8 Probleme im Zusammenhang mit der Compliance in Indien, die Wisemonk für Gründer von Start-ups löst

Sie haben also einen brillanten Ingenieur in Bengaluru gefunden, oder einen Leiter für den Kundenerfolg in Pune, oder ein ganzes Team in Hyderabad. Die Einstellung von Mitarbeitern in Indien scheint die einfachste Entscheidung zu sein, die Sie das ganze Jahr über treffen werden.

Dann beginnen Sie, sich über den Vorsorgefonds, die Berufssteuer, die vier neuen Arbeitsgesetze und etwas namens „Risiko einer Betriebsstätte“ zu informieren. Plötzlich ist die einfache Entscheidung an ein Regelwerk gebunden, und dieses Regelwerk ist in einer Sprache verfasst, die offenbar nur indische Compliance-Anwälte verstehen.

Genau diese Lücke stellt für ausländische Gründer eine Hürde dar. In Indien gilt das Arbeitsrecht auf zwei Ebenen – auf Bundes- und auf Landesebene –, ergänzt durch eine obligatorische Sozialversicherung, und die Vorschriften haben sich im November 2025 erneut geändert. Wer hier Fehler macht, muss mit Nachzahlungen, Strafen und einem Steuerbescheid rechnen, der ein Jahr zu spät eintrifft, um die Angelegenheit noch kostengünstig zu regeln.

In diesem Leitfaden werden die acht Probleme der Compliance erläutert, mit denen Gründer bei der Einstellung von Mitarbeitern in Indien konfrontiert sind, welche Kosten jeweils tatsächlich anfallen und wie ein Employer of Record (EOR) nimmt Ihnen diese Arbeit ab. Wir haben bereits über 300 internationale Unternehmen bei diesem Prozess begleitet, daher sind die Beispiele aus der Praxis und nicht rein theoretisch.

1. Sie können in Indien innerhalb von zwei Wochen Mitarbeiter einstellen oder zunächst innerhalb von sechs Monaten eine Gesellschaft gründen

Um jemanden in Indien im Rahmen von Indisches Arbeitsrecht, muss der Arbeitgeber eine indische juristische Person sein, die gemäß dem „Shops and Establishments Act“ des jeweiligen Bundesstaates registriert und bei der EPFO, der ESIC, der für die Gewerbesteuer zuständigen Behörde des Bundesstaates sowie der Einkommensteuerbehörde für die Quellensteuer (TDS) angemeldet ist.

Die Gründung einer eigenen Gesellschaft mit beschränkter Haftung, um all dies zu realisieren, dauert drei bis sechs Monate und kostet 15.000 bis 25.000 US-Dollar, noch bevor auch nur eine einzige Zeile Code geschrieben wird. Hinzu kommen die laufenden Meldungen beim Handelsregister, die gesetzlich vorgeschriebenen Wirtschaftsprüfungen, die Beauftragung eines Gesellschaftssekretärs sowie die Verrechnungspreisdokumentation – und zwar jedes Jahr, ganz gleich, ob Sie drei oder dreißig Mitarbeiter beschäftigen.

Bei Ihren ersten 1 bis 50 Neueinstellungen geht diese Rechnung selten auf. Da ein EOR bereits über die indische Gesellschaft verfügt, können Sie Ihre Mitarbeiter bereits innerhalb weniger Tage statt erst nach mehreren Quartalen einstellen, und Sie sparen sich die Einrichtungskosten vollständig. Die Gesellschaft macht sich erst dann bezahlt, wenn Sie an einem Standort einige Dutzend langfristige Mitarbeiter beschäftigen und eine eigene dauerhafte Präsenz vor Ort anstreben. Unser Leitfaden: EOR im Vergleich zu juristischen Personen Führt den vollständigen Kostenvergleich durch, falls Sie die Zahlen benötigen.

Der springende Punkt: Sie müssen kein Unternehmen in Indien gründen, um dort Mitarbeiter einzustellen. Die meisten Unternehmen beginnen zunächst mit einem EOR-Modell und beschäftigen sich erst dann erneut mit dieser Frage, wenn sie ein gewisses Wachstum erreicht haben.

2. Lassen Sie die juristische Person außer Acht, und „Betriebsstätte“ wird zu dem Begriff, den Ihr Finanzvorstand am meisten fürchtet

Hier liegt die Falle, in die Gründer tappen. Da es kein indisches Unternehmen gibt, bezahlen sie einen Entwickler direkt als Auftragnehmer über Wise und machen weiter. Keine Lohnabrechnung, keine Compliance – erledigt. Bis die Steuerbehörden eine andere Sichtweise vertreten.

Risiko einer Betriebsstätte (PE) Das bedeutet, dass die indischen Steuerbehörden entscheiden können, dass Ihr Unternehmen eine steuerpflichtige geschäftliche Präsenz in Indien unterhält, auch wenn dort keine juristische Person registriert ist. Dies ergibt sich aus § 9 des Einkommensteuergesetzes und Artikel 5 des jeweiligen Steuerabkommens, wenn in Indien dauerhaft umsatzgenerierende Tätigkeiten ausgeübt werden, die von Personen ausgeführt werden, die wie Ihre Mitarbeiter tätig sind.

Sollte diese Feststellung Bestand haben, kann ein Teil Ihrer Gewinne in Indien steuerpflichtig werden, was mit Körperschaftsteuer, Steuererklärungen und Steuerstreitigkeiten einhergeht. Ein hauptberuflicher Auftragnehmer, der ausschließlich für Sie tätig ist, erhöht dieses Risiko noch, da eine solche Exklusivität stark an ein Arbeitsverhältnis erinnert.

Da die indische Niederlassung eines EOR-Anbieters der rechtliche Arbeitgeber ist, bleiben Sie dessen Kunde und nicht das in Indien tätige Unternehmen. Diese Struktur hält das Risiko einer Betriebsstätte (PE) gering, was der wichtigste Grund dafür ist, dass Finanzabteilungen sich überhaupt für einen EOR-Anbieter entscheiden.

3. Ein Festangestellten als „Auftragnehmer“ zu bezeichnen, ist ein Fehler im Wert von 3–4 Lakh Rupien, den niemand in seinem Budget einkalkuliert

Die Beauftragung von Auftragnehmern in Indien ist rechtmäßig und für echte Projektarbeiten sinnvoll. Das Problem ist Fehleinstufung: jemanden als Auftragnehmer einzustufen, obwohl es sich in Wirklichkeit um ein Arbeitsverhältnis handelt.

Das indische Arbeitsrecht wendet den „Aufsichts- und Kontrolltest“ an. Wenn ein Arbeitnehmer in Ihre Führungsstruktur eingebunden ist, festgelegte Arbeitszeiten einhält, Ihre Systeme nutzt und über Monate oder Jahre hinweg ausschließlich für Sie tätig ist, handelt es sich um ein Arbeitsverhältnis, unabhängig davon, was im Vertrag steht. Das neue Arbeitsgesetze Die Definitionen der Begriffe „Arbeitnehmer“ und „Arbeitnehmer“ wurden präzisiert, sodass die Abgrenzung nun genauer als bisher beobachtet wird.

Wenn die Behörden einen Langzeit-Auftragnehmer als Arbeitnehmer neu einstufen, schuldet das ausländische Unternehmen rückwirkend Beiträge zur Pensionskasse (PF), zur Sozialversicherung (ESI), Abfindungen, Berufssteuer und Quellensteuer (TDS) sowie Zinsen und Strafen für jeden Monat der Beschäftigungsdauer. Ein einziger falsch eingestufter Auftragnehmer mit einem Jahresverdienst von 1,5 Lakh Rupien über zwei Jahre kann rückwirkende Verbindlichkeiten in Höhe von 300.000 bis 400.000 Rupien verursachen. Multipliziert man diesen Betrag auf ein ganzes Team, steigt das Risiko rasant an. Dies stellt zudem ein Warnsignal bei der Due-Diligence-Prüfung dar, wenn Sie Kapital beschaffen oder übernommen werden.

Ein EOR-Unternehmen stellt Mitarbeiter vom ersten Tag an ordnungsgemäß ein, sodass sich diese Frage gar nicht erst stellt. Bei Positionen, die tatsächlich projektbezogen und eigenverantwortlich sind, ist ein Contractor of Record kümmert sich stattdessen vorschriftsmäßig um die Vertragsabwicklung, Auslandsüberweisungen, die GST und die TDS.

4. PF, ESI, PT, Gratifikation: die Buchstabensuppe, von der Sie noch nie gehört haben – und die Sie gesetzlich zahlen müssen

Dies ist der Bereich, für den es auf Ihrem Heimatmarkt keine Entsprechung gibt. Die Beschäftigung eines Mitarbeiters in Indien ist mit gesetzlich vorgeschriebenen Sozialabgaben verbunden, die zusätzlich zum Gehalt anfallen, und die meisten ausländischen Gründer sind bisher noch nie mit solchen Abgaben in Berührung gekommen.

Folgendes muss ein Arbeitgeber im Jahr 2026 tatsächlich übernehmen:

• Vorsorgefonds (EPF): 12 % des Grundgehalts werden vom Arbeitgeber eingezahlt, zu denen weitere 12 % vom Arbeitnehmer hinzukommen. Es handelt sich um Indiens obligatorisches Altersvorsorgesystem, das in etwa einem 401(k)-Plan entspricht. Die gesetzliche Lohnobergrenze liegt bei 15.000 Rupien, obwohl viele Arbeitgeber Beiträge auf der Grundlage des tatsächlichen Grundgehalts leisten.
• Staatliche Arbeitnehmerversicherung (ESI): 3,25 % vom Arbeitgeber und 0,75 % vom Arbeitnehmer für Mitarbeiter mit einem Bruttomonatsgehalt von bis zu 21.000 Rupien. Damit wird die staatliche Krankenversicherung finanziert.
• Trinkgeld: etwa 4,81 % des Grundgehalts, monatlich zurückgestellt, als Einmalzahlung ausgezahlt, wenn ein Mitarbeiter nach Erreichen der erforderlichen Dienstzeit aus dem Unternehmen ausscheidet.
• Berufssteuer (PT): ein kleiner monatlicher Betrag, der von jedem Bundesland festgelegt wird, was bedeutet, dass er je nach Standort Ihres Mitarbeiters variiert.

Rechnet man alles zusammen, belaufen sich die gesetzlichen Sozialabgaben auf etwa 15 bis 22 % des Bruttogehalts, wodurch sich Ihre Gesamtbeschäftigungskosten auf rund 110 bis 125 % des Bruttogehalts belaufen. Unsere Rechner für Personalkosten liefert Ihnen den genauen Betrag für jedes Gehalt.

Fehler bei der Anmeldung, Berechnung oder Einreichung führen bei jedem einzelnen Fall zu Verzugszinsen und Strafen. Ein EOR meldet jeden Mitarbeiter an, zieht jeden Beitrag monatlich ab und führt die Abführung durch sowie reicht die Erklärungen ein, sodass der Buchstabensalat aus gesetzlichen Leistungen wird bereits bearbeitet, bevor Sie es überhaupt sehen.

5. Ihre globale Beschäftigungsvorlage ist hier nicht rechtsgültig, und Indien hat die Vorschriften gerade neu gefasst

Ein Vertrag, der in Delaware oder London Gültigkeit hat, ist in Indien nicht durchsetzbar, und Ende 2025 änderte sich die Lage. Am 21. November 2025 führte Indien alle vier Arbeitsgesetzbücher in Kraft getreten, wodurch 29 bestehende Arbeitsgesetze in einem einzigen Rechtsrahmen zusammengefasst wurden, der die Bereiche Löhne, Sozialversicherung, Arbeitsbeziehungen und Arbeitssicherheit abdeckt. Es handelt sich um die bedeutendste Arbeitsrechtsreform im unabhängigen Indien.

Einige Änderungen wirken sich unmittelbar auf die Personalbeschaffung aus:

• Verpflichtende Ernennungsschreiben für jeden Arbeitnehmer, sodass informelle Vereinbarungen nicht mehr zulässig sind.
• Eine einheitliche Definition des Begriffs „Lohn“, wonach das Grundgehalt zuzüglich der Teuerungszulage mindestens 50 % der Gesamtvergütung betragen muss. Wenn das Gehalt als Zulagen ausgewiesen wird, um die Beiträge zur Pensionskasse (PF) zu umgehen, wird der Überschuss ohnehin wieder hinzugerechnet, was die Kosten für die Pensionskasse (PF), die Sozialversicherung (ESI) und die Abfindung erhöht.
• Schnellere vollständige und endgültige Abwicklung, Dies wird nun innerhalb von zwei Tagen nach dem Austritt erwartet.

Zusätzlich zu den gesetzlichen Vorschriften müssen Arbeitsverträge dem jeweiligen Landesgesetz über Geschäfte und Betriebe entsprechen, das Kündigungsfristen, Arbeitszeiten, Urlaub und Probezeiten regelt. In allgemeinen Vorlagen wird all dies nicht berücksichtigt.

Ein rechtskonformer indischer Vertrag muss zudem eine ordnungsgemäße Übertragung von Rechten an geistigem Eigentum enthalten, da die gesetzlichen Standardregelungen in Indien oft überraschend wirken. Das Urheberrecht an den im Rahmen der Arbeit eines Arbeitnehmers entstandenen Werken liegt in der Regel beim Arbeitgeber, Patente gehen jedoch nicht automatisch über, und Auftragnehmer behalten das Recht an ihren Schöpfungen, sofern in einer schriftlichen Abtretungserklärung nichts anderes festgelegt ist. Ein EOR entwirft jeden Vertrag gemäß dem indischen Vertragsgesetz und den geltenden staatlichen Rechtsvorschriften, wobei Klauseln zum geistigen Eigentum und zur Vertraulichkeit bereits enthalten sind und nicht erst nachträglich hinzugefügt werden.

6. Wenn Sie Ihrem Team in Indien die Vergütung einen Tag zu spät auszahlen, beginnt die Strafzeit; die FEMA kümmert sich um den Rest

Die Gehaltszahlung in Indien beschränkt sich nicht auf eine Überweisung und ein Achselzucken. Das Gehalt wird in Rupien ausgezahlt, die Einkommensteuer wird an der Quelle (TDS) entsprechend der jeweiligen Steuerklasse des Mitarbeiters einbehalten, und die Abzüge müssen nach einem festen monatlichen Zeitplan eingezahlt sowie die Steuererklärungen eingereicht werden. Jeder Mitarbeiter benötigt zudem jährlich das Formular 16, Indiens Gehalts- und Steuerbescheinigung.

Hinzu kommt noch eine währungsrechtliche Einschränkung. Die Auszahlung eines Gehalts in US-Dollar direkt auf ein indisches Bankkonto verstößt gegen die FEMA-Vorschriften, Indiens Devisenvorschriften. Die Zahlungen erfolgen vorschriftsmäßig in US-Dollar an ein indisches Unternehmen oder ein registriertes Fintech-Unternehmen, das den Betrag in indische Rupien umrechnet und auf das Konto des Mitarbeiters überweist, in der Regel bis zum 7. des Monats.

Die Fristen sind unerbittlich. Die ESI-Zahlung ist bis zum 15. des Folgemonats fällig; versäumen Sie die Zahlung von PF, ESI oder TDS Einreichungsfristen Zinsen und Säumniszuschläge fallen automatisch an. Bei einem Team, dessen Mitglieder über mehrere Bundesstaaten verteilt sind, unterscheiden sich die Vorschriften zur Gewerbesteuer je nach Standort, was die Komplexität der Angelegenheit noch erhöht.

Ein EOR-Anbieter wickelt die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung in Indien auf seiner eigenen Plattform ab – mit Einzahlungen in USD, EUR oder GBP und Auszahlungen in INR, vollständiger Transparenz bei Devisentransaktionen, Lohnabrechnungen, Formular 16 sowie der fristgerechten Erledigung aller gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen. Sie erhalten eine einzige Rechnung, hinter der alle Fristen eingehalten werden.

7. Der POSH-Ausschuss ist gesetzlich vorgeschrieben und kein bloßes „Nice-to-have“

Dieser Punkt trifft Gründer völlig unvorbereitet, da es im eigenen Land keine vergleichbare gesetzliche Verpflichtung gibt. In Indien POSH-Gesetz (Gesetz zur Verhinderung sexueller Belästigung von Frauen am Arbeitsplatz, 2013) verpflichtet jeden Arbeitgeber mit 10 oder mehr Beschäftigten, einen internen Ausschuss einzurichten, eine formelle POSH-Richtlinie zu verabschieden, Sensibilisierungsschulungen durchzuführen und einen jährlichen Compliance-Bericht vorzulegen. Dies ist eine gesetzliche Verpflichtung; bei Nicht-Compliance drohen Geldbußen und im Wiederholungsfall das Risiko des Entzugs der Gewerbeerlaubnis.

Der gesetzliche Urlaubsanspruch unterliegt eigenen Regelungen. In Indien sind erworbener Urlaub, Krankheitsurlaub und Sonderurlaub sowie 26 Wochen bezahlter Urlaub vorgeschrieben. Mutterschaftsurlaub, eine der großzügigsten Leistungen weltweit, die im Rahmen des Gesetzes über Mutterschaftsgeld gewährt wird. Auch die Regelungen zu gesetzlichen Feiertagen variieren je nach Bundesland.

Ausländische Gründer übersehen regelmäßig beides, da ein Handbuch für die USA oder Großbritannien diese Punkte schlichtweg nicht enthält. Ein EOR richtet im Rahmen des Onboardings vorschriftsmäßige Urlaubsregelungen und POSH-Strukturen ein, sodass Sie die Anforderungen bereits ab Ihrer ersten Einstellung erfüllen, anstatt erst im Rahmen eines Rechtsstreits davon zu erfahren.

8. In Indien gilt nun eine noch strengere Regelung als die DSGVO, bei der bei Verstößen gegen den Datenschutz von Mitarbeiterdaten Strafen in Höhe von 2,5 Milliarden Rupien drohen

Wenn Sie personenbezogene Daten von Personen in Indien verarbeiten – und als Arbeitgeber verarbeiten Sie in der Regel große Mengen davon –, gilt für Sie nun das indische Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten (Digital Personal Data Protection Act, DPDP) von 2023. Die DPDP-Verordnungen wurden am 14. November 2025 verkündet, womit das Gesetz nun von der Theorie in die Praxis umgesetzt wurde.

Für einen Arbeitgeber umfasst der Geltungsbereich alles vom Lebenslauf eines Bewerbers bis hin zu den Unterlagen eines ehemaligen Mitarbeiters: Gehalt, biometrische Daten, Bankverbindung, Gesundheitsdaten, Leistungsdaten. Das Gesetz basiert auf einem Modell der Einwilligung und Benachrichtigung, schreibt die Meldung von Datenschutzverletzungen vor und verpflichtet Sie zur Bearbeitung von Anträgen auf Ausübung von Arbeitnehmerrechten. Es gilt auch für Unternehmen außerhalb Indiens, sofern Sie Daten verarbeiten, die sich auf Personen in Indien beziehen.

Bei schwerwiegenden Verstößen können die Bußgelder bis zu 2,5 Milliarden Rupien, umgerechnet etwa 30 Millionen US-Dollar, betragen. Die Compliance erfolgt schrittweise: Die Bestimmungen des Datenschutzausschusses sind bereits in Kraft, die Vorschriften zum Einwilligungsmanager treten im November 2026 in Kraft, und die zentralen Verpflichtungen hinsichtlich Einwilligung, Benachrichtigung und Rechten werden ab Mai 2027 durchsetzbar. Dieser Zeitrahmen bietet Ihnen die Gelegenheit, Ihre Angelegenheiten in Ordnung zu bringen – er ist kein Grund zum Abwarten.

Ein EOR erhebt sensible Mitarbeiterdaten über ein sichere Plattform, wodurch eingeschränkt wird, wer darauf zugreifen darf und wie die Daten weitergegeben werden, und wodurch die Dokumentation für etwaige Prüfungen ordnungsgemäß aufbewahrt wird. Die Daten Ihres Teams in Indien werden von Anfang an in einem konformen System gespeichert.

Stellen Sie Mitarbeiter in Indien ein, ohne dass Ihnen der Regelkatalog auf den Schreibtisch landet

Compliance ist der Aspekt der Personalbeschaffung in Indien, der in der Angebotsphase noch unbedeutend erscheint, sich jedoch ein Jahr später als kostspielig erweist, wenn ein Steuerbescheid, eine Neueinstufung oder eine Anfrage im Zusammenhang mit einer Datenpanne auftaucht. Wenn Sie diesen Aspekt frühzeitig in den Griff bekommen, bleibt all dies aus.

Genau darin liegt der Sinn eines Employer of Record. Wisemonk ist ein in Indien ansässiges Unternehmen, das ausschließlich für globale Firmen entwickelt wurde, die Mitarbeiter in Indien einstellen. Wir agieren über unsere eigene indische Niederlassung und nicht über ein Partnernetzwerk, bieten Tarife ab 99 US-Dollar pro Mitarbeiter und Monat ohne versteckte Wechselkursaufschläge, sorgen für das Onboarding neuer Mitarbeiter innerhalb von 24 bis 48 Stunden und weisen jedem Kunden einen eigenen, in Indien ansässigen Personalmanager zu. Mit über 2.000 Mitarbeitern und mehr als 300 Unternehmen kümmern wir uns um alle acht oben genannten Aspekte, sodass sich Gründer auf ihr Team konzentrieren können – und nicht auf die Vorschriften.

Sie entscheiden, wen Sie einstellen. Wir kümmern uns um die Unternehmensgründung, das PE-Risiko, die Einstufung, die gesetzlichen Abgaben, Verträge, die Lohnabrechnung, POSH und Urlaub sowie die Einhaltung der Datenschutzvorschriften. Und wenn Sie über das EOR-Modell hinauswachsen, unterstützen wir Sie beim Übergang zu Ihrer eigenen Gesellschaft, sodass die Kontinuität bei der Compliance stets gewährleistet ist.

Sind Sie bereit, Ihr Indien-Team aufzubauen, ohne sich zum Experten für Compliance-Vorschriften in Indien entwickeln zu müssen? Sprechen Sie mit unseren Indien-Spezialisten und wir werden die Umsetzung an Ihren Zeitplan und Ihr Budget anpassen.