Haftung nach sich ziehen.

Gewährleistet der Einsatz eines EOR die vollständige Compliance in jedem Land?

Nicht automatisch. Die Qualität der Compliance hängt vollständig vom EOR-Anbieter ab, insbesondere davon, ob dieser in jedem Markt über eine eigene lokale Rechtspersönlichkeit verfügt, fundierte Kenntnisse der lokalen Arbeitsvorschriften besitzt und Änderungen der lokalen Arbeitsgesetze aktiv verfolgt. Es ist unerlässlich, die bisherige Compliance-Bilanz zu prüfen und vor Vertragsunterzeichnung die richtigen Fragen zu stellen.

Was versteht man unter einer falschen Einstufung von Arbeitnehmern und warum hat dies schwerwiegende Folgen?

Eine falsche Einstufung liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer, der rechtlich als Angestellter gilt, als selbstständiger Auftragnehmer beschäftigt wird, wodurch gesetzliche Sozialleistungen, Lohnsteuern und Verpflichtungen im Rahmen der Arbeitsunfallversicherung umgangen werden. Dies führt zu einer kumulativen rechtlichen Haftung, die über einen Zeitraum von drei Jahren 135.000 US-Dollar pro Arbeitnehmer übersteigen kann und Nachzahlungen, Strafen sowie Kosten für die rückwirkende Abwicklung von Sozialleistungen umfasst.

Wie oft ändern sich die Compliance-Anforderungen für den Employer of Record?

Ständig. Lokale arbeitsrechtliche Vorschriften, Steuergesetze, gesetzliche Sozialleistungen für Arbeitnehmer sowie datenschutzrechtliche Anforderungen werden in jedem Markt regelmäßig aktualisiert. Ein starker EOR-Anbieter beobachtet diese Änderungen aktiv und passt Arbeitsverträge sowie die Verfahren zur Einhaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung proaktiv an, um sicherzustellen, dass Compliance-Probleme behoben werden, bevor sie zu Rechtsstreitigkeiten führen.

Was versteht man unter dem Risiko einer Betriebsstätte und wie lässt sich dieses durch die Compliance mit den EOR-Vorschriften vermeiden?

Wenn Ihre internationalen Mitarbeiter Führungsaufgaben wahrnehmen, Verträge unterzeichnen oder im Namen Ihres Unternehmens Umsätze erzielen, können die lokalen Steuerbehörden Körperschaftsteuerpflichten auslösen – das sogenannte „Risiko einer Betriebsstätte“. Die Compliance im Rahmen des „Employer of Record“-Modells verhindert dies, da das gesamte Beschäftigungsverhältnis bei der lokalen juristischen Person des EOR und nicht bei Ihrem Unternehmen liegt, wodurch Ihr Unternehmen in dieser Gerichtsbarkeit keinem direkten rechtlichen Risiko ausgesetzt ist.

Kann ein EOR die Compliance in mehreren Ländern und Bundesländern gleichzeitig gewährleisten?

Ja, die gleichzeitige Verwaltung der Compliance mit Lohn- und Gehaltsvorschriften, von Arbeitsverträgen und der Arbeitgeberpflichten in mehreren Rechtsräumen ist eine Kernaufgabe von EOR-Dienstleistungen. Die Qualität variiert je nach Anbieter erheblich. EORs, die in jedem Rechtsraum über eigene lokale juristische Personen verfügen, gewährleisten eine konsistentere Compliance als solche, die auf externe Partnerorganisationen zurückgreifen – insbesondere im Hinblick auf die Compliance mit den EU-Vorschriften und in Märkten mit mehreren Bundesstaaten wie den USA, Kanada und Australien.

Worin besteht aus Compliance-Sicht der Unterschied zwischen einem EOR und einer Professional Employer Organization?

Eine Professional Employer Organization (PEO) teilt sich im Rahmen eines Co-Employment-Modells die Arbeitgeberpflichten mit dem Kundenunternehmen, setzt jedoch voraus, dass der Kunde bereits über eine lokale juristische Person in dem jeweiligen Land verfügt. Ein „Employer of Record“ (EOR) ist der alleinige rechtliche Arbeitgeber und trägt die letztendliche Verantwortung für die Einhaltung aller arbeitsrechtlichen Vorschriften, gesetzlichen Verpflichtungen und administrativen Aufgaben, ohne dass seitens des Kunden eine bestehende lokale juristische Person erforderlich ist. Beide Modelle bieten Unterstützung bei der Compliance, doch nur das EOR-Modell sieht eine vollständige Übertragung der rechtlichen Haftung auf die Drittorganisation vor.

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