Vorteile von EOR: Was Unternehmen tatsächlich von EOR profitieren

Die internationale Personalbeschaffung klingt einfach – bis Sie Arbeitsverträge in fünf Ländern verwalten, die Lohnabrechnung in drei Währungen abstimmen und versuchen müssen, mit den Arbeitsgesetzen Schritt zu halten, die sich jedes Quartal ändern. Genau diese Komplexität beseitigen die „Employer of Record“-Dienstleistungen (EOR).

Dieser Artikel beleuchtet die tatsächlichen Vorteile von EOR anhand konkreter Zahlen, ehrlicher Abwägungen sowie aus der Perspektive sowohl des Arbeitgebers als auch des Arbeitnehmers. Wenn Sie eine umfassende Erläuterung dazu benötigen, was ein „Employer of Record“ ist und wie das Konzept funktioniert, beginnen Sie mit unserem Umfassender Leitfaden zur EOR Erstens.

Was sind die wesentlichen Vorteile der Nutzung eines EOR?

Da über 300 weltweit tätige Unternehmen bei der Abwicklung ihrer internationalen Personalbeschaffung, Gehaltsabrechnung und der Compliance auf unsere EOR-Dienstleistungen vertrauen, haben wir aus erster Hand erfahren, welche Vorteile des EOR-Modells den größten operativen Unterschied ausmachen und welche in allgemeinen Leitfäden überbewertet werden.

Hier finden Sie eine Übersicht zur schnellen Orientierung über die sechs wesentlichen Vorteile, auf die im Folgenden jeweils ausführlich eingegangen wird:

Unternehmen, die auf ein „Employer of Record“ (EOR)-Modell umstellen, verzeichnen in der Regel bereits im ersten Quartal nach der Einführung eine Verringerung des Verwaltungsaufwands im Personalwesen um 50–70 %.

Inwiefern trägt ein EOR dazu bei, Compliance- und Rechtsrisiken zu verringern?

Compliance und Minderung rechtlicher Risiken werden als der am häufigsten genannte Vorteil von EOR genannt – und das aus gutem Grund. Lokale Arbeitsgesetze, lokale Beschäftigungsvorschriften und steuerrechtliche Bestimmungen ändern sich häufig, unterscheiden sich je nach Rechtsordnung erheblich und ziehen bei Verstößen schwerwiegende finanzielle Konsequenzen nach sich.

Wenn ein „Employer of Record“ (EOR) die rechtliche Verantwortung als offizieller Arbeitgeber übernimmt, überwacht er gesetzliche Änderungen in jedem Land, in dem Ihre internationalen Mitarbeiter tätig sind, passt die Arbeitsverträge automatisch an und stellt sicher, dass alle gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen den lokalen rechtlichen Anforderungen entsprechen.

Im Einzelnen umfassen die EOR-Dienstleistungen:

• Arbeitsverträge, die den lokalen Rechtsvorschriften entsprechen und Kündigungsfristen, Kündigungsklauseln sowie Verpflichtungen hinsichtlich Sozialleistungen regeln
• Quellensteuern, Lohnsteuern, Sozialversicherungsbeiträge und Arbeitslosenversicherungsbeiträge in dem für den Arbeitnehmer zuständigen Rechtsgebiet
• Verwaltung von Sozialleistungen, einschließlich Krankenversicherung, Altersvorsorge und Anmeldung für bezahlten Urlaub
• Einstufung von Arbeitnehmern und Risikomanagement im Zusammenhang mit einer falschen Einstufung von Arbeitnehmern in allen Märkten
• Die Compliance mit den lokalen Gesetzen und Vorschriften sicherzustellen, die sich in den verschiedenen Ländern ständig weiterentwickeln

Eines der am häufigsten übersehenen Risiken bei der internationalen Personalbeschaffung ist die falsche Einstufung von Arbeitnehmern. Wenn Unternehmen Leiharbeitskräfte, Vertragsarbeiter oder internationale Auftragnehmer in Funktionen einsetzen, die einer Vollbeschäftigung ähneln, können die Steuerbehörden diese rückwirkend neu einstufen, was Nachzahlungen, Strafen und die Nachzahlung von Sozialleistungen zur Folge haben kann.

Ein effektives Risikomanagement beginnt damit, die Beschäftigungsstruktur vom ersten Tag an richtig zu gestalten – und genau das gewährleistet ein EOR.

Was passiert, wenn Sie bei der Compliance mit den arbeitsrechtlichen Vorschriften Fehler begehen?

Die Folgen einer Nichteinhaltung der lokalen Arbeitsgesetze und rechtlichen Verpflichtungen sind erheblich:

• Strafen, die je nach Rechtsordnung von Geldbußen bis zu 120–240 % der geschuldeten Steuern reichen
• Zwangsweise Neueinstufung mit rückwirkenden Leistungsverpflichtungen und Nachzahlungsverpflichtungen
• Rufschädigung, die sich auf die Arbeitgebermarke und das Vertrauen der Mitarbeiter auswirkt
• In extremen Fällen: Entzug der Lizenz oder Zwangsliquidation des Unternehmens

Wie viel sparen Sie durch eine EOR im Vergleich zur Gründung einer eigenen Gesellschaft?

Die Gründung einer juristischen Person im Ausland ist mit einem erheblichen Verwaltungsaufwand, Anwaltskosten, Gründungskosten, der Einstellung von lokalem Personal, Anforderungen an den Sitz der Gesellschaft sowie einer Infrastruktur für die laufende Buchhaltung und die Compliance verbunden. Je nach Land belaufen sich die Kosten für die Gründung einer Gesellschaft in der Regel auf 15.000 bis 50.000 US-Dollar im Voraus, zu denen noch erhebliche laufende Kosten hinzukommen.

Ein „Employer of Record“ fasst all dies in einer vorhersehbaren Gebühr pro Mitarbeiter zusammen, die in der Regel zwischen 99 und 1.200 US-Dollar pro Mitarbeiter und Monat liegt. Unabhängige Analysen schätzen, dass EOR-Dienstleister Unternehmen im Vergleich zur Gründung einer eigenen Gesellschaft 25–40 % der anfänglichen Markteintrittskosten einsparen.

Die versteckten Kosten, die entstehen, wenn kein „Employer of Record“ (EOR) eingesetzt wird, werden häufig unterschätzt:

• Compliance-Sanktionen wegen Verstößen gegen das Arbeitsrecht und die lokalen arbeitsrechtlichen Vorschriften in verschiedenen Ländern
• Personalaufwand für die Verwaltung unterschiedlicher arbeitsrechtlicher Bestimmungen in mehreren Ländern
• Laufende Rechts- und Buchhaltungskosten für die Führung lokaler Gesellschaften
• Versteckte Kosten, die entstehen, wenn Unternehmen versuchen, die internationale Lohnabrechnung und die gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen selbst zu verwalten

Die Gewinnschwelle liegt in der Regel bei etwa 10 bis 15 Mitarbeitern in einem einzelnen Land. Unterhalb dieser Schwelle bieten EOR-Dienstleister fast immer ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis als der Aufbau und Unterhalt einer eigenen Unternehmensinfrastruktur. Einen vollständigen Kostenvergleich finden Sie in unserem EOR-Preisübersicht.

Inwiefern beschleunigt ein EOR die weltweite Personalbeschaffung?

Die Gründung einer juristischen Person in einem neuen Markt dauert durchschnittlich 3 bis 6 Monate. Während dieses Zeitraums können Sie in diesem Land rechtlich gesehen keine Mitarbeiter einstellen, was zu Verzögerungen beim globalen Wachstum, verpassten Bewerberchancen und einer langsameren Umsetzung führt.

Ein „Employer of Record“ (EOR) verkürzt diesen Zeitrahmen auf wenige Tage:

• Tag 1–2: Den lokalen Vorschriften entsprechende Arbeitsverträge wurden ausgearbeitet und zur Unterzeichnung versandt
• Tag 3–4: Die Lohn- und Gehaltsabrechnung wurde eingerichtet, die Anmeldung zu den gesetzlichen Sozialleistungen erfolgte, die Steueranmeldung ist abgeschlossen
• Tag 5: Der Mitarbeiter nimmt seine Tätigkeit auf und ist beim Onboarding rechtlich ordnungsgemäß eingearbeitet, wobei alle Compliance-Vorschriften eingehalten werden

Diese Schnelligkeit ermöglicht zudem einen Ansatz zur Marktprüfung, der bei der Gründung einer eigenen Gesellschaft schlichtweg nicht möglich ist. Unternehmen, die international expandieren möchten, können über einen EOR-Anbieter ein kleines globales Team einstellen, die Nachfrage und die operative Eignung prüfen und sich erst dann auf eine dauerhafte Infrastruktur festlegen, wenn sich der Markt bewährt hat.

Dieser Ansatz verringert das Risiko einer internationalen Expansion erheblich und gehört zu den am wenigsten genutzten Vorteilen der EOR bei wachsenden Unternehmen, die in neuen Märkten tätig werden möchten.

Für Dienstleistungsunternehmen, Technologieunternehmen und andere Firmen, die schnell Mitarbeiter in mehreren Ländern einstellen müssen, ist der Einstellungsprozess über einen EOR wesentlich einfacher als jede andere Alternative.

Inwiefern vereinfacht ein EOR die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Steuerverwaltung?

Die Verwaltung der weltweiten Lohn- und Gehaltsabrechnung in mehreren Ländern bedeutet, dass man sich gleichzeitig mit unterschiedlichen Abrechnungszyklen, Zahlungen in verschiedenen Währungen, unterschiedlichen Vorschriften zur Quellensteuer, Sozialversicherungsbeiträgen, Arbeitslosenversicherungsbeiträgen und gesetzlichen Meldefristen auseinandersetzen muss.

Für interne Personalabteilungen, die nicht über spezielle Fachkenntnisse im Bereich der internationalen Lohn- und Gehaltsabrechnung verfügen, ist dies eine der zeitaufwendigsten Personalaufgaben in einem global tätigen Unternehmen und eine der Hauptursachen für Verstöße gegen Compliance-Vorschriften.

Ein „Employer of Record“ übernimmt den gesamten Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung:

• Gehaltsabrechnungen in Landeswährung unter Berücksichtigung der korrekten Quellensteuer und der Abführung der Einkommensteuer
• Gesetzlich vorgeschriebene Abgaben, einschließlich Sozialversicherungsbeiträge, Altersvorsorgebeiträge und Lohnsteuern, werden in jedem Abrechnungszeitraum fristgerecht bei den zuständigen Behörden eingereicht
• Die Steuervorschriften und Steuererklärungen werden in allen Ländern, in denen EOR-Mitarbeiter tätig sind, verwaltet
• Lohnabrechnungen und Steuerunterlagen, die im Namen der juristischen Person des EOR ausgestellt werden, wodurch Ihr internes Team von Verwaltungsaufwand entlastet wird
• Korrekturen und Abstimmungen werden vollständig vom Drittanbieter durchgeführt, nicht von Ihren Personalabteilungen

Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung sind nicht nur administrative Unannehmlichkeiten. Verspätete oder fehlerhafte Zahlungen untergraben das Vertrauen der Mitarbeiter, lösen rechtliche Verpflichtungen gemäß den lokalen Arbeitsgesetzen aus und ziehen in einigen Rechtsordnungen finanzielle Sanktionen für den Arbeitgeber nach sich. Ein solides Lohn- und Gehaltsmanagement sowie eine globale Infrastruktur für die Lohn- und Gehaltsabrechnung sind zentrale EOR-Dienstleistungen, die dieses Risiko vollständig beseitigen.

Inwiefern verbessert ein EOR den Zugang zu Fachkräften weltweit?

Ohne einen Employer of Record beschränkt sich Ihr Einstellungspool auf Länder, in denen Ihr Unternehmen bereits über eine juristische Person oder eine registrierte Niederlassung verfügt. Diese geografische Einschränkung bedeutet, dass der beste Kandidat für eine Stelle – sei es ein leitender Ingenieur, ein Datenwissenschaftler oder ein Finanzspezialist, der als Remote-Mitarbeiter in Märkten tätig ist, in denen Sie keine Niederlassung haben – möglicherweise völlig außer Reichweite ist.

Ein „Employer of Record“ (EOR) beseitigt diese Einschränkung. Sie können internationale Mitarbeiter im Ausland einstellen, ohne vor Ort Unternehmen gründen zu müssen, was bedeutet, dass Ihre Talentsuche vom ersten Tag an wirklich global ist. Unternehmen, die international expandieren möchten, müssen sich nicht mehr zwischen den gewünschten Talenten und den Märkten entscheiden, in denen sie rechtlich Personal einstellen dürfen.

EOR-Dienstleister ermöglichen zudem den Zugang zu wettbewerbsfähigen Sozialleistungspaketen, die hochqualifizierte Fachkräfte anziehen. Da EOR-Dienstleister die Verwaltung der Sozialleistungen für große Gruppen internationaler Mitarbeiter übernehmen, erhalten EOR-Mitarbeiter Krankenversicherung, Altersvorsorge und dieselben Sozialleistungen, die führende lokale Arbeitgeber bieten, ohne dass Sie diese Pakete in jedem Markt einzeln aushandeln müssen. Dank dieser Kompetenz in der Verwaltung von Sozialleistungen erhält Ihr globales Team wettbewerbsfähige Sozialleistungspakete, unabhängig davon, in welchem Land die Mitarbeiter tätig sind.

Über das Leistungsmanagement hinaus schützt ein „Employer of Record“ auch das geistige Eigentum Ihres Unternehmens durch ordnungsgemäß strukturierte Arbeitsverträge, die Klauseln zur Übertragung von geistigem Eigentum, Vertraulichkeitsverpflichtungen und Geheimhaltungsbestimmungen enthalten, die den lokalen gesetzlichen Anforderungen entsprechen – etwas, das informelle Vereinbarungen mit Personalvermittlungsfirmen, Partneragenturen oder Leiharbeitern in der Regel nicht bieten.

Welche Arten von Unternehmen profitieren am meisten vom Zugang zu Fachkräften über EOR?

• Start-ups, die in kostengünstigen Märkten mit großen Technologieunternehmen um erfahrene Ingenieure konkurrieren
• Scale-ups, die international expandieren möchten und schnell Personal einstellen müssen, ohne auf die Gründung einer Niederlassung warten zu müssen
• Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen mit spezifischen Qualifikationsanforderungen, die Fachkräfte dort einstellen müssen, wo diese Fachkenntnisse vorhanden sind
• Unternehmen, die auf Zeitbeschäftigte zurückgreifen oder Zeitbeschäftigte beschäftigen und internationale Auftragnehmer vorschriftsmäßig in ein Festanstellungsverhältnis überführen müssen

Welche Vorteile bietet ein EOR nicht nur für Arbeitgeber, sondern auch für Arbeitnehmer?

Die meisten Erörterungen zu den Vorteilen von EOR konzentrieren sich ausschließlich auf die Perspektive des Arbeitgebers. Die Erfahrungen der Arbeitnehmer sind jedoch ebenso wichtig, und dieser Aspekt wird in den meisten Leitfäden gänzlich außer Acht gelassen.

Für EOR-Mitarbeiter macht es in der Praxis einen erheblichen Unterschied, ob sie über einen „Employer of Record“ eingestellt werden oder als selbstständige Auftragnehmer, Leiharbeiter oder über Personalvermittlungsagenturen tätig sind:

EOR-Mitarbeiter erhalten Arbeitsverträge, die den lokalen Vorschriften entsprechen, eine vollständige Erfüllung der Sozialleistungsverpflichtungen durch die Sozialleistungsverwaltung, pünktliche Gehaltszahlungen in ihrer Landeswährung sowie Zugang zu Personalteams in ihrer Sprache und Zeitzone. Die korrekte Verwaltung der Sozialleistungen und die Gewährleistung derselben Leistungen, die Festangestellte erhalten, sind ein zentraler Bestandteil dessen, was ein „Employer of Record“ (EOR) für jede von ihm beschäftigte Person leistet.

Für Remote-Mitarbeiter und internationale Auftragnehmer, die zuvor ohne arbeitsrechtliche Absicherung tätig waren, bedeutet der Wechsel zu einem EOR-Beschäftigungsverhältnis über einen zuverlässigen Drittanbieter eine erhebliche Verbesserung hinsichtlich der finanziellen Sicherheit, der beruflichen Stabilität sowie des Zugangs zu denselben Leistungen und Vorteilen, die auch festangestellte Mitarbeiter erhalten.

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Wisemonk ist ein bewährtes Employer of Record Wir unterstützen globale Unternehmen dabei, internationale Mitarbeiter einzustellen, zu vergüten und zu verwalten, ohne eine eigene juristische Person gründen zu müssen. Als einer der führenden EOR-Dienstleister mit über 300 betreuten Unternehmen, mehr als 2.000 verwalteten EOR-Mitarbeitern und einer weltweit abgewickelten Lohnsumme von über 20 Mio. US-Dollar verfügen wir über die operative Tiefe, um alle in diesem Artikel genannten Vorteile nicht nur theoretisch, sondern auch in der Praxis umzusetzen.

Unsere EOR-Dienstleistungen (Employer of Record) umfassen Folgendes:

• Wir sorgen für das Onboarding Ihrer internationalen Mitarbeiter innerhalb weniger Tage mit vorschriftsmäßigen Arbeitsverträgen – ganz ohne Gründung einer Gesellschaft, ohne Papierkram und ohne rechtliche Hindernisse.
• Wir übernehmen jeden Monat den gesamten Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung, einschließlich der korrekten Steuerabzüge, der gesetzlichen Sozialabgaben und der fristgerechten Zahlungen in der Landeswährung.
• Wir verfolgen automatisch jede Aktualisierung der Steuervorschriften und jede Änderung des Arbeitsrechts und passen Ihre Arbeitsverträge entsprechend an, damit Ihr Unternehmen das ganze Jahr über vor Strafen geschützt bleibt.
• Wir verwalten Krankenversicherung, Altersvorsorge, bezahlten Urlaub und wettbewerbsfähige Sozialleistungspakete und stellen sicher, dass alle Leistungsverpflichtungen gegenüber Ihren EOR-Mitarbeitern erfüllt werden.
• Wir kümmern uns um die täglichen Anfragen der EOR-Mitarbeiter, um Dokumentenanfragen und um Personalprozesse, sodass sich Ihr internes Team ganz auf das globale Wachstum konzentrieren kann
• Wir unterstützen Sie dabei, in jeder Hinsicht abgesichert zu sein – von der Einstufung von Mitarbeitern und dem Risiko einer falschen Einstufung bis hin zum Schutz des geistigen Eigentums Ihres Unternehmens – und stellen sicher, dass die Beschäftigungsverhältnisse Ihrer internationalen Mitarbeiter stets ordnungsgemäß geregelt sind.

Sind Sie bereit, diese EOR-Vorteile für Ihr globales Team zu nutzen? Sprechen Sie noch heute mit unserem Team.