So stellen Sie Mitarbeiter in Indien ohne lokale Niederlassung ein

Welche Möglichkeiten gibt es, in Indien Mitarbeiter einzustellen, ohne über eine lokale Niederlassung zu verfügen?

Wenn Sie Mitarbeiter in Indien einstellen möchten, ohne dort über eine eigene Niederlassung zu verfügen, stehen Ihnen im Wesentlichen zwei gangbare Wege offen: die Zusammenarbeit mit einem „Employer of Record“ (EOR) oder die Beauftragung von freiberuflichen Mitarbeitern.

Jedes Modell hat seine Vor- und Nachteile, und das richtige Einstellungsmodell hängt davon ab, was Sie erreichen möchten.

Lassen Sie uns beide Punkte näher betrachten.

1. Arbeiten Sie mit einem „Employer of Record“ (EOR) zusammen

Ein Employer of Record (EOR) ist eine externe Organisation, die bereits über eine eingetragene juristische Person in Indien verfügt. Sie wird offiziell zum rechtlichen Arbeitgeber des Mitarbeiters in Bezug auf Gehaltsabrechnung, Lohnsteuer und Compliance, während Ihr Unternehmen die volle Kontrolle über die tägliche Arbeit, die Projekte und die Leistung des Mitarbeiters behält.

Einfach ausgedrückt übernimmt der EOR alle aufwendigen Aufgaben: Arbeitsverträge, Lohn- und Gehaltsabrechnung, gesetzliche Abgaben (wie der Arbeitnehmer-Vorsorgefonds und die staatliche Sozialversicherung), Compliance mit steuerrechtlichen Vorschriften sowie die Verwaltung von Sozialleistungen. Sie konzentrieren sich auf die Leitung der Arbeit.

Dies ist die erste Wahl für internationale Unternehmen, die in Indien schnell und vorschriftsmäßig Mitarbeiter einstellen möchten, ohne Monate mit der Gründung einer eigenen Gesellschaft zu verbringen. Mit einem EOR-Modell können Sie innerhalb von 1–2 Wochen Mitarbeiter einstellen, ohne eine eigene Gesellschaft gründen zu müssen; diese Lösung eignet sich am besten für Teams mit 1 bis 50 Mitarbeitern.

Die Preise für EOR-Maßnahmen in Indien liegen in der Regel zwischen 99 bis 399 Dollar pro Mitarbeiter und Monat mit in Indien ansässigen EOR-Anbietern wie Wisemonk, während globale EOR-Plattformen für denselben Auftrag etwa 499 bis 699 US-Dollar berechnen.

Warum Unternehmen dieses Modell bevorzugen:

• Es ist nicht erforderlich, in Indien eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung, eine Zweigniederlassung oder eine Tochtergesellschaft zu gründen
• Der EOR übernimmt alle rechtlichen Verpflichtungen und die laufende Compliance, einschließlich gesetzlicher Sozialleistungen, Gewerbesteuer und Sozialversicherungsbeiträge
• Sie vermeiden das Risiko einer Betriebsstätte, das in Indien eine Körperschaftsteuerpflicht auslösen kann
• Eine Vergrößerung oder Verkleinerung ist einfach, da Sie nicht an die Aufrechterhaltung einer rechtlichen Präsenz gebunden sind

Ein US-amerikanisches SaaS-Unternehmen, das ein dreiköpfiges Support-Team in Indien benötigte, konnte durch den Einsatz eines EOR-Anbieters die Zeit bis zur Einstellung von 5–6 Monaten (für die Gründung einer Tochtergesellschaft) auf 3 Wochen verkürzen und dabei rund 20.000 US-Dollar an Rechts- und Buchhaltungskosten einsparen.

2. Beauftragen Sie freiberufliche Dienstleister

Die zweite Möglichkeit besteht darin, Arbeitnehmer als selbständige Auftragnehmer. Dies lässt sich schneller einrichten und macht eine lokale Gesellschaft oder eine EOR-Partnerschaft überflüssig. Der Auftragnehmer kümmert sich selbst um seine Steuern, stellt Ihnen direkt Rechnungen aus und regelt seine Sozialleistungen selbst.

Klingt einfach, nicht wahr? Das kann es sein, allerdings nur bei wirklich projektbezogener, kurzfristiger Arbeit.

An dieser Stelle wird es riskant: Sollte ein freier Mitarbeiter ausschließlich für Ihr Unternehmen tätig sein, feste Arbeitszeiten haben, beaufsichtigt werden oder vom Unternehmen bereitgestellte Ausrüstung nutzen, können die indischen Arbeitsbehörden ihn als faktischen Arbeitnehmer einstufen. Dies kann dazu führen, dass das ausländische Unternehmen für nicht gezahlte gesetzliche Sozialleistungen, Steuerrückstände und erhebliche Strafen haftbar gemacht wird.

Eine falsche Einstufung von Arbeitskräften kann zu einer Nachzahlungsverpflichtung für einen Zeitraum von drei bis fünf Jahren führen, was dies zu einem der größten Compliance-Risiken für globale Unternehmen macht, die in Indien Auftragnehmer beschäftigen.

In welchen Fällen ist der Einsatz von Auftragnehmern sinnvoll:

• Kurzfristige, projektbezogene Tätigkeit mit festgelegten Aufgabenbereichen
• Der Auftragnehmer betreut mehrere Kunden und legt seinen Zeitplan selbst fest
• Sie benötigen spezielle Fachkenntnisse für einen befristeten Einsatz ohne fortlaufende Beschäftigungsverpflichtungen

Wenn dies nicht der Fall ist:

• Sie benötigen jemanden, der in Vollzeit und langfristig tätig ist und sich in Ihr Team einbringt
• Die Stelle erfordert Aufsicht, feste Arbeitszeiten oder die Nutzung von Unternehmenswerkzeugen
• Sie möchten Ihren Mitarbeitern Sozialleistungen wie Krankenversicherung, Altersvorsorge oder bezahlten Urlaub anbieten

Für die meisten globalen Unternehmen, die Mitarbeiter in Indien einstellen möchten, ohne dort über eine eigene Niederlassung zu verfügen, ist ein EOR die sicherere und skalierbarere Option. Damit erhalten Sie direkte Kontrolle auf Arbeitsebene und gewährleisten Compliance, ohne die Kosten und den Aufwand für die Gründung einer eigenen juristischen Person auf sich nehmen zu müssen.

Der Einsatz von Auftragnehmern eignet sich zwar für spezifische, kurzfristige Anforderungen, doch aufgrund der Risiken einer falschen Einstufung ist diese Vorgehensweise für den Aufbau eines langfristigen Teams auf dem indischen Markt wenig geeignet.

Welche Compliance-Anforderungen müssen Unternehmen erfüllen, um in Indien Mitarbeiter einzustellen?

Die Arbeitsrechtsvorschriften in Indien sind vielschichtig, detailliert und lassen bei Verstößen keine Nachsicht zu. Ganz gleich, ob Sie Mitarbeiter über Ihre eigene juristische Person einstellen oder mit einem „Employer of Record“ (EOR) zusammenarbeiten,

So sieht die Compliance-Landschaft tatsächlich aus:

1. Arbeitsverträge und Unterlagen

Gemäß den neuen Arbeitsgesetzen sind Arbeitgeber verpflichtet, ihren Mitarbeitern ein schriftliches Einstellungsschreiben auszuhändigen, das wesentliche Angaben wie die Funktion, das Gehalt, die Arbeitszeiten, den Urlaubsanspruch und die Kündigungsfrist enthält. Dies ist keine Option. Jeder indische Arbeitnehmer benötigt einen vorschriftsmäßigen, schriftlichen Arbeitsvertrag, der sowohl den Arbeitsgesetzen auf Bundes- als auch auf Landesebene entspricht.

Ausländische Unternehmen neigen häufig dazu, auf Nummer sicher zu gehen und Vorlagen zu verwenden, die bereits in anderen Rechtsordnungen zum Einsatz kommen. Dadurch besteht jedoch die Gefahr, dass sie gegen lokale Gesetze verstoßen. Ihre Arbeitsverträge müssen speziell auf Indien zugeschnitten sein und gesetzliche Leistungen, Kündigungsklauseln, Kündigungsfristen sowie Urlaubsansprüche gemäß dem jeweils geltenden „Shops and Establishments Act“ des jeweiligen Bundesstaates abdecken.

2. Gesetzliche Leistungen und Sozialversicherungsbeiträge

Genau an dieser Stelle unterschätzen die meisten globalen Unternehmen die Komplexität.

Indisches Arbeitsrecht verschiedene vom Arbeitgeber finanzierte Leistungen vorschreiben die sich unmittelbar auf Ihre Gesamtpersonalkosten auswirken:

• Arbeitnehmer-Vorsorgefonds (EPF): Sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer zahlen jeweils 12 % des Grundgehalts zuzüglich der Teuerungszulage ein. Die 12 % des Arbeitgebers werden aufgeteilt: 3,67 % fließen auf das EPF-Konto und 8,33 % in die Arbeitnehmerrentenversicherung (EPS), wobei die Obergrenze bei einem Gehalt von 15.000 ₹ pro Monat liegt. Die EPF-Teilnahme ist für Betriebe mit 20 oder mehr Beschäftigten verpflichtend, und sobald Sie versichert sind, gilt der Grundsatz „Einmal versichert, immer versichert“.
• Staatliche Arbeitnehmerversicherung (ESI): Der Arbeitnehmer zahlt 0,75 % seines Lohns ein, der Arbeitgeber 3,25 %. Das ESI-System gilt für Arbeitnehmer mit einem Einkommen von bis zu 21.000 Rupien pro Monat (~250 US-Dollar pro Monat) und umfasst Krankenversicherung, Mutterschaftsleistungen sowie eine Erwerbsunfähigkeitsversicherung.
• Trinkgeld: Im Rahmen der Reformen von 2025 wird die Abfindung bei befristet Beschäftigten nach einem Dienstjahr und bei unbefristet Beschäftigten nach fünf Dienstjahren gewährt. Hierbei handelt es sich um eine obligatorische Altersleistung und nicht um eine freiwillige Auszahlung.
• Berufssteuer: Hierbei handelt es sich um einen Abzug auf Landesebene, dessen Höhe je nach Standort variiert. Er ist relativ gering (in den meisten Bundesländern auf 2.500 Rupien pro Jahr begrenzt), muss jedoch vom Arbeitgeber abgezogen und abgeführt werden.

3. Compliance mit steuerrechtlichen Vorschriften und Verpflichtungen im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Arbeitgeber müssen die an der Quelle einbehaltene Steuer (TDS) auf der Grundlage der von jedem Arbeitnehmer gewählten Steuerregelung berechnen und abführen, vierteljährlich das Formular 24Q einreichen und Formular 16 ist jährlich bis zum 15. Juni an alle Mitarbeiter zu versenden.

Der monatliche Abrechnungszyklus unterliegt festen Fristen, deren Nichteinhaltung konkrete Sanktionen nach sich zieht:

• Bis zum 7. eines jeden Monats: Führen Sie die TDS-Abführung bei der Einkommensteuerbehörde durch. Bei verspäteter TDS-Zahlung fallen monatliche Zinsen in Höhe von 1,5 % sowie eine Strafgebühr von 200 Rupien pro Tag an.
• Bis zum 15. eines jeden Monats: Die EPF- und ESI-Beiträge müssen eingezahlt werden; andernfalls werden Ihnen jährliche Zinsen in Höhe von 12 % sowie Schadensersatz in Höhe von bis zu 25 % der Rückstände berechnet.

4. Compliance mit dem Arbeitsrecht und das sich wandelnde regulatorische Umfeld

Indien, November 2025 Im Arbeitsgesetzbuch wurden 29 Gesetze in vier Kerngesetze zusammengefasst, führte die 50-Prozent-Lohnregel ein (das Grundgehalt muss mindestens 50 Prozent der Gesamtvergütung betragen), schrieb die digitale Aufzeichnungspflicht vor und vereinfachte die gesetzlichen Einstufungen der Beschäftigten.

Für ausländische Unternehmen ergibt sich daraus folgende Schwierigkeit: Diese Vorschriften gelten auf Bundesebene, doch in den meisten Bundesstaaten stehen die entsprechenden Regelungen noch aus. Die alten Gesetze gelten so lange weiter, bis die Bundesstaaten ihre eigenen Vorschriften bekannt geben. Sie haben es also im Wesentlichen mit einem hybriden System zu tun, in dem je nach dem Bundesstaat, in dem Ihr Mitarbeiter tätig ist, sowohl alte als auch neue Vorschriften gelten können.

Hinzu kommt: Wenn Ihr Mitarbeiter in einem Bundesland wohnt, Ihr Unternehmen jedoch in einem anderen registriert ist, gelten die arbeitsrechtlichen Bestimmungen des Wohnsitzbundesstaates des Mitarbeiters, die sich auf Mindestlöhne, Gewerbesteuer, die Registrierung gemäß dem „Shops Act“ sowie Urlaubsansprüche beziehen. Die Einstellung von Mitarbeitern in mehreren Bundesländern bedeutet, dass Sie mehrere Compliance-Rahmenbedingungen einhalten müssen.

5. Risiko einer Betriebsstätte

Dies ist das Compliance-Risiko, das die meisten ausländischen Unternehmen unvorbereitet trifft. Ohne eine eingetragene lokale Gesellschaft birgt die direkte Beschäftigung einer Person in Indien die Gefahr, unbeabsichtigt Betriebsstätte (PE), was zu einer erheblichen Körperschaftsteuerpflicht führen kann. Die indischen Steuerbehörden können anhand der Art und Dauer der Tätigkeiten Ihrer Mitarbeiter feststellen, dass Ihr Unternehmen in Indien steuerlich präsent ist, selbst wenn Sie dort keine formelle Niederlassung gegründet haben.

6. Die Realität der Compliance-Prüfung

Sie sollten allein für die gesetzlich vorgeschriebenen Beiträge zusätzlich 20–25 % zum Grundgehalt einplanen. Berücksichtigt man zudem die laufenden Compliance-Verpflichtungen wie monatliche Meldungen, vierteljährliche Erklärungen, jährliche Prüfungen und die kontinuierliche Überwachung, die erforderlich ist, um mit den sich ständig ändernden rechtlichen Rahmenbedingungen in Indien Schritt zu halten, wird deutlich, warum die meisten globalen Unternehmen diese Aufgaben lieber an einen lokalen Compliance-Partner oder einen EOR auslagern, anstatt sie intern zu verwalten.

Wie Wisemonk Sie bei der Einstellung von Mitarbeitern in Indien unterstützen kann

Ganz gleich, ob Sie Festangestellte über einen EOR oder wenn Sie freiberufliche Dienstleister in Indien beauftragen und bezahlen möchten, Wisemonk unterstützt beides, sodass Sie nicht an ein einziges Einstellungsmodell gebunden sind.

Wisemonk ist eine in Indien ansässige Plattform, die mehr als 300 Unternehmen weltweit unterstützt Fachkräfte in Indien einstellen, verwalten und vergüten ohne eine Niederlassung vor Ort. Wir konzentrieren uns ausschließlich auf Indien, und genau dieser Fokus ist der Grund dafür, dass wir auf G2 eine Bewertung von 4,8/5 aus über 240 verifizierten Bewertungen vorweisen können.

Was Wisemonk für Sie übernimmt:

• Employer of Record (EOR): Vorschriftsmäßige Arbeitsverträge, Lohn- und Gehaltsabrechnung, EPF, ESI, TDS, Gewerbesteuer, Abfindungen sowie die Compliance mit den bundesstaatsspezifischen arbeitsrechtlichen Vorschriften. Ihr erster Mitarbeiter kann innerhalb von 24 bis 48 Stunden durch das Onboarding eingearbeitet werden.
• Auftragnehmermanagement: Vorschriftsmäßige Vereinbarungen mit Auftragnehmern, Rechnungsbearbeitung, pünktliche Zahlungen und eine korrekte Einstufung, damit Sie Risiken durch eine falsche Einstufung vollständig vermeiden.
• Transparente Preisgestaltung ab 99 US-Dollar pro Mitarbeiter und Monat ohne versteckte Gebühren oder Wechselkursaufschläge
• Ein engagierter Personalmanager mit Sitz in Indien Für Ihr Team, nicht als Ticket-Warteschlange
• Steueroptimierte Gehaltsstrukturen die das Nettoeinkommen der Mitarbeiter maximieren
• Beschaffung und Lieferung von Ausrüstung So ist Ihr Team vom ersten Tag an gut aufgestellt

Derzeit verwalten wir in Indien Gehaltsabrechnungen im Wert von über 20 Mio. US-Dollar für mehr als 2.000 Mitarbeiter, und unser Kundenstamm reicht von Start-ups in der Frühphase, die ihren ersten Ingenieur einstellen, bis hin zu Unternehmen, die ganze Teams in mehreren indischen Städten aufbauen.

Vereinbaren Sie eine kostenlose Beratung bei Wisemonk und finden Sie das passende Einstellungsmodell für Ihr Team in Indien.