- PTO ist ein flexibles Guthaben an bezahlten freien Tagen, das aus beliebigen Gründen genutzt werden kann, darunter Urlaub, Krankheit oder persönliche Angelegenheiten. Ein „floating holiday“ umfasst 1 bis 3 festgelegte Tage pro Jahr für bestimmte kulturelle, religiöse oder persönliche Anlässe, die außerhalb des Standardkalenders liegen.
- In Bundesstaaten wie Kalifornien (CA), Colorado (CO), Illinois (IL) und Massachusetts (MA) fallen monatlich etwa 1,25 Tage Sonderurlaub an, der auf das nächste Jahr übertragen wird und bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgezahlt wird. Flexible Feiertage werden im Voraus gewährt, verfallen zum Jahresende und werden nicht ausgezahlt, außer in Kalifornien (CA), sofern sie nicht an bestimmte Anlässe gebunden sind.
- Das US-Bundesrecht schreibt keine dieser Leistungen vor. Das FLSA sieht keinerlei bezahlten Urlaub vor. Laut BLS erhalten Arbeitnehmer im privaten Sektor durchschnittlich 11 bezahlte Urlaubstage sowie 8 Krankheitstage pro Jahr, und die meisten Arbeitgeber, die flexible Feiertage anbieten, gewähren zwei davon pro Jahr.
- Beiden Gruppen wird sowohl die Struktur des bezahlten Urlaubs (PTO) als auch die Flexibilität durch frei wählbare Feiertage für persönliche Anlässe geboten. Laut HBR nennen 88 % der Arbeitnehmer Flexibilität als einen der wichtigsten Faktoren bei der Wahl eines Arbeitgebers, weshalb frei wählbare Feiertage neben dem bezahlten Urlaub (PTO) zum Standard gehören.
Sind Sie unsicher, was den Unterschied zwischen PTO und flexiblen Feiertagen betrifft? Sprechen Sie uns an!
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Flexible Feiertage und bezahlter Urlaub werden oft als ein und dieselbe Leistung betrachtet. Das sind sie jedoch nicht. Der Unterschied bestimmt, wie Sie eine Urlaubsregelung formulieren, das Endgehalt bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses berechnen und auf dem US-amerikanischen Arbeitsmarkt wettbewerbsfähig bleiben, auf dem Flexibilität stets ganz oben auf der Liste steht Was Arbeitnehmer laut der „Harvard Business Review“ wollen.
In diesem Leitfaden wird erläutert, wie die einzelnen Urlaubsarten funktionieren, welche Vorschriften des US-Bundes und der Bundesstaaten dafür gelten, die Ausnahmeregelung für Kalifornien Was jedes Personalteam wissen sollte und wie sich beides zu einer einheitlichen Richtlinie zusammenfassen lässt, die über Landesgrenzen hinweg Bestand hat.
Was ist bezahlter Urlaub (PTO)?
Bezahlte Freistellung (PTO) ist ein einheitlicher Pool an bezahlten Tagen, den Mitarbeiter aus beliebigen Gründen in Anspruch nehmen können, darunter Urlaub, Krankheit, Arzttermine oder persönliche Freistellung.
PTO ersetzt die getrennten Kontingente für Urlaub, Krankheitstage und Sonderfreistellungen durch ein einziges Gesamtguthaben. Dadurch lässt sich der Urlaubsstand einfacher nachverfolgen, und die Mitarbeiter erhalten mehr Flexibilität bei der Gestaltung ihrer freien Zeit. Um mehr darüber zu erfahren, wie sich Leistungspakete in ein umfassendes Vergütungskonzept einfügen, Lesen Sie diesen Leitfaden zu Sozialleistungen für Mitarbeiter.
PTO gibt es in der Regel in drei Ausführungen:
- Feste Zuteilung. Die Mitarbeiter erhalten zu Beginn des Jahres eine festgelegte Anzahl von Tagen, die häufig von der Betriebszugehörigkeit abhängt (10, 15 oder 20 Tage).
- Nach dem Prinzip der periodengerechten Abgrenzung. Mitarbeiter erwerben ihren Urlaubsanspruch schrittweise, in der Regel in Form einer festgelegten Stundenzahl pro Abrechnungszeitraum. Lesen Sie dazu unseren Leitfaden unter Wie berechnet man den Anspruch auf bezahlten Urlaub? für die Formeln.
- Unbegrenzte Urlaubstage. Es gibt keine Obergrenze für freie Tage, solange die Arbeit erledigt wird. Etwa 8 % der US-Arbeitgeber bieten dies an, laut SHRM. Lesen Sie dazu diesen Artikel unter Vor- und Nachteile einer unbegrenzten Freistellung bevor das Modell übernommen wird.
Gemäß den meisten Richtlinien in den USA fallen Bundesfeiertage nicht unter den Urlaubsanspruch. Mitarbeiter verbrauchen keinen Urlaubsanspruch, um am 4. Juli oder an Thanksgiving frei zu nehmen. Der Urlaubsanspruch ist zudem Teil des übergeordneten Vergütungsrahmens. Lesen Sie dazu weiter unter Grundlagen des Vergütungsmanagements um zu sehen, wie sich das Ganze zusammenfügt.
Was ist ein flexibler Feiertag?
Ein flexibler Feiertag ist ein bezahlter freier Tag, den Mitarbeiter nach eigenem Ermessen für ein Ereignis nehmen können, das nicht im offiziellen Feiertagskalender des Unternehmens aufgeführt ist. Er wird auch als „optionaler Feiertag“ oder „Flex-Tag“ bezeichnet. Im Gegensatz zu gesetzlichen Feiertagen, die für das gesamte Unternehmen gelten, wird die Wahl des flexiblen Feiertags von jedem Mitarbeiter individuell getroffen. Sie gelten in der Regel als Nebenleistung und nicht als gesetzlicher Anspruch.
Zu den gängigen Anwendungsbereichen gehören unter anderem:
- Religiöse Feiertage wie Jom Kippur, Karfreitag, Eid al-Fitr oder Diwali.
- Kulturelle Anlässe wie das Mondneujahr, der Juneteenth (sofern das Unternehmen diesen Tag nicht bereits begeht) oder der Tag der indigenen Völker.
- Persönliche Meilensteine wie ein Geburtstag, ein Jubiläum oder ein Schulabschluss.
- Verlängerung eines Bundesfeiertags durch Einbeziehung des 3. oder 5. Juli rund um den Unabhängigkeitstag.
- Ein Tag zur Erholung oder eine familiäre Verpflichtung.
Die meisten US-Arbeitgeber, die flexible Feiertage anbieten, gewähren 1 bis 3 pro Jahr. Der Durchschnitt liegt bei 2.
Inwiefern unterscheiden sich flexible Feiertage von Urlaubstagen?
Flexible Feiertage und Urlaubstage unterscheiden sich in sechs Aspekten, nämlich hinsichtlich Zweck, Zuteilung, Flexibilität, Übertragung, Auszahlung und Genehmigung.
Auf der Grundlage unserer Erfahrungen bei der Unterstützung von mehr als 300 globalen Unternehmen im Bereich des grenzüberschreitenden Urlaubsregelungsmanagements stellen wir Ihnen hier einen direkten Vergleich der beiden Ansätze vor. Weitere Informationen zum Thema Abwesenheitsmanagement finden Sie unter Wissenswertes zum Thema Freistellung für Arbeitgeber.
| Besonderheit | Flexible Feiertage | PTO |
|---|---|---|
| Zweck | Bestimmte persönliche, religiöse oder kulturelle Anlässe | Jeder Grund, einschließlich Urlaub, Krankheit und Freistellung aus persönlichen Gründen |
| Zuweisung | Anzahl pro Jahr, in der Regel 1 bis 3 Tage | Über die Zahlungszeiträume hinweg aufgelaufen oder im Voraus gewährt |
| Flexibilität | Häufig auf bestimmte Veranstaltungsarten beschränkt | Verwenden Sie einen beliebigen Werktag |
| Rollover | Läuft in der Regel zum Jahresende ab | Wird häufig übertragen (abhängig vom Bundesland und von den Versicherungsbedingungen) |
| Auszahlung beim Austritt | Wird in der Regel nicht ausgezahlt (Kalifornien bildet hier eine Ausnahme) | Wird häufig ausgezahlt, in mehreren Bundesstaaten vorgeschrieben |
| Genehmigung | Es gelten Voranmeldungsfristen und Sperrtermine | Vorherige Ankündigung und Genehmigung durch den Vorgesetzten erforderlich |
Auch die rechtliche Behandlung unterscheidet sich erheblich, insbesondere zwischen den einzelnen US-Bundesstaaten.
Inwiefern unterscheidet sich ein flexibler Feiertag von einem freien Tag aus persönlichen Gründen?
Ein flexibler Feiertag kann aus kulturellen, religiösen oder veranstaltungsbezogenen Gründen in Anspruch genommen werden. Ein persönlicher freier Tag dient der Erledigung behördlicher Angelegenheiten oder privater Verpflichtungen wie beispielsweise der Teilnahme an einem Geschworenendienst, einem Umzug oder einer medizinischen Behandlung.
Sie klingen zwar austauschbar, doch die meisten Unternehmen behandeln sie als separate Kategorien mit jeweils eigenen Regeln.
Freie Tage werden in der Regel für folgende Zwecke genutzt:
- Geschworenenpflicht oder Wehrdienst.
- Umzug.
- Lange Arzt- oder Zahnarzttermine.
- Familiäre Notfälle oder Trauerfälle, sofern diese nicht durch einen gesonderten Trauerurlaub abgedeckt sind.
Flexible Feiertage werden in der Regel für folgende Zwecke genutzt:
- Religiöse oder kulturelle Bräuche.
- Verlängerung eines Feiertagswochenendes auf Bundesebene.
- Persönliche Meilensteine.
Ein weiterer praktischer Unterschied: „Floating Holidays“ sind weitgehend eine US-amerikanische Gepflogenheit, während „Personal Days“ in den meisten Arbeitsmärkten weltweit existieren. Um mehr darüber zu erfahren, wie sich die verschiedenen Urlaubsarten in den Gesamtzusammenhang einfügen, lesen Sie diesen Leitfaden unter Zusätzliche Vergütungsarten und -regeln.
Sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, bezahlten Urlaub oder flexible Feiertage anzubieten?
In den USA gilt dies nicht. Es gibt kein Bundesgesetz, das private Arbeitgeber dazu verpflichtet, bezahlten Urlaub oder flexible Feiertage zu gewähren. Das Gesetz über faire Arbeitsbedingungen sieht keinerlei bezahlten Urlaub vor.
Landes- und kommunale Vorschriften sorgen für Nuancen.
Zu beachtende bundesstaatsspezifische Vorschriften
- Bezahlter Krankheitsurlaub. In mehr als 18 Bundesstaaten sowie in Washington, D.C. ist eine Form des bezahlten Krankenurlaubs vorgeschrieben, darunter Kalifornien, New York, Massachusetts, Colorado und Washington.
- Auszahlung des Resturlaubs bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses. In Kalifornien, Colorado, Illinois, Massachusetts, Nebraska und weiteren Bundesstaaten werden angesammelte Urlaubstage als verdientes Arbeitsentgelt behandelt, was bedeutet, dass sie bei Ausscheiden eines Mitarbeiters ausgezahlt werden müssen.
- Die kalifornische Regelung zu verschiebbaren Feiertagen. Gemäß der DLSE Kalifornien, wenn ein flexibler Feiertag nicht an ein bestimmtes Ereignis wie beispielsweise einen religiösen Feiertag gebunden ist, wird er wie Urlaub behandelt. Nicht in Anspruch genommene Tage müssen auf das nächste Jahr übertragen und bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgezahlt werden.
Compliance-Themen werden schnell komplex. Sehen Sie sich diese Übersicht an unter Tipps zur Compliance am Arbeitsplatz für Arbeitgeber und lesen Sie dies unter Compliance mit den Vorschriften für den „Employer of Record“ falls Sie Mitarbeiter in mehreren Bundesstaaten oder Ländern beschäftigen.
Internationale Vorschriften
Im Gegensatz zu den USA schreiben die meisten Industrieländer einen gesetzlich vorgeschriebenen bezahlten Urlaub vor. In den Großbritannien, müssen Arbeitgeber mindestens 28 bezahlte Urlaubstage pro Jahr gewähren. In Australien sind es 4 Wochen. In Frankreich sind es 5 Wochen. „Floating Holidays“ als spezifisches Konzept sind weitgehend eine US-amerikanische Erfindung.
Wie sieht der Vergleich der bezahlten Freistellung (PTO) zwischen verschiedenen Ländern aus?
Die gesetzlichen Ansprüche auf bezahlten Urlaub variieren stark. Die USA liegen am unteren Ende der Skala, da es dort keine bundesweiten Vorschriften gibt, während in den meisten europäischen Ländern ein hoher Mindeststandard festgelegt ist. Um dies im Kontext der globalen Lohn- und Gehaltsabrechnung zu betrachten, lesen Sie bitte diesen Leitfaden unter globale Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste.
Über die Plattform von Wisemonk werden Lohn- und Gehaltszahlungen in Höhe von über 20 Millionen US-Dollar für mehr als 2.000 Mitarbeiter in über 300 Unternehmen weltweit abgewickelt. Dadurch erleben wir aus erster Hand, wie sich die gesetzlichen Urlaubsregelungen von Land zu Land unterscheiden, und wir kümmern uns um die Compliance, sodass unsere Kunden niemals eine lokale Niederlassung gründen müssen.
Hier finden Sie eine Kurzanleitung zu den Märkten, die in unserem Kundenstamm am häufigsten vorkommen.
| Land | Gesetzlicher Anspruch auf bezahlten Urlaub |
|---|---|
| Vereinigte Staaten | Es gibt keine bundesweite Vorschrift. In einigen Bundesstaaten ist bezahlter Krankheitsurlaub vorgeschrieben, und in Kalifornien sowie einigen anderen Bundesstaaten ist die Auszahlung von Resturlaubstagen bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses vorgeschrieben. |
| Vereinigtes Königreich | 28 Tage bezahlter Urlaub pro Jahr für Vollzeitbeschäftigte (5,6 Wochen), wobei gemäß den Vorschriften der britischen Regierung auch gesetzliche Feiertage darin enthalten sein können. |
| Australien | 4 Wochen bezahlter Jahresurlaub sowie bezahlte gesetzliche Feiertage, wie vom Fair Work Ombudsman festgelegt. Nicht in Anspruch genommener Urlaub wird bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgezahlt. |
| Frankreich | Mindestens 5 Wochen bezahlter Urlaub sowie 11 bezahlte Feiertage. |
| Indien | Der Anspruch auf Jahresurlaub variiert je nach Bundesland (in der Regel 12 bis 21 Tage), hinzu kommen Krankentage und Sonderurlaub sowie drei nationale und mehrere vom jeweiligen Bundesland festgelegte Feiertage. |
| Kanada | 2 bis 3 Wochen gesetzlicher Urlaub, je nach Bundesland und Betriebszugehörigkeit, zuzüglich bundesweiter und landesweiter Feiertage. |
| Deutschland | Mindestens 20 Arbeitstage gesetzlicher Urlaub bei einer 5-Tage-Woche, wobei die meisten Arbeitgeber 25 bis 30 Tage gewähren. |
| Singapur | 7 bis 14 Tage Jahresurlaub je nach Betriebszugehörigkeit sowie 11 bezahlte Feiertage. |
Informationen zu den für Indien geltenden Feiertags- und Urlaubsregelungen finden Sie unter „Feiertage in Indien“, wo Sie eine vollständige Auflistung nach Bundesstaaten vorfinden.
Für Unternehmen mit verteilten Teams bieten flexible Feiertage eine elegante Möglichkeit, lokale Feiertage zu berücksichtigen, ohne den Feiertagskalender für jedes Land neu erstellen zu müssen. Um mehr darüber zu erfahren, lesen Sie diesen Artikel unter Vergütung internationaler Mitarbeiter und dies auf Komplexität der weltweiten Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Wie viele Urlaubstage und flexible Feiertage sollten Sie gewähren?
Der US-amerikanische Richtwert liegt bei etwa 11 Tagen bezahltem Urlaub, 8 Krankheitstagen und 2 flexiblen Feiertagen. Die genaue Anzahl hängt von der Branche, der Betriebszugehörigkeitsstruktur und der Wettbewerbsposition ab.
Daten des Amtes für Arbeitsstatistik Dies zeigt, dass der Durchschnitt nach fünf Dienstjahren auf 15 Urlaubstage und nach 20 Jahren auf 20 Tage ansteigt.
Für die PTO gelten üblicherweise folgende Bereiche:
- Einstiegsstufe: 10 bis 15 Tage pro Jahr.
- Mittlere Dienstzeit (5+ Jahre): 15 bis 20 Tage.
- Langjährige Betriebszugehörigkeit (10+ Jahre): 20 bis 25 Tage.
- Unbegrenzte Urlaubstage: Keine formelle Obergrenze.
Daten der SHRM Demnach nehmen Mitarbeiter mit unbegrenztem Urlaubsanspruch durchschnittlich etwa 16 Tage Urlaub, nur zwei Tage mehr als Mitarbeiter mit herkömmlichen Urlaubsregelungen.
Für flexible Feiertage:
- 1 Tag: Mindestangebot, üblich in kleineren Unternehmen.
- 2 Tage: Am häufigsten bei mittelständischen Arbeitgebern in den USA.
- 3+ Tage: Wird von Unternehmen genutzt, die flexible Feiertage als Vorteil im Bereich Vielfalt und Inklusion positionieren möchten.
Wenn Sie diese Vergleichswerte in Abgrenzungsraten umrechnen möchten, lesen Sie dazu bitte hier weiter Wie berechnet man den angesammelten Urlaubsanspruch?.
Wie werden Sonderurlaubstage und flexible Feiertage angesammelt, übertragen und ausgezahlt?
Urlaubsansprüche werden in der Regel angesammelt. Flexible Feiertage werden in der Regel nicht angesammelt. Urlaubsansprüche werden oft auf das nächste Jahr übertragen. Flexible Feiertage werden in der Regel nicht übertragen. Urlaubsansprüche werden bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses oft ausgezahlt. Flexible Feiertage werden in der Regel nicht ausgezahlt, es sei denn, Sie sind in Kalifornien beschäftigt.
Abgrenzung
Der Urlaubsanspruch baut sich im Laufe des Jahres schrittweise auf. Nach einer gängigen Berechnungsformel erhält ein Mitarbeiter mit einem 15-Tage-Jahresplan 1,25 Tage pro Monat bzw. etwa 4,6 Stunden pro zweiwöchigem Zahlungszeitraum. Flexible Feiertage werden zu Beginn des Jahres im Voraus gewährt, ohne dass ein Anspruch darauf entsteht. Die zugrunde liegenden Berechnungen finden Sie in diesem Leitfaden unter Berechnung der aufgelaufenen Lohnsumme.
Rollover
Viele Arbeitgeber lassen ungenutzte Urlaubstage ins nächste Jahr übertragen, manchmal mit einer Obergrenze. Einige wenden die „Use-it-or-lose-it“-Regel an, doch in mehreren Bundesstaaten ist diese Praxis eingeschränkt. Flexible Feiertage verfallen in der Regel zum Jahresende, sofern sie nicht in Anspruch genommen wurden.
Auszahlung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, wird der angesammelte Urlaubsanspruch häufig als Teil des Endgehalts ausgezahlt; dies ist in Kalifornien, Colorado und mehreren anderen Bundesstaaten gesetzlich vorgeschrieben, gemäß Leitlinien des kalifornischen DLSE. Flexible Feiertage werden in der Regel nicht ausgezahlt, mit Ausnahme des Bundesstaates Kalifornien. Wenn Ihre Regelung zu flexiblen Feiertagen nicht an ein bestimmtes kulturelles oder religiöses Ereignis gebunden ist, behandelt der Staat diese Tage als ausstehende Löhne.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie sich Urlaub in die Abrechnungszyklen einfügt, lesen Sie diesen Artikel unter Arten von Abrechnungszyklen und Abrechnungszeiträume.
Was geschieht, wenn ein Feiertag auf ein Wochenende fällt?
Die meisten Arbeitgeber in den USA verlegen den Feiertag auf den nächstgelegenen Werktag. Bei Feiertagen am Samstag ist dies der Freitag davor, bei Feiertagen am Sonntag der Montag danach.
Dies entspricht der bundesweiten Regelung zur Feiertagsregelung. Fällt ein bundesweiter Feiertag auf ein Wochenende, bleiben die Bundesbehörden am darauffolgenden Werktag geschlossen, und die meisten privaten Arbeitgeber schließen sich dieser Regelung an.
Flexible Feiertage sorgen hier für mehr Flexibilität. Wenn ein Mitarbeiter den eigentlichen Kalendertag eines religiösen oder kulturellen Anlasses, der auf ein Wochenende fällt, in Anspruch nehmen möchte, kann er stattdessen einen flexiblen Feiertag für den darauffolgenden Montag oder den vorangehenden Freitag nutzen.
Kann ein Unternehmen einen Antrag auf einen flexiblen Feiertag ablehnen?
Ja. Flexible Feiertage sind eine freiwillige Leistung und kein gesetzlicher Anspruch; Arbeitgeber können entsprechende Anträge aus verschiedenen berechtigten Gründen ablehnen.
Häufige Gründe für die Ablehnung eines Antrags:
- Ausgeschlossene Termine: Die meisten Unternehmen lehnen Anträge auf flexible Urlaubstage während geschäftlicher Spitzenzeiten wie zum Quartalsende, in der Vorweihnachtszeit, während der Steuerperiode und zum Jahresabschluss ab.
- Unzureichende Ankündigung: Bei vielen Richtlinien ist eine Vorankündigung von 1 bis 2 Wochen erforderlich. Kurzfristige Anfragen können abgelehnt werden.
- Politische Diskrepanz: Sollte Ihre Regelung für flexible Urlaubstage die Inanspruchnahme auf bestimmte Veranstaltungsarten beschränken (religiöse Feiertage, kulturelle Veranstaltungen), erfüllt ein Antrag auf einen Strandtag möglicherweise nicht die Voraussetzungen.
- Versorgungslücken: Sollte die Genehmigung des Tages dazu führen, dass ein Team unterbesetzt wäre, kann der Manager diese ablehnen.
Es hat sich bewährt, Ausschlusstermine und Genehmigungskriterien schriftlich bekannt zu geben, damit Ablehnungen nicht als willkürlich empfunden werden. Lesen Sie diesen Leitfaden zum Thema wirksame Personalstrategien wie man Richtlinien so gestaltet, dass die Mitarbeiter ihnen vertrauen.
Wie erstellt man eine kombinierte Richtlinie für bezahlten Urlaub und flexible Feiertage?
Verfassen Sie zunächst den Abschnitt über den Sonderurlaub. Fügen Sie anschließend den Abschnitt über den beweglichen Feiertag als Ergänzung mit eigenen Regelungen hinzu.
Auf der Grundlage unserer Arbeit, in deren Rahmen wir über 300 Unternehmen bei der Ausarbeitung von Urlaubsrichtlinien unterstützt haben, stellen wir Ihnen hier die von uns verwendete 7-stufige Checkliste vor.
Schritt 1: Festlegung der Teilnahmebedingungen
Geben Sie an, wer anspruchsberechtigt ist – einschließlich Vollzeit-, Teilzeit-, Vertrags- und Probezeitbeschäftigter – und ab welchem Datum der Beschäftigungsbeginn gilt. Weitere Informationen darüber, wie sich die Beschäftigungskategorien auf die Sozialleistungen auswirken, finden Sie hier unter Arbeitsverträge erklärt.
Schritt 2: Legen Sie die Zuweisung fest
Legen Sie die Anzahl der Urlaubstage, die Ansparrate und die Anzahl der flexiblen Feiertage pro Jahr fest. Verknüpfen Sie die Urlaubszuteilung mit der Betriebszugehörigkeit, wenn Sie die Mitarbeiterbindung belohnen möchten. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Phasen des Mitarbeiterlebenszyklus für Gestaltungsideen im Zusammenhang mit der Amtszeit.
Schritt 3: Legen Sie die zulässigen Verwendungszwecke für flexible Feiertage fest
Einige Unternehmen lassen die Gestaltung der flexiblen Feiertage völlig offen. Andere führen berechtigte Anlässe wie religiöse Feiertage, kulturelle Veranstaltungen oder persönliche Meilensteine auf. Beide Vorgehensweisen sind zulässig, doch sollten Sie dies klar und deutlich festlegen.
Schritt 4: Regeln für Rollover und Auszahlung festlegen
Geben Sie an, ob der Jahresurlaub auf das nächste Jahr übertragen wird und bis zu welcher Obergrenze. Weisen Sie darauf hin, dass flexible Feiertage zum Jahresende verfallen. Beachten Sie die Ausnahmeregelung für Kalifornien, falls Sie dort Mitarbeiter beschäftigen.
Schritt 5: Dokumentieren Sie den Antragsprozess
Legen Sie die Frist für die Vorankündigung, den Genehmigungsworkflow, Sperrdaten sowie die Vorgehensweise bei konkurrierenden Anfragen fest.
Schritt 6: Anbindung an die Lohnabrechnung und das HRIS
Stellen Sie sicher, dass Ihr HRIS-System beide Kontingente getrennt erfasst. Die Salden der flexiblen Feiertage sollten zum Jahresende automatisch zurückgesetzt werden. Lesen Sie dazu mehr unter Bewährte Verfahren in der Lohn- und Gehaltsabrechnung für die operative Ebene.
Schritt 7: Rücksprache mit einem Rechtsbeistand
Lassen Sie die Richtlinie von den Arbeitsrechtsberatern aller Bundesstaaten und Länder prüfen, in denen Sie Mitarbeiter beschäftigen. Unterschiede auf Bundesstaatsebene – insbesondere in Kalifornien – können dazu führen, dass eine Sozialleistung zu einer Lohnverbindlichkeit wird.
Warum führen immer mehr US-Unternehmen im Jahr 2026 flexible Feiertage ein?
Drei Faktoren haben dazu beigetragen, dass flexible Feiertage sich von einer Nischenleistung zu einer gängigen Sozialleistung entwickelt haben, nämlich die Erwartungen der Belegschaft, der Wettbewerb um Fachkräfte und die Diversitätsstrategie.
Flexibilität steht ganz oben auf der Liste der Wünsche der Arbeitnehmer
A Umfrage der „Harvard Business Review“ Eine Umfrage ergab, dass 88 % der Arbeitnehmer Flexibilität als einen der wichtigsten Faktoren bei der Wahl eines Arbeitgebers nennen. Flexible Feiertage signalisieren, dass Flexibilität fest in der Unternehmenspolitik verankert ist und nicht nur ein Schlagwort ist. Um mehr über Faktoren zur Mitarbeiterbindung zu erfahren, lesen Sie bitte hier weiter: Ideen zur Mitarbeiteranerkennung zur Steigerung der Arbeitsmoral.
Das Hinzufügen kostet fast nichts
Zwei flexible Feiertage pro Mitarbeiter und Jahr sind eine kostengünstige Sozialleistung, die einen überproportional hohen Wahrnehmungswert schafft. Für ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern, deren durchschnittlicher Bruttostundenlohn bei 50 US-Dollar liegt, belaufen sich die Kosten für zwei flexible Feiertage auf etwa 80.000 US-Dollar pro Jahr – weniger als die Hälfte der Kosten für die Einstellung eines einzigen Mitarbeiters im mittleren Management.
Sie tragen dazu bei, einen inklusiven Feiertagskalender zu erstellen, ohne bestimmte Feiertage zu bevorzugen
Feste Unternehmenskalender geben den meisten Feiertagen den Vorrang. Durch flexible Feiertage kann ein orthodox-christlicher Mitarbeiter Ostern an einem anderen Datum begehen, ein muslimischer Mitarbeiter das Eid-Fest feiern und ein hinduistischer Mitarbeiter Diwali begehen, ohne dass die Personalabteilung festlegen muss, welche Feiertage das Unternehmen anerkennt.
Sie unterstützen verteilte Teams
Für Unternehmen, die in den USA, Großbritannien und Indien Personal einstellen, bieten flexible Feiertage eine elegante Lösung für das Problem mit den Feiertagskalendern. Die Mitarbeiter in den jeweiligen Märkten nutzen ihre flexiblen Feiertage für lokal relevante Feiertage, sodass die Personalabteilung nicht sechs verschiedene Kalender führen muss.
Lesen Sie dazu mehr unter Bewährte Verfahren für das Management von Remote-Teams und leiten Sie dies weiter globale Mobilität für Muster bei verteilten Teams.
Wie kann Wisemonk die weltweite Urlaubsverwaltung für Ihr Team vereinfachen?
Wisemonk stammt aus Indien EOR. Wir unterstützen Sie bei der Einstellung, Bezahlung und Verwaltung von Fachkräften, ohne dass Sie eine lokale juristische Person gründen müssen.
Die Verwaltung von Urlaubstagen und flexiblen Feiertagen in den gesamten USA stellt bereits eine Herausforderung dar. Durch die Einbeziehung von Indien, Großbritannien oder anderen Märkten vervielfacht sich diese Herausforderung. Die gesetzlichen Mindestanforderungen unterscheiden sich. Die Auszahlungsregeln unterscheiden sich. Die Feiertagskalender unterscheiden sich.
Bei Wisemonk verwalten wir die Urlaubs- und Gehaltsabrechnung für mehr als 2.000 Mitarbeiter in ganz Indien und anderen Märkten für über 300 globale Unternehmen, wobei wir Gehaltszahlungen in Höhe von mehr als 20 Mio. US-Dollar abwickeln und auf G2 eine Bewertung von 4,8/5 erhalten haben. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie wir arbeiten, lesen Sie diesen Beitrag unter So funktioniert das „Employer of Record“-Modell.
Folgende Dienstleistungen bieten wir an:
- Vorschriftsmäßige Urlaubsregelungen: Wir richten Urlaubsregelungen ein, die den gesetzlichen Mindestanforderungen entsprechen.
- Einbindung von flexiblen Feiertagen: Wir ergänzen Ihre lokale Richtlinie um eine Erfassung von beweglichen Feiertagen, damit Ihre Mitarbeiter regionale Feiertage begehen können, ohne dass es zu Problemen bei der Gehaltsabrechnung kommt. Kombinieren Sie dies mit unserem Modul für flexible Zusatzleistungen.
- Automatische Nachverfolgung: Die Ansparungen, Übertragungen und Auszahlungen von Sonderurlaub werden automatisch berechnet und in der Lohnabrechnung berücksichtigt.
- Prüfungsgerechte Dokumentation: Richtlinienvorlagen, Mitarbeiterhandbücher und gesetzlich vorgeschriebene Einreichungen werden von Anfang bis Ende abgewickelt.
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Häufig gestellte Fragen
Werden flexible Feiertage bei Ausscheiden eines Mitarbeiters ausgezahlt?
In der Regel nicht. Nicht in Anspruch genommene flexible Feiertage verfallen in der Regel zum Jahresende und werden bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht ausgezahlt. Eine Ausnahme bildet Kalifornien, wo flexible Feiertage, die nicht an ein bestimmtes religiöses oder kulturelles Ereignis gebunden sind, als Lohn behandelt werden und gemäß den Bestimmungen ausgezahlt werden müssen. DLSE-Vorschriften.
Kann ein flexibler Urlaubstag als Krankheitstag genutzt werden?
Das hängt von den jeweiligen Richtlinien ab. Manche Arbeitgeber überlassen die Vergabe von flexiblen Feiertagen vollständig dem Ermessen des Arbeitnehmers; in diesem Fall ist es in Ordnung, einen solchen Tag als Krankheitstag zu nutzen. Andere beschränken die Nutzung auf religiöse, kulturelle oder persönliche Anlässe. Bitte lesen Sie Ihr Mitarbeiterhandbuch.
Wie lautet eine andere Bezeichnung für einen flexiblen Feiertag?
Zu den gängigen Bezeichnungen zählen „optionaler Urlaubstag“, „Flex-Tag“ und „persönlicher Urlaubstag“. Alle Begriffe beschreiben dasselbe Konzept, nämlich einen bezahlten freien Tag, den der Mitarbeiter aus seinem eigenen Kalender auswählt.
Haben Teilzeitbeschäftigte Anspruch auf flexible Feiertage?
Das ist unterschiedlich. Viele Arbeitgeber bieten flexible Feiertage nur Festangestellten an, während andere diese Leistung für Teilzeitbeschäftigte anteilig gewähren. Legen Sie Ihre Anspruchsvoraussetzungen in der Richtlinie fest, um Streitigkeiten zu vermeiden.
Können flexible Feiertage mit dem Jahresurlaub kombiniert werden?
Die meisten Unternehmen führen diese als separate Kontingente, wobei die flexiblen Feiertage zusätzlich zum regulären Urlaubsanspruch gewährt werden. Einige wenige Arbeitgeber fassen die flexiblen Tage in einem einzigen gemeinsamen Urlaubskontingent zusammen, doch dies ist weniger üblich und mindert die Übersichtlichkeit dieser Leistung.
Sind flexible Feiertage steuerpflichtig?
Ja. Die Vergütung für flexible Feiertage wird hinsichtlich der Bundessteuer, der Sozialversicherung und von Medicare genauso behandelt wie reguläre Löhne. Der freie Tag selbst stellt keinen gesonderten steuerpflichtigen Vorgang dar, doch die während dieser Zeit gezahlten Löhne werden wie üblich besteuert.
Sind flexible Feiertage dasselbe wie Urlaubstage?
Nein. Urlaubstage sind in der Regel Teil des PTO und dienen der Freizeitgestaltung oder Erholung, während flexible Feiertage an bestimmte Anlässe gebunden sind, die der Mitarbeiter nach eigenem Ermessen begehen möchte. Urlaubstage werden oft auf das nächste Jahr übertragen und ausgezahlt. Flexible Feiertage werden in der Regel nicht ausgezahlt, außer in Kalifornien.
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