Qu'est-ce qu'un congé ? Guide à l'intention des employeurs

Comment assurer le bon fonctionnement d'une équipe lorsqu'un collaborateur clé doit soudainement s'absenter du travail pendant plusieurs semaines, voire plusieurs mois ? Le congé est le dispositif qui permet d'y parvenir, et la manière dont vous le gérez a une incidence sur votre Compliance, le moral de votre équipe et la décision de ce collaborateur de rester ou non.

Les congés payés sont désormais la norme : en mars 2025, 80 % des salariés du secteur privé bénéficiaient de congés maladie payés, selon le Bureau américain des statistiques du travail. Un congé officiel obéit toutefois à des règles très différentes de celles qui s'appliquent aux congés de tous les jours ou aux arrêts maladie.

Ce guide explique en détail ce qu'est un congé, les différents types de congés (obligatoires et volontaires), les conditions d'éligibilité à la FMLA, la durée du congé, s'il est rémunéré ou non, ainsi que les bonnes pratiques mises en œuvre par les employeurs américains pour se conformer à la réglementation et fidéliser leurs meilleurs collaborateurs.

Qu'est-ce qu'un congé ?

Un congé est une période prolongée d'absence du travail, approuvée par l'employeur, pour une raison personnelle importante, telle qu'une maladie grave, une naissance, la prise en charge d'un membre de la famille ou le service militaire. Contrairement aux congés annuels habituels, il dure généralement plusieurs semaines ou plusieurs mois et peut être rémunéré ou non, selon le motif invoqué et la législation applicable.

Certains congés sont protégés par la législation fédérale ou régionale, tandis que d'autres sont accordés à la discrétion de l'employeur. Les employeurs proposent souvent des congés facultatifs allant au-delà des minima légaux dans le cadre de la avantages sociaux qui contribuent à attirer et à fidéliser les talents.

Avant de définir une politique, il est utile de comprendre en quoi un congé d'absence diffère des congés payés dont bénéficie déjà votre équipe.

En quoi un congé sans solde diffère-t-il des congés payés ?

Un congé de longue durée concerne les absences prolongées et exceptionnelles (souvent de plusieurs semaines ou mois), tandis que les congés payés couvrent les absences courtes et courantes, telles que les vacances ou les arrêts maladie. Les congés payés sont presque toujours rémunérés et s'accumulent au fil du temps, alors qu'un congé de longue durée est souvent non rémunéré et lié à un événement spécifique donnant droit à ce congé.

Si vous en êtes encore à organiser les aspects pratiques de vos congés, consultez notre guide sur Comment calculer les congés payés ?.

Cette distinction étant clarifiée, voici les deux catégories dans lesquelles s'inscrivent toutes les demandes de congé.

Quels sont les différents types de congés ?

Les congés se divisent en deux catégories : les congés obligatoires, que les employeurs sont tenus d'accorder en vertu de la législation fédérale ou régionale, et les congés volontaires, que les employeurs choisissent d'offrir à titre d'avantage social. Les congés obligatoires bénéficient de protections légales telles que la réintégration dans l'emploi, tandis que les congés volontaires sont entièrement régis par la politique de l'entreprise.

Le tableau ci-dessous vous permet de comparer les deux en un coup d'œil :

Chaque catégorie mérite d'être examinée de plus près, à commencer par les congés que vous êtes légalement tenu d'accorder.

Qu'est-ce qu'un congé obligatoire ?

Les congés obligatoires sont des congés que les employeurs sont tenus d'accorder en vertu de la loi. Les principales sources fédérales sont la loi sur les congés familiaux et médicaux (FMLA), la loi sur les Américains en situation de handicap (ADA) et la loi sur les droits à l'emploi et à la réintégration des membres des forces armées (USERRA) pour le service militaire. De nombreux États y ajoutent leurs propres dispositions en matière de congés protégés.

Parmi les formes courantes de congé obligatoire, on peut citer :

• Congé FMLA : jusqu'à 12 semaines de congé sans solde avec garantie d'emploi pour des raisons médicales et familiales éligibles en vertu de la Loi sur les congés familiaux et médicaux.
• Congé pour mesures d'adaptation au titre de l'ADA : Un congé sans solde peut constituer un aménagement raisonnable en cas de handicap en vertu de la Loi américaine sur les personnes handicapées, parfois au-delà des limites prévues par la FMLA.
• Congé militaire : un congé avec garantie d'emploi pour les militaires, assorti d'un droit à la réintégration à leur retour, protégé par USERRA.
• Congés accordés par l'État et les collectivités locales : De nombreux États imposent des dispositions en matière de congés maladie rémunérés, de congés familiaux ou de congés pour service de juré qui vont au-delà des règles fédérales.

Même lorsque la loi n'impose pas de congé, les employeurs peuvent néanmoins choisir de l'accorder à titre volontaire.

Qu'est-ce qu'un congé volontaire ?

Le congé volontaire est un congé accordé par l'employeur à sa seule discrétion, en dehors de toute obligation légale. Il ne bénéficie d'aucune garantie légale de maintien de l'emploi ; par conséquent, les conditions d'éligibilité, la durée et la rémunération sont entièrement définies par la politique de l'entreprise. Les employeurs y ont recours pour accompagner leurs collaborateurs lors d'événements marquants de leur vie et pour renforcer leur fidélité et leur rétention.

Les employeurs proposent généralement des congés volontaires pour des raisons telles que :

• Congés sabbatiques : un congé prolongé ou un congé d'études pour les salariés ayant une longue ancienneté.
• Deuil : un délai de deuil plus long que celui prévu par les dispositions habituelles de l'entreprise.
• Formation : un congé pour obtenir un diplôme, une certification ou suivre une formation professionnelle.
• Changements personnels : un déménagement, une procédure d'adoption ou la prise en charge d'une personne dépendante.

Étant donné que le congé volontaire relève du pouvoir discrétionnaire, il est essentiel de disposer de règles d'éligibilité claires, ce qui soulève la question de savoir qui remplit effectivement les conditions requises pour bénéficier de la FMLA.

Qui peut bénéficier d'un congé au titre de la FMLA ?

Pour pouvoir bénéficier d'un congé au titre de la FMLA, un salarié doit avoir travaillé pour un employeur concerné pendant au moins 12 mois et avoir accumulé au moins 1 250 heures au cours des 12 derniers mois, et qui exerce son activité sur un site comptant au moins 50 salariés dans un rayon de 75 miles. Un employeur concerné est généralement une entreprise privée comptant au moins 50 salariés, ou tout organisme public ou établissement scolaire.

Au-delà de ces seuils, le congé doit être justifié par un motif valable. La loi FMLA couvre :

1. Naissance et lien affectif : la naissance d'un enfant et les moments de complicité au cours de la première année.
2. Adoption ou placement en famille d'accueil : le placement d'un enfant chez le salarié.
3. Soins familiaux : s'occuper d'un conjoint, d'un enfant ou d'un parent atteint d'une affection grave.
4. État de santé : une affection grave qui empêche le salarié d'exercer ses fonctions.
5. Exigence militaire : les besoins liés au service actif d'un membre de la famille.
6. Congé pour aidant d'un militaire : jusqu'à 26 semaines pour vous occuper d'un militaire couvert souffrant d'une blessure ou d'une maladie grave.

Le fait de remplir les conditions d'éligibilité ne représente que la moitié du tableau ; les employeurs décident également quand accorder les congés qui ne sont pas couverts par la FMLA.

Dans quels cas devez-vous accorder un congé volontaire ?

Accordez un congé volontaire lorsqu'un salarié est confronté à une situation importante qui ne relève ni de la loi FMLA ni de la législation régionale, mais qui justifie néanmoins un arrêt de travail, et lorsque l'entreprise est en mesure de faire face à cette absence. En l'approuvant de manière réfléchie, vous préservez le moral de vos équipes, vous montrez que vous accordez de l'importance à vos collaborateurs et vous contribuez souvent à ce que ceux-ci reviennent au travail avec un engagement accru.

« Étant donné qu’un tiers des salariés ressentent le besoin de dissimuler les raisons liées à une maladie mentale, à l’anxiété ou au stress lorsqu’ils prennent un arrêt maladie, il apparaît clairement qu’il existe encore une forte stigmatisation autour de la santé mentale sur le lieu de travail. », Le Dr Hemal Desai, directeur médical mondial chez Aetna International

Les salariés demandent souvent un congé volontaire pour des raisons telles que :

• Enseignement supérieur : en vue d'obtenir un diplôme ou une certification.
• Un deuil ou un bouleversement familial : une période prolongée après un deuil ou un changement majeur.
• Un congé sabbatique : un nouveau souffle après une longue période en poste.
• Un déménagement pour des raisons personnelles ou la nécessité de s'occuper d'un proche : un accompagnement lors d'une période de changement dans la vie.

Une fois que vous avez décidé d'accorder un congé, la question pratique qui se pose ensuite est de savoir quelle peut être sa durée.

Quelle peut être la durée d'un congé ?

La durée dépend du type de congé et de votre contrat. La loi FMLA prévoit jusqu'à 12 semaines (26 semaines pour le congé destiné aux aidants de militaires) sur une période de 12 mois. Le congé pour aménagement prévu par l'ADA n'est soumis à aucune limite fixe et est évalué au cas par cas, tandis que le congé volontaire dure aussi longtemps que votre contrat le permet, de quelques jours à un an, voire plus.

Vous trouverez ci-dessous les durées habituelles par type de congé :

Les durées ne sont pas toujours définitives, ce qui soulève souvent la question suivante : le congé peut-il être prolongé ?

Un congé peut-il être prolongé ?

Oui, un congé peut souvent être prolongé, mais cela dépend du type de congé, de votre règlement et des circonstances. Le congé FMLA est rarement prolongé au-delà de 12 semaines, bien que les aménagements prévus par l'ADA puissent nécessiter un congé sans solde supplémentaire. Un congé volontaire peut être prolongé à la discrétion de l'employeur, à condition que les deux parties s'y conviennent par écrit.

Traitez les demandes d'extension différemment selon leur type :

• Congé FMLA : Les prolongations au-delà de 12 semaines sont rares, mais le congé ADA peut prendre le relais à la fin du congé FMLA.
• Congé volontaire : étendre cette mesure lorsque la situation le justifie et que l'entreprise est en mesure de s'y adapter.
• Congé militaire : Les prolongations sont conformes à l'engagement de service et aux règles fédérales en matière de réinsertion professionnelle.

Qu'il s'agisse d'un congé initial ou prolongé, cela soulève la question que tout salarié se pose en premier lieu : vais-je être rémunéré ?

Les salariés sont-ils rémunérés pendant un congé ?

Aux États-Unis, la plupart des congés prévus par la loi ne sont pas rémunérés. La loi FMLA n'impose pas le versement d'une rémunération, bien que les salariés puissent utiliser leurs jours de congé payés accumulés pendant cette période. Certains États imposent des congés familiaux ou de maladie rémunérés, et de nombreux employeurs proposent, à titre d'avantage social, des congés parentaux, de maladie ou d'invalidité rémunérés. Le caractère rémunéré ou non d'un congé dépend de la législation applicable et de votre propre politique.

Les employeurs autorisent souvent les salariés à cumuler leurs congés payés accumulés avec un congé sans solde ; notre analyse de congés accumulés explique comment le suivre.

La rémunération perçue pendant un congé a également une incidence sur les retenues à la source ; il est donc utile de comprendre comment retenues sur salaire continuer pendant l'absence de quelqu'un.

Lorsqu'il s'agit de cotisations salariales partielles ou de cotisations liées aux avantages sociaux, celles d'un salarié salaire net peuvent changer ; veillez donc à communiquer clairement ces chiffres avant le début des congés.

Les périodes sans rémunération peuvent également modifier la manière dont Charges sur salaires et les cotisations sont calculées pour cette période.

L'accès aux congés payés est inégal : selon le rapport, seuls 27 % des salariés du secteur privé bénéficiaient d'un congé familial rémunéré en mars 2023, selon le Bureau des statistiques du travail.

Des règles de rémunération claires s'inscrivent dans un objectif plus large : bien gérer les congés, de la demande jusqu'au retour au travail.

Quelles sont les meilleures pratiques en matière de gestion d'un congé ?

La meilleure façon de gérer les congés est d'établir une politique écrite, de l'appliquer de manière cohérente, de consigner chaque décision et de former les responsables à traiter les demandes avec empathie. La cohérence vous protège sur le plan juridique, tandis que la bienveillance préserve le moral et favorise la fidélisation du personnel.

Veuillez suivre ces bonnes pratiques :

1. Connaissez les règles : vous tenir informé de la législation fédérale, régionale et locale en matière de congés.
2. Rédigez une politique claire : Veuillez aborder les questions relatives aux conditions d'éligibilité, à la rémunération, aux pièces justificatives et aux étapes de reprise du travail dans votre guide.
3. Examinez chaque demande au cas par cas : consigner cette décision afin de garantir un traitement cohérent et impartial.
4. Responsables de train : leur donner les moyens de gérer avec tact les situations délicates liées aux congés, qu'il s'agisse d'une maladie grave ou d'un deuil.
5. Couverture du contrat et réintégration : mettre en place une solution provisoire et définir un plan de retour structuré afin que les deux parties y trouvent leur compte.

Il est bien plus facile d'élaborer une politique écrite lorsque l'on dispose des outils adaptés.

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Il est certes important de bien maîtriser les aspects techniques, mais les retombées se mesurent à l'aune d'un enjeu plus important encore : la fidélisation de vos collaborateurs.

En quoi la politique en matière de congés sans solde influe-t-elle sur la fidélisation des salariés ?

Une politique de congés claire et généreuse contribue directement à fidéliser le personnel. Lorsque les salariés peuvent s'absenter pour des raisons de santé ou familiales sans crainte, ils reviennent plus fidèles et plus productifs ; par ailleurs, les candidats accordent une grande importance aux avantages liés aux congés lorsqu'ils choisissent un employeur. Considérer les congés comme un avantage stratégique, et non comme une simple obligation, permet de réduire le taux de rotation du personnel.

Les congés payés constituent également un argument de recrutement. En 2025, 81 % des salariés du secteur privé bénéficiaient de congés payés, selon le Bureau des statistiques du travail, et les candidats s'attendent de plus en plus à bénéficier d'avantages sociaux solides en matière de congés.

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